ms 1-3KANDUNGANBilPerkaraMuka Surat1Senarai Tugas12Carta Organisasi Staf Sokongan23Kedudukan Perjawatan Sekolah3Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran danSenarai Semak :-4Urusan Terimaan dan Pungutan4-85Urusan Pembelian9 -126Urusan Pembayaran13 - 167Urusan Panjar Wang Runcit17 - 228Urusan Penyediaan Buku Tunai23 - 289Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah29 3210Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok)33- 3711Urusan Pelupusan dan Hapuskira38 - 4112Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer )42 - 4613Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan47 - 5214Urusan Tuntutan Pelbagai53 - 5815Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji59 - 6216Urusan Perkiraan KWSP63 - 6617Urusan Tuntutan Biasiswa67 -7018Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama71 - 7419Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan75Senarai Jawatankuasa yang dianggotai.7520Norma kerja bagi tugas-tugas7621Senarai Tugas Harian77SENARAI TUGASNama Anggota :NURULHUDA BINTI ABU BAKARJawatan :PEMBANTU TADBIR GRED N17No. Kad Pengenalan :861002-23-5554Tarikh mula bertugas di sekolah ini :03.12.2009Waktu tugas rasmi :Isnin hingga Khamismulai8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptgJumaat"8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptgSabtu"8.00 pagi hingga 12.50 tengahariKEWANGAN1Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa2Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa3Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa4Menguruskan Panjar Wang Runcit.5Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa.6Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM).7Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt.8Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira.9Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan.10Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan.11Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji.12Menguruskan Tuntutan Biasiswa.13Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama.14Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.1KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAHSEPERTI PADA :1HB JANUARI 2005BIL.JAWATANLULUSISIKOSONG1PENGETUA / GURU BESAR1102PEN. KANAN PENTADBIRAN1103PEN. KANAN HAL EHWAL MURID1104PEN. KANAN KO-KURIKULUM1105PENYELIA PETANG0006GURU KANAN M/PEL BAHASA1107GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK1108GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL1109GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL11010GURU MEDIA11011KAUNSELOR11012GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)00013GURU PENOLONG404000JUMLAH GURU :-5050014KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N2211015KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N2200016KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C2200017PEMBANTU TADBIR GRED N1721118PENYELIA ASRAMA GRED N1700019PEMBANTU MAKMAL GRED C1732120PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N1121121PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C1100022PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N111023PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N132124PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R300025PEKERJA RENDAH AWAM000JUMLAH BUKAN GURU :-1284JUMLAH BESAR :-625843

ms 4-81Urusan Terimaan dan Pungutan1.1.Peraturan-Peraturan Pentadbiran.Urusan Terimaan dan PungutanIResit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.IIMemberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah memintaresit bagi semua wang yang dibayar.41.2.Proses Kerja :-Urusan Terimaan dan PungutanBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wangPengetua /AP 69.Guru Besar2Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yangmenjaga dan pastikan nombor siri.3Menerima wang dan keluar resit pada masaurusan dibuat.4Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian.5Merekodkan ke dalam Buku Tunai.6Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepadaPengetua untuk disemak.7Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.51.3Carta Aliran :-Urusan Terimaan dan PungutanTerima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Suratkuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan.Dapatkan Buku Resit Rasmi daripadaPembantu Tadbir Kewangan.Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluarresit serta-merta.Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftarresit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.Isi Borang Penyerahan Kutipan.Serah wang kutipan bersama dengan Bukuresit dan Borang Penyerahan Kutipan kepadaPembantu Tadbir.Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan BorangMinta penjelasanPenyerahan Kutipan.dari guru tingkatandan pembetulantidakbetulBetulYaTurun tandatangan pada Borang PenyerahanKutipan.6Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatansebagai penerimaanCatatkan daam Buku Kutipan HarianTulis slip masuk bankHantar wang ke bankSemak salinan masuk bank selepas dibankdan failkanRekodkan dalam Buku Tunai71.4Senarai Semak:-Urusan Terimaan dan PungutanBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Tentukan surat kuasa menerima wang adadikeluarkan.2Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.3Pastikan buku resit ada untuk digunakan.4Sediakan Borang Serahan Kutipan.5Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.6Sediakan slip masuk bank.7Sediakan Buku Tunai.8

ms 9-122Urusan Pembelian2.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan PembelianIPastikan Tahap Stok.IIPastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian.resit bagi semua wang yang dibayar.IIISenaraikan jenis pembelian.IVDapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar.VMengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.92.2Proses Kerja :-Urusan PembelianBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Pastikan keperluan mengikut baki stokPengetua/Guru Besar2Pastikan baki peruntukan masih mencukupi.3Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkankelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi darihad yang ditetapkan.4Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusanPengetua.5Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3salinan. Dua salinan kepada pembekal.6Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaandengan pesanan yang dibuat.7Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad313 Bekalan pejabat Kew 314.8Rekod ke dalam Daftar Bil.102.3Carta Aliran :-Urusan PembelianSemak tahap stokSemak peruntukanPastikan jenis pembelian- sebut harga 3 pembekal bagi pembelianmelebihi RM20,000.00- melebihi RM3,500.00 seunit mintakelulusan dari SBP- pembelian runcitSenaraikan pembelian dan dapatkan kelulusanMinta penjelasanPengetua/ Guru Besardan sediakan senaraibaru yang diluluskantidak lulusBetulYaSediakan 3 salinan borang pesanan- salinan asal dan kedua kepada pembekal- salinan ketiga salinan Buku PesananTerima barang dan Nota Penghantaran, invoisdan Pesanan AsalSemak barang, nota penghantaran, invois/ bil- Pastikan kualiti barangMinta betulkan dan- Pastikan kuantiti barangbekalkan semula barang- cop tarikh terima pada Bil/ InvoisTidak betulBetulMasuk stok dan simpan barang. Rekod dalamDaftar Stok dan Inventori:- Kew 312- Kew 313- Kew 314 dalam bukuCop dan tandatangan pengesahan stokRekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil112.4Senarai Semak:-Urusan PembelianBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Tentukan peruntukan masih mencukupi.2Senaraikan jenis pembelian.3Sediakan Borang Pesanan.4Rekodkan ke dalam Daftar Stok.5Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalamBuku Daftar Bil12

ms 13-163Urusan Pembayaran3.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan PembayaranIPastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi.IIPastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.133.2Proses Kerja :-Urusan PembayaranBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi.2Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterimabalik dan jumlahnya adalah betul.3Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaanadalah mencukupi.4Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan.5Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar6Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAHDIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan.7Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnyaRM10,000.00 ke atas.8Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikanruangan butiran adalah betul.9Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.10Rekod pembayaran dalam Daftar Bil.11Terima resit dan simpan dalam fail baucer.143.3Carta Aliran :-Urusan PembayaranPastikan prosedur pembelian dipatuhiPastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatanditerima balik dan jumlahnya adalah betulMinta pembekalbetulkan InvoisLengkapYatidak lengkapPastikan peruntukan mencukupi sebelummembuat pembayaranSediakan baucer pembayaran dan pastikan copstok di atas pesanan tempatanDapatkan kelulusan Pengetua/ Guru BesarMinta lengkapkan semulabaucer/ bilLulusYaTulis cek untuk pembayaran dan cop jelassemua dokumenDapatkan tandatangan ke atas cek- 3 tandatangan bagi RM10,000,00- 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00Rekodkan butiran dalam Buku Tunai danpastikan ruangan butiran tepat/ betul\Rekod dalam Daftar BilHantar cek dan baucer kepada pembekalTerima resit dan baucer yang telahditandatanganMasukkan fail153.4Senarai Semak:-Urusan PembayaranBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Pastikan semua dokumen:- Pesanan Tempatan- Bil/ Invois adalah lengkap2Pastikan peruntukan masih mencukupi3Baucer pembayaran4Sediakan cek untuk pembayaran5Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar danPenolong Kanan6Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal7Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal8Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil9Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai16

ms 17-224Urusan Panjar Wang Runcit4.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Panjar Wang RuncitIDapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN denganmenggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya.IIApabila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkanwang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin.IIIDapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit.IVSediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen danpembayaran runcit.VPastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlahwang dibelanjakan telah direkupkan.174.2Proses Kerja :-Urusan Panjar Wang RuncitBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluanJPN1. A/P 97 (d)yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah(Unit Kewangan)RM500.00.2. Surat Pekeliling2Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaranJPNPerbendaharaan Bil. 1mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas(Unit Kewangan)Tahun 1982kerja (Lampiran P).3. Garis Panduan3Terima surat kebenaran menguruskan PanjarPengetua/GuruPerakaunan danWang Runcit dengan amaun yang dibenarkan.Besar/ Audit DalamanKewangan Sekolah4Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkanwang daripada Kumpulan Suwa kantin.5Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untukmerekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagianterimaan seperti:ITarikh cek dan no cekiiNombor baucar yang menyokongpengeluaran cekiiiAmaun18Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan6Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00dari pembekal atau surat perakuan perbelanjanyang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatatdi ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcitmengikut peruntukan perbelanjaan sama adaperuntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/WangAsrama7Sediakan Baucer Kecil berserta dokumenpenyokong bil8Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetuauntuk diluluskan9Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yangdiluluskan10Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku TunaiPanjar Wang Runcit11Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fundatas nama Pengetua12Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semuladi ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit13Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikutperuntukan/butiran14Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dandiimbangkan setiap rekupmen dibuat15Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada31 Disember setiap tahun mencukupi jumlahyang diluluskan194.3Carta Aliran :-Urusan Panjar Wang RuncitSediakan Kertas Kerja bagi menentukankeperluanHabtar permohonan kepada JPN dansertakan juga Kertas KerjaMinta sediakanKertas Kerja semulaLengkapYaTidak LulusTerima surat kebenaran menguruskan PanjarWang Runcit dengan amaun yang dibenarkanRekod dalam Buku Panjar Wang RuncitSediakan baucer kecil bagi tiap-tiapperbelanjaanDapatkan perakuan dan oengesahan PengetuaLulusYaBetulkan danDapatkanKelulusanTidak LulusSediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcitdidapati berkuranganSediakan imbangan Panjar Wang RuncitPastikan rekupmen dibuat pada 31 Disembersetiap tahun bagi mencukupi jumlah asal204.4Senarai Semak:-Urusan Panjar Wang RuncitBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta2Buat Surat Permohonan mendapat kelulusanmewujudkan Panjar Wang Runcit3Terima balik surat kelulusan mewujudkanPanjar Wang Runcit dari JPN4Dapatkan surat kebenaran menguruskanPanjar Wang Runcit5Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcitdari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)sebanyak amaun yang diluluskan6Tulis cek dan dapat dua tandatangan7Tunaikan cek8Sediakan Buku Tunai Wang Runcit9Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaanI)Tarikh cekii)Nombor baucer yang menyokongcekiii)Amaun21BilTindakanTandakan ( _/)Catatan10Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutandari Guru/Kakitangan11Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuanperbelanjaan12Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di BukuTunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan13Jumlah pembayaran dan buat rekupmen14Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikutbutiran dan amaun yang telah dibelanjakan15Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan( Pengetua / Penolong Kanan )16Tunaikan cek17Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum31 Disember22

ms 23-285Urusan Penyediaan Buku Tunai5.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Penyediaan Buku TunaiIDapatkan Buku TunaiIICatatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan.IIICatatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran.IVTutup urusniaga setiap akhir bulan.VTerima Penyata Bank.VISedia Penyata Penyesuaian Bank.VDapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.235.2Proses Kerja :-Urusan Penyediaan Buku TunaiBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa /Pengetua/ GuruAP '44', 146Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan.Besar2Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaanbagi setiap peruntukan sekiranya ada.3Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaanatau bayaran.4Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikuthendaklah dimasukkan:-ITarikh kutipanIIButir-butir penerimaan (dari siapa)IIINombor resitIVAmaun terimaan untuk tajuk-tajuknyaVJumlah terimaanVITarikh dan jumlah dibankkan5Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkanbutir-butir berikut:-ITarikh bayaranIIButir-butir bayaran (kepada siapa)IIINo. baucarIVNo. cekVAmaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukanVIJumlah bayaran6Tutup urusniaga setiap akhir bulan.7Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahajamenerima Penyata Bank dengan catatan berikut:-Baki wang seperti di Penyata Bank padaCAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkanTarikh Masuk BankJumlahXXXXXXXX24Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / PeraturanTOLAK: Cek-cek belum ditunaikanNo. cekTarikhJumlahXXXXXXXXXXXXBaki wang seperti di Buku Tunai padaPengetua/ GuruSerahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru BesarBesar/ Penolong/ Penolong Kanan untuk disah dan ditandatanganiKanan/ Juruauditdan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemakDalamansemula dan ditandatangan255.3Carta Aliran :-Urusan Panjar Wang RuncitSediakan Kertas Kerja bagi menentukankeperluanHabtar permohonan kepada JPN dansertakan juga Kertas KerjaMinta sediakanKertas Kerja semulaLengkapYaTidak LulusTerima surat kebenaran menguruskan PanjarWang Runcit dengan amaun yang dibenarkanRekod dalam Buku Panjar Wang RuncitSediakan baucer kecil bagi tiap-tiapperbelanjaanDapatkan perakuan dan oengesahan PengetuaLulusYaBetulkan danDapatkanKelulusanTidak LulusSediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcitdidapati berkuranganSediakan imbangan Panjar Wang RuncitPastikan rekupmen dibuat pada 31 Disembersetiap tahun bagi mencukupi jumlah asal264.4Senarai Semak:-Urusan Panjar Wang RuncitBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta2Buat Surat Permohonan mendapat kelulusanmewujudkan Panjar Wang Runcit3Terima balik surat kelulusan mewujudkanPanjar Wang Runcit dari JPN4Dapatkan surat kebenaran menguruskanPanjar Wang Runcit5Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcitdari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)sebanyak amaun yang diluluskan6Tulis cek dan dapat dua tandatangan7Tunaikan cek8Sediakan Buku Tunai Wang Runcit9Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaanI)Tarikh cekii)Nombor baucer yang menyokongcekiii)Amaun27BilTindakanTandakan ( _/)Catatan10Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutandari Guru/Kakitangan11Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuanperbelanjaan12Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di BukuTunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan13Jumlah pembayaran dan buat rekupmen14Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikutbutiran dan amaun yang telah dibelanjakan15Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan( Pengetua / Penolong Kanan )16Tunaikan cek17Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum31 Disember28

ms 29 -326Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember6.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 DisemberIPastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti:a)Buku Tunaib)Buku Resitc)Daftar Kutipan Hariand)Daftar Bile)Buku Tunai Panjar Wang Runcitf)Buku Kedatangan Muridg)Daftar Penghuni AsramaIIPastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat.IIIDapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan.IVLengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap,semak dan cetak:a)Penyata Penerimaan atau Pembayaranb)Penyata Pendapatan/ Perbelanjaanc)Lembaran Imbangand)Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpule)Surat Pengakuan Pengetuaf)Lembaran Kerja semua jenis akaunVKirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiranAkaun Sekolah kepada:g)1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolahh)1 salinan ke JPNI)1 salinan ke PPDj)1 salinan untuk fail295.2Proses Kerja :-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 DisemberBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap danPengetua/ GuruAP '44', 146ditutup.BesarIBuku Tunai- Kerajaan / Suwa / AsramaIIDaftar Kutipan HarianIIIDaftar BilIVBuku Tunai Panjar Wang RuncitVSlip Bank dan Penyata BankVIFail Baucar2Semak Penyata Audit tahun lepas untukmendapatkan baki awal tahun semasa.3Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer padasetiap bulan sehingga 31 Disember.4Dapatkan penyata-penyata berikut:-IPenyata Penerimaan dan PembayaranIIPenyata ImbanganIIIPenyata Pendapatan dan PerbelanjaanIVNota-Nota Wang TerkumpulVPenyata Penyesuaian BankVIPerakuan Pengetua/ Guru Besar5Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:-I1 salinan asal- Audit SekolahII1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan)III1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan)IV1 salinan keempat- salinan sekolah6Terima Laporan Audit daripada Pejabat AuditSekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia.7Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit.8Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.306.3Carta Aliran :-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 DisemberPastikan semua rekod dikemaskinikanMinta lengkapkan- Buku Tunaidokumen yang- Buku Resit/ Penyata kutipan- Baucer/ BilTidak- StokLengkap- Bank slipPastikan penyata penyesuaian bank Disembertelah dibuatDapatkan Penyata Audit tahun lepas bagipelarasanMasukkan data-data Patskom akaun berakhirpada 31 Disember- Penyata Penerimaan/ Pembayaran- Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan- Nota- Nota kepada penyata Kumpulanwang Terkumpul- Penyata Imbangan- Surat Perakuan Pengetua/ Guru BesarDapatkan pengesahan dan perakuan PengetuaMinta sediakanpembetulan penyataLengkapTidakLengkapYaHantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah- 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri- 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah- 1 salinan failPemeriksaan oleh pihak Jabatan AuditMinta beri penjelasanperkara yangTerima Penyata Audit yang sebenar untukberkaitantahun berkenaanMasukkan fail315.4Senarai Semak:-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 DisemberBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telahdikemaskini dan ditutup.2Pastikan semua data di Buku Tunai telahdimasukkan ke dalam PATSKOM.3Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31Disember telah dibuat.4Semak Penyata Audit Tahun lepas.5Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaandan Pembayaran/ Penyata Pendapatan danPerbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.6Semak Penyata-penyata yang telah dicetakdalam 4 salinan.7Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.8Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah, JPNdan PPD.9Semak Laporan Audit Sekolah selepas terimaLaporan Audit tahun berkenaan.10Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.32

ms 33 - 377Urusan Pengurusan Stor7.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pengurusan Stor1Pastikan ada stor yang sesuai.Borang yang digunakan ialah:-a)Kew. 312 dan 312A- Untuk Daftar Harta Modalb)Kew. 313- Untuk Daftar Inventoric)Kew. 314- Untuk Daftar Stok Bekalan Pejabatd)Kew. 315- Untuk Daftar Penyerahan Harta Modaldan Inventori2Semak dan rekod stok mengikut jenis:-Kew.312 - Barang tak luak nilai RM500.00 dan ke atas tidal termasuk perabot,Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraanKew.313 - Barang tak luak bernilai RM500.00 ke bawah termasuk perabot,Permaidani dan perabot tanpa mengira kosKew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendahDan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannyaKew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori3Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan4Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan5Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya337.2Proses Kerja :-Urusan Pengurusan storBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Susun borang mengikut kumpulanPengetua /Pek. Perb. Bil.2/1991Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilaiKetua PembantuPembelian Tahunan tertinggiTadbirKumpulan B - Mengandungi 70% bakinya2Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulanKumpulan A - Kuantiti stok maksima= 4 bulan penggunaan- Angka Menokok Stok= 3 bulan penggunaan- Kuantiti stok minima= 2 bulan penggunaan3Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stokberada di stok minima atau menokok stokSemak barang yang di terima- Kualiti- Kuantiti4Semak dan rekod stok mengikut jenis:-Kew.312 - Barang yang tak luak nilai RM500.00 danke atas tidak termasuk perabot,permaidani dan langsir tanpa mengira kos/rekod penyelenggaraanKew.313 - Barang yang tak luak nilai RM 500.00ke bawah termasuk perabot, permaidanidan perabot tanpa mengira kosKew.314 - Barang yang tak luak dan alatan pejabatyang tak luak tapi nilainya rendah dantidak ekonomik untuk di kesanpenempatannyaKew.315 - Pergerakan pinjaman hartamodal/inventori34Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / PeraturanSenarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semuajenis barang dalam sesuatu penempatan5Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikantandatangan pegawai yang mengeluarkannya dandirekod dalam stok6Semak dari masa ke semasa stok fizikal denganrekod stok bersamaan-bagi barang yang aat menarik = 2 kalisetahun-bagi barang yang menarik = 1 kalisetahun-bagi barang tidak menarik = 2 tahunsekali7Buat pelupusan barang-barang bila didapati-barang-barang tidak diperlukan lagi-barang-barang yang tidak bolehdigunakan lagi357.3Carta Aliran :-Urusan Pengurusan StokPastikan ada stor yang sesuaiSusun barang mengikut Kumpulan A & BPastikan tahap stok baranganTerima barang yang dipesanSemak barang yang diterima dari segi kualiti &Minta dibekalkankuantitibarang semulaLengkapYaRekod dalam stok (Kew. 312, Kew. 313 danKew.314)Susun di dalam tempat yang sesuaiSediakan borang bagi pengeluaran barang stokDapatkan tandatangan pegawai yangmengeluarkan barangSemak stok dari masa ke semasaPastikan catatankeluar masukbarang pada masaberlaku urusanLantik pegawai 'Pemverikasi Stor'Sediakan pelupusan jika didapati- Barang tidak diperlukan lagi- Barang yang tidak boleh digunakan lagi367.4Senarai Semak:-Urusan Pengurusan StorBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Susun barang mengikut kumpulan2Pastikan tahap stok barangan3Terima barang4Semak kuantiti barang5Merekodkan ke dalam rekod6Menyusun di tempat yang sesuai7Menyediakan borang untuk pengeluaran barang-barang8Mendapatkan tandatangan pegawai yangmengeluarkan barang.9Menyemak stok dari masa ke semasa.10Menyediakan prosedur untuk pelupusan /hapuskira.37

ms 38 - 418Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira8.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira1Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang- barangyang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.2Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadiLembaga Pemeriksa.3Borang-borang pelupusan/ hapuskira:a)300V dalam 6 salinanb)Lampiran Jc)Lampiran Kd)Lampiran L4Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari PengawalKeselamatan dan Laporan Polis.5Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan ituyang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.006Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.7Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X.8Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok denganmencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.388.2Proses Kerja :-Urusan Pengurusan Pelupusan / HapuskiraBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskanMemastikan jenis pelupusan/ hapuskira-Pelupusan-Kategori barang yang tidak diperlukan lagi-Kategori barang yang tidak boleh digunakanlagi-Hapuskira-Kehilangan-Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkanlagi2Sediakan borang pelupusan/ hapuskira-Pelupusan 300V dalam 6 salinan-HapuskiraLampiran JLampiran KLampiran LDan Laporan Pengawal Keselamatan,Laporan polis awal dan terkini3Mengeluarkannya dari stok.4Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulandari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.398.3Carta Aliran :-Urusan Pengurusan Pelupusan dan HapuskiraMemastikan barang-barang yang dilupuskanMemastikan jenis pelupusan/ hapuskira- Barang yang tidak diperlukan lagi- Barang yang tidak digunakan lagi- Kehilangan- Hasil yang tidak boleh didapatkan lagiLantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah)- 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dariurusan stokPemeriksaan barang-barang oleh LembagaPemeriksaCatatkan barang rosak- sediakan syordalam stok yang betulLengkapYaSediakan borang pelupusan / hapuskira- pelupusan 300V- hapuskira Lampiran J, K dan L- Laporan Jaga dan PolisMinta lengkapkanHantar ke JPNborang pelupusanatau hapuskiraLulusPemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa- barang yang kurang RM10,000.00 olehLembaga Tanpa Pemeriksaan- barang yang melebihi RM10,000.00 olehLembaga PemeriksaTerima surat kelulusan pelupusan / hapuskiraSijil 300XMengeluarkan dari stok408.4Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Pelupusan dan HapuskiraBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Pastikan barang yang hendak dilupuskan2Pastikan jenis pelupusan3Lantikan Lembaga Pemeriksa4Tindakan Lembaga Pemeriksa5Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira6Hantar ke Bahagian Sekolah7Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri8Pengeluaran dari stok41

ms 42 - 469Urusan Penyediaan Gaji (Payroll)9.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)1Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat.2Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luarnegeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan.3Dapatkan Nombor Gaji4Dapatkan dokumen peribadi (salinan)a)Kad Pengenalanb)Sijil KWSPc)Cukai Pendapatand)Akaun Bank5Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan429.2Proses Kerja :-Urusan Pengurusan Penyediaan PayrollBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN.Surat PekelilingAkauntan Negara2Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di manaBil. 3/1993tindakan payroll diambil.3Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil GajiJadual PCBAkhir yang lengkap iaitu:3.1NamaJadual Ketiga 92 KWSP3.2No. Kad Pengenalan3.3No. Gaji3.4Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraianrumah, elaun tanggungjawab3.5Tarikh sehingga bayaran dibuat3.6Jenis-jenis potongan-Perumahan-Cukai Pendapatan-KWSP-Tabung Haji-MNI-Pinjaman Kenderaan-Pinjaman MARA-Pendahuluan Diri3.7Tarikh pergerakan gaji4Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2salinan4.1Bagi pegawai yang kali pertama (B)dilaporkan isikan semua perkara/ butirandalam borang SG20 berkaitan4.2Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yangsama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan4.3Bagi tindakan (T) isikan bahagian di manaperubahan berlaku5Pegawai yang menyediakan perlu turunkanKetua Pembantutandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruanganTadbir N22disediakan oleh43Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan6Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama,Pengetua/ Penolongjawatan dan tarikh di ruang Disahkan OlehKanan/ PenolongKanan HEM7Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dandisahkan oleh8Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yangkecil dahulu dan no. siri.9Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahanyang berkaitan.9.1Dokumen- No. Akaun Bank-Arahan Potongan101 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan suratiringan-1 salinan fail sekolah11Terima slip gaji pembayaran11.11salinan asal kepada kakitangan berkenaan11.2Salinan untuk fail sekolah12Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lainberkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain.13Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot449.3Carta Aliran :-Urusan Pengurusan Penyediaan PayrollTerima Kew. 8 yang telah lulus dari JPNRekod dalam buku penerimaanCatat dalam buku K.I.V PayrollSediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkapHantar kepada Pengetua untuk dapatkantandatangan cop rasmiMinta sediakan SG20semulaLulusYaHantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri danpastikan dokumen sokongan disertakan jikaMinta penjelasanberkaitansediakan SG20 semuladan dokumen tambahanLulusYaTerima slip gaji bulananSemak slip gaji- salinan asal kepada pegawai berkenaan- 1 salinan failkan459.4Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)BilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Terima Sijil Gaji Akhir2Terima Kew. 8 yang telah diluluskan3Catat dalam Buku KIV payroll4Sediakan borang SG205Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitandiambil tindakan6Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmiditurunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkanoleh7Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepadatindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh8Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar keBahagian Kewangan / AG Negeri9Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan/AG Negeri10Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan11Salinan slip difailkan46

ms 47-5210Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan10.1Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan1Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri2Pastikan Sijil Gaji Akhir -- Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan3Dapatkan dokumen peribadi pegawaia)Kad Pengenalanb)Sijil KWSP4Pembayaran dibuat dengan kadar segera.4710.2Proses Kerja :-Urusan Bayaran Melalui Baucar BerasinganBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN.Surat PekelilingAkauntan Malaysia2Sediakan dokumen pembayaranBil. 3 Tahun 19932.1Penyata pembayaran dan pastikan butiranberikut dicatatkan (3 salinan)Jadual Potongan-Nama pegawaiCukai Berjadual (PCB)-Nama sekolah-Tempoh pembayaran-Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA,elaun Keraian, elaun tanggungjawabJadual KWSPatau elaun khas)Ketiga 1992-Potongan yang berkaitan (cukaipendapatan KWSP, Tabung Haji,MNI, perumahan, kenderaan,pendahuluan diri)-Jumlah potongan-Jumlah bersih2.2Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan)dan lengkapkan butiran (bagi satupembayaran)-Bagi bulan tahun-Jenis-Tarikh dan tahun disediakan-Kod Jabatan/ Nama Jabatan-Kod PTJ Nama PusatTanggungjawab-Nama penerima-No. Kad Pengenalan-Perihal-Perihal cek (akaun penerima)3Perbelanjaan di masuk ke dalama)Kod Maksudb)Kod Jabatanc)PTJPKd)Program / Akti Amanah48Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturane)Objekf)Amaung)Jumlah Bersihh)Amaun (dalam perkataan Ringgit)AP 95 dipatuhi -(Disediakan oleh)-tandatangan, tarikh cop rasmiAP 99 dan AP 102 dipatuhi-tandatangan, tarikh cop rasmi4Sekiranya pembayaran melebihi satu amaungunakan borang 304A4.1Perhatian kepada borang 304 hanya-butiran a hingga e perlu dicatat-perihal cek [Berganda(Bil. Cek)]-perbelanjaan dimasuk ke dalamakaun di bawah (a hingga h)-AP. 95 dan AP 99 dan AP1024.2Butiran 304A seperti berikut:--tahun kewangan 19__-Jenis-Tarikh Baucar-Kod Jabatan-Kod PTJ Nama PusatTanggungjawab-Nama Penerima-No. Kad Pengenalan-Alamat/ Nama Bank-Perihal-Amaun (Jumlah Bayaran)-Perihal (Akaun penerima)-Tandatangan pegawai disediakannama, cop dan tarikh-Tandatangan pegawai disahkannama, cop dan tarikh5Bagi gaji sediakan Kew.321 (3 salinan)49Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan6Penyata dan dokumen yang disediakan denganlengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeriunutk kelulusan7Terima cek pembayaran daripada BahagianKewangan /AG Negeri7.1Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan7.2Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan8Borang KWSP E dan butiran dicatat:-a)No. Rujukan Majikanb)Nama Majikanc)Alamat Majikand)Caruman bagi tahunane)No. Ahlif)No. Kad Pengenalang)Nama Ahlih)Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis)(termasuk jumlah dan potongan)I)Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidakmencukupi)j)Jumlah bulanank)Tandatangan, nama, Kad PengenalanMajikan dan cop rasmi9Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek10Failkan satu salinan.5010.3Carta Aliran:-Urusan Bayaran Melalui Baucar BerasinganTerima Kew.8 yang diluluskan oleh JabatanPeljaran negeriRekod dalam buku penerimaan suratSediakan pembayaran- baucar berasingandan penyata potonganDapatkan tandatangan Pengetua untukMinta sediakan semulaPerakuan dan pengesahanbaucar potonganTidakLulusLulusYaHantar ke Bahagian Kewangan / AG NegeriMinta dibetulkansemula baucarTidakLuluspenyataLulusYaTerima cek pembayaranRekod butiran cek dalam daftar cekBuat pembayaran kepada pegawai serta jabatanatau syarikat terlibat dengan potonganMasukkan fail5110.4Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Pembayaran BerasinganBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN.2Terima Sijil Gaji Akhir3Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan4Kew.304A disediakan5Kew.304A disediakan - Kew.321 disediakan6Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 danAP 102 (Kew.304)7Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitanpembayaran - diakui sah dan disertakan8Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkapdihantar dalam ( 3 salinan)9Terima cek pembayaran10Rekod butiran cek dalam daftar cek11Uruskan pembayaran dan cek-cek potonganBorang KWSP E dan F12Failkan satu salinan52

ms 53-5811Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai11.1Peraturan-peraturan Yang DipatuhiMenguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai1Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan)2Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat3Surat dokumen perlu diakui sah4Tuntutan tidak berulang/bertindih5311.2Proses Kerja :-Urusan Tuntutan PegawaiBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap olehpegawai yang membuat tuntutan2Mengisi maklumat-maklumat yang terdapatpada Lampiran "A"Muka 11Nama Pegawai2No. Kad Pengenalan3Gred, Kategori dan Jawatan4Gaji, Elaun-elaun5Butir-butir Kenderaan6Alamat Pejabat7Alamat RumahMuka 21Tarikh2Waktu Bertolak dan Sampai3Tujuan/Tempat4Jarak ( KM ) / TambangMuka 31Butir-butir ElaunPejalanan Kenderaan2Butir-butir TambangPengangkutan Jalan3Butir-butir Tuntutan ElaunMakan/HarianMuka 41Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel2Tuntutan PelbagaiMuka 51Tandatangan Pegawai2Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan54Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan3Mengisi butir-butir Baucer Kew.3041Tahun Kewangan2Kod-Kod Pembayaran3Nama Jabatan4Nama Pusat Tangunggjawab5Nama Penerima6No. Kad Pengenalan/Akaun Bank7Alamat8Perihal9Ruang-ruang seperti :I)Maksudii)Jabataniii)PTJiv)Prog/Akt/Amanahv)Objekvi)Amaun10Tandatangan Pegawai yang sediakanTandatangan Pegawai yang periksa2 orang pegawai tandatangan11Ruang tandatangan nama jawatan sertadengan cop mereka4Mengisi butir-butir Kew.304A ( jika penerima lebihdari seorang)55Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan5Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumenberkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputandan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua6Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaandihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeriberserta sampul dan alamat penerima dalamdua salinan7Terima cek pembayaran rekod butiran cekdalam daftar cek8Edarkan cek kepada penerima9Salinan difailkan5611.3Carta Aliran:-Urusan Tuntutan PerjalananSediakan borang mencukupi kepadakakitanganPemohon mengisi butiranperjalananTerima borang dari pemohon dansemakMinta pemohonLengkapkanTidakLengkapbutiran danLengkapdokumenYaSediakan baucer Kew.304, Kew. 304A,kew.302 ( kelompok )Dapatkan tandatangan Pengetua danCop rasmiMinta lengkapkansemulaLengkapYaHantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri( 3 salinan)Kenalpastikesilapanbuat pembetulanLulusYaTerima pembayaran dan rekod butirancekPembayaran kepada pegawai( pemohon berkenaan)5711.4Senarai Semak:-Urusan Tuntutan PegawaiBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Sediakan Borang Tuntutan2Serah borang kepada pegawai yang membuattuntutan3Semak borang tuntutan dan cop rasmi4Dapatkan dokumen tambahan5Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 3026Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani7Dokumen yang lengkap dihantar kepada JabatanAkauntan Negar cwgn Johor8Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negaracwg Johor9Rekodkan butiran cek dalam daftar cek10Bayaran cek kepada pegawai11Failkan58

ms 59 -6212Urusan Arahan Pelbagai Potongan12.1Peraturan-peraturan Yang Perlu DipatuhiUrusan Arahan Pelbagai Potongan1Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan2Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan3Sediakan borang SG 20 untuk Payroll4Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan5Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor12.2Jenis-jenis Potongan Gaji1Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 382Pinjaman Perumahan3Pinjaman Kenderaan4Insuran Takaful5Insuran MNI6Pinjaman Komputer7Pendahuluan Diri ( jika ada)8Sewa Rumah Kerajaan9Tabung Haji10Pemulangan Pinjaman PelajaranNota:-Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepadajumlah gaji dan emolumen lain.Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terusdaripada Biro Angkasa5912.3Proses Kerja :-Urusan Arahan Pelbagai Potongan GajiBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Teima arahan potongan daripada pihak yangKetua PembantuberkenaanTadbira) Cukai Pendapatanb) Pinjaman Perumahanc) Pinjaman Kerajaand) Tabung Hajie) Insuran M.N.I.f) Pinjaman MARA2Semak jenis potongan - pastikan kodnya3Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll.Masukkan amaun potongan dengan 2 salinansurat arahan potongan4Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor6012.4Carta Aliran:-Urusan PelbagaiTerima surat arahan potonganSemak jenis potongan untuk pastikan kodpotonganSediakan Borang SG.20 untuk tindakan gajiHantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwgJohor12.561Senarai Semak:-Urusan elbagai PotonganBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Dapatkan surat arahan potongan2Pastikan jenis potongan3Semak jumlah potongan4Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor62

ms 63 -6613Urusan Perkiraan KWSP13.1Peraturan-peraturan Yang DipatuhiUrusan Perkiraan KWSP1Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri2Sediakan SG. 20 atau baucer berasingan3Pastikan tarikh dan tahun pembayaran4Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini5Dapatkan amaun potongan KWSP6313.2Proses Kerja :-Urusan Perkiraan KWSPBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Memastikan kelulusan Kew. 8JabatanPelajaran2Semak gaji bulananNegeri3Sediakan SG. 204Pastikan tahun pembayaran5Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yangterkini6412.4Carta Aliran:-Caruman KWSPTerima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran NegeriSemak jumlah gajiTindakan Borang Perubahan Gaji /Baucer berasinganSemak jadual KWSP terkini6513.4Senarai Semak:-Urusan Perkiraan KWSPBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan PelajaranNegeri2Menyemak gaji bulanan pegawai3Menyediakan SG. 204Menyemak Jadual KWSP yang terkini JabatanPelajaran Negeri66

ms 67 -7014Urusan Tuntutan Biasiswa14.1Peraturan-peraturan Yang DipatuhiUrusan Tuntutan Biasiswa1Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukanmasing-masing2Asingkan setiap satu Biasiswa3Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasukNo. Akaun Pelajar4Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa5Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar6Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka6714.2Proses Kerja :-Tuntutan BiasiswaBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Menerima senarai nama pelajar yangBiasiswa/Jabatanmendapat biasiswaPelajaran Negeri2Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yangdiperolehi3Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun BankSimpanan Nasional ( Giro )4Hantar senarai nama pelajar berserta denganNo. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke JabatanPelajaran Johor - Unit HEM5Terima senarai nama pelajar yang menerimabiasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan keakaun masing-masing.6Memaklumkan kepada pelajar mengenaikemasukan biasiswa ke akaun mereka6812.4Carta Aliran:-Urusan Tuntutan BiasiswaTerima senarai nama pelajar yang menerimabiasiswa dari Bahagian Biasiswa / JabatanPelajaran NegeriMemohon / menerima Waran Peruntukandaripad Bahagian BiasiswaSediakan baucer tuntutan berserta dengansenarai nama mengikut biasiswa yangditetapkanHantarkan ke Bahagian Kewangan / AG NegeriMenerima pembayaran dari BahagianKewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar6914.4Senarai Semak:-Tuntutan BiasiswaBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Senarai menerima pelajar mendapat2Hantar senarai nama pelajar berserta denganNo. akaun Bank & No. Kad Pengenalan3Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telahdimasukkan ke akaun bank4Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar5Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan70

ms 71-7415Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama14.1Peraturan-peraturan Yang DipatuhiUrusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama1Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatanganpada 1hb. Oktober2Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama3Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan4Hantarkan ke Bahagian Kewangan5Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada7114.2Proses Kerja :-Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan PelajaranBil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan / DirujukSeksi Undang-Undang / Peraturan1Memastikan enrolment yang sebenar denganmenyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuniasrama pada 1hb. Oktober2Sediakan bitang tuntutan- Borang SM tiga salinan3Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranyabetul dapatkan tandatangan Pengetua4Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusanEPCG5Terima penyata SM & AS serta surat akuanperuntukan telah dikreditkan ke akaun6Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakanpermohonan tuntutan tambahan 102 yang keduapad bulan Mei7Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakantambahan ketiga pada bulan Julai7215.3Carta Aliran:-Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan BiasiswaSemak dari Buku Kedatangan Pelajarenrolmen pada 1hb. OktoberSediakan tuntutan dengan menggunakanBorang SM dan ASSemak jumlah tuntutanSemak danBetulkanBetulYaHantarkan ke Unit Kewangan JabatanPelajaran NegeriTerima penyata SM dan AS serta surat akuanbahawa peruntukan telah dikreditkan dalambankKeluarkan resit atas nama Pengarah( Resit dikepil pada penyata )Rekodkan peruntukan di dalam Buku TunaiAkaun Kerajaan atau Asrama mengikutlajur-lajur yang berkaitan7314.4Senarai Semak:-Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan PelajaranBilTindakanTandakan ( _/ )Catatan1Semak buku kedatangan2Semak borang tuntutan3Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG4Terima penyata SM dan AS dan surat akuanperuntukan telah dikreditkan ke akaun bank5Keluarkan resit6Rekod dalam Buku Tunai74

ms 75-7716Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N171Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan2Arahan Perbendaharaan3Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah4Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 19925Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab6Jadual PCB7Jadual Ke 3 KWSP17Senarai Jawatankuasa yang dianggotaiAhli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha18Senarai Borang yang digunakanTiada7519Norma Kerja Bagi Tugas-tugasBilJenis KerjaMasa yang diambilJumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.7620Senarai Tugas HarianJAWATAN :PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17NAMA :JAWATAN :TARIKH :Bil.Tugas saya hari iniCatatan77

Sheet3