Zestaw narzędzi do budowania relacji partnerskich w organizacji
Urząd Miasta w Dzierżoniowie
Warszawa, 25.06.2013
W Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie obrano za cel podejmowanie działań przyczyniających się do integrowania zespołu, motywowania do wspólnej pracy, budowania kultury organizacyjnej opartej na relacjach partnerskich, ponieważ zmotywowani i zintegrowani pracownicy są najważniejszym czynnikiem sukcesu organizacji i podstawą do doskonalenia.Relacje partnerskie budowane są wielopłaszczyznowo – zarówno w stosunkach między pracownikami jak i na linii pracownik-kierownictwo.
W 2009 r. Urząd określił kluczowe czynniki sukcesu, w których główną rolę odgrywa obszar pracowników. Wdrażając model EFQM Zespół pracowników (TGV) opierał się głównie na jednej z fundamentalnych zasad modelu „Odnoszenie sukcesów dzięki pracownikom”.
W 2010 roku opracowano i wdrożono Zasady Zarządzania Zasobami Ludzkimi, których podstawowymi elementami są kluczowe wartości zarządzania zasobami ludzkimi określonymi jako - Zasady 4P.
Opis rozwiązania
Kluczowe wartości w zarządzaniu zasobami ludzkimi 4xP:
P jak Profesjonalizm P jak Praca zespołowa P jak Partycypacja P jak Partnerstwo
W celu realizacji zasad 4P Urząd stosuje zestaw sprawdzonych 6 narzędzi, mających na celu dialog z pracownikami, zwiększenie ich zaangażowania i budowanie relacji partnerskich, są to:Narzędzie Nr 1: Organizacja imprez imieninowych, integracyjnych i wyjazdowych wycieczek. Narzędzie Nr 2: Realizacja pełnego procesu badań satysfakcji pracowników.Narzędzie Nr 3: Redagowanie i wydawanie przez Zespół pracowników urzędowej gazetki, pn. „Urzędowa Lokomotywa” oraz organizowanie Plebiscytu na najsympatyczniejszą koleżankę/kolegę. Narzędzie Nr 4: Wzmacnianie i doskonalenie kultury pracy zespołowej.Narzędzie Nr 5: Włączanie pracowników w proces zarządzania poprzez autorskie opracowywanie instrukcji , regulaminów z obszaru zarządzania pracownikami. Narzędzie Nr 6: Angażowanie pracowników w działania na rzecz społeczeństwa poprzez uczestnictwo w różnych akcjach społecznych , np. udział pracowników w akcji WOŚP, zbiórka pieniędzy dla chorych dzieci, przekazywanie świątecznych paczek dla potrzebujących, oddawanie krwi, udział w akcji „Mogiłę Pradziada ocal od zapomnienia”, 1 % od podatku.
Opis rozwiązania
Adekwatność zgłaszanego rozwiązania
Stwierdzonymi problemami w organizacji było:
• „załamanie” wyników badań satysfakcji pracowników,
• zbyt małe zaangażowanie pracowników w realizację
wspólnych projektów czy zadań,
• obniżanie poczucia jedności zespołu pracowników,
• bardzo duża ilość nowych, trudnych do realizacji zadań,
Skuteczność zgłaszanego rozwiązania
Potwierdzeniem na skuteczność wdrożonych podejść są:• wyniki satysfakcji pracowników, które uzyskały ponownie wysoki poziom,• mała absencja pracowników, niska rotacja,• podwyższa się profesjonalizm pracowników,• corocznie zwiększa się zaangażowanie w pracę zespołową, jednym z kluczowych zespołów jest powołany w 2009r zespół TGV, który doprowadził organizację do uzyskania Europejskiej Nagrody Doskonałości EFQM w 2012r., a którego praca stanowiła dobrą praktykę w fundacji EFQM.
• Zdecydowana większość pracowników uczestniczy w imprezach integracyjnych i imieninowych, chętnie angażując się w przygotowywanie programów artystycznych.
• Wielu pracowników włącza się w różne akcje społeczne.
W wyniku podjętych działań organizacja odnotowuje wysoki poziom satysfakcji z pracy w urzędzie
Sukcesywnie wzrasta ilość powoływanych zespołów, a także zaangażowanie pracowników w pracę zespołową
Profesjonalizm
Rezerwowane corocznie w budżecie środki finansowe na szkolenia oraz tworzone roczne plany szkoleń umożliwiają pracownikom udział w coraz większej liczbie szkoleń, a tym samym rozwijają kompetencje pracowników.
2006 2007 2008 2009 2010 2011 20120
50
100
150
200
250
300
350
400
450389
131170
355
206
337
281
209246
390
176
406
293
210
Liczba uczestników szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych
zewnętrzne wewnętrzne
Profesjonalizm
Dzięki wsparciu finansowemu jakie oferuje UMD pracownicy systematycznie uzupełniają swoje wykształcenie.
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 20120%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
60% 61% 63%67%
71% 72% 75% 78%82% 83% 84%
Poziom wykształcenia pracowników
Przejrzystość procesu wdrożenia rozwiązania
W 2010 opracowano i wdrożono jednolite i przejrzyste zasady powoływania i funkcjonowania zespołów pracowniczych. Dzięki opracowanym dokumentom zwiększyła się przejrzystość doboru pracowników do zespołu przy zachowaniu zasady jawności.
Projekt ankiety w badaniach satysfakcji pracowników jest konsultowany z pracownikami przed rozpoczęciem badania, informowani są oni także o celu i wynikach badania. Corocznie po badaniu satysfakcji wdrażane są działania doskonalące uwzględniające potrzeby pracowników.
Wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w procesie przygotowywania nowych regulaminów i instrukcji dotyczących spraw wewnątrz organizacji:W 2008r. pracownicy wspólnie opracowali Kodeks Etyki.W 2009r. wdrożono wspólnie Standardy Obsługi Klienta.W 2010r. opracowano projekt Regulaminu Wynagradzania.
Trwałość zgłaszanego rozwiązania
Opisane podejście stanowi szereg działań, które maja wieloletnią praktykę a wszystkie działania mają kontynuację i są doskonalone.
- Imprezy imieninowe organizowane są od 2000 roku.- Urząd prowadzi badania satysfakcji pracowników od 2004r.- Od 2009r. wydawana jest kwartalnie „Lokomotywa Urzędowa”-Od 2010r organizowany jest Plebiscyt na najsympatyczniejszą/ego koleżankę/kolegę- Cyklicznie organizowane są akcje społeczne.
Możliwość zastosowania w innych jednostkach samorządowych
Wdrożone rozwiązania są zalecane do implementacji w organizacjach, które odnotowują niski poziom zaangażowania i motywacji pracowników.
Działania te nie wymagają zaangażowania nadmiernych nakładów finansowych czy rzeczowych.
Opisane podejście stanowi szereg działań, które były wdrażane sukcesywnie od kilku lat.
Nie zaleca się wdrażania wszystkich działań jednocześnie.
Bardzo ważna jest faza konsultacji z pracownikami i informowanie ich na każdym etapie podejmowanych działań.
Dziękuję za uwagę
Wanda Ostrowska – Zastępca Burmistrza,Urząd Miasta w Dzierżoniowie
www.dzierzoniow.pl