Fastighetsföretagande i offentlig sektor
Strategiska frågor och den samlade kunskapen
Kap 10
Modeller för att organisera ägda fastigheter
Aktörer/organisatoriska enheter
Central ledning(politiker/verkställande
ledn. dpt, gen dir, stadsdir)
Fastigheter(bolag/förvaltning
Kommun stat)
Verksamhet(Mynd/förvaltn
univ,försvarmakt, skolförv)
Modeller för att organisera ägda fastigheter
Tre huvudmodeller för hur fastighetsförvaltning traditionellt organiseras inom offentlig sektor:
1. Verksamheterna har ägarrollen (även om de inte formellt äger) och förvaltar fastigheterna som en del i sin löpande verksamhet.
2. Ansvaret för fastigheterna finns hos en särskild enhet direkt under den centrala ledningen och finansieras med anslag från ledningen. Brukarna betalar inget för lokalerna.
3. En intern marknad för lokaler och lokaltjänster.
Modell 1: Lokalerna förvaltas som en integrerad del av verksamheten
• Sannolikheten för en professionell och effektiv fastighetsorganisation minskar - Fastighetsfrågorna ges relativt låg prioritet. (ingen kärnverksamhet)
• Utspridda och små fastighetsenheter (låg kompetens).
• Stor risk för suboptimeringar (kortsiktigt och taktiskt agerande exvis spara på underhåll)
• Fastighetsförvaltningen tenderar att få för korta tidsperspektiv.
• Fastigheterna kan lätt anpassas till verksamhetens behov
• Verksamhetsanslaget som ska täcka lokalkostnaderna, ger ekonomiska incitament för att hushålla med lokaler.
• Korta beslutsvägar i fastighetsfrågor (behovs-effektuerande)
Argument för Argument mot
Modell 2: Lokalerna förvaltas som en särskild anslagsfinansierad fastighetsenhet
• Svaga ekonomiska incitament för att hushålla med lokaler.
• Enheter kräver större och bättre lokaler. (kostar inget)
• Svårförhandlade lokalbehovsframställanden. (vilka är behoven eg ?)
• Modellen svår att förena med ett decentraliserat rambudget-system (prioritering mellan resurser.)
• Professionell fastighets-organisation för byggande o förvaltning
• Långsiktigt perspektiv –koncernnytta genom samordning.
Argument för Argument mot
Modell 3: Den interna marknad för lokaler (vanligast förekommande)
• Risk för ojämbördiga förhållanden i förhandlingar om lokalförsörjnings- och hyresfrågor
• Viss risk för att dubbla kompetenser byggs upp
• Risk för att lokalsamordningsmissar uppstår mellan verksamheter
• Incitamentsparadoxer - ”spar mer så får ni mindre pengar”
• Det skapas en professionell fastighetsorganisation med koncernperspektiv
• Verksamhetsanslaget som ska täcka avtalsenliga lokalkostnader, detta ger ekonomiska incitament att hushålla med lokaler.
• Lokalanpassning möjlig genom avtal om lokalfunktion och lokalkvalitet
Argument för Argument mot
Modell 3: Intern marknad för lokaler
Rollfördelning mellan centrala ledningen, fastighet och verksamhet:
Centrala ledningen• Fastställer mål och anslag för de olika verksamheterna.• Ger direktiv till fastighetsenheten och förser enheten med kapital.• Tar större långsiktiga strategiska fastighetsbeslut.
Fastighetsenheten• Hyreskontrakt med verksamheten, finansieras via hyresintäkter.• Levererar rimlig avkastning på eget kapital till centrala ledningen.• Förvaltar fastighetsbeståndet utifrån direktiv från den centrala
ledningen och utifrån vad som sägs i kontrakten med verksamheterna.
Verksamheterna• Hyreskontrakt med fastighetsenheten, hyra med anslagna medel.
Kap 11
Intern hyresmarknad Hyresvärd / Hyresgäst
Internhyresavtal
Intern hyresmarknad och Internhyressystem
Internhyra är det när:• Fastighetsansvarig och verksamhetsansvarig ytterst har
samma huvudman och inte är juridiskt bindande
Syftet med internhyran är att:• Ge information till verksamheter och beslutsfattare om vad
lokaler kostar –hur stor del av verksamhetskostnaderna som utgörs av lokaler
• Genom att avspegla kostnaderna som drabbar verksamheterna, påverka dessa för ett bättre hushållande med lokaler –skapa incitament !
Internmarknad/Internhyra/internpris
• Fördelar• Medvetandegör lokalanvändarna om
lokalkostnaden
• Styrningseffekt
• Lokaler som inte behövs lämnas
• Underlag för prisjämförelser
• Intresset för lokalresursplanering ökar
• Optimerar kommunnyttan
Internmarknad/Internhyra/internpris
• Nackdelar• Inga riktiga pengar
• Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen
• Kan bli komplicerat –gränsdragningsproblematik
• Brist på flexibla lösningar
• Monopolsituation -central fastighetsenhet
• Kräver administrativa resurser
Internhyressystem och hur bestäms internhyran
Två grundläggande system
Kostnadsbaserad hyra• Hyran avspeglas av de kostnader som
respektive objekt har
Marknadsbaserad hyra• Hyran efterliknas marknadens prissättning
Internhyressystem och möjligheter att välja lokaler
Staten• Enskilda myndigheter har ett eget lokalförsörjningsansvar,• Kan fritt välja vilka lokaler de ska hyra för sin verksamhet*.• Ingen formell samordningsskyldighet med andra myndigheter• Standardiserade lokalhyresavtal (lika privat sektor)* En myndighet behöver tillstånd för en förhyrning om denna är så ekonomiskt betungande att den inte ryms inom
den aktuella budgeten och om den aktuella kontraktslängden är mer än ett visst antal år.
Kommuner o landsting Den enskilda verksamheten har i regel mycket begränsade möjligheter
att självständigt hyra in nya lokaler. • Ledningen rädd för att få dubbla lokalkostnader och att verksamheterna
saknar rätt kompetens.• Alla önskemål rörande lokaler kanaliseras genom Fastighetsenheten
(professionell monopolsituation) och i lokalresursplaneringen. • Centraliserade beslut om förhyrning och lokalanvändning skapar möjlighet
till samordning.
Internhyressystem och möjlighet att lämna lokaler
Staten• Kontraktet reglerar hyresgästens möjligheter att lämna
lokaler.
Kommuner/Landsting• Verksamhetens chanser att lämna lokaler med kort
varsel ganska stora. • Ekonomisk kompensation för att lämna vanligt för
nya/renoverade lokaler.
Internhyressystem och verksamhetsansvar vid upprustning
• Om en verksamhet vill ha en bättre lokal så ska den betala en högre hyra för lokalen efter förbättringen.
• Mellanform – verksamheten betalar högre hyra underett begränsat antal år, verksamhetens ansvar för merkostnaderna begränsas i tiden –ej lida för tidigare misstag.
• Solidariskt ansvar – huvuddelen för kostnader för upprustning bärs solidariskt, enbart mindre hyreshöjning exempelvis för en skola som genomgått en upprustning.
Not:Om kostnader för långsiktiga investeringar i byggnaden helt får slå igenom i internhyran utan kompensation kan det uppstå en situation där ingen vill hyra de nya lokalerna.
Ex på internhyressystem och incitament för besparing
Staten är den del av offentliga sektorn som i huvudsak förlitar sig på ekonomiska styrmedel när det gäller lokalutnyttjande.
Resultat:• Lokalytorna per anställd tycks fortfarande vara
betydligt högre i statlig sektor än i privat sektor för motsvarande verksamheter. – ratcheteffekt?
Umeå kommun Internhyresavtal reglerar:
• Hyresvärd-hyresgäst ansvar (gränsdragningslista)• Bashyra och tillägg (grundhyra + anpassningar +
förhyrninigar)• Förhyrd yta BTA (bruttoarea)• Kontraktstid ( tillsv alt kopplas till externt kontrakt)• Uppsägning ( 6 mån alt 10 år för anpassningsinv)• Användning ( exvis skolverksamhet, kontor)• Allmänna hyresvillkor kopplade till
överordnatlokalstyrdirektiv
Umeå kommuns princip för prissättning av lokaler
• Lokaler som ägs av kommunen och som upplåts till kommunens verksamheter ska ha det pris som motsvarar dess kostnad. Prissättningen ska vara självkostnads-baserad men med schablon när det gäller prissättning av underhåll.
• För förhyrda lokaler sätts priset utifrån den externa kostnaden (hyra), samt tillägg för Fastighets kostnader för administration och eventuell fastighetsservice, el, värme och vatten.
• För uthyrda lokaler till privat marknad tillämpas marknadshyror
Umeå kommuns mål med internpriset
• Ska visa de verkliga kostnaderna för lokalerna.
• Ska stå i relation till verksamheternas lokalanvändning och gjorda verksamhetsanpassningar.
• Ska vara så utformat att lokalkostnaderna kan särskiljas och kalkyleras in i verksamhetens budget för prissättning av sina tjänster.
• Ska skapa incitament och underlätta för verksamheterna att väga kostnaderna för lokalerna mot nyttan för verksamheten.
• Ska sättas så att Fastighet kan sköta fastigheterna på ett resursmässigt optimalt sätt över tiden.
• Ska sättas så att den utmanar till ständiga förbättringar och hög effektivitet i fastighetsförvaltningen.
• Ska vara lättadministrerat, tillförlitligt, begripligt och lätt att kommunicera.
Internhyra och incitament slutsats
Internhyran i sig skapar inte tillräckliga incitament avseende minskade lokalkostnader och lokalanvändning utan ska ses som ett komplement till en rad andra insatser
• En god lokalförsörjningsplanering• Nödvändiga och relevanta nyckeltal för styrning• Tydliga och kommunicerade styrdirektiv och mål för
lokalförsörjning och lokalanvändning• Verksamheternas delaktighet och insikt i fastighets och
lokalfrågor
Kapitel 12
Att förändra fastighetsbeståndet:nyproduktion och underhållsplanering
Fastighetsbeståndet förändras – förslitning, funktioner föråldras. • Motverkas genom;
Nyinvestering
Fastighets-investeringar
Tilläggs-investering
Planerat underhåll
Verksamhets-investering Långtids-
planerat underhåll
Förebyggande underhåll
Lönsamhets-investering
Reinvestering
Avhjälpande underhåll
Felavhjälpande underhåll
Reparationer
Investeringar Underhåll
Investeringar och underhåll definitioner AFF standard
Gränsdragning mellan investeringar och underhåll får ekonomiska konsekvenser och styrs av skattelagstiftning och redovisningsregler
En investering är en åtgärd som höjer standarden i relation till den ursprungliga standarden för objektet, utrustningen, inredningen– Aktiveras och påförs balansräkningen som en tillgång– Kostnadsförs som avskrivningar
Underhåll är sådan åtgärd som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, inredning eller utrustning– Åtgärden bokförs som en årskostnad som i sin helhet påverkar årets
resultat och skatt.
Investering Nyproduktion – byggprocessen
Beslutad
Ide/utredningsskede Lokalprogram Projektering
Upphandling och
genom-förande
Besiktning uppföljning
Lokal-försörj-
ningsplan
Beslut Beslut
• Behovs-underlag
• Mål och visioner
• Tekniska bedömningar
• Alternativ-studier
• Översikts-kalkyler (prod-hyra)
• Lokaltyper• Lokal-
funktioner• Förfinade
kalkyler
Förslags-handling
• Byggherreanvisningar
• Gestaltning• Konstruktion• Teknik• LCC kalkyler
Arkitekter och ingenjörer
• Upphandlingsunderlag
• Anbuds-förfrågan
• Offert• Utvärdering• Val av
entreprenör• Beställning/kontrakt
• Besiktning• Godkännan
de• Erfarenhets-
återföring (byggherre
verksamhet, entreprenör ev konsult)• Upplåtelse
för verksamheten
Beslut
Verksamhetsmedverkan Fastighetsorg / byggherre
Kostnadskurva
Underhållsplanering – klassificeringar och riktlinjer
Varför underhåll ??
• Bevara funktionalitet
• Bevara kapitalet / värdet
Underhållsproblematik UK
• Planerat underhåll
Avhjälpande underhåll
resurser
15 mkr
30 mkr
LPU 2001 - 2013
0,0
50,0
100,0
150,0
200,0
250,0
300,0
350,0
400,0
450,0
År
Kr/m
2 BT
A
behov kr/m2 BTA
anslag kr/m2 BTA
ack behov
Diagrammet bygger på oförändrad budgetram (ca 37 kr/m2) samt ett behov av c:a 75 kr/m2 över perioden kompenserat för anpassningsinvesteringar. 2004-2013 samt att lokalytorna är lika som vid 2002 års utgång (767 340 m2).
350 mkr
Kommuner Area Verksam1,15 BTA hetslokaler
m2 LPU(kr/kvm)
Större städer Södertälje 1) 337933 40Norrköping 357376 64Kalmar 212063 72Helsingborg 440936 93Borås 1) 380333 35Örebro 534171 50Västerås 226663 62Sundsvall 526992 88Umeå 583269 361) Borås och Södertälje redovisar i stort mer än dubbelt så högt AU ( Avhjälpande underhåll ) som Umeå för Skolor ,Äldreboende, Barnomsorg, ochförvaltningslokaler
Tabellen avser att i en kommunjämförelse ge en ungefärligt uppfattning om vad andra kommuners satsar på Långtidsplanerat underhåll ( LPU ) för sina verksamhetslokaler. Källa Kommunförbundets fastighetsnyckeltal 1999
Problembilder med förebyggande underhåll kontra felavhjälpande (akut) underhåll – avvägningar
Problem med systematiskt förebyggande underhåll
• Risk att man gör insatser i fastigheter som det snart visar sig att man inte behöver mer.
• Risk att det uppstår nya problem när man går in och ”petar” i befintliga system.
Problemet med att vänta (AKUT!!!)• Systemet havererar kostnaderna för snabba och oplanerade
åtgärder kan vara stora.
I slutändan blir det en fråga om avvägning mellan kostnader och risker.
Exempel på metodik för underhållsplanering – klassificeringar och riktlinjer
1. Klassificera beståndet i mer eller mindre strategiska delar– Långsiktiga kärnfastigheter– Fastigheter där den framtida användningen är mycket osäker– Övriga fastigheter: en ”mellangrupp”
2. Klassificera byggnadsdelar i olika grupper– Skalskydd– Säkerhetsaspekter– Aspekter som är helt nödvändiga för att verksamheten ska fungera– Inre ytskikt
3. Allmänna riktlinjer– Kombinera klassificering av byggnaderna och uppdelning i komponenter
med allmänna riktlinjer, lämpligtvis i en matris.
Kärnfastig-heter
Mellangrupp Objekt vars framtid roll osäker
Komponent 1
Komponent 2
Detaljeringsgrad och uppdatering
Underhållsplan• Dokument som anger vilka underhållsinsatser som ska göras under
ett antal kommande år.• Central fråga – hur detaljerad ska underhållsplanen ska vara?• Vanligt med schabloner för vad det kostar att åtgärda vissa
lokaltyper eller komponenter.• Dynamiskt dokument, kräver kontinuerlig revidering.• Uppdaterad på rätt detaljeringsnivå, stor nytta intern och externt.• Ifall ej uppdateras – medför stora kostnader då det är dags att göra
en ordentlig genomgång av beståndet. • Alternativ – att varje år besikta samtliga fastigheter där underhålls-
åtgärder planerats in under kommande år, för att se om det är motiverat med omprioriteringar av åtgärder pga nya omständigheter.
• Ett planeringsinstrument där förvaltaren kan se det nuvarande och kommande underhållsbehov – undvika ”underhållsberg”.
Umeå Kommun tillämpning av UnderhållsbegreppetPRIORITERINGSORDNING
• Lag/Förordning
• Klimatskal
• Teknik
• Kosmetik
Miljö och säkerhetPCB sanering ElsäkerhetLARM,SKYDD LJUS, LJUD och övr
EXVIS TAK, FASADER, FÖNSTER, DÖRRAR,AVVATT-NING
EXVIS VENTILATION, ELINSTALLATION, KÖKSUTRUSTNING, SÖ, PASSAGE ETC
INVÄNDIGA YTSKIKTMÅLNING, TAK VÄGGAR GOLV, INREDNING ETC(upplevelsebaserat)
Umeå Kommun tillämpning av UnderhållsbegreppetPLANERINGSHORISONT
• Ettåriga UH-planer• Samplanerade med större
investeringar• Årliga underhållsbesiktningar – hela
beståndet på c:a 3 år• Avvikelsebesiktningar• Integrerade med reinvesteringar för
fastighetsåtgärder
Umeå Kommun tillämpning av UnderhållsbegreppetDEFINITIONER
DefinitionerAllmänt underhåll
• Med underhåll avses åtgärder som genomförs för att vidmakthålla och säkerställa en tillgångs funktion och egenskaper så att tillgången kan användas på ett ändamålsenligt sätt under beräknad nyttjandeperiod. (Underhåll delas upp i två grupper, Planerat underhåll och Felavhjälpande underhåll .)
Planerat underhåll • Planerbara åtgärder som görs i funktionsbevarande syfte och med planerade
tidsintervall på mer än ett år. Åtgärderna görs för att vidmakthålla ett objekts funktion efter normal förslitning. Planerat underhåll omfattar inte utbyten och större renoveringar som görs i klimatskärm, installationsutrustning och system som en helhet.
Planerat underhåll finansieras via internpriset som ett schablonuttag (kr/m2) gemensamt för hela fastighetsbeståndet och räknas årligen upp med byggkostnadsindex.
Felavhjälpande underhåll • Är underhållsåtgärder som utförs akut och som omgående ska återställa
byggnadsdelens eller installationsutrustningens avsedda funktion utan standardhöjning.
Umeå Kommun tillämpning av InvesteringsbegreppetDEFINITIONER/DIREKTIV
Allmänt om investeringar i kommunen
• Den kommuninterna definitionen av vad som betraktas som investering är att den ekonomiska livslängden är minst 3 år och beloppet är minst ett basbelopp. Investeringen får inte klassificeras som en anläggningstillgång om värdet understiger ett basbelopp oavsett bedömd nyttjandeperiod. Inga ej värdehöjande kostnader får belasta investeringsprojekt.
• AvskrivningsanvisningarUmeå kommun tillämpar beräkning av kapitalkostnader enligt nominell annuitet. Komponentavskrivning infördes 2005 och ska tillämpas på alla fastighetsanknutna investeringar.
• Utrangering investeringar på fastigheterNär en fastighet eller en investering på en fastighet inte längre har ett reellt värde, t.ex. för att den är såld, är skadad efter en brand eller efter ett utbyte eller ombyggnation, ska den delen utrangeras ur anläggningsregistret.
Umeå Kommun tillämpning av InvesteringsbegreppetDEFINITIONER/DIREKTIV
Fastighetsinvesteringar (fastighetsbehov)
• Med reinvestering Avses utbyte av uttjänta och eller avskrivna byggnadsdelar, system och systemkomponenter i delar eller i sin helhet. Åtgärderna är värdehöjande och har karaktären av upprustning, utbyte, ombyggnad av objekt eller vital del därav. Åtgärderna kan också vara karaktären upprustning som i sig inte är värdehöjande men förlänger den beräknade livslängden av berörd del av objektet. Reinvesteringar avser större insatser och inte enskilda komponenter som får hänföras till underhåll.
• Med lönsamhetsinvestering Menas sådan investering som återför större ekonomiskt värde till kommunens fastigheter än dess sammantagna kostnader inom beräknad avskrivningstid. Värdet ska nuvärdesrelateras och jämföras med kostnaderna av att göra ingenting. Prioriteringsordning av lönsamhetsinvesteringar ska göras utifrån pay-back metoden.Not:Sänkta kostnader med anledning av investeringen ska överföras och användas för planerat underhåll och för att täcka drift och kapitalkostnader Finansiering av lönsamhetsinvesteringar sker inom anslagsramen för ”fastighetsinvesteringar”. Kapital- och driftkostnadstäckning sker via avsättningar i driftbudgeten genom kostnadsreduceringar av media, underhåll personal etc.
Umeå Kommun tillämpning av InvesteringsbegreppetDEFINITIONER
Fastighetsinvesteringar (verksamhetsbehov)
• Verksamhetsinvesteringar Med verksamhetsinvestering menas sådan investering som påkallats av verksamheterna via beslut som tagits i politiska nämnder och styrelser eller på delegation av berörd förvaltning. Dessa investeringar kan delas in i strategiska investeringar och anpassningsinvesteringar
• Strategiska verksamhetsinvesteringar Är sådana som är av stort värde för kommunen och vitala för att verksamheten ska kunna utvecklas. Strategiska investeringar är ofta volym och statusförändrande.
• Anpassningsinvesteringar (ej planerbara)Är mindre, löpande och ej långsiktigt planerade åtgärder. Detta är investeringar som syftar till att anpassa lokaler, bostäder och funktioner för uppkomna verksamhetsförändringar eller lagenliga krav som är kopplade till verksamhetsutövningen.
Komponentvisa avskrivningar
Grupp Byggdel Avskriv
ningstid Del av kostnad Äldreboende
Del av kostnad Gruppboende
Del av kostnad Skolor
Del av kostnad Kontor
1 Stomme
60 26 28 23 26
2 Fasader, yttertak, ledningsnät, VS Kanalsystem
40 13 13 12 12
3 Fönster ,papptak, ledningar EL
30 19 16 25 20
4 Entrepartier, vent aggregat, storkök, asfaltytor
20 19 21 18 20
5 Styr o regler, driftlarm, belysning
15 14 13 1 14
6 Passagekontroll, inbrottslarm, övervakningsutr
10 1 1 6 1
6 Ytskikt in o utv
10 8 8 6 7
Byggproduktion - genomförande - entreprenadformer
Totalentreprenad
Traditionell utförande-
entreprenadDelad/General
Funktions-entreprenad
(OPS)
Partnering(OPS)
Beställare
Konsulter
Konsulter
Entreprenör
Entre-prenör
Beställare
Beställare
Detaljerade handlingar
Entre-prenör
Beställare Konsulter
Program-handling
Funktions-beskrivning
”Glidande handlingar” Öppna böcker -förändras hela tiden bygget pågår
KonsulterEntreprenör
Fast Pris
LöpandePris
Incita-ment
Egen regi, entreprenad och upphandling
HistorikOffentliga fastighetsorganisationer har alltid köpt tjänster på privat
marknad– Nyproduktion och större ombyggnader– Underhållsentreprenader– Konsulttjänster
• Före 1980 var köpta fastighetsförvaltningstjänster ovanliga i offentlig verksamhet
• I slutet av 80-talet började drift och skötsel läggas ut på privata företag
• Under 90-talet blev det vanligare att köpa hela förvaltningskoncept samt outsourca hela verksamheter– Drift och skötsel av byggnader och mark, teknisk planering, hyresadm,
projektledning etc
Fastighetsdrift på entreprenad forts.Resultat från rapport
Motiv till drift/förvaltningsentreprenad
• spara pengar – lägre kostnader• öka effektiviteten - konkurrens• förbättra service - större kundfokus• politiska motiv – näringsliv/publikt
(traditionellt höger vänsterskala)
Upphandling av tjänster: några förutsättningar
Generellt lämpar sig entreprenadformen bäst för uppgifter somär definierbara, förutsägbara, regelbundna och kalkylerbara.
Erfarenheter visar att det för tjänster är särskilt svårt att preciseravad som ska levereras.Upphandlingar underlättas av avtalsmallar:
– Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF)
– Branschgemensam standard
– Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av fastighetsförvaltning.
Risk finns för att kompetensen kan dräneras om fastighetsorganisationen gör sig av med all verksamhet i egen regi utan att ersätta denna med beställarkompetens
Fastighetsdrift på entreprenad roller och ansvar
Kriterier som utmärker en förvaltningsentreprenad:
• Fastighetsägaren – kvalificerad beställarroll, köper den operativa förvaltningen (Större eller mindre delar)på entreprenad.– Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF (Branschgemensam standard)– Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av
fastighetsförvaltning.
• Förvaltningsentreprenören samordnar, ansvarar för och verkställer flera olika förvaltningsuppgifter. – egen personal eller övertagande– Exvis Teknisk (drift, rep), ekonomisk (hyror, budget) och administrativ förvaltning
(handläggning av kontakter med kunder, myndigheter).
• Fastighetsägaren följer upp entreprenaden och ersätter entreprenören i rörliga och fasta kostnader
Fastighetsdrift på entreprenad forts.Resultat från rapport (s.108)
Utvecklingen går inte bara i en riktning:
• Flera svenska privata fastighetsföretag har valt att delvis gå tillbaka till att sköta fastigheterna i egen regi.
Främst för att få bättre kontroll och information om både fastigheter och kunder.
Att behålla kontrollen över fastighetsinformationen – överordnat viktigt !!!
Egen regiOperativ skötsel
Kompetensutveckling
Ägare, byggherre beställare
Kärnverksamhet
Umeå Kommuns strategier för outsourcing/konkurrensutsättning av
fastighetsverksamhet (uppdrag KF 2010)
Tänk efter före
• Bygg upp ett scenario på hur framtiden kan tänkas bli - hur utvecklingen ter sig lokalt/globalt
• Identifiera strategiska arbetsområden av stor betydelse (kärnfrågor)
• Se över strategisk kompetens och analysera behov av scenarisk kompetensutveckling
• Utveckla beställarfrågor och beställarkompetens
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet
Scenario Fastighet 2015 • Kommunen en stor aktör på fastighetsmarknaden • Sannolikt har ägandet (i m2/ kommuninvånare) minskat• Lokalförsörjning/lokalplanering samt förvaltning och byggfrågor
kommer i huvudsak att skötas i kommunal organisation • Stora utmaningar kommer att ställas på hållbar förvaltning och
byggande. (energi, Miljö)• Ökade kunskapskrav på teknik, byggherrekompetens, och
lokalförsörjning• En utvecklad ägare, beställare -och byggherrekompetens utgör den
professionella stommen• Organisationen specialiserad och anpassad till uppgifter och
konkurrerande marknadsutbud, stor andel av driftproduktionen är outsourcad
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet
Utveckling Fastighet Förvaltning
Strategiskt viktiga områden i driften kommer att vara:
• Upphandling och kontroll av driftentreprenörer, utveckling av affärskoncept, och verktyg
• Operativt genomförande av optimering/utveckling energisystem och andra i fastigheterna miljöpåverkande tekniksystem
• Kvalificerad övervakning och analys av komplexa drifttekniska systemsamband och utrustning
• Kontroll och utveckling av övervaknings och styrsystem• Metodutveckling och riskanalyser i driften.• Utbildning av kunder och lokalbrukare i fastighetsfunktioner
och energianvändning
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet
Alternativa förslag till outsourcad produktion:
Mindre strategiska och mindre kunskapskrävande driftuppgifter för kommunens fastigheter föreslås på sikt genomföras i huvudsak av externa driftentreprenörer.( tex markskötsel, tillsyn av mindre komplexa funktionssamband i byggnader och anläggningar samt felavhjälpning). Detta kan ske med olika tidshorisont och får därmed olika riskprofiler och personella konsekvenser.
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet
Förslag till outsourcad produktion:
• Nuvarande driftentreprenad upphör årsskiftet 2009-2010. Ny upphandling görs med ett tre till femårigt avtal. För två driftområden (motsvarande c:a 65% av fastighetsytan) läggs mindre strategiska och kunskapskrävande driftuppgifter successivt ut på entreprenad. Ett driftområde behålls intakt med samtliga driftuppgifter och kompetenser. Strategiskt viktiga uppgifter i outsourcade driftområdena utföres i egen regi.
Konsekvenser: • Begränsade personella förändringar där naturlig avgång och omstationeringar ger små
effekter på behov av personalomställningar. • Konkurrensen ökar då entreprenadåtagandet blir medelstort, även mindre företag kan
komma ifråga främst sådana som finns ortsrepresenterade.• Förmågan till ev återtagande ökar då ett driftområde är intakt.• Möjligheter till successiv föryngring • Möjligheten till jämförelser vidmakthålls där kvalitets- och prisjämförelser kan göras för
beslut om outsourcing vid senare tillfälle
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet
Fastighetsdriftens utveckling 2009-2015
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Västra Södra ÖstraFörvaltningsområden
Fastighetsdrift- köpta tjänster/ egen regi 2009 (FM upphört)
Serviceavtal, Bevakning,Sotning, Städ
Yttre renhållning (snö,sandning)
Externt köpta drifttjänster(markskötsel, driftteknik,fastighetsskötsel)Internt köpta drifttjänster(markskötsel)
Internt köptfastighetsskötsel(skolvaktm)Fastighetsskötsel i egenregi
Driftteknik i egen regi(strategiska uppgifter)
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Västra Södra ÖstraFörvaltningsområden
Fastighetsdrift- köpta tjänster/ egen regi 2015
Serviceavtal, Bevakning,Sotning, Städ
Yttre renhållning (snö,sandning)
Externt köpta drifttjänster(markskötsel, driftteknik,fastighetsskötsel)Internt köpta drifttjänster(markskötsel)
Internt köptfastighetsskötsel(skolvaktm)Fastighetsskötsel i egenregi
Driftteknik i egen regi(strategiska uppgifter)
Egen regi ca 50% Egen regi ca 33%
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av fastighetsverksamhet
Facility Management
Från traditionell fastighetsförvaltning till komplett och värde-skapande stöd
Facility Management
*IFMA sammanfattar FM med:• Att få fastigheter, byggnader, lokaler, utrustning och
tjänster att maximalt stödja kärnverksamhet med hjälp av disciplinerna arkitektur, ekonomi, ingenjörs- och beteendevetenskap.
• Att samordna samtliga stödfunktioner för ökad total effektivitet.
• Att koordinera den fysiska arbetsplatsen med människans arbete och organisationens produktiva processer.
• Att samordna, styra, leda och producera supporttjänster.
* International Facility Management Association
Facility Management
Vad kan ingå i ett FM-koncept och vad är drivkrafterna?
Motiv för att gå i riktning mot ett FM-koncept:
1. Syftet är att skapa koncernnytta 2. Kostnadseffektiviseringar3. Kvalitetsökningar4. Förbättrad styrning och uppföljning5. Ökad flexibilitet
Organisationsmodeller (s.113-114)
Nedan följer fyra olika modeller med olika för- och nackdelar.
1. En helt intern FM-lösning (allt i egen regi)
2. Egen regi och externa entreprenörer blandas (dagens verklighet)
3. En extrem entreprenadvariant (få beställare allt på entreprenad)
4. En kompromiss mellan ett antal ytterligheter
Gemensamt drag är att det ur kärnverksamhetens perspektivenbart ska finnas en ”kontaktpunkt” – en helpdesk.
Viktiga faktorer att tänka på
• Mycket talar för att en FM – enhet i större utsträckning bör ha personal som är kompetent på kärnverksamheten/kundverksamhet.
• Uppdragsgivaren ska äga informationen om de aktiviteter och processer som köps externt.
• Alla former av FM – lösningar kräver ett utvecklat ledarskap.
Att kunna mäta nyttan med FM
• Om en stödfunktion ska accepteras och framstå som väsentlig måste den explicit kunna uttrycka de mervärden som skapas dels för den primära verksamheten och dels för slutkunden.
• Huvudsaken – bra service och fungerande miljöer.
• ”Add value to the bottom line”, FM – organisationens syfte.
• Leverera bra avkastning ur ett verksamhetsperspektiv!
Arbetsplatsstöd koncept färdiga arbetsplatser med service 2011
TN målInterna processer ska via samverkan och processamordning tillhandahålla färdiga arbetsplatser med service som är konkurrens-kraftigt ur ett kvalitets- och prisperspektiv. Kommunikation underlättas med "en väg in". (TN
Vision och verksamhetsidé
Vision
Vi ska vara en ledande aktör för värdeskapande arbetsplatser i de kommunala verksamheten
VerksamhetsidéVi utvecklar och levererar arbetsplatser med excellent service för framtidens behov till Umeå Kommuns verksamheter
Den ultimata Arbetsplatsen• En arbetsplats där alla interna stödprocesser samverkar
och till delar är samordnade så att kunden/brukaren avlastas alla samordningsfrågor och praktiska problem avseende sin arbetsplats.
• Leverantörsorganisationen fungerar med ett gemensamt ”mindset” där alla processer överordnat har arbetsplatsen som sitt uppdrag.
• All utveckling oberoende process ska också ses i sammanhanget till de värden som skapas för kunden
DefinitionerVärdeskapande arbetsplatser: • Det fysiskt faktiska och upplevelsemässiga värde en
arbetsplats som produktionsfaktor tillför en process, kund eller brukare.
Färdig arbetsplats:• Ett iordningsställt utrymme där alla funktionella
förutsättningar ska finnas för att en aktuell verksamhet/produktion ska kunna bedrivas
Arbetsplats:• En fysisk plats – nyproducerad eller befintlig, belägen i en
byggnad där Umeå Kommun bedriver verksamhet. Arbetsplatsen omfattas således av alla utrymmen.
Leverantör:• De processer som levererar arbetsplatsstöd i form av nya och
befintliga arbetsplatser med service
Förändrad process – nytt koncept
Färdig arbetsplats
Nuläge
Fastighet
IT/Telefoni
Städ
Verksam-hetsservice
Lokalförsörjningsplanering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning,
Externa leverantörer (flyttfirmor, inredning, utrustning, möbler etc)
Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning,
Planering, upphandlingsunderlag, förfrågan, anbud, beslut, beställning,
Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning / personalansvar
Städavtal
Serviceavtal alt egen
personal
Planering, upphandlingsunderlag, förfrågan, anbud, beslut, beställning,
Lokalavtalinternhyra
Support o Serviceavtal IT telefoni
Säkerhet Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut, beställning / personalansvar
Säkerhetsavtal
Leverantörer Beställare Skola
OmsorgFritid
Kultur
KDF
Färdiga och värdeskapande arbetsplatser
Utveckling bättre planering, samordning och leverans
Fastighet/ lokaler
IT/Telefoni
Städ och arbetsplats-
service
Externa leverantörer
och entreprenörer
Leverantörens kraftansamling
Kunden/brukarens kraftansamling
”Arbetsplatsavtal”• Lokaler• IT/telefoni• Städ• Säkerhet• Verksamhetsservic
e• Inredning o utrustn
UnderlagVerksamhets-behovNyttokalkylRiskerDialogAvrop
Samverkan Partners
kap
Samordning Utveckling
Säkerhet
En leverantör färdiga arbetsplatser
DIALOG
Kund/brukare
Intern samordning
VÄRDESKAPANDEBrukare (anställda elever etc)• Mera tid för och ökat fokus på kärnverksamheten• Anpassade arbetsplatser med helhetslösningar • Förenklade kontaktvägar och genomförandeprocesser ”–en väg in”• Flexibla arbetsplatser metodik och organisation• Hög tillgänglighet till behovsstyrd service• Upplevelserelaterade arbetsplatser med hög trivselfaktor
Ägare (Koncernnytta)• Bättre ekonomisk styrning och beslutsunderlag• Samordnade helhetslösningar för lägre initial och livslängdskostnader• Frigöra resurser för verksamhetsutveckling• Utveckla robusta system, lokal och servicelösningar med god utvecklingspotential, enkelhet och flexibilitet
Bedömda samordningseffekter koncept ”färdiga arbetsplatser”
•Värdeformel by LEGO för en FM organisation
Mervärde = Volymhantering x kvalitetsutveckling x flexibilitetkostnader
Exempel på värdeskapande, fastigheter och lokaler
Strategiskt
Operativt
• Goda inomhusmiljöer• Flexibelt användande• Hög funktionalitet• Estetiskt gestaltning• Kostnadseffektiva
anpassningar• Anpassad säkerhet• Hög tillgänglighet• Anpassade internpriser • Inspirerande utomhusmiljöer
• Värdebeständiga lokaler• Yteffektiva lokallösningar• Kostnadseffektiva fastigheter• Hållbara fastigheter med låga
anpassningskostnader (flexibla)
• Tillväxtskapande lokallösningar
• Generera kostnadsminskningar för verksamhetsutveckling
Ägare
Brukare
Exempel på värdeskapande ITK lösningar
Strategiskt
Operativt
• Hög tillgänglighet• Korta felavhjälpningstider• Användarvänliga system• Flexibla system• Stöd med anpassade verktyg i
verksamhets-utvecklingen (Vuxna,Unga, Kultur o Tillväxt)
• etc
• Kostnadseffektiva ITK lösningar
• ITK för medborgarnytta• Långsiktiga lösningar• Gemensamma plattformar• Tillväxskapande ITK
lösningar• Generera
kostnadsminskningar för verksamhetsutveckling
• etc
Ägare
Brukare
Exempel på värdeskapande i städ och arbetsplatsservice
Strategiskt
Operativt
• God inomhusmiljö• Förmåga att hantera
volymförändringar• Anpassade städnivåer• Flexibilitet nya uppdrag--exvis konferensservice, posthantering, kaffemaskiner, receptionstjänster, vaktmästeri, flyttningar, transporter, etc.
• Kostnadseffektiva lösningar• Marknadsmässiga villkor
Ägare
Brukare
Fastigheternas värdeVad är offentliga fastigheter värda ?
• Intresse för offentliga fastigheters värde har ökat– Omstruktureringar verksamheter utgått – fler försäljningar av
fastigheter – Överföringar av verksamhet mellan huvudmän inkl fastigheter– Redovisningstekniska skäl som rättvisande värden i balansen mellan
tillgångar och skulder (likna privat sektor)– Värde i sale leaseback förhållanden
Fastigheternas värdeVad är offentliga fastigheter värda ?
• Vad är offentliga fastigheter värda ?
• För vem är de värda – vilken marknad finns det
• Vilka värderingsprinciper och metoder används
Fastigheternas värde – värdebegrepp & värderingsmetoder
värdebegrepp brukar användas i
fastighetsvärderingssammanhang:
1. Marknadsvärde• Mest sannolikt pris vid en vanlig försäljning på en öppen marknad.• Hänför sig alltid till en viss tidpunkt – kan svänga snabbt.• Vanlig metod – se på nyligen genomförda köp av liknande fastigheter.
2. (Individuellt) avkastningsvärde• Speglar vad en fastighet är värd för en viss individ/organisation. (en
aktörs portföljkompetens, verksamhetsvärde ex skola)• Reservationspris (max pris som en köpare är beredd att betala).
Fastigheternas värde – värdebegrepp & värderingsmetoder (s.119-120)
värdebegrepp brukar användas i fastighetsvärderingssammanhang:
3. Tekniskt nuvärde
• Kostnadsbaserat begrepp, används främst när det inte finns en marknad.
• Utgångspunkt – vad det idag skulle kosta att uppföra motsvarande byggnad idag, byggnadens återanskaffningsvärde. (försäkringsvärde)
• Då den existerande byggnaden p.g.a. slitage och modernitet inte är lika bra som en ny byggnad, görs det en nedskrivning av värdet utifrån hur kvaliteten på den existerande byggnaden förhåller sig till den nya.
Värde i redovisningssammanhang balansräkningen
Balansräkning – ska ange tillgångar och skulder.Skillnaden mellan tillgångar och skulder = enhetens egna kapital.
Bokförda värden
• Utgångspunkten för en fastighets bokförda värde var tidigare anskaffningspris och/eller byggkostnad.
• Ursprungligt bokfört värde minskades årligen med avskrivningar från en avskrivningsplan.
• Värdet ökas med uppskrivningar (nya investeringar)• Värdet minskar med nerskrivningar ( uppenbara skillnader mellan
bokfört – och verkligt värde• Mark antas inte minska i värde.• För byggnader tillämpades avskrivningstider på 30-50 år.
Detta ger inga rättvisande verkliga värden
Värde och avskrivningsformer
Val av avskrivningsmetod påverkar bokfört värde !
1. Klassisk avskrivning– Viss % på hela grundinvesteringen– Avskrivningstiden som genomsnittlig livslängd (alla
komponenter)
2. Komponentavskrivning – Investeringen delas in komponenter som var för sig åsätts en
viss livslängd– Rak avskrivning (proportionell mot livslängden)
Metodskillnad avskrivning
Avskrivnings-metod Åtgärd
Grundinvestering
Livs-längd
Avskriv-nings-längd
Avskriv-nings-kostnad / år
Livs-längdskostnader
Kvar-varande värde grundinv
Ny åtg Underhåll (direkt-avskrivs)
Ny åtgärd Reinves-tering
Avskrivningskostnader
Bokfört värde år 10/20
tkr år år tkr tkr tkr prisutv 0% prisutv 0% tkr tkr
Klassisk Byte av SÖ utrustn 100 10 33 3 30 70 103=(100+3) 103 70
Av-skrivning
Om-läggning av golv 300 20 33 9 20 120
309=(300+9) 310 100
Kompo-nent
Byte av SÖ utrustn 100 10 10 10 100 0 100 10 100
Av-skrivning-
Om-läggning av golv 300 20 20 15 300 0 300 30 300
När är det rätta värdet relevant att veta?
• En analys av marknadsvärdena på tillgångar mark och byggnader i den offentliga sektorn kan leda till att man hittar fastigheter med höga marknadsvärden - känsla för om det finns dolda reserver
• Om en kommun t.ex. har stora skulder eller tunga investeringar kan fastigheter omsättas till nytt kapital. Detta under förutsättningen att avkastningen på försäljningssumman är högre än nyttan av att behålla
Avslutning
Syftet med boken – ge en översikt av
grundläggande frågor, metoder och
handlingsalternativ inom lokalförsörjning
och förvaltning av verksamhetsfastigheter.
Lokalförvaltning och fastighetsförvaltning
är dynamiska områden – man måste
ständigt hålla ögonen öppna för
nya hot och nya möjligheter.