Embed Size (px)
Citation preview
Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống
thông tin kế toán
1
Mục tiêu của chương
• Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ
• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu
• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống
• Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu
• Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống
2
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu• KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận
tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
• Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp.
• Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng.
3
Vấn đề đặt ra• Những ai tham gia vào quá trình trên• Các chứng từ luân chuyển như thế nào• Phần mềm xử lý ra sao• Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên• …….
4
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD)
• DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin
• DFD có nhiều cấp• DFD khái quát (cấp 0)• DFD cấp 1• DFD cấp 2• ….
5
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU• Các kí hiệu:
– Có 4 kí hiệu biễu diễn
6
Hoạt động xử lý
Dòng dữ liệu
Đối tượng bên ngoài hệ thống
(điểm đầu, kết thúc)
Lưu trữ dữ liệu
Hoạt động xử lý
Dòng dữ liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD– Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ
được chi tiết hóa thành nhiều cấp– Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số
theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)– Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi
tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn– Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động
xử lý chi tiết bên trong của hệ thống
7
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU• Phân cấp DFD
8
Điểm đầu
Hệ thống
Điểm cuối
A
B
Điểm đầu
1.0
2.0
3.0
Điểm cuối
A C
D
Lưu trữ
B
Cấp 0Cấp 1
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD
9
1.1
1.2
1.4
A E
F1.3
G
C
D
3.1
3.2
H I
B
D
Lưu trữ
3.1.1
3.1.2
I
J
H
D
Cấp 2 Cấp 3
DFD cấp 0 (khái quát)
• Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.
• Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động
• Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu) Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống
10
DFD cấp 0 (khái quát)
• DFD khái quát cho biết– Hệ thống này là gì – Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
11
Khách hàng
Ngân hàng
Hệ thống thu tiền bán chịu
Thanh toán Nộp tiền NH
Kế toán tổng hợp
Tổng hợp thanh toán
DFD cấp 1
• Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.
• Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu
• Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện
12
DFD cấp 1
13
Nhận thanh toán1.0
Khách hàng
Đối chiếu với tiền
thực nhận2.0
Ghi nhận thanh toán4.0
Ngân hàng
Lập giấy chuyển
ngân hàng3.0
Giấy đòi nợ đã xác nhận
Chuyển tiền và Phiếu thu
Chuyển tiền
Chuyển phiếu thu đã xác nhận
Phiếu thu đã xác nhận
Sổ quỹ
Tiền,
giấy đòi nợ
Kế toán tổng hợp
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0• Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các
đoạn văn mô tả• Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động
liên quan đến các đối tượng đó
Đối tượng Hoạt độngKhách hàng Trả tiền và giấy đòi tiềnNhân viên BH Lập phiếu thuNhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếu thu vào giấy đòi tiền…… ……..Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng
14
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0
• Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu
• Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
15
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0• Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống
– Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống
• Bước 5: – Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài– Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử
lý của hệ thống hiện hành. – Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên
ngoài hệ thống– Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành
động nhận và gửi dữ liệu
16
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1• Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo
trình tự diễn ra các hoạt động đó.• Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
theo các cách sau:– Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm– Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác
nơi xảy ra• Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7
hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp• Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi
nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm
17
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1• Bước 9: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các
hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý• Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy
hợp lýPhân cấp DFD• Bước 11:
• Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn.
• Thực hiện các bước 8,9,10
18
LƯU ĐỒ (Flowchart)• Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá
trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)
• Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ).
• Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống
• Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý và luận lý của hệ thống.
19
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
• Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập xuất…)
• Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính
• Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống.
20
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)
21
KH
Lập phiếu thu
Phiếu thu
Xác nhận ghi sổ
Phiếu thu
Phiếu thu
A
A
Sổ quỹ
Phiếu thu
N
Kế toán công nợ
Kế toán tiền
Ghi nhật kí
NK Thu tiền
Phiếu thu
KH
Thủ quỹ
Quá trình thu tiền
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)
22
Đơn đặt hàng
Nhập vào PM Hiện thị
khi nhập
Cập nhật đơn hàng
Tập tin KH
Tập tin HTKho
Tập tin đơn hàng
Đơn đặt hàng đã xử lý
N
Nhập đơn đặt hàng của khách hàng
Các công cụ kỹ thuật
23
Bắt đầu, kết thúc
Chứng từ báo cáo
Công việc xử lý thủ công
Chứng từ báo cáo có nhiều liên
Dữ liệu được đưa vào hệ thống hay thông tin kết quả của xử lýĐiểm nối trên cùng một lưu đồ
Điểm nối đến lưu đồ khác, hệ thống khác
Lưu trữ thủ công chứng từ , tài liệu
Đường luân chuyển
Các công cụ kỹ thuật
24
Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống
Cônng việc xử lý bởi máy tính
Thủ tục , hàm, CT con được viết sẵn
Dữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file)
Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện
Dữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file)
Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống
Cônng việc xử lý bởi máy tính
Quyết định
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ• Kí hiệu đầu vào
25
Phiếu thuHóa đơn BH
Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) bằng giấy
Nhập liệuNhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay)
Thẻ lưu trữ
Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ
Phiếu thuHóa đơn BH
Nhập liệu
Phiếu thuHóa đơn BH
Thẻ lưu trữ
Nhập liệu
Phiếu thuHóa đơn BH
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ
26
Xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ công
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
Hiển thị trên màn hình
Sổ, báo cáo Dữ liệu đầu vào/ra
Báo cáo BH
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
Báo cáo BH
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
Báo cáo BH
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
Kí hiệu xử lý
Kí hiệu đầu ra
Báo cáo BH
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
Báo cáo BH
Tính giá HTK
Lập phiếu thu
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ• Kí hiệu lưu trữ
• Kí hiệu kết nối
27
Lưu trữ trong máy tính
Lưu trữ thủ công
N: Lưu trữ theo số thứ tự
A: Lưu trữ theo Alphabet
D: Lưu trữ theo ngày
Bắt đầu
Bắt đầu/kết thúc
AĐiểm nối trong cùng 1 trang (A, B, C…)
2
Điểm nối sang trang sau (Số trang: 1,2,3…)
Bắt đầu A 2Bắt đầu A 2Bắt đầu A 2Bắt đầu A 2Bắt đầu ABắt đầu ABắt đầu
2ABắt đầu
N
Tập tin hàng tồn kho
Lưu trữ
Các qui ước khi đọc và vẽ lưu đồ• Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của
xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả của xử lý• Lưu đồ phải đựơc trình bày quá trình xử lý hoặc
luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thừơng qui định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển lưu đồ một cách rõ ràng
28
VẼ LƯU ĐỒ• Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và
bên ngoài của hệ thống (xem lại phần DFD)• Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột
– Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ– Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của
các hoạt động từ trái sang phải• Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột
– Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động– Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di
chuyển thông tin từ trên xuống dưới• Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều
bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.
29
VẼ LƯU ĐỒ• Bước 4: Hoàn thành lưu đồ:
– Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin– Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột
khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc– Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)– Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết
thúc– Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu
trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật)
30
Ý NGHĨA
• Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:– Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự
của chúng trong hoạt động của hệ thống– Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức
độ ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến)• Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
– Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan
– Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh
31
Sự khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu
32
Lưu đồ• Nhấn mạnh khiá cạnh vật lý của dữ liệu luân chuyển cũng như xử lý• Trình bày người tham gia trong quá trình luân chuyển và xử lý dữ liệu• Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ thống hiện hành
•Sử dụng nhiều ký hiệuhơn
Sơ đồ dòng dữ liệu• Nhấn mạnh sự luân chuyển logic của dữ liệu
• Không trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ liệu• Thường không trình bày người tham gia trong hệ thống• Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới•Sử dụng ít ký hiệu hơn
Bài tập 1• Công ty abc sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng
của khách hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang phòng kế tóan. Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ công trên cơ sở lện bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận giao hàng. Một liên của hóa đơn được giao cho khách hàng. Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng kế toán theo số đơn đặt hàng
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
33
Bài giải : Vẽ lưu đồ
34
Lập hóa đơn , phiếu
xuất kho
A
A
Đến bộ phận giao hàng
Khách hàng
Bộ phận bán hàng
Bộ phận kế tóan
Lệnh bán hàng
Hóa đơn
Lệnh bán hàng
Phiếu xuất kho
12
3
34
12
12
3
1 23
Bài tập 2• Công ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các
phiếu yêu cầu nguyên vật liệu(4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến bộ phận kho. Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ kho. Nhân viên này gởi liên thứ 1 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu cùng với nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế tóan chi phí. Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu lại tại kho theo số thứ tự
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên
35
Bài giải : Vẽ lưu đồ
36
Duyệt phiếu
yêu cầu NVL
Phân xưởng sản xuất
Kho
Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt + ký
4
12Phiếu yêu
cầu nguyên liệu
4
1 23
Lập phiếu
yêu cầu NVL
Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt+ký
1
Phiếu yêu cầu nguyên liệu đã duyệt
4
1 23
Ký phiếu yêu cầu
NVL, xuất
NVL,ghi thẻ kho
Xuất NVL cho
sản xuất sản
phẩm
N
Thẻ kho
Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt+ký
3
NKTCP
Quản lý phân xưởng
Bài tập về sơ đồ dòng dữ liệu• Công ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt
hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng(3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận tín dụng đẻ xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được chuyển cho phòng kế tóan để lập hóa đơn(3 liên) và phiếu xuất kho(4 liên). Một liên của lệnh bán hàng được gởi cho khách hàng để hồi báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho khách hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợpYêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cho hệ thống trên
37
Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức 0
38
Khách hàng
Xử lý yêu cầu mua
Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức 1 39
Khách hàng
Ghi nhận,
lập LBH
Xét duyệt
Ghi sổ cái
Ghi nhật ký
Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng
Lệnh bán hàng Chi tiết
kháchhàng
Lệnh bán
Lệnh bán hàng
Hồi báo
Sổ chi tiết
Sổ tổng hợpSổ cái tổng hợp
ĐĐH Tổng số
Sổ chi tiết
Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty HFone được xử lý như sau:
Nhận viên nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của khách hàng. Các chứng từ này được gởi đến phòng quỹ. Tại đây thủ quỹ căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền gồm 2 liên. Liên thứ 1 của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào ngân hàng. Liên thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ 1 của bảng kê tổng hợp tiền thu rồi kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền. Liên thứ 2 của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp để ghi sổ cái và được lưu theo số bảng kê. Giấy báo trả tiền được chuyển đến bộ phận kế toán phải thu để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng. Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số khách hàng.
40
