Pembantu Tadbir n17 Kewangan

  • View
    940

  • Download
    21

Embed Size (px)

Transcript

PEMBANTU TADBIR KEWANGAN ( N17 ) 1. Pengurusan Buku Tunai 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 3. Penyelenggaraan Buku Tunai Kerajaan Dan Suwa Penyelenggaraan Akaun Subsidiari Penyelanggaran Daftar Bil Penyelanggaran Buku Tunai PWR Menyediakan Pesanan Sekolah (LO) Menyediakan Baucer Bayaran

Penyediaan Emolumen 3.1. Urusan bayaran gaji (Tunggakan , Pelarasaan Dan Pergerakan Gaji) 3.2. Urusan Pelbagai Potongan 3.3. Urusan Pelbagai Tuntutan

4. 5. 6. 7.

Menyediakan Tuntutan PCG Menyediakan Pelarasan PCG Pengurusan Menyimpan Semua Rekod / Dokumen / Fail Kewangan Menjalankan Lain-Lain Tugas Yang Diarah Oleh Pengetua Atau Wakilnya Dari Masa Ke Semasa

1

KANDUNGAN 1. 1. 2. 3. 4. 5. Objektif Ojektif Sekolah Carta Organisasi Sekolah Carta Organisasi Sekolah (Kedudukan Pembantu Tadbir P/O) Senarai Tugas, Kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai lain Peraturan-Peraturan Pentadbiran, Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan 5.1. urusan pembayaran 5.2. urusan penyelenggaraan daftar bil 5.3. urusan penyediaan buku tunai kerajaan & suwa 5.4. urusan penyediaan akaun subsidiary 5.5. urusan pesanan sekolah (LO) 5.6. urusan baucer bayaran 5.7. urusan penyediaan gaji / tunggakan / pelarasan 5.8. urusan pelbagai potongan 5.9. urusan pelbagai tuntutan 5.10. urusan menyediakan tuntutan bantuan perkapita PCG 5.11. urusan penyediaan pelarasan PCG 5.12. urusan menyimpan semua rekod / dokumen / fail kewangan 6. 7. 8. 9. 10. Senarai undang-undang dan peraturan Senarai borang-borang yang digunakan Senarai jawatankuasa yang dianggotai Norma kerja bagi tugas-tugas yang dijalankan oleh Pembantu Tadbir (Kewangan) Senarai tugas harian

2

Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Lain Di Sekolah Jawatan : Pembantu Tadbir N17 Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Tugas Dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas PegawaiPegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan PAP N1 Urusan potostast dokumen kewangan. Menghantar baucer dan surat berkaitan kewangan ke Bahagian Kewangan KPM, JPTEK dan AG. Mendapatkan failfail berkaitan kewangan apabila diperlukan. Guru-guru / staf sokongan yang lain Dapatkan dokumen berhubung dengan tuntutan / lain-lain

Pengetua Melulus dan memperaku semua perkara urusan kewangan. Juru Audit Dalaman. Menyemak semula dan memperaku semua perkara urusan kewangan Penolong Kanan Menyemak, Melulus dan memperaku semua perkara urusan kewangan Pembantu Tadbir Menyedia, Menyemak dan memperaku semua perkara urusan kewangan.

1. 2. 3. 4.

Pengurusan Akaun Pengurusan Buku Tunai Menyediakan Tuntutan PCG Pengurusan Menyimpan Semua Rekod / Dokumen / Fail Kewangan Menjalankan Lain-Lain Tugas yang diarah oleh Pengetua atau wakilnya dari masa ke semasa.

Menerima borang permohonan / tuntutan daripada guru-guru / staf sokongan berkenaan. Menerima invois dan bil-bil tuntutan daripada syarikat Mengeluarkan resit terimaan Menyediakan pesanan tempatan Menandatangani baucer bayaran di ruangan disediakan. Menyimpan selamat Buku Tunai, Resit, baucer dan semua dokumen kewangan.

8.

3

Hubungan Luar - Pegawai di Bahagian Kewangan KPM / AG / JPTEK - KWSP - Lembaga Hasil dalam negeri - Bekalan air - Telekom - Tenaga Nasional - lain-lain agensi Kerajaan berkaitan - Koperasi / yang berkaitan.

4

6.1.3. CARTA ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT (Rekod Terimaan Waran / Tambahan / Pengurangan) Mula Sediakan indeks rujukan dan setiap muka surat diberi nombor mengikut siri / aktiviti /objek. -Rekod butiran waran yang kanan diluluskan -Rekod jumlah waran tambahan diruangan tarikh,amaun yang diluluskan dan campurkan diruangan jumlah hingga tarikh. -Rekod pengurangan peruntutkan Terima waran dari JPT

-Rekod pecahan butiran mengikut Kod PTJ -Rekod jumlah peruntukan anggaran tahunan -Rekod butiran waran peruntukan tambahan

kiri

Rekod dalam buku Vot - waran peruntukan / tambahan diruangan 1,2,4,5, 7 dan 11 - waran tarikh balik diruangan 1,2,4,5,6 dan 11 Sediakan 3 salinan borang kelompok Rekod dalam buku kawalan kelompok Semak / Betul Dan lengkapkan Dapatkan tandatangan Pengetua / PK / KPT

Tidak

Lengkap ? Ya Hantarkan 2 salinan borang kelompok serta salinan waran / tambahan / pengurangan peruntukan ke AG 1 salinan dalam fail tamat

5

CARTA ALIRAN PROSES PENYELENGGARAAN BUKU VOT (Rekod Perbelanjaan)

mula

Sekiranya pesanan kerajaan dikeluarkan rekod jumlah tanggungan dalam buku vot diruangan 1,2,4,5,8,9,10 dan 11 sekiranya pesanan dibatalkan rekod diruangan 1,2,4,5,8,9,10 dan 11 sekiranya amaun bayaran sama dengan amaun tanggungan rekod diruangan 1,2,4,5,6,8,9,10 dan 11

tamat

6.1.4. Senarai Semak Menyelenggara Buku Vot

6

Bil 1.

Tindakan Sediakan indeks rujukan dan setiap muka surat diberi nombor mengikut siri

Tanda ( _/ )

Catatan

2.

Pastikan butir-butir pecahan kepala direkod mengikut kod PTJ di muka surat atas di sebelah kiri a. Vot B (mengurus) b. Vot P (pembangunan)

3. Pastikan jumlah peruntukan anggaran tahunan direkodkan di muka surat atas di sebelah kiri.

4.

Tentukan butir-butir waran yang diluluskan direkodkan di muka surat atas di sebelah kanan.

5

Pastikan butir-butri waran peruntukan tambahan direkodkan di muka surat atas di sebelah kiri diruangan peruntukan seperti di dalam anggaran tambahan Tentukan jumlah peruntukan asal dan tambahan direkod dimuka surat atas di sebelah kanan a. tarikh waran, b. amaun yang diluluskan dan c. campurkan jumlah yang diluluskan dengan baki sebelumnya diruangan Jumlah hingga tarikh

6.

7.

Pastikan butir-butir peruntukan asal dan tambahan direkod dalam buku vot diruangan 1,2,4,5,7 dan 11

8.

Pastikan butir-butir pengurungan peruntukan direkodkan di muka surat atas di sebelah kanan

7

a. tarikh waran b. jumlah yang dikurangkan dalam kurungan dan c. tolak jumlah yang dikurangkan dari baki jumlah hingga tarikh 9. Sediakan borang kawalan kelompok (Kew.302) bagi waran peruntukan / tambahan / pengurangan peruntukan dalam 3 salinan.

10. Rekod dalam buku kawalan kelompok

11. Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Penolong Kanan / Ketua Pembantu Tadbir 12. Hantarkan 2 salinan borang kelompok berserta salinan waran ke Jabatan Akauntan Negara dan 1 salinan dalam fail. 13. Pastikan pembelian melalui pesanan dipertanggungkan ke dalam buku vot :kerajaan

- semak rekod di antara pesanan dan di ruangan tanggungan belum selesai. Pastikan pembatalan tanggungan diselaraskan ke dalam 14. buku vot a. tarikh pembatalan b. butir-butir tanggungan yang dibatalkan c. jumlah tanggungan yang dibatalkan direkod diruangan tanggungan dikenakan dalam kurungan d. tolak jumlah tanggungan yang dibtalkan dari tanggungan belum selesai dan e. campurkan jumlah tanggungan yang dibatalkan kepada baki masih ada.

15. Pastikan perbelanjaan yang dilakukan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan.

8

16. Kemaskinikan buku vot bagi menunjukkan baki masih ada bagi setiap masa.

17. Pastikan pemadam / pemutih tidak digunakan untuk membetulkan kesilapan.

18. Sekiranya ada pembatalan, buat satu garisan dan tandatangan ringkas diturunkan.

19. Pastikan tandatangan ringkas diturunkan pada setiap kemasukan ke dalam buku vot.

6.2.

Urusan menyediakan Penyata Penyesuaian Buku Vot Dengan Flimsi 6.2.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 6.2.1.1. dapatkan laporan flimsi dari Jabatan Akauntan Negara 9

6.2.1.2. 6.2.1.3.

menyemak maklumat di dalam laporan terperinci perbelanjaan berbanding dengan maklumat yang direkodkan dalam buku vot. menyediakan penyata penyesuaian untuk hantar ke Jabatan Akauntan Negara dua minggu selepas menerima laporan terperinci perbelanjaan.

6.2.2. PROSES KERJA BAGI MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BUKU VOT Bil 1. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Seksi UndangUndang Peraturan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/87, 8/93, Surat Pekeliling Kewangan Bil.16/92 Arahan Pebendaharaan Buku Vot flimsi - sekiranya baki peruntukan berbeza dgn baki dalam buku vot, sediakan penyata penyesuaian mengikut Format A, A1, A2 dan A3 - Jika perlu,baucer jernal pelarasan perlu disediakan untuk selaraskan perbelanjaan yang tersalah saj oleh pihak Sekolah atau pihak Jabatan Akauntan Negara. 2. Catatan yang tidak ditanda dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan dan di ruangan Debit dan Kredit buku vot bagi bulan berkenaan dan bulan-bulan sebelumnya hendaklah dimasukkan ke dalam penyata penyesuaian. Catatan debit di buku vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan 10

Menyemak laporan terperinci perbelanjaan Pengetua / dengan buku vot Pen. Kanan (P) / - setiap catatan di dalam laporan Pen.Kanan terperinci perbelanjaan hendaklah disemak (HEM) / dengan catatan diruangan debit (6) dan kredit (7) di buku vot dan ditanda Ketua Pem.Tadbir dengan ( / ) - sekiranya baki peruntukan dan catatan di dalam kedua-dua rekod adalah sama, sahkan betul

3

ini adalah catatan-catatan debit di buku vot yang tidak ditanda dengan ( / ) [ tidak termasuk baucer-baucer bayaran ]. Catatancatatan ini hendkalah disenaraikan di Format A. 4. Tanggungan belum selesai di Buku Vot ini adalah amaun yang ditunjukkan di bawah ruangan Tanggungan Belum Selesai Buku Vot seperti pada akhir yang berkenaan dan hendaklah di catat di Format A Catatan kredit di Laporan Terperinci Perbelanjaan yang tidak terdapat di buku vot ini adalah catatan-catatan yang tidak ditanda dengan ( / ) di Laporan Terperinci Perbelanjaan bulan berkenaan dan bulanbulan sebelumnya yang menambahkan baki peruntukan. Catatan-catatan ini hendaklah disenaraikan di Format A3 dan hanya jumlahnya dicatat ke dalam Format A Catatan kredit di buku vot yang tidak terdapat di Laporan Terperinci Perbelanjaan catata