Upload
smittichai-chaiyawong
View
92
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
MICROSOFT EXCEL 2010 (LEVEL: INTERMEDIATED-ADVANCED)
• สมทธชย ไชยวงศ• [email protected]
Microsoft Excel 2010
• ความรเบองตนเกยวกบโปรแกรมไมโครซอฟตเอกเซล
• ในสวนนจะเปนการเตรยมพนฐานใหผอบรมมพนฐานทใกลเคยงกน เนองจากบางทาน อาจจะศกษาดวยตวเอง จาเปนตองปรบใหเขาใจตรงกน พรอมแทรกเทคนคทนาสนใจตาง ๆ
ปรบใหเขาใจตรงกน พรอมแทรกเทคนคทนาสนใจตาง ๆ
• การค านวณใน Microsoft Excel • เทคนคการใชงาน Microsoft Excel ใหเพมประสทธภาพ • และความรวดเรว เชน เทคนคการ Copy งาน เทคนคการเลอน Cell เทคนคการ
ใสสตร Shortcut ทท างานไดรวดเรว ฯลฯ • สตรการค านวณทซบซอน เชน IF, SUMIF(), COUNTIF(), LOOKUP(),
VLOOKUP(), DateDif(), Offset(), IFError(), สตรทางสถตทนาสนใจ เปนตน
• การใช Index & Match• เทคนคการตรวจสอบวนทใน Excel • สตรท างานเกยวกบวนท Today, Year, Month, Day, DATEIF• การตงคา Auto Recovery
การค านวณใน Microsoft Excel
การค านวณโดยการพมพสมการทางคณตศาสตรนน ตองมการเรยนรถงหลกการและการน าไปใช ดงน เครองหมายสถานะของสตร• ใหพมพเครองหมายเทากบ (=) หรอคลกเครองหมาย
เทากบบนแถบสตรจะมแผนกรอกขอมลใหมา โดยโปรแกรม Microsoft Excel จะรทนทวาก าลงท างานอยในสถานะสตร
ตวเลขและการอางองเซลล• เมอพมพ = แลวกเปนการพมพสมการทาง
คณตศาสตรบรรทดเดยวซงจะใชตวเลขหรอเซลลมาพมพกได ถาเปนตวเลข Excel จะถอวาเปนคาคงทแตถาเปนเซลลจะขนอยกบการอางองเซลลโดยการพมพชอเซลลลงไปโดยตรง หรอใชเมาสคลกเลอกเซลลทอางองนนกได เชน =1/2 หรอ =6*B3 หรอ =A4+B4 เปนตน
การใชงานฟงกชนกลมสถตและคณตศาสตร • ฟงกชนทางสถต (Statistical) เปนฟงกชน การว เคราะห ขอมลทางสถต ใช
ค านวณหาคาทางสถตตาง ๆเชนคาเฉลย คาสงสดคาต าสด การนบตวเลข เปนตนฟงกชน หนาท
=MAX(กลมเซลล) คาสงสดในกลมเซลล
=MIN(กลมเซลล) คาต าสดในกลมเซลล
=AVERAGE(กลมเซลล) คาเฉลยในกลมเซลล
=AVERAGEIF(กลมเซลล,เงอนไข) คาเฉลยในกลมเซลลตามเงอนไข
=AVERAGEIFS(กลมเซลล,เงอนไข,กลมเซลล.เงอนไข,…)คาเฉลยในกลมเซลลตามเงอนไขโดยสามารถหาไดหลายเงอนไง หลายชวงขอมล
=MEDIAN(กลมเซลล) คากงกลางในกลมเซลล
=MODE(กลมเซลล) คาทเกดซ าหรอเกดบอยทสดในกลมเซลล
=COUNT(กลมเซลล) นบจ านวนขอมลเฉพาะตวเลข
=COUNTA(กลมเซลล) นบจ านวนขอมลทงตวเลขและขอความ
=COUNTBLANK(กลมเซลล) นบจ านวนเซลลวาง
=COUNTIF(กลมเซลล,เงอนไข) นบจ านวนขอมลตามเงอนไข
=COUNTIFS(กลมเซลล,เงอนไขกลมเซลล,เงอนไข,…)นบจ านวนขอมลตามเงอนไขโดยสามารถหาไดหลายเงอนไขหลายชวงขอมล
SUMIF()
หนาทของฟงกชน SUMIF คอ จะใชหาผลรวมของตวเลขในอารกวเมนตโดยการระบเงอนไข
รปแบบของสตร คอ =SUMIF(rang,criteria,sum_range)
Range หมายถง ชวงเซลลทมเงอนไขทระบใน criteria
Criteria หมายถง เงอนไขทระบ โดยจะเปนตวเลขหรอความขอความกได
Sum_rang หมายถง ชวงเซลลทตองการใหหาผลรวมตามเงอนไขทเราระบไว
COUNTIF()
ฟงกชน COUNTIF เปนฟงกชนทชวยนบจ านวนเซลขอมลตามเงอนไขทก าหดน ดวยการระบกลมเซลและระบเงอนไขทตองการนบลงไป โดยสามารถระบเงอนไขเฉพาะเจาะจงไดทงคาทเปนตวเลข และขอความ• รปแบบ =CONTIF (range, criteria)
range คอชวงของเซลขอมลทตองการนบรายการตามเงอนไขcriteria คอเงอนไขทก าหนดใหนบ
• ตวอยาง=COUNTIF(M2:M6,4)
หมายถงนบชวงเซลขอมลจาก M2 จนถง M6 วานกเรยนทไดเกรดสมจ านวนกคน
การใชงานฟงกชน IF เบองตน
วธเขยนสตร ภาษาชาวบาน
=IF(เงอนไขทเราโยนเขาไปใหทดสอบ, [ถาจรงจะท าอนน], [ถาเทจจะท าอนน])เชน หากเทยบกบภาษาพด จะไดวา
ถา ฉนสอบตก ฉนจะเลยงขาว ไมงน เธอเปนคนเลยงขาวฉนสอบตก = เงอนไขฉนเลยงขาว = การกระท าหากเงอนไขเปนจรงเธอเปนคนเลยงขาว = การกระท าหากเงอนไขเปนเทจซงเงอนไขทเราโยนเขาไปใหทดสอบ นนจะตองม ตวเปรยบเทยบ (COMPARISON OPERATOR) อยดวย เพอใหคาออกมาเปนจรง (TRUE) หรอเทจ (FALSE) เชน
การใชงานฟงกชน IF ซอน IF
การเขยน IF ซอน IF
• เราสามารถเขยน IF ซอนกนไปเรอยๆ ได (จรงๆแลวจะเอาฟงกชนอนมาซอนดวยกยงได)โดย IF แตละตวกจะมการเชคเงอนไขของตวเอง และท าคาจรง/เทจ ของตวเองแลวแตผลลพธทประมวลได เชน– =IF(เงอนไข 1, IF( เงอนไข2,จรง2,เทจ
2),IF(เงอนไข3,จรง3,เทจ3))
การเขยน IF ซอน IF
• ตวอยาง 3 หากเราตองการจะจดเกรดจากคะแนนดบของนกเรยน โดยมเกณฑดงน – คะแนน <50 : F– 50 <= คะแนน<60 : D– 60 <= คะแนน<70 : C– 70 <= คะแนน<80 : B– คะแนน >= 80 : A
• สมมตคะแนนดบอยในชอง A2 และเราจะใสเกรดในชอง B2 / ในชอง B2 เราตองเขยนดงน =IF(A2<50,”F”,IF(A2<60,”D”,IF(A2<70,”C”,IF(A2<80,”B”,”A”))))
• อธบายแนวคด• ใหใสเงอนไขทละ Step อนแรกเชควานอยกวา 50 หรอไม? ถานอยกวาใหแสดงเกรด F ถาไมนอย
กวา ตองเชคตอวา < 60 หรอไม?… ท าแบบนไปเรอยๆ
การใชงานฟงกชน IF แบบซบซอน
หากมหลายเงอนไขจะท าอยางไร?
• โดยหากมหลายเงอนไข เราสามารถเอาแตละเงอนไขมาเชอมกบฟงกชนทางตรรกกศาสตร ไดอก เชน– AND(เงอนไข1,เงอนไข2,เงอนไข3,…) =>
และ : ตองเปนจรงทกอน ถงจะออกมาเปนจรง
– OR(เงอนไข1,เงอนไข2,เงอนไข3,…) => หรอ : หากอนใดอนหนงจรงถอวาจรง
หากมหลายเงอนไขจะท าอยางไร?
• ตวอยาง 2 หากชอง B4 เราเขยนวา
• =IF(AND(B2>10,B3<=5), 20*3,”ขเกยจท า”)
• สงทมนจะท าคอดวาคาใน B2 มากกวา 10 และ B3นอยกวาหรอเทากบ 5 หรอไม?• สมมตวาคาใน B2 เปน 15 และ B3 เปน 4 =>=> เงอนไขเปนจรง =>ค านวณ 20*3 => แสดงคา 60
ในชอง B4
• สมมตวาคาใน B2 เปน 15 และ B3 เปน 6 => เงอนไขเปนเทจ =>แสดงคา “ขเกยจท า” ในชอง B4
ตวอยางการประยกตใชงานฟงกชน IF
การใช Vlookup
• ฟงกชน Vlookup เปนฟงกชนหนงทใชบอยมาก แตผทใชสวนมากกยงไมเขาใจวาท างานอยางไร อานใน Help แลวกยงไมเคลยร เมอเกดปญหากเลยไมสามารถแกไขได
• มาดสวนประกอบหรอไวยากรณของ Vlookup กนกอนครบ Vlookup มไวยากรณดงน
• Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
หรอแปลตามแบบฉบบของผมเพอใหงายตอการเขาใจ
• Vlookup(คาทตองการคนหา, ตารางทบรรจคาทตองการคนหา, คอลมนทตองการแสดงผล, รปแบบการคนหา)
• VLOOKUP โหมด Exact Match• จดประสงคหลก : เหมาะกบการ Map ขอมล (ดงคาจาก Reference ทก าหนด) มนจะท างานดงน • หาค าทตองการจากคอลมนซายสดของตารางทก าหนด (Table Array) และท าการหาจากบนลงลาง
(Vertical Lookup) ผลม 2 กรณ– ถาเจอค าทตองการ(ตองเหมอนเปะๆ) มนจะหยดทบรรทดนน– ถามคาทตรงเงอนไขหลายคาในคอลมนทคนหา มนจะยดทเจออนแรกสด– ไมเจอค าทตองการเปะๆ จะแสดงคา Error กลบมาเปน #N/A– กรณเจอค าทตองการเปะๆ จะวงไปทางขวาตาม Col Index ทก าหนด เรมนบทคอลมนซายสดเปน 1, ถดไปทางขวา =2, 3,
4… เพอเอาคาใน Col Index ทก าหนดกลบมาแสดงคา• ตวอยางในรป ชอง G4 เกดจากการใช VLOOKUP คนหาทะเบยน นม6666 วาอยบรรทดไหน ถาเจอใหเอา
คอลมนท 2 ของบรรทดนนกลบมา (นบเฉพาะขอบเขตตารางทเลอกไว ไมเกยววาคอลมนท 2 คอ B) ซงจะไดคา BMW
• VLOOKUP โหมด Approximate Match• จดประสงคหลก :เหมาะกบการดงคาขอมลจาก Reference ทมการก าหนดการอางองขอมลเปนชวง ทแตละชวงไมจ าเปนตองเทากน• ตองเรยงคาทเราจะคนหาในตารางอางองจากนอยไปมากเสยกอน นนคอ ขอมลในคอลมนซายสดของตารางอางองจะตองเรยงจากนอยไป
มากเทานน มฉะนนการท างานของ VLOOKUP จะ Error• หากท าการเรยงขอมลแลว มนจะท างานแบบนครบ หาค าทตองการจากคอลมนซายสดของตารางทก าหนด (Table Array) โดยท าการหา
จากบนลงลาง (Vertical Lookup) จนเจอตวทมากกวาคาทก าหนดแลวจะเดงกลบ 1 บรรทด• ดงนนการคนหาจะม 3 กรณ
– o ถามคาทตรงเปะๆ คาเดยว มนจะยดคาบรรทดนน– o ถามคาทตรงเปะๆ หลายคา มนจะยดทเจออนลางสด (เนองจากมนจะหาลงมาเรอยๆ จนเจอคาทมากกวาแลวเดงขน 1 บรรทดอยางทบอกไปตอนตน)– o ถาค าคนหาอยระหวางคาในตารางอางอง มนจะไปหยดตรงบรรทดทมคามากทสดในตารางอางองทยงนอยกวาค าคนหา (เนองจากมนจะหาลงมาเรอยๆ จน
เจอคาทมากกวาแลวเดงขน 1 บรรทดอยางทบอกไปตอนตน)• ทงกรณท 1 และ 2 หลงจากเจอแลว มนจะมองในแถวเดยวกน แลวน าคากลบมาจาก Col Index ทก าหนด เรมนบทคอลมนซายสดเปน 1,
ถดไปทางขวา =2, 3, 4…
การออกแบบตารางส าหรบ look Up ขอมลขาม Sheet หรอขามไฟล
เทคนคการแกปญหาของการเกด #N/A
การใช Index & Match• NDEX ใชส าหรบแสดงขอมล ในชวงทระบ
MATCH ใชคนหาต าแหนง ในชวงขอมลทระบ ตามเงอนไขทก าหนด
รปแบบการใช
INDEX( array, row_num, [ column_num ] )array คอชวงขอมลทก าหนดrow_num คอ ต าแหนงเรมตนลงมากแถว ในชวงทก าหนดcolumn_num คอ ต าแหนงถดเขาไปกคอลมน ในชวงทก าหนด
MATCH( lookup_value, lookup_array, match_type )lookup_value คอ ขอมลทตองการคนหาlookup_array คอ ชวงขอมลทก าหนดใหคนหาภายในน match_type คอ ลกษณะการคนหา มคาได 3 คา คอ 0, +1 และ -1
• ส าหรบกรณการใช INDEX ควบคกบ MATCH
• สตร =INDEX(B1:B12, MATCH(D2,A1:A12,0) )
เทคนคการตรวจสอบวนทใน Excel
• Ctrl + ;
• Ctrl + Shift +:
สตรท างานเกยวกบวนท Today, Year, Month,
Day, DATEIF
• Today
• Year
• Month
• Day
• DATEDIF
เทคนคการกไฟลทเผลอปดไป กอน Save ใหกลบสตนแบบกอน Save
เทคนคการกไฟลทเผลอปดไป กอน Save ใหกลบสตนแบบกอน Save
การท างานกบขอมล
ในการใชงาน Microsoft Excel สาหรบผทท างานกบ Excel ยอมมขอมลทเกยวของตรงน จะมเทคนคทชวยในการจดการกบขอมล จานวนมาก ๆ ใหงายขนมาก ๆ • การเรยงขอมลตามลาดบ (Sorting) • การกรองขอมล (Filter) ดวย Auto Filter
– o การก าหนดเงอนไขตาง ๆ – o Top 10 ก าหนดการกรองขอมล 10 รายการสงสด/ตาสด – o Custom… เพอก าหนดการกรองขอมลใหไดตามตองการ
• การทาสรปผลขอมลดวย (Sub Total) ใชสาหรบการสรปผลโดยแสดงผลสรปขอมล ไมวาจะเปน ผลรวม คาเฉลย จานวน หรอคาทางสถต ตามกลมขอมลทตองการ
• การตรวจสอบความถกตองขอมลดวย Data Validation ใชสาหรบการปองกน และเพมความสะดวกในการปอนขอมลใหสะดวกมากยงขน เชน ทาเปน List ใหเลอกแทนทจะพมพขอมลเอง และหากกรอกคาไมถกตอง ใหแจงเตอนกบผใชงาน
• การก าหนดการแสดงตามเงอนไขดวย Conditional Formatting ใชสาหรบการแสดงผลขอมลโดยใชสสนตาง ๆ ตามเงอนไข เชน หาก สนคามสตอค ตากวาเกณฑใหแสดงไฮไลท สแดง– การตรวจสอบสตอกโดยน าเสนอเปน Icon– การแจงเตอนสตอก เชน มสตอกต ากวาเกณฑ
การเรยงล าดบขอมล (Sort)
1. คลกในคอลมน (ฟลด) ทตองการจดเรยง เชน จะเรยงตามเงนเดอนพนกงานกคลกตรงฟลด เงนเดอน (ในเซลใดกได)
2. คลกป ม Sort Ascending (เรยงล าดบจากนอยไปหามาก) เพอเรยงขอมลจากนอยไปหามาก คอ ถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 1, 2 , 3, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง A, B, C, ... ก, ข, ค, ....หรออาจจะคลกป ม Sort Descending (เรยงล าดบจากมากไปหานอย) เพอเรยงขอมลจากมากไปหานอย คอถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 9, 8, 7, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง ฮ, อ, ฬ, ... Z,
Y, X, ...
3. ผลการจดเรยงจะปรากฎใหเหนทนท
การเรยงล าดบขอมลแบบงายและแบบซบซอน
1. คลกเมาสภายในลสตทจะเรยงล าดบขอมล
2. เลอกค าสง Data > Sort (ขอมล > เรยงล าดบ)
3. เลอกฟลดแรกทจะจดเรยงจากชอง Sort by (เรยงล าดบตาม) เชน ต าแหนง
4. คลกป ม Add Level (เพมระดบ)5. เลอกคอลมนทเรยงเปนอนดบทสอง
การใชเครองมอ การคดกรอง(Filter)1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล
2. เลอก Data >Filter (ขอมล > ตวกรอง ) จะมป มลกศรขนทชอฟลดของทก ๆ คอลมน
3. คลกป มลกศร ของฟลดแรกทใชเปนเงอไขในการกรอง จะมขอมลทงหลายทอยในฟลดนนปรากฏขน แตเปนรายการแบบยอ คอแสดงเฉพาะคาทไมซ ากนเทานน
การประยกตใชเครองมอการคดกรองกบการค านวณในระบบฐานขอมล
1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล แลวเลอกค าสง Data > Filter (ขอมล > ตวกรอง )
2. คลกป ม สามเหลยม ของฟลดทเปนเงอนไข (ซงจะตองเปนฟลดตวเลขหรอวนท ) แลวเลอก – All (ทงหมด) แสดงขอมลทกเรคอรดโดย
ไมขนกบฟลดน – Top 10 (10 อนดบแรก) เลอกมา
เฉพาะ 10 เรคอรดทมคานอยหรอมากทสด– Custom (ก าหนดเอง) ใชก าหนด
เงอนไขทซบซอนมากขน คอมไดถง 2 เงอนไขตอฟลด และยงเปรยบเทยบแบบ
การสรางรายงานสรป (Subtotals) เพอวเคราะห และจดสรางรายงาน• เรยงขอมลตามลกษณะทตองการ เชน ตองการยอดสรปเกยวกบ
ประเภทสนคา กตองเรยงขอมลดวยขอมลประเภทสนคา , ตองการยอดสรปเกยวกบต าแหนงพนกงาน กตองเรยงขอมลดวยขอมลต าแหนงพนกงาน
• เลอกค าสง Data, Sub-Total จะปรากฏกรอบโตตอบ ดงน • ก าหนดรายการทตองการท ายอดสรป ( At Each Change
In)โดยตองก าหนดตามขอมลรายการทเรยงไวในขอ 1• ก าหนดลกษณะการหายอดสรป (ผลรวม , จ านวนนบ, คาเฉลย
ฯลฯ)ในตวเลอก Use Function• ก าหนดขอมลทตองการใหสรปยอด ในตวเลอก Add SubTotal
To• เลอก OK กจะปรากฏขอมลใหมเปนรายงานยอดสรปบนจอภาพ
การก าหนดการแสดงตามเงอนไขดวย Conditional Formatting
การ Sort ขอมลตามสของขอความ หรอสของ Fontหรอตามประเภทของ Icon ซงเปนฟเจอรใหมของ Excel 2010 โดยเฉพาะ
การ Filter ขอมลตามสของขอความ หรอสของ Font หรอตามประเภทของ Icon ซงเปนฟเจอรใหมของ Excel 2010 โดยเฉพาะ
การวเคราะหขอมลดวย Microsoft Excel (Analyzing Data) ในสวนนสาหรบการน าขอมลมาเคราะหตอไป • การดแนวโนมของขอมลโดยการสราง Trend (Create a
Trendline) • การสรางสถานการณ (Create Scenarios) โดยจาลองสถานการณ
ของขอมลโดยก าหนดการเปลยนปจจย (Factor) เพอผลทเราตองการตามสถานการณตาง ๆ เชน ตองการดแนวโนมการสงซอสนคา เมออตราเงนเฟอ แปรเปลยนไปจาก 3% เปน 4% หรอ 5%
• Perform What-If Analysis เปน Add-On ของ Microsoft Excel เพอวเคราะหขอมลตามเงอนไขตาง ๆ
• ทดลอง Study case เพอจ าลองสถานการณ
การดแนวโนมของขอมลโดยการสราง Trend
(Create a Trendline)
การสรางสถานการณ (Create Scenarios) โดยจาลองสถานการณของขอมลโดยก าหนดการเปลยนปจจย (Factor) เพอผลทเราตองการตามสถานการณตาง ๆ เชน ตองการดแนวโนมการสงซอสนคา เมออตราเงนเฟอ แปรเปลยนไปจาก 3% เปน 4% หรอ 5%
Perform What-If Analysis เปน Add-On ของ Microsoft Excel เพอวเคราะหขอมลตามเงอนไขตาง ๆ
Study case เพอจ าลองสถานการณ
Pivot Table & Pivot Chart
Pivot Table มประโยชนสาหรบการทาตารางสรปผลขอมล เพอน าเอาขอมลดบ มาสรปผลใหดงายขน ซงในการอบรมจะพดถงการเตรยมขอมลและแนวคดในการดขอมลเพอน ามาสรปผล และการดขอมลในมต (Dimension) ตาง ๆ ในรปแบบตาราง และกราฟ • ความหมายและประโยชนของ Pivot Table • Pivot Table กบการสรปขอมล • การเตรยมขอมลเพอใชวเคราะหและสรปผลขอมล • การสรางและการแกไข Pivot Table • การอานคาจาก Pivot Table
• Pivot Chart Report • การสราง Chart ในรปแบบตาง ๆ • การคดกรองขอมลทตองการ • การกรองขอมลในชวงหรอตาราง โดยการใช Slicer• กรณศกษา & Workshop ทาการสรปยอดขายสนคา 3 ป โดยแยกตามรายลกคา หรอ รายสนคา
ดแนวโนมของพนกงานขายวามยอดขายเปนอยางไร เปนตน (ในการอบรมจะเปน Case Study จากขอมลจรง)
พนฐานส าหรบการสรางตารางไพวอท
• PIVOT TABLE มประโยชนมากส าหรบการวเคราะหขอมลบนแผนงานของ Excel เราสามารถเลอกดขอมลในแงมมตาง ๆ จากใน Sheet ของ Excel โดยการน าขอมลในแผนงานมาไขวกน ชวยใหการวเคราะห เปรยบเทยบดงายขน เชน สมมตวาเรามขอมลเกยวกบ รานทรบสนคาของเราไปจ าหนาย มดงน (ดาวนโหลดไฟลเพอท าตามตวอยางน คลกทน)
• จากขอมลขางบนน เราสามารถจะให Excel วเคราะหขอมล จดรปแบบเสยใหม (โดยใชขอมลชดน) เชน สรปขอมลตามราน และรวมจ านวนสนคาทรบไปจ าหนาย ดงน
• หรออาจจะใหแสดงทงจ านวนทรบไป และรวมเงนทงหมด แยกเปนแตละราน กได ดงน
ประเภทของขอมลทใชในตารางไพวอท
การออกแบบโครงสรางของฟลดทใชในตารางไพวอท
• Column ในแนวตงเรยกวา Field ซงในแตละ Field ใชเกบขอมลเรองเดยวกน เชน ใช Column A เกบขอมลเกยวกบรหสประจ าตว (Id) และใช Column B เกบขอมลเกยวกบชอสนคา (Name)
• Row ในแนวนอนเรยกวา Record หรอ รายการ ซงแตละรายการประกอบดวยเรองทเกยวของกนของรายการหนงๆ เชน รายการแรกประกอบดวย Id : a001, Name : aaa, และ Amount : 100
ลาก Field ทตองการลงในชองดานลางเพอจดเรยงขอมลใหม
การจบกลม
การปรบเปลยนรปแบบและฟลด
การปรบเปลยนฟลด
การเปลยนรปแบบของรายงาน
การจดรปแบบของรายงานโดยใชรปแบบอตโนมต (AutoFormat)
การสรางชารทเพอสรปขอมลของตารางไพวอท
PivotChart
PivotChart
การกรองขอมลในชวงหรอตาราง โดยการใช Slicer
Slicer
มาโคร (Macro)
มาโครจะเหมาะกบการท างานในลกษณะทตองท าซา ๆ
• การสรางแมโคร (Create a Macro)
• การแกไข (Edit a Macro)
• การน าเอามาโครทใชประจ ามาเปนคาสงใน Excel (Customize
Access to Excel Commands)
• การประยกตใชมาโครกบการทา Conditional Formatting
Record Macro3: CopyData
1. คลก Sheet ชลบร2. ลากคลม D3:D163. คดลอก (Copy)4. คลก Sheet รวมยอดขาย5. คลก C36. วาง (Paste) แบบ Value
7. คลก Sheet กทม8. ลากคลม D3:D169. คดลอก (Copy)10. คลก Sheet รวมยอดขาย11. คลก D312. วาง (Paste) แบบ Value
13. คลก Sheet เชยงใหม14. ลากคลม D3:D16
15. คดลอก (Copy)16. คลก Sheet รวมยอดขาย17. คลก E3
18. วาง (Paste) แบบ Value
19. คลก F2 พมพค าวา รวม20. คลก F3 ใช Sum
21. คดลอกจนถง F16
Run Macro3: CopyData
Record Macro4: AddData
1. คลก Sheet ชลบร2. คลก B3
4. กด ctrl + shift + ลกศรลง5. กด ctrl + shift + ลกศรขวา6. คดลอก (Copy)
8. คลก Sheet เรยงยอดขาย9. คลก A1
11. กด ctrl + ลกศรลง 12. กด ลกศรลง13. วาง (Paste)
1. คลก Sheet กทม2. คลก B3
4. กด ctrl + shift + ลกศรลง5. กด ctrl + shift + ลกศรขวา6. คดลอก (Copy)
8. คลก Sheet เรยงยอดขาย9. คลก A1
11. กด ctrl + ลกศรลง12. กด ลกศรลง13. วาง (Paste)
1. คลก Sheet เชยงใหม2. คลก B3
4. กด ctrl + shift + ลกศรลง5. กด ctrl + shift + ลกศรขวา6. คดลอก (Copy)
8. คลก Sheet เรยงยอดขาย9. คลก A1
11. กด ctrl + ลกศรลง12. กด ลกศรลง13. วาง (Paste)
15. คลก Sheet เรยงยอดขาย
16. คลก C2
18. กด ctrl + ลกศรลง
19. กด ลกศรลง
20. ใช Sum
Run Macro4: AddData
Collaborating with Others
การท างานรวมกนดวย Microsoft Excel โดยทานสามารถเปดไฟลExcel พรอมกนไดมากกวา 1 คน แลวท างานพรอม ๆ กนได
• การแชร Workbook (Share a Workbook)
• การปองกนไฟล (Protect Files)
• การตดตามการแกไขไฟลเอกสาร (Set Revision Tracking)
• การตรวจสอบไฟลทผ อนทาการแกไข Review Tracked
Revisions
• การน าขอมลจากหลายไฟลมารวมกน (Merge Workbooks)
การแชร Workbook (Share a Workbook)
การตดตามการแกไขไฟลเอกสาร (Set Revision Tracking) การตรวจสอบไฟลทผอนท าการแกไข Review Tracked Revisions
การตดตามการแกไข การเชอมโยงสตร (Auditing Worksheets) สาหรบการท างานกบสตรทมการเชอมโยงกนซบซอน เราตองการตรวจสอบ ตดตามการเชอมโยงเพอรทมา และผลกระทบของสตรการค านวณได• การตดตามวาเซลนไปเกยวของกบเซลใด (Trace Cell Precedents)
• การตดตามวาเซลนถกอางองไปทใดบาง (Trace Cell Dependents)
• การดขอผดพลาดของสตรการค านวณ (Locate Errors in Formulas)
• การดขอมลทอางองไมถกตอง (Locate Invalid Data and Formulas)
• การตดตามดคาของตวแปร (Watch and Evaluate Formulas)
• การจดกลมขอมลและจดการแสดงผลขอมล (Group and Outline Data)
เทคนคการตรวจหา Error ในเวรกชตอยางรวดเรว
การท างานกบแฟมงานหลาย ๆ ไฟล (Working with Multiple Workbooks)
• การสราง Workspace
• การเชอมโยงขอมลเขาดวยกน (Consolidate Data)
• การเชอมโยงเซลจาก Workbook อน (Link Cells in
Different Workbooks)
• การแกไขลงค (Edit Links)
เทคนคการเปดหลายๆ ไฟลขนมาท างานพรอมๆกน อยางรวดเรว โดยเปดเพยงแคไฟลเดยวเทานน แลวโปรแกรมจะเปดไฟลทเหลอเองใหอตโนมต
เทคนคการเปดหลายๆ ไฟลขนมาท างานพรอมๆกน อยางรวดเรว โดยเปดเพยงแคไฟลเดยวเทานน แลวโปรแกรมจะเปดไฟลทเหลอเองใหอตโนมต
การน าเขาและสงออกขอมล (Importing and Exporting Data)
• การสงออกขอมลไปยง Microsoft Word (Export to
Microsoft Word)
• การน าเขาตารางจาก Microsoft Word (Import a
Word Table)
• การน าเขาขอมลทเปน Text File (Import Text Files)
การน าขอมลจาก Text File เขามาในโปรแกรม Excel
1. คลกเซลลทคณตองการวางขอมลจากฐานขอมล
2. บนแทบ Data ในกลม รบขอมลภายนอก ใหคลก Form Text
3. ในรายการ มองหาใน ใหระบต าแหนงและคลกสองครงฐานขอมล Text ทคณตองการน าเขา
4. ในกลองโตตอบ เลอกตาราง ใหคลกตารางหรอแบบสอบถามทคณตองการน าเขา แลวคลก ตกลง
การ Import Text File เขามาใน Excel แลวความหมายของตวเลอกทงหมดใน Text ImportWizard วาท างานอยางไร
การก าหนดคาการรกษาความปลอดภย (Security)
เราจะแนะน าการปองกนการเปดอานไฟล การปองกนการแกไขไฟล ซอนสตร ลอกเซลทไมตองการใหแกไข โดย Excel มความสามารถดานความปลอดภยหลายระดบ โดยหลายทานอาจจะยงไมเคยรมากอน
• การก าหนดรหสผานใหไฟล Excel
• การปองกนไมใหเหนสตร และการปองกนไมใหแกไขใน Cell ทตองการ (Lock and Hidden)
• การปองกน Worksheet & Workbook
• การก าหนดการรกษาความปลอดภยใหกบ Macro
การปองกน Worksheet
การปองกนไมใหเหนสตร และการปองกนไมใหแกไขใน Cell ทตองการ (Lock and Hidden)
การปองกน Workbook
การปองกนไฟล (Protect Files) การก าหนดรหสผานใหไฟล Excel