Een ICT-inrichting op maatBob Klaasen, programmamanager MBOTonny Plas, projectmanager

Inhoud

De rol van de informatiemanager (Bob Klaasen)

Business case-methodiek (Tonny Plas)

12-04-2023

De rol van de informatiemanager

Visie op informatiemanagement

Informatiemanagement is het leggen van verbanden. Verbanden tussen techniek en systemen, maar vooral tussen mensen. En dat verschilt van school tot school. De invulling van informatiemanagement is sterk situatie-afhankelijk.

12-04-2023

Drie voorbeeldsituaties

12-04-2023

Huis op orde: plaats en rol IM

12-04-2023

Verbinden: plaats en rol IM

12-04-2023

Innoveren: plaats en rol IM

12-04-2023

Wat zeggen de deskundigen? Nederlands Genootschap voor Informatici (NGI):

opstellen informatiebeleid, informatieplan, plan voor interne controle en projectenplan vaststellen gewenste situatie informatievoorziening afbakenen onderzoeksgebied (van opdrachten) opstellen normen, criteria en randvoorwaarden organiseren informatievoorzieningsfunctie formuleren eisen aan de ICT dienstverlening

12-04-2023

Wat zeggen de deskundigen? (2)

Rik Maes

12-04-2023

12-04-2023

12-04-2023

12-04-2023

Waar moet de IM goed in zijn?

12-04-2023

De ongeschreven regels

12-04-2023

Samenvatting

12-04-2023

Leestip:

12-04-2023

Grote ICT-investeringen

Groot afbreukrisico Bezint, eer ge begint Middel: business-case methodiek Partijen: iedereen die op

bestuurlijk/strategisch gebied van doen heeft met de ICT-oplossing, dus ook de informatiemanager

12-04-2023

Mini Business case Doel:

– Zakelijke rechtvaardiging project – Rationaliseren/objectiveren discussie– Organiseren besluitvormingstraject

Resultaat:– Is investering nodig/gewenst?– Is investering haalbaar/maakbaar?– Wat zijn kosten/baten?

Weging en besluitvorming

12-04-2023

Opzet mini business case

Mini business case1. Projectidentificatie2. Business rationale3. Haalbaarheid / maakbaarheid

Baten lasten beoordeling4. Kwalitatief5. Kwantitatief

Scorecard6. Uitwerken (scoren en onderbouwen)7. Besluiten (en prioriteren)

19

Besluitvormingsproces

12-04-2023

Minibusinesscase:- Business rationale- Maakbaarheid- Haalbaarheid

Scorecard:- Uitwerken en wegen - van scorecard

Baten lasten beoordeling- Kwantitatief- Kwalitatief

Beoordeling totale businesscaseIn relatie tot investeringsportefeuille

Businesscase

Aanleiding

Besluitvorming

1: Projectidentificatie

21

Project <titel>

Opdrachtgever <naam>

Opdrachtnemer <naam>

Begindatum <datum>

Einddatum <datum>

2: Business rationale

Wat is het doel? Aansluiting op strategie (AS) Verwachte bijdrage Noodzaak en urgentie “concurrentie-

noodzaak” (NU) Waardecreatie (ROI) Eigenaarschap, stakeholders en betrokkenen

22

3: Risico (haalbaarheid)

Organisatierisico (OR)– Opdrachtgeverschap– Veranderpotentieel

Uitvoeringsrisico (UR)– Kwaliteit project (programma)plan– Doorlooptijd van project– Omvang van het project en financierbaarheid

23

3: Risico (maakbaarheid)

Specificatie onzekerheid (SO) Technische complexiteit, infrastructureel

risico (TR) Technische onzekerheid, sourcing (TO) Samenhang tussen informatiesystemen (IA)

24

Baten lasten beoordeling

Wat zijn de opbrengsten van de huidige situatie? Niet alle baten zijn in geld uit te drukken. Probeer de baten zoveel mogelijk meetbaar te specificeren. Het gaat erom een overzicht te geven van de bijdragen en de besparingen:

– Efficiency voordelen– Effectiviteitsvoordelen

Handig hulpmiddel om de baten in kaart te brengen is de ‘benefit logicaboom’

25

4. Baten logica boom

12-04-2023 26

Oplossingen Doelen Resultaten

huisvesting

Hard- & software

manurenResultaten

Oplossingen (project-resultaten)

KostenDoelen

Legenda: Kosten servers:

toe

ne

me

nd

e w

aa

rde

cre

atie

Lift & shiftnaar enclave

bij x

Lift & shift met integratie

binnen data center x

Migratie en consolidatie van fysieke

naar virtueleservers

Migreren naar hoog

beschikbare bedrijfskritische

ketens

Hogere cash flows

Lagere kosten

Hogere klant-

tevredenheid(divisies)

Contractuele afspraken

voorzien niet in lift en shift naar enclave

Vermeden kosten

Minder operationeel

risico (solvency)

opportunity costs

indirecte baten

directe baten

Lagere beheerkosten

Lagere kosten data centers

Lagere nota door

consolidatie fysieke servers

Nota GFS voor data centers

vervalt(huisvesting)

Lagere nota door FMO-tarief voor

fysieke servers

Nota enclave (huisvesting)

Lagere KPN-nota doordat ontsluiting

data centers vervalt

Geen aanpassings-

kostenApeldoorn en

Noordwijk

Besparing op manuren

datacenters

AIT niet langer eigenaar

hardware & software

Lagere storage kosten door Storageon demand

15 bedrijfskritische

ketens beschikbaar

volg. afspraak

15 bedrijfskritische ketens continu

volgens afspraak

€ ? € ?

€ ? € ?

€ ? € ? € ?

€ ?

€ ?

Beheerkosten worden (per server) doorbelast aan de

klanttoe

ne

me

nd

e w

aa

rde

cre

atie

Lift & shiftnaar enclave

bij x

Lift & shift met integratie

binnen data center x

Migratie en consolidatie van fysieke

naar virtueleservers

Migreren naar hoog

beschikbare bedrijfskritische

ketens

toe

ne

me

nd

e w

aa

rde

cre

atie

Lift & shiftnaar enclave

bij x

Lift & shift met integratie

binnen data center x

Migratie en consolidatie van fysieke

naar virtueleservers

Migreren naar hoog

beschikbare bedrijfskritische

ketens

Hogere cash flows

Lagere kosten

Hogere klant-

tevredenheid(divisies)

Contractuele afspraken

voorzien niet in lift en shift naar enclave

Vermeden kosten

Minder operationeel

risico (solvency)

opportunity costs

indirecte baten

directe baten

Hogere cash flows

Lagere kosten

Hogere klant-

tevredenheid(divisies)

Contractuele afspraken

voorzien niet in lift en shift naar enclave

Vermeden kosten

Minder operationeel

risico (solvency)

opportunity costs

indirecte baten

directe baten

Lagere beheerkosten

Lagere kosten data centers

Lagere nota door

consolidatie fysieke servers

Nota GFS voor data centers

vervalt(huisvesting)

Lagere nota door FMO-tarief voor

fysieke servers

Nota enclave (huisvesting)

Lagere KPN-nota doordat ontsluiting

data centers vervalt

Geen aanpassings-

kostenApeldoorn en

Noordwijk

Besparing op manuren

datacenters

AIT niet langer eigenaar

hardware & software

Lagere storage kosten door Storageon demand

15 bedrijfskritische

ketens beschikbaar

volg. afspraak

15 bedrijfskritische ketens continu

volgens afspraak

€ ? € ?

€ ? € ?

€ ? € ? € ?

€ ?

€ ?

Beheerkosten worden (per server) doorbelast aan de

klant

Lagere beheerkosten

Lagere kosten data centers

Lagere nota door

consolidatie fysieke servers

Nota GFS voor data centers

vervalt(huisvesting)

Lagere nota door FMO-tarief voor

fysieke servers

Nota enclave (huisvesting)

Lagere KPN-nota doordat ontsluiting

data centers vervalt

Geen aanpassings-

kostenApeldoorn en

Noordwijk

Besparing op manuren

datacenters

AIT niet langer eigenaar

hardware & software

Lagere storage kosten door Storageon demand

15 bedrijfskritische

ketens beschikbaar

volg. afspraak

15 bedrijfskritische ketens continu

volgens afspraak

€ ? € ?

€ ? € ?

€ ? € ? € ?

€ ?

€ ?

Beheerkosten worden (per server) doorbelast aan de

klant

5. Baten lasten beoordeling

12-04-2023

Projectprognose 1 2 3 4 5Inzet eigen personeelInhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareOpleidingskostenTotale projectuitgaven

periode

Investeringsprognose 1 2 3 4 5Inhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareTotale investeringen

periode

Boekwaarde 1 2 3 4 5software hardwareTotale boekwaarde

periode

Afschrijvingen 1 2 3 4 5SoftwareHardwareTotale boekwaarde

periode

Financieringsbehoefte 1 2 3 4 5HoofdsomAflossingRenteTotale financieringsbehoefte

periode

kosten/batenprognose 1 2 3 4 5AS IS situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten AS ISTO BE situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten TO BEBesparingspotentieel (? )

periode

RendementsanalyseROINCWTVT

Projectprognose 1 2 3 4 5Inzet eigen personeelInhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareOpleidingskostenTotale projectuitgaven

periode

Investeringsprognose 1 2 3 4 5Inhuur derdenAanschaf softwareAanschaf hardwareTotale investeringen

periode

Boekwaarde 1 2 3 4 5software hardwareTotale boekwaarde

periode

Afschrijvingen 1 2 3 4 5SoftwareHardwareTotale boekwaarde

periode

Financieringsbehoefte 1 2 3 4 5HoofdsomAflossingRenteTotale financieringsbehoefte

periode

kosten/batenprognose 1 2 3 4 5AS IS situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten AS ISTO BE situatieInzet eigen personeelInzet derdenAfschrijvingenRenteTotale kosten TO BEBesparingspotentieel (? )

periode

RendementsanalyseROINCWTVT

6. Scorecard

12-04-2023

Beoordelingscriteria NB: Weging standaard gelijk verdeeld

Business rationale afk. Omschrijving WegingAansluiting op strategie AS Geeft aan in welke mate het project samenhang vertoont met en bijdraagt aan

de strategische doelen van de organisatie.20%

Verwachte bijdrage aan de business

VB Geeft de omvang en reikwijdte van impact van de investering op de bedrijfsvoering.

20%

Noodzaak en urgentie NU Geeft de noodzaak en urgentie van de investering weer. 20%

Waardecreatie ROI Geeft aan in welke mate van de investering positief financieel rendement wordt verwacht.

20%

Belang stakeholders BS Geeft aan in welke mate eigenaar en stakeholders belang hechten aan de investering.

20%

Totaal = 100% 100%

Risico afk. OmschrijvingHaalbaarheid

Organisatorisch risico OR Geeft aan in welke mate de organisatie het opdrachtgeverschap en het veranderingsproces als gevolg van het project kan dragen.

17%

Uitvoeringsrisico UR Geeft aan in welke mate de uitvoeringsorganisatie in staat is het project uit tevoeren gerelateerd aan complexiteit, omvang en duur van het project.

17%

MaakbaarheidSpecificatie onzekerheid SO Onzekerheid over c.q. kwaliteit en stabiliteit van informatiebehoeften en

systeemvereisten. 17%

Technische complexiteit en infrastructureel risico

TR Faalkans van benodigde nieuwe technologie. Geeft aan in welke mate het project gebruik maakt van"proven technology"dat toekomstvast is

17%

Technische onzekerheid, sourcing

TO Geeft aan in welke mate de organisatie beschikking heeft over technische ervaring, vaardigheden, kennis en tools.

17%

Samenhang tussen informatiesystemen

IA De mate waarin de investering past in de architectuur van informatiesystemen en hulpmiddelen

17%

Totaal = 100% 100%

Bron: Parker & Benson obv j.A. Oosterhaven

7. Besluiten

12-04-2023

Evaluatiemodel projecten

Beoordelingsfactor AS VB NU ROI BS OR UR SO TR TO IAWeging 20% 20% 20% 20% 20% 17% 17% 17% 17% 17% 17%

+ - totaalProjecten Score Score Score Omvang AanbevelingA: score implementatie PMS 4 4 4,7 3,8 4,3 4,3 3,7 3 2 2,5 2,3 83% 59% 24% 100 Onzekerheden reduceren.B: score project …. 0% 0% 0% 0C: …… 0% 0% 0% 0

Risico / Onzekerheid

Waardering -

Business rationale

Waardering +

Projectportfoliomatrix

A: score implementatie

PMS

0%

50%

100%

0% 50% 100%Risico / Onzekerheid

Bu

sin

ess

rati

on

ale