Uvod u

upravljanje projektima

Natalija Stjepanek, prof. mentor

E-mail: nstjepanek@gmail.com

Nova Gradiška, 6. srpnja 2010.

U današnjem predavanju:

• upoznati osnovne pojmove upravljanja projektima

• praktični primjer pokretanja projekta

• upoznati mogućnost mobilnosti nastavnika u cilju usavršavanja i stjecanja novih znanja i vještina

• mogućnost suradnje sa školom partner iz EU

• upoznati se s ostalim programima Agencije za mobilnost

• ispunjavanje nacrtnih obrazaca za mobilnost nastavnika ili zajednički rad na projektu sa nekom drugom partner školom

Projekti u školstvu

• Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju

projektima a koje zapravo nisu projekti

• Postoje aktivnosti koje se ne doţivljavaju

projektima a mogu se organizirati i voditi kao

projekti.

• Potrebno je prije svake aktivnosti promisliti je li

projekt i koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara

pojedinoj ulozi u projektu.

Potrebno je znanje o

upravljanju projektima! • Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama

uloţili trud i vrijeme u niz projekata.

• Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće

projekte rade i vode lakše i uspješnije.

• Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i

praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata.

I na greškama se uči.

• Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i

za iznalaţenje resursa potrebnih za njegovu uspješnu

realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za

potporu projektima.

Upravljanje projektima

• je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali

zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju

steći, ne da bi nuţno sami upravljali mnoštvom

projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i

korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima

se njihov angaţman očekuje.

• Potreban dio stručnog usavršavanja svih

Upravljanje projektima može:

• olakšati ono što radimo

• unaprijediti način rada

• ubrzati postizanje ciljeva/rezultata

• sniziti troškove rada

• potaknuti promjenu

Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

Zapažanja o nastavnicima na

projektima, 1.

• Snaţne osobnosti, individualci naviknuti na

samostalan rad.

• Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom

radu na projektu – komunikacijski i organizacijski

problemi.

• Skupina iznimnih pojedinaca ne znači uspješan tim!

Zapažanja o nastavnicima na

projektima, 2.

Nedostatak iskustva u upravljanju projektima često

dovodi do pogrešaka u:

• postavljanju rokova

• procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju

projekta/projekata

• u predviđanju i procjeni rizika!

Zapažanja o nastavnicima na

projektima, 3

• Pretjerana optimističnost u početku (pogrešne

procjene vremena i troškova)

• Sklonost odustajanju pri prvim poteškoćama!

Ne zaboravite: NEMA PROJEKTA BEZ

PROBLEMA!

Pogreške nastavnika kao

voditelja projekata

• Pogreške u komunikaciji:

o Ne komuniciraju dovoljno niti redovito

• sa članovima projektnog tima te

• sa ulagačima u projekt

o Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju

• Pogreške u planiranju:

o Krive (preoptimistične) procjene vremena

o Loša ili nikakva procjena rizika

o Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traţeno daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)

Osnovni pojmovi u

upravljanju projektima

O čemu govorimo ...

• po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih

aktivnosti

• definicija projekta – što projekt jest, što nije

• osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt,

sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim,

sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici,

resursi, vrijeme i kvaliteta

• trokut prilagodbe

Zašto se projekti pokreću?

• Projekti se pokreću kako bi se pronašlo

rješenje za određeni problem ili potrebu

naručitelja projekta.

• Rješenje obuhvaća sve potrebno za

zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute

za korištenje rezultata i usluge podrške pri

njihovom korištenju.

• Za pronalaţenje rješenja ne mora biti dovoljan

samo jedan projekt, nego ih moţe biti potrebno

i više.

Što je PROJEKT?

Projekt = aktivnost

s unaprijed utvrđenim:

o jasnim i ostvarivim ciljem

o konačnim trajanjem

o raspoloţivim resursima (ljudi, vrijeme,

financijska sredstva)

o ţeljenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

Razlika projekata i ostalih

aktivnosti

• Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po

unaprijed zadanom predlošku NISU projekti.

• Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog

izvješća, rješavanje predmeta upravnog

postupka, računovodstveni obračun, plaćanje

računa…

Što su PROGRAMI?

• Program = skup povezanih projekata

o usklađeno upravljanje pojedinim projektima

o koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata

o primjer: program “Suradnici u učenju” traje

nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje

obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju

u okviru pojedinih nastavnih godina

Što je CILJ projekta?

• Cilj projekta je NEŠTO

• čega prije realizacije projekta NIJE BILO

• čega bez projekta NE BI bilo

• vrijedno ulaganja u projekt.

• Dobro postavljeni ciljevi su:

• Jasno određeni (opisani)

• Mjerljivi

• Dostiţni

• Ostvarivi

• Vremenski uokvireni

Što su to RESURSI

projekta? • Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili

ţeljeni cilj ...

o Ljudi

o Sredstva (materijalna, nematerijalna,

novčana, ...)

o Vrijeme

• Projekt se ne moţe uspješno završiti ako resursi

nisu osigurani ili raspoloţivi kad su potrebni!

Sudionici projekta

• naručitelj(i) projekta

• sponzor(i) projekta

• ulagač(i) u projekt

• voditelj(i) projekta/projekata/programa

• PROJEKTNI TIM - članovi tima Osobe zaduţene za realizaciju pojedinih

aktivnosti u okviru projekta.

Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za

proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje

• Određuju cilj projekta.

• Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja:

o postavlja zahtjeve za provedbom projekta

o odobrava rezultate projekta

o pokriva troškove projekta

o koristi se rezultatima projekta

• razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja:

o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

Sponzor projekta • osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima

osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i

pomaţe voditelju projekta u uspješnoj provedbi

projekta

• “najvaţniji saveznik voditelja projekta”

• razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:

o interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj

projekta

o eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se

projekt izvodi

Ulagači

• svi oni koji u projekt ulaţu potrebne resurse:

ljude, sredstva, novac …

• osobe (pojedinci ili ustanove)

o kojima je u interesu uspješna realizacija

projekta

o koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta

o koji ulaţu resurse s kojima raspolaţu u projekt

s ciljem njegove uspješne provedbe

• ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je

potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

Voditelj projekta

• zaduţen za komunikaciju sa sponzorima,

ulagačima, naručiteljem projekta

• odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti

kako bi se projekt uspješno završio, odnosno –

kako bi se ciljevi projekta ostvarili u ţeljenom

vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna

projekta.

• Za vođenje projekta potrebno je imati:

o Komunikacijske vještine

o Stručnost u predmetnom području projekta

o Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

Nadzor projekta

• uspostavlja se zbog:

o praćenja provedbe projekta

o davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza

projekta

o izdavanja konačne potvrde kako su rezultati

projekta (isporučevine) u skladu sa početnim

zahtjevom naručitelja

• nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na

projektu i traje tijekom čitavog projekta

Vremenski okvir projekta

• Projekt mora imati unaprijed određen (zadan)

početak i kraj!

• Vremenski kraj projekta određen je ţeljama

naručitelja projekta.

• Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji

projekta jedna je od ključnih mjera njegove

uspješnosti.

• Nakon što je utvrđen moţe se mijenjati samo uz

suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

Mjerila uspješnosti projekta

• rok

• troškovi

• kakvoća

Trokut

prilagodbe

KAKVOĆA / KVALITETA

TROŠKOVI VRIJEME

Upravljanje projektima

podrazumijeva umješno

balansiranje resursima (kako bi se

željeni cilj ostvario u zadanom

vremenu i bez prekoračenja

dozvoljenih troškova) i

prilagođavanje promjenama u

stvarnom okruženju.

“Trgovanje” mjerilima

uspješnosti • Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadrţati

nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta),

troškovi rastu.

• Ţelite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne

uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta

konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od

unaprijed dogovorene.

• Ţelite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u

nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog

proizvoda (cilja projekta) bit će niţa od unaprijed

dogovorene.

Podsjetimo se ...

• Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloţivim resursima

• Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.

• Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.

• Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa ţeljenom razinom kakvoće.

• Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloţivih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

Sada nekoliko riječi o tome ...

• kako dobro opisati ciljeve projekta

• opseg projekta

• rizici

• proračun projekta

• što su preduvjeti za uspjeh projekta ...

Ciljevi projekta trebaju biti …

S specific specifični

M measurable mjerljivi

A achiveable & agreed upon

dostiţni i

usuglašeni

R realistic realistični

T time-oriented vremenski određeni

Školski primjer: JFK i Mjesec

• Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961.

• “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća

spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na

Zemlju”

• Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog

cilja moţemo prepoznati?

Primjeri nekih projekata

u školama • tiskanje svjedodţbi

• izrada školskih web

stranica

• sudjelovanje u

programima/projektima:

oučenička

natjecanja

oLIDRANO

oCARDS projekti

• upisi

• organizacija dana

škole

• organizacija drţavnog

natjecanja

• organizacija

maturalnog izleta

• tiskanje svjedodţbi

Mogući školski projekti

• priprema dana Škole

• planiranje Zimske škole

• projekt priprave učenika za drţavnu maturu

• projekt promoviranja prirodnih znanosti u svrhu

opredjeljivanja učenika u srednje škole

• suzbijanje nasilja, droge, alkohola, cigareta

• vaše ideje…?

Većina projekata NIJE

uspješna!

2000

1998

1995

1994

28% 23% 49%

26% 28% 46%

27% 40% 33%

16% 31% 53%

Graf prikazuje ishode oko 30.000 projekata u velikim, malim i

srednjim

tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.

Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The

Standish Group

International, Inc., 2000

Uspješni Problematični Propali

Zašto projekti ne uspijevaju? • Nejasni ili neusklađeni ciljevi

• Komunikacijski problemi unutar tima ili između

ulagača

• Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se

uopće ne završe)

• Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora

• Loša procjena rizika

Upravljanje projektima povećava vjerojatnost

uspješnog završetka projekta – zato je to skup

znanja i vještina koja je potrebno steći!

Komunikacija na projektu?

"Prekomplicirano je

za korištenje" "Potpuno je

nepredvidivo – stalno

nailazimo na

nove probleme"

"Nismo dobili

informacije

potrebne

za obavljanje posla"

"Nismo znali

koliko rad

ostalih članova tima

utječe na naš rad"

"Projekt

je kasnio, a

proračun je

prekoračen"

"Stvoreno je ono

što

nam ne treba" "Ne udovoljava

našim očekivanjima –

nismo zadovoljni" "Nismo u potpunosti

razumjeli

što

trebamo raditi"

"Ne funkcionira

pravilno u našem

okruženju"

“12 zlatnih pravila”

za uspješnije projekte, 1. dio

1. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta

(prije početka rada na projektu)

2. izabrati najbolji mogući tim

3. odrţavanje jednostavne i razumljive projektne

dokumentacije

4. realistična procjena potrebnih resursa

5. realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

“12 zlatnih pravila”

za uspješnije projekte, 2. dio

6. ne izlaziti izvan opsega projekta

7. voditi računa o ljudima

8. stalna podrška sponzora

9. spremnost na promjene i inovacije

10. dobra međusobna komunikacija

11. stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti

(rizika)

12. potencijal za vođenje projekta

Podsjetimo se ...

• što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku

projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv,

dogovoren, realističan i vremenski uokviren

• za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni

uzroci

• Za uspjeh projekta ključna je otvorena

komunikacija

Projektni ciklus - procesni

model

Prihvaćeni

projektni planovi

Dovršetak

proizvoda

Potvrda o

otklonjenim

neispravnostima

Završetak implementacije

Prihvaćena

Vizija / Opseg

projekta

MSF

Osmišljanje

Planiranje

Realizacija

Provjera (kontrola)

i utvrđivanje

eventualnih

pogrješaka

Projektni

proizvod se

uvodi u

uporabu

Od čega se sastoji

POKRETANJE projekta?

• Priprema temeljnog projektnog dokumenta

• Utvrđivanje sudionika projekta

• Odabir i priprema osnovnog projektnog tima

• Izrada vizije

• Utvrđivanje rješenja

• Određivanje opsega rješenja

• Utvrđivanje osnova za kasnije promjene

Organiziranje osnovnog tima • Što je potrebno?

o odrediti komplet vještina nuţnih za projekt

o dodijeliti uloge članovima tima

o članovima tima objasniti uloge i odnose

o procijeniti spremnost tima

• Definicija: SPREMNOST TIMA je kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima i

motivacijom, za uspješno dovršenje projekta

Vizija i opseg

• Vizija je pogled na ono što tim ţeli postići,

neomeđen projektnim ograničenjima

• Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na

projektu moţe ostvariti u okviru zadanih

ograničenja.

To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i

usluga ostvarenih (pruţenih) projektom

Izrada vizije

• Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve,

ograničenja i rješenja projekta

• Fokus projektnog tima

o jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku

o prikupiti početne zahtjeve naručitelja

o utvrditi pristup rješavanju problema

o odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima

o definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja

o postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije

Stvaranje zajedničke vizije

• 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije:

o Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili

o Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka

dali sponzori

• Vaţnost zajedničke vizije

o tim dobiva zajednički smjer djelovanja

o pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju

odluka

o veća motiviranost

• Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje

Opseg

• Opseg – dijelovi vizije koji se mogu postići

unutar ograničenja projekta

- posao koji obavlja tim kako bi isporučio dio

rješenja predviđen projektom i u skladu s

njegovim ograničenjima

Upravljanje opsegom

• Zašto je upravljanje opsegom vaţno?

• Ţelimo izbjeći povećanje opsega

• Ţelimo utvrditi što je unutar, a što izvan

opsega

• Tehnike upravljanja opsegom

• Trokut “cjenkanja” (kompromisa)

• Matrica kompromisa

• Povećanje opsega moţe biti

• Upravljivo

• Neupravljivo – govorimo o “curenju opsega”

“Curenje” opsega

• Definicija: “Neupravljana promjena opsega

projekta”

• Dodavanje naknadnih zahtjeva naručitelja ili

korisnika koje projekt dovodi u opasnost (rizik)

neuspješnog završetka zbog prekoračenja

utvrđenog proračuna ili roka završetka

• Promjena utvrđenog opsega projekta koja nije

popraćena razmatranjem njezinog učinka na

raspoloţive resurse, proračun te rok realizacije

projekta

Kako procjenjujemo troškove?

• “Po sličnosti” – “Per analogiam”

• “Odozdo nagore”

• Temeljem utvrđenog cjenika

• Prikupljanjem podataka od dobavljača usluga

• “Parametričkim procjenjivanjem”

Po sličnosti

• Usporedbom sa prošlim sličnim projektima

• Koristimo stvarne podatke (prošlih projekata)

• “Skaliramo” troškove sukladno “veličini” našeg

projekta

Kako procjenjujemo

“odozdo”?

• Prikupljanjem i grupiranjem podataka (procjena)

članova tima o troškovima vezanim uz njihove

zadatke i aktivnosti

Što je to “parametrička

procjena”?

• Korištenje statistički dobivenih podataka

(procjena) o jediničnoj cijeni potrebnog posla

• Temeljem analize većeg broja prošlih projekata

• Točnija od “analogne procjene” (“po sličnosti”)

Početna procjena rizika

• Započinje odmah pri pokretanju projekta

• Okupite osnovni tim i raspravite rizike projekta

• Proces procjene rizika se nastavlja:

oanaliza rizika i postavljanje prioriteta

ostvaranje dokumenta procjene rizika

• Podloga za trajno upravljanje rizikom

Što tim treba proizvesti

(“isporučiti”) u fazi

POKRETANJA projekta?

• dokumentirati viziju i

opseg projekta

• dokumentirati

projektni tim

• dokumentirati

procjenu rizika

• dokumentirati

proračun

Obrazovni sadržaji za

samoučenje

• Više o projektima moţete pronaći na portalu

Suradnici u učenju www.ucitelji.org

56

Radionica…