Chương 2Tổ chức dữ liệu trong

hệ thống thông tin kế toán

1

Mục tiêu

• Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập• Xây dựng mô hình REA• So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ

công và AIS máy tính• Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính• Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính• Vai trò của các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ• Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu• Các phương thức nhập dữ liệu• Các cấu trúc tổ chức dữ liệu• Các khái niệm về CSDL, hệ quản trị CSDL

2

3

HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNGQui trình xử lý:

Chöùng töø goác

Söï kieän kinh teá

Soå nhaät kyùPhaân tích nghieäp vuï aûnh höôûng tình hình taøi chính theá naøo?

Soå taøi khoaûn

Ghi cheùp ñeå löu tröõ döõ lieäu veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng

Baùo caùoToång hôïp taïo thoâng tin truyeàn ñaït tôùi ngöôøi söû duïng

4

Chöùng töøSöï kieän kinh teá Thoâng tinGhi

Nhaät kyùGhi soå

TKù Baùo caùo

2. Caùc hình thöùc soå KT

HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG Ñaëc ñieåm toå chöùc xöû lyù

1. Döõ lieäu:

Löu tröõ: trong caùc soå keá toaùn rieâng bieät theo töøng ñoái töôïng keá toùan, truøng laép döõ lieäu

Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan tình hình taøi chính

Chia seû DL

5

NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG

3. Thoâng tin cung caáp: Thoâng tin taøi chính

Khoù laäp caùc baùo caùo linh hoïat theo nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau -> Khoâng ñaùp öùng ñöôïc thoâng tin cho nhieàu ñoái töôïng khaùc nhau

Möùc ñoä chi tieát cuûa thoâng tin Thôøi gian cung caáp thoâng tin: chaäm, khoâng phaûn aùnh töùc thôøi tình hình

Thoâng tin phaûi do ngöôøi ghi cheùp döõ lieäu laäp

1. Ghi cheùp truøng laép -> Döõ lieäu löu tröõ truøng laép -> Thay ñoåi HT khoù khaên, maát thôøi gian hôn2. Döõ lieäu löu tröõ phaân taùn -> Chia seû thoâng tin, döõ lieäu khoù khaên

6

HTTT keá toaùn xöû lyù baèng maùy

Söï kieän kinh teá

Chöùng töø goác

Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban ñaàu treân chöùng töø

Cô sôû döõ lieäuDL ñöôïc löu tröõ trong caùc taäp tin lieân quan

Baùo caùoNgöôøi söû duïng löïa choïn hay taïo baùo caùo veà thoâng tin yeâu caàu

7

Toå chöùc DL theo heä quản trị cô sôû döõ lieäu

Cô sôû döõ lieäu (Data base)

Heä quaûn

trò CSDL

(DBMS)

Chöông trình öùng

duïng 1Chöông trình öùng

duïng 2Chöông

trình öùng

duïng 3

Ngöôøi

söû duïng

Tổ chức thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu

8

Quá trình SXKD

Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin

đầu ra

Kiểm soát - phản hồi

Lưu trữ

• Xác định dữ liệu cần thu thập• Tổ chức thu thập dữ liệu• Tổ chức lưu trữ dữ liệu

Thu thập dữ liệu

9

Sự kiện gì?

(Event)

Nguồn lực nào?

(Resources)

Đối tượng liên quan? (Agent)

Mô hình REA

Dữ liệu thu thập

Theo các hoạt động của 1 chu trình kinh

doanh

Chứng từ của từng

hoạt động

Tổ chức thu thập dữ liệu

10

Các chu trình kinh doanh

Mô hình REA

Xác định các hoạt động, đối tượng nguồn lực cần thu thập dữ liệu

Dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực

Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý,

đặc điểm kinh doanh

Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động

Nội dung của chứng từ

Các nội dung, cách thức

quản lý cần khai báo

11

Đặt hàng

Xuất kho

Giao Hàng

Bán hàng

Thu tiền

KHHàng hóa

NviênTkhoản

1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thuResource Event Agent

Các bước xây dựng mô hình REA• B1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu của tổ

chức• B2: XĐ trong từng CTKD có những sự kiện kinh

doanh nào• B3: Phân tích từng sự kiện ở B2 để XĐ các yếu

tố nguồn lực, tác nhân và địa điểm• B4: XĐ các hành vi, đặc trưng và các thuộc tính

của sự kiện, nguồn lực và tác nhân. Từ đó XĐ mối quan hệ giữa chúng

12

Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA

Cách vẽ mô hình:• Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự kiện, nguồn lực và

tác nhân; đường thẳng để nêu mối quan hệ giữa chúng• Đặt nguồn lực ở bên trái sự kiện, và tác nhân ở bên phải

sự kiện• Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thực hiện• Mỗi sự kiện có ít nhất 1 liên kết với nguồn lực, 1 liên kết

với tác nhân bên trong và 1 liên kết với tác nhân bên ngoài

• Một hình chữ nhật có thể đại diện cho 1 nhóm nguồn lực, 1 nhóm tác nhân => không vẽ các hình chữ nhật trùng nhau

13

Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA

Bài tập: Xây dựng mô hình REA

Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp việc nhà, có chu trình bán và thu tiền như sau:Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu về dịch vụ. NV kinh doanh sẽ gửi báo phí đến cho KH, nếu KH chấp nhận báo phí thì NVKD sẽ tiến hành lập hợp đồng cụ thể về các dịch vụ cung cấp (loại dv, giá phí từng loại dv, mức độ thường xuyên cung cấp dv, thời điểm nhận thanh toán). Sau khi KH ký hợp đồng, bộ phận những người giúp việc nhà sẽ tiến hành cung cấp dv cho KH và KH bắt đầu thanh toán theo các điều khoản HĐ. Công ty cũng thuê 01 NV để nhận và xúc tiến việc nhận thanh toán với KH.Hãy xây dựng mô hình REA.

14

• Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sản xuất kinh doanh

• Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi được thực hiện

• Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực• Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung trao

đổi nguồn lực• Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến quá

trình trao đổi• Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi

cho quá trình trao đổi15

Nội dung dữ liệu thu nhập

16

Thành phần thu nhập dữ liệu

Chứng từ : thu thập các nội dung(dữ liệu) của các họat động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực

Tài khỏan: Thu thập các nội dung của các nguồn lực phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin quản lý

Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý

17

Tổ chức đối tượng chi tiết

Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung cần quản lý chi tiết

Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và các nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo dõi SL)

Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả và nội dung quản lý

Các nội dung quản lý của tửng đối tượng chi tiết là cơ sở để mã hóa cho đối tượng

Nội dung tổ chức đối tượngĐối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Mã hóa

Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001

18

Tổ chức tài khỏan Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, phản ánh

cho các nguồn lực liên quan đến các hoạt động Mỗi một loại tài khỏan là một đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại

nguồn lực về giá trị Qui trình tổ chức tài khỏan:

Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết Các nội dung quản lý(còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khỏan Mọi nội dung quản lý trên tài khỏan là 1 cấp tài khỏan của lọai tài

khỏan đó => Xác định kết cấu tài khỏan

Tài khỏan Nội dung quản lý TK Nội dung theo dõi theo ĐTCT

Nội dung theo dõi trên TK

Kết cấu tài khỏan

Doanh thu A,B,C,D A,B,D C Cấp 1: 511Cấp 2 : 5111 ->C

Tổ chức chứng từ

• Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động• Quy trình tổ chức

– Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động– Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối

tượng, nguồn lực liên quan)– Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ (dự

kiến)– Mã hoá các chứng từ (ký hiệu)

19

Hoạt động Tên chứng từ Nội dung chứng từ Bộ phận lập

Bộ phận sử dụng

Ký hiệu

Thu tiền Phiếu thu Số CT,Ngày ctừ, số tiền

Kế tóan tiền KH, Thủ quỹ PT-0001

• AIS thủ công

20

Chứng từSự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài

chính

Ghi sổ

nhật ký

Sổ nhật ký

Chuyển sổ

Sổ cái, sổ chi

tiết

Lập báo cáo

Báo cáo tài chính

Quá trình SXKD

Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu

Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu

• AIS trên nền máy tính

21

Chứng từSự kiện của

quá trình SXKD

Nhập liệuNhập liệu các hoạt động liên

quan

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Thông tin theo yêu

cầu

Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu

Các đối tượng, nguồn lực sử dụng

Khai báo

Các hoạt động thu thập, ghi nhận DL

• Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống

• Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…) sau khi sự kiện xảy ra

• Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng (Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…)

22

Lưu trữ dữ liệu

• AIS thủ côngHoạt động Lưu trữGhi nhật ký Sổ nhật ký

Chuyển sổ Sổ cái, sổ chi tiết

• AIS trên nền máy tínhHoạt động Lưu trữNhập liệu Tập tin nghiệp vụ

Khai báo Tập tin chính

Cập nhật Tập tin chính

23

24100,000,0000302657481258 Lê Lợi,

Q.01Công Ty Thành CôngKHTN-05

0030298452758 Nguyễn Du, Q.01

Công Ty Quang MinhKHTN-04

(234,000,000)437821270-001142 Điện Biên Phủ, Q.03Anh TuấnKHTN-03

150,000,000430011144-00117 Lê Duẩn, Quận 01

UOB Viet NamKHTN-02

300,090,000430421210-001115 Nguyễn Huệ

KPMG Việt NamKHTN-01

574,565,000430121280-00129 Lê Duẩn, Q.01

Chase MahattanKHNN-01

Số dưMã số thuếĐịa chỉTên khách hàngMã KH

Dữ liệu tổng hợpDữ liệu tham chiếuThực thể khách hàng

Mẫu tin

Lưu trữ dữ liệu trên tập tin

Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu

• Tập tin chính (Master File) – Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong,

và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa…– Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh– Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu

hay dữ liệu tổng hợp

Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồnXEROX PR-001 Cái 1561 100HP LASER PR-002 Cái 1561 20TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150

25

Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt)

• Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) – Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng,

thu tiền…– Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ– Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan

đến sự kiện

26

Số hđơn

Ngày hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH

7869

13/4/04

KHTN-01

PC-001 1 10.000.000

345

7869

13/4/04

KHTN-01

PC-002 2 20.000.000

345

7870

154/04 KHNN-01

PR-002 3 25.000.000

567

Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ

• Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của KH khi nhập hóa đơn bán hàng

• Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất

• Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu. VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính

• Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu: Thay đổi, thêm, xóa…

27

Mã hóa các thực thể mang dữ liệu

• Ý nghĩa– Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối

tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau

– Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể

– Tùy theo tính chất của thực thể mang dữ liệu, sẽ có phương pháp mã hóa thích hợp

28

Các phương pháp mã hóa

• Mã trình tự/mã liên tiếp: – Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS

sinh viên– Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu– Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu

• Mã khối/nhóm:– Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định:

ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm. • 934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi..

29

Các phương pháp mã hóa• Mã phân cấp:

– Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp

– Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó– VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT-

mã NV• Mã gợi nhớ:

– Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định

– VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001

30

Những điều cần lưu ý khi mã hóa

• Xác định các thực thể cần mã hóa• Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu

quản lý liên quan đến thực thể• Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích hợp• Xem xét tính duy nhất của bộ mã• Xem xét đại diện của bộ mã• Xem xét tính tương lai của bộ mã• Quy luật mã hóa cần được thống nhất và phổ

biến trong toàn DN

31

Phương thức xử lý thông tin dữ liệu trên máy tính• Xử lý tương tác :

– Là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con người và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nhau, trong xử lý tương tác con người dẫn dắt các quá trình xử lý, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực.

– Xử lý tương tác là phương được lựa chọn cho các hệ thống xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng công thức, các pt tóan học, vận dụng kinh nghiệm vào quá trình xử lý

32

• Xử lý giao dịch : Là xử lý một yêu cầu cho đến khi ra kết quả, không có sự can thiệp từ ngòai vào. Một quá trình xử lý như vậy gọi là 1 giao dịch, thích hợp với những tiến trình có nhiều khâu độc lập

• Xử lý trực tuyến : Được sử dụng trong những hệ thống đòi hỏi xử lý từng dòng thông tin, từng mẫu tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện– Việc truy cập thông tin xảy ra hòan tòan ngẫu nhiên– Khuôn dạng và kểu thông tin không hòan tòan xác định– Thông tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến

trình xử lý33

• Xử lý phân tán : – Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở

những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau

– Trong xử lý phân tán, với một thành phần dữ liệu có thể xảy ra nhiều thao tác như cập nhật, sửa chữa hoặc khai thác khác nhau

– Vì vậy cần quan tâm đối với các xử lý phân tán là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống

34

Phương thức nhập dữ liệu

• Theo thời gian thực (Real-Time)– Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào

tập tin nghiệp vụ)– Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu

trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng TKho…)

– Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay – Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện

(bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp…) ngay sau được nhập vào.

35

Phương thức nhập dữ liệu (tt)

• Theo lô (Batch)– Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được

nhập vào máy)– Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)– Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy– Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số

kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô

– Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được

khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô

36

Phương thức nhập dữ liệu (tt)

• Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô – Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ

không tính toán số kiểm soát lô– Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà

không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan– Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước

khi cập nhập– Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các

tập tin chính liên quan– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được

khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập

37

Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin• Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin:

– Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng tương ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau

38

Tập tin ĐĐH

Tập tin KH

Tập tin HTK

Chương trình BH

Thông tin BH

Nhập NVBH

Tập tin HTK

Tập tin ĐĐH

Chương trình HTK

Thông tin

HTK

Nhập NV HTK

Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin

Mã Số ĐĐH

Ngày ĐH

Mã Số KH KVBH NVBH Mã

hàngTên

hàng Giá SL

39

Mã hàng

Tên hàng

Đgiá xuất

Giá bán

Mã Số ĐĐH

Mã Số KH NVBH KVBH SL tồn

Mã Số KH

Tên KH

Địa chỉ

Mức TD KVBH NVBH DThu

tích

• Trùng lắp dữ liệu lưu trữ • Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu • Chi phí lưu trữ tăng• Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ

Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu

40

NVBH

NVHTK

Ứng dụng bán hàng

Ứng dụng HTK

Hệ quản trị CSDL

Lập các báo cáo có sẵn

Yêu cầu

Báo cáo

Vấn tinTruy vấn

Báo cáo theo yêu

cầu

Hệ điều hành

CSDL

Khái niệm về Cơ sở dữ liệu

• Một CSDL là một tập hợp nhiều dữ liệu liên quan và được lưu trữ vật lý trong máy tính. Nó liên kết với các tập tin và được thực hiện hoặc thi hành bởi một gói phần mềm đặc trưng mà được gọi là hệ thống quản lý CSDL

• Một ứng dụng CSDL đều bao gồm các phần– Thành phần xử lý ứng dụng– Thành phần phần mềm CSDL– Bản thân CSDL– Các mô hình về quản lý CSDL

41

• Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy tính Client/Server– Mô hình CSDL tập trung– Mô hình CSDL theo kiểu file – server– Mô hình xử lý từng phần CSDL– Mô hình CSDL Client/Server– Mô hình CSDL phân tán

42

Cơ sở dữ liệu

• Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng

43

A, B, C

B, C, D, E

Chương trình 1

Chương trình 2

A, B, C, D, E

Hệ quản trị CSDL

Chương trình 1

Chương trình 2

Cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

• Là chương trình dùng để thực hiện các thao tác liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản lý dữ liệu, bao gồm:

• Định nghĩa dữ liệu (DDL)• Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ liệu• Tương tác với hệ điều hành để lưu trữ vật

lý dữ liệu• Tương tác với người sử dụng thông

qua các ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML) và ngôn ngữ vấn tin (DQL)

44

Ưu điểm của tổ chức DL theo CSDL

–Tránh được sự trùng lặp dữ liệu–Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu–Quản lý dữ liệu nhất quán–Sự độc lập của dữ liệu với các chương

trình ứng dụng–Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ

liệu: Quyền xem, sửa, xóa…

45

Ảnh hưởng của CSDL đối với công việc của kế toán

• Ảnh hưởng đến nguyên tắc ghi sổ kép• Cách thức cung cấp thông tin cho đối

tượng bên ngoài• Truy xuất thông tin theo yêu cầu• Kết hợp giữa thông tin tài chính và thông tin

hoạt động• Thay đổi vai trò của kế toán trong doanh

nghiệp• .,…

46

Mối liên kết giữa các tập tin

Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Mã số thuếChase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ 430421210-001

47

Số hđơn

Ngày hđơn Mã KH Mã

hàng SL Giá ĐĐH7869 13/4/04 KHTN-01 PC-

0011 10.000.00

0345

7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002

2 20.000.000

345

7870 154/04 KHNN-01

PR-002

3 25.000.000

567

Khóa chínhKhóa ngoại

Mối liên kết thể hiện số lượng mẫu tin của 1 tập tin này liên kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin khác

Mối liên kết Một-Một (1:1)

•MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại. VD:

– Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất: MỘT hóa đơn chỉ được lập 1 phiếu xuất. Đồng thời, MỘT phiếu xuất chỉ liên quan đến MỘT hóa đơn

48

Hóa đơn Phiếu xuất1 1

1 hóa đơn cho 1 phiếu xuất

1 phiếu xuất cho 1 hóa đơn

Mối liên kết Một-Một (1:1)

Số hđơn

Ngày hđơn Mã KH Phiếu

xuất7869 13/4/04 KHTN-01 PX00

17879 13/4/04 KHTN-01 PX03

87888 154/04 KHNN-

01PX098

49

Phiếu xuất

Ngày Xuất Kho hàng

PX001 13/4/04 KHTN-01PX038 13/4/04 KHTN-01PX098 154/04 KHNN-01

1

1

Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)•MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin này. VD:

– Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt hàng của KH: MỘT khách hàng có thể đặt NHIỀU đơn đặt hàng. Ngược lại, MỘT đơn đặt hàng liên quan đến MỘT khách hàng mà thôi

50

Khách hàng ĐĐ Hàng1 n

1 KH trên 1 ĐĐH

Nhiều ĐĐH cho 1 khách hàng

Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)

ĐĐH Ngày ĐĐH Mã KH Tổng giá

trị345 13/4/0

4KHTN-01 10.000.00

0349 13/4/0

4KHTN-01 20.000.00

0567 154/04 KHNN-

0125.000.000Mã KH Tên khách

hàng Địa chỉ Mã số thuế

KHNN-01 Chase Mahattan

29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001

KHTN-01 KPMG Việt Nam

115 Nguyễn Huệ 430421210-001

51

1

nn

Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)

• MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của tập tin này. VD:

– Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn. Ngược lại, MỘT hóa đơn cũng có thể có NHIỀU hàng hóa

52

Hàng hoá Hóa đơnn n

Nhiều hàng hóa trên 1 HĐơn

Nhiều HĐơn bán cùng 1 loại hàng hóa

Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)Số

hđơnNgày hđơn

Mã hàng SL Giá

7869 13/4/04

PR-001 1 10.000.000

7869 13/4/04

PR-002 2 20.000.000

7870 154/04 PR-002 3 30.000.000

Mã hàng Tên hàng hóa ÐVT Tài khoảnPR-001 XEROX Cái 1561PR-002 HP LASER Cái 1561PC-001 TOSHIBA Bộ 1561PC-002 COMPAQ Bộ 1561

53

1

n

n

1