Mobil Sekretær

Opplæringspresentasjon Oktober 13

Hva er Mobil Sekretær? (# 1) En tjeneste for alle brukere i NetCom Trådløs Bedrift

Lagt på alle TB-brukere vinteren/våren 2013

Lar brukere styre sin tilgjengelighet på mobiltelefon Unngår forstyrrende samtaler under møter, lunsj eller lignende

Under en aktiv avtale med Mobil Sekretær vil de som ringer deg bli fortalt at du er opptatt hvorfor du er opptatt når du blir ledig igjen

Innringeren kan få muligheten til å Bli satt over til et nummer som brukeren velger Legge igjen en melding på voicemail

2

Hva er Mobil Sekretær? (# 2) Avtaler kan opprettes fra

TB sin mobilapplikasjon Fra Outlook Fra sentralbord Ved hjelp av USSD

Alle avtaler og innstillinger er felles – uavhengig av hvor avtalen er opprettet Outlook må kjøre for at kalenderen skal oppdateres

Ved aktiv avtale får man ikke samtaler fra køer og grupper i TB

3

Hva er Mobil Sekretær? (# 3) Nummer på VIP-liste vil alltid slippe gjennom

Inntil 10 nummer, f.eks. samboer, barnehage eller sjefen SMS/MMS blir ikke stoppet

Varsling på SMS når avtale/møte starter Må aktiveres på TB Web Hjelper brukeren med å huske at telefonen er «blokkert»

4

Avtaletyper

5

Møtetype Bruksområde Kommentar Møte Benyttes når man er i et møte. Dersom møtet går over midnatt vil det bli

automatisk endret til Fravær. Dersom møtet er kortere enn 30 minutter blir det endret til Midlertidig ute.

Pause/Midlertidig ute

Benyttes ved korte pauser. Må være kortere enn 30 minutter. Dersom Pause/Midlertidig ute settes med varighet 30 minutter eller mer konverteres det til Møte.

Lunsj Benyttes ved lunsj. Gått for dagen Benyttes ved fravær ut dagen. Gjelder kun for inneværende dag. Fravær Benyttes om man er utilgjengelig i

flere dager. Kan kun opprettes for hele dager og gjelder ut valgt dag.

Viderekobling av samtaler

Brukeren kan gi innringerne mulighet til å legge igjen en talemelding eller bli viderekoblet til et annet nummer når man er opptatt Brukeren må ha aktiv Personsvar når det viderekobles til denne Kan viderekobles til valgfritt nummer eks. kollega, bedriftens sentralbord

eller en tjeneste i Trådløs Bedrift.

Innringeren bestemmer selv om han eller hun ønsker å legge igjen en talemelding eller bli satt over.

6

Alternativer viderekobling Under Viderekoble samtaler kan du bestemme hvilke muligheter

innringer har når du har en aktiv avtale. Disse valgene er tilgjengelige:

7

Type viderekobling Innringers valg Ingen viderekobling Innringer kan verken legge igjen beskjed eller bli satt over Til egen personsvar Innringer får mulighet til å legge igjen beskjed på din telefonsvarer Til annet nummer Innringer kan velge å bli satt over til annet nummer, f.eks.

sentralbordet Til personsvar og annet nummer

Innringer kan legge igjen beskjed og bli satt over

Hva hører innringeren?

3 ting som bestemmer hva de som ringer hører Hvilken avtaletype som er valgt Hvor lenge man er utilgjengelig Hvilke innstillinger du har satt for viderekobling av samtaler

Alle talemeldinger er spilt inn og spilles av automatisk Eksempel på meldinger til innringer

8

Full tabell finnes i bruksanvisningen

Mobilapplikasjon #1

Avtale opprettes med 2 klikk Velg avtaletype Velg varighet

Kun forhåndsdefinerte valg

Last ned mobilapplikasjon fra AppStore, Google Play eller åpne m.tb.netcom.no

9

Mobilapplikasjon #2

Avtaler kan avbrytes og forlenges Aktiv avtale vises når Mobil Sekretær

åpnes i mobilappen

Avtaler kan legges inn frem i tid Benyttes også om de

forhåndsdefinerte valgene ikke passer for brukeren

10

Mobilapplikasjon - innstillinger

Opprette VIP-liste

Innstillinger for viderekobling Innstillinger i synk med TB Web og

andre kanaler

11

Programtillegg for Outlook #1

Synkroniserer Exchange-møter med Mobil Sekretær

Et lite program/plugin som må installeres av brukeren Lastes ned fra https://tb.netcom.no/clients/mobsek og fra TB Web Ny versjon for Outlook 2007, 2010 og 2013 Gammel versjon for Outlook 2003 Sjekk Fil-> Hjelp i Outlook for å finne rett versjon

Nødvendige rammeverk og biblioteker installeres automatisk fra Microsoft om nødvendig

12

Programtillegg for Outlook #2

Gir egen meny i Outlook Outlook 2010 og 2013

Øyeblikkelige avtaler Egendefinert avtale (i dag) Innstillinger Registrer Supportmail

Outlook 2007 Innstillinger Registrer Supportmail

13

Programtillegg for Outlook #3

Mobil Sekretær-avtaler kan knyttes til møter i kalenderen Alltid legg til Mobil Sekretær Alltid spør om å legge til Mobil Sekretær Aldri spør (Mobil Sekretær må legges til manuelt)

Kan opprette egne Mobil Sekretær-avtaler fra kalenderen

Alle avtaler med Mobil Sekretær markeres Egen fargekode/kategori Tilleggstekst i emnefeltet

Avtaler synkroniseres mellom Mobilapp, sentralbordet og Outlook når Outlook kjører

14

Programtillegg for Outlook #4

Innstillinger

15

Sentralbord

Viser, kan oppretter og kan slette Mobil Sekretær-avtaler

16

USSD

USSD kan benyttes om man ikke har mobilapplikasjon med internett eller Outlook tilgjengelig

USSD-koder tastes inn og sendes fra talltastaturet på din mobiltelefon. Eks:

17

Full tabell finnes i bruksanvisningen

Mobil Sekretær - oppsummering Styrer brukerens tilgjengelighet på telefon

Unngår forstyrrende telefoner under møter, lunsj etc

Innringeren får vite at du er opptatt hvorfor du er opptatt når du blir ledig igjen

Innringeren kan få muligheten til å Bli satt over til et nummer som brukeren velger Legge igjen en melding på voicemail

Nytt programtillegg for Outlook Outlook 2007, 2010 og 2013

Mobil Sekretær er tilgjengelig for alle TB-brukere

18