9
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Evaluasi
Evaluasi merupakan salah satu sarana yang penting dalam melakukan
kegiatan, baik kegiatan dalam usaha maupun dalam pendidikan. Setiap
berjalannya kegiatan biasanya evaluasi dilakukan untuk menilai dan mengkaji
ulang, guna memperbaiki atau menilai kegiatan tersebut sudah sesuai dengan
apa yang diinginkan. Pengertian evaluasi yang dikemukakan oleh para ahli
yaitu Menurut Hadi (2011:13) dalam bukunya yang berjudul Metode Riset
Evaluasi, mendefinisikan evaluasi sebagai “Proses mengumpulkan informasi
mengenai objek, menilai objek, dan membandingkanya dengan kriteria,
standar dan indikator”. Sedangkan menurut Husni (2010:971) dalam
http://digilib.unila.ac.id/934/9/BAB%20II.pdf menyatakan bahwa: “Evaluasi
adalah suatu proses untuk menyediakan informasi mengenai hasil penilaian
atas permasalahan yang ditemukan”. Kemudian menurut Arikunto (2010:1)
mengatakan bahwa: “Evaliasi sebagai sebuah proses menentukan hasil yang
telah dicapai dari beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung
tercapainya tujuan
B. Pengertian Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2013:5) mengatakan bahwa: “Sistem adalah
suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
10
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, dan prosedur adalah urutan
kegiatan krikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan serta
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Sedangkan menurut Mohamad Subhan (2012:8) dalam bukunya
yang berjudul Analisa Perancangan Sistem, mendefinisikan pengertian
dari sistem dapat diartikan sebagai “Suatu kumpulan atau himpunan dari
unsur, komponen, atauvariabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem juga
merupakan kumpulan elemen-elemen saling terkait dan bekerja sama
untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistemdan
mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang
diinginkan”.
Kemudian pengertian sistem menurut Yakub (2012:1) dalam
bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Informasi, mendefiniskan sistem
adalah “Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang
sama untuk mencapai tujuan, dan Sistem merupakan jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.
Dari Pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
merupakan suatu kumpulan prosedur dan komponen yang saling berkaitan
erat dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang
diinginkan.
11
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Pengelolaan perusahaan yang dilakukan untuk proses berkelanjutan
dan keinginan mencapai tujuan yang lebih baik, maka suatu perusahaan
memerlukan sistem yang dapat digunakan untuk mempermudah proses
jalanya usaha tersbut. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan sebuah
sistem untuk mengaturnya, dan sistem tersebut diantaranya adalah sistem
akuntansi. Sistem akuntansi digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan
yang efesien dan efektif. Menurut para ahli, ada beberapa definisi sistem
akuntansi diantaranya menurrut Mulyadi (2014:3) menjelaskan dalam
bukunya Sistem Akuntansi, mengatakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen
guna mempermudah pengelolaan perusahaan”.
Menurut Azhar Susanto (2011:124) dalam http://elib.unikom.ac.-
id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-siskamariy-34974-8-12.uniko-2.pdf
mengatakan bahwa: “Sistem akuntansi dapat didefinisikan sebgai
kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu sama
lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengelolah data keuangan
menjadi informasi keuangan yang diperlukan oleh pengambil keputusan
dalam proses pengambilan keputusan dibidang keuangan’’.
3. Tujuan dan Pengembangan Sistem Akuntansi
Semua perusahaan memiliki tujuan untuk mendapatkan
keuntungan dan kelancaran dalam melakukan proses usaha yang sedang
12
dijalankan. Dalam mewujudkan hal tersebut perusahaan dapat membuat
sistem akuntansi yang berguna bagi pihak yang membutuhkan terutama
pihak intern perusahaan. Tujuan dari pengembangan sistem akuntansi
menurut Mulyadi (2014:19-20) dalam bukunya Sistem Akuntansi,
mengungkap bahwa sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
Artinya kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika
perusahaan baru dibentuk dan didirikan atau suatu perusahaan
menciptakan usaha yang baru untuk pengembangan.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang ada.
Maksudnya adalah penyajian informasi yang sudah ada biasanya tidak
dapat memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan, baik dalam hal
mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang sudah ada
dalam laporan perusahaan. Hal seperti ini biasa terjadi akibat
berkembangnya usaha yang dijalankan sehingga membutuhkan sistem
akuntansi untuk penyajian dan struktur informasi yang lebih baik dan
tepat penyajianya dengan struktur informasi yang akurat yang
dibutuhkan oleh manajemen perusahaan.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dengan pengecekan
intern, karena akuntansi merupakana alat yang digunakan untuk
pertanggung jawaban organisasi atau perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya krikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Artinya pengembangan sistem akuntansi biasanya
13
digunakan untuk menghemat biaya yang dikeluarkan, dengan cara
mempertimbangkan besarnya ekonomi yang dikeluarkan dengan
manfaat sumber informasi yang didapatkan oleh perusahaan. Dari
tujuan dan pengembangan yang telah ditulis di atas, dapat diambil
kesimpulan bahwa tujuan sistem akuntansi adalah memberikan
informasi yang digunakan oleh pihak intern perusahaan atau pihak
ekstern perusahaan. Informasi yang disajikan merupakan gambaran
tentang aktivitas sistem yang sudah ada di perusahaan. Aktivitas
sistem perusahaan tersebut apakah sudah sesuai dengan sistem
pengendalian intern yang baik serta untuk mengurangi kesalahan
dalam menyajikan laporan akuntansi.
4. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Terdapat 5 unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2014:3-5) yaitu:
a. Formulir.
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir ini biasanya dijadikan sebagai bukti transaksi yang
pertama kali dijadikan dasar pencatatan atau perekaman informasi
akuntansi. Contohnya adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek
dan lain-lain.
b. Jurnal.
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainya. Jurnal ini terdapat peringkasan catatan yang kemudian
14
hasilnya di-posting ke rekening yang bersangkutan yaitu buku besar.
Contohnya adalah jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, dan lain-lain.
c. Buku Besar (General Ledger).
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu.
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening buku pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam buku besar.
e. Laporan.
Merupakan hasil akhir dari proses akuntansi. Laporan ini berisi
beberapa laporan keuangan yang dapat berupa laporan laba dan rugi,
laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, dan lain-
lain.
C. Pengertian Pembelian
Perusahaan yang memiliki manajemen dalam kegiatan produksi,
memerlukan proses pembelian bahan baku untuk mempermudah dan
memperlacar proses kegiatan produksi. Oleh karena itu proses pembelian
bahan baku merupakan hal yang terpenting dalam kegiatan usaha. Pembelian
merupakan proses pengadaan barang atau bahan baku yang akan digunakan
oleh perusahaan untuk kegiatan produksi.
15
Transaksi dalam pembelian terdapat dua macam yaitu transaksi
pembelian lokal dan pembelian impor. Menurut Mulyadi (2014:299) dalam
bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, mengatakan bahwa: “Pembelian
lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian
impor adalah pembelian dari pemasok dari luar negeri”.
Maka dapat diambil kesimpulan bahwa pembelian merupakan proses
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi dan
memperlancar kegiatan produksi. Selain mendapatkan bahan baku yang
digunakan untuk proses produksi, pembelian juga dilakukan sebagai bentuk
keseimbangan ketersediaan barang atau bahan baku yang ada di gudang agar
proses pemenuhan stok barang yang ada di gudang selalu terpenuhi. Dalam
fungsi pembelian juga memastikan bahwa ada keseimbangan antara
persediaan bahan dengan tingkat inventaris, sehingga perusahaan dapat
mempertahankan posisi laba yang menyangkut biaya bahan agar dapat terus
beroprasi.
D. Pengertikan Bahan Baku
Pengertian bahan baku menurut M.Alan Jayaatmaja (2010:9) dalam
http://repository.widyatama.ac.id, pengertian bahan baku adalah: “Bahan
yang dipergunakan dalam proses produksi pada periode yang bersangkutan”.
Pengunaan bahan baku pada perusahaan biasanya diperoleh dari pembelian
lokal, pembelian import atau bisa jadi dari pengolahan sendiri. Adapun jenis
jenis-jenis bahan baku dapat dibedakan menjadi:
16
1. Bahan baku langsung
Bahan baku langsung atau direct material yaitu semua bahan baku
yang merupakan bahan yang menjadi bagian yang diperlukan untuk
melengkapi produk jadi suatu perusahaan dan dapat ditelusur dengan
mudah ke produk jadi tersebut. Biaya yang dikeluarkan untuk membeli
bahan baku langsung ini mempunyai hubungan erat dan sebanding dengan
jumlah barang jadi yang dihasilkan. Jadi bahan baku ini merupakan
elemen biaya produksi langsung.
2. Bahan baku tidak langsung.
Bahan baku tidak langsung atau disebut juga dengan indirect
material, adalah bahan baku yang ikut berperan dalam proses produksi
tetapi tidak secara langsung tampak pada barang jadi yang dihasilkan.
Dilihat dari pengertian bahan baku dapat disimpulkan bahwa bahan baku
memiliki dua jenis bahan baku yaitu bahan baku langsung dan bahan baku
tidak langsung, dimana bahan tersebut digunakan untuk proses produksi
yang diolah dari bahan jadi sampai menjadi barang siap dijual.
E. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Dalam proses penggunaan bahan baku untuk produksi, perusahaan
dapat menggunakan sistem yang sesuai dengan kegiatan yang ada. Oleh
karena itu, adanya sistem dan prosedur-prosedur pembelian yang baik
diharapkan akan memperlancar dan mempermudah kegiatan produksi
perusahaan.
17
1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2014:300) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Akuntansi, terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pembelian antra
lain:
a. Fungsi Gudang: Fungsi Gudang ini bertanggungjawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima
oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai
(tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang) permintaan
pembelian diajukan oleh pemakai barang.
b. Fungsi Pembelian: Fungsi pembelian ini bertanggungjawab untuk
memperoleh informasi mengenai harga, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian
kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan Barang: Fungsi penerimaan barang ini
bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,
dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok dan membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari
pemasok.
d. Fungsi Akuntansi: Fungsi akuntansi ini bertanggungjawab atas
pencatatan yang berhubungan dengan transaksi persediaan bahan baku
dan fungsi pencatatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
pencatatan utang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi
18
pembelian, register bukti kas keluar, dan menyelenggarakan arsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
utang atau penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli dan dicatat dalam
kartu persedian.
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem AkuntansiPembelian.
Menurut Mulyadi (2014:301-303) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Akuntansi, mengungkapkan bahwa jaringan prosedur yang
membentuk sistem akuntansi pembelian meliputi:
a. Prosedur Permintaan Pembelian.
Untuk Prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.
Dalam Fungsi pembelian mengirimkan formulir permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian. Perusahaan
biasanya menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok,
sehingga sistem akuntansi pembelian dapat dibagi sebagai berikut:
1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung
oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.
2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
19
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu
dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling
sedikit tiga pemasok dan didasarkan pertimbangan harga
penawaran dari para pemasok tersebut.
3) Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang
diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.
c. Prosedur Order Pembelian.
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit lain dalam
perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang.
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok
dan membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian (Surat Order Pembelian,
Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari pemasok) dan
20
menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagi catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian.
Dalam prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
Gambar 1 . Jaringan prosedur dalam sistem Akuntansi pembelian
(Mulyadi, 2014:301)
21
3. Dokumen-Dokumen Yang Digunakan Sebagai Dasar Pencatatan
Pada Sistem Akuntansi Pembelian.
Menurut Mulyadi ( 2014: 303-308) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen yang digunakan sebagai dasar
pencatatan Pada sistem akuntansi pembelian terdiri dari:
a. Surat Permintaan Pembelian.
Dokumen ini merupakan formulir yang di isi oleh bagian gudang
untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang
dengan jenis, jumlah, mutu, dan seperti yang ada dalam surat tersebut.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga.
Dokumen ini digunakan untuk penawaran harga bagi barang yang
pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut
jumlah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian.
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari:
1) Surat Order Pembelian: Dokumen ini merupakan lembar pertama
surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai
order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2) Tembusan oleh pemasok: Tembusan ini dikirimkan kepada
pemasok, diminta tanda tangan dari pemasok dan dikirim kembali
ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order
22
pembelian, serta kesanggupan dalam memenuhi pengiriman
barangnya seperti dalam dokumen.
3) Tembusan bagi unit perminta barang: Tembusan ini dikirimkan
kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
diminta telah dipesan.
4) Asrip tanggal permintaan: Tembusan ini disimpan oleh bagian
pembelian menurut tanggal penerimaan sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyidikan jika barang tidak datang pada
waktu yang ditetapkan.
5) Arsip pemasok: Tembusan ini disimpan oleh pembelian menurut
nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.
6) Tembusan fungsi penerimaan: Tembusan ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagi otoritas untuk menerima barang yang jenis,
spesifikasi, mutu, kualitas dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
7) Tembusan fungsi akuntansi. Tembusan ini dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang
timbul dari transaksi pembelian.
d. Laporan Penerimaan Barang.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa
barang yang diterima pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
23
mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam Surat order
pembelian.
e. Surat Perubahan Order Pembelian.
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi Surat order pembelian
yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti Kas Keluar.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
4. Catatan-Catatan Akuntansi Yang Digunakan Pada Sistem Akuntansi
Pembelian.
Menurut Mulyadi (2014:308-310) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Akuntansi, catatan yang digunakan untuk transaksi pembelian
adalah:
a. Bukti Kas Keluar (Voucher Register).
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
register bukti kas keluar.
24
b. Jurnal Pembeliana.
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
jurnal pembelian.
c. Kartu Utang.
Kartu utang adalah buku pembantu untuk mencatat utang dari
pemasok. Catatan akuntansi ini merupakan catatan pembantu yang
berisi rincian mutasi dan saldo utang perusahaan kepada tiap-tiap
kreditnya.
d. Kartu Persediaan.
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu untuk mencatat
harga pokok persedian (HPP) yang dibeli.
5. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem
akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok
pengendalian intern akuntansi, diantaranya yaitu menjaga kekayaan
(persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas
keluar yang akan dibayar) menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi (utang dan persediaan). Menurut Krismiaji (2010:218) dalam
http://digilib.mercubuana.ac.id/manager/n!@file_skripsi/Isi22774203226
65.pdf mengatakan bahwa: “Pengendalian intern adalah rencana
organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi
aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
25
memperbaiki efesiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan
manajemen”.
Menurut Mulyadi (2014:313) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Akuntansi, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari:
a. Organisasi.
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi
pembelian, ada dua unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut
dijabarkan sebagai berikut:
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Artinya
pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Artinya
salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi
akuntansi.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang. Artinya
fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung
jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari
pemasok.
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang atau lebih satu fungsi. Artinya setiap transaksi harus
dilaksankan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau
lebih dari satu fungsi.
26
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh
yang memiliki wewenang. Untuk itu setiap transaksi yang terjadi
dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.
Menurut Mulyadi (2014:314-315) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Akuntansi, adapun sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
terdiri dari:
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala fungsi
pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
3) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang.
4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat
yang lebih tinggi.
5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan
barang, dan faktur dari pemasok.
6) Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
27
c. Praktik yang Sehat.
Menurut Mulyadi (2014:317-328) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Akuntansi, praktik yang sehat terdiri dari:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
Artinya dalam penggunaan formulir yang digunakan oleh
perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut
tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki
wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
2) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
Artinya pemasok harus dipilih tidak berdasarkan hubungan
istimewa dan pribadi diantara fungsi pembelian dengan pemasok,
namun berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang
diterima dari berbagai pemasok.
3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari
fungsi pembelian.
Artinya dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur-unsur
sistem pengendalian intern berikut ini: tidak ada barang yang
diterima oleh fungsi penerimaan tanpa didahului dengan
dikeluarkan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima
dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang
28
tersebut dan membandingkan barang yang diterima dengan
tembusan surat-surat order pembelian.
Artinya agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli
sesuai dengan yang dipesan.
5) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
Artinya bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi
setelah ini melakukan pengecekan harga, syarat pembelian, dan
ketelitian perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam faktur
pemasok.
6) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku
besar.
Artinya rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang
dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari
sumber yang sama.
7) Pembayaran faktur dilakukan sesui dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.
Artinya jika perusahaan memperoleh potongan tunai dari pemasok
karena melunasi kewajibanya dalam jangka waktu potongan (cash
discount period) berarti dapat menghemat kekayaan perusahaan.
29
8) Bukti Kas Keluar beserta dokumen pendukung dicap “Lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Artinya bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan
untuk memberi otorisasi fungsi keuangan untuk mengisi cek dan
mengirimkan cek tersebut kepemasok.
6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Flowchart
Menurut Krismiaji (2010) dalam bukunya Sistem Informasi
Akuntansi, mengatakan bahwa "Flowchart (Bagan alir) merupakan teknik
analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi
secara jelas, tepat dan logis".
Berikut adalah bagian-bagian yang berkaitan dengan sistem pembelian
akuntansi:
a. Bagian Gudang:
1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dua lembar
berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang
tercantum dalam kartu gudang.
2) Mengirim lembar ke-1 Surat Permintaan Pembelian ke bagian
pembelian.
3) Mengarsipkan Surat Permintaan Pembelian lembar ke-2 dalam
arsip menurut nomor urutnya.
4) Menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian sebagai
pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan
30
5) Mengarsipkan Surat Order Pembelian ke dalam arsip menurut
nomor urutnya.
6) Menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian penerimaan.
7) Mencatat Laporan Penerimaan Barang dalam Kartu Gudang.
b. Bagian Pembelian:
1) Menerima Surat Permintaan Pembelian dari bagian gudang.
2) Membuat Surat Penawaran Harga yang dikirim kepada pemasok.
3) Menerima Surat Penawaran Harga dari pemasok.
4) Membuat perbandingan harga atas dasar Surat Penawaran
Hargayang diterima dari para pemasok.
5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga.
6) Membuat Surat Orderan Pembelian untuk pemasok yang dipilih.
7) Mendistribusikan Surat Order Pembelian sebagi berikut:
a) Lembar ke-1, dikirim ke pemasok yang dipilih.
b) Lembar ke-2, dikirim setelah ditandatangani oleh pemasok,
dikembangkan ke perusahaan sebagai pengakuan dan
penerimaan order pembelian.
c) Lembar ke-3, dikirim ke bagian penerimaan guna
memberikan otorisasi kepada bagian tersebut untuk
menerima barang dari pemasok yang tercantum dalam
dokumen.
31
d) Lembar ke-4, dikirim ke bagian utang untuk memberitahukan
bahwa perusahaan suatu saat akan mempunyai kewajiban
kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut.
e) Lembar ke-5, dikirim ke unit organisasi permintaan barang
(dalam hal ini bagian gudang) untuk memberitahukan bahwa
barang yang diminta sudah diproses pemesananya.
f) Lembar ke-6, diarsipkan sementara menurut tanggal
penerimaan barang yang diharapkan.
g) Lembar ke-7, disimpan arsip menurut nama pemasok. Arsip
surat order pembelian lembar ke-7 ini denganSurat
Permintaan Pembelian lembar ke-1 dan perbandingan harga.
Arsip ini digunakan oleh bagian pembelian untuk mengikuti
Order Pembelian yang dibuatnya. Bagian pembelian
bertanggungjawab membuat orde permbelian sampai
diterimanya barang yang dipesan.
8) Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dari bagian
penerimaan.
9) Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalam Surat Order
Pembelian lembar ke-6 dan lembar ke-7.
10) Memindahkan Surat Order Pembelian yang telah diterima.
11) Mengirimkan Laporan Penerimaan Barang ke bagian utang.
12) Menerima faktur dari pemasok.
32
13) Menerima faktur dari pemasok untuk menentukan apakah
pemasok telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas dan
telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat
pembelian.
14) Mengirim faktur ke bagian gudang.
c. Bagian Penerimaan.
1) Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-3 dari bagian
pembelian.
2) Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari
pemasok.
3) Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas
maupun mutu barang, berdasarkan informasi dalam Surat Order
Pembelian Lembar ke-3.
4) Membuat Laporan Penerimaan Barang tiga lembar.
5) Mendistribusikan Laporan Penerimaan Barang sebgaai berikut:
a) Lembar ke-1: dikirim kebagian utang via bagian pembelian.
b) Lembar ke-2: dikirim kebagian gudang bersama dengan
barang yang bersangkutan.
c) Lembar ke-3: disimpan dalam arsip menurut nomor urut
Laporan Penerimaan Barang dilampirkan dengan Surat Order
Pembelian lembar ke-3 dan surat pengantar dari pemasok.
33
d. Bagian Utang.
1) Menerima Surat Order Pembelian lembar ke-4 dari bagian
pembelian.
2) Menerima Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1 dari bagian
penerimaan barang via bagan pembelian.
3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian.
4) Membandingkan faktur pemasok, Laporan Penerimaan Barang
dan Surat Order Pembelian, untuk menentukan apakah tagihan
yang diterima dari pemasok adalah barang yang sudah diterima
oleh perusahaan dan untuk barang yang dipesan oleh perusahaan.
5) Membuat Bukti Kas Keluar sebanyak tiga lembar.
6) Mencatat Bukti Kas Keluar ke dalam register bukti kas keluar.
7) Mengirimkan Bukti Kas Keluar ke kartu persediaan dan kartu
biaya.
8) Mengarsipkan Bukti Kas Keluar lembar ke-1 dan ke-3 beserta
dokumen pendukungnya kedalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar menurut tanggal jatuh tempo faktur.
e. Bagian Kartu Persediaan
1) Memerima Bukti Kas Keluar lembar ke-2 dari bagian utang.
2) Mencatat barang yang dibeli dalam Kartu Persediaan.
3) Menyimpan Bukti Kas Keluar dalam arsip menurut nomor
urutnya.
34
Bagian gudang
Gambar 2 : Bagan Alir Sistem Pembelian
(Mulyadi,2014:320)
35
Bagian Pembelian
Gambar 3: Bagan Alir Sistem Pembelian kredit (Lanjutan)
(Mulyadi, 2014:321)
Catatan :
SPP : Surat Penerimaan Pembelian
SOP : Surat Order Pembelian
SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga
SPH : Surat Penawaran Harga
PH : Penawaran Harga
36
LPB: Laporan Penerimaan Barang
Gambar 4: Bagan Alir Sistem Pembelian (Lanjutan)
(Mulyadi, 2014:322)