Click here to load reader

Kkp revisi

  • View
    416

  • Download
    9

Embed Size (px)

Text of Kkp revisi

  • 1. SISTEM ADMINISTRASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA BAGIAN STATIONARY PT ADYAWINSA DINAMIKA CIKARANG LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III) Febbylia Riskawati : 11122378 Bety Jeant Sulistyani : 11122551 Hyldah Maulidia : 11122559 Gerhard David : 11122704 Risnawati : 11122804 Daratul Baedah : 11122833 Marissa : 11123060 Pupuk Marpuah : 11123117 Titik Alviani : 11123638 Murnita Banjarnahor : 11123725 Mia Diantika : 11123739 Jurusan Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Cikarang

2. PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai pada periode : KKP.2008/2009 di Semester Lima. DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK Kelas KA 11 3D 24 i 3. PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Kuliah Kerja Praktek ini telah di nilai pada tanggal PENILAI ( ............................. ) Saran-saran dari Penilai: ii 4. KATA PENGANTAR Puji dan Syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala bimbingan, berkat dan karunia-NYA kepada penulis, serta kepada semua pihak yan telah turut serta dalam membantu penyelesaian Kuliah Kerja praktek ini. Penulis memberi judul : SISTEM ADMINISTRASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA BAGIAN STATIONARY PT ADYAWINSA DINAMIKA CIKARANG Maksud dari penulisan ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kuliah Kerja Praktek dan sebagai syarat untuk dapat mengikuti Tugas Akhir. Penulis sadar bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik secarah alamiah maupun secara tehnik, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan adanya kritikan dan saran yang bersifat membangun, sebagai bahan pertimbangan bagi penulis di masa mendatang. Pada kesempatan ini pula, penulis ingin mengucapkan terimah kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan baik secara moril maupun material dalam menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek ini terutama kepada : 1. Bapak Adi Chandra Setiwan, S.Kom, selaku Dosen Pengajar APSI dalam pembuatan Kuliah Kerja Praktek. 2. Untuk semua teman-teman di kelas KA.3D yang telah membantu saya dalam menyusun laporan Kuliah Kerja Praktek ini serta 5. semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan Kuliah Kerja Praktek ini dapat diselesaikan. Semoga amal dan budi baik semua pihak mendapat pahala disisi Tuhan Yang Maha kuasa. Saya ucapkan terimah kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu. Cikarang, 26 November 2013 Penulis (Kelompok 3) 1 6. DAFTAR ISI Lembar Judul Kuliah Kerja Praktek ............. i Lembar Persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktek . ii Lembar Panilai Laporan Kuliah Kerja Praktek . iii Kata Pengantar . 1 Daftar Isi .. 2-3 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Umum.. 7-8 1.2 Maksud dan Tujuan. 8-9 1.3 Metode Penelitian.... 9 1.4 Ruang Lingkup........ 10 1.5 Sistematika Penulisan.. 10-11 BAB II. LANDASAN TEORI .................................................................. 12-30 BAB III. ANALISA SISTEM A. Tinjauan Organisasi .. 31-33 B. Struktur Organisasi ... 34-35 C. Diagram Alur Sistem Berjalan ..... 35-39 D. Diagram Alur Data Sistem Berjalan .... 40 E. Diagram Konteks Berjalan .......................................................... 41 BAB IV. DESAIN SISTEM A. Konsep Dasar Desain Sistem .. 42 B. Pemecahan Masalah 42-43 1. Usulan Diagram arus sistem berjalan ............................ 44 2. Usulan Diagram Alur Data Baru . 45 3. Kamus Data ................................................................... 46 7. BAB 1V PENUTUP.....47 4.1. Kesimpulan...........47 4.2. Saran......47 8. DAFTAR SIMBOL a. Simbol Data Flow Diagram (DFD) EXTERNAL ENTITY Simbol yang menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data. DATA FLOW Simbol yang menggambarkan suatu arus data.. PROCESS Simbol yang menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung. DATA STORE Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan dan mengambil. b. Simbol Konfigurasi Komputer 4 9. DISPLAY Simbol yang menggambarkan kegiatan pengeluaran data CRT (CathodeRayTube). MANUAL INPUT Simbol yang menggambarkan kegiatan pemasukan data dengan menggunakan terminal atau keyboard . LINE PRINTER Simbol yang menggambarkan pengeluaran data pada mesin pencetak. FLOOPY DISK Simbol yang menggambarkan pembacaan data dengan media disket . PROCESS Simbol yang digunakan untuk menggambarkan proses dalam komputer. FLOWLINE Simbol yang menggambarkan hubungan proses dari satu ke proses lainnya.. 10. 5 HARD DISK Simbol yang menggambarkan suatu tempat untuk Menyimpan atau mengambil data yang diperlukan. 11. 6 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Umum Pada zaman sekarang ini, ditengah pesatnya perkembangan dunia usaha diseluruh dunia. Begitu pula dengan Indonesia yang tidak kalanya dengan usaha di dunia-dunia lain, maka untuk menunjang suatu usaha sangat diperlukan system komputerisasi. Karena pada saat ini teknologi adalah nomor satu untuk menjalankan suatu usaha maka sistem komputerisasi adalah salah satu penunjang keberhasilan suatu usaha. Karena dengan sistem komputerisasi segala jenis pekerjaann dapat dikerjakan dengan cepat dan canggih, dalam suatu perusahaan yang besar dan maju. Sistem komputerisasi merupakan suatu bagian yang tidak dapat ditinggalkan. Semua kegiatan perusahaan tidak lepas dari pada sistem komputerisasi, mulai dari surat menyurat, input lamaran kerja, pembuatan laporan ke bagian personalia sampai dengan pembuatan laporan lainnya yang memang sangat diperlukan yang harus dilakukan dengan komputer, coba bayangkan apabila semua itu dilakukan dengan cara manual betapa repot dan memusingkan karena biasanya memory manusia itu sangat terbatas, beda halnya apabila kita menggunakan komputer semua transaksi dapat langsung dikerjakan dan secara otomatis akan tersimpan dengan sendirinya dan apabila kita memerlukan data-data itu kembali kita dapat. 12. 7 melihatnya kembali dan apabila ada kekurangan kita dapat menambahkannya dan apabila ada kesalahan-kesalahan kita dapat mengedit data tersebut tanpa harus membuang data yang sudah ada, itulah mengapa komputer sangat diperlukan dalam suatu bidang usaha. Pada saat ini komputer memegang peranan penting untuk menghasilkan informasi yang lebih tepat, cepat, akurat dan teliti. Dengan komputer pula kita dapat mengetahui perkembangan dunia saat ini, dalam perusahaan baik pemerintahan maupun swasta, komputer sangat membantu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, dimana komputer digunakan sebagai media penyimpanan data dan media informasi karena dapat memberikan informasi yang akurat dan relevan bagi perusahaan.. Oleh sebab itu penulis memilih judul : SISTEM ADMINISTRASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA BAGIAN STATIONARY PT ADYAWINSA DINAMIKA 1.2. Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah : 1. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu yang didapat selama perkuliahan. 13. 8 2. Mengusulkan tata cara kerja sistem komputerisasi pada BAGIAN STATIONARY PT ADYAWINSA Tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu mata kuliah di semester III (Tiga) pada Program Diploma Tiga (D111) pada Akademik Manajemen Informatika dan Komputer Bina sarana Informatika (AMIK BSI) jurusan Komputerisasi Akuntansi. 1.3 Metode Penelitian Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya adalah : a. Metode Observasi Metode observasi merupakan pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap obyek yang diselidiki di lapangan. b. Metode Wawancara Metode wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis kepada orang yang mengetahui tentang permasalahn yang sedang diamati untuk menyakinkan hal-hal kegiatan observasi yang telah dilakukan. c. Metode Studi Pustaka Metode ini menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Buku-buku tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan 14. 9 1.4. Ruang Lingkup Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka Penulis membuat batasan permasalahan yaitu mengenai Analisa sistem penerimaan karyawan meliputi proses penerimaan lamaran, proses seleksi sampai dengan pembuatan laporan penerimaan karyawan baru yang ditujukan kepada pimpinan. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk dapat mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan. Laporan Kuliah Kerja Praktek ini maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi Laporan Kuliah Kerja Praktek sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secra umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan Sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data (DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan dalam penulisan Laporan Kuiah Kerja Praktek. 15. 10 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan ( input ) dan keluaran ( output ), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah. BAB IV PENUTUP Pada bab ini penulis mengemukan beberapa kesimpulan dan saran-saran yang berkaitan dengan system berjalan pada SISTEM ADMINISTRASI PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA BAGIAN STATIONARY PT ADYAWINSA DINAMIKA. 11 16. BAB II LANDASAN TEORI A. Konsep Dasar Konsep dasar merupakan landasan awal untuk membahas masalah yang sedang dihadapi, dengan memperhatikan pendapat-pendapat para ahli secara teoritis yang berhubungan dengan pembahasan masalah sehingga diperoleh suatu masukan yang tepat dan akurat. 1. Pengertian Perusahaan Dagang Menurut Jean Weber yang dikutip dari buku Rahardja Pratama: Definisi Perusahaan Dagang adalah Suatu unit kegiatan produksi yang mengolah sumber-sumber ekonomi atau faktorfaktor produksi yang berupa bahan mentah menjadi barang setengah jadi dan barang jadi dengan tujuan memperoleh laba atau keuntungan. 2. Pengertian Administrasi Menurut Sondang P. Siagian Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dari pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang atau lebuh untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Pengertian Sistem Para ahli mendefinisikan sistem dengan susunan kata yang berbeda, namun pada dasarnya mempunyai pengertian yang sama yaitu suatu komponen yang mempunyai hubungan saling ketergantungan, berinteraksi dan membentuk suatu kes-atuan yang berarti. Menurut Gordon B. Davis yang dikutip dari Buku Jogiyanto: Definisi Sistem adalah Suatu kumpulan elemen-elemen yang terintegrasi yang memiliki maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut W.Gerald Cole, yang dikutip dari Buku Zaki Baridwan: Definisi Sistem adalah Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. 12 17. 4. Pengertian Informasi Menurut Robert N. Anthony, Jhon Dearden yang dikutip dari buku Jogiyanto : Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 5. Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis yang dikutip dari buku Jogiyanto: Definisi Sistem Informasi adalah Sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. 6. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis yang dikutip dari buku Jogiyanto definisi Sistem Informasi Manajemen : Sebuah sistem manusia atau mesin menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Menurut Barry E. Cushing yang dikutip dari buku Zaki Baridwan: Definisi Sistem Informasi Manajemen : Suatu set sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen untuk perencanaan dan pengawasan kegiatan organisasi itu. 7. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Robert G. Murdick,Thomas C. Fuller dan Joel E. Ross yang dikutip dari buku Jogiyanto definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah Kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapat dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainny. Sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan dikomunikasikan kepada beragam pemgambil keputusan. 18. Menurut Steven A. Moscoe yang dikutip dari buku Zaki Baridwan: Definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar, dan pihak-pihak dalam. 8. Pengertian Persediaan. Menurut Soemarso yang dikutip dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar. Persediaan adalah Barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali. Untuk perusahaan pabrik, termasuk dalam persediaan adalah barang- barang yang akan digunakan untuk proses produksi selanjutnya. B. PIRANTI DAN ANALISA SISTEM 1. Pengertian analisa sistem Menurut Charles L Biggs, Evan G. Birks, William Atkins yang dikutip dari buku Jogiyanto: Definisi analisa sistem adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen, dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi pada kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 2. Alat Analisa Sistem Dalam mengevaluasi sistem diperlukan alat-alat yang dapat menjelaskan sistem berjalan pada perusahaan yang sedang dianalisa. Alat atau Piranti Sistem ini meliputi: a. Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alur Data (DAD) 1. Pengertian Diagram Arus Data Menurut E.Yourdan yang dikutip dari buku Jogiyanto: Definisi Diagram Arus Data adalah Diagram yang menggunakan notasi-notasi menggambarkan arus dari suatu sistem yang ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. 14 19. 2. Simbol yang digunakan dalam Diagram Alur Data. Simbol simbol dalam Diagram Alur Data mempunyai dua tujuan, yaitu: 1. Menekankan adanya analisis arus data. 2. Menekankan perancangan logis dibandingkan fisik. Beberapa simbol yang digunakan dalam diagram Alur Data untuk maksud mewakili : a). Simbol simbol Dasar 1. Kesatuan Luar ( External Entity) atau Batas sistem. Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal. 2. Arus Data ( Data Flow) Arus Data di DAD diberi simbol suatu panah, arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus Data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem, arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama arus data dituliskan disamping garis panahnya. Didalam menggambar arus data di DAD perlu diperhatikan beberapa konsep yang perlu. Berikut ini adalah konsep dari arus data yang perlu diperhatikan: - Konsep Paket dari Data ( Packet of data ) Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ketujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data tunggal, karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama dalam satu paket. 15 20. Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai suatu arus data, walaupun terdiri dari beberapa dokumen. - Konsep Arus Data Menyebar ( Diverging Data Flow ) Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ketujuan yang berbeda. - Konsep Arus Data Mengumpul ( Converging Data Flow ) Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama- sama menuju ketujuan sama. - Konsep Sumber dan Tujuan Arus Data. Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju kesuatu proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju kesuatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu proses. 3. Proses ( Process) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD) proses dapat dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer, sedangkan unuk logical data flow diagram (LDFD) suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegipanjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul. Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut ini adalah beberapa kemungkinan arus data dalam suatu proses: 16 21. - Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data. - Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data. - Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data. Suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan data, berikut ini merupakan suatu proses yang salah: - Proses mempunyai input tetapi tidak mempunyai output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam) karena data masuk kedalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan kedalam lubang hitam yang dalam sekali. - Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib) karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima output. 4. Simpanan Data (Data Store) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database disistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku dan lain-lain. Simpanan data dalam DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup disalah satu ujungnya. Didalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut: - Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data disimpanan data adalah suatu proses arus data yang menuju kesimpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan disimpanan data. Data update dapat berupa: 1. Menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru atau dokumen baru kedalam simpanan data. 17 22. 2. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data. 3. Merubah nilai data disuatu record atau disuatu dokumen yang ada disimpanan data. - Arus data yang berasal dari simpanan data kesuatu proses. Menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca data dari suatu record di file sedangkan untuk simpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data. Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut: 1. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan arah dari simpanan data. 2. Menggunakan arus data yang terpisah. 18 23. Menurut Yourdan dan Demacro serta Gane dan Sarson, simbol simbol utama / dasar DFD meliputi: Sponsor Simbol Yourdan dan DeMarco Gane dan Sarson Eksternal Entity (Kesatuan Luar) Process (Proses) Data Store (Simpanan Data) Nama Penyimpan Data Data Flow (Arus Data ) b). simbol-simbol khusus masukan / keluaran Simbol simbol khusus masukan dan keluaran mewakili fungsi input/output dan menunjukkan dimana informasi dicatat atau pola pengelolaan informasi atau keduanya. Jika tidak ada simbol khusus dapat menggunakan simbol input/output dasar. 19 Simbol Keterangan Simbol Keterangan N Uraian Proses N Uraian Proses 24. Kartu Punched Dokumen Penyimpanan Online Masukan Manual Pita Magnetik Tampilan Pita Punched Hubungan komunikasi Disk Magnetik Penyimpanan off line A: Alfabet N:Urut Nomor D:Urut Tanggal c). Simbol-simbol pemprosesan khusus Simbol simbol proses khusus dapat mewakili fungsi pemprosesan dan sebagai tambahan juga identifikasi jenis operasi khusus yang harus dilaksanakan terhadap informasi. Jika tidak ada simbol khusus, dapat digunakan simbol proses dasar. 20 Simbol Keterangan Simbol Keterangan Keputusan Operasi Pembantu 25. Proses terdefinisi Arsip Tetap Persiapan Arsip Sementara Operasi Manual Sortir Pembandingan Input / Output Untuk arsip tetap, didalam simbol dapat dibubuhkan huruf yang menunjukkan data tersebut disimpan menurut: A : Alfabet B : NomoR D : Tanggal 21 d). Simbol-simbol tambahan. Simbol-simbol tambahan yang digunakan untuk memperjelas bagan arus atau untuk membuat bagan arus proses menjadi lebih enak. Simbol penghubung mewakili keluar atau masuk dari bagian lain dalam bagan arus. Dua penghubung 26. digunakan untuk mewakili arah arus manakala arus terpecah oleh keterbatasan tempat. Simbol terminal mewakili titik terminal dalam bagan arus. Simbol mode pararel mewakili awal atau akhir dari dua lebih operasi. Simbol penghubung ganti halaman mewakili masuk atau keluar dari satu halaman kehalaman lain dari bagan arus. Simbol pita transmittal untuk mewakili penyiapan total pengendalian batch secara manual. Simbol Keterangan Simbol Keterangan Pita Transmital Penghubungan lain Halaman Terminal Mode pararel Penghubung Komentar 3. Pedoman Menggambar Diagram Arus Data. Pedoman untuk menggambar diagram arus data adalah sebagai berikut: 1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat didalam sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan diluar sistem karena diluar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data kesistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi sehingga merupakan kesatuan luar sistem informasi. 22 2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dalam kesatuan luar. 3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks. DAD merupakan alat untuk struktur analisis, pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertamakali secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih rinci (disebut lower level). DAD yang pertamakali digambar adalah level yang teratas 27. (top level) dan diagram ini disebut dengan diagram konteks. Dari diagram konteks ini kemudian akan digambar dengan lebih rinci lagi yang disebut dengan diagram overview (level 0). Tiap-tiap proses didiagram level 0 akan digambar lebih rinci lagi dan disebut dengan diagram level 1. Tiap- tiap proses dilevel 1 akan digambar kembali dengan lebih rinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi. Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja (seringkali diberi nomor proses 0). Proses ini mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan kesatuan luarnya. 4. Gambarlah bagan berjenjang (hierarci chart) untuk semua proses yang ada disistem lebih dahulu. Bagian berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambarkan dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DAD. 5. Gambarlah sketsa DAD untuk diagram overview (level 0) berdasarkan proses dibagan berjenjang. Untuk level 0 ini, proses yang berhubungan dengan pembuatan laporan kepada manajemen sebaiknya tidak digambarkan terlebih dahulu di DAD level 0 untuk mudah penggambarannya. 6. Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya, untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. 23 7. Setelah semua level DAD digambar, berikutnya adalah menggambar DAD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. 8. Setelah semua level DAD dan DAD untuk pelaporan manajemen telah digambar, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram. 4. Levelisasi Diagram Arus Data. a. Diagram Konteks 28. Diagram konteks merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup sistem. b. Diagram Nol Diagram nol merupakan diagram tingkat menengah yang terletak antara diagram konteks dan diagram rinci, yang menggambarkan proses utama dari DAD. c. Diagram Rinci Diagram ini merupakan diagram paling bawah yang menguraikan proses yang ada pada diagram nol dimana uraian ini dapat dilakukan pada beberapa level. b. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship Diagram adalah Diagram sistematis yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dilengkapi atribut-atribut yang merepresentasikan fakta dari dunia nyata. Beberapa istilah dalam Entity Relatinship Diagram, yaitu: Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam . Entitas terkadang disebut tipe entitas. Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari entitas. Data Value (isi atau isi data) adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut. Record atau tuple adalah kumpulan atribut yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut yang sama tetapi berbeda pada data valuenya 24 Database adalah kumpulan file yang mempunyai keterkaitan antara satu file dengan yang lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Hubungan adalah asosiasi antar dua entitas. 29. Kekangan digunakan untuk melindungi integritas data (misalnya melindungi kesalahan sewaktu pengisian data). Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut. Integritas referensial adalah aturan-aturan mengatur hubungan antar kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berbeda dalam suatu basis data relasional untuk menjaga konsistensi data. Tujuan integritas referensial adalah untuk menjamin agar elemen dalam suatu tabel yang menunjuk kesuatu pengenal unik pada suatu baris pada pada tabel lain benar-benar menunjuk kesuatu nilai yang memang ada. 25 Simbol Simbol Entity Relationship Diagram. Nama Simbol Keterangan 30. Entity Menunjukkan himpunan entitas atau individu, dapat berupa lingkungan, sumberdaya atau transaksi Atribut Menyatakan atribut dari sebuah hinpunan entitas dan relasi,atribut yang berfungsi sebagai primary key. Relasi Menunjukkan himpunan relasi antar himpunan entitas.dapat berupa Kata kerja. Link Menunjukkan garis penghubung antar himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya. Specialisasi atau Generalisasi Menunjukkan notasi relasi dari proses pengelompokkan sebuah himpunan entitas yang melahirkan himpunan entitas baru (specialisasi) dan menunjukkan notasi relasi dari proses penyatuan entitas-entitas yang terpisah kemudian menjadi satu (Generalisasi). c. Normalisasi Menurut E.F Codd yang dikutip dari buku Jogiyanto : Definisi Normalisasi adalah Proses memecah suatu file database yang mengandung 31. permasalahan (anomaly menjadi dua atau lebih file-file database yang sudah tidak mengandung anomaly lagi). Pada proses normalisasi diuji pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan pada saat insert, update dan retrieve. Apabila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel, artinya perancangan belum menghasilkan database yang optimal. Bentuk-bentuk normalisasi terdiri dari : 1. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form). Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yang setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai dari field fieldnya berupa atomic value. Tidak ada set attribute yang berulang-ulang atau memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute) atau lebih dari satu attribute dengan nilai yang sama. Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti yang mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain. 2. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form). Bentuk normal kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam kunci utama memiliki ketergantungan fungsional (KF) pada kunci utama secara utuh. Pembentukan bentuk normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapat dipakai sebagai patokan dalam pencarian dan sifatnya unik. 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form). Bentuk normal ketiga terpenuhi jika pada sebuah tabel tidak bergantung pada nilai atribut lain dalam entitas yang sama atau relasi harus sudah dalam bentuk normal kedua dan atribut bukan kunci utama tidak mempunyai hubungan transitif. 27 d. Kamus Data. 32. Menurut Jogiyanto yang dikutip dari buku Analisis dan Disain: Definisi Kamus Data adalah Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. e. Struktur File. Struktur file dalam suatu file database fisual foxpro terdiri dari: 1. Name 2. Type 3. Width 4. Decimal index 5. Null Pemberian nama field mempunyai aturan tertentu yaitu: 1. Maksimal mengandung 10 karakter untuk tabel bebas ( atau 254 untuk tabel yang terkandung dalam database). 2. Diawali dengan huruf atau garis bawah (_). 3. Selanjutnya dapat berupa huruf, angka atau karakter garis bawah (_) Visual foxpro mempunyai jenis-jenis data, yaitu: 1. Character Data karakter dapat berisi huruf, angka, tanda baca, termasuk grafik (elemen grafik yang menyusun sebuah kotak, special simbol dan data biner. Sebuah field karakter pada file database dapat menampung sampai dengan 254 karakter. 2. Numeric Data numeric terdiri dari angka, titik decimal pada tanda plus/minus. Panjang maksimal sebuah field numeric adalah 20 digit, meskipun ketepatan perhitungan adalah 16 digit. Titik decimal, tanda plus atau tanda minus masing- masing. 28 3. Float 33. Pada prinsipnya data float sama dengan data numeric, perbedaanya hanya pada pemakainnya saja. Data numeric dipakai untuk perhitungan yang sifatnya umum, sedangkan data float dipakai untuk perhitungan ilmiah. 4. Logical Data logika hanya terdiri dari dua yaitu T untuk True/benar (atau bisa dengan Y) dan F untuk false/salah (atau bisa dengan N). Data logika ini biasanya dipakai untuk memberikan penilaian terhadap suatu kondisi yang terjadi misalnya apakah suatu pemasukan data sudah benar / belum. 5. Date Data Tanggal / Date berisi angka yang mewakili suatu tanggal. Didalam file database, field date selalu mempunyai panjang 8 karakter, tetapi dalam format percetakan dapat menjadi bervariasi. 6. Memo Pada prinsipnya data memo sama dengan data karakter. Panjang maksimal sebuah field memo tidak terbatas, tergantung pada kapasitas media penyimpanan yang ada. 7. Currency Digunakan untuk menyatakan uang. Panjang 8 byte, jangkauan nilai 922337203685477.5808 hingga 922337203685477.5807. 8. Date / Time Menyatakan data tanggal dan jam. Panjang selalu 8 byte, Jangkauan 01 Januari 100 hingga 31 Desember 9999. Dari jam 00:00:00 pagi hingga 11:59:59 malam.. 9. Double Digunakan untuk bilangan pecahan berpresisi ganda. Ukuran 8 byte. Jangkauan nilai +/-4.94065645841247E-324 hingga +/-1.79769313486232E308. 10. General Memungkinkan untuk menampung dokumen OLE (object Linking and Embedding). Misalnya gambar hasil pemprosesan perangkat lunak lain. 29 11. Integer 34. Untuk menampung nilai bulat. Ukuran 4 byte, jangkauan 2147483647 sampai 2147483646. 12. Character (binary) Untuk menampung sebarang data karakter. 13. Memo (binary) Untuk menampung sebarang data memo. f. Struktur Program. Struktur program merupakan gambaran secara luas, bagaimana bentuk dari program secara umum agar program yang ditulis dapat dipahami. Dalam DBMS struktur program adalah program komputer yang dilakukan untuk manajemen data dan merupakan database relational. g. Visual Foxpro. Microsoft visual foxpro merupakan salah satu perangkat lunak pemprograman visual. Pemprograman visual merupakan pemprograman yang akhir-akhir ini sangat popular, yang merupakan produk dari Microsoft corporation. Dengan menggunakan visual foxpro maka aplikasi berbasis windows dengan tampilan yang sangat menarik dan dapat dibuat dengan mudah. Visual Foxpro merupakan penerus generasi sebelumnya, yaitu foxpro for DOS dan foxpro for windows. Visual Foxpro sangat terkenal dengan rushmore yang dapat meningkatkan kinerja pegaksesan data. Visual Foxpro juga menyediakan berbagai fasilitas yang memudahkan programmer dalam membuat aplikasi. Salah satunya adalah database designer. Dengan menggunakan fasilitas ini hubungan antar file dapat didefinisikan dengan visual. Perintah-perintah dasar yang digunakan oleh Visual Foxpro menyerupai perintah-perintah bahasa Xbase lainnya. Dengan demikian programmer yang sudah terbiasa dengan bahasa pemprograman seperti DBaseIII+ akan dapat dengan mudah pindah keVisual Foxpro. 30 35. BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN A.TINJAUAN ORGANISASI PT. Adyawinsa Dinamika dilaksanakan sepenuhnya oleh pendirinya dalam sebuah tempat / rumah tinggal di jalan Pisangan Jakarta Timur, pada tahun 1992. Pada tahun 1994, tanggung jawab dan kepedulian yang besar dari pendiri PT. Adyawinsa Dinamika terhadap kualitas produk yang dikerjakan, membuahkan hasil dalam menarik simpati manajemen perusahaan Mitsubishi Jepang. PT. Adyawinsa Dinamika berhasil mendapatkan kesempatan dan kepercayaan yang luar biasa untuk memproduksi suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan (Mitsubishi) tersebut. Atas kesepakatan yang muncul berkaitan dengan persyaratan hubungan kerja antara PT. Adyawinsa Dinamika dan PT. MITSUBISHI, untuk pertama kalinya pada tahun tersebut (1994) PT. Adyawinsa Dinamika berhasil memiliki sebuah pabrik standar yang berada diKawasan Industri Jababeka (Cikarang Industrial Estate). Dalam perjalanan waktu yang singkat PT. Adyawinsa Dinamika mendapatkan begitu banyak kepercayaan dan kesempatan untuk membuat atau merakit produk yang dibutuhkan oleh berbagai jenis industri, sehingga tempat / pabrik yang ada tidak dapat lagi menampung infrastruktur yang dibutuhkan untuk memenuhi seluruh order yang didapatkan. Untuk mengatasi kekurangan tempat tersebut, maka pada tahun 1996 PT. Adyawinsa Dinamika menyewa sebuah pabrik standar yang letaknya berdampingan. Pada tahun 1998, pabrik tersebut berhasil dibeli dan dimiliki sepenuhnya oleh PT. Adyawinsa Dinamika. PT. Adyawinsa Dinamika berkembang begitu pesat. Semakin banyak kepercayaan dan kesempatan mendapatkan order dari pelanggan lama maupun yang baru, menuntut pendiri PT. Adyawinsa Dinamika untuk memperluas pabrik. Pada tahun 2000, PT. Adyawinsa Dinamika menyewa sebuah pabrik yang lebih besar dari pabrik yang ada di Kawasan Jababeka, yaitu pabrik yang ada 31 36. di Kawasan Hyundai. Menyadari begitu cepatnya perkembangan perusahaan yang dipimpin, maka pada tahun 2002 pendiri dan manajemen PT. Adyawinsa Dinamika menetapkan visi: Menjadi perusahaan kelas dunia dengan berbagai jenis usaha ( Be A World Class Company With Many Various Business ) Dan untuk mencapai Visi tersebut , PT. Adyawinsa Dinamika bertekad untuk merealisasikan misi-misi sebagai berikut ; Mempunyai tenaga-tenaga kerja yang profesional, Mempunyai sistem kerja yang mengacu pada standar manajemen mutu internasional, yaitu ISO TS 16949 dan sistem informasi & data yang terintegrasi, Mempunyai kantor & pabrik Baru PT. Adyawinsa Dinamika dalam satu area / kawasan yang akan direalisasikan pembangunannya pada tahun 2004 nanti . Merealisasikan salah satu sarana kesejahteraan karyawan, yaitu dalam bentuk pemukiman karyawan yang akan menjadi pagar dari bangunan kantor & pabrik PT. Adyawinsa Dinamika. PT. Adyawinsa Dinamika secara menyeluruh saat ini mencoba untuk merealisasikan komitmen yang jelas dan pasti serta dapat pertanggungjawabkan baik dari para pemilik, pengurus maupun seluruh karyawan yang ada, baik yang berkenaan dengan visi dan misi ; semangat dan motivasi kerja ; rasa memiliki dan mencintai ; dan kesediaan berkorban dalam bentuk apapun demi keutuhan serta kemajuan Perusahaan. Dalam operasionalnya, selain didukung oleh tersedianya modal yang memadai, PT. Adyawinsa Dinamika juga selalu berusaha untuk menerapkan manajemen perencanaan; pelaksanaan; pengembangan dan pengawasan yang matang serta sistematis. Oleh karena itu, dalam rangka mendapatkan tenaga kerja yang tepat dan dapat dipercaya untuk melaksanakan fungsi manajemen tersebut, maka PT. Adyawinsa Dinamika akan menerapkan sistem rekruitmen dan pengembangan karyawan secara selektif serta profesional. 32 37. Semua itu perlu PT. Adyawinsa Dinamika kerjakan dalam rangka mengantisipasi tantangan maupun tuntutan perkembangan jaman, khususnya era globalisasi yang sudah mulai nampak realisasinya. Dengan adanya dukungan sebagaimana tersebut diatas disertai restu dan anugerah Tuhan, maka sampai saat ini eksistensi PT. Adyawinsa Dinamika semakin kokoh dan mantap dalam menyongsong tantangan masa depan, serta tidak mudah goyah oleh kendala dalam bentuk apapun dan kapanpun juga, sekalipun dengan adanya terjangan badai situasi moneter (Monetary Situation) yang terjadi pada tahun 1997 1998. Pada saat ini PT. Adyawinsa Dinamika telah berkembang lebih luas dan bertambah maju secara pesat. Dalam hal PT. Adyawinsa Dinamika telah dapat mencakup dan menguasai jenis-jenis bidang usaha Mould & Die Making, Stamping Part dan Injection Plastic Moulded Part. Sedangkan dalam hal pemasaran, keberhasilan PT.Adyawinsa Dinamika terbukti dengan adanya ratusan proyek dari berbagai macam bidang usaha, baik dari Automotive, Household dan Electronic. Bahkan ada diantaranya telah dan atau bermaksud untuk mengikat PT. Adyawinsa Dinamika sebagai mitra atau rekanan tetap dalam melaksanakan perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan terhadap kebutuhan konstruksi mereka. Kiat sukses yang terus dan akan tetap PT. Adyawinsa Dinamika pegang dalam menjalankan usaha ini ialah upaya PT. Adyawinsa Dinamika untuk selalu memperlakukan serta menghargai setiap Customer sebagai mitra sejati. Perlakuan dan penghargaan kepada customer tersebut, direalisasikan dalam suatu hubungan interaksi yang harmonis dan berkesinambungan dalam hal rasa tanggung jawab, komunikasi, serta rasa peduli dan saling pengertian, demi tercapainya hasil karya yang terbaik, bermutu serta memuaskan bagi semua pihak, tanpa memandang besar kecilnya nilai pekerjaan. 33 38. B.STRUKTUR ORGANISASI Gambar 3.1 34 39. Gambar 3.2 C. TUGAS DAN WEWENANG. Personel & General Affair, Stationary Administrator. a. Fungsi dan Tanggung Jawab. - Membantu HRD & GA Manager dalam melakukan segala bentuk aktifitas administrasi kepersonaliaan dan umum, mencakup kegiatan pendataan , pencatatan, surat menyurat, pengadaan kebutuhan barang serta dokumentasi (filling) arsip-arsip. b. Gambaran Tugas - Berkaitan dengan administrasi kepersonaliaan. 1. Mengkoordinasikan pembuatan dan atau penyediaan formulir-formulir administrasi kepersonaliaan, serta memastikan tersedianya formulir- formulir tersebut setiap kali dibutuhkan. 2. Menerima, mengarsip dan memberi nomor formulir permohonan pengadaan karyawan yang telah disetujui oleh Direksi serta mengkoordinasikan proses pengadaan karyawan kepada Personnel Affair Supervisor. 35 HRD & GA Manager Personnel Affair Supervisor GeneralAffair Supervisor P & GA, Stationary Administrator P & GA Payroll 40. 3. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan dan membagikan atau menyampaikan, mengirim surat panggilan test atau interview. 4. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan dan membagikan atau menyampaikan semua formulir atau materi yang dibutuhkan dalam proses pengadaan karyawan maupun training karyawan. 5. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam mengawasi dan memastikan dipenuhinya ketentuan waktu pelaksanaan test tertulis. 6. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan data-data pelamar yang akan diinterview. 7. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan serta menyampaikan atau mengirimkan surat pemberitahuan hasil test dan atau interview kepada pelamar yang bersangkutan. 8. Menyiapkan draft perjanjian kerja sesuai status kerja dan standar perjanjian kerja yang telah diinformasikan oleh HRD & GA Manager, bagi pelamar yang diterima. 9. Menyimpan file asli dari pelamar non staff yang diterima dengan cara menyusun sesuai urutan abjad dari nama karyawan baru tersebut. 10. Mengcopy dan menyimpan copy file dari pelamar kategory staff (file Direksi) yang telah diterima, serta menyerahkan file aslinya kepada HRD & GA Manager untuk diserahkan kepada Direksi. 11. Memandu karyawan baru mengenai tata cara masuk dan pulang kerja. 12. Membantu Personnel Affair Supervisor dalam menyiapkan formulir penyampaian tenaga kerja berikut lampiran formulir penilaian prestasi kerja selama masa percobaan / magang / kontrak, bagi karyawan yang baru pertama kali masuk kerja. 13. Mengkoordinasikan dan memastikan dikumpulkannya hasil penilaian prestasi kerja karyawan selama masa percobaan / magang / kontrak yang telah diisi dan dilegaslisasi secara jelas dan lengkap, paling lambat 2 minggu sebelum selesainya jangka waktu percobaan / magang / kontrak. 36 41. 14. Mencatat dan atau melampirkan data nama, bagian dan tanggal masuk kerja dari pelamar yang telah diterima, dalam dan atau pada kolom paling bawah dari formulir permohonan pengadaan karyawan yang berkaitan. 15. Memasukkan dan memperbarui data diri setiap karyawan (apabila ada perubahan), dalam file data karyawan. 16. Mencatat data nama karyawan, bagian dan nomor kartu tanda hadir / amano dari setiap karyawan, serta mengkoordinasikan pengambilan dan penempatannya kembali kepada bagian keamanan. 17. Memeriksa, mengkoordinasikan dan memindahkan catatan tanda kehadiran / presensi karyawan dari kartu tanda hadir karyawan / amano, kedalam buku induk catatan kehadiran / absensi karyawan. 18. Membuat surat pemberitahuan karyawan masuk dan keluar serta memintakan tanda tangan Personnel Affair Supervisor serta HRD & GA Manager, lalu menyerahkan hasilnya ke pihak-pihak terkait. 19. Membuat dan menyerahkan laporan kehadiran serta jam kehadiran karyawan kepada bagian administrasi payroll untuk kepentingan penghitungan upah karyawan. 20. Menyiapkan, menandatangani dan mengirimkan surat panggilan, terhadap karyawan yang telah absent 2 hari berturut-turut tanpa keterangan dalam bentuk apapun. 21. Menerima pengajuan surat permohonan cuti dan memintakan tanda tangan Personnel Affair Supervisor serta HRD & GA Manager, lalu menyerahkan hasilnya ke pihak-pihak yang terkait. 22. Menerima pengajuan surat perintah lembur karyawan dan memintakan tanda tangan HRD & GA Manager, lalu menyerahkan hasilnya ke pihak- pihak yang terkait. 23. Menyiapkan draft surat peringatan dan memintakan tanda tangan Personnel Affair Supervisor, lalu menyerahkan hasilnya ke atasan langsung karyawan yang akan menyampaikan surat peringatan tersebut, serta menyimpan salinan surat peringatan tersebut setelah ditanda tangani oleh karyawan yang bersangkutan. 37 42. 24. Menyiapkan pembuatan surat keterangan kerja bagi karyawan sesuai format yang telah ditetapkan oleh HRD & GA Manager, serta meminta tanda tangan HRD & GA Manager dalam surat tersebut. 25. Membuat laporan statistik (table dan grafik) jumlah karyawan tiap bulannya, sesuai jenis kelamin, status hubungan kerja, kejadian kecelakaan kerja, tingkat pendidikan, keluar masuk karyawan, karyawan sakit dan absensi karyawan. - Berkaitan dengan administrasi umum. 1. Menyimpan dan mengarsip internal memo maupun eksternal memo, keluar atau masuk dari dan ke HRD & GA Manager. 2. Membuat surat undangan rapat koordinasi karyawan dan menjadi notulen dalam setiap rapat umum yang diprakarsai oleh HRD & GA Manager. 3. Membuat dan menyampaikan, menempelkan, pengumuman sesuai instruksi dan persetujuan HRD & GA Manager. 4. Mencatat setiap kebutuhan umum dan membuat permohonan pengadaan / pembelian barang-barang yang diinstruksikan oleh HRD & GA Manager, serta menyimpan salinan permohonan tersebut dalam file tersendiri. 5. Menerima dan mencatat data jenis / nama barang, jumlah barang, tanggal dan jam datang serta penempatan barang-barang yang datang sesuai permohonan pengadaan / pembelian barang yang pernah diajukan. 6. Mengatur distribusi / penempatan barang-barang yang datang kepada si pemohon, sesuai permohonan pengadaan / pembelian barang yang diajukan melalaui bagian HRD & GA. 7. Membuat surat jalan dan atau surat tugas untuk keperluan HRD & Umum. 8. Membuat dan menyampaikan work order kebagian terkait, sesuai instruksi General Affair Supervisor dan atau HRD & GA Manager, serta memantau dan melaporkan pelaksanaanya ke General Affair Supervisor dan HRD & GA Manager. 9. Memantau dan memastikan tetap tersedianya obat-obatan dan perlengkapan P3K. 38 43. 10. Menerima dan memintakan tanda tangan General Affair Supervisor dan atau HRD & GA Manager atau menanda tangani atas nama General Affair Supervisor atau HRD & GA Manager (apabila General Affair Supervisor dan HRD & GA Manager tidak ditempat), dalam setiap berita acara kecelakaan kerja, serta mengatur persiapan pengobatan karyawan dan melaporkan hasilnya kepada General Affair Supervisor dan atau HRD & GA Manager. 11. Mengcopy dan menyimpan copy dari setiap berita acara kecelakaan kerja dalam file tersendiri, serta menyerahkan aslinya kepada bagian payroll untuk ditindak lanjuti proses klaimnya ke Jamsostek. 12. Memastikan kemanan dan kerapian dokumen-dokumen / arsip kepersonaliaan dan umum. c. Wewenang - Menanda tangani dan mengirimkan surat pemanggilan karyawan yang telah absent 2 hari berturut-turut tanpa keterangan dalam bentuk apapun, sesuai draft surat pemanggilan karyawan yang telah dibuatkan dan ditetapkan oleh HRD & GA Manager. - Menanda tangani atas nama Personnel Affair Supervisor atau HRD & GA Manager pada berita acara kecelakaan kerja, apabila Personnel Affair Supervisor atau HRD & GA Manager tidak ada ditempat. - Mengusulkan rencana pembelian obat-obatan dan perlengkapan P3K serta sistem distribusinya kepada Personnel Affair Supervisor. - Mengoreksi, menentukan dan merekomendasi jenis serta jumlah obat- obatan / sarana P3K yang perlu dibeli. - Memanggil karyawan dalam rangka klarifikasi (mohon penjelasan) berkaitan dengan kehadiran dan atau ketidak hadiran karyawan yang bersangkutan maupun karyawan yang menjadi anak buahnya. - Mengusulkan sistem dan pengadaan sarana pengarsipan yang rapi, aman, bersih serta mudah ditelusuri, dari dokumen / arsip bagian HRD & GA. 39 44. D. DAD SISTEM BERJALAN. Gambar 3.3 40 45. E. DIAGRAM KONTEKS SISTEM BERJALAN Gambar 3.4 41 46. BAB IV DESAIN SISTEM A. KONSEP DASAR DESAIN SISTEM Tahap Desain sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. 2. Untuk memenuhi gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram dan ahli-ahli teknik yang lainnya yang terlibat. Tahap-tahap dalam mendesain sistem adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi masalah 2. Mendesain database 3. Menulis program 4. Proses debug (cek kesalahan) 5. Proses running 6. Dokumentasi (data dan back up aplikasi program) 7. Pengembangan program aplikasi. B. PEMECAHAN MASALAH. Dengan mengamati dan menganalisa sistem administrasi persediaan alat tulis kantor pada PT Adyawinsa Dinamika, maka dapat diketahui pokok permasalahannya sebagaimana yang telah dituliskan dalam bab I. Laporan persediaan alat tulis kantor yang dihasilkan secara manual tersebut tidak akurat karena banyak ditemukan kesalahan-kesalahan terutama dalam hal keakuratan data dan jumlah persediaan. Laporan yang dihasilkan belum dapat memenuhi kriteria tujuan kualitatif. Selain itu, pembuatan laporan persediaan alat tulis kantor secara manual tersebut tidak efesien dalam hal penggunaan waktu. Dari permasalahan-permasalahan yang ada maka penulis memberikan kontribusi kepada PT Adyawinsa Dinamika dengan mengubah metode pembuatan laporan persediaan alat tulis kantor secara manual menjadi sistem komputer. Dengan menggunakan sistem komputer pada pembuatan laporan persediaan alat tulis kantor maka diharapkan: 42 47. 1. Efesiensi dalam penggunaan waktu. 2. Waktu yang digunakan untuk memasukan data transaksi dan pembuatan laporan persediaan alat tulis kantor secara komputer lebih sedikit dibandingkan secara manual. 3. Informasi yang dihasilkan lebih akurat karena semua data transaksi diolah secara komputer sehingga kesalahan-kesalahan yang terjadi akan dapat terdeteksi. 4. Informasi yang disajikan tepat waktu sehingga proses pengambilan keputusan tidak tertunda. 1. Usulan Diagram arus sistem berjalan 48. Gambar 4.1 Diagram arus sistem berjalan 44 49. 2. Usulan Diagram Alur Data Sistem Baru Gambar 4.2 Diagram Konteks 45 50. Diagram NOL Gambar 4.4 Diagram 0 KAMUS DATA Nama Arus Data : PURCHASE REQUEST Alis : PR Bentuk Data : Cetakan Manual Arus Data : Peminta Proses 1 Proses 1 - Laproan Penjelasan : Untuk pemesanan dari satu departemen ke Purchase Periode : Setiap ada permintaan Volume : 10 Items Struktur Data : Header + isi Header : NO_PR + Tgl_PR + Nama Departemen + Status + Kode_Barang + Nama_Barang + Jumlah_Barang + Total Barang No PR : 4 Digit (0001) Status : [Proses on Proses] Isi : {Kode_Barang+Nama_Barang+Jumlah Barang + Total_Barang} 46 51. BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisa penulis selama mengadakan riset pada bagian Stationary PT. Adyawinsa Dinamika, yang memfokuskan pada sistem persediaan alat tulis kantor maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian stationary PT. Adyawinsa Dinamika disebabkan metode yang digunakan dalam pencatatan persediaan alat tulis kantor secara manual. Pembuatan laporan persediaan alat tulis kantor yang tidak tepat waktu dan kesalahan dalam pencatatan transaksi permintaan dan penerimaan barang alat tulis kantor, dapat diatasi dengan diterapkan sistem komputer sehingga sistem persediaan alat tulis kantor pada bagian stationary PT. Adyawinsa Dinamika dapat berjalan efektif dan efesien. Adapun hasil analisa tersebut dapat disimpulkan bahwa: 1. Dengan cara manual sistem pengolahan data permintaan dan pengeluaran alat tulis kantor tidak akurat dan selalu terlambat dalam pelaporan kepada manajemen. 2. Dengan menggunakan sistem komputer dapat mempermudah dalam pengolahan data transaksi permintaan dan pengeluaran serta persediaan alat tulis kantor yang dihasilkan lebih akurat dan tepat waktu. 3. Dengan cara manual jumlah barang yang tersedia, dikeluarkan, dan diterima oleh bagian stationary tidak dapat ditempilkan datanya setiap saat / tidak real time (up to date) 4. Dengan menggunakan sistem komputer dapat diketahui jumlah barang yang tersedia, dikeluarkan, dan diterima oleh bagian stationary, dengan melihat data yang telah tersimpan dikomputer. 5. Dengan cara manual kesalahan pencatatan tidak dapat terdeteksi. 6. Dengan menggunakan sistem komputer, kesalahan pada pencatatan permintaan dan pengeluaran serta persediaan alat tulis kantor akan dapat diproteksi dan diatasi. 46 52. B. SARAN Saran yang penulis berikan kepada bagian stationary PT Adyawinsa Dinamika berkenaan dengan sistem persediaan alat tulis kantor dengan menggunakan aplikasi program adalah: 1. Agar penggunaan program aplikasi stationary control dapat dikembangkan untuk masa yang akan datang. 2. Agar penggunaan program aplikasi stationary control ini memiliki hubungan dengan program aplikasi akuntansi lain seperti General Ledger dan Account Payable. Dalam hal pengelolaan biaya perusahaan. 3. Agar program aplikasi stationary control ini memiliki back up. 4. Agar orang yang menggunakan program aplikasi stationary control ini adalah orang yang mengerti tentang sistem informasi akuntansi dan sistem database. 47