Download pdf - Uppföljning ur e. kategoristyrningsperspekv · uppföljning och sammanställning av KPI:er och data på en aggregerad nivå Leverantörsdialog- avtals- och upphandlingsstöd Analys,

Uppföljningure.kategoristyrningsperspek5v

RobinIngbrantochAnnaHalvordsson

VI HJÄLPER TILL ATT FÖRSVARA SVERIGE

Agenda

§  IntroFMV

§  Kategoristyrtinköpochuppföljning

§  Rollerföra;kunna<llämpakategoristyrningochuppföljning

Upphandlingavmaterielochtjänster

Stödi<digafaser

Vidmakt-hållande

FMVser5lla.försvarethardenutrustningdebehöverocha.denfungerarnärochdärdenbehövs


Upphandlingärenvik5gdelavuppdraget•  Köpany;,se<lla;materielenfungerarochavveckla

•  Sjösystem,administra<on,lokalvård,kontorsmaterial

•  20mdkriomsä;ning,800materielprojektvarav200nyaårligen

Trebeställningsmönster:–Ny/Förändradförmåga–Vidmakthållande–Övrigtlogis<kstöd

•  Marknadochinköpbeståravfyraavdelningar

•  8enheter,ansvarigaförolikamarknads-kategorifamiljer

•  M&IdeltagareiFMVLG


Agenda

§  IntroFMV




KategoristyrningsyDar5lla.skapamöjligheter5llbraaffärer

•  Faktabaseratnulägesunderlag

•  Taframenvälfungerandekategoristrategi

•  Bä.rekravställning

•  Kon5nuerliguppföljning

•  Effek5vareinternkommunika5on

•  Högmåluppfyllelse

SyDemedprojekten

inomkategori-styrning


Processensträckersigfrånini5aletablering5lluppföljningenavrealiseradeeffekt

Etablerakategoriteam

Analyserainköpsvolymer

Analyseraprodukt-/tjänste-

karakteris<ka

Analysera&bygga

totalkostnads-modell

Analyseraleverantörs-marknad

Sammanställ&dokumenterakategoriprofil

Utveckla&beslutaom

kategoristrategi

Implementerakategoristrategi

Mät&följuppprestandaochrealiseradeffekt

• 


Besparingberäknasfrånframtagningavkategoristrategin5llförvaltning

Kategoristrategi Scenarier+Plan+

Konsekvensanalys

Implementering Upphandling+

Processförändringar+kommunika<onsplan

ü  Kontrakt signerat ü Övriga förbättringsprojekt

implementerade

Struktureradförvaltning

Ø Mäta och följa upp Ø Åtgärder Ø  Förvaltningsgrupp

§  Planerad besparing §  Säkrad besparing §  Realiserad besparing

FöljauppeYerlevnad+funk<on+effekt

P

DC

A


Prak5sktexempelfrånkategoristrategi5lluppföljning-Kontorsmaterial

1

2

3

•  Tvingandestandardiseratbassor<ment•  Eskaleringsprocessochåtgärdervid

avvikelse,avvikelse<llåtsenbartvidsärskildaskäl.

•  Halvårsvisrevisionavbassor<mentlistan

•  Ny;ja/utvecklaochinförasnabbköppåutpekadeorter•  Lokalalagermedlagernivåer•  Bassor<mentetienkel

beställningsportal<llgängligföralla•  Leveransenutpekaddagiveckanperort

1

2

3

Implementering

•  402star<klaribassor<ment•  Framtageneskaleringsprocess•  Avvikelsersomärgodkändaärtydliggjorda•  Revisionskervar6emånad•  Uppföljningsverktygskapadesoch

inkluderadehelastrategin

•  Myndighetsgemensamtavtalupphandlades

•  Tydligasta<s<kkravpåleverantör•  E-auk<ongenomfördes

§  Snabbköpfinnsnumerpåallaortersomvarutpekade

§  Lokalaochcentraltlagerfinnspåstandardsor<ment

§  Övrigabehovshavarebeställeribeställningsportalutanhandpåläggning

1

URallförvaltning

•  Följeruppallainköpiuppföljningsverktyget

•  Över90%avkontorsmaterialetskerinombassor<ment

•  E-auk<ongav20,4mnkrisäkradbesparing•  Realiseradbesparinguppgick2017<ll

30,4mnkr/år•  ÅtgärderiförvaltningsgruppeYeranalyser

iverktyget•  Avvikelserkaninnebära

informa<onsutskick,utbildning,<llsägelse,indragenfullmaktföravropare.

•  Sor<mentsuppdateringarsker1-2gångerperår(fåtalar<klar).

•  Beroendepåmålgruppochtypspridsinforma<onviaolikakanaler.Intranät,mail,telefon/skypemöten.

§  Lokalalagerharinneburitfärrebeställare,ökadavtalstrohet,tydligmålgruppförinforma<on,samtgodaförutsä;ningarförminskatantalbeställningarochfakturor(processbesparingar).

Kategoristrategi

Standardiserasor5mentet

Op5meraavtalsstrukturen

Försörjningsstrategi

Standardiserasor5mentet

Op5meraavtalsstrukturen

Försörjningsstrategi

Summering

•  Upphandlamyndighetsgemensamtavtalochop<merasamtligavillkorenligtspec.

•  E-auk<onföra;reducerapriserna.•  E-handeldärmyndigheternakanhantera

det


E.uppföljningsverktygskapassomhjälpmedeliförvaltningsfasen

10

050100150200250300350400450

Implementerat/Säkrat(mkr)

URallrealiseratJan-Dec2017Totalt

2017uppgicksäkradbesparing<ll409mnkrårligenochrealiseradbesparing<lldrygt305mnkr


Agenda

§  IntroFMV




CAvdelning

CEnhet

Kategoriledare Inköpare Inköpssamordnare

CAvdelning

Inköpsanaly5kersenior Inköpsanaly5kerStrategiskinköpare

Övergripande ansvar för tilldelade kategorier

• Strategiskt, taktiskt och operativt ansvar för tilldelade kategorier

• Genomför avrop och beställningar

• Ansvara för att hålla samman den övergripande kategoriplanen

• Ansvara för förvaltning av KPI:er, BI-rapp., metoder, verktyg, kategoristruktur och utb.material

Controller

• Ansvarar för uppföljning och sammanställning av KPI:er och data

på en aggregerad nivå

Leverantörsdialog- avtals- och upphandlingsstöd

Analys, uppföljnings-, verktygs- och datastöd

Kommersiellarollerföra.kunna5llämpakategoristyrningochuppföljning

CAvdelning

Kunddialog- och uppföljningsstöd

• Ansvara för tilldelade kategorier genom kategoristyrnings-processens samtliga faser

• Ansvara för resultat (beslutade KPI:er) enligt målsättning

• Ansvara för dialogen med kunder och avropare ‒  Information och

utbildning ‒  Felbeteenden ‒  Behov

• Uppföljning

• Genomför affärsmanna-mässiga upphandlingar

• Ansvarar för avtalsfrågor och leverantörsdialog

• Metodstöd i strategiarbetet

• Projektledare vid implementering av kategoristrategier av större dignitet


Avtalsuppföljningärenak5vitetavflerainominköpsuppföljningpåFMV

Analysavbeställare:•  Fakturor•  Orderkvalité•  Avtalstrohet•  Beställningenligtfullmakt

Analysavopera5vtinköp:•  Led<der•  Antalbeställningar

Analysavtak5skinköp:•  Antalärenden•  Förfarande•  Uppstarts<der•  Avverkningsgrad•  Arbetsbelastning•  Andelkonkurrens/monopol

Övriguppföljning:•  Avvikelser•  Kundbesök•  Överprövningar

Besparingar:•  Planerad/Säkrad/realiserad

besparing•  Besparingsgap

Sammanställningochövergripandeanalyskopplat5llmålenför

aktuellakategorier/enhet

Månadsvisrapportering5llavdelningschef

Kvartalsvisrapportering5llmyndighetsledningarna

Årsvisrapporteringavbesparingar5ll

Försvarsdepartementetenligtregleringsbrev

Ansvarigroll:Inköpssamordnare/StrategiskinköpareControllerKategoriledare/EnhetschefSeniorinköpsanaly5ker

Summeringochtack!

Sidnr:1418-03-22

Sidnr:1518-03-22