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UNDAC – FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES – DICIEMBRE DEL 2013
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ANÁLISIS Y PROPUESTA DE
IMPLEMENTACIÓN DEL MANEJO DE COSTOS
DE LA EMPRESA “ZONA VIP”
AUTORES:
BAZAN YACOLCA, Lucero Berenice; CALERO MIRANDA, Jhoselyn Edith; CARO ZEVALLOS, Shindy;
Magaly; SALVIO CARMELO, Santa Teresita; TRAVEZAÑO CRISTOBAL, Fiorela Katia
Asesor: Mg. José A. CARDENAS SINCHE
RESUMEN:
La empresa de servicios múltiples “ZONA VIP E.I.R.L." registrada en SUNAT el 14 de
octubre del año 2001, inició sus actividades brindando el servicio de tipeos a la
población universitaria, durante el transcurso de estos 12 años se ha expandido
estratégicamente abarcando diversos servicios y logrando el crecimiento empresarial.
En el presente documento se hará una revisión, análisis y propuesta de implementación
del manejo de costos de la empresa en mención, teniendo en consideración la misión,
visión, y "principalmente" los objetivos de la misma; ello apoyado en principios del
manejo de la contabilidad de costos. El lector encontrará la clasificación y descripción
de lo mencionado en 6 artículos: (1) Introducción “ZONA VIP E.I.R.L.”, (2) Marco
Teórico, (3) Análisis de Costos y Precio de Venta, (4) Propuesta de Implementación, (5)
Conclusiones y Recomendaciones, (6) Referencias.
Se hace especial énfasis en detalles como; el no uso de las herramientas de control
profesional para el almacén (Kardex), la falta de métodos (como el: ABC) para el
manejo de inventarios, así como la realización de actividades empíricas y la carencia
de metodologías para fijar costos y establecer precios. Sin embargo es preciso
destacar que tales dificultades se han tratado de resolver “en el camino” en base a la
estrategia de modificación de precios y contratos por convenio, logrando en lo
“posible” la minimización de costos; lo cual se observa en sus utilidades. Ello sin que
signifique en algún momento la pérdida de calidad que distingue a “ZONA VIP”.
UNDAC – FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES – DICIEMBRE DEL 2013
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1. SUCINTO
La empresa “ZONA VIP” pertenece al rubro
mixto, su Gerente; CALZADA MONAGO, Fany
Karina, nos ha atendido de manera amable y
proporcionado datos pertinentes con respecto al
trabajo actual que realizan en: Producción Gráfica y
en la Venta de Multiproductos y Servicios que
brinda, de la misma manera nos han permitido
conocer un poco más del manejo en general,
partiendo de: [1] La Reseña Histórica; en la que nos
indica su registro en SUNAT en el año 2001, y nos
explica como surge la idea de lo que hoy en día
vendría a ser “ZONA VIP”, en el ítem; [2] Datos
Principales; se detallan la actividad a la que se
dedican, el tamaño de la empresa como: Pequeña,
con el tipo de sociedad: E.I.R.L, razón social y RUC
respectivos (ver anexo). Luego y como parte
fundamental del desarrollo del presente hemos
indagado acerca de: [3] Misión, Visión y Objetivos
(Financieros), ello nos ha permitido conocer la
identificación que posee con el público general, así
como también avizorar los planes de expansión
mediante el uso de herramientas como la Internet, y
la búsqueda de estrategias como los contratos por
convenio para el logro de mayores utilidades,
estableciéndose en los objetivos la búsqueda de
crecimiento al año 2018, en especial en el área
Gráfica; correspondemos ello a la descripción en el
ítem [4] Línea de Tiempo e Indexación de Productos
/ Servicios de “ZONA VIP”; cabe destacar con
respecto a este ítem, que la Gerente, a lo largo de
los 12 años de existencia de la empresa ha
experimentado la implementación en el uso de las
tecnologías (maquinaria), que le permitan brindan
productos / servicios de calidad, los cuales se
detallan en el ítem [5] Descripción y División de los
Servicios y Productos brindados; que nos muestra
claramente con que actividades “ZONA VIP” logra
las utilidades respectivas, y se vinculan
necesariamente al: [6] Control de Materiales según
División de Departamentos; mediante las cuales
valoramos la importancia que tienen al momento de
tomar decisiones adecuadas con respecto a las
inversiones en productos o servicios…; por lo tanto
hemos conseguido identificar los departamentos con
los que cuenta ZONA VIP”, y que son: el
departamento de Compras, Recepción y Almacén,
Producción, y Contabilidad; y que aunque en cada
uno de ellos se presenten problemas como:
demoras en la entrega de materia prima o
suministro adquirido desde ciudad capital; falta de
métodos (más comunes como: UEPS/PEPS/PP) e
instrumentos (Kardex) para el control de un
inventario de forma adecuada; la centralización de
actividades con especifico efecto in/directo en los
demás departamentos; y de cómo se da el registro
empírico de entradas y salidas, que se refleja en el
(almacén) y que tienen mucha relación con el
reporte del estado financiero al final de cada
periodo; (…) Llegamos para reconocer y formular el
tratamiento del ultimo ítem: [7] La Descripción de
Problemas; en el que mencionamos los retrasos de
entrega que se dan eventualmente por parte de los
proveedores, y la búsqueda de estrategias para
enfrentar la elevación de los gastos/costos
generales en la producción y ejecución de servicios
en la empresa, considerando que el precio de venta
está ya establecido. Tenemos la certeza que los
alcances de nuestra investigación serán de ayuda a
“ZONA VIP”, para su crecimiento y éxito.
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2. MARCO TÉORICO
En el presente trabajo es fundamental la
consideración de conceptos teóricos que al mismo
tiempo tengan implicancias con lo encontrado en el
trabajo de campo para la elaboración del presente
documento, así en esta sección entre los puntos
trascendentales hacemos mención a los siguientes:
[1] Precio de Ventas; que indica cuanto se paga por
la compra de un producto o servicio, lo vital en el
presente caso mostraría que: "ZONA VIP" debería
identificar la cifra de venta por ejemplo mensual, la
dificultad radica en que para ello la empresa realiza
un análisis de los costos (de manera superficial) con
respecto al monto total de las ventas, a ello le resta
el costo de adquisición de las unidades vendidas. Lo
cierto es que para resolver tal dificultad
necesitaríamos mayor consistencia (el análisis por
más tiempo (1 año aprox.) del caso). Lo ideal en
pocas líneas es efectuar el cálculo de la suma que
por concepto de gastos operacionales asume cada
unidad vendida y en base a ello obtener un factor
de distribución, del número de unidades vendidas.
En; [2] [3] Sistema de Costos por Productos Gráficos
a Clientes Variados / Específicos; estos sistemas
han sido desarrollados en consideración al: Costo
de Producción (Materia Prima, Mano de Obra
Directa, Costos Indirectos), obteniendo el Costo de
Producción Total, la Cantidad Total Producida, el
Costo Unitario, el Precio Unitario, y considerando
las habituales Unidades Pérdidas para finalmente
obtener el monto de las Ventas Totales y las
Utilidades que se obtienen en la empresa; para el
caso del ítem [4] Sistema de Costos por Ventas; se
ha tomado el cuadro resumen de los productos con
mayor demanda para elaborar el Estado de
Resultados. Todo lo explicado se resume en [5]
Utilidades; en la cual se ha llegado a sumar el
monto total de todas las ganancias que se dan en
los diferentes rubros de “ZONA VIP”. En el
penúltimo ítem; [6] Control y Valuación de
Materiales; el marco teórico revela que deberíamos
utilizar algunos de los siguientes: Método del Precio
Promedio, PEPS, UEPS, Método del precio estándar,
entre otros, ya que los mismos nos facilitaran el
trabajo de manejo de materias primas, insumos y
otros que se pudiera utilizar al momento de brindar
el servicio / producto; o manejar los inventarios;
aplicando lo expuesto diremos que "ZONA VIP"
empíricamente realiza alguna parte de cada uno
estos procesos, aunque no con la consistencia que
debería ser, es posible que ello involucre el
problema del manejo de stock de productos no
vendidos, y este relacionado con el problema de
demora de suministros de ciudad capital que se
indica en el punto 1 (SUCINTO) del presente. En la
parte concluyente y ligado a nuestro escrito se ha
sugerido [7] Los Instrumentos de Control y el Método
del Inventario; pues la necesidad de uso de
herramientas de gestión como (KARDEX) para
mejorar el control de activos, y también la
necesidad de tratar estos según su clasificación y
utilidad debida, (Lo que se pasa a inventariar en la
empresa “ZONA VIP”, son las Materias Primas,
Productos Terminados, Mercancías no Fabricadas
por la Empresa, y de Materiales, Repuestos y
Accesorios; todo ello solo como una cuestión de
control anual) deberían tener como soporte algún
referente metodológico, para lo cual consideramos
como idóneo el Método ABC, por ser de
tratamiento porcentual (%) del valor de los activos.
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3. ANALISIS DE COSTOS Y PRECIO DE VENTA
3.1. ESTADO DE RESULTADOS POR
PRODUCTOS GRAFICOS A CLIENTES
VARIADOS
3.1.1. INTERPRETACIÓN
La utilidad neta por mes (en este caso
noviembre del 2013), es de s/. 1,962.13
nuevos soles, esto indica rentabilidad y
estabilidad de la empresa. Dicho monto ha
sido generado por lo que se llaman clientes
pequeños por lo cual el movimiento es
constante (pago – servicio); y además no
necesariamente es registrado con un
impuesto total (no se paga de transacciones
menores a s/. 5,00 nuevos soles).
3.2. ESTADO DE RESULTADOS POR
PRODUCTOS GRAFICOS A CLIENTES
ESPECIFICOS
3.2.1. INTERPRETACIÓN
La utilidad neta por mes (en este caso
noviembre del 2013), es de s/. 20,778.08
nuevos soles, aunque la deuda se encuentra
en modo crédito, y el pago del mismo
variara entre los 3 a 6 meses dependiendo
de cada institución; este monto no es
constante, pues varia por fechas las cuales
influyen en la demanda. Es necesario
mencionar que la utilidad no ha tenido la
disminución del impuesto correspondiente.
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3.3. ESTADO DE RESULTADOS POR VENTA
3.3.1. INTERPRETACIÓN
Cuando se observa el cuadro de venta de
productos elaborado por ZONA VIP (ver los
anexos), tenemos una utilidad total de: s/.
4,285.00 nuevos soles (antes de los
impuestos), dichos datos son el resultado de
análisis de los costos de manera superficial
por parte de “Zona Vip” (Al monto total de
las ventas, se le resta el costo total de la
adquisición de las unidades vendidas). El
estado de resultados refleja una utilidad
(antes de los impuestos) de: s/. 2,754.00
nuevos soles de la venta de productos con
mayor demanda.
4. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
4.1. IMPORTANCIA
La importancia de la presente propuesta se
basa en la necesidad de utilizar medios (métodos,
técnicas, instrumentos, etc.) que orienten a los
administradores (gerente y subgerente) y personal,
en el uso adecuado y correcto (a modo general) del
control costos y (en modo especifico) del control de
bienes; sirviendo al mismo tiempo de ejemplo a
empresas de similares características (en referencia
al rubro), y a los lectores por plasmar un ejemplo de
panorama holístico de la situación de una empresa.
4.2. UTILIDADES TOTALES
De todas las actividades las utilidades en el
mes de noviembre del presente, ascienden a:
D E S CR I P CI Ó N U T I LI D A D E S
De Costos (Variados) S/. 1,962.13
De Costos (Especifico) S/. 20,778.08
De Costos (Por venta) S/. 2,754.44
T O T A L S /. 2 5 ,4 94 . 65
4.3. OBJETIVOS (FINANCIEROS)
2015: Adquirir local propio.
2017: Adquirir el 60% de maquinarias
necesarias para el área gráfica.
2018: Funcionamiento de la página web
brindando servicios gráficos.
4.4. USO DE HERRAMIENTA DE CONTROL
Para la mejora en el control de producción y
servicios proponemos adoptar el uso de la
herramienta: KARDEX, teniendo en cuenta el
siguiente formato con el uso del método UEPS.
UNDAC – FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES – DICIEMBRE DEL 2013
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4.4.1. KARDEX (EJEMPLO CON
PRODUCTO DE MAYOR DEMANDA)
4.5. USO DEL MÉTODO ABC
En consideración a la forma de trabajo del
método ABC, realizamos la siguiente proposición:
4.5.1. EN BASE A LAS UTILIDADES DE
CLIENTES VARIADOS
Después de la comparación de
utilidades tenemos que el servicio con más
inversión y productividad es, A: Copias y
Plotteo / B: Impresiones y Anillados / C:
Quemado y Xerigrafiado. Por lo tanto es
imprescindible que estos servicios cuenten
con lo necesario para su ejecución.
4.5.2. EN BASE A LAS UTILIDADES DE
CLIENTES ESPECÍFICOS
Después de la comparación de
utilidades tenemos que el servicio con más
inversión y productividad es, A: Plotteo
(Empresas Mineras) / B: Impresiones
(Empresas Mineras) e Plotteo (Instituciones
Públicas) y / C: Impresiones (Instituciones
Públicas). Se requiere, no menos que el
control idóneo según su cualidad.
4.5.3. EN BASE A LAS UTILIDADES DE LAS
VENTAS
Comparando las utilidades tenemos
que los productos con mayores rotaciones y
con más inversión y utilidad son, A: Folders
Manila y Micas / B: Lapiceros y Cuadernos
A4 y / C: Papeles de colores, Cuaderno
Pequeño, Goma en barra, Cartulina, Lápiz.
Es imprescindible el control en
consideración de las fechas que elevan o
disminuyen las demandas.
2012
UNDAC – FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES – DICIEMBRE DEL 2012
CONCLUSIONES
La empresa ZONA VIP, es en el presente un caso
de éxito y crecimiento, gracias a su esfuerzo,
trabajo y visión estratégica, por esta razón
mediante este aporte y en específico tratando los
problemas mencionados al inicio y desarrollo del
documento, hemos y mantenemos con seguridad
que el manejo de los costos, (no representado
obligatoriamente por reducción), y el tratamiento
de los precios permitirán alcanzar los objetivos
financieros trazados para el año 2018.
Recordemos que la eficiencia en reconocer
cuanto se está invirtiendo y cuál es el costo /
gasto al que se incurre y que se debe de tener en
cuenta en la producción y al brindar un servicio,
reducirá en lo posible las pérdidas de la
empresa.
Del mismo modo la utilización del método ABC
en el inventario según rotación de la mercadería,
sus costos, y valor ( % ); el uso de técnicas
(formas de confiscación, ordenamiento y salida);
en conjunto a métodos de valuación de los
materiales: materia prima, insumos, maquinarias,
etc. mediante las (UEPS: Por el objeto de
disminución del pago de impuesto en la SUNAT
al finalizar cada periodo), junto al empleo
adecuado de la herramienta: Kardex (para
obtener información precisa y necesaria), serán
un paso para alcanzar la solución al problema
por ejemplo con los proveedores y el tiempo de
entrega, buscando la anticipación para cubrir
necesidades y para ser más eficientes
aprovechando al máximo la demanda.
RECOMENDACIONES
Los empresarios deben buscar
orientación especializada para el manejo
de sus costos, actualizándose en dichas
áreas.
Para mejorar el control en sus
actividades recomendamos que la
empresa se enfoque en el uso de alguna
de las siguientes herramientas y
métodos:
Usar el método ABC, en el inventario
Usar los KARDEX para controlar el
almacén.
Codificar los productos por:
asignación de números, familia, la
clase, subclase u otros.
Se recomienda la generación de un
inventario que permita registrar
adecuadamente los productos que se
poseen por el valor de los mismos, para
a posterior poder realizar presupuestos
que se adapten positivamente a los
periodos venideros, llevando de esta
manera un adecuado soporte
administrativo.
UNDAC – FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES – DICIEMBRE DEL 2013
2013
REFERENCIAS
CÓRDOVA VENTURA, J., DAMIÁN MARCELO,
M., SALVIO FLORES, J., “Paper de la Empresa
Zona Vip”, (2012).
JAIME FLORES SORIA, “Costos y
Presupuestos”, Editorial CECOF, (2011).
DEMETRIO GIRALDO JARA, “Contabilidad
general”, Edición FIMART, (2009).
Entrevista a la Gerente y Subgerente de la
Empresa Zona Vip. 1
1 COSTOS Y PRESUPUESTO
Alumnas de la Universidad Nacional Daniel A. – Facultad de Ciencias Empresariales
- Bazan Yacolca, Lucero [email protected] -Calero Miranda, Jhoselyn
-Caro Zevallos, Shindy
- Salvio Carmelo, Santa Teresita
-Travezaño Cristobal, Fiorela