11_2.9Фільтрація та сортування

База даних – впорядкована інформація, об’єднана в єдине ціле.Рядки БД є записами, а стовпці – полями записів. Перехрестя стовпця та рядка утворюють комірку БД.

Поле 1 Поле 2 ... Поле N

Заголовок1 Заголовок2 . . . Заголовок N

Запис 1

Комірка 1 запису 1 поля Комірка 1 запису 2 поля … Комірка 1 запису N поля

Запис 2

Комірка 2 запису 1 поля Комірка 2 запису 2 поля … Комірка 2 запису N поля

... ... … … …

Запис N

Комірка N запису 1 поля Комірка N запису 2 поля

Комірка N запису N поля

Поняття баз даних у Excel

• Поле запису – мінімальний елемент запису, який обов’язково має ім’я.

• Запис – це група взаємопов’язаних полів, що має однакову структуру, тобто однакові кількість полів, типи даних відповідних полів.

Сортування таблицьпроцес розташування рядків таблиці в

такому порядку, що значення в певному стовпці лише зростатимуть або лише

спадатимуть

Команда ДаніСортування

Сорування за кількома параметрами

Сформулюйте критерії

Який із критеріїв не дасть жодного результату?

Впорядкування даних списку

На прикладі

11_13_1 Землетруси.xls

Фільтрування баз даних

Фільтрація даних – пошук та виведення на екран тільки тих даних, які задовольняють поставленій умові.

Фільтрація здійснюється за допомогою автофільтру або розширеного фільтру.

Фільтрація —процес вибирання з таблиці рядків, що

задовольняють певній умові

Види фільтрів

Автофільтр Розширений фільтр

Застосовують, якщо умова вибору стосується одного

стовпця або кількох стовпців, з’єднаних сполучником «і»

Дає змогу застосувати складніші умови відбору,

його використовують, якщо автофільтр не дає

результату

Застосування атофільтра

Виділіть таблицю. Виконайте команда

ДаніФільтрАвтофільтр. Клацніть кнопку у клітинці стовпця, на

значення якого накладатиметься умова. Із списку виберіть певну умову фільтрації.

Типи умов фільтрації

Параметр має певне значення

Значення параметра розміщуються серед

певної кількості перших або останніх об’єктів

Значення параметра задовольняє рівнянню

або нерівності

Налаштування автофільтрів

Значення параметра задовольняє рівнянню або

нерівності

Значення параметра розміщуються серед

певної кількості перших або останніх

об’єктів

Автофільтрація за кількома параметрами

У такий спосіб добирають рядки за складеними умовами, з’єднаними

сполучником «і»

Розширений фільтр

використовують, коли:

частини умови, що стосуються різних параметрів, з’єднані сполучником «або»;

значення якогось параметра мають задовольняти умові, що складається більш ніж із двох частин.

Критерій фільтрації

Умови, з’єднані сполучником «і», записують в одному рядку критерію;

Умови, з’єднані сполучником «або» — у різних.

посада оклад посада оклад

продавець >6000 продавець

>6000

Створення розширеного фільтра

У порожніх клітинках арку-ша створіть критерій філь-трації.

Виконайте команду ДаніФільтрРозширений фільтр.

У полі Вихідний діапазон укажіть діапазон, де роз-міщується таблиця, а в по-лі Діапазон умов — діа-пазон критерію і клацніть кнопку OK.

Скасування результатів фільтрування: команда

ДаніФільтр

Відобразити все

Відомість оцінок

Умовне форматування даних

автоматичне надання клітинкам певного формату залежно від того, істинною чи

хибноює певна умова

Умова накладатиметьсяна значення тієї клітинки,

яка форматується

Умову задано як формулу, що набуває логічного

значення

Виділити базу даних і обрати в меню команду Дані/Фільтр/Автофільтр. Після чого заголовок бази даних буде

мати кнопки списків (стрілка у правому нижньому кутку).

Фільтрація за допомогою автофільтру.

За отриманими даними можна

побудувати діаграму кількості жертв

Якщо ж треба відсортувати дані за умовою, то користувач потрапляє до вікна Пользовательский автофильтр, зображене на

малюнку.

1. У списку, що зберігається у 11_13_2 Учні.xls вибрати прізвища дівчат, що закінчуються на –ко та займаються танцями

2. У списку 11_13_2 Учні.xls знайти відомості про всіх дітей віком від 12 до 15 років, які займаються боротьбою чи футболом

3. Відобразити ВСІХ учнів списку

4. У списку, що зберігається у 11_13_2 Учні.xls вибрати відомості про 5% хлопчиків , що мають найбільший зріст

Становлення користувацького порядку впорядкування даних

• Сервіс/Параметири

• Параметри/ Списки– Імпорт списку із клітинок на кнопці – написати Новий список (наприклад,

високий, достатній, середній, початковий)

Здійснення даних за допомогою форми

Фільтрація за допомогою розширеного фільтру

Ця команда дає можливість створення нової бази зданих за обраним критерієм використовуючи дані існуючої БД.

Фільтрація за допомогою розширеного фільтру потребує попередньої підготовки – створення критерію умов. Критерій повинен розміщуватися поза значеннями БД. Він складається з назв полів та умови, записаної під відповідною назвою поля.

Назви полів, за для цього, копіюють у вільне місце робочого листа, або, навіть, на інший робочий лист книги а під ним створюють умови за якими будуть обиратись записи БД. Умови створюються за тими ж принципами, що і логічні функції. Критерій умов на нашому прикладі розташований на 13, 14 рядках. Комірка А14 містить функцію =”Иванов”, буде відображається лише Иванов. Комірка Вік містить граничне значення 20 років, за яким здійснюється відбір людей. Коли критерій умов сформований можна переходити до фільтрації бази за допомогою розширеного фільтру. Команда Данные/Фільтр/Расширенный фильтр.

Уменю Обработка помічаємо Скопировать результат в другое место. В якості Исходного диапазона буде виступати діапазон А1:С11 нашої бази даних, Діапазон условий – критерій умов у комірках А13:С14. результат розмістимо починаючи з комірки А16.

Після введення цих даних і натискання клавіші ОК у комірках А16:С18 отримаємо нову базу даних.

Слід пом’ятати, що на відміну від автофільтру розширений фільтр створює нову базу даних, таким чином, якщо ви здійснюєте фільтрацію „на місці”, тобто у тих самих комірках, що і вихідна база, то данні з вихідної бази будуть втрачені. Для запобігання втрати вихідних даних скористайтеся флажком Скопировать результат в другое место.

Фільтрація за допомогою розширеного фільтру

• Див. стор.118-119

• ВИКОНАТИ ВПРАВУ 13.1

Висновки Фільтрація — процес вибирання з таблиці рядків,

що задовольняють певній умові.

Автофільтр застосовують тоді, коли умова вибору стосується лише одного стовпця або складається

з умов щодо значень кількох стовпців, з’єднаних сполучником «і».

Розширений фільтр використовують, коли частини умови з’єднані сполучником «або», чи значення певного параметра мають задовольняти умові, що складається більш ніж із двох частин.

Умовне форматування полягає в автоматичному наданні клітинкам певного формату залежно від того, істинною чи хибною є певна умова.

Пам’ятайте

Для застосування автофільтра слід виділити таблицю, виконати команду ДаніФільтрАвтофільтр та клацнути кнопку в клітинці з назвою того стовпця, на значення якого накладається умова.

Критерій відбору рядків створюють за тими прави-лами: умови, з’єднані сполучником «і», записують в одному рядку критерію, а з’єднані сполучником «або» — у різних.

Сортування, або впорядкування, рядків таблиці — розташування їх у такому порядку, що значення в певному стовпці лише зростатимуть або лише спадатимуть. Сортування можна здійснювати двома способами: за зростанням та за спаданням, виконавши команду ДаніСортування.