إعداد وكتابة التقارير

إعداد وكتابة التقارير

إعداد وكتابةالتقاريــر

فـوائـد الـتـقـاريـر

تعريف الدارة العليا تسير العمل فى المنشأة .

توجيه النظر لمواطن الخطر وأوجه القصور .

المساعدة على تطوير الداء الحالى .

تحليل المواقف المختلفة للتعرف على البسباب المختلفة فى الموقف .

تعريف المساهمين بما يدور فى المنشأة .

مساعدة العاملين على ربـط أفكارهم بموضوعية

اللتزام النفسى بما هو مدون فى التقرير .

توثيق الدحداث والمواقف المختلفة .

التعرف على المنافسين .

خلق الدحساس برقابة الدارة العليا لدى العاملين

العوامل البسابسية فى كتابة التقارير

المستوى المعرفى

التجـاهـات

أول : بالنسبة لكاتب التقرير :-

المهارات التصاليه

التفكيــر

التفـسيـر

البستنتاج

الربــطالتحليــل

التعبير والصياغة .الخيال والبتكار .

المهارات التصاليه



التجـاهـات

نحو النفــس

نحو الموضوع

نحو القـارئ

إيجابية

بسلبية



معرفة الكاتب

معرفة القارئ

المستوى المعرفى



ثانيا : بالنسبة لقارئ التقارير

القدرات التصاليه .

النوادحى السيكولوجية .

المستوى التعليمى .

الخلفية الحضارية .

الصفات الشخصية .

الجوانب الجتماعية .

ثالثا : التـقـريـر

توافر المعلومات اللمزمة لعداده . توفر الوقت اللمزم لعداده .

صياغتــــه .ترتيبــــه .

الصور والربسوم والكشكال .الحجــــم .

توقيت الصدور .الخـــراج .

أبسس تصنيف التقارير

موضوع التقرير

صيغة العملية الدارية

فنى ـ مالى ـ أفراد ـ تسويق ـ إنتاج

تخطيط ـ تنظيم ـ توجيه ـ رقابة

تحليلى ـ وصفى ـ بحثى ـ ميدانى ـ تاريخىصيغة التقرير

للعلم ـ لتخاذ اللمزم ـ للتخطيط ـ للتطويروظيفة التقرير

نمطى دورى ـ غير نمطىصيغة التقرير

ربسمى ـ عادى ـ دورىدرجة الربسمية

عادى ـ بسرى ـ بسرى للغايةدرجة السرية

إدارة عليا ـ إدارة إكشرافية ـ رئيس مباكشربسلطة التكليف

أبسس تصنيف التقارير

أنـواع التقـاريـر عـديـدة

أداء

رقابة ومتابعة

مـالى

تسويق ومبيعات

أنـواع التقـاريـر عـديـدة

إنـتـاج

تكليف بالمهام

مواصفات التقرير الجيد

واضـحشـامـل

دقـيـقمـوجـز

مـفـيـد

المراحل الساسية لعداد وإخراج التقارير

العـداد

التـرتيب

الكتـابةالمراجعة

الخراج

العــداد

تحديد صفة طالب التقرير وصلحياته الدارية .

تحديد الهدف من التقرير :

إعـطـاء معـلومات .

المساعدة فى إصدار قرار .

تحـلـيـل مـوقـف .

أفكار ومقترحات وتوصيات .

تحديد موقف قارئ التقرير :

ما الذى يعرفه عن الموضوع ؟

ما الذى يريد أن يعرفه ؟

كيف أضيف إليه معلومات جديدة ؟

كيف سيستخدم التقرير ؟

تحديد المعلومات والبيانات المطلوبة .

العــداد

مصادر المعلومات والبيانات

ما يعرفه غيرناما نعرفه

من الملحظة

من الذاكرة

من الوراق الشخصية

المعاصرونالسابقون

إستقصاءاتمقـابـلتمحـادثـاتمشاهـدات

المكتبة

المحفوظات

العــداد

ملحوظة هــامةتسجيل المعلومات يتم اول باول .

يتم تصنيف مبدئى الى البيانات .

تسجيل كل معلومة على قطعة ورق منفصلة .

ترقيم مبدئى لكل البيانات المتاحة .

مرحـلة التـرتيب

تحويل هدف التقرير الى عنوان فى جملة واحدة .

تصميم هيكل للتقرير يتكون من حقائق اساسية .

تصميم القسام الداخلية على هيئة عناوين فرعية .

ترتيب المحتويات الرئيسية فى تسلسل منطقى .

ترقيم كل الجزاء والفقرات .

مرحلة الكتابة

توصيات عامة تراعى عند الكتابة :- 1

بالنسبة لطريقة الكتابة :أأكتب كل ما يجول فى خاطرك .

أستخـدم القـلم الرصاص .أكتب على جانب واحد من الورق .

أترك مسافة مضاعفة بين السطور .

أترك هـوامـش عـريـضـة .

رقم الصفحات بانتظام .

خصص لكل فكرة أو موضوع أو شكل بيانى صفحة منفصلة

يمكن استعمال الختصاصات ولكن بنفس السلوب من البداية إلى النهاية

بالنسبة للسـلوب ب

تجنب ألفـاظ المبالـغـة .تجنب إساءة تفسير الحقائق .

تجنب الـتـنـاقـص .ل تقفز إلى الستنتاجات .

ل تذكر حقائق وأرقام إل إذا كانت مدعمة بالوثائق .



تجنب الجملة الطويلة والعنقودية .أستخـدم كـلمـات الـربـط .

تجنب استخدام المصطلحات الفنية المعقدة بقدر المكان

بالنسبة للسـلوب ب



لستخدام اللفاظ البلغية .

راجع السماء واللقاب والمناصب

أكتب بصيغة المعلوم ل المجهول .

أنتقل من القاعدة إلى الشواذ ومن المألوف للجديد .

وحد ضمير المتكلم .

أستشهد بقدر المكان .

ل تستخف بالقارئ .

تنـفيذ ابة ت الكـ

الصفحة أوالولىالغــلف

شعار أو الجهة

اسمها

درجة السرية

الرئيسى العنوانالعنوان للتقرير

فى التوضيحىالحيان بعض

أو الجهة اسمالشخاص

قاموا الذينالتقرير بإعداد

تاريخ تقديم التقرير

2

الصفحة الثانية(المحتويات)

رقم الصفحةالمقدمةالقسام الرئيسية للتقرير

1

2

3

الخالخلةصة .

القتراحات والتوةصيات .شرح المصطلحات .

قائمة المعينات التوضيحيةقائمة النماذج المعتمدة

لجمع المعلومات .قائمة المراجع .

تنـفيذ الكـتابة 2

الصفحة المقدمة

بضعة سطور أو بضع ةصفحاتحسب حجم التقرير وتكتب بعدالنتهاء من ةصياغة التقرير معأنها توضع فى أولى ةصفحات

التقرير وفيها:ـالمعطيات الساسية والحداث

التى أدت إلى المشكلة الراهنة التى يتناولها التقرير .

عرض مختصر للمشكلة التى تشكل أساس التقرير .

ترتيب القسام الرئيسية بشكل مختصر وبطريقة منطقية .

وةصف للجراءات التى أتبعت فى جمع مادة التقرير .



ةصفحات القسام الرئيسيةهيكل التقرير

مراعاة ملحظات الكتابة .

ةصياغة قصيرة للعناوين الرئيسية .

ةصياغة موجزه للعناوين الفرعية .

ذكر الحقائق الهامة ومصادرها

ذكر الستنتاجات والتوةصياتالقائمة على تلك الحقائقوةصف الجراءات المتبعة

فى جمع البيانات والمعلوماتوإجراء البحث

الشارة للمعلومات الواردةفى الملحق


الترقـــيم

الطريقة الرقمية الهجائية ( مثال )

عنوان رئيسى : ـ

عنوان فرعى أول

أ- نقطة فرعية أولى

ب-نقطة فرعية ثانية

عنوان فرعى ثانىأ -نقطة فرعية أولى

ب -نقطة فرعية ثانية

ثانيا : ـ

عنوان رئيسى ( وهكذا )


الترقـــيم

الطريقة الرقمية الدولية

عنوان رئيسى أول

أول عنوان فرعى بعد 1 -1العنوان الرئيسى .

ثانى عنوان فرعى بعد 2-1العنوان الرئيسى .

عنوان رئيسى ثانى

أول عنوان فرعى بعد 2 -1العنوان الرئيسى .

أول عنوان فرعى بعد 1-1-2العنوان الفرعى .

ثانى عنوان فرعى 2-1-2بعد العنوان الفرعى .

وقفة قصيرة بين أجزاء الكلم .الفـصله

وقفة متوسطة / جملة تقريبية .الفصله المنقوطة

( . )النقطة

( ؛ )

( ، )

فى نهاية الجمل التامة .

لتوضيح ما بعدها / قبل البيانات .( : )النقطتان

توضع فى آخر الجملة فقط .( ؟ )علمة الستفهام


التشكـيـل :


التشكـيـل :

تعبر عن التأثر تستخدم فى ! علمة التعجبالكتابة الدبية .

لتوضيح الجمل العتراضيه ( )القوســانعند ترجمة المصطلحات .

عـنـد القـتبـاس .“ “علمة التخصيص

ــالشرطةتوضع بين العدد والمعدود

توضع بين ركن الجملة عند استطالة الركن .

الملحـقالتوةصياتالخلةصة

الفكار الرئيسية

المراحل لتاريخيةالرقــام .

المعـيـنات .

النتائج الساسية

التساؤلت .

النقاط العالقة .

بدائل القرارات .

خطة العمل .

التوةصيات .

بالجراءات .

النصوص الكاملة .

المصطلحات .

المعينات الفرعية

اةصول النماذج .

المراجع


الخـاتـمـة :

تقـرير

اعتماد المقدمة والخاتمة على بعضهما

خـاتمة قصـيرةمقدمة طويلة

خـاتمة طـويلةمقدمة قصيرة

الشكال التوضيحية

) الجداول البسيطة :1

تتكون المخازن من عدة عنابر متلةصقة ، بينها فواةصل من الخشب وألواح الصاج ، مساحتها

كما يلى بالمتر المربع : ـ

الخــامـاتقطع الغيار

النتاج التام

النتاج غير التام

98

37

120

110

وهى كلها مساحات كافية للغراض المخصصة لها ، وإن كانت التجهيزات بداخلها ، كالرفوف والدواليب تحتاج إلى

إةصلح ودعم .

( ل تحتاج لشرح أو تعليق ) :

خاصةوسائل التنتقالعــامـة

أتوبيسقـطـار

210750530للعمل

150210122فترات صباحية

60540408فترات مسائية......32لقضاء العطلت

اقتصرتنا هنا على الوسائل الرئيسية .بما فى ذلك المصطحبين فى سيارات خاصة بزملئهم .

) الجداول المركبة :2

أعـداد المتنقلين على الخط ‘ أ ‘ : ـ

المختلفة لترتيبات اللجداول

رقم الموديل

100 101 102 103

الصنع سنةفتحة

زمن العدسةالسعالقفال

ر

أقصى( ج( ))

1964 1968 1969 1972 5.6 3.5 2.8 1.4 300/1 500/1 800/1

1000/1 150 156 170 190

رقم رقم الموديلالموديل

زمن القفال

الصنع الصنع سنة العدسة سنة العدسة فتحة ثانيةفتحة ال نيةب ثا ال )ب )أقصي( السعرالسعرأقصي(

100

10

1

102

103

1964

1968

1969

1972

5.6

3.5

2.8

1.4

300/1

500/1

800/1

1000/1

150 156 170

190

إعداد حول ملحظاتبين الجداول فواصل وجود عدم يفضل

والعمدة . بسيطة / السطور الجداول تكون أن يستحسنمنطقية / . وليس واضحة مباشرة ظهوره قبل الجدول ذكر يأتى

بصفحات . أن قبله يمكن مكان كل فى الجدول وضعالقارئ . لجدول يفيد الشارة عند الصفحة رقم ذكر

لحق . أو سابق

عناوين فى القياس وحدات ذكروالسطور . العمدة

بطريقة والسطور الخانات ترتيبمنطقية .

العشرية والعلمات الرقام تنسيقمحاذية . تحت بطريقة المعلومات مصادر ذكر

الحشر الجدول . تجنبوالضيق .

الرسوم انية : ي ب ل ا

أ

2nd 3rd 4th1StQt

rQtr

Qtr Qtr

أعـمـدة

يا المنحنت

الدوائر المقسمة

3 (الشـكـال :

عقل تخاطبالقارئ

3 (الرسوم الشكال : مخططات

الهندسية :ب

الصور ووجدانه الفوتوغرافية القارئ عين تخاطبومشاعره

3 (الشكال :

ج

مرحلة المراجعةيستحسن ترك فسحة من الوقت بين الكتابة والمراجعة

عناصـر

المراجعة

تصميم التقرير ( مفهوم ، واضح ، منطقى ، متسلسل ) .مراجعة الهدف والتقرير .

تعبير العناوين الرئيسية عما تحتها .

هل تم إتباع تنفس أسلوب الكتابة فى كل تقرير .

هل تـم حـذف التـكـرارات .

الترقيم والتشكيل .الصياغة اللغوية .

حذف المبالغات .المعينات التوضيحية .

الخـــراج

والفرعية الرئيسية العناوين حجمالخطوط . الولى ونوع الدرجة وأرقام عناوين

الصفحة . تبدأ تتوسط نية ا ث ل ا الدرجة وأرقام عناوينتحتها ويوضع اليمن الهامش عند

وسطر قبلها أسطر ثلث ويترك خطالثة بعدها . ث ل ا الدرجة وأرقام عناوين

الفقرة من يتجزأ ل جزءا تعتبريوجد ول قبلها سطران ويترك

بعدها . سطر

العناوين :

الهامش العربية لتقارير ا فىاليسر من أكبر اليمن

نية . ي اللت للغة ا فى قبل والعكس الفراغات مراعاةالرقام .

الفقرات بين الفواصل توحيدوالفرعية . الرئيسيةأرقام مواقع توحيد

الغلالصفحات .ف

التجليد

الخـــراج

الهوامش :

Education

إعداد وكتابة التقارير