Time management для руководителей в произаодстве

Управление временем. Эффективность

Июнь 2015

Островский Максим

Управление временем 2

Что такое управление временем?

?Как Вы понимаете «Управление временем»?

?Как Вы управляете временем?

80 лет = 29 200 дней или = 700 800 часов

0-17 и 70-80 лет - Не самый работоспособный возраст, а это 27 лет = 9 855 дней = 236 520 часов

Остается - У нас остается 53 года = 19 345 дней = 464 280 часов


Управление временем

Временем нельзя управлять!

?А чем тогда можно?


Что такое управление временем?

?Когда мы можем сказать, что печь работает хорошо?




Управление эффективностью

Управление энергией Управление затратами

Мы эффективно работаем У нас достаточно ресурса для этого

Мы не тратим ресурс на ненужное


План тренинга

Подход к управлению временем

Управление энергией

Убираем лишнее

Эффективное планирование

Как жить в не идеальном мире?

Что я сделаю завтра?

Упражнение «Цейтнот»











Зачем управлять временем?

?Зачем Вам управлять временем?

?Какой резерв времени у Вас есть сейчас?

?Что Вы будете делать, когда оно у Вас появится?

?Для чего Вы всё это делаете?


Колесо жизни

Семья

Работа

Отношения

Друзья

Хобби

Отдых

Здоровье


Колесо жизни

Семья

Работа

Отношения

Друзья

Хобби

Отдых

Здоровье

0

1010

10

10

Нарисуйте свое Колесо жизни


Зачем управлять временем?

Управление временем – инструмент для достижения целей

Конкр

етна

я Измеримая

Достижимая

Значимая

Ограничена

во времени

ЛосиТак получилось

Не сложилосьОрганизовалось

ОбразовалосьЕсли жизнь не планировать – она с нами случается


Неправильное отношение к TM

Меняю жизнь с понедельника/Нового года

Я пробовал планировать – но все невозможно запланировать

Все равно звонит руководитель и план летит в Тартарары

Принцип «покупки карты фитнес-центра»

1. Делаем изменения постепенно. Цикл 49 дней

2. Мозг 95% времени «на автомате» – нужно выращивать автомат

3. Необходимо работать с окружением

4. Нельзя все планировать, нужен баланс

5. Нужно точить топор

Мне некогда заниматься управлением временем











Отдых

Нужно ехать, нет времени заправлять машину



Энергия / Работоспособность

Отдых

Сон

Лень

Питание

Поддержка

Мотивация

Быть в моменте

Ритмичный отдых в течении дня. 1 час – 5 минут, 1,5 часа – 15 минут. Смена деятельности.

Минимум 7 часов. Циклы сна. Обеспечение сна (запах, солнце, шум, качество материалов, успокоится перед сном).

Если ленитесь – то ленитесь. Загрузка мозга перед. Творческая лень. День Амёбы.

Здоровое полноценное питание. Много фруктов и овощей.

1 л воды в день. Кто пьет кофе – 1,5 л. Больше 3х чашек кофе – нельзя. Спорт – постоянный с одинаковым ритмом.

Если Вы понимаете зачем Вам это и к чему это ведет – у Вас будет больше энергии на то, чтобы сделать это.

Когда находитесь где-то – будьте там. Если делаете что-то – забудьте обо всем остальном.











Что нам мешает?

?Вспомните, на что Вы тратите время?

Прокрастинация Прерывания Пожиратели времени

• Настроится на работу

• Сделать чаю• Можно сделать

завтра• Перекуры перед

выполнением задачи

• …

• Коллеги• Телефонные

звонки• Почта• Переключение

внимания• Перекуры• …

• Социальные сети• Новости• Почта• TV• Совещания• Ожидания• Дискуссии о своей

работе и работе других

• …


Прокрастинация

Прокрастинация = отсутствие мотивации

Настрой на работу

Используйте Ритуалы, «якоря» и музыку для того, чтобы задать ритм

Не знаете с чего начать

Принцип «Сыра». Вгрызаетесь в задачу с любой стороны, потом еще и еще. Когда будет много дыр – станет понятно, что делать с проблемой. Важно сразу начать делать

Очень большие задачи (Слоны)

«Слона» сложно съесть целиком. Нужно резать слона на бифштексы и есть каждый день / каждую неделю

Неприятные задачи (Лягушки)

Нужно есть «лягушек» по утрам. Начинайте день с неприятной задачи, или подтягивания хвостов. Закрытая задача даст Вам энергию на целый день.

Нет мотивации Нужно в своих задачах ставить себе Контрольные Точки и поощрять себя за их достижение. Хвалить себя или делать себе подарки.


Зоопарк управления временем

Выучить английский

язык /

Передать общежитие

городу

Найти разговорный

клуб/

Определить сроки и объемы

Проработать две

разговорные темы

/Договорится с

мэром об объеме

Сделать Д/З

Позвонить в мэрию и назначить встречу

Год Месяц Неделя День


Прерывания

Стратегия обороны времени:

?Почему так опасны прерывания?

Внешние Внутренние

• Научитесь говорить «Нет»• Воспитывайте окружение• Делегирование задач и ответственности• Не нужно «помнить» чужие задачи – материализация• Настраивайте окружение

7-30 дней

Карта стандартной работы!


Пожиратели времени

?Какие привычки есть у Вас?

1. Хронометраж времени2. Настраиваем окружение3. Полный отказ4. Воспитываем привычки

А приносит ли это Вам пользу?


Совещания

1. Формат совещания:• Мозговой штурм• Планерка-оперативка• Стратегическое совещание

2. Определить круг участников• Только нужные (группе обзора – направить материалы)• Маленькое совещание перед большим

3. Список вопросов для обсуждения4. Длительность (ответственный за время)5. Обеспечить обстановку6. Материалы для обсуждения

• Направить участникам заранее• Попросить подготовить информацию• Попросить направить предварительные решения или варианты

решений7. Используем схемы вместо текста8. Рассылаем принятые решения и договоренности


Эргономика

Настройте свое окружение так, чтобы Вам было удобно работать: 5 шагов за 45 минут

Используйте горячие клавиши

Фильтры для почты

Используйте программы по назначению (Excel - для таблиц)

Учитесь работать с компьютером быстро

Организуйте информацию на компьютере и столе (1 минута на поиск)

Откройте все, что нужно перед выполнением задачи

Учитесь читать











Планирование. Принципы

Не нужно планировать все!

60%План

20%Стратегия

20%Форс-мажор

Планирование:

1. Только письменно

2. Планируем блоками

3. 1 главная задача дня

4. Планируем все задачи колеса

жизни

5. Необходимы приоритеты

6. Делегируемое тоже попадает

в план

7. Задача = результат, а не

процесс

8. Использование напоминаний


Типы задач

Задачи

Жесткие Гибкие Бюджетируемые

Привязаны ко времени

Не привязаны ко времени

Требуют большого бюджета времени

Ставим на время Список с приоритетами Бюджетируемое время

Расчет бюджета =Объем работы

Срок


Расстановка приоритетов

Матрица Эйзенхауэра

Срочные Не срочные

Важ

ные

Не

важ

ные

A

C

B

D

Планируем Делаем

Делегируем Не делаем

Приоритет – первый, а не самый важный


Группировка дел

• Планируем блоками

• Создаем конвейер – однотипные задачи

• Группируем дела по:

Людям

Местам

Обстоятельства внутренние

Обстоятельства внешние


Getting things done (GTD)

• Подход ко входящим задачам

• Делать сразу или сразу принимать решение

• Не хранить задачи в памяти

• Если отложили – напоминание = входящая задача


Комплексные задачи

Диаграмма Ганта


Делегирование

Что можно делегировать?• То, с чем справится лучше• Задачи на вырост• Оперативные вопросы

Что нельзя делегировать?• Поощрения/взыскания• Щекотливые вопросы• То, для чего нет полномочий

1. Определяем Цель в разрезе стратегии

2. Выбираем правильного человека3. Сформулировать задачу

(результат, когда, зачем, ресурсы, контрольные точки)

4. Отслеживать контрольные точки5. Дать подтверждение выполнения

Руководитель

1. Записать задачу с деталями2. Спросить о сроке сдачи

результата3. Согласовать график с

существующим графиком4. Получить полномочия и

согласовать подчиненность5. Выполнить в срок, отчитаться,

получить подтверждение

Подчиненный

Делегированные задачи – в План




















Как работать с TM с руководителем / подчиненным

Для руководителя: Покажите в действии Согласуйте шаги Предлагайте не затратные внедрения

Для подчиненных:

Добровольно:• Пример• Поощрение• Постепенно

Принулительно:• Постепенно• Пилотный проект• Стандарт

Для коллег: Воспитывайте (не бойтесь говорить «Нет») Личный пример Запросы и напоминания











Следующие шаги

?Что Вы сделаете завтра?

Рекомендации:

• Сделайте карту стандартной работы

• Составьте план на завтра

• Выпишите свои текущие проекты в периметре 6 мес.

• Распределите проекты на задачи

• Настройте свое окружение

• Применяйте остальные техники

Привычка:10 дней – 10 дней – 10 дней

Вопросы?

Спасибо!

Business

Time management для руководителей в произаодстве