8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
1/105
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
2/105
KANDUNGANBil Perkara Muka Surat1 Senarai Tugas 1
2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan
Senarai Semak :-
4 Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru) 4 - 7
5 Perlantikan Guru Sandaran Terlatih 8 - 11
6 Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 12 - 15
7 Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen 16 - 19
8 Perlanjuitan Tempoh Percubaan 20 - 23
9 Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri 24 - 2710 Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin 28 - 31
11 Perletakan Jawatan 32 - 35
12 Cuti Rehat 36 - 39
13 Cuti Tanpa Gaji 40 - 43
14 Cuti Separuh Gaji 44 -47
15 Cuti Sakit 48 - 51
16 Cuti Sakit Tambahan 52 - 55
17 Cuti Bersalin 56 - 59
18 Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf 60 -65
19 Cuti Tanpa Rekod 66 - 69
20 Cuti Haji 70 - 73
21 Cuti Sambilan 74 - 77
22 Cuti Menjaga Anak 78 - 81
23 Cuti Isteri Bersalin 82 - 85
24 Cuti Ikut Pasangan 86 - 89
25 Persaraan Wajib 90 - 93
26 Persaraan Pilihan Sendiri 94 - 97
27 Menguruskan Penerimaan Surat 98 - 101
28 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 102
29 Jawatankuasa yang dianggotai 102
30 Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas 10331 Senarai Tugas Harian 104
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
3/105
Nama Anggota :
Jawatan :
No. Kad Pengenalan :
Tarikh mula bertugas di sekolah ini
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg
Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg
Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari
PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN
1 Menguruskan perlantikan staf sokongan
2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih
3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.
4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.
5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.
6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.
7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.
8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.
9 Menguruskan Cuti Rehat
10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji
12 Menguruskan Cuti Sakit
13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan
14 Menguruskan Cuti Bersalin
15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).
16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod
17 Menguruskan Cuti Haji
18 Menguruskan Cuti Sambilan.
19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.
20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.
21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.
22 Menguruskan Persaraan Wajib.
23 Menguruskan Persaraan Pilihan24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
1
5/3/2007
SENARAI TUGASROHANA BINTI NAN
PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
750326-08-5140
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
4/105
SEPERTI PADA :
BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG
1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0
2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0
5 PENYELIA PETANG 0 0 0
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 09 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0
10 GURU MEDIA 1 1 0
11 KAUNSELOR 1 1 0
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0
13 GURU PENOLONG 40 40 0
0
JUMLAH GURU :- 50 50 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1
20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 1 1 0
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0
22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0
23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1
24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0
25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0
JUMLAH BUKAN GURU :- 11 8 3
JUMLAH BESAR :- 61 58 3
3
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH1HB JANUARI 2005
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
5/105
MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN
1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )
1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Jawatan Proses Kerja
Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-
i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.
ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)
iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh
pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Lain-lain dokumen yang diperlukan :-
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Sumpah
iii Surat Akuan Doktor (Am 402)
iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salinan.
Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-
i 1 salinan surat lampiran.
ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.
iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawatan
iv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.
v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.
Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.
Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.
i 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan
ii 1 salinan asal Surat Sumpah
iii 1 salinan asal Surat Akuan Doktoriv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.
Pengetua Terima kelulusan Kew 8
Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji
4
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
6/105
1.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadi
minta maklumat
tambahan
tidak
lengkaplengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji
berasingan
5
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
7/105
1.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Buka Fail Peribadi pegawai
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)
4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun Bank
Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang
Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan
Pengetua
Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
6
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
8/105
1.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
7
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
9/105
2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Jawatan Proses Kerja
Pengetua Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia
(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-
i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.
ii salinan fotostat Kad Pengenalan
iii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)
iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi olehpegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.
dan 2 salionan surat lampiran.
Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke PPD :-
i 1 salinan surat lampiran.
ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.
iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan.
iv 1 salinan Surat Sumpah.
v 1 salinan Surat Akuan Doktor.
vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8
Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertama
dan kedua
Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji
8
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
10/105
2.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Terima surat perlantikan guru
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadi
minta dokumen
maklumat
tambahan
tidak
lengkaplengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD
terima kelulusan kew 8 dari PPD
tindakan payroll gaji / baucar gaji
berasingan
hantar dokumen ke Kementerian
Pelajaran Malaysia (Bahagian Sumber
Manusia ) bagi mengesahkan bahawa
pegawai telah melaporkan diri.
9
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
11/105
2.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Buka Fail Peribadi pegawai
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)
4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun Bank
Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang
Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan
Pengetua / Guru Besar
Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
9 Hantar dokumen ke Kementerian Pelajaran
Malaysia (Bhg Sumber Manusia) bagimengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri
10
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
12/105
2.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
11
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
13/105
3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat
Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8)
dan 2 salinan surat lampiran.
Pembantu Tadbir Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri
i 1 salinan surat lampiran
ii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).
iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.
iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih.v 1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan
Tahunan (jika ada). - jawatan GST
Pembantu Tadbir Terima kelulusan kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji
12
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
14/105
3.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
rujuk fail peribadi
dapatkan dokumen-dokumen berikut :-
minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan,
maklumat pergerakan gaji (jika ada)
tambahan
tidak
lengkaplengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
dan surat lampiran
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN
bersama-sama dengan dokumen lain.
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji
berasingan
13
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
15/105
3.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Rujuk fail peribadi
Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)
4 Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan
Pergerakan gaji (jika ada )
5 Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan ke
jawatan tetap
6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan
Pengetua / Gurui Besar
7 Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
14
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
16/105
3.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
15
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
17/105
4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen
4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan
Pemberian Taraf Berpencen
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam
perkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi
Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-
i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB)
ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM)
iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan
salinan dokumen tersebut.
Pembantu Tadbir Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen
berikut :-
i salinan sijil akademik / ikhtisas.ii salinan sijil Kursus Induksi
iii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.
Pengetua / Guru Besar Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan
Pembantu Tadbir Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan
Pembantu Tadbir Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan)- 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan
dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP
- Failkan 1 salinan
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew. 8
Pembantu Tadbir Tindakan Payroll
- Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen
CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk
Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004
dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.
16
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
18/105
4.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan
Pemberian Taraf Berpencen
Semak senarai pegawai yang layakmencukupi Tempoh Percubaan dan layak
Minta dokumen untuk diperakukan
dari Pegawai Tidak
Berkenaan Lengkap
Pastikan Syarat-syarat dipenuhi
Mencukupi syarat / dokumen
Ya
Lengkapkan borang pengesahan Jawatan /
Pemberian Taraf Berpencen
Dapatkan perakuan Ketua Jabatan
Minta Dokumen Tidak
Lengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Minta dilengkapkan Tidak
Dokumen / Borang Lengkap Lengkap
Ya
Terima kelulusan dari Suruhanjaya
Perkhidmatan Pelajaran
Sedia ( Kew.8) dan hantar ke Jabatan
Minta dilengkapkan Tidak Pelajaran Negeri
Kew.8 Lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew. 8
Tindakan Payroll
17
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
19/105
4.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Dan Pemberian Taraf
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak senarai pegawai yang mencukupi syaratuntuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian Taraf
Berpencen
2 Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam
Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen
atau Skim KWSP
3 Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,
Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaan
yang disyaratkan
4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
6 Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan
dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP
7 Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatandan Pemberian Taraf Berpencen
8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan
Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf
Berpencen ke JPN
18
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
20/105
4.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Diberi
Taraf Berpencen
i Borang P.A.A 35 - Bab ' A '
ii Borang P.A.A 36 (11)
iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )
iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
v Kew. 320 ( SG 20 )
vi Borang P.A.A. 38
19
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
21/105
5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam
perkhidmatan
Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan
Jika gagal kerana :
- Gagal kursus Induksi
- Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan
Pembantu Tadbir Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan
pastikan
- Mendapat sokongan Ketua Jabatan
- Dokumen Kursus Induksi
Pembantu Tadbir Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya /
Kementerian dan pastikan
- Lanjutan percubaan dengan berdenda
- Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda
- Lanjutan percubaan dengan amaran
- Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian
Pembantu Tadbir Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
- 6 salinan- Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji
20
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
22/105
5.2 Carta Aliran : Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Semak senarai kakitangan yang mencukupi
percubaan mencukupi
Pastikan syarat-syarat pengesahan
perkhidmatan
Sediakan permohonan perlanjutan tempoh
percubaan jika gagal disahkan jawatyan
Lengkap
Ya
Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran
Negeri
Lulus
Ya
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan
daripada Kementerian / Suruhanjaya
Perkhidmatan Pendidikan
- Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak
berdenda, amaran dll
Sedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinan
dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8
Terima kelulusan Kew.8- Failkan
- Tindakan susulan berkaitan pergerakan
jika berkaitan
21
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
23/105
5.3 Senarai Semak :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak senarai pegawai yang mencukupi TempohDalam Perkhidmatan
2 Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam
Perkhidmatan
3 Sediakan borang permohonan Lanjut Tempoh
Percubaan
4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
6 Terima surat kelulusan Perlanjutan Tempoh
Percubaan
7 Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan
8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Perlanjutan
Tempoh Percubaan ke JPN
22
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
24/105
5.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
i Perintah Am A 30
ii Kew.320 (SG 20)
iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / Kementerian
Pelajaran Malaysia
23
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
25/105
6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri
- Pastikan tarikh tutup permohonan
Pembantu Tadbir Rendah Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi
Pembantu Am Rendah Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan
Pembantu Am Rendah Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru
Pembantu Tadbir Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumen
sokongan disertakan (jika ada).
Pembantu Tadbir Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerah
secara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/
Pengetua/ Guru Besar Maklumkan kepada guru berkenaan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.
Pembantu Tadbir Hantar kew 8 , Sij il Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaran
ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Pembantu Tadbir Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gaji
Kewangan terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru
dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG.
Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,
Pembantu Tadbir Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripada
guru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.
24
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
26/105
6.2 Carta Aliran : Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
Terrima surat pekeliling pertukaran
sediakan borang pertukaran
maklumkan surat pekeliling kepada
semua guru
edarkan borang kepada guru yang
memohon
dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonan
tambahan /
pembetulan
borang
tidakLengkap
lengkap
Terima kelulusan pertukaran
maklumkan kepada guru berkenaan.
Sediakan kew 8 (pertukaran) dan
Sijil Gaji Akhir.
hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinan
surat kelulusan pertukaran ke JPN
minta
dilengkapkan
kew 8 dan tidak
Sijil Gaji Akhir Lulus
lengkap
Ya
terima kelulusan kew 8
hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:
i Sijil Gaji Akhir i SG20ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji Akhir
Bayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusan
pertukaraniv sampul surat alamat
sekolah baru
25
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
27/105
6.3 Senarai Semak :- Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru
2 Edarkan Pekeliling kepada semua guru
3 Edarkan borang permohonan guru yang ingin
bertukar
4 Terima borang permohonan guru dan pastikan
dokumen sokongan lengkap
5 Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk
perakuan sokongan.
6 Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPD
untuk diproses
7 Terima keputusan kelulusan pertukaran guru
8 Maklumkan kepada guru berkenaan
9 Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran
26
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
28/105
6.4 Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru
i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.
ii Borang Pertukaran Dalam Negeri
iii Laporan Perubahan Kew 8
iv Sijil Gaji Akhir (R 28)
v SG20 (Kew 320)
27
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
29/105
7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin
7.1 Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan /
Perlepasan Jawatan Dengan Izin.
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
Pembantu Tadbir semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh
perlepasan jawatan
Pengetua / Guru Besar Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakan
selanjutnya ke KPM / SPP.
Pengetua / Guru Besar Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.
Pembantu Tadbir Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).
Pembantu Tadbir Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,
simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8.
Pembantu Tadbir Tindakan payroll.
28
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
30/105
7.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan
Dengan Izin.
Terrima surat perlepasan jawatan
semak surat tawaran jawatan baru
hantar permohonan perlepasan jawatan
lengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
permohonan
tidak Lengkap
lengkap
Ya
Terima kelulusan perlepasan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8
7 salinan
Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan
1 salinan untuk fail sekolah
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll
29
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
31/105
7.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan
Dengan Izin.
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
2 Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan
tarikh perlepasan jawatan
3 Sediakan surat lampiran ke JPN
4 Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan
5 Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua /
Guru Besar
6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan
7 Hantar kew 8 ke JPN
8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan
pembayaran gaji dan emolumen
30
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
32/105
7.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
i Laporan Perubahan Kew 8
ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii Surat Permohonan pegawai
iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)
v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
31
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
33/105
8 Urusan Perletakan Jawatan
8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan
Pembantu Tadbir semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan
pastikan
lihat surat tawaran lantikan
notis yang diberi mencukupi
jika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah
disertakan.
Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61
Pembantu Tadbir Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Pengetua / Guru Besar Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian Pelajaran
Malaysia SPP/JPA.
Pembantu Tadbir Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8
Pembantu Tadbir Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll
diambil memberhentikan pembayaran gaji.
32
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
34/105
8.2 Carta Aliran : Urusan Perletakan Jawatan
Terima surat perletakan jawatan
dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatanpenjelasan dan
penubi
syarat
perletakan jawatan tidak Lengkap
lengkap
Ya
hantar surat perletakan jawatan ke JPN /
KPM / JPA
terima kelulusan perletakan jawatan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8
.. 7 salinan
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll untuk memberhentikan
pembayaran gaji.
33
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
35/105
8.3. Senarai Semak :- Urusan Perletakan Jawatan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan
2 Semak tenmpoh notis perletakan jawatan
3 Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
4 Terima kelulusan perletakan jawatan
5 Maklumkan kepada kakitangan berkenaan
6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan
7 Hantar kew 8 ke JPN
8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan
pembayaran gaji dan emolumen
34
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
36/105
8.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
i Laporan Perubahan Kew 8
ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii Surat Permohonan pegawai
v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
35
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
37/105
9 Urusam Cuti Rehat
9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat
Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon
sama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masih
ada baki cuti rehat.
Pengetua / Guru Besar Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan dengan
menurunkan tandatangan.
Pembantu Tadbir Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai dengan
mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada
Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap-tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.
Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada
pegawai yang memohon cuti rehat.
Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehat
di akhir tahun.
Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawa
ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.
Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehatpegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995
Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.
Pengetua ./ Guru Besar Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.
Pembantu Tadbir Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan
2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri
Rekod dan failkan.
Catatan :-
Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.
36
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
38/105
9.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Rehat
terima borang cuti rehat
semak borang cuti
dapat sokongan Ketua Unit Kecil
mintya kelulusan Pengetua / Guru Besar
minta lengkapkan
borang / tapisan
kelayakan tidak Lengkap
lengkap
Ya
terima kelulusan cuti dan kemaskini
rekod cuti
maklumkan kepada pegawai
sediakan senarai kakitangan yang masih
mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun
minta pegawai buat pilihan
(memastikan pilihan (GCR atau bawa ke
hadapan )
sediakan Kenyataan Cuti
dapatkan tandatangan Pengetua pada
borang membawa ke hadapan
minta Cuti Rehat
lengkapkan
borang
tidak lengkap
lengkap
Ya
rekodkan dan failkan keputusan yang diterima
37
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
39/105
9.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Rehat
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti rehat
2 Semak borang permohonan dan baki cuti rehat
3 Dapatkan kelulusan /perakuan cuti daripada
Pengetua / Guru Besar
4 Kemaskini rekod cuti rehat pegawai
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar
ke JPN
6 Failkan satu salinan borang kelulusan didalam
fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai
7 Sediakan senarai kakitanbgan yang masih
mempunyai Cuti Rehat
Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat8 yang ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkan
ke Award Gantian Cuti Rehat
9 Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagi
permohonan membawa kehadapan Cuti Rehat
Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapan
10 Cuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti
pegawai
11 Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehat
dibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat
38
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
40/105
9.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat
i Borang Cuti Rehat
ii Borang membawa ke hadapan
iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.
iv Kenyataan Cuti
39
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
41/105
10 Urusam Cuti Tanpa Gaji
10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon
tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yang telah
ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan
sama ada disokong atau tidak.
Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu
tadbir.
Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN.
Failkan 1 salinan borang permohonan.
Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk
tindakan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan.
Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.
1 salinan surat kelulusan cuti.
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai
Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Pengetua/ Guru Besar Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll.
40
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
42/105
10.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Gaji
terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
semak dan proses borang permohonan
mintal;engkapkan
borang
tidak Lengkap
lengkap
hantar borang permohonan ke Jabatan
minta Pelajaran Negeri
lengkapkan
borang tidak Lulus
lengkap
Ya
terima kelulusan cuti dan sediakan
kew 8
maklum kelulusan kepada pegawai
dan rekodkan
hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri
minta
lengkapkan
kew 8
Lengkap
Lulus
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll
41
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
43/105
10.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Gaji
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti tanpa gaji
2 Semak borang permohonan dan kelayakan
Cuti Tanpa Gaji
3 Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripada
Pengetua
4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gaji
dan surat lampiran ke JPN
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke
JPN
6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu
lagi serahkan kepada pegawai
42
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
44/105
10.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji
i Borang Cuti Tnpa Gaji
ii Kenyataan Cuti
43
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
45/105
11 Urusan Cuti Separuh Gaji
11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon
tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah
ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan
sama ada disokong atau tidak.
Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu
tadbir.
Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan dan
Surat Akuan Doktor ke JPN
Failkan 1 salinan borang permohonan
Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk
tindakan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinan
Hantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.
1 salinan surat kelulusan cuti.
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai
Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll.
44
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
46/105
11.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Separuh Gaji
Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji
berserta surat pengesahan doktor
Semak dan proses borang permohonanMinta Tidak
Lengkapkan lengkap Lengkap
borang
Ya
Hantar borang permohonan ke JPN berserta
Minta surat pengesahan doktor
Lengkapkan
borang idak Lulus
Ya
Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8
Maklum kelulusan kepada pegawai dan
rekodkan
Hantar kew 8 ke JPN
Kemukakan ke JPN
Minta
Lengkapkan Lengkap
Kew.8
Lulus
Terima kelulusan kew 8
Tindakan Payroll
45
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
47/105
11.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Separuh Gaji
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti separuh gaji
2 Semak borang permohonan dan kelayakan
Cuti Separuh Gaji
3 Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripada
Pengetua
4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuh
Gaji dan surat lampiran ke JPN
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke
JPN
6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu
lagi serahkan kepada pegawai
46
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
48/105
11.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji
i Borang Cuti Separuh Gaji
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Borang Laporan Perubahan Kew.8
iv Kew.320 (SG 20)
47
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
49/105
12 Urusan Cuti Sakit
10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan
Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:-
- Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil
- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal
oleh Pegawai Peubatan Kerajaan
- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam
setahun
- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak
melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dariKetua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi
Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPN
berserta Sijil Sakit Asal pegawai
Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail
Pengetua / Guru Besar Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian
Pembantu Tadbir Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat Akuan
Doktor
48
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
50/105
12.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah
minta Tidak disahkan
lengkapkan Lengkap
sijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit
Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta Tidak
lengkapkan Lengkap Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN /
Kementeria Pelajaran
Rekodkan kelulusan
49
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
51/105
12.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima cuti sakit
2 Sijil Sakit disahka oleh Pengetua
3 Rekod cuti sakit difalam kenyataan
4 Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambil
mengikut peraturan yang telah ditetapkan
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke
JPN
50
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
52/105
10.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit
i Borang Kenyataan Cuti Sakit
51
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
53/105
13 Urusan Cuti Sakit Tambahan
13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai
Pembantu Tadbir Semak dan pastikan pegawai telah diberi
- Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari
- Sediakan kenyataan cuti pegawai
- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk
kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.
Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan Lembaga
Perubatan bagi memeriksa pegawai
Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan
sertakan juga Laporan Lembaga tersebut
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan
Pembantu Tadbir Sediakan kew 8:-
- 6 salinan ke JPN
- 1 salinan fail
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari JPN
Pembantu Tadbir Sediakan Payroll
52
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
54/105
13.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit Tambahan
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah
disahkan
Semak Sijil Cuti Sakitminta
lengkapkan Tidak
sijil Sakit Lengkap Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta Tidak
lengkapkan Lengkap Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian
Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8
Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusan
ke JPN
minta
lengkapkan Tidak
Kew 8 Lulus Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew 8
Sediakan Payroll
53
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
55/105
13.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit Tambahan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan
2 Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cuti
sakit bergaji penuh selam 180 hari
3 Sediakna kenyataan cuti pegawai
4 Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan
ke JPN
5 Terima kelulusan cuti sakit tambahan
6 Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai
7 Sediakan Kew 8
8 Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
9 Tindakan Payroll Gaji
54
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
56/105
13.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan
i Borang Kenyataan Cuti
ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan
iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8
iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )
55
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
57/105
14 Urusan Cuti Bersalin
14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan
Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Bersalin
- Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh
Doktor Kerajaan
- Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai
bersalin
Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakan
Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti
ke JPN
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalam
Kenyataan Perkhidmatan
Pembantu Tadbir Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja
56
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
58/105
14.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Bersalin
Teriam Sijil Bersalin
Semak Sijil BersalinMinta pihak hospital
lengkapkan Tidak
betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap
Ya
Hantar ke JPN
Terima kelulusan Cuti Bersalin
Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
- bagi anak keenam dan ke atas dalam
perkhidmatan
Hantarkan Kew. 8 ke JPN
- 6 salinan
minta - Failkan 1 salinan
lengkapkan Tidak
Kew 8 Lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew 8
Tindakan Payroll / baucer berasingan
bagi tempoh kelayakan sahaja
57
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
59/105
14.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Bersalin
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Cuti Bersalin
2 Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospital
swasta perlu disahkan oleh Pegawai Perubatan
Kerajaan
3 Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak
60 hari
4 Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai
5 Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakan
Penyata Perubahan Kew. 8
6 Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti
hendaklah dihantar ke JPN
7 Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin
8 Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumen
jika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji
58
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
60/105
14.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin
i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )
ii Kew. 320 (SG 20 )
iii Borang Kenyataan Cuti
59
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
61/105
15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang
dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atau
Barah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenai
penyakit tersebut
Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai
Pembantu Tadbir - Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit
Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai.
Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai
perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai
Pembantu Tadbir Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPNRekodkan dan failkan
Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan
kelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh
tersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai
masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti
Sakit pegawai
- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima
Pembantu Tadbir Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti
diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran melalui JPNPermohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cuti
pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit
Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan
Perubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut
berserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8
Pembantu Tadbir Tindakan Payroll
Pengetua / Guru Besar Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan LembagaPerubatan jika pegawai masih tidak sihat
60
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
62/105
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti
pegawai kepada Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melalui
JPN untuk mendapatkan kelulusan tambahan sebarang jenis cutibagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan Lembaga
Perubatan
Pengetua / Guru Besar Terima Kelulusan
Pembantu Tadbir Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima
61
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
63/105
15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
terima permohonan cuti sakit tambahan
drp pesakit yang telah diberi semula
bergaji penuhminta pihak
hospital lengkapkan semak sijil sakit
atau berikan
Sijil Sakit - tidak
Sijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan cuti sakit tambahan /
Cuti Sakit Separuh Gaji
sediakan 7 salinan Laporan Perubahan
Kew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan
minta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusan
kew 8 cuti
Lulus
Ya
terima kelulusan kew 8
tindakan payroll / bnayaran berasingan
fail dan rekodkan
62
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
64/105
sekiranya tambahan cuti diperlukanpohon ke Pengarah Perubahan melalui
Jabatan Pelajaran Negeri untuk
menubuhkan Lembaga Perubatan
tiada harapan
sembuh
Ada harapan sembuh
pohon ke Jabatan
Pelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketua
untuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaranpersaraan atas
sebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri
terima jawapan
ambil tindakan mengikut arahan
surat jawapan
maklumkan kepada pegawai
63
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
65/105
15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Sakit pegawai
2 Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya
3 Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam Kenyataan
Cuti pegawai
4 Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan
kelulusan Cuti Sakit
5 Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN
6 Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadi
pegawai
7 Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk
mendapatkan kelulusan cuti sakit selepas
mengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh
8 Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas
diterima
64
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
66/105
15.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
65
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
67/105
16 Urusan Cuti Tanpa Rekod
16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima 5 salianan borang permhonan cuti.
Pembantu Tadbir Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon
memenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab C
danPekeliling (Rujuk Bab C - VI )
Pengetua Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan
Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cuti
pegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN
Failkan satu salinan surat tersebut
Pengetua Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Pembantu Tadbir Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai dan
failkan.
66
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
68/105
16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod
Terima borang permohonan cuti
sdekak dan proses borang permohonan
hantar permohonan ke Jabatan
Pelajran Negeri
minta dilengkapkan
borang / dokumen
tambahan
tidak
lengkap Lulus
Ya
terima kelulusan cuti
maklumkan kepada pegawai
dan failkan
67
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
69/105
16.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Rekod
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat
4 Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar
5 Hantar surat lampiran dan 4 salinan borang
permohonan cuti ke JPN
6 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
7 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum
kepada pegawai berkenaan.
8 Failkan surat kelulusan kedalam fail
pegawai
68
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
70/105
16.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Surat / dokumen sokongan
69
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
71/105
17 Urusan Cuti Haji
17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan cuti
Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi
Cuti Haji
Terima kelulusan cuti
Pembantu Tadbir Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepada
pegawai berkenaan.
Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untuk
kelulusan
1 salinan difailkan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam Kenyataan
Perkhidmatan / BRP
70
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
72/105
17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji
terima 7 salinan borang permohonan dan
pengesahan penerbangan dari LUTH
semak dan proses borang permohonan
hantar 4 salinan boprang ke JPN berserta
dengan surat pengesahan penerbangan
minta dilengkapkan
borang / dokumen
tambahan
tidak lulus
lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.
sediakan kedw 8 - 7 salinan
rekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cuti
maklumkan kepada pegawai
minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinan
kew 8 simpan dalam fail
Lulus
Ya
terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll (jika ada)
71
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
73/105
17.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Haji
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai
berkenaan diberi Cuti Haji
4 Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dan
surat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH
5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
6 Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklum
kepada pegawai berkenaan
7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
72
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
74/105
17.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)
iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.
v Buku Rekod Perkhidmatan
vi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji
73
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
75/105
18 Urusan Cuti Sambilan
18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan
Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon adalah
mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling
Kementerian pelajaran Malaysia.
Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.
Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.
Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskan
atau tidak permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam
Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan Kenyataan
Cuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.
74
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
76/105
18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan
terima 2 salinan borang permohonan
cuti sambilan
semak dan proses borang permohonan
serahkan kepada Pengetua / Guru Besar
untuk disemak dan diluluskan
minta dilengkapkan
borang
tidak lulus
lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.
maklumkan kepada pegawai dan failkan
Hantar satu salinan Kenyataan Cuti ke
Jabatan Pelajaran Negeri
75
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
77/105
18.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sambilan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai
diberi Cuti Sambilan
4 Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihi
had kelayakan
5 Dapatkan perakuan dan kelulusan
Pengetua / Guru Besar
6 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum
kepada pegawai berkenaan
7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
76
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
78/105
18.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
77
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
79/105
19 Urusan Cuti Menjaga Anak
19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan cuti
Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepas
pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari
Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini
Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar
Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan
Pembantu Tadbir Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Kew 8
rekodkan kedalam Kenyataan Cuti
maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.
hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.
1 salinan kew 8 difailkan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8
Pembantu Tadbir Fail dan rekodkanTindakan payroll
78
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
80/105
19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak
terima 5 salinan borang permohonan cuti
semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan ke JPN
minta dilengkapkan
borang
tidak lulus
lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.
maklumkan kepada pegawai dan failkan
rekodkan dalam Kenyataan Cuti
Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN
berserta dengan 1 salinan surat
kelulusan Cuti Menjaga Anak
terima kelulusan kew 8
tindakan payorll
memberhentikan pembayaran gaji
bagi tempoh cuti menjaga anak
79
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
81/105
19.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Menjaga Anak
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terimas borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai
diberi kemudahan cuti ini
4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /
Guru Besar
5 Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPN
berserta dengan Kenyataan Cuti
6 Terima kelulusan dari JPN
7 Maklumkan kepada pegawai
8 Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan
80
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
82/105
19.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak
i Borang Cuti
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
iv Laporan Perubahan (Kew 8)
v Kew 320 ( SG20)
81
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
83/105
20 Urusan Cuti Isteri Bersalin
20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin
Pembantu Tadbir Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengan
salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atau
Sijil Lahir Anak
Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi
kemudahan cuti ini.
Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin
Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan
Pembantu Tadbir Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan
82
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
84/105
20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin
terima surat akuan isteri bersalin / sijil
lahir
berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod
Semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan kepada Pengetua /
Guru Besar untuk kelulusan
minta lengkapkan
borang tambahan
tidak Lulus
lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti
serah sxatu salinan kepada pegawai
rekodkan dan failkan 1 salinan.
83
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
85/105
20.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Isteri Bersalin
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai
diberi kemudahan cuti ini
4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /
Guru Besar
5 Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai dan
failkan surat permohonan yang telah diluluskan
6 Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai
84
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
86/105
20.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin
i Borang Permohonan
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
85
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
87/105
21 Urusan Cuti Ikut Pasangan
21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B
Pembantu Tadbir Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun
sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai
mengikut mana yang lebih pendek.
Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan
I Salinan Sijil Nikah
ii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti
belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.
iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat
pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.
Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah
menghabiskan pembelajaran.
beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut
Pembantu Tadbir Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cuti
pegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untuk
dikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian Pelajaran
Malaysia.
Pengetua / Guru Besar Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM
Pembantu Tadbir Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawai
Sediakan kew 8
Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8
Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara
Tindakan paroll'
86
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
88/105
21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan
semak borang permohonan cuti dari pegawai
ersama dokumen sokonganminta pemohon
dapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail.
sokongan
tidak lengkap
lengkap
Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cuti
pegawai bertaip dan kemaskini
dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar
hantar permohonan ke JPN untuk
kelulusan KPM
minta dokumen
lwengkapkan borang
Lengkap
tidak Ya
lengkap
terima kelulusan cuti mengikut pasangan
sediakan laporam perubahan kew 8
minta
lengkapkan
kew 8
tidak lengkap
lengkap
terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll untuk memberhentikan
bayaran gaji & emolumen.
87
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
89/105
21.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Ikut Pasangan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai
diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau
isteri
4 Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah,
surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan
pegawai dan lain-lain dokumen
5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuan
dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar
7 Hantar borang permohonan dan dokumen
sokongan
8 terima surat kelulusan dari KPM
9 sediakn Kew 8
10 maklumkan kepada pegawai
11 rekodkan didalam Kenyataan Cuti
12 Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan surat
kelulusan KPM
13 terima kelulusan Kew 8 dari JPN
14 Tindakan payroll
88
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
90/105
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan
i Borang Cuti Tanpa Gaji.
ii Laporan Kew 8
iii Kew 320 (SG20)
iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.
89
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
91/105
22 Urusan Persaraan Wajib
22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
Pengetua / Guru Besar Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangam
yang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).
Pembantu Tadbir Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-
Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun
berkenaan.
Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang-
borang persaraan mencukupi.
atau
Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalam
Program Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.
Pengetua / Guru Besar Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-
i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai.
ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak
dibawah umur 21 tahun.
iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan.
iv Sijil KWSP/ KWSG
dan proses borang permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam
4 salinan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8
Pengetua / Guru Besar Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaan
pembayaran gaji dilakukan.
90
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
92/105
22.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Wajib
Semak tarikh lahir kakitangan
terima surat pekeliling dari JPN
maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
senarai kakitangan akan bersara / tiada
terima notis persaraan pegawai
berkenaan dan borang-borang
dapatkan
dokumen /. tidak
borang lengkap
tambahan lengkap ya
dapatkan dokumen tambahan dari
pegawai yang akan bersara
terima dokumen dan proises borang
persaraan pegawai berkenaan
dapatkan
dokumen /
borang lengkap
tambahan ya
hantar ke Jabatan Pelajaran Johorminta
lengkapkan
borang tidak
lengkap
lengkap ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Hantar kew 8 ke JPN
terima kelulusan kew 8
tindakan payroll
91
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
93/105
22.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Wajib
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
2 Terima dari JPN bagi maklumat yang akan
bersara
3 Terima notis persaraan pegawai yang akan
bersara dan sediakan borang-borang yang
berkaitan
4 Serahkan borang -borang kepada bakal pesara
untuk diisi.
Dapatkan kembali borang-borang yang telah
siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,
Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami
dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil
Lahir anak-anak
6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam
(Bahagian Pencen)
8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11 Tindakan payroll untuk memberhentikan
pembayaran gaj idan emolumen
92
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
94/105
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii Penyata Perubahan (Kew 8).
ix Kew 320 (SG 20)
93
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
95/105
23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.
Pembantu Tadbir Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraan
pada Jun / Disember.
Pengetua / Guru Besar Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan
..- borang -borang persaraan mencukupi.
Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersara
i Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.
ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahun
iii Sij il KWSP / KWSG (jika ada)
dan proses borang permohonan tersebut.
Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.
Pembantu Tadbir Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan
Pembantu Tadbir Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Pembantu Tadbir Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentianpembayaran gaji dilakukan.
94
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
96/105
23.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Semak tarikh lahir kakitangan
maklumkan ke JPN kakitangan mohonbersara
dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaan
dan borang dan borang-borang
tambahan
tidak
Lengkap
lengkap Ya
dapartkan dokumen tambahan dari
pegawai yang akan bersara.
Terima dokumen dan proses borang
dapatkan persaraan pegawai berkenaan
dokumen /
borang
tambahan
Lengkap
lengkap
Ya
Dapatkan dokumen tambahan dari
pegawai yang akan bersara
dapartkandokumen / terima dokumen dan proses borang
borang persaraan pegawai berkenaan
tambahan tidak
lengkap
lengkap ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan Kew 8
tindakan payroll
tidak
95
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
97/105
23.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersarapilihan sendiri
2 Maklumkan ke JPN - tarikh cadangan
persaraan pada Jun / Disember
3 Terima notis persaraan pegawai yang ingin
bersara pilihan sendiri dan sediakan
borang-borang yang berkaitan
4 Serahkan borang -borang kepada pemohon
untuk diisi.
Dapatkan kembali borang-borang yang telah
siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,
Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami
dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil
Lahir anak-anak
6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam
(Bahagian Pencen)
8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11 Tindakan payroll untuk memberhentikan
pembayaran gaji dan emolumen
96
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
98/105
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii Penyata Perubahan (Kew 8).
ix Kew 320 (SG 20)
97
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
99/105
24 Menguruskan Penerimaan surat
24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan
i Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima
oleh sekolah.
ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalam
satu kategori iaitu :-
(a) Surat biasa
(b) Surat Berdaftar
(c) Surat Berdaftar Akuan Terima
(d) Surat Sulit
(e) Bungkusan
(f) Telegram
iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat
iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./
v Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit
oleh Pengetua / Guru Besar.
98
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
100/105
24.2 Proses Kerja :- Menguruskan Penerimaan surat
Bil. Proses KerjaPegawai yang
meluluskan / dirujuk
Seksi Undang-
Undang Peraturan
1 Menerima surat dan menandatangani akuan terima, Pembantu Tadbir
cop dan rekodkan.
2 Menyampaikan surat-surat untuk tindakan Pengetua / Guru Besar
Pengetua / Guru Besar atau Penolong
Kanan Pentadbiran
3 Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pembanrtu Tadbir
Pengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan & Pembantu Am
Pentadbiran Rendah
99
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
101/105
24.3 Carta Aliran : Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan
menerima surat / bungkusan
merekod surat-surat yang diterimadalam Daftar Surat Terima
Menyampaikan kepada Pengetua /
Guru Besar untuk diminitkan dan
diklasifikasikan
surat surat
sulit biasa
diserahkan kepada
pegawai berkenaan
Berdaftar dengan
Kiriman Wang/Cek
Merekodkan
pastikan surat yang diminit
Mengeluarkan resit disampaikan kepada pegawaiberkenaan
Bankkan
100
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
102/105
24.4 Senarai Semak :- Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Tarikh surat diterima dan direkodkan
2 Tarikh diedarkan kepada siapa
3 Tarikh menerima minit arahan Pengetua /
Guru Besar.
4 Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaan
dan pihak yang perlu mengambil tindakan
5 Semak surat-surat yang belum diambil tindakan
dan kenalpasti surat-surat ulangan
101
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
103/105
25 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan
i Perintah Am
ii Arahan Perkhidmatan
iii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
iv Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia
v Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.
26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai
Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah
102
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
104/105
27 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas
Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yang boleh
dijalankan dalam seminggu.
103
8/2/2019 53241923 Fail Meja Pembantu Tadbir Rendah
105/105
28 Senarai Tugas Harian
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil. Tugas saya hari ini Catatan