Управление временем 2
Что такое управление временем?
?Как Вы понимаете «Управление временем»?
?Как Вы управляете временем?
80 лет = 29 200 дней или = 700 800 часов
0-17 и 70-80 лет - Не самый работоспособный возраст, а это 27 лет = 9 855 дней = 236 520 часов
Остается - У нас остается 53 года = 19 345 дней = 464 280 часов
Управление временем 4
Что такое управление временем?
?Когда мы можем сказать, что печь работает хорошо?
Управление временем 5
Управление временем
Управление временем
Управление эффективностью
Управление энергией Управление затратами
Мы эффективно работаем У нас достаточно ресурса для этого
Мы не тратим ресурс на ненужное
Управление временем 6
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 7
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 8
Зачем управлять временем?
?Зачем Вам управлять временем?
?Какой резерв времени у Вас есть сейчас?
?Что Вы будете делать, когда оно у Вас появится?
?Для чего Вы всё это делаете?
Управление временем 10
Колесо жизни
Семья
Работа
Отношения
Друзья
Хобби
Отдых
Здоровье
0
1010
10
10
Нарисуйте свое Колесо жизни
Управление временем 11
Зачем управлять временем?
Управление временем – инструмент для достижения целей
Конкр
етна
я Измеримая
Достижимая
Значимая
Ограничена
во времени
ЛосиТак получилось
Не сложилосьОрганизовалось
ОбразовалосьЕсли жизнь не планировать – она с нами случается
Управление временем 12
Неправильное отношение к TM
Меняю жизнь с понедельника/Нового года
Я пробовал планировать – но все невозможно запланировать
Все равно звонит руководитель и план летит в Тартарары
Принцип «покупки карты фитнес-центра»
1. Делаем изменения постепенно. Цикл 49 дней
2. Мозг 95% времени «на автомате» – нужно выращивать автомат
3. Необходимо работать с окружением
4. Нельзя все планировать, нужен баланс
5. Нужно точить топор
Мне некогда заниматься управлением временем
Управление временем 13
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 15
Управление энергией
Энергия / Работоспособность
Отдых
Сон
Лень
Питание
Поддержка
Мотивация
Быть в моменте
Ритмичный отдых в течении дня. 1 час – 5 минут, 1,5 часа – 15 минут. Смена деятельности.
Минимум 7 часов. Циклы сна. Обеспечение сна (запах, солнце, шум, качество материалов, успокоится перед сном).
Если ленитесь – то ленитесь. Загрузка мозга перед. Творческая лень. День Амёбы.
Здоровое полноценное питание. Много фруктов и овощей.
1 л воды в день. Кто пьет кофе – 1,5 л. Больше 3х чашек кофе – нельзя. Спорт – постоянный с одинаковым ритмом.
Если Вы понимаете зачем Вам это и к чему это ведет – у Вас будет больше энергии на то, чтобы сделать это.
Когда находитесь где-то – будьте там. Если делаете что-то – забудьте обо всем остальном.
Управление временем 16
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 17
Что нам мешает?
?Вспомните, на что Вы тратите время?
Прокрастинация Прерывания Пожиратели времени
• Настроится на работу
• Сделать чаю• Можно сделать
завтра• Перекуры перед
выполнением задачи
• …
• Коллеги• Телефонные
звонки• Почта• Переключение
внимания• Перекуры• …
• Социальные сети• Новости• Почта• TV• Совещания• Ожидания• Дискуссии о своей
работе и работе других
• …
Управление временем 18
Прокрастинация
Прокрастинация = отсутствие мотивации
Настрой на работу
Используйте Ритуалы, «якоря» и музыку для того, чтобы задать ритм
Не знаете с чего начать
Принцип «Сыра». Вгрызаетесь в задачу с любой стороны, потом еще и еще. Когда будет много дыр – станет понятно, что делать с проблемой. Важно сразу начать делать
Очень большие задачи (Слоны)
«Слона» сложно съесть целиком. Нужно резать слона на бифштексы и есть каждый день / каждую неделю
Неприятные задачи (Лягушки)
Нужно есть «лягушек» по утрам. Начинайте день с неприятной задачи, или подтягивания хвостов. Закрытая задача даст Вам энергию на целый день.
Нет мотивации Нужно в своих задачах ставить себе Контрольные Точки и поощрять себя за их достижение. Хвалить себя или делать себе подарки.
Управление временем 19
Зоопарк управления временем
Выучить английский
язык /
Передать общежитие
городу
Найти разговорный
клуб/
Определить сроки и объемы
Проработать две
разговорные темы
/Договорится с
мэром об объеме
Сделать Д/З
Позвонить в мэрию и назначить встречу
Год Месяц Неделя День
Управление временем 20
Прерывания
Стратегия обороны времени:
?Почему так опасны прерывания?
Внешние Внутренние
• Научитесь говорить «Нет»• Воспитывайте окружение• Делегирование задач и ответственности• Не нужно «помнить» чужие задачи – материализация• Настраивайте окружение
7-30 дней
Карта стандартной работы!
Управление временем 21
Пожиратели времени
?Какие привычки есть у Вас?
1. Хронометраж времени2. Настраиваем окружение3. Полный отказ4. Воспитываем привычки
А приносит ли это Вам пользу?
Управление временем 22
Совещания
1. Формат совещания:• Мозговой штурм• Планерка-оперативка• Стратегическое совещание
2. Определить круг участников• Только нужные (группе обзора – направить материалы)• Маленькое совещание перед большим
3. Список вопросов для обсуждения4. Длительность (ответственный за время)5. Обеспечить обстановку6. Материалы для обсуждения
• Направить участникам заранее• Попросить подготовить информацию• Попросить направить предварительные решения или варианты
решений7. Используем схемы вместо текста8. Рассылаем принятые решения и договоренности
Управление временем 23
Эргономика
Настройте свое окружение так, чтобы Вам было удобно работать: 5 шагов за 45 минут
Используйте горячие клавиши
Фильтры для почты
Используйте программы по назначению (Excel - для таблиц)
Учитесь работать с компьютером быстро
Организуйте информацию на компьютере и столе (1 минута на поиск)
Откройте все, что нужно перед выполнением задачи
Учитесь читать
Управление временем 24
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 25
Планирование. Принципы
Не нужно планировать все!
60%План
20%Стратегия
20%Форс-мажор
Планирование:
1. Только письменно
2. Планируем блоками
3. 1 главная задача дня
4. Планируем все задачи колеса
жизни
5. Необходимы приоритеты
6. Делегируемое тоже попадает
в план
7. Задача = результат, а не
процесс
8. Использование напоминаний
Управление временем 26
Типы задач
Задачи
Жесткие Гибкие Бюджетируемые
Привязаны ко времени
Не привязаны ко времени
Требуют большого бюджета времени
Ставим на время Список с приоритетами Бюджетируемое время
Расчет бюджета =Объем работы
Срок
Управление временем 27
Расстановка приоритетов
Матрица Эйзенхауэра
Срочные Не срочные
Важ
ные
Не
важ
ные
A
C
B
D
Планируем Делаем
Делегируем Не делаем
Приоритет – первый, а не самый важный
Управление временем 28
Группировка дел
• Планируем блоками
• Создаем конвейер – однотипные задачи
• Группируем дела по:
Людям
Местам
Обстоятельства внутренние
Обстоятельства внешние
Управление временем 29
Getting things done (GTD)
• Подход ко входящим задачам
• Делать сразу или сразу принимать решение
• Не хранить задачи в памяти
• Если отложили – напоминание = входящая задача
Управление временем 31
Делегирование
Что можно делегировать?• То, с чем справится лучше• Задачи на вырост• Оперативные вопросы
Что нельзя делегировать?• Поощрения/взыскания• Щекотливые вопросы• То, для чего нет полномочий
1. Определяем Цель в разрезе стратегии
2. Выбираем правильного человека3. Сформулировать задачу
(результат, когда, зачем, ресурсы, контрольные точки)
4. Отслеживать контрольные точки5. Дать подтверждение выполнения
Руководитель
1. Записать задачу с деталями2. Спросить о сроке сдачи
результата3. Согласовать график с
существующим графиком4. Получить полномочия и
согласовать подчиненность5. Выполнить в срок, отчитаться,
получить подтверждение
Подчиненный
Делегированные задачи – в План
Управление временем 32
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 33
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 34
Как работать с TM с руководителем / подчиненным
Для руководителя: Покажите в действии Согласуйте шаги Предлагайте не затратные внедрения
Для подчиненных:
Добровольно:• Пример• Поощрение• Постепенно
Принулительно:• Постепенно• Пилотный проект• Стандарт
Для коллег: Воспитывайте (не бойтесь говорить «Нет») Личный пример Запросы и напоминания
Управление временем 35
План тренинга
Подход к управлению временем
Управление энергией
Убираем лишнее
Эффективное планирование
Как жить в не идеальном мире?
Что я сделаю завтра?
Упражнение «Цейтнот»
Управление временем 36
Следующие шаги
?Что Вы сделаете завтра?
Рекомендации:
• Сделайте карту стандартной работы
• Составьте план на завтра
• Выпишите свои текущие проекты в периметре 6 мес.
• Распределите проекты на задачи
• Настройте свое окружение
• Применяйте остальные техники
Привычка:10 дней – 10 дней – 10 дней