Sistemi di Elaborazione delle Informazioni Lauree Sanitarie

Michele Tomasicchio –Bioinformatico- [email protected]

SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Tecnologie e Sanità

Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione- Hardware

Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione - Software

Uso del computer e gestione dei files

Elaborazione testi

Foglio elettronico

Basi di dati

Strumenti di presentazione

Reti informatiche

Posta elettronica


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Tecnologie e Sanità

C‟è un paradosso al quale assistiamo anzi partecipiamo tutti i giorni e che pure rischiamo

di non considerare tale. Anche chi è psicologicamente o ideologicamente diffidente verso

il mondo dell‟informatica usa ormai in modo diffuso le sue applicazioni ed anzi modifica

abitudini e modi di vita in funzione dell‟evoluzione informatica e dei suoi prodotti, a volte

senza neanche accorgersene.

Così con il bancomat è possibile prelevare soldi dal proprio conto in qualsiasi parte d‟Europa e del

mondo senza mettere piede in banca (e tanto meno nella propria); le sbarre del casello dell‟autostrada

si alzano (Telepass) al nostro veloce passaggio e nello stesso istante la nostra banca paga per

noi il pedaggio; la cassiera del supermercato non batte più i prezzi ma questi vengono letti

automaticamente mentre anche i nostri “buoni punti” vengono memorizzati e tutto viene

stampato con chiarezza e soddisfazione generale.

Per parlare o inviare messaggi le nostre abitudini sono state positivamente stravolte (telefonino, fax,

e- mail) ed anche il bene più prezioso per ciascuno, il tempo, può essere utilizzato in

modo profondamente diverso: i tempi “morti” possono “risorgere” a nuova vita lavorativa e i

vincoli di lavoro possono non impedire (ma solo brevemente interrompere) periodi di vacanza e di

socialità.

Le tecnologie informatiche hanno offerto in pochi anni incredibili opportunità di organizzare

diversamente abitudini, necessità, tempo e dunque in qualche modo la vita.

Non obblighi, opportunità.

Dunque uno degli elementi caratteristici introdotti dall‟uso appropriato dell‟informatica è la

promozione di maggiore libertà e autonomia di vita.

Qual è il paradosso?

Mentre tutti gli aspetti della vita vengono influenzati, stravolti, modificati dalle

tecnologie informatiche, uno dei più importanti, la sanità, anzi la Sanità Pubblica, è ostinatamente

impermeabile a questi strumenti o meglio li adotta in settori circoscritti, così da sterilizzarli

ed emarginarli dai principali meccanismi di organizzazione.

Il risultato è che siamo ai vertici della modernizzazione quando facciamo la spesa o andiamo in

automobile mentre siamo costretti alla preistoria se è in gioco la nostra salute.

Nelle strutture sanitarie sono certo presenti elementi di moderna informatica ma sono circoscritti a

singole parti tra loro separate.

Vi sono apparecchiature avanzatissime ma la loro gestione è spesso a “conduzione familiare”; i

risultati diagnostici (spesso acquisiti con metodologie tecnologicamente avanzate) vengono spostati da

un punto all‟altro usando le stesse tecnologie dell‟inizio secolo: mani e piedi; nel tentare di

trovare il posto giusto ove è giusto dirigersi (sia all‟interno di una struttura, che fra le strutture)

le domande a chiunque porti un camice e la fortuna sono ancora gli strumenti più diffusi; la

scelta dell‟operatore sanitario, del luogo di cura, dei mezzi diagnostici così come la verifica

dei prodotti ricevuti, la conoscenza delle potenzialità dell‟offerta sanitaria disponibile vengono

effettuate con strumenti antichi

e parziali (il passa parola, qualche articolo e trasmissione pseudo-informativa, il caso...).

L‟elenco potrebbe continuare a lungo.

La conclusione è comunque la stessa: singole parti della sanità contengono specifiche

applicazioni informatiche ma l‟organizzazione della salute in quanto tale non ne risente

minimamente e tende a riprodurre il proprio assetto indipendentemente da quello che accade

negli altri settori della vita (supermercati, banche, comunicazioni, autostrade, ecc.).

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La sanità è un enorme agglomerato di persone, attrezzature, edifici, regole e divieti ma stenta ad essere

sistema; tende ad essere e a riprodursi come somma di parti preferibilmente separate.

Per essere sistema e non agglomerato deve esserci invece forte connessione, una rete di

comunicazione, un flusso continuo ed accessibile di informazioni e di scambio.

Come è possibile che per i soldi, le auto, il gioco, il superfluo, le tecnologie (ed in particolare

quelle informatiche) siamo in condizioni ottimali di scelta, di conoscenza e di controllo mentre per

la salute siamo ridotti a frugare fra gli avanzi?

Come è possibile che i più grandi grattacieli del mondo siano realizzati nel giro di mesi mentre il tipico

ospedale italiano dopo quindici anni è ancora incompiuto?

Come è possibile che seduto davanti al mio computer ho la facoltà di comprare una barca, una casa,

un libro, nel solo tempo necessario all‟uso del mouse e del numero della carta di credito mentre in

sanità occorrono mesi per perfezionare un acquisto?

Come è possibile che si regalano circa 300 miliardi l‟anno agli editori dei quotidiani per pubblicare

gli estratti di gara quando per le stesse esigenze di trasparenza e pubblicità basterebbe un sito

internet di costo praticamente nullo?

Purtroppo è possibile.

Ed è possibile perchè al di là delle vecchie e nuove architetture legislative il modello di sanità

scelto e consolidato da decenni si basa sulla protezione di ciò che sta all‟interno, di coloro che

vi operano dentro a scapito di chi ne vorrebbe far parte e di chi è costretto ad usarne i servizi.

Certo il sistema reagisce in qualche modo agli stimoli esterni ma più per chiudersi che per recepirne le

opportunità.

Come una vongola che da millenni si riproduce allo stesso modo, aprendosi quel tanto che basta per

alimentarsi e chiudendosi nel guscio ai primi segnali esterni.

Ma lo stesso mondo animale mostra che altre strategie si sono rivelate di maggior successo, utilizzando

ad esempio un sistema nervoso che garantisca flussi informativi interni e un insieme di recettori e di

strumenti di relazione verso l‟esterno.

Il sistema sanitario ha troppo spesso adottato il “modello vongola” e vede come un pericolo il sorgere di effettive connessioni interne capaci di trasmettere informazioni, di facilitare flussi con l‟esterno

rendendo possibili confronti, valutazioni e rischi.

Accettare di essere connessi e in rete con altri sottosistemi, con altre unità operative, con altre

strutture, con gli occhi, i cervelli e le valutazioni di tutti (cittadini, attori istituzionali,

ecc.) significa necessariamente anche accettare libertà di ingresso e di uscita del lavoro e

delle professionalità, propria e altrui.

Dotarsi di un sistema nuovo di connessione interna e di canali bidirezionali di relazione esterna è

dunque accettare un diverso modello generale di vita, di sviluppo e di evoluzione.

Le tecnologie informatiche sono una grande opportunità in questa direzione.

L‟informatica in sanità, se vista come semplice avanzamento tecnologico, non avrà (come non lo sta

avendo) grande impatto sul guscio della vongola sanitaria.

L‟informatica in sanità può essere una rivoluzione a patto che non sia semplice tecnologia

ma strumento politico per minare lo storico protezionismo corporativo del mondo sanitario e per

costruire maggiore libertà e autonomia per gli operatori e per i cittadini.( Marcello Crivellini,

Commissario Straordinario INRCA)

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Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione – Hardware

1.0 Terminologia di base

2.0 Tipi di computer

3.0Componenti di base di un personal computer

4.0 Hardware

4.1 Unità centrale di elaborazione

4.1.1 Dispositivi di input

4.1.2 Dispositivi di output

5.0 Dispositivi di memoria

5.1 Memorie di massa

5.2 Memorie veloci

5.3 Capacità della memoria

5.4 Prestazioni dei computer

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1.0 Terminologia di base

Qual è il significato del termine informatica?

E' la scienza che si propone di raccogliere, organizzare, conservare e distribuire le informazioni tramite

sistemi automatici di elaborazione dei dati. Scopo della disciplina è quello di realizzare macchine in

grado di eseguire le azioni necessarie alla risoluzione di un problema. Il termine deriva dalla fusione

delle parole INFORmazione autoMATICA.

Cosa si intende con il termine multimedialità?

La multimedialità permette di creare e utilizzare contemporaneamente e in maniera integrata audio

(voci, rumori, musiche), video (disegni, foto, video) e testi.

Qual è la differenza tra hardware e software?

La struttura fisica, interna e esterna del computer prende il nome di hardware (hard = duro, ware =

componente). L'insieme di tutti i programmi che permettono di utilizzare l'elaboratore si chiama

software (soft = soffice)

Qual è la differenza tra software di base e software applicativo?

Il software di sistema, o di base, gestisce le risorse hardware del computer. La parte più importante è il

sistema operativo che gestisce processore, memorie, orologio, collegamenti in rete, dispositivo

d'ingresso e di uscita dei dati. Il sistema operativo permette di ignorare le caratteristiche tecniche

dell'hardware, si inserisce tra macchina e utente rendendo il computer una macchina standard.

Il software applicativo è l'insieme dei programmi che aiutano l'uomo a risolvere una vasta tipologia di

problemi.

2.0 Tipi di computer

Come si classificano i computer?

In quattro categorie.

I supercomputer sono i più potenti, i più veloci e i più costosi. Sono utilizzati principalmente nelle

università e nei centri di ricerca.

I mainframe hanno processori potenti e grande quantità di memoria RAM. Sono particolarmente

utilizzati in multiutenza, ossia da più persone contemporaneamente, ciascuna delle quali utilizza un

terminale collegato al mainframe. Sono molto costosi, pertanto sono utilizzati da grosse società

commerciali, banche, ministeri, aeroporti.

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I minicomputer sono elaboratori un po' più piccoli ma in grado di gestire grandi quantità di dati in

multiutenza. Il loro costo è dell'ordine di decene di milioni e sono usati da società di medie dimensioni.

I personal computer sono quelli usati per lavoro d'ufficio o in ambito domestico da un solo utente per

colta. Una ulteriore distinzione può essere fatta tra computer da tavolo (desktop computer) e portatili

(notebook o palmtop)

3.0 Componenti di base di un personal computer

Quali sono le componenti di base di un personal computer?

L‟unità centrale, la memoria centrale, la memoria di massa, le unità periferiche di ingresso e di uscita.

L‟unità centrale di elaborazione, detta CPU, (central processing unit) è il „cervello‟ del computer, in

quanto è responsabile dell‟esecuzione dei programmi e del controllo di tutto ciò che avviene all‟interno

dell‟elaboratore.

La memoria centrale è formata da tre tipi di memorie: la RAM (random access memory) costituisce il

„banco di lavoro‟ del computer, la ROM (read only memory) è una memoria di sola lettura, la

memoria cache caratterizzata da una elevata velocità è frapposta tra la CPU e la memoria centrale e

aumenta le prestazioni del computer. Le memorie di massa servono per immagazzinare dati e

programmi e si dividono in hard disk (dischi rigidi o fissi), floppy disk (dischi flessibili e rimovibili),

CD ROM (compact disk read only memory, dischi ottici a sola lettura), CD WROM (write once read

many, sui quali è possibile registrare sequenzialmente ma non è possibile alcuna operazione di

modifica o cancellazione) CD WMRA (write many read always, dischi ottici riscrivibili), DVD

(digital versatile disk) di grande capacità di memoria sono utilizzati per le applicazioni multimediali.

Tra le unità periferiche di input, o di ingresso, abbiamo la tastiera, il mouse, la track-ball (un

mouse rovesciato), il touch pad (un dispositivo sensibile al tatto) lo scanner (una specie di

fotocopiatrice che permette di leggere le immagini e le scritte stampate su di un foglio e di trasformarle

in documenti utilizzabili dal computer, la penna ottica utile per leggere i codici a barre, la tavoletta

grafica, lo schermo tattile, i microfoni e i sistemi di riconoscimento della voce.

Tra le unità periferiche di output, o di uscita, abbiamo il monitor, la stampante, il plotter, un

dispositivo grafico di elevata precisione.

4.0 Hardware

Questa sezione tratta della struttura fisica di un computer e degli elementi che lo caratterizzano, dalla

unità centrale, ai dispositivi ingresso e di uscita.

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4.1 Unità centrale di elaborazione

Cos'è l'unità centrale di elaborazione?

L'Unità Centrale di Elaborazione (in inglese Central Processing Unit, abbreviato CPU) è il microchip

presente nel computer capace di elaborare i dati in ingresso e fornire una risposta in uscita. Essa si

identifica, nei personal computer, col microprocessore. In generale un microprocessore può essere

presente in molti dispositivi elettronici moderni. La CPU è un microprocessore con compiti particolari.

Esso è il cuore del Computer.

Come sono rappresentate le informazioni all'interno di un computer?

Le informazioni, nel computer, vengono rappresentate secondo la numerazione binaria, cioè

utilizzando due sole cifre (0 e 1).

Qual'è la più piccola unità di memoria?

0 e 1 vengono chiamati bit (che sta per binary digit, cioè cifra binaria). La più piccola unità di memoria

può conservare o 0 o 1, cioè un bit.

4.1.1 Dispositivi di input

Cos'è un dispositivo di input?

Per dispositivo di input si intende uno strumento per inserire nel computer i dati che saranno elaborati

dalla CPU.

I dispositivi di input sono, oggi, i più disparati e rispondono a diverse esigenze di comunicazione con la macchina. I dispositivi più comuni e sempre presenti in un personal computer sono:

Tastiera, mediante la quale i dati vengono inseriti in

forma alfanumerica

Mouse, mediante il quale i dati vengono inseriti con un

click di un pulsante come comando. Simili al mouse per

funzionamento sono Touchpad e Trackball, usati nei

Notebook e il Joystick usato per i giochi

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.

Altri dispositivi sono di tipo multimediale, ad esempio:

Scanner per inserire un'immagine

Microfono per inserire un suono

Videocamera e Macchina fotografica digitali

Tavoletta grafica per inserire disegni

Altri dispositivi particolari possono permettere di inserire dati esterni relativi a strumenti di

misura di qualunque tipo, altri ancora permettono di rilevare codici come le penne ottiche.

Impieghi particolari del computer possono avere dispositivi di input studiati per l'occorrenza.

Tutti i dispositivi elencati costituiscono una interfaccia fra l'uomo e la macchina per facilitare la

comunicazione. I dati inseriti vengono sempre tradotti in numeri binari, che è l'unico linguaggio

compreso dalla CPU.

4.1.2 Dispositivi di output

Per dispositivo di output si intende uno strumento atto a comunicare all'esterno il risultato della

elaborazione dei dati da parte della CPU.

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Anche i dispositivi di output, come quelli di input, possono essere i più disparati e rispondono a

diverse esigenze di comunicazione fra macchina e utente. I dispositivi di output più comuni e sempre

presenti in un personal computer sono:

Monitor, mediante il quale i dati in uscita dalla unità

centrale vengono visualizzati su uno schermo.

Stampante, mediante la quale i dati vengono

stampati su carta. Dispositivi di uscita sono

anche le memorie di massa su cui vengono

salvati e conservati nel tempo i dati elaborati.

Altri dispositivi di output sono di tipo multimediale, ad esempio:

Altoparlanti per la riproduzione dei suoni

Scheda d'uscita per videoregistratore o proiettore

Modem, il quale è un dispositivo di ingresso-uscita per accedere alla linea telefonica

Altri dispositivi particolari possono permettere di azionare dispositivi esterni.

5.0 Dispositivi di memoria

Questa sezione tratta dei dispositivi di memoria. La memoria serve al computer per immagazzinare

dati definitivi o provvisori. Se non vi fossero questi dispositivi la CPU non potrebbe lavorare in quanto

tutti i risultati delle elaborazioni andrebbero perduti.

5.1 Memorie di massa

Cos'è una memoria?

Una memoria è un dispositivo capace di immagazzinare, conservare e restituire informazioni, cioè

programmi, applicazioni e dati. Nel computer sono presenti diversi tipi di memorie. Ciò che

differenzia le memorie è la velocità di accesso, la capacità e il prezzo.

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Cos'è una memoria di massa?

Una memoria di massa è un dispositivo fisico capace di memorizzare permanentemente e

indefinitamente i dati prodotti nella elaborazione del computer.

In base a quali caratteristiche si differenziano le memorie di massa?

Le memorie di massa si differenziano per il tipo di tecnologia adottata per memorizzare i dati:

tecnologia magnetica, tecnologia ottica e tecnologia magneto-ottica.

Fra le memorie di massa più diffuse ricordiamo:

Dischetti Floppy. Sono dischi di materiale magnetico della

capacità di 1,44 Mbyte. Sono riscrivibili, estraibili e trasportabili

su altri computer. Per questo motivo sono veicolo di virus

informatici. I dischetti vanno formattati (oggi sono venduti già

formattati) per poter esse scritti.

Cos'è la formattazione? La formattazione, che si esegue col

computer mediante un programma fornito da Windows, serve per

inserire sul disco magnetico i riferimenti per individuare la

posizione dei dati in modo casuale

Zip disk. Sono simili ai dischetti floppy ma di capacità notevolmente superiore. Non sono formati standard per cui occorre il dispositivo adatto per leggerli e scriverli.

Disco rigido. (Hard disk). E' presente ormai su tutti

i computer, interno alla macchina e inaccessibile.

Esso contiene al suo interno diversi dischi rigidi

metallici e magnetici, per cui può contenere una

quantità enorme di dati (oggi normale è l'Hard

Disk da 100 Gbyte (cioè 10 miliardi di Byte).

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Anche l'hard disk va formattato come i dischetti, prima di ricevere i programmi, le

applicazioni e i dati.

CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD. Questi

dispositivi sono basati su tecnologia ottica. Essi

vengono incisi col “masterizzatore” e letti

mediante raggio laser.

Hanno capacità da 650Mb a 7Gb.

Nastri magnetici. Essi servono per conservare grandi quantità di dati o per fare il

backup del sistema (cioè copia di tutto il contenuto dell'hard disk) per prevenire perdite di dati per malfunzionamento della macchina, sempre in agguato.

Qual'è la più piccola unità di memoria?

Il computer lavora con dati binari, cioè con informazione che può essere solo presenza o assenza di

corrente, ovvero vero o falso oppure 0 e 1. Il vero o falso o 0 e 1 vengono chiamati bit (che sta per

binary digit, cioè cifra binaria). La più piccola unità di informazione è il bit, per cui il bit è anche

l'unità di misura della memoria. Una cella di memoria può contenere 0 o 1; più cella formano un

numero binario.

Quali sono le unità di misura delle memorie?

Un gruppo di bit formano una parola, che è già una informazione complessa. Il computer è organizzato

con parole minime di 8 bit. Tale parola viene chiamata byte. L'unità di misura delle memorie del

computer, comprese le memorie di massa, è il byte con i multipli KiloByte (Kb=1000 byte), MegaByte

(Mb=1.000.000 di byte) , GigaByte (Gb=1.000.000.000 di byte) e TeraByte(Tb=1.000.000.000.000 di

byte).

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5.2 Memorie veloci

Cos'è la memoria centrale del computer?

Le memorie di massa sono memorie lente. La CPU lavora, invece, a velocità altissime, per cui ha

bisogno di memorie molto veloci per conservare temporaneamente i dati da elaborare. Queste memorie

costituiscono la memoria centrale del computer e ne determinano, insieme alla CPU, la potenza di elaborazione.

Quali sono le memorie veloci del computer?

Le principali memorie veloci del computer sono:

RAM. (Random Access Memory ovvero Memoria ad accesso casuale). E' la memoria in cui

risiede il programma e i dati in fase di elaborazione. E' costruita con la stessa tecnologia del

processore. Per i computer più recenti la quantità di RAM può essere di 128 Mbyte, ma può

arrivare anche ai gigabyte.

ROM. (Read Only Memory ovvero Memoria a sola lettura). Contiene dati necessari

all'avviamento della macchina, immessi dal costruttore

5.3 Capacità della memoria

Come è organizzata la memoria del computer?

Si è già detto delle unità di misura della memoria. 8 bit formano un byte, detto anche parola. Il byte è

alla base della struttura della memoria e ne costituisce, come già detto, l'unità di misura. Nel codice

binario, con 8 bit, si possono rappresentare 256 combinazioni, ovvero 256 numeri (da 0 a 255). Ad

esempio 00000000 rappresenta lo zero, mentre 01000100 rappresenta il numero 132. Le informazioni

vengono trattate utilizzando il byte, nel senso che se si vuol rappresentare un numero superiore a 255

vengono utilizzati due byte o più.

Per rappresentare tutti i simboli alfanumerici è sufficiente un byte. Per esempio, nel codice ASCII, al

numero decimale 32 corrisponde lo spazio fra parole, al numero 48 la cifra 0 etc.

I primi processori costruiti, come il mitico 8088, avevano registri a 8 bit, cioè di 1 byte.

Essi per fare operazioni con numeri grandi dovevano utilizzare molti cicli, salvando e

riutilizzando dati intermedi provvisori. Ciò comportava una certa lentezza. Oggi i

moderni processori utilizzano registri a 32 o 64 bit, cioè a 4 o 8 byte. Essi possono

contenere numeri molto più grandi di 255 e quindi in un solo ciclo il processore può

fare operazioni più complesse. Per questo motivo, oltre che per l'aumento della velocità

del clock (arrivato dai 4,7MHz dell'8088 a 1GHz degli ultimi

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5.4 Prestazioni dei computer

Quale computer scegliere?

A questa domanda si risponde: quello che risponde meglio alle nostre esigenze. Ma che significa? Un

computer può essere più o meno "potente" è più o meno "veloce". Per renderlo potente occorre montare i dispositivi adatti, per renderlo veloce occorre scegliere processori e schede madri adeguate.

Da che cosa dipendono le prestazioni di un computer? Da quanto si è detto risulta che le

prestazioni di un computer dipendono, oltre che dagli accessori montati (schede video, schede grafiche

etc.), da diversi fattori, che ne determinano la velocità di funzionamento:

Tipo di CPU. Un processore a 8 bit è intrinsecamente più lento di uno a 32 bit perché

occorrono meno cicli di clock per configurare una operazione logica o matematica.

Velocità di Clock. Il clock è la cadenza interna del computer che configura una operazione

elementare. Un processore a 4,76 MHz esegue solo, si fa per dire, 4.760.000 operazioni al

secondo, mentre uno a 800MHz ne esegue 800.000.000. Il secondo è circa 168 volte più veloce

del primo; in altri termini se il primo impiega circa tre minuti per fare una operazione il

secondo impiega solo 1 secondo.

Memoria cache. La memoria cache è una memoria velocissima perché è integrata nella CPU e

quindi ad essa il processore accede con estrema velocità. I dati transitori possono essere

conservati nella cache oppure nelle altre memorie che sono sempre meno veloci. Quanta

maggiore è la memoria cache di un computer tanto migliori sono le sue prestazioni. 256kb o

512kb di memoria cache sono comuni nei moderni computer.

RAM. Nella RAM risiedono le istruzioni dei programmi, i dati che servono per lavorare,

i dati transitori. La RAM è una memoria

veloce; se la CPU non trova RAM disponibile per depositare i dati, li deposita sulla memoria di

massa, meno veloce. E' chiaro che maggiore è la quantità di RAM, maggiori saranno le

prestazioni del computer, almeno fino ad esaurimento della richiesta di memoria, nel senso

che, se

la richiesta di memoria da parte della CPU non supera mai i 128Mb, anche se sul computer

sono presenti 256Mb, il di più non verrà sfruttato.

Hard Disk. La memoria di massa è lenta di per sé, ma esistono Hard Disk di

velocità diverse. Se la CPU fa molto ricorso all'Hard Disk è chiaro che quelli ad accesso più veloce daranno migliori prestazioni. La capacità dell'Hard

Disk è meno importante: essa determina solo quante informazioni possiamo

memorizzare permanentemente. Hard Disk di 15Gb sono divenuti comuni.


13 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione Software

1.0 Software

1.1 Tipi di Software

1.1.1 Sistema Operativo

1.1.2 Software applicativo

2.0 Information Technology e Società

2.1 Computer ed ergonomia

2.2 Sicurezza, Diritti d'autore, Privacy

2.2.1 Sicurezza dei dati

2.2.2 Diritti d'autore

2.2.3 Privacy

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1.0 Software

Questa sezione tratta del software. Il software è l'insieme dei programmi che permettono al computer

di lavorare. I programmi forniscono alla CPU i comandi in base ai quali elaborare le informazioni.

Senza il software il computer sarebbe una bellissima statua tecnologica senza anima e senza vita.

1.1 Tipi di software

Come viene suddiviso normalmente il software?

Un software è sempre un programma scritto in un linguaggio adatto ad essere compreso dalla CPU e

contiene istruzioni che vengono eseguite dal processore.Il software si suddivide in:

s/w di sistema (o di base) che gestisce le risorse h/w del computer e il loro utilizzo. Di esso

fanno parte i programmi di boot forniti dai produttori di computer e che servono ad avviare la

macchina e il Sistema Operativo che gestisce applicazioni e periferiche del computer.

s/w applicativo (applicazioni), che risolve molti problemi di diversissima natura, come scrivere,

comunicare, disegnare, fare musica.

Come funziona il software nel computer?

All'avvio della macchina, il s/w di sistema prepara l'h/w a fornire in uscita sulle periferiche di output il

necessario rapporto uomo macchina. Il s/w applicativo fornisce alla macchina, tramite il s/w di

sistema, le istruzioni per la elaborazione dei dati di input e la presentazione dei risultati in uscita.

AVVIO

S/W DI

SISTEMA

H/W

S/W

Applicativo



1.1.1 Sistema Operativo

Cosa è un sistema Operativo?

Il Sistema Operativo è un s/w di sistema che si inserisce fra l'h/w della macchina e il s/w applicativo e

permette all'utente di far svolgere al computer compiti particolari senza preoccuparsi della struttura

dell'h/w. In altri termini il sistema operativo (s.o.) si fa carico di comprendere le istruzioni

delle applicazioni e comandare al processore e alle periferiche quel che devono fare. Esso è

l'interfaccia che permette la comunicazione fra uomo e macchina.

Quali sono i sistemi Operativi più diffusi?

I sistemi operativi più diffusi sono:

MS- D.O.S. (Microsoft Disk Operating System) che si diffuse nei PC con processori 8088 e 8086

Unix per macchine basate sulla CPU 68000 Motorola.

Linux nato per rompere il predominio di Windows

Windows 3.x, Windows 95, Windows 98,Windows 2000, Windows Me, e infine Windows Xp.

Come può essere l'interfaccia del sistema Operativo?

Ogni sistema operativo ha una sua interfaccia, cioè un modo per comunicare con l'utente in modo da

impartire al computer i comandi per farlo funzionare.

Nell'ormai vecchio sistema operativo MS- D.O.S. l'interfaccia è a caratteri, cioè su uno schermo

nero occorre digitare i comandi (ad esempio il comando di formattazione di un dischetto o di

lettura del contenuto di un file etc.), in modo sintatticamente corretto altrimenti si ha un errore. Questa

interfaccia

è ormai superata.

Quando Apple inventò il mouse si diffuse il sistema operativo a interfaccia grafica (GUI

Graphical User Interface), in cui i comandi vengono impartiti mediante pressione di un pulsante che

agisce su un cursore che si muove sullo schermo sul quale sono presenti icone grafiche. Windows è

un sistema a interfaccia grafica.

Che differenza c'è tra Dos e Windows?

Windows è un sistema operativo che è riuscito ad imporsi nel corso degli anni fino a diventare uno

standard in tutto il mondo. Né IBM né altri sono riusciti a contrastare il diffondersi di questo

sistema che ha ormai soppiantato il DOS con tutti i suoi limiti. Tentativi di rompere il suo monopolio

vi sono stati. Non ultimo Linux diffuso gratuitamente. Ma Windows si è tanto radicato presso

gli utenti mondiali che sarà difficile e lungo sostituirlo.

Il DOS è un sistema operativo a caratteri con interfaccia testuale in cui i comandi vengono impartiti

scrivendoli con la tastiera,

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Tutti i suoi problemi derivano dalla difficoltà di ricordare e scrivere correttamente i comandi. Inoltre l'interazione con l'utente è molto spartana, nonostante i tentativi di renderla più gradevole con l'uso del

mouse. In figura si vede l'ambiente DOS in una finestra Windows.

WINDOWS è un sistema operativo con interfaccia grafica in cui i comandi vengono impartiti col

mouse.

Le icone presenti nelle finestre rappresentano i comandi o le azioni che vengono attivate con un semplice click del mouse. In questo caso non occorre (e non esistono più) digitare comandi, si digitano

solo dati da inserire su richiesta.

A parte la questione estetica, il sistema a interfaccia grafica è molto semplice da usare e intuitiva, tanto

che ha fortemente contribuito alla diffusione del computer a tutti i livelli.

Cosa sono Icone, Oggetti, Pulsanti

Le icone sono immagini simboliche che rappresentano un oggetto. Esse sono "calde", nel senso

che cliccandoci sopra col mouse viene avviata un'azione dipendente dall'oggetto rappresentato.

Gli oggetti sono programmi, cioè file esecutori di applicazioni (p.e. Word), archivi (o file), cioè

contenitori di dati o informazioni di qualunque genere, cartelle, cioè contenitori di file e di altri

oggetti, risorse fisiche come l'unità floppy A:, l'unità C:, l'unità CD-ROM D:, le stampanti etc.

I pulsanti, come il pulsante di avvio, non rappresenta un oggetto, ma è "caldo", nel senso che se

viene cliccato col mouse, avvia un'azione

1.1.2 Software applicativo

cosa è un programma?


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Un programma è costituito da una serie di istruzioni, scritte in un linguaggio di programmazione che la

macchina possa intendere e che vengono eseguite dalla CPU, che elabora i dati forniti dall'utente

in ingresso (input) e fornisce i risultati richiesti in uscita (output).

Si è già detto che il computer è una macchina che elabora dati secondo un programma

predefinito. All'inizio i problemi da risolvere col computer erano soprattutto matematici, ed

erano proprio i matematici a immettere direttamente, mediante schede forate o direttamente da

tastiera, in forma binaria, la sequenza di numeri e di dati. Questa serie di numeri costituisce

il programma. Un programma, perché possa essere eseguito dalla CPU deve essere scritto in

linguaggio macchina, cioè in forma binaria.

Cosa si intende per applicazione?

Una Applicazione non è altro che un programma finalizzato a gestire in forma elettronica un campo

dell'attività umana. Per fare un esempio gestire le paghe dei dipendenti di un'azienda. Mentre prima

questa attività veniva svolta manualmente da un ragioniere usando carta e penna, oggi esistono molte

applicazioni per computer capaci di svolgere questo lavoro con maggiore velocità e precisione.

Quali sono le applicazioni più comuni presenti in un computer?

In genere le applicazioni dei computer moderni sono tantissime e per ogni esigenza. Naturalmente ogni

azienda o individuo ha necessità diverse e probabilmente adopererà applicazioni particolari.

Possiamo tentare di classificare le applicazioni presenti sul mercato in tre gruppi (ma potrebbero essere

molti di più):

Applicazioni per uso aziendale, in cui comprendiamo tutte le applicazioni scritte per usi

particolari d'azienda, per esempio Gestione magazzini, fatturazioni e paghe, processi

particolari d'industria etc.

Applicazioni di Office Automation, in cui comprendiamo le applicazioni tendenti a snellire e

facilitare il lavoro d'ufficio nella produzione e pubblicazione di documenti, cataloghi etc.,

per esempio i wordprocessor, i database, le presentazioni, i fogli elettronici etc.

Applicazioni multimediali.

2.0 Information Technology e Società

L'introduzione del computer nel mondo del lavoro e dello studio ha provocato cambiamenti radicali

nel modo di lavorare e di porsi nella società. Scopo di questa sezione è comprendere come è

cambiato e come cambierà la nostra società basata sulla informazione e come affrontare

correttamente il lavoro con una macchina complessa come il computer.

2.1 Computer ed ergonomia

Il lavoro al computer è senza rischi?

No. Tutti i lavori comportano rischi dal momento che si ripetono tutti i giorni situazioni e

comportamenti che possono portare col tempo a malattie o a malformazioni. Occorre perciò essere ben

consapevoli dei rischi che si corrono e dei fattori e accorgimenti che possono essere utili a prevenirli.

In particolare non è bene sottovalutare il lavoro al computer, tant'è che esiste una legge a tutela dei

lavoratori in questo campo

Che cosa è l'ergonomia?

E' lo studio dei modi con cui l'uomo interagisce con le macchine e con l'ambiente e delle soluzioni atte

a tutelarne la salute e ad aumentarne l'efficienza. Gli studi ergonomici forniscono ai progettisti gli

elementi necessari per realizzare macchine rispondenti alle specifiche previste dalle leggi e adatte ad


aumentare l'efficienza dell'utente, tutelandone nello stesso tempo la salute

1

8


Nel lavoro davanti al computer, quali possono essere gli elementi da prendere in considerazione

per uno studio ergonomico?

Ambiente, Illuminazione, Sedile, Tavolo, Tastiera e mouse, Monitor.

Per l'Ambiente valgono le considerazioni generali valide per tutti gli altri lavori d'uffico. L'ambiente

deve essere poco rumoroso, a temperatura giusta, senza umidità e al riparo da radiazioni. In particolare

l'impianto elettrico deve rispettare la normativa di sicurezza europea e, dal momento che si lavora

davanti a un monitor, il posto lavoro non deve essere eccessivamente vicino a finestre o fonti di luce

molto luminose.

L'illuminazione assume particolare importanza perchè interferisce con la luminosità del monitor. Essa

deve evitare riflessi sullo schermo e deve essere di intensità giusta. L'ambiente circostante, quali muri,

mobili e altro non devono produrre riflessi.

Per il sedile dell'operatore esistono leggi europee che dettano le specifiche a cui si devono attenere i

produttori. In particolare, importante è che il sedile sia regolabile e adattabile alla statura dell'operatore

sia come altezza per la distensione delle gambe che come schienale e braccioli, regolabile in modo che

si possa allontanare e avvicinare al tavolo e sia stabile su base a cinque razze.

Il tavolo deve essere sufficientemente grande da contenere il computer, gli accessori, di altezza

possibilmente regolabile e di superficie non riflettente.

Tastiera e mouse oggi sono costruite con tutti gli accorgimenti ergonomici necessari, sia per la forma

che per i colori. In particolare utili possono risultare le tastiere e i mouse cordless, che permettono

maggiore libertà e adattabilità agli spazi disponibili.

Il monitor è lo strumento che può provocare danni diretti essendo fonte di radiazioni. Il monitor deve

rispondere, come l'unità centrale e tutti gli altri accessori del computer, alle normative europee

esistenti. Oggi i monitor sono tutti a bassa emissione di radiazioni, ma è buona norma dotarli di

schermo antiradiazione. Il supporto deve essere orientabile in tutte le direzioni in modo da risultare

adattabile a tutti gli utenti, luminosità e contrasto devono essere regolabili per adattarli alla luminosità

ambientale. Lo schermo deve essere perpendicolare all'utente per evitare distorsioni del collo e alla

stessa altezza degli occhi.

Cosa prevede la legge a protezione del lavoratore al computer?

Il D. Lgs. 626/94, relativo ai rischi derivanti dal lavoro ai videoterminali, prevede che il lavoratore che

svolga un lavoro continuativo su videoterminali ha diritto ad una pausa di quindici minuti ogni due ore di lavoro e che debba sottoporsi a controlli specialistici periodici, con frequenza almeno biennale.

2.2 Sicurezza, Diritti d'autore, Aspetti Giuridici

Un computer non servirebbe a niente senza le applicazioni che permettono di ottenere i risultati voluti.

Inoltre la sicurezza e l'uso dei dati, in un sistema elettronico, ha creato una situazione nuova nel campo delle leggi che regolamentano la tutela della Privacy e i diritti d'autore. In questa sezione vengono presi in considerazione gli accorgimenti per la sicurezza dei dati, i diritti d'autore e gli aspetti

giuridici per l'uso dei dati.

2.2.1 Sicurezza dei dati

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Cosa si intende per sicurezza dei dati?

Distinguiamo:

sicurezza contro la perdita dei dati

sicurezza contro l'accesso non autorizzato ai dati

sicurezza contro i virus informatici

Come si può prevenire la perdita dei dati?

Il computer, nella sua complessità, è un dispositivo fragile. La probabilità che si verifichi un

malfunzionamento è alta. Poichè i dati vengono memorizzati sul disco fisso, se esso dovesse rompersi

per qualche motivo, andrebbero irrimediabilmente persi. Andrebbero perse anche tutte le applicazioni

installate nel computer. Per evitare tali possibilità occorre:

Fare continui salvataggi del lavoro. Appena aperto un documento salvare subito il lavoro. Ogni

cinque minuti salvare le modifiche apportate; ciò non è una perdita di tempo in quanto è

operazione rapidissima cliccare sull'icona del dischetto sulla barra degli strumenti. In caso di

malfunzionamenti si ha sempre la possibilità di riprendere al punto dell'interruzione.

Fare copie di backup. Il backup è una operazione con la quale si fa copia di tutto il contenuto

del disco fisso o più semplicemente di cartelle importanti, su supporti esterni (CD-ROM,

dischetti, nastri, dischetti zip), in genere di grande capacità di memoria. Questa operazione

richiede un pò di tempo per cui occorre programmarla tutte le volte che il contenuto da salvare

ha subito sostanziali modifiche.

I dati possono andar perduti anche per negligenza. Quando i dischetti diventano molti è facile che si

crei confusione e che non si sappia più dove sono andati a finire i dati salvati. In particolare è

fondamentale:

Etichettare chiaramente i supporti usati per il backup. Non è sufficiente apporre note appuntate

di cui col tempo si dimentica il significato.

Custodire il materiale di backup in luogo sicuro lontano dai computer e sotto chiave. I supporti

magnetici (dischetti, nastri, dischetti zip etc.) vanno custoditi in zone prive di campi magnetici

(calamite, cavi elettrici ad alta tensione, trasmettitori di alta potenza etc.) i quali possono

provocare danni irreparabili.

Le applicazioni che vengono usate sono state acquistate e quindi sono un patrimonio dell'azienda. Il

lavoratore ha il dovere di custodirle e renderle disponibili in qualunque momento si verificano, per

svariati motivi, malfunzionamenti del software, per cui occorre reinstallarle. A questo scopo:

Fare sempre una copia dei CD-ROM o dei dischetti originali e usare le copie solo secondo le

autorizzazioni di licenza .

Custodire in luogo sicuro lontano dai computer gli originali delle applicazioni

Fare copia dei manuali d'uso e custodire gli originali in luogo sicuro.

Come si possono proteggere i dati contro l'intrusione di estranei?

La diffusione della Tecnologia Informatica ha permesso l'archiviazione e la diffusione di una gran

massa di dati e informazioni, tanto che in tutti gli stati si è reso necessario regolamentarne per legge

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l'uso nel rispetto dei diritti di tutti. Se da una parte la conoscenza di dati, anche personali, è

fondamentale per la stessa esistenza di un'azienda, dall'altra si rende necessario proteggere i diritti

della persona. Per questo motivo occorre adottare tutte le soluzioni possibili per impedire a personale non

autorizzato l'accesso ai dati. Ciò può essere fatto in diversi modi:

Se il computer è di uso esclusivo di un addetto responsabile, si può impedire l'accesso già

all'accensione inserendo una Password (parola d'ordine) al primo livello del bootstrap. In

questo modo il computer non si avvia se non si digita la parola corretta.

Se il computer viene utilizzato da più addetti, si possono proteggere mediante password singoli

documenti o archivi di dati.

Se il computer è in rete e quindi accessibile a tutti i dipendenti o addirittura a personale esterno

all'azienda, si può proteggere mediante password o impedire l'accesso ad archivi particolari o a

cartelle o a zone delle risorse del computer.

Quanto queste protezioni siano efficaci ed eludibili è difficile dire. I sistemi di protezione aziendali

sono sufficientemente sicuri, ma esistono molte persone (Hackers) capaci di penetrare protezioni anche

molto sofisticate. Una enorme quantità di banche dati esistono anche in Internet, dove la protezione dei

dati è molto critica. Una delle preoccupazioni più importanti oggi nel campo della IT, da parte di

banche, ministeri e grandi gestori di dati, è proprio la sicurezza, dal momento che i sistemi adottati

finora si sono rivelati vulnerabili. "War games" è soltanto un film, ma, purtroppo, molto verosimile.

Come si diffondono i virus informatici?

Perchè un virus possa penetrare nel computer è necessario che esso venga a contatto col supporto che

contiene il virus (cioè il programma virus). In questo modo il programma virus si autoinstalla sulla

macchina e provoca (o a tempo o immediatamente) i danni per cui è stato creato. Un computer può venire

a contatto con un virus attraverso:

Un dischetto floppy.

Un CD-ROM

La rete interna

La rete Internet

Naturalmente il programma virus non compare mai nelle cartelle contenute nel dischetto, per cui non

possiamo individuarlo con una lettura del supporto. Un virus può essere eliminato solo da un supporto

riscrivibile, come dischetti floppy e hard disk, ma non da un CD-ROM, che non è riscrivibile.

Naturalmente, se si è individuata la presenza di un virus su un supporto la soluzione migliore è

eliminare il supporto.

Come ci si può difendere dai virus informatici?

Innanzitutto fare molta attenzione quando si inserisce un dischetto o un CD-ROM nel

computer, nel senso di verificarne la provenienza in modo da essere sicuri che non contengano

virus. Buona norma è non utilizzare dischetti esterni, usati su altri computer, o CD-ROM

21



masterizzati in casa (talvolta anche i CD-ROM commerciali sono poco affidabili). Se proprio ciò

è indispensabile, installare un programma antivirus.

Installare un programma antivirus e mantenerlo costantemente aggiornato. Questo guardiano

avverte se si sta inserendo un dischetto o un CD-ROM infetto. In questo modo si può ripulire il

supporto o precludere l'operazione. E' buona norma provvedere saltuariamente ad una

scansione del disco fisso alla ricerca di una eventuale presenza di virus, per eliminarli.

Più difficile è proteggere i computer collegati in rete interna. In questo caso, comunque

esistono programmi antivirus per la rete, che garantiscono un certo grado di sicurezza.

Ancora più difficile è proteggersi dalla rete Internet. Oggi tutti, privati ed aziende, sono

collegati, via telefono, alla rete Internet, sulla quale viaggiano informazioni da e per tutto il

mondo. Internet rappresenta il veicolo più interessante per la diffusione di un virus. Appena ci

si collega, chiunque, attraverso il provider, può penetrare nel nostro computer e installare virus

o controllarci. Ancora più pericoloso è scaricare file e programmi da siti non troppo seri, che non

garantiscono il loro prodotto. L'unico modo per difenderci è attivare tutte le protezioni previste

dal browser (Explorer o Netscape) e installare, comunque un programma antivirus.

2.2.2 Diritti d'autore

Che cosa è il copyright?

E' il diritto d'autore. Chiunque abbia creato un prodotto originale ha il diritto di proteggerlo da

sfruttamenti economici e plagi. In tutti i paesi del mondo esistono leggi a protezione dei diritti d'autore.

In particolare nel campo della IT è nata una nuova categoria di autori, gli autori di software per il

computer. Per quanto riguarda la normativa generale sul copyright si rimanda al Codice Civile, che

regolamenta diritti e doveri.

Quali sono i tipi di software presenti sul mercato?

E' presente oggi sul mercato una gran varietà di software, per ogni uso e per ogni esigenza. Dai programmi

per la videoscrittura, ai programmi per la navigazione in internet, da quelli per il disegno a

quelli per fare musica, dai videogiochi all'astronomia ai programmi di simulazione etc.. In funzione del

copyright possiamo distinguere tre tipi di software:

Software con licenza d'uso. Molte case producono software che danno in licenza d'uso a

pagamento a chi ne faccia richiesta. In genere un software non viene venduto all'acquirente ma

viene dato in licenza d'uso; ciò vuol dire che l'utente può solo usarlo nelle condizioni

specificate nel contratto. Ogni uso improprio che si faccia è punibile a termini di legge.

Software shareware. E' un software che viene dato in prova gratuita per un determinato

periodo di tempo, scaduto il quale, l'utente deve versare una certa somma, in genere piccola,

all'autore per continuare ad usarlo. Non ha importanza se il software, scaduto il periodo di

prova, continua a funzionare o meno; in ogni caso la somma convenuta è dovuta.

Software freeware. Molti autori producono software per soddisfazione personale e lo

concedono in libero uso a chi vuole usarlo. In questo caso niente è dovuto all'autore, ma ciò

non vuol dire che il software può essere sfruttato direttamente a scopo di lucro.

Cosa si può fare con il software in licenza d'uso?

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La licenza d'uso del software concede alcuni diritti, che sono specificati nel contratto d'acquisto. In

generale:

si può fare copia da usare al posto dell'originale

si può usare sulle macchine per le quali è stata concessa la licenza d'uso

si possono sfruttare, anche economicamente, i prodotti ottenuti col software, che non

implichino l'uso del software da altri utenti.

Cosa non si deve fare con il software in licenza d'uso?

La licenza concede dei diritti, ma anche dei doveri. In particolare:

Non si devono fare copie per amici o per uso personale al di fuori delle macchine autorizzate

all'uso

Non si può sfruttare, neanche in parte, il software per creare altro software

Non si possono dare a terzi routines o file del software se non espressamente previsto dal

contratto

In ogni caso è il codice civile e la normativa esistente in merito ai diritti d'autore che regolano i

rapporti fra diritti e doveri nel contratto fra le parti.

2.2.3 Privacy

Che cosa è la tutela della privacy?

Ogni individuo ha il diritto alla riservatezza e può pretendere che i propri dati personali non vengano

diffusi se non per gli usi espressamente previsti dalla legge. Nel mondo del computer, e soprattutto ma

non solo di Internet, si è sviluppata negli ultimi anni vertiginosamente e caoticamente la diffusione di

dati sui quali e con i quali sopravvivono oggi molte attività lavorative rivolte all'individuo, dalla

vendita in rete, alla comunicazione alla pubblicità.

Si è reso necessario, perciò, in tutto il mondo un intervento da parte del diritto, tendente a regolare

giuridicamente ogni aspetto dei settori dell'informatica, in particolare quelli legati alla produzione,

gestione, diffusione ed utilizzazione dell'informazione, attraverso l'uso della I.T.

Qual'è in Italia la legge che tutela i diritti di privacy?

E' la legge 675 del 1996, varata in attuazione di una direttiva comunitaria, allo scopo di tutelare la

riservatezza dei dati personali sia nel lavoro che nella vita privata. Ciò ha determinato grandi

cambiamenti nei rapporti fra persone e aziende che utilizzano i dati e fra singoli in quanto ha

fermamente ribadito il diritto alla riservatezza e l'uso dei dati al fine di valorizzare l'individuo e non a

screditarlo.

Uso del computer e gestione dei files

1.0 Per iniziare

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1.1 L'accensione del computer

1.2 Spegnere correttamente il computer

1.3 Riavviare il computer

1.4 Il Desktop di Windows

1.5 Formattazione del dischetto

1.6 La Guida in Linea

2.0 Il desktop

2.1 Lavorare con le icone

2.2 Lavorare con le finestre

3.0 Organizzare i file

3.1 File, Cartelle e Directory

3.2 Creare Cartelle:Organizzare il Lavoro

3.3 Esaminare Cartelle/Directory

3.4 Esaminare la Cartella Desktop

3.5 Verificare le proprietà di un file

3.6 Rinominare File e Cartelle

3.7 Cancellare File e Cartelle

3.8 Cercare File e Cartelle

1.0 Per iniziare

1.1 L'accensione del computer

Ogni volta che si accende il computer il sistema operativo viene avviato ovvero, in termini tecnici, viene

caricato e inizializzato: questa fase viene denominata fase di boot. (Fase di boot deriva dall'espressione

"to pull oneself up by one's bootstraps", che significa qualcosa come - mettersi in piedi

da soli, con le proprie forze e senza aiuto esterno. Infatti, nella fase di boot il sistema operativo

"sveglia" uno dopo l'altro i componenti del PC fino a che tutto il sistema non è pronto per reagire agli stimoli

dell'utente.)

In Windows dopo la fase di boot viene visualizzata la schermata principale con il menu Start,

eventualmente preceduta da una finestra in cui occorre inserire il proprio identificativo.

Quando viene avviato per la prima volta, Windows visualizza infatti una finestra in cui occorre specificare il

proprio nome e - eventualmente - la password che si desidera utilizzare.

Se non si desidera che qualcuno lavori con il PC durante la propria assenza occorre inserire una password,

altrimenti basta premere il tasto INVIO.

Dopo che la password è stata specificata, Windows è avviato e presenta la schermata principale, il desktop,

cioè il piano della scrivania. E' il posto su cui si dispongono gli oggetti con cui si lavora, cioè documenti,

cartelle, programmi.

Lavorando con il PC, lo schermo di Windows diventerà presto ingombro di cartelle e documenti, ma all'inizio si

vedrà soltanto la barra delle applicazioni, nella parte inferiore dello schermo, con a sinistra

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il pulsante Start, e alcune icone sul desktop: di solito Risorse del Computer, Risorse di Rete, il Cestino

e l'icona che rappresenta il browser, il programma per la navigazione in Internet.

Password

La password è una parola segreta che viene immessa per proteggere l'accesso a determinati documenti,

applicazioni o ambienti e che viene usata come una chiave: chi non la conosce rimane chiuso fuori. Mentre si

digitano le lettere o i numeri della password nella casella corrispondente il sistema visualizza soltanto una

sequenza di asterischi, per impedire che la password venga letta.

Per far sì che Windows richieda la password all'accensione del computer bisogna aprire il menù Start,

selezionare la voce Impostazioni/Pannello di controllo, fare doppio clic sull'icona Password e impostare

la parola segreta seguendo le indicazioni di Windows.

1.2 Spegnere correttamente il computer

Il computer va spento correttamente, chiudendo prima tutte le applicazioni aperte e poi dal menu

Start/Chiudi sessione e Arresta il sistema dalla finestra di dialogo che appare.

Cliccando su OK il sistema viene chiuso. Attendere fino alla comparsa del messaggio "Ora è possibile spegnere il

computer" .

Quando il sistema operativo e le altre applicazioni lavorano, creano sul disco rigido molti file

temporanei di supporto e modificano le impostazioni di sistema. Inoltre le nuove impostazioni delle

applicazioni e di Windows vengono salvate alla chiusura. Per evitare il sovraffollamento di file inutili

e, probabilmente, malfunzionamenti del computer, occorre seguire la procedura di chiusura.

Se il computer viene spento accidentalmente o per malfunzionamenti, al riavvio viene effettuato

SCANDISK, una utility di sistema che controlla il disco rigido, l'allocazione dei file e se ci sono

inconvenienti. L'operazione di scandisk può essere interrotta, ma è consigliabile far terminare la

procedura. Al contrario è bene eseguire SCANDISK, insieme ad altre utility che descriveremo in seguito,

periodicamente, per una buona manutenzione della macchina.

1.3 Riavviare il computer

Invece di selezionare dalla finestra di dialogo di chiusura del sistema la voce "Arresta il sistema", si può

scegliere "Riavvia il sistema". In questo modo la macchina non viene spenta ma viene eseguito di nuovo il boot

e poi ricaricato il sistema operativo.

Durante la fase di riavvio del computer possono essere eseguite alcune operazioni, che servono, ad un esperto, a

configurare la macchina.

Premendo, prima che si avvii il sistema operativo, il tasto DEL o CANC o il tasto funzione F2, si possono

modificare le impostazioni di base, la data, le impostazioni dell'hard disk, etc: premendo invece il tasto

funzione F8, Windows viene avviato secondo una serie di scelte che permettono di eseguire un controllo

passo passo dei vari driver caricati e delle operazioni effettuate durante il caricamento del S.O.

1.4 Il Desktop di Windows.

Dando uno sguardo allo schermo del monitor dopo il caricamento del sistema operativo, si nota subito che esso

è pieno di molti elementi, di cui occorre conoscere il comportamento per poter operare adeguatamente. Essi

sono: Oggetti, Icone, Pulsanti, Barre e Finestre.

Che cosa sono le icone?

Le icone sono piccoli disegni che simboleggiano documenti, file, programmi, applicazioni, risorse fisiche come stampanti, dischi fissi, CD-ROM, dischetti floppy. Tutti questi elementi sono oggetti.

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Sotto il disegno c'è sempre una scritta esplicativa che riporta il nome del file o del programma, o

dell'oggetto.

Le icone servono a distinguere i documenti e i programmi tra loro: ogni programma o applicazione ha

una sua icona caratteristica, e tutti i documenti elaborati con quell'applicazione vengono identificati

dalla stessa icona.

Per cominciare a lavorare con Windows è necessario prendere confidenza con icone e finestre. Le

icone possono essere selezionate, trascinate e aperte, in modo che diventino finestre.

Azioni del mouse Se si punta con il mouse un'icona, per esempio l'icona Risorse del computer, che raffigura il PC, e si fa

clic un sola volta, col pulsante sinistro, questa cambierà colore e apparirà evidenziata, cioè

selezionata. Cliccando invece due volte sull'icona, apparirà la finestra contenente, appunto, le Risorse

del computer.

Quando l'icona è selezionata si può fare clic con il mouse sul nome dell'icona, e si vedrà che compare un cursore intermittente. A questo punto si può cancellare il nome dato da Windows e scriverne un

altro:

Risorse del computer, per esempio, può diventare "Il mio PC".

Se invece non si vuole cambiare il nome dell'icona, ma si preferisce sapere quali operazioni permette

di fare, è possibile attivare il menu di scelta rapida, facendo clic sull'icona con il pulsante destro del

mouse.

Se, dopo aver selezionato l'icona, si tiene premuto il pulsante sinistro del mouse e si sposta il

puntatore, l'icona verrà "trascinata" sul desktop, seguendo la posizione del puntatore.

Di solito ci si riferisce al trascinamento con i termini "drag & drop" cioè "trascina e rilascia".

Alcune aree dello schermo, però, possono rivelarsi proibite: se si trascina l'icona di Risorse del

computer sul Cestino, per esempio, Windows visualizza un segnale di divieto. Il metodo del

trascinamento permette di selezionare con il mouse anche più icone contemporaneamente. Partendo da

un punto in cui non ci siano icone, bisogna cominciare a trascinare il mouse creando un riquadro sullo

schermo: tutte le icone comprese nel riquadro risulteranno selezionate.

Puntando un'icona dopo qualche attimo compare un

fumetto esplicativo sulle funzioni dell'oggetto

rappresentato

1.5 Formattazione del Dischetto

Le memorie di massa, quali dischetto floppy, hard disk,

CD-RW, prima di essere usati devono essere formattati.

Ma , cos'è la formattazione?

I dischi sono dispositivi di memorizzazione ad accesso

random, ovvero casuale, cioè le informazioni contenute

vengono ricercate dal dispositivo di lettura/scrittura,

magnetico o ottico, direttamente nel punto in cui stanno al

contrario dei nastri magnetici in cui occorre svolgere il

nastro fino al punto giusto. Per questo motivo i dischi

vengono suddivisi in tracce e settori. In questo modo

quando un file viene registrato, si conosce la traccia e il

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settore in cui è posizionato e si può, così, cercarlo con precisione e velocemente. Questa operazione di

suddivisione in tracce e settori viene detta formattazione. Un disco già usato può essere riformattato,

ma in questo modo si perdono tutte le informazioni in esso contenute.Nonostante oggi i floppy disk

vengano venduti già formattati, è necessario conoscere questa operazione per una buona manutenzione

dei dischetti e del disco fisso.Per formattare il dischetto fare doppio click su Risorse del Computer e

quindi click col destro su Floppy da 3,5 pollici. Dal menu a discesa selezionare Formatta.Si apre una

finestra di dialogo in cui si può scegliere fra una formattazione veloce, che consiste in una

cancellazione di tutti i file di un dischetto già usato, o completa, necessaria se il dischetto non era mai

stato formattato una prima volta. E' possibile inoltre copiare sul dischetto i file di sistema. Questa

operazione era necessaria una volta, col s.o. MS-DOS, per rendere autopartenti i dischetti; con

Windows non è più necessaria-

Si può dare al dischetto un'etichetta.

1.6 La Guida in Linea

Per assistere l'utente in caso di necessità Windows è stato dotato di una Guida in linea, che può essere

aperta in ogni momento per rivedere le caratteristiche principali del sistema operativo e cercare

soluzioni ai propri problemi.

Visualizzare la Guida in linea è semplice: basta fare clic sulla voce Guida in linea del menu Start. In

questo modo si apre la finestra Guida di Windows, che è suddivisa in due parti o frame. La parte

sinistra permette di visualizzare le schede Sommario, Indice e Trova, che forniscono gli strumenti per

cercare le informazioni. Nella parte destra vengono mostrate le informazioni trovate.

Consultare la Guida in linea

La guida di Windows può essere consultata in tre modi: scorrendo il Sommario, andando a guardare

nell'Indice analitico e usando la funzione Trova.

Nel Sommario della Guida gli argomenti sono raggruppati per capitoli principali, rappresentati da

un'icona a forma di libro chiuso. Facendo clic sull'icona si visualizzano i sottocapitoli (rappresentati da

altre icone di libro) o gli argomenti (contrassegnati da un punto interrogativo). Se si fa clic sul punto

interrogativo le spiegazioni degli argomenti appaiono nella parte sinistra della finestra.

La scheda Indice fornisce un Indice analitico degli argomenti presenti nella Guida. Lo si può

consultare scorrendo l'elenco degli argomenti oppure scrivendo una parola nella casella che si trova

sopra l'Indice: la Guida cercherà tutte le voci che iniziano con la parola specificata.

Attraverso la scheda Trova, infine, è possibile effettuare una ricerca libera per parole chiave, cioè

parole che possono apparire in qualsiasi punto del testo, anche se per loro non esiste una voce specifica

dell'indice.

Le spiegazioni fornite dalla Guida appaiono in una finestra che, con il mouse, si può dimensionare a

piacere sullo schermo, in modo da tenerla aperta mentre si lavora con file e documenti. Nella finestra

si trovano anche i pulsanti che permettono di passare agli argomenti precedenti o successivi o stampare

le spiegazioni visualizzate.

Spesso può essere utile tenere una copia dell'argomento trovato dopo una lunga ricerca. In questo caso

bisogna:

fare clic con il tasto destro del mouse all'interno dell'argomento che si desidera copiare e

scegliere Seleziona tutto;

fare di nuovo clic con il pulsante destro all'interno dell'argomento e scegliere Copia.

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Windows copia l'argomento visualizzato negli Appunti, da dove può essere incollato in qualsiasi

documento. Si possono copiare anche parti limitate dell'argomento selezionandole con il mouse.

La Guida in linea può essere personalizzata scegliendo la grandezza e il font dei

caratteri di testo, l'aspetto e i colori delle finestre.

Ogni applicazione Windows comprende una guida in linea che ne illustra le principali caratteristiche

ed è in grado di venire in aiuto quando non si sa che cosa fare. Quando si sta lavorando con un

programma il modo più immediato per attivare la guida è premere il tasto F1. Altrimenti si può

selezionare il menu "?" nella finestra dell'applicazione.

Per conoscere il significato di un oggetto si può utilizzare il pulsante con il punto interrogativo (O

Guida rapida) che compare in alcune finestre sia di Windows sia dei programmi applicativi. Bisogna

fare clic su questo pulsante, trascinare il puntatore del mouse, che nel frattempo si è trasforma in un

punto interrogativo, sull'oggetto che si vuole conoscere e quindi fare di nuovo clic per visualizzare un

riquadro contenente la descrizione dell'elemento.

In alternativa si può fare clic sull'oggetto con il pulsante destro del mouse e scegliere Guida rapida dal

menu che viene visualizzato.

2.0 il Desktop

2.1 Lavorare con le icone

Come sì è detto già altrove, sul desktop di Windows appaiono alcuni elementi (icone, oggetti e barre),

che sono la via grafica attraverso cui il s.o. comunica con l'utente. Le icone rappresentano gli oggetti

contenuti nel computer, sui quali è possibile fare alcune operazioni col mouse per avviare azioni

proprie dell'oggetto. I pulsanti sono invece interruttori che avviano azioni determinate dal programma

in cui lavorano. Ad esempio l'icona Risorse del computer rappresenta un oggetto (in questo caso una

cartella o finestra) nel quale sono contenuti altri oggetti, mentre il pulsante Start (o Avvio) è un

pulsante che può essere premuto con un click del mouse attivando un'azione, che in questo caso è

l'apertura di un menu di scelta. Il tipo di azione determinata dal mouse dipende dal tipo di oggetto

rappresentato.

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Si è già detto nella sezione precedente delle azioni del mouse (click, doppio click, trascinamento con

tasto sinistro o destro).

Provare, per esercizio, a selezionare, spostare, rinominare, aprire la cartella Risorse del computer.

Provare tutte le azioni possibili col mouse e registrarne gli effetti.

Vedremo ora alcune icone particolarmente importanti.

Risorse del Computer

E' la cartella più importante, sempre presente su tutti i computer. Essa contiene le risorse della

macchina sia in termini di memorie di massa (floppy disk, hard disk, CD-ROM) sia in termini di

applicazioni che permettono di impostare o gestire periferiche (stampanti, collegamenti alla linea

telefonica etc.).

Una volta aperta con un doppio click del mouse (oppure selezionandola con un click e poi premendo il

tasto INVIO), essa mostra il suo contenuto:

Innanzitutto le icone rappresentanti le tre risorse memorie di massa: CD-ROM, Floppy Disk e Hard

Disk. Anche queste, pur avendo un'icona diversa da quella delle cartelle, sono cartelle che contengono

altre cartelle o file, cioè oggetti quali applicazioni, documenti o dati. Così come abbiamo aperto la

cartella Risorse del computer, possono essere aperte le altre cartelle. Osservare che le memorie di

massa hanno un nome fisso (A:, C:, D:) ereditato dal DOS che indica il Driver relativo, cioè il

meccanismo fisico entro cui viene inserito il dischetto o il CD-ROM. Il disco fisso C: ha anche un

nome, che viene dato al momento della sua formattazione e che può essere cambiato dall'utente

facendo click col destro del mouse sull'icona e scegliendo Proprietà dal menu di scelta rapida. Nel

campo Etichetta può essere immesso il nome che si vuole. Quando viene inserito nel driver A: il

dischetto oppure nel driver D: il CD-ROM, oltre alle indicazioni A: e D: nell'etichetta dell'icona

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compare anche il nome del dischetto e del CD-ROM. Il nome del dischetto può essere cambiato come

per il disco fisso, mentre il nome del CD-ROM evidentemente no, essendo esso un dispositivo di sola

lettura. Si può cambiare, invece, l'etichetta di un CD-RW, poiché esso è un dispositivo a

lettura/scrittura, sempre che sia collegato al computer il masterizzatore riscrivibile.

Il Cestino

Un'altra icona sempre presente sul computer (provate a eliminarla!) è il cestino, dove vanno a finire le

cartelle, i documenti e i file che non ci servono più. E' sufficiente trascinare un file o una cartella sul

cestino per eliminarla. In realtà, così facendo, non viene cancellata definitivamente; si può ancora

recuperarla aprendo il cestino con un doppio click del mouse e trascinando la cartella o il file nella

cartella dove vogliamo custodirlo, oppure facendo click col destro e scegliendo Ripristina dal menu di

scelta rapida ( il file o la cartella saranno rimessi al loro posto originario). Attenzione, se il cestino

viene svuotato (click col destro e poi Svuota Cestino dal menu) i file e le cartelle contenute saranno

definitivamente perdute.

Un altro modo per eliminare un file o una cartella è selezionarlo con un click del mouse e premendo

poi il tasto CANC, essa viene posta nel cestino da cui può essere recuperata. Se si vuole eliminarli

definitivamente senza passare per il cestino si deve tenere premuto insieme SCHIFT + CANC.

Le altre icone.

Le altre icone presenti sul desktop rappresentano cartelle, file o collegamenti a file o cartelle. Le

cartelle, in genere, hanno un'icona che ricorda la cartella di un classificatore, mentre i file hanno icone

che riportano alla applicazione che li ha prodotti, quindi indicano il tipo di file. Talvolta il s.o. non

riconosce il file e quindi gli assegna un'icona generica. E' possibile collegare un tipo di file ad una

applicazione in modo che tutti quei file siano aperti con quell'applicazione facendo doppio click sulla

loro icona. Questa procedura sarà esaminata in altro luogo.

Collegamento ai file e cartelle.

Alcune icone contengono una freccia rivolta verso l'alto. Essa indica che si tratta di un collegamento

ad una cartella o a un file. Talvolta è utile avere sott'occhio a portata di mouse un file che usiamo

spesso; allora è utile fare un collegamento ad esso, cioè avere un riferimento sul desktop, senza

trasferire il file, il quale rimane nella cartella originale. Cancellando un riferimento, non si elimina il

file, ma solo il riferimento ad esso. In altre parole il collegamento contiene solo le informazioni necessarie per trovare il file nel disco fisso.

Per creare un collegamento ad un file o ad una cartella si può agire in due modi:

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1. Trascinare col destro l'icona nel punto desiderato. Rilasciare: si apre un menu di scelta

rapida da cui si sceglie Crea Collegamento.

2. Fare click col destro del mouse e scegliere dal menu di scelta rapida Crea collegamento.

Il collegamento viene creato nella stessa cartella. Se dal menu di scelta rapida si sceglie Invia a e poi

Desktop(Crea collegamento), esso viene creato sul desktop.

2.2 Lavorare con le finestre

Le finestre del desktop

Che cosa nascondono le icone? In Windows le icone servono a rappresentare documenti e

applicazioni. Per eseguire le applicazioni o per vedere i documenti occorre quindi aprire la finestra

associata all'icona, cioè puntare l'icona con il mouse e fare doppio clic: Windows apre, cioè attiva, la

finestra corrispondente.

Contemporaneamente all'apertura della finestra, compare un pulsante sulla barra delle applicazioni,

che riporta il nome e l'icona corrispondente alla finestra aperta: in questo modo la barra indica sempre

quante e quali sono le finestre aperte nel desktop, ovvero quante sono le applicazioni e i documenti in

esecuzione sul sistema.

Tutte le finestre di Windows sono caratterizzate da alcuni elementi comuni, indispensabili per la loro

gestione.

La barra del titolo riporta l'icona e il nome dell'applicazione attiva e, eventualmente, del documento

visualizzato. L'icona sulla barra del titolo rappresenta l'applicazione a cui la finestra corrisponde.

Il bordo della finestra racchiude l'area di lavoro della finestra, cioè l'area all'interno della quale sono

visualizzati gli oggetti presenti nella finestra.

La barra del menu, che si trova sotto la barra del titolo, contiene le voci che permettono di attivare i

menu, cioè l'elenco dei comandi disponibili nella finestra attiva.

La barra di stato, che si trova sul bordo inferiore, riporta alcune informazioni sul contenuto della

finestra, per esempio, se si tratta della finestra di una cartella o il numero degli oggetti che si trovano al

suo interno.

I pulsanti di chiusura, riduzione a icona e ingrandimento servono a chiudere la finestra, ridurre la

finestra a icona, visualizzarla a schermo intero.

Quando un documento o un'applicazione non possono essere visualizzati interamente nella finestra

corrispondente, compaiono le barre di scorrimento, che permettono di far scorrere il contenuto

all'interno della finestra, in senso orizzontale e verticale.

Le Operazioni con le finestre del desktop

Oltre a poter essere aperte, spostate e ridimensionate, le finestre di Windows possono essere

visualizzate a schermo intero, ripristinate, ridotte a icona e, finalmente, chiuse.

Sebbene le finestre siano state inventate per dare all'utente più di un punto di vista sulle diverse attività

eseguite dal computer, una finestra può essere ingrandita fino a occupare tutto lo schermo

nascondendo il piano della scrivania: basta puntare il mouse sul pulsante di ingrandimento e fare clic.

Quando la finestra occupa tutto lo schermo si finirà probabilmente per rimpiangere la possibilità di

vedere lo sfondo del desktop e si vorrà riportare la finestra alle sue dimensioni originarie: in questo

caso basta fare clic sul pulsante di ripristino.

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Se invece la finestra comincia a dare fastidio e si preferisce contemplare lo sfondo del desktop o

cercare l'icona di un documento appena salvato, è possibile togliere una finestra dal desktop

riducendola a icona: basta puntare il mouse sul pulsante di riduzione a icona e fare clic. In tal modo la

finestra non viene chiusa, ma solo nascosta, e rimane sempre disponibile. La sua icona diventa un

pulsante sulla barra delle applicazioni: per ingrandirla di nuovo è sufficiente fare clic. Tutte le finestre,

aperte o ridotte a icona, infatti, sono rappresentate da pulsanti che compaiono sulla barra delle

applicazioni, e il pulsante che corrisponde alla finestra aperta appare premuto.

Per chiudere una finestra, infine, basta fare clic sul pulsante di chiusura, oppure premere la

combinazione di tasti ALT+F4.

Quando il contenuto di una finestra è troppo grande per essere visualizzato all'interno dell'area di

lavoro, è possibile farlo scorrere. Si può trattare di un elenco di file e cartelle, di un'immagine o di una

pagina di testo troppo lunga e che bisogna "scrollare", per usare un'espressione tratta dall'inglese "to

scroll" (far scorrere, srotolare). Per far scorrere il contenuto di una finestra bisogna fare clic sulle

frecce di scorrimento e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse finché la porzione che interessa

non è visualizzata.

Ci sono altri modi per far scorrere le finestre. Si può trascinare la casella di scorrimento oppure fare

clic direttamente sulla barra di scorrimento: lo scorrimento è più veloce.

Passare da una finestra all'altra: il multitasking

Ogni finestra di Windows equivale all'esecuzione di un programma, all'apertura di un documento, alla

consultazione del contenuto di una cartella sul disco del PC.

È possibile avere più risorse aperte sul desktop, cioè svolgere più attività contemporaneamente, grazie

a una funzionalità del sistema operativo che si chiama multitasking.

A ogni finestra aperta corrisponde un pulsante sulla barra delle applicazioni che mostra il nome della

finestra, lo stesso riportato sulla barra del titolo. Per attivare una finestra è sufficiente fare clic sul

pulsante corrispondente: in questo modo passare da una finestra all'altra (e quindi da un programma

all'altro), è facile come cambiare canale, soprattutto se le finestre sono a tutto schermo.

È possibile passare da un'applicazione all'altra anche con la tastiera. Bisogna premere il tasto TAB

tenendo premuto il tasto ALT: Windows visualizza una finestra con le icone delle applicazioni

attive, all'interno delle quali è evidenziata l'icona dell'applicazione in primo piano. Premendo più volte

il tasto TAB e mantenendo premuto il tasto ALT, è possibile scegliere la finestra da visualizzare in

primo piano.

I menu delle finestre

In genere le applicazioni per PC, e così le loro finestre, presentano all'utente più elenchi di opzioni,

chiamati menu, tra cui si può scegliere il tipo di operazione che si intende effettuare con il computer.

Spesso ciascuna opzione del primo menu presentato (menu principale) permette di visualizzare, a sua

volta, un ulteriore elenco di operazioni (menu secondario, o sottomenu).

Anche le finestre sono corredate di menu: si parla di menu di controllo, menu a tendina e menu di

scelta rapida.

Il menu di controllo di una finestra viene attivato facendo clic con il mouse sull'icona

dell'applicazione nella barra del titolo.

Nel menu di controllo si trovano i comandi Riduci a icona,

Ripristina e Chiudi, che corrispondono ai pulsanti sulla barra del

titolo, i comandi Sposta e Ridimensiona (disponibili solo se la

finestra non è a schermo Intero), che permettono di utilizzare i

tasti di direzione per modificare la posizione e le dimensioni della

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finestra, e il coniando Ingrandisci, che riporta la finestra schermo intero.

I menu a tendina sono i più diffusi nelle applicazioni per PC: vengono attivati facendo clic sulle voci

riportate nella barra dei menu delle finestre.

La configurazione standard della barra dei menu di una finestra tipo di Windows presenta i menu File,

Modifica, Visualizza, Vai, Preferiti, Guida in linea. Il contenuto di ciascuno di questi menu dipende

dall'oggetto che è stato selezionato all'interno della finestra.

Per attivare un menu basta fare clic sulla barra del menu in corrispondenza della voce che interessa. Se non si desidera selezionare nessuna voce di un menu attivato basta fare clic in una zona libera della

finestra.

Quando il menu è attivato si possono far scorrere le voci con il mouse: la voce selezionata viene

evidenziata da un colore diverso. Sulla barra di stato compare una descrizione delle funzioni attivate

dalla voce di menu. Per rendere attiva la funzione corrispondente a una voce di menu bisogna

selezionarla con il puntatore del mouse e fare clic. Le voci di menu visualizzate con un colore a basso

contrasto (di solito grigio) indicano che la funzione corrispondente non è disponibile.

I menu di una finestra possono anche essere aperti premendo il tasto ALT e, di seguito, la lettera che

appare sottolineata nel nome del menu (se si preme ALT e F, per esempio, si visualizza direttamente il

menu File. Per attivare un comando presente in un menu si possono usare i tasti freccia verticali, in

modo da selezionare il comando, e poi premere il tasto INVIO, oppure si può premere direttamente il

tasto della lettera sottolineata nel nome del comando.

Se invece si preme il tasto ALT o il tasto F10 e, subito dopo, la Barra spaziatrice, si visualizza il menu

di controllo della finestra.

La barra delle applicazioni

La barra delle applicazioni è una riga di icone e pulsanti che si trova di solito nella parte inferiore del desktop. Oltre al pulsante del menu Start, contiene un pulsante per ogni finestra aperta nel desktop e

offre quindi il vantaggio di spostarsi con facilità tra i vari documenti e programmi in esecuzione

contemporaneamente: per passare da una finestra all'altra basta fare clic sul pulsante relativo. La barra

delle applicazioni, inoltre, nasconde molte funzioni utili. L'area dei messaggi, dove si trova l'orologio,

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permette a Windows di comunicare con l'utente attraverso diversi indicatori: l'icona della stampante,

per esempio, avvisa che un processo di stampa è in corso, mentre facendo clic sull'icona del diffusore

si può regolare il volume della musica suonata dal PC.

La barra delle applicazioni può essere posizionata su qualsiasi lato dello schermo con una semplice

operazione di trascinamento: basta fare clic su un'area libera della barra e portare il puntatore del

mouse sul lato dello schermo in cui si desidera spostarla. Il bordo superiore della barra può essere

trascinato verso il centro dello schermo, in modo da ingrandirla, o, viceversa, può essere spostato verso

la parte esterna dello schermo, così da ridurre la barra a una sottile linea grigia sul margine del monitor

Per visualizzare la data corrente basta puntare il mouse sull'indicazione dell'ora e lasciare il puntatore

fermo per pochi istanti: la data rimane visualizzata per alcuni secondi e poi scompare da sola. Se si fa

doppio clic sull'ora, invece, Windows apre la finestra di dialogo che permette di modificare le

impostazioni del calendario e dell'orologio.

Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una zona libera della barra e si seleziona la voce

Proprietà nel menu di scelta rapida, si accede alla finestra di dialogo che permette di personalizzare le

impostazioni della barra (in alternativa si può aprire il menu Start, selezionare Impostazioni e fare clic

su Barra delle applicazioni e menu Avvio.

Per scegliere le impostazioni preferite è sufficiente mettere un segno di spunta nelle caselle di opzione.

L'opzione predefinita che propone Windows mostra la barra sempre in primo piano rispetto alle altre finestre aperte, con l'orologio visibile nell'area dei messaggi.

È possibile togliere l'orologio, oppure fare in modo che la barra stia nascosta sotto il bordo dello

schermo e salti fuori soltanto quando il puntatore del mouse si aggira da quelle parti mettendo un

segno di spunta nella casella Nascondi automaticamente.

Nota: Le proprietà sono impostazioni che determinano il funzionamento degli elementi di Windows.

Quasi tutti gli elementi di Windows hanno proprietà che possono essere modificate utilizzando la

finestra di dialogo Proprietà associata a ogni elemento. Per aprire questa finestra bisogna fare clic con

il pulsante destro del mouse sull'elemento e selezionare la voce Proprietà dal menu di scelta rapida.

Orientarsi nel caos delle finestre: Se il desktop è ricoperto da una ventina di finestre e non si trova

più un'icona libera da selezionare, si può utilizzare il comando Riduci a icona tutte le finestre nel menu

di scelta rapida che si apre premendo il pulsante destro del mouse sulla barra delle applicazioni; in

questo modo si può ripulire lo schermo con un solo clic. Le altre voci presenti nel menu permettono di

affiancare le finestre aperte in senso orizzontale o verticale (Affianca orizzontalmente e Affianca

verticalmente) oppure impilarle come tegole su un tetto (Sovrapponi).

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Il menu Start

Quando si fa clic sul pulsante Start (O Avvio), se si utilizza Windows 95), situato all'estremità sinistra

della barra delle applicazioni, viene visualizzato il menu Start.

I comandi del menu Start permettono di eseguire le applicazioni che sono installate sul PC, sia per

compiere funzioni specifiche, come scrivere una lettera o disegnare un'immagine, sia per svolgere

attività di carattere più generale, come mettere ordine nei propri documenti o cambiare l'aspetto della

scrivania.

Il menu Start è composto da un elenco di voci che a loro volta possono essere costituite da una serie di

ramificazioni o sottomenu.

Per scorrere il menu basta passare con il mouse sulle voci e attivare i menu secondari. Per chiuderlo è

sufficiente fare clic sul desktop. Si può usare anche la tastiera, utilizzando la combinazione di tasti

CTRL+ESC per aprire il menu e i tasti freccia per "sfogliarlo".

Di solito il menu Start presenta le seguenti opzioni:

Programmi Visualizza l'elenco delle applicazioni che sono disponibili sul PC e permette di

selezionare il programma che si desidera eseguire. La scelta di questo menu rappresenta in genere il

primo metodo utilizzato per eseguire un programma. Per i programmi d'uso più frequente, però, è utile

creare dei collegamenti direttamente sul desktop, in modo tale da averli più facilmente a portata di

mano. Preferiti Permette di aprire il menu Preferiti, nel quale l'utente può inserire i file, le cartelle, le

pagine Web e i programmi utilizzati più spesso, in modo da riuscire a ritrovarli ed aprirli più

rapidamente. E' un menu che, per definizione, deve essere personalizzato dall'utente. Crearsi un menu

Preferiti a misura delle proprie esigenze è facile: basta intervenire sulla cartella C:\Windows\Preferiti e

aggiungere, spostare o rimuovere documenti utilizzando gli stessi metodi che consentono di modificare le altre cartelle del computer.

Dati recenti Visualizza l'elenco degli ultimi file che sono stati aperti. Anche questa opzione ha

lo scopo di facilitare il recupero degli ultimi documenti su cui si è lavorato. Basta selezionare uno di

questi file per avviare l'applicazione utilizzata per crearlo e aprire il documento.

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Impostazioni. Contiene i comandi utilizzabili per controllare il funzionamento del sistema

operativo, del desktop e delle stampanti. L'opzione Pannello di controllo aiuta a installare il software

e a modificare le impostazioni di Windows (data e ora, schermo, periferiche multimediali, modem,

mouse, tastiera, ecc.). Con il comando Stampanti è possibile visionare lo stato delle stampanti

collegate e dei processi di stampa in corso. Il comando Barra delle applicazioni apre la finestra di

dialogo che consente di personalizzare la barra delle applicazioni e il menu Start. Selezionando la voce Opzioni cartella è possibile personalizzare il desktop e le finestre delle cartelle.

Trova Permette di cercare file o cartelle quando se ne dimentica il nome o la posizione in cui

sono stati memorizzati.

Guida in linea Attiva la guida in linea di Windows, lo strumento predisposto per assistere

l'utente in caso di necessità. È una sorta di vademecum che può essere aperto e sfogliato in ogni

momento per rivedere le caratteristiche principali del sistema operativo e cercare la soluzione ai

problemi incontrati.

Esegui Visualizza una finestra di dialogo che permette di aprire un programma, una cartella, un

documento o una risorsa Internet.

Disconnetti Se il computer è collegato a una rete locale, questo comando consente di chiudere

il sistema e riavviarlo per un altro utente. Si può utilizzare per disconnettersi rapidamente dalla rete e

riconnettersi utilizzando un nome utente differente (per esempio, quando servono un nome utente e

una password speciale per utilizzare particolari risorse di rete), per chiudere la propria sessione di

lavoro in modo da consentire l'accesso a un altro utente, oppure semplicemente per disconnettersi dalla

rete e continuare a lavorare sul computer non più collegato.

Chiudi sessione Visualizza la finestra di dialogo "Fine della sessione di lavoro", che permette

di spegnere o riavviare il sistema. Se si spegne il PC prima di aver chiuso correttamente il sistema,

infatti, si rischia di perdere dati importanti o danneggiare file in uso. Windows ha predisposto una

procedura di chiusura che permette di controllare i programmi e i file aperti e "fare le pulizie

domestiche" mettendo tutto in ordine prima che il computer venga spento. Nella finestra di dialogo

sono presenti una serie di opzioni: Stand by è il comando che permette di concedere al computer "una

siesta" e portarlo in modalità di sospensione, in modo da ridurre al minimo il consumo energetico,

quando non lo si utilizza per qualche tempo, per esempio durante la pausa pranzo o mentre si è

impegnati in altre attività. Arresta il sistema è la voce da scegliere quando si desidera terminare la

sessione di lavoro. Se ci sono ancora finestre di documenti o di applicazioni aperte Windows se ne

accorge e lo segnala, chiedendo se si vuole salvare. Riavvia il sistema permette a Windows di

chiudersi e ripartire senza spegnere il computer. E una soluzione che si adotta quando i programmi si

bloccano e il PC si comporta in modo strano. Riavvia il sistema in modalità MS-DOS è l'opzione con

cui è possibile attivare il prompt dei comandi del sistema MS-DOS.

Per modificare il menu Start o i suoi sottomenu come Programmi e Accessori si può aprire la

finestra Proprietà/Barra delle applicazioni e selezionare la scheda Applicazioni del menu Start, che

contiene tutte le istruzioni necessarie per aggiungere o togliere delle opzioni dai menu.

I programmi all'interno del menu Start possono essere facilmente risistemati con il trascinamento,

in modo da avere quelli più usati nelle posizioni superiori e quindi non dover cercare ogni volta

scorrendo il menu con il mouse. Farlo è semplice: dopo aver aperto il menu, basta trascinare l'icona del

programma nella nuova posizione in cui si vuole inserirlo. È possibile spostare anche più programmi

contemporaneamente, trascinandoli tutti insieme.

3.0 Organizzare i file

3.1 File, Cartelle e Directory

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L'organizzazione delle risorse: Cartelle/Directory e Documenti

Tutte le operazioni che si eseguono con il computer comportano l'utilizzo di cartelle e documenti, gli

"oggetti" di cui si serve il sistema operativo per organizzare le informazioni.

Con il termine cartelle si indicano le directory, cioè i raccoglitori in cui sono ordinati i file del

computer. È un termine diventato comune con l'avvento dei sistemi a interfaccia utente grafica, quali

Windows e Macintosh, in cui le directory (e le sottodirectory) sono raffigurate con l'icona di una

cartella o di una piccola ventiquattrore. Negli ambienti DOS e UNIX, invece, le cartelle si chiamano

ancora directory.

Di solito si paragona il disco rigido del computer a un grande schedario: le cartelle che si trovano sul

disco rigido rappresentano i cassetti dello schedario e contengono a loro volta altre cartelle

(sottocartelle) oppure semplici documenti. Come i cassetti di uno schedario, anche ogni cartella è

individuata da un nome preciso.

Nella realtà una cartella è un luogo del disco del PC, o di un dischetto, in cui vengono memorizzati i

file. Le cartelle permettono di identificare delle aree di lavoro in cui archiviare i programmi da

eseguire e i documenti creati o da consultare.

Se la cartella è chiusa si può vedere soltanto la sua icona e il nome assegnato. Quando si apre la

cartella, Windows visualizza una finestra che mostra l'elenco dei documenti o delle altre cartelle che si

trovano al suo interno. Sapere gestire le cartelle è molto importante per un uso efficiente del computer.

Windows mette a disposizione due strumenti che permettono di organizzare i propri documenti:

Risorse del computer e Esplora Risorse.

L'Applicazione Esplora Risorse

Risorse del computer offre una rappresentazione grafica di ciò che si trova dentro il PC. Le cartelle

nella finestra Risorse del computer sono disposte su vari livelli, poiché ogni cartella può contenere

altre cartelle. Quando si fa doppio clic sull'icona Risorse del computer appare il primo livello, che

comprende le unità disco del PC (il disco rigido, l'unità floppy e quella CD-ROM) e altre cartelle.

Per sapere che cosa contiene un'unità disco o una cartella bisogna fare doppio clic sulla sua icona:

apparirà un'insieme di file o di altre cartelle. Le icone differiscono nell'aspetto in base al tipo di file che

rappresentano o ai programmi utilizzati per crearle.

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Esplora Risorse è la nuova edizione del programma Gestione Risorse (introdotto da Windows 95) che

permette di gestire cartelle e documenti. Per visualizzarlo bisogna fare clic sul pulsante Start, aprire il

menu Programmi e selezionare la voce Esplora risorse.

La finestra di Esplora risorse è suddivisa in due parti. Nel pannello di sinistra ci sono le cartelle; se si

fa clic su una cartella il suo contenuto appare nel pannello di destra. vantaggio del sistema a cartella

consiste nel fatto che permette un'organizzazione gerarchica e strutturata delle informazioni, dove ogni

cartella può racchiudere il numero di sottocartelle e di documenti desiderato ma può essere contenuta

in una sola cartella. Questo permette di descrivere il sistema a cartelle come una specie di albero,

chiamato anche albero delle cartelle o gerarchia delle cartelle.

I sistemi operativi DOS, Windows, OS/2, Macintosh e UNIX hanno tutti un sistema di

memorizzazione di cartelle o directory) e documenti organizzato in una struttura gerarchica o ad

albero. La struttura ad albero delle cartelle si vede bene nel pannello di sinistra della finestra di Esplora

Risorse. Nella parte superiore dell'albero si trova il desktop. Al livello inferiore ci sono le cartelle

Risorse del computer, Internet, Risorse di rete, Cestino e tutte le cartelle e i documenti che sono stati

salvati sul desktop. A lato delle cartelle che contengono altre cartelle c'è il segno "+": facendo clic su

questo segno si può ampliare la "ramificazione" dell'albero e entrare nei livelli sempre più profondi,

fino ad arrivare a icone che non hanno segno o contengono il segno "-": significa che si è arrivati

all'ultimo livello. Per tornare indietro, basta fare clic sul segno "-" in modo da chiudere le cartelle

aperte in precedenza.

3.2 Creare Cartelle:Organizzare il Lavoro

Per evitare confusione e disordine è importante cercare di organizzare il proprio materiale in modo

ordinato. Come in uno schedario reale, è inutile creare tante cartelle dai nomi poco significativi.

Invece, conviene raggrupparli, metterli in una cartella con nome facilmente ricordabile, e tenere il più

sgombra possibile la scrivania.

Il primo passo per organizzare il proprio materiale consiste nel creare nuove cartelle in cui riporre i

documenti. Si possono creare nuove cartelle direttamente sul desktop, dentro la finestra di Esplora

risorse o, nel caso di sottocartelle, nella finestra di una cartella qualsiasi (a eccezione di Risorse del

computer) in cui si desidera inserirle.

Sul desktop basta fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'opzione Nuovo, quindi

specificare che si desidera creare una cartella.

All'interno di Esplora risorse, o nella finestra di una cartella, si deve aprire il menu File, scegliere il

comando Nuovo e fare clic su Cartella.

In entrambi i casi si vedrà apparire l'icona di una cartella con il nome "Nuova cartella" evidenziato. A

questo punto bisogna digitare sopra la scritta il nome che si intende dare alla cartella e fare clic con il

mouse: la nuova cartella è pronta per essere utilizzata.

3.3 Esaminare Cartelle/Directory

Le cartelle, come i file e gli altri oggetti di Windows, hanno le loro proprietà che possono essere

visualizzate ed esaminate. Le proprietà di un oggetto chiaramente dipendono dal tipo di oggetto. Per

esempio le proprietà di una stampante saranno diverse dalle proprietà di un file documento di Word.

Per accedere alle proprietà di una cartella, fare click col destro del mouse su di essa e scegliere

Proprietà dal menu di scelta rapida:

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Nella prima scheda, "Generale", sono contenute tutte le informazioni, come nome, tipo, percorso,

dimensione e contenuto, nome DOS (ricordarsi che il DOS sopporta nomi brevi di 8 lettere e tre lettere

di estensione, per cui i nomi lunghi di Windows vengono troncati e terminano col segno di Tilde, ad

indicare che il nome è stato accorciato.).

Il percorso è l'indirizzo (o path) in cui si trova la cartella. Windows ha conservato la denominazione

DOS del percorso di un file o cartella. Esso viene indicato separando le varie sottocartelle o

sottodirectory, con uno slash inverso, partendo dalla ramificazione più alta. Ad esempio

C:\windows\desktop\File001.doc significa che il file di nome File001.doc si trova nella cartella

Desktop, che si trova nella cartella Windows, la quale si trova nel disco C:.

Gli attributi delle cartelle possono essere modificati selezionando o deselezionando le tre caselle di

selezione Solo lettura, Archivio, Nascosto.

Selezionando con un click del mouse Sola lettura, la cartella e il suo contenuto, sono

consultabili per sola lettura e ne è impedita la modifica.

Selezionando Archivio, verrà creata una copia di backup tutte le volte che la cartella subirà una

modifica.

Selezionando Nascosto, la cartella non apparirà nella directory di appartenenza, se

nella Opzione cartella/Visualizza della finestra di appartenenza non è stato scelto Visualizza

Tutti i File.

Nel caso il computer sia configurato come server Web, vi è una seconda scheda, nella quale si può

scegliere se condividere la cartella in web, oppure tenerla riservata.

3.4 Esaminare la Cartella Desktop

Una cartella diversa dalle altre è la cartella Desktop, è la scrivania, che contiene tutte le altre cartelle.

Sembrerebbe che essa debba essere il tronco, cioè il primo ramo della struttura ad albero delle

directory. In realtà non è così. I contenitori principali di tutte le altre cartelle sono le memorie di massa

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Hard disk (C:), dischetto floppy (A:) e CD-ROM (D:). Il Desktop è una cartella che si trova in C: nella

cartella Windows (il suo indirizzo è quindi C:\Windows\Desktop).

Per accedere alle proprietà del Desktop fare click col destro in un punto vuoto e scegliere Proprietà dal

menu di scelta rapida, oppure scegliere Schermo dalla finestra Start/Impostazioni/Pannello di

Controllo, oppure doppio click su Pannello di Controllo della finestra Risorse del computer. Si apre

la finestra di dialogo costituita da più schede, mediante le quali è possibile modificare a piacimento le

impostazioni dello schermo:

Dalla scheda Impostazioni si possono impostare

il numero dei colori dello schermo che dipendono dalla memoria della scheda video.

la definizione dello schermo in pixel, cioè punti in cui è suddiviso lo schermo.

Quanto maggiore è questa definizione (sempre che sia sopportata dal monitor e dalla scheda

video), tanto più piccole appariranno le icone, ma tanto maggiore è il loro numero visibile.

Mediante la scheda Sfondo è possibile impostare il colore e il motivo dello sfondo; mediante la scheda

Screen Saver è possibile attivare un Salva Schermo, cioè un'immagine in movimento che appare dopo

alcuni minuti di inattività del computer; mediante la scheda Aspetto è possibile cambiare i colori delle

finestre e attraverso la scheda Effetti si possono definire alcuni effetti del Desktop.

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Nella cartella Pannello di controllo vi sono altre applicazioni che permettono di vedere e modificare le

impostazioni del sistema operativo. Alcune di esse sono direttamente accessibili mediante le icone

sulla barra delle applicazioni nella zona dei messaggi.

Facendo doppio click sull'icona Sistema appare la finestra di dialogo, in cui è possibile esaminare le

caratteristiche del sistema, le periferiche installate e le risorse impegnate:

L'impostazione dei driver delle periferiche è per utenti avanzati.

Oltre a Schermo e Sistema, nella finestra Pannello di Controllo sono presenti molte cartelle che

permettono di impostare il sistema:

Accesso facilitato: Windows può essere modificato per essere usato, per esempio, da persone con

limitazioni fisiche: si può aumentare il contrasto e la dimensione dei caratteri, oppure impostare i tasti

in modo da ridurre la velocità di ripetizione.

Data ora: E' possibile modificare la data e l'ora di sistema, cioè l'orologio e il calendario interni del

PC. L'ora di sistema determina tutti i parametri di ora e data nei documenti.

Impostazioni internazionali: Grazie a questo programma è possibile impostare il fuso orario e i

formati di valuta, numeri e date adatti al proprio paese. Con questa funzione si può modificare la

lingua di sistema non appena si arriva in un nuovo paese.

Installazione applicazioni: Facendo clic su questa icona si apre una finestra di dialogo che fornisce

tutte le indicazioni necessarie per installare nuove applicazioni o disinstallare programmi non più in

uso.

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Internet: La finestra di dialogo Proprietà - Internet contiene le impostazioni relative all'impiego del

browser e alla connessione a Internet.

Modem: Se si desidera collegarsi a un servizio in linea bisogna avere un modem. Quando il modem è

collegato e acceso bisogna fare clic sull'icona del modem: Windows si informa sui dati tecnici del

modem e lo presenta al PC, in modo che possa funzionare.

Mouse: Windows permette di cambiare la velocità con cui si muove il puntatore del mouse e di

scegliere tra molte forme di puntatore. Inoltre i mancini possono scambiare il pulsante sinistro con

quello destro.

Multimedia: È il centro di controllo di tutti i componenti aggiuntivi che vengono usati dalle

applicazioni multimediali: audio, video, file MIDI, CD musicali.

Nuovo hardware: Quando si aggiunge un nuovo componente hardware al computer bisogna

informare Windows facendo clic su questa icona: Windows si occuperà di presentare il nuovo arrivato

al resto del PC.

Password: Facendo clic su questa icona si apre la finestra di dialogo che permette di impostare la

password con cui si entra in Windows, di definire i profili degli utenti che utilizzeranno il computer ed

eseguire altre operazioni relative alla sicurezza.

Periferiche di gioco: È la finestra di dialogo che consente di installare gli accessori dedicati alle

attività di gioco.

Rete: La finestra di dialogo Rete contiene le impostazioni di configurazione della rete locale e le

impostazioni per la connessione a Internet.

Risparmio energia: Questo programma contiene i controlli che permettono di spegnere

automaticamente il monitor, il disco rigido e gli altri componenti del computer.

Stampanti: È un collegamento alla gestione delle stampanti: permette di controllare i processi di

stampa in corso, nonché di installare una nuova stampante.

Suoni: Quando si accende il PC Windows fa sentire un trionfale Tada: a ogni evento, come l'apertura

di un'applicazione, lo spegnimento del PC o un segnale di errore, può essere assegnato un suono di

questo tipo. La finestra di dialogo Proprietà - Suoni permette di scegliere i suoni da associare agli

eventi.

Tastiera: Questa icona serve per dire a Windows che è stata cambiata la tastiera, oppure per

modificare la velocità di ripetizione dei tasti. Se i tasti che si digitano sulla tastiera non corrispondono

a quelli visualizzati sullo schermo, è possibile che si debba modificare il tipo o la lingua della tastiera.

Telefonia: La finestra di dialogo Proprietà - Composizione numero contiene impostazioni che

controllano la modalità di composizione dei numeri impiegata dal modem.

Tipi di carattere: Windows fornisce una serie di Tipi di carattere (font) standard, ma se ne trovano

moltissimi altri in commercio. Quando si vogliono installare nuovi Tipi di carattere bisogna fare clic su

questa icona.

Utente: La procedura guidata Attiva composizione per più utenti aiuta a impostare il nome e la

password degli utenti in modo che il computer possa essere utilizzato da più persone. Per ogni persona

è anche possibile impostare il desktop in modo differente.

3.5 Verificare le proprietà di un file

Un file è l'oggetto di windows, registrato sulla memoria di massa, che contiene i dati, le informazioni

o il programma relativo ad una applicazione; una cartella può essere vuota o contenere altri oggetti, il

file è il punto d'arrivo, è il protagonista del nostro lavoro, il file non contiene altro se non le

informazioni relative alla sua specie.

42



Come detto altrove, un file ha sempre un nome e una estensione del nome di tre lettere, la quale indica

il tipo di file. Per accedere alle proprietà del file fare click col destro sulla sua icona e scegliere

Proprietà dal menu di scelta rapida:

Dalla finestra di dialogo si possono desumere le propietà:

Tipo, Percorso, Dimensione, Nome DOS, Data di creazione, Ultima Modifica, Ultimo Accesso.

Selezionando le relative caselle si possono impostare le proprietà Sola Lettura, se si vuole che il file

non venga modificato accidentalmente, Archivio se si vuole creare una copia di backup durante la

modifica, Nascosto se si desidera che il file non compaia nell'elenco della cartella che lo contiene.

Perchè si possa ottenere ciò, è necessario impostare nella finestra di dialogo da Visualizza/Opzioni

Cartella Non Mostrare i File Nascosti.

3.6 Rinominare File e Cartelle

Per cambiare il nome di un'icona bisogna selezionare l'icona e fare clic sulla casella del nome: quando

Windows visualizza un cursore intermittente è possibile digitare il nuovo nome. Per attivare il cursore

intermittente nella casella si può anche fare clic con il pulsante destro sull'icona e scegliere la voce

Rinomina dal menu di scelta rapida. In alternativa, è possibile selezionare l'icona e premere il tasto F2:

il nome della cartella appare evidenziato e si può digitare un altro nome.

2.3.2 Copiare, spostare, cancellare File e Cartelle

Man mano che si lavora con il computer aumentano le cartelle e i documenti prodotti e quindi

crescono le esigenze di riorganizzare le proprie procedure di archiviazione. Niente paura: cartelle e

documenti possono essere tagliati e spostati in modo semplice, seguendo vari metodi.

Selezionare File e Cartelle

Prima di tutto, però, occorre selezionarli. Per selezionare un file o una cartella si fa click col sinistro

del mouse sull'icona. Volendo si possono selezionare anche più file o cartelle contemporaneamente;

per selezionare file o cartelle consecutivi si fa click sul primo, poi, tenendo premuto il tasto SHIFT

cliccare sull'ultimo. La serie di file e cartelle appaiono sul fondo blu della selezione. Per selezionare

file e cartelle sparsi in una finestra o sul desktop, fare click su ciascun file o cartella tenendo premuto

il tasto CTRL.

Spostare o copiare File e Cartelle

Per spostare un oggetto è necessario cliccare una volta sulla sua icona, per selezionarlo, e poi fare clic

sul comando Taglia del menu Modifica oppure sul pulsante Taglia, quello con le forbici sulla barra

degli strumenti.

Dopo aver aperto la cartella di destinazione bisogna fare clic sul comando Incolla del menu Modifica,

o sul pulsante Incolla della barra degli strumenti, e gli oggetti selezionati saranno trasferiti nella nuova

posizione.

La procedura di "copia e incolla" è molto simile: basta fare clic sul comando Copia del menu

Modifica, o sul pulsante Copia che rappresenta l'immagine di due documenti, posizionarsi con il

cursore del mouse nella cartella di destinazione e quindi fare clic sul comando o sul pulsante Incolla. I

comandi Taglia, Copia e Incolla possono essere selezionati anche dal menu di scelta rapida che

appare quando si fa clic con il pulsante destro sull'icona di una cartella o di un documento.

Un'altra tecnica per spostare o copiare cartelle e documenti da un disco all'altro, da una cartella al

desktop oppure tra due cartelle è il trascinamento: in questo caso però bisogna essere molto bravi a

controllare i movimenti del mouse, per non correre il rischio di perdere in giro qualche documento.

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Se si utilizzano le finestre delle cartelle, si deve aprire la finestra della cartella di origine e la finestra

della cartella di destinazione o fare almeno in modo che la sua icona sia visibile.

Se si utilizza la finestra di Esplora risorse, invece, è utile aprire la cartella di origine nel pannello di

destra della finestra e fare in modo che la cartella di destinazione sia visibile nell'albero delle cartelle

che viene visualizzato a sinistra.

Dopo aver selezionato gli oggetti da spostare o da copiare, mantenendo premuto il pulsante sinistro del

mouse si devono trascinare le icone sulla cartella di destinazione.

Se la cartella è aperta, si trascinano le icone in un'area vuota della finestra; se è chiusa, si deve

trascinare il puntatore del mouse sull'icona della cartella di destinazione, in modo che venga

evidenziata. lì trascinamento si conclude rilasciando il pulsante del mouse. A questo punto la cartella o

il documento vengono trasferiti nella posizione desiderata.

Utilizzando il pulsante sinistro del mouse gli oggetti trascinati vengono spostati da una cartella

all'altra. Se invece si esegue il trascinamento con il pulsante destro del mouse, quando si arriva alla

cartella di destinazione viene visualizzato un menu che permette di scegliere il tipo di operazione da

compiere (spostare, copiare, creare un collegamento, annullare l'ultima operazione).

Le regole per trascinare le icone cambiano se le operazioni di copia o spostamento avvengono tra unità

diverse. Per copiare qualcosa dal disco rigido a un floppy, per esempio, basta trascinare l'elemento

sull'icona del floppy nella finestra di Risorse del computer o Esplora risorse.

Se dopo aver spostato, copiato o riordinato qualche cartella e documento ci si accorge di aver

compiuto degli errori o ci si trova a rimpiangere la situazione di partenza, si può ritornare sui propri

passi e risistemare le cose come prima attraverso il pulsante Annulla, il comando Annulla del menu

Modifica, oppure la combinazione di tasti CTRL+Z.

3.7 Cancellare File e Cartelle

I file e cartelle selezionati in una finestra o in Gestione Risorse possono essere cancellati

semplicemente premendo il tasto CANC. In questo caso essi vengono posti nel Cestino e quindi

occupano ancora posto sul disco fisso e possono essere recuperati nel caso ci si pentisse. Quando i file

e cartelle non servono proprio più, una volta selezionati possono essere eliminati definitivamente o

svuotando il cestino, o aprendolo, selezionando i file da eliminare e premendo il tasto CANC, oppure,

una volta selezionati nella cartella di appartenenza, premere i tasti SHIFT+CANC.

3.8 Cercare File e Cartelle

Lo strumento TROVA

Quando l'hard disk si riempie di documenti e cartelle può risultare difficile ricordare la localizzazione

nell'albero delle directory, senza contare che i nomi dei documenti possono essere dimenticati. Per

ritrovar queste cartelle e documenti esiste in windows un potente strumento: lo strumento TROVA. Ad

esso si accede dal pulsante Start/Trova/File e Cartelle.

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Cercare un file per nome, data etc.

La finestra di dialogo che compare, è costituita da tre schede, che permettono di ricercare file e cartelle in

base a nome, data o tipo.

Scheda Nome o Percorso:

In questa scheda è possibile ricercare i file in base al nome o parte di esso in tutte le risorse del

computer. Nel campo Nome può essere immesso qualunque raggruppamento di caratteri alfa numerici

che possano essere contenuti nel nome vero, compresi i caratteri jolly "?" e "*". Il ? sta al posto di un

singolo carattere, mentre l'asterisco * sta al posto di un intero gruppo di caratteri. In altri termini,

immettendo nel campo nome "Doc18??.*" l'applicazione Trova cercherà nel percorso specificato tutti i

file o cartelle che:

cominciano con "doc18"

poi hanno due caratteri qualunque

l'estensione può essere qualunque

In definitiva "Doc1801.doc" e "Doc1803.wav" rispondono ai requisiti e saranno elencati nella parte

inferiore ella finestra. Al contrario "Doc18011.doc" e "Doc2103.wav" non rispondono ai requisiti e

non saranno elencati.

Nel campo Testo contenuto si può immettere un testo, che verrà ricercato all'interno dei documenti.

Questa opzione è molto potente e utile per la ricerca di documenti testuali.

Nella casella Cerca in: si può mettere il percorso nel quale cercare e nella casella di spunta si può

includere o escludere le sottocartelle.

I pulsanti sulla destra permettono di avviare, interrompere una ricerca o di riavviarla.

Scheda Data

Nella scheda Data i file e le cartelle si possono ricercare per diversi parametri mediante i pulsanti di

selezione in un certo intervallo di tempo.

Scheda Avanzate:

Nella scheda Avanzate si può specificare il tipo di file, ad esempio documento di Word, e la

dimensione approssimativa in Kbyte.

Tutti gli elementi indicati nelle tre schede concorrono alla ricerca dei file e cartelle. Premendo il

pulsante Trova la ricerca viene avviata e le occorrenze vengono elencate nella finestra in basso, che si

comporta come una finestra di gestione risorse, configurabile attraverso le voci dei menu.

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Da questa finestra i file trovati possono essere aperti, copiati, cancellati o spostati con le stesse modalità delle altre finestre attraverso le voci di menù o cliccando col destro sull'icona del file o facendo doppio click.

Elaborazione testi

1.0 Primi passi con un elaboratore testi

1.1 Aprire un programma di elaborazione testi

1.2 Aprire un documento esistente e salvarlo

1.3 Aprire documenti diversi

1.4 Creare un nuovo documento

1.5 Salvare un documento

1.6 Chiudere il documento

1.7 Usare la funzione di Help

2.0 Modificare le impostazioni di base

2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina

2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento / zoom della pagina

2.3 Modificare la barra degli strumenti

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3.0 Scambiare i documenti

3.1 Salvare documenti in un altro formato

3.2 Salvare documenti per il WEB

4.0 Operazioni di base

4.1 Inserire i dati

4.1.1 Inserire Caratteri, Parole, Frasi

4.1.2 Usare il comando "Annulla"

4.1.3 Inserire un nuovo paragrafo

4.1.4 Inserire caratteri speciali o simboli

4.1.5 Inserire un'interruzione di pagina

4.2 Selezionare i dati

4.2.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ...

4.3 Trovare e sostituire

4.3.1 Usare i comandi Trova e Sostituisci

5.0 Formattazione

5.1 Formattare un testo

5.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri

5.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc.

5.1.3 Colori e brio nel testo

5.1.4 Allineamento del testo

5.1.5 Rientri dei paragrafi

5.1.6 Cambiare l'interlinea testo

5.1.7 Sillabazione del testo testo

5.1.8 Copiare la formattazione.

5.2 Altre funzionalità

5.2.1 Tabulazioni


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5.2.2 Aggiungere bordi al testo

5.2.3 Elenchi puntati e numerati

5.3 Maschere

5.3.1 Scelta di un modello per un documento

5.3.2 Lavorare con i modelli

6.0 Rifinire un documento

6.1 Stili e paginatura

6.1.1 Utilizzare i vari stili

6.1.2 Inserire il numero di pagina

6.2 Intestazione e piè di pagina

6.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina

6.2.2 Inserire data, ora etc.

6.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione

6.3 Vocabolario e grammatica

6.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico

6.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale

7.0 Impostazione del documento

7.1 Modificare l'impostazione della pagina

7.2 Modificare i margini della pagina

8.0 Funzioni avanzate

8.1 Tabelle

8.1.1 Creare tabelle standard

8.1.2 Modificare gli attributi delle celle

8.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne

8.1.4 Aggiungere bordi

8.1.5 Formattazione automatica

8.2 Disegni e immagini

8.2.1 Aggiungere un'immagine nel documento

8.2.2 Applicare al documento uno sfondo colorato


8.2.3 Spostare disegni e immagini in un documento

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8.2.4 Modificare le dimensioni di un elemento grafico

8.3 Importare oggetti

8.3.1 Importare un foglio elettronico

8.3.2 Importare file di immagini, tabelle o grafici

1.0 Introduzione

I word processor, o programmi per l'elaborazione dei testi, sono le applicazioni per PC più diffuse. La

maggior parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati. Nel

corso degli anni i word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre più agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell'impaginazione. Uno dei word processor più diffusi è Microsoft Word 2000. La fascia alta sul mercato dei word

processor è dominata da tre applicazioni: Microsoft Word per Windows, Corel WordPerfect e Lotus

Word Pro. Di Microsoft Word esiste anche una versione per il sistema operativo Mac OS, che permette

di utilizzare il programma con i computer Macintosh. Microsoft Word fa parte della suite Microsoft

Office, la quale contiene le applicazioni usate in ufficio e che saranno oggetto del corso ECDL, quali

EXCELL, ACCESS, POWER POINT.

1.1 Aprire Microsoft Word 2000

Per aprire Microsoft Word 2000 si può procedere in diversi modi:

da Start/Programmi/Microsoft Word

cliccando sul pulsante della barra di Office

facendo doppio click su un documento di Word

In quest' ultimo modo si apre il documento entro l'applicazione, pronto per essere modificato.

1.2 Aprire un documento esistente e salvarlo

Un documento di word può essere aperto in diversi modi. La via più semplice è quella di fare doppio

click sulla sua icona se essa è visibile sul desktop o nella finestra che la contiene. Se non si sa dove si

trova il documento da aprire si può cercare con l'utilità TROVA e quindi farci doppio click sopra.

Poichè è presumibile che i documenti vengano conservati nella cartella Documenti o in una cartella

personale, la via più naturale è quella di aprire il documento attraverso il menu File/Apri

dell'applicazione. Nella finestra di dialogo che appare occorre cercare il documento e farci doppio

click sopra oppure cliccando sul pulsante Apri.

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Per facilitare la ricerca del documento da aprire, Word 2000 offre una finestra di dialogo ricca di

possibilità:

il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. Questo

elenco, sotto forma di collegamenti ai file, è contenuto nella cartella File Recenti, il cui indirizzo si può

vedere aprendo la casella di testo a discesa Cerca in....

il pulsante Documenti, che è quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella

cartella Documenti

il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop

il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti, il cui

indirizzo può essere visto aprendo la casella a discesa Cerca in...

il pulsante Cartelle Web presenta l'elenco di file e cartelle presenti nella cartella Cartelle Web

presente in Risorse del computer

Aprendo il menu File appare in fondo un elenco degli ultimi file aperti, fra cui si può scegliere il file

desiderato.

Il pulsante Apri è costituito, in realtà, di due pulsanti

cliccando sulla freccetta a destra si apre un menu che permette di scegliere di aprire il documento per

modificarlo, oppure in sola lettura, come copia per non modificare l'originale, oppure nel browser se si

tratta di documento HTML.

Microsoft Word possiede diversi filtri che permettono di aprire e modificare anche documenti scritti

con altre applicazioni o con formato diverso da quello di default, che è .doc. Nella casella di testo a

discesa Tipo File si può scegliere fra una serie di formati; all'apertura della finestra di dialogo,

comunque, viene selezionato il formato proprio di Word 2000.

50



Una volta cliccato sul pulsante apri, il documento appare nella sua finestra di modifica e può essere

manipolato a piacimento.

1.3 Aprire documenti diversi

In Word 2000 si possono aprire più documenti contemporaneamente. Ciascun documento viene aperto

in una finestra diversa di word. Ciascuna finestra è indipendente e può essere configurata con le barre e

i pulsanti che si desidera. Le finestre dei diversi documenti sono gestibili dalla barra delle applicazioni

o dal menu Finestre, possono essere affiancate sia orizzontalmente che verticalmente, e

ridimensionate.

1.4 Creare un nuovo documento

Mentre sono aperti documenti per la modifica o in sola lettura per la consultazione, possono essere,

naturalmente, creati nuovi documenti semplicemente scegliendo File/Nuovo dal menu, oppure

premendo i tasti CTRL+N, oppure cliccando sul pulsante nuovo della barra degli strumenti. Un

documento viene aperto senza specifiche di tipo o altro. Tutte le indicazioni si potranno impostare al

momento del primo salvataggio nella finestra di dialogo che si apre.

1.5 Salvare un documento

Una volta scritto, il documento può essere salvato sul disco fisso o su un dischetto. Per salvare il

documento scliere File/Salva dalla barra del menu oppure cliccare sul pulsante salva della barra degli

strumenti.


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Michele Tomasicchio -Bioinformatico- [email protected]



Se il documento viene salvato per la prima volta si apre la finestra di dialogo, altrimenti il salvataggio

avviene automaticamente senza altre richieste da parte di Word. Per visualizzare la finestra di dialogo

ed eventualmente modificare alcune impostazioni, si deve scegliere File/Salva con nome. Si può dare

lo stesso nome al file oppure un altro nome; in questo caso non viene cancellato il primo documento,

il quale viene chiuso e rimane, invece aperto quello salvato con un altro nome.

La finestra di dialogo Salva con nome appare identica a quella Apri, con i pulsanti Cronologia,

Documenti, Desktop, Preferiti e Cartelle Web, per accedere direttamente alle relative cartelle, le

caselle di testo a discesa Nome File, in cui bisogna mettere il nome del file o selezionarlo con un click

del mouse dall'elenco della cartella aperta, e Tipo File, in cui si può scegliere un formato di

documento diverso da quello standard

Particolarmente interessanti sono i formati Solo testo, usato per scrivere script, ovvero programmi,

che devono essere interpretati da interpreti (Visual Basic, Java etc.), Rich Text Format (RTF),

riconosciuto da molte applicazione e Pagina Web, con cui il documento viene salvato in formato

HTML, cioè nel linguaggio in cui sono scritte le pagine di Internet e quindi sono visibili in un

browser, come Explorer o Netscape.

Nella casella di testo a discesa Salva in: si può scegliere la risorsa e la cartella in cui salvare il file. Se

si vuol salvare sul dischetto occorre selezionare dall'elenco Floppy da 3,15" (A:). Facendo doppio

click sulla risorsa o sulla cartella, il suo contenuto viene mostrato nell'elenco. Prima di far click sul

pulsante Salva, accertarsi che si stia salvando il file nella cartella desiderata dando un'occhiata nella

casella Salva in, altrimenti si rischia di non sapere dove ritrovarlo (naturalmente c'è sempre l'utilità

Trova).

1.6 Chiudere il documento

Fatte le operazioni di lettura o di modifica del documento, esso può essere chiuso. Per far ciò scegliere

Chiudi dal menu File. Per chiudere tutti i documenti aperti senza uscire dal programma, tenere

premuto MAIUSC, quindi scegliere Chiudi tutto dal menu File.


Le potenzialità di Word 2000 sono tante. Talvolta, pur essendo il programma molto intuitivo, non si

riesce a risolvere un problema o non si capisce come arrivare ad una certa soluzione. In questo caso

indispensabile risulta l'Help in linea. Ad esso si accede mediante il pulsante sulla barra dei menu,

oppure premendo il tasto funzione F1

Word 2000 dispone dell'assistente, che guida e suggerisce soluzioni nel contesto in cui si sta operando. Cliccando sull'assistente se è visibile, oppure cliccando su Guida in linea Microsoft Word

compare l'assistente, che propone dei temi e una casella di testo in cui si possono digitare parole

chiave per la ricerca dell'argomento. Cliccando poi su Cerca viene presentato un elenco delle

occorrenze. Se non soddisfano, si può tentare un'altra ricerca.

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La voce di menu Nascondi Assistente di Office permette di nascondere l'assistente se si ritiene sia

ingombrante, ma esso è pronto a ricomparire non appena si clicca sulla guida.

Il pulsante permette di attivare la guida rapida cliccando col cursore

col punto interrogativo su una parola o un oggetto. Se è disponibile un argomento collegato all'oggetto

o alla parola, esso viene mostrato. Se il pulsante non è visibile sulla barra degli strumenti, è possibile

inserirlo mediante Visualizza/Barre degli strumenti e poi Personalizza. Trovato il pulsante nell'elenco,

è sufficiente trascinarlo su una barra degli strumenti visibile. L'uso del pulsante di Guida rapida può

risolvere molti dubbi sull'uso degli oggetti presenti nella finestra di Word.


2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina

Cominciamo presentando il layout di base dello schermo e gli strumenti di navigazione all'interno del

documento, così da prendere confidenza con la rappresentazione dei fogli e delle pagine sullo schermo.

Quando si esegue il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto sul

quale è possibile iniziare il proprio lavoro. Il foglio di carta è rappresentato da un'ampia area bianca

all'interno della finestra di lavoro. I righelli posti sui lati sinistro e superiore della finestra di lavoro

indicano in centimetri le dimensioni del foglio elettronico e permettono di metterlo in relazione con le

dimensioni del foglio di stampa.

Sul lato inferiore e su quello destro della finestra sono posizionate le barre di scorrimento, che

consentono di "scorrere" il foglio o la sequenza di fogli in direzione verticale o orizzontale: le pagine

di un documento elettronico non si possono "sfogliare", infatti, ma soltanto visualizzare nello spazio

bidimensionale dello schermo. Per visionare le pagine in successione bisogna utilizzare la barra di

scorrimento verticale: facendo clic sul triangolino posto sul lato inferiore della barra (il pulsante di

scorrimento) e facendo clic, si scorre all'interno della pagina di riga in riga; il triangolino sul lato

superiore, invece, serve per risalire a piccoli passi all'interno della pagina.

lì doppio triangolino (o pulsante di scorrimento rapido) permette di scorrere il documento scendendo o

salendo da una pagina all'altra, con grande rapidità.

Per spostarsi si può anche trascinare con il mouse la casella di scorrimento: apparirà una piccola

finestra che mostra il numero e l'eventuale titolo della pagina che si sta sfogliando. Nella barra di

scorrimento si trova anche un altro strumento che può risultare utile per sfogliare documenti che hanno

una struttura complessa: si tratta del pulsante Seleziona oggetto da sfogliare, rappresentato sulla barra

da un pallino.


53



SIS

TEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Attraverso questo pulsante è possibile spostarsi tra le pagine in modo selettivo, scegliendo, per

esempio, soltanto le parti che contengono immagini, tabelle o parole specifiche. Quando si fa clic su

questo pulsante, infatti, compare una finestra in cui si può scegliere l'elemento in base al quale si vuole

sfogliare il documento.

Scegliere come visualizzare i documenti

Word permette di vedere la pagina in modi diversi, che risultano più o meno utili a seconda delle

operazioni che si stanno compiendo, attraverso le opzioni presenti nel menu Visualizza.

La visualizzazione Normale, in cui appare soltanto il righello orizzontale, è quella predefinita per la

maggior parte delle operazioni di elaborazione del testo. Per vedere il file suddiviso in pagine secondo

le impostazioni che avrà una volta stampato si deve utilizzare la modalità di visualizzazione Layout di

stampa.

La visualizzazione Layout di stampa utilizza una maggiore quantità di memoria del sistema e potrebbe

rallentare lo scorrimento delle pagine sullo schermo, soprattutto se il documento contiene molte

immagini o una formattazione complessa. Per questo, quando si lavora sul testo è preferibile utilizzare la visualizzazione Normale. Un'altra opzione del menu Visualizza è Layout Web, introdotta con Office 2000. Questa modalità di

visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser Web,

ovvero dal programma per la navigazione in Internet: è l'opzione da utilizzare quando si vuole

trasferire un documento scritto con Word in una pagina Web, perché mostra come apparirà il testo

"tradotto" nel linguaggio HTML, il formato tipico dei documenti del Web.


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La modalità di visualizzazione Struttura, infine, offre una mappa del documento che mostra

l'organizzazione del testo in titoli di diverso livello e in paragrafi. È un'opzione utile per esaminare e

modificare la struttura del file e può essere d'aiuto per meglio organizzare il contenuto del documento.

È possibile cambiare modalità di visualizzazione non solo dal menu Visualizza ma anche utilizzando i

pulsanti posti sul lato sinistro della barra di scorrimento orizzontale : quando si sceglie una

modalità di visualizzazione del documento, il pulsante relativo viene attivato e appare "premuto"

rispetto agli altri.


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2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento / zoom della pagina

Spesso accade che il documento attivo non appare per tutta la sua larghezza e per vedere la parte

nascosta occorra usare le barre di scorrimento orizzontale. Ciò dipende dall'ingrandimento impostato.

Attivando la voce di menu Visualizza/zoom appare la finestra di dialogo Zoom:

In essa si può impostare l'ingrandimento col quale visualizzare la pagina, che può essere al 100% della

sua grandezza o ingrandita o rimpicciolita. La modalità dipende esclusivamente dalle necessità. Per

esempio se i caratteri risultano molto piccoli e quindi poco visibili, si può usare un ingrandimento per

lavorare più comodamente, ma ciò può comportare l'uso delle barre di scorrimento, per muoversi

all'interno della pagina. Al contrario se occorre avere una visione d'insieme della pagina si può

scegliere Pagina Intera; probabilmente i caratteri saranno illegibili, ma in questo modo si ha la visione

d'insieme.

Nella casella di testo Percentuale si può mettere un valore a piacere da 0 a 100 in modo da adattare

perfettamente la pagina allo spazio finestra disponibile.

L'ingrandimento della pagina sullo schermo non c'entra niente con la stampa del documento. Esso

riguarda soltanto la modalità di "vedere" il foglio durante il lavoro. Per avere l'idea di ciò che verrà

stampato si deve attivare Anteprima di stampa, di cui parleremo in seguito. I

La visualizzazione "Layout di stampa" permette già di avere un'idea della stampa del documento

essendo in modalità "wyswyg", ciòè "ciò che vedi è ciò che verrà stampato".


Word 2000 ha introdotto una novità rispetto alle edizioni precedenti: le barre intelligenti. Sia la barra

dei menu che le barre degli strumenti sono intelligenti nel senso che si adattano automaticamente

all'uso che ne fa l'utente; se alcune voci di menu non vengono usate di frequente esse non vengono

mostrate nell'elenco a discesa, ma compare in fondo una doppia freccia, che indica che alcune voci

sono nascoste. E' sufficiente cliccare sopra la freccia o attendere qualche secondo perché l'elenco si

apra e mostri tutte le voci.

Anche le barre degli strumenti, se contengono molti pulsanti, presentano sulla destra un pulsante con

una freccia rivolta in basso che apre i pulsanti rimanenti.

56




S

ISTEMI DI ELABORAZIONE DE

LLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Naturalmente le barre degli strumenti sono

personalizzabili, inserendo o eliminando pulsanti o

creando barre personali.

Per visualizzare una barra degli strumenti basta aprire

la voce di menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere se

aprire o chiudere una barra spuntando o togliendo il segno di spunta dall'elenco. Per modificare una

barra degli strumenti, personalizzarle e crearne di nuove selezionare Visualizza/Barre degli

strumenti/Personalizza. Si apre la finestra di dialogo seguente.

Nella scheda Barre degli strumenti si possono attivare, nascondere, creare o eliminare barre.Attraverso

il pulsante "Tastiera" si possono collegare tasti di scelta rapida alle voci di menu.

Nella scheda Comandi compaiono accanto alle voci di menu i pulsanti relativi ai vari comandi

contenuti nella voce di menu. Per inserire un pulsante in una barra visibile nella finestra di Word, è

sufficiente selezionarlo dall'elenco e trascinarlo sulla barra nel punto in cui sii vuole inserire. Allo

stesso modo si può eliminare un pulsante da una barra trascinando fuori dalla barra in un punto

qualunque.

Finita la personalizzazione, i cambiamenti si possono salvare scegliendo nella casella di testo Salva in..

Normal oppure Documento1. Nel primo caso i cambiamenti si riferiscono a tutte le finestre di word,

nel secondo solo alla finestra del documento attivo.

Nella scheda Opzioni si possono impostare alcune preferenze, come attivare icone grandi, animare i

menu e altro.

E' bene rammentare che tutto ciò che si può fare in Word, lo si trova nelle voci di menu, mentre nelle

barre degli strumenti possono non essere presenti i pulsanti necessari. Per contro i pulsanti offrono una

via rapida per attivare azioni. Far prima conoscenza di tutte le voci di menu e poi utilizzare i pulsanti,

eventualmente personalizzando le barre a seconda delle proprie esigenze.


57




3.0 Scambiare i documenti

3.1 Salvare documenti in un altro formato

La possibilità di sfruttare un documento scritto in word in altri ambienti è un problema che è stato

affrontato fin dalle origini dei wordprocessor. Se non avessimo questa possibilità di scambio, il nostro

lavoro sarebbe limitato e poco efficiente. A questo scopo tutte le applicazioni hanno filtri di

importazione ed esportazione, cioè programmi capaci di trasformare un formato in un altro in modo

da poter aprire e modificare i documenti scritti in altro formato. Ciò è comune non solo ai

wordprocessor ma anche a molte applicazioni di produttori di software diversi.

I filtri di importazione/esportazione possono essere selezionati al momento dell'installazione

dell'applicazione, per cui, se non esistesse il filtro desiderato nell'applicazione installata sul proprio

computer, occorre installarla utilizzando i dischi originali.

I filtri di importazione riguardano la voce Apri del menu File. Se tentiamo di aprire in Word un

documento scritto in altro formato (per esempio p.e Word per Mac oppure WordPerfect o altro), se il

filtro relativo è stato installato, Word apre il documento riconoscendo la formattazione e altri elementi.

Se il filtro non esiste, il documento non viene riconosciuto, ma viene aperto ugualmente con risultati

imprevedibili. Se si tratta di documenti Office (Excell, PowerPoint, Access) viene aperta una finestra

di dialogo in cui viene chiesto come collegare il documento a quello attivo.

Come è stato accennato prima, esistono formati di documenti di carattere generale che vengono

riconosciuti da tutti i wordprocessor senza bisogno di filtri. Per esempio il formato .TXT e il formato

.RTF. Il primo non ha elementi di formattazione, ma solo i codici relativi ai caratteri ASCII. E'

evidente che questo formato non serve per scrivere documenti che devono avere una certa forma

comunicativa. Essi servono a scrivere informazioni veloci o appunti, ma soprattutto per scrivere script,

ovvero routines per linguaggi di programmazione o tutto ciò in cui non è necessaria formattazione di

caratteri e di paragrafi.

Il formato .RTF (Rich Text Format) è un formato in cui vi sono alcuni elementi di formattazione di

carattere e di paragrafo. Questo formato è riconosciuto da tutti i wordprocessor e da applicazioni in

quanto è uno dei primi formati nati quando il computer non offriva ancora le potenzialità che offre

oggi.

Per aprire un documento .TXT o .RTF è sufficiente scegliere File/Apri dal menu e selezionare il

documento. Una volta modificato, può essere salvato in diversi formati, secondo le necessità.

Basta scegliere il formato nella casella Tipo File. Word propone inizialmente lo stesso formato col

quale è stato aperto, ma ciò non toglie che possiamo salvarlo (esportarlo) in un altro formato.

3.2 Salvare documenti per il WEB

Da quando Internet è diventato WWW (World Wide Web) è nato un nuovo formato, il quale può

essere letto e interpretato dai browser internet, come Explorer o Netscape: il formato HTML (Hiper

Text Markup Language). HTML è un vero e proprio linguaggio di programmazione col quale può


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essere impostata una pagina così come la vediamo quando navighiamo in rete. Scrivere una pagina

Web in Html non è facile, poichè bisogna conoscere il linguaggio; per questo motivo Microsoft Word

e gli altri Wordprocessor e altri programmi hanno dato la possibilità di salvare una pagina, scritta e

formattata normalmente, in formato HTML. In altre parole, senza conoscere il linguaggio html, si può

scrivere tranquillamente una pagina in word, abbellirla come si vuole e poi salvarla nel formato HTML

scegliendolo dalla casella di testo Tipo File. In questo modo Word traduce la pagina scritta in

linguaggio html. Questa pagina può essere inviata ad un sito che la pubblica sul web.

Per vedere come apparirà in internet basta scegliere Visualizza/Layout Web dal menu. Se si volesse

vedere lo script, cioè il testo occorre aprire la pagina con un programma come Front Page e

visualizzarla come HTML.


4.1 Inserire i dati

4.1.1 Inserire Caratteri, Parole, Frasi

Per inserire nuovo testo o modificare quello già scritto è sufficiente posizionarsi con il cursore del

mouse nel punto desiderato e fare clic: il puntatore abbandona la forma a freccia e si trasforma in un

trattino verticale lampeggiante per segnalare il punto di inserimento dei testi, in cui è possibile iniziare

a scrivere digitando i caratteri sulla tastiera, incollare parti di testo o compiere altre operazioni.

Per spostare il punto di inserimento dei testi, spostate il puntatore del mouse nella posizione che

desiderate e fate clic. Potete utilizzare anche la tastiera: i tasti con le frecce permettono di spostare il

punto di inserimento su e giù di una riga di testo alla volta o avanti e indietro di un carattere per volta.

Il tasto HOME sposta il cursore all'inizio della riga corrente, il tasto FINE alla fine della riga. Se il

cursore è posizionato alla fine del testo, esso non si sposta oltre, in basso o a destra, ma soltanto a

sinistra o in alto. D'altra parte, se il cursore non scende o non si sposta a destra, vuol dire che si è

arrivati alla fine del testo.

4.1.2 Usare il comando "Annulla"

Mentre si scrive può essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilità del

testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente

cancellare porzioni di testo. Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi con il

puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e

utilizzare il tasto CANC.

Con la combinazione di tasti CTRL + CANC è possibile cancellare il testo procedendo di parola in

parola.

Se invece si vogliono eliminare porzioni più ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle: il modo

più semplice per farlo consiste nel posizionarsi con il puntatore davanti al primo carattere e poi

trascinare il mouse fino alla fine del blocco. Dopo avere selezionato il testo, è possibile cancellarlo con

una sola operazione premendo il tasto CANC.


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Talvolta si rende necessario annullare un'operazione, perchè fatta per errore oppure per ripensamento.

In questo caso Word offre uno strumento potente, il comando Modifica/Annulla o il pulsante

, il quale permette di annullare operazioni andando a ritroso. Cliccando sul pulsante si apre

un menu a discesa dal quale si possono annullare diverse azioni precedenti contemporaneamente. Una

volta annullate delle azioni, esse possono essere recuperate cliccando sul pulsante ripristina , che

funziona come il pulsante annulla.

4.1.3 Inserire un nuovo paragrafo

Insieme al testo visibile, sul foglio vi sono dei simboli non visibili normalmente, che indicano la

presenza in quel punto di una interruzione di paragrafo o semplicemente un ritorno a capo ( )

oppure una interruzione di pagina o di sezione. Tali simboli possono esser resi visibili cliccando sul

pulsante .

Ricordiamo che per:

carattere si intende qualunque carattere ASCII o simbolo inseribile da tastiera o mediante

Inserisci/Simbolo. Ad ogni carattere è assegnato un codice da 0 a 255. Un carattere si può inserire

anche digitando sul tastierino numerico il numero di codice tenendo premuto il tasto ALT.

parola si intende l'insieme di caratteri contenuti fra due spazi (anche lo spazio è un carattere e

corrisponde al codice 32).

paragrafo si intende l'insieme delle parole contenute fra un segno di fine paragrafo ( ) e un

altro. Per inserire un un segno di fine paragrafo basta premere il tasto INVIO. Talvolta è necessario

andare a capo senza, però, terminare il paragrafo per non modificare la formattazione. In questo caso

premere il tasto SHIFT+INVIO; non viene inserito il segno di fine paragrafo, ma solo il segno di

ritorno a capo ( ).

4.1.4 Inserire caratteri speciali o simboli

Come detto anche in precedenza, i caratteri codificabili con un byte sono 256 e i codici relativi vanno

da 0 a 255. Ad esempio le lettere dalla a alla z minuscole vanno da 97 a 122. Alcuni codici sono

utilizzati dal sistema per indicare il ritorno a capo, nuova linea etc. Altri ancora vengono definiti da

ciascun tipo di font e possono essere simboli grafici o matematici.

Conoscendo il font e il numero di codice, il carattere può essere inserito mediante il tastierino

numerico, digitando il codice mentre si tiene premuto il tasto ALT. Ancora più semplicemente, un

carattere speciale o un simbolo può essere inserito dal menu Inserisci/Simbolo. In questo modo appare

l'elenco dei simboli disponibili:

La finestra di dialogo è formata da due schede. Nella scheda Simboli si può scegliere il font nella

casella Tipo di carattere e poi il carattere cliccando su di esso. Selezionato il carattere o il simbolo, se

esso viene utilizzato spesso, si può assegnate un tasto di scelta rapida mediante il relativo pulsante. Se

al simbolo è già associato un tasto di scelta rapida, esso appare scritto in basso. Col tasto inserisci

viene inserito il simbolo e se ne può scegliere un altro.

Nella scheda Caratteri speciali si trova un elenco dei caratteri adoperati da Word nella formattazione

con i relativi tasti di scelta rapida:

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4.1.5 Inserire un'interruzione di pagina

Word impagina automaticamente il testo in funzione della grandezza dei caratteri e delle altre

formattazioni di cui parleremo. Talvolta si rende necessario cambiare pagina volutamente. In questo

caso è sufficiente inserire una interruzione di pagina da Inserisci/Interruzione/di pagina dal menu

Inserisci. Dal menu Inserisci si possono inserire nel testo molte altre cose, che verranno, comunque,

spiegate in seguito.


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4.2.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ...

In word,come in tutti i programmi che girano sotto windows, tutte le operazioni vengono eseguite

sull'oggetto o sul testo selezionato. La selezione appare in negativo rispetto al resto del testo.

Vi sono molti modi per selezionare una parte di testo.

Per selezionare il testo e la grafica è possibile utilizzare il mouse o la tastiera. Sono inoltre disponibili

metodi per la selezione di elementi di una tabella, disegni o testo nella visualizzazione Struttura.

Selezione di testo e grafica con il mouse

Per selezionare Procedura

Una quantità qualsiasi di testo Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera

selezionare.

Una parola Fare doppio clic sulla parola.

Un elemento grafico Fare clic sull'elemento grafico.

Una riga di testo

Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finché

non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare

clic.

Più righe di testo

Spostare il puntatore del mouse a sinistra delle righe finché

non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi

trascinare verso l'alto o verso il basso.

Una frase Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto

qualsiasi della frase.

Un paragrafo

Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo

finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra,

quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un

punto qualsiasi del paragrafo.

Più paragrafi

Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi

finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare

doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.

Un blocco di testo Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine

della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic.

Un intero documento

Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del

documento in un punto qualsiasi finché non si trasforma in

una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic.

Intestazioni e piè di pagina

In visualizzazione Normale scegliere Intestazione e Piè di

pagina dal menu Visualizza. In visualizzazione Layout di

pagina, fare doppio clic sul testo inattivo dell'intestazione o

del piè di pagina, quindi spostare il puntatore del mouse a

sinistra dell'intestazione o del piè di pagina finché non si

trasforma in una freccia rivolta a destra e fare triplo clic.

Commenti, note a piè di pagina e note di

chiusura

Fare clic nel riquadro, spostare il puntatore del mouse a

sinistra del testo finché non si trasforma in una freccia

rivolta a destra, quindi fare triplo clic.

Un blocco verticale di testo, a eccezione

del testo contenuto nella cella di una

tabella

Tenendo premuto ALT, trascinare il puntatore del mouse

sul testo.


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Selezionare testo ed elementi grafici Selezionare il testo tenendo premuto MAIUSC e premendo i tasti di DIREZIONE.

Premere Per estendere la selezione

MAIUSC+Freccia DESTRA Di un carattere verso destra

MAIUSC+Freccia SINISTRA Di un carattere verso sinistra

CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA Alla fine di una parola

CTRL+MAIUSC+Freccia SINISTRA All'inizio di una parola

MAIUSC+FINE Alla fine di una riga

MAIUSC+HOME All'inizio di una riga

MAIUSC+Freccia GIÙ Alla riga successiva

MAIUSC+Freccia SU Alla riga precedente

CTRL+MAIUSC+Freccia GIÙ Alla fine di un paragrafo

CTRL+MAIUSC+Freccia SU All'inizio di un paragrafo

MAIUSC+PGGIÙ Alla schermata successiva

MAIUSC+PGSU Alla schermata precedente

CTRL+MAIUSC+HOME All'inizio di un documento

CTRL+MAIUSC+FINE Alla fine di un documento

ALT+CTRL+MAIUSC+PGGIÙ Alla fine di una finestra

CTRL+5 (Tn) All'intero documento

CTRL+MAIUSC+F8, quindi utilizzare i tasti di

direzione. Premere ESC per annullare la modalità

di selezione

A un blocco verticale di testo

F8+tasti di direzione. Premere un tasto di direzione

per annullare la modalità di selezione

A un punto specifico del documento

Suggerimento Se si conosce la combinazione di tasti per spostare il punto di inserimento, in genere è possibile selezionare il testo utilizzando la stessa combinazione di tasti e tenendo premuto MAIUSC.

CTRL+Freccia DESTRA, ad esempio, consente di spostare il punto di inserimento alla parola

successiva e CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA consente di selezionare il testo dal punto di

inserimento all'inizio della parola successiva.


4.3.1 Usare i comandi Trova e Sostituisci

Word predispone una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire

in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati più appropriati.

La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo,

senza che sia necessario leggere tutto il documento.

Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre

una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: Trova, Sostituisci e Vai a.


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La scheda Trova permette di cercare parole all'interno del testo. Se si seleziona questa opzione

compare una casella di testo nella quale bisogna scrivere la parola ricercata e premere il pulsante

Trova Successivo:

Word setaccia l'intero documento evidenziando in sequenza gli elementi che corrispondono al termine

ricercato.

Per visualizzare meglio le operazioni di ricerca è utile ridurre al minimo la finestra di dialogo Trova,

in modo da avere una visione complessiva del testo.

Si può andare avanti nella ricerca premendo più volte il pulsante Trova successivo: il programma

continua a evidenziare i termini trovati fino ad arrivare alla fine del documento.

La seconda scheda della finestra Trova è la scheda Sostituisci.

Se si seleziona questa opzione appaiono due caselle: nella prima è possibile specificare il termine che

si vuole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine. Si

può decidere di vagliare caso per caso la sostituzione del termine cercato con un'altra parola

utilizzando il pulsante Sostituisci, oppure sostituire in un'unica operazione tutte le occorrenze della

parola cercata selezionando il pulsante Sostituisci tutti.

Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il

documento. Se avete sempre sbagliato a digitare un termine, per esempio, potete correggere tutti gli

errori con una sola operazione: scrivete nella casella Trova il nome sbagliato e nella casella Sostituisci

con il nome corretto, quindi fate clic sul pulsante Sostituisci tutto. Il termine sarà modificato

automaticamente in tutto il documento.

La terza scheda della finestra Trova, infine, contiene la voce Vai a, che permette non solo di

visualizzare determinati elementi all'interno del documento ma anche di spostarsi direttamente alla

posizione nel testo dove è presente l'elemento.


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Nella parte sinistra della finestra si trova un menu in cui sono indicati tutti gli elementi che è possibile

cercare (pagine, titoli, paragrafi, ecc.) e, nella parte destra, una casella in cui vanno inseriti altri criteri

di ricerca, per esempio il numero della pagina che si vuole cercare o il livello di titolo.

Una volta impostati i criteri di ricerca basta selezionare il pulsante Vai a e Word si posiziona

direttamente nell'area del documento che corrisponde al criterio di ricerca.

Trova e sostituisci: funzioni avanzate

La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci offre molte possibilità di ricerca

personalizzata. Se si seleziona il pulsante Altro la finestra si allarga ed evidenzia le opzioni di ricerca

disponibili. I pulsanti di selezione esclusiva posti sul lato sinistro della finestra, per esempio,

permettono di restringere o allargare il campo della ricerca secondo parametri predefiniti.

Il pulsante Maiuscole/minuscole consente di cercare le parole soltanto nell‟esatta sequenza di

maiuscole e minuscole con cui sono state digitate nel campo Trova.

Quando si attiva questa opzione il programma cerca una parola trascurandone tutte le occorrenze in

contesti inutili. Se si sta cercando la parola alba, per esempio, il programma ignorerà il termine ogni

volta che compare con la A maiuscola come nome proprio di persona.

Il pulsante Solo parole intere elimina dalla ricerca parole che sono contenute all‟interno di altre

parole. Per fare un esempio, mentre la ricerca semplice individua la sequenza di caratteri "mente"

anche all‟interno della parola "generalmente", questa opzione permette di evidenziare solo le

occorrenze in cui questa parola compare da sola e non come parte di altre parole.

L‟opzione Cerca caratteri jolly permette di cercare caratteri speciali ed effettuare ricerche specifiche

attraverso l‟introduzione di una serie di simboli chiamati caratteri jolly.

Word fornisce un elenco di tutti i caratteri jolly che è possibile inserire per rendere specifica la ricerca.

Selezionando il pulsante Speciale, infatti, è possibile visualizzare una lista di tutti i caratteri

disponibili associati alla loro funzione di ricerca.

Inserendo all‟inizio della parola o della parte di parola il carattere "<", per esempio, è possibile cercare

tutte le parole che iniziano con tale segmento ma non quelle che lo contengono o che finiscono in

questo modo.

Una volta selezionato dal menu Speciale il carattere jolly per la ricerca, esso è inserito direttamente

nel campo Trova: di seguito è necessario introdurre tra parentesi la parola o la parte di parola che si

vuole cercare. La ricerca <(ment), per esempio, permette di trovare "mentitore" o "menta", ma non

"comunemente". Infine, è possibile cercare parole in base al loro formato o a determinate

caratteristiche grafiche. Attraverso il pulsante Formato si possono cercare soltanto le parole

evidenziate o scritte con un determinato carattere, le tabelle o gli elementi grafici di un certo tipo.

Per questa opzione non è necessario specificare nessun elemento testuale nella casella Trova, in

quanto la ricerca procede non sulle parole ma sugli attributi di formattazione che le caratterizzano.


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Quando si attiva la funzione Trova in Word è possibile anche chiudere la finestra di dialogo e

utilizzare direttamente i pulsanti presenti sulla barra di scorrimento verticale.

Dopo che è stata imposta una ricerca, infatti, i pulsanti Pagina successiva e Pagina precedente della

barra diventano blu: ciò indica che il programma non si sta più spostando all‟interno del documento di

pagina in pagina, ma utilizzando come criterio la presenza dell‟elemento indicato per la ricerca.

5.0 Formattazione

5.1 Formattare un testo

5.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri

L'aspetto del testo è determinato dal formato del carattere. È possibile scegliere il tipo di carattere

(font), rendere più grandi o più piccole le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato. Font

è l'insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico.

I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato. Di solito il font

predefinito in Word è il Times New Roman, un carattere classico simile a quello utilizzato da molte

riviste e giornali. Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il

menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word apre una finestra per la

modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per personalizzare i caratteri.

L'altro metodo, più veloce ma meno ricco di opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra

degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e

scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere.


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In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic:

compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce è visualizzata secondo l'impostazione grafica

del carattere corrispondente, in modo da dare un'idea dell'effetto grafico prodotto dal carattere.

Una volta scelto il tipo di carattere che si vuole utilizzare,

si deve selezionarlo: a questo punto si potrà scrivere del

nuovo testo secondo il carattere scelto, o anche modificare

l'impostazione di una porzione di testo precedentemente

selezionata.

Se si apre la finestra Formato Carattere, invece, si può

lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed

Effetti di testo.

5.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc.

La scheda Tipo permette di definire stili, dimensioni e

caratteristiche del carattere. Al suo interno sono presenti i

menu a discesa per Tipo di carattere, Stile e Dimensioni, gli stessi disponibili nella barra degli

strumenti Formattazione. Selezionando il menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo una delle

voci elencate è possibile vedere l'effetto grafico del carattere scelto nella finestra di anteprima. Per

mettere in evidenza determinate parole si può formattarle con il grassetto, il corsivo e il sottolineato,

selezionando l'opzione nella casella Stile.

Per modificare lo stile del testo risulta più comodo utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo e

Sottolineato posti sulla barra degli strumenti Formattazione: di solito, infatti, la formattazione in

grassetto, corsivo o sottolineato riguarda brevi porzioni di testo, deve essere variata spesso e richiede

pertanto un accesso rapido e agevole ai comandi.

5.1.3 Colori e brio nel testo

Nella finestra Tipo carattere è possibile modificare le dimensioni del carattere, colorare porzioni di

testo, inserire sottolineature particolari per le singole parole o per intere porzioni di testo. Inoltre, una

lunga lista di caselle di opzione permette di aggiungere effetti particolari al testo, quali il rilievo o

l'ombreggiatura.

Le dimensioni o corpo del carattere è espressa in punti tipografici. La dimensione standard per una

lettera commerciale è 12 punti. I testi di un quotidiano hanno in genere un corpo di 8-9 punti, mentre i

titoli principali possono essere di 72 punti o più.

Spaziatura e posizione è la seconda scheda della finestra Formato carattere e permette di variare lo

spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria di scrittura. In particolare, la

casella Proporzioni consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza

normale.

La casella Spaziatura, invece, permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a

quello previsto dal tipo di carattere usato. Introducendo un diverso valore di spaziatura è quindi

possibile modificare la distanza tra le singole lettere del testo.

Attraverso la casella Posizione, invece, è possibile variare la posizione della scrittura da quella

normale dove essa è posta al centro della linea di scrittura, a quella di apice o pedice, dove invece i

caratteri sono posti rispettivamente sopra o sotto tale riga.

Sia per la spaziatura sia la posizione dei caratteri Word propone comunque un valore predefinito, che è

possibile modificare utilizzando i pulsanti di incremento e decremento.


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L'ultima scheda della finestra Formato carattere riguarda alcuni "effetti speciali" che è possibile

attribuire al testo (Coriandoli, Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante...) ma che non sono

trasportabili sulla pagina stampata e saranno stampati come caratteri sottolineati o in corsivo. Queste

impostazioni grafiche possono servire per evidenziare in modo originale delle parti di testo che aiutino

il lavoro di scrittura, o per costruire rudimentali prototipi di presentazione multimediale o di pagine

Web.

Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente formattato nel carattere, nelle dimensioni del

carattere, nel tipo di stile e così via. Per creare un altro blocco di testo con lo stesso aspetto non è

necessario ripetere tutta la procedura di formattazione: si può utilizzare il pulsante Copia formato ,

che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Selezionate un blocco di testo che contiene la

formattazione da utilizzare su un altro blocco di testo e fate clic sul pulsante Copia formato: il cursore

del mouse si trasforma in un cursore a barra con un pennello a sinistra. Selezionate il testo che volete

formattare: quando rilasciate il pulsante del mouse, Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche di

formattazione del primo blocco di testo.

Oltre a variare tipo di carattere e grandezza, è possibile intervenire anche sul colore dei caratteri

adattandolo ai propri gusti. Per modificare il colore di una porzione di testo selezionatela con il mouse e utilizzare il pulsante

Colore carattere , posizionato sulla barra degli strumenti Formattazione. Se si fa clic

direttamente sul pulsante si applica il colore che appare nella sottolineatura della lettera A (l'ultimo

colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del

pulsante e scegliere il colore preferito dalla finestra di opzioni.

È anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa

quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo fate clic sul pulsante

Evidenzia e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si è trasformato in un

pennarello) la parte di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione è sufficiente selezionare il testo

e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni di colori.

L'evidenziazione di parti del documento risulta molto utile quando si deve "passare" il documento ad

altri utenti incaricati di correggerlo o controllarlo. Per evidenziare parti di un documento da stampare

con una stampante monocromatica è consigliabile utilizzare un colore chiaro. Per modificare il colore

dell'evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionare il colore preferito.

È possibile visualizzare o nascondere l'evidenziazione, ma non il testo evidenziato, sullo schermo e

nella stampa del documento scegliendo la voce Opzioni del menu Strumenti e selezionando o

deselezionando la casella di controllo Testo evidenziato nella scheda Visualizza.

5.1.4 Allineamento del testo

Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo:

rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via.

Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una

finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione

testo.

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La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo,

il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo.

La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l'allineamento a

sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata è la giustificazione del testo,

che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro

del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri

presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza.

Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic

su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione

La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da

assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta dì strumenti che

permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli dì struttura

assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza.

5.1.5 Rientri dei paragrafi

Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai

diversi paragrafi in cui è diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con

accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo è possibile dividere i paragrafi

lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga

che aumenti la distanza dal margine.

La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di

rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di

incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di


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rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più utilizzato è quello del

margine sinistro, ma è possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando

si creano elenchi o bibliografie.

I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora più articolata tra le parti del testo e di

organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente è

necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente.

5.1.6 Cambiare l'interlinea testo

La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi

paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo.

Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per

evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i

diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i

valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da

lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo

e quello successivo.

La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte

le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si

vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di

relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore

predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè

uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura.

La terza area della finestra, infine, è l'Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato

secondo i parametri inseriti.

Per visualizzare il formato di un paragrafo si può selezionare il pulsante ? dalla Barra dei menu,

scegliere la voce Guida rapida e portare il cursore del mouse, che nel frattempo si è trasformato in un

punto interrogativo, all'interno di un paragrafo.

Quando si fa clic compare la descrizione delle formattazioni che sono state applicate al paragrafo e al

carattere.

È possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori posti sul righello

orizzontale di Word . AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui è possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che

permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il

mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia

orizzontale a due punte, e trascinandolo, si può spostare il margine del foglio.

Facendo clic sul rettangolino posto sotto l'indicatore inferiore, invece, è possibile spostare il paragrafo

selezionato, in modo che presenti un margine diverso da quello generale.

Spostando solo l'indicatore superiore si può fare rientrare la prima riga rispetto al paragrafo.

L'indicatore inferiore permette di creare dei rientri sporgenti, in cui è il paragrafo a rientrare rispetto

alla prima riga.

5.1.7 Sillabazione del testo

La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire in

modo razionale all'interno della pagina le righe dei paragrafi.


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La casella d'opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l'ultima riga di un paragrafo

venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla

fine della pagina.

Le caselle d'opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire

che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi

selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati così come un paragrafo e il suo titolo si

vengano a trovare su due pagine differenti. La spunta della casella Non sillabare mantiene le parole

intere senza essere spezzate a fine rigo. La sillabazione è utile quando viene scelto l'allineamento

giustificato per evitare grandi spazi fra parole, che risultano antiestetici.

5.1.8 Copiare la formattazione.

Per copiare il formato di un testo selezionato, in un'altra parte di testo occorre selezionare il testo

formattato e poi fare click sul pulsante Copia formato . Il cursore si trasforma in pennello. Portarsi

all'inizio del testo da formattare e selezionarlo col mouse. Quando si rilascia il pulsante del mouse la

formattazione viene applicata al testo.

Finito di copiare il formato, il pulsante Copia formato si disattiva. Per mantenerlo attivo per più

operazioni occorre cliccare due volte. Alla fine rifare click per disattivare il copia formato.

5.2 Altre funzionalità


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SISTEMI DI ELABORAZIO

NE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

5.2.1 Tabulazioni

Nella finestra Formato paragrafo vi è il pulsante

Tabulazioni, che compare in basso su entrambe le schede

della finestra.

Le tabulazioni sono posizioni predefinite all'interno del

documento che aiutano ad allineare il testo.

Stabilire dei punti di tabulazione, quindi, consente di

allineare e disporre in modo più preciso il testo sulla pagina.

Quando si fa clic su questo pulsante Word apre una finestra

di dialogo che permette di gestire le tabulazioni, la stessa

finestra che si può aprire selezionando la voce Tabulazioni del menu Formato. All'interno della

finestra sono presenti i comandi che permettono di specificare la misura delle tabulazioni e la distanza

fra una tabulazione e l'altra.

Una volta impostate tutte le misure di tabulazione basta premere OK e all'interno del paragrafo

selezionato sono inserite le tabulazioni Impostate: ciò significa che è possibile posizionare il cursore di

Word su ciascun punto di tabulazione in sequenza premendo di volta in volta il tasto TAB.

È possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dalla finestra di lavoro, utilizzando il righello

orizzontale. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante di tabulazione posto a sinistra della Barra del

righello ; con un clic consecutivo è possibile scegliere il tipo di tabulazione che si vuole inserire,

centrata, allineata a destra o a sinistra, oppure decimale .

Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello nel punto in cui si

vuole venga posizionata. A questo punto la tabulazione è inserita ed è possibile vederne l'indicazione

sul righello. Per togliere un'indicazione di tabulazione dal righello basta selezionarla con il mouse e

trascinarla verso il bordo sinistro della pagina di Word.

5.2.2 Aggiungere bordi al testo

Per enfatizzare una parte di testo, insieme agli altri modi, vi è anche la possibilità di aggiungere bordi e

rilievi. Per ottenere ciò, selezionare la parte di testo al quale si vuole applicare un bordo e fare click

sulla voce di menu Formato/Bordi e sfondo. Appare la finestra di dialogo in cui si possono impostare

tutti i parametri necessari.


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Nella scheda Bordi si possono impostare il tipo di linea, lo spessore, il colore e la disposizione del

bordo. Nella casella a discesa si può scegliere a chi applicare il bordo, al testo selezionato oppure al

paragrafo. Col pulsante Opzioni si può scegliere la distanza del bordo dal testo, col pulsante Linea

Orizzontale si può scegliere una linea grafica da inserire orizzontalmente nel testo.

Nella seconda scheda è possibile impostare un bordo per la pagina, definendone la distanza dai margini

oltre agli altri elementi.

Infine nella scheda Sfondo è possibile scegliere un colore di sfondo per il bordo scelto e definire la

trasparenza o elementi grafici di riempimento.

5.2.3 Elenchi puntati e numerati

Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato un insieme di elementi o per

indicare una serie di passi da compiere in sequenza. Inoltre, sono molto semplici da realizzare.

Sulla barra degli strumenti Formattazione di Word, infatti, si trovano due pulsanti specifici ,

che permettono di definire elenchi puntati (in cui un punto viene posto all'inizio di ogni voce) e

numerati (in cui ogni voce è introdotta da un numero).

Provate a realizzare un elenco: dopo aver scritto una serie di nomi, premendo sempre il pulsante

INVIO dopo ogni termine, selezionateli e fate clic su uno dei due pulsanti: Word crea

automaticamente un elenco puntato o numerato É anche possibile rendere più articolato l'elenco

applicando dei rientri ad alcuni punti: dopo averli selezionati, premete il pulsante Aumenta rientro

, che si trova a fianco del pulsante per la creazione dell'elenco puntato. I punti saranno spostati (in

gergo si dice indentati) a destra e indicati da un diverso segno di punto elenco.

Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati da marcature grafiche, come puntini o motivi

geometrici: Word offre una vasta gamma di indicatori per personalizzare il tipo di elenco che si vuole

utilizzare. Per vedere i tipi di elenco a disposizione selezionate il menu Formato e fate clic sulla voce

Elenchi puntati e numerati: Word apre una finestra dove sono presentate le diverse soluzioni

grafiche per risolvere l'impaginazione di elenchi e sottoelenchi in forma numerata o grafica.


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La funzione Elenchi, oltre a permettere un'impaginazione più ordinata, consente l'aggiornamento

automatico di un elenco numerato. Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista, infatti, non è

necessario rinumerare tutte le voci: è sufficiente posizionarsi con il puntatore nel punto dove si vuole

aggiungere l'elemento e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto l'elenco secondo la nuova numerazione.

Se dopo aver creato un elenco volete tornare al testo normale, selezionatelo e fate di nuovo clic sul

pulsante Elenco che avete utilizzato per realizzarlo: gli indicatori di elenco saranno cancellati.

5.3 Maschere

5.3.1 Scelta di un modello per un documento

Molto spesso in ufficio si usano stampati o documenti che presentano sempre la stessa struttura, come

domande, certificazioni etc.. In questi casi è utile avere un modello, il quale può essere adattato alle

diverse esigenze del momento. I modelli, o se vogliamo maschere, possono essere creati dall'utente,

ma ve ne sono già di pronti. Essi sono salvati con l'estensione .dot

Creazione di un modello per un documento

Un modello può essere creato sulla base di un documento esistente. In questo caso scegliere Apri dal menu File, quindi aprire il documento desiderato. Su di esso si

possono fare le modifiche necessarie. Fatte tutte le modifiche, salvare il documento con Salva con

nome. Si apre la finestra di dialogo. Nella casella Tipo File scegliere la voce modello. Scelto il nome e

la cartella si può fare click sul pulsante Salva.

Per creare un nuovo modello senza partire da un documento esistente, scegliere Nuovo dal menu File.

Si apre la finestra di dialogo:

Selezionare Modello nella casella di gruppo Crea nuovo. Si può scegliere fra un modello esistente o

crearne uno nuovo vuoto. Nella finestra d'anteprima si può osservare la struttura del modello. Fatte le

scelte fare clic su OK. Scegliere Salva con nome dal menu File. Nella casella Tipo file fare clic su

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Modello di documento. Questo tipo di file sarà già selezionato se si sta salvando un file creato come

modello.

Il modello creato può essere salvato in una cartella qualunque, ma è buona norma salvarlo nella

cartella di default, la cartella predefinita Modelli, che verrà specificata automaticamente nella casella

Salva in. Per salvare il modello in una scheda diversa da quella Generale, passare alla sottocartella

corrispondente all'interno della cartella Modelli.

Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva. Aggiungere

gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti creati sulla base del

modello ed eliminare gli elementi non necessari. Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni

dei margini, della dimensione e dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati.

Fare clic su Salva , quindi scegliere Chiudi dal menu File.

5.3.2 Lavorare con i modelli

Per lavorare con i modelli occorre aprirne uno, fare le modifiche e salvarlo come documento.

Per aprire un modello da una cartella qualunque, selezionare dal menu File/Apri. Nella finestra di

dialogo che si apre, scegliere Modello di documento nella casella Tipo File. Cercare il modello nella

cartella desiderata e fare click sul pulsante Apri.

Per aprire un modello dalla cartella Modelli, selezionare Nuovo... dal menu File e procedere

selezionando modello dal gruppo Crea Nuovo; scegliere il modello e cliccare sul pulsante OK.

A questo punto si possono effettuare tutti i cambiamenti che si vuole, ma ... attenzione! è meglio

salvare subito, ancor prima di fare la prima modifica, il file come documento, altrimenti, cliccando

inavvertitamente sul pulsante Salva (quello con l'icona del dischetto) si potrebbe salvare il modello

modificato. Per evitare ciò, selezionare Salva con nome dal menu File, scegliere Documento Word

nella casella Tipo File, dare il nome al file e scegliere la cartella di destinazione. A questo punto fare

click sul pulsante Salva.

6.0 Rifinire un documento

6.1 Stili e paginatura

6.1.1 Utilizzare i vari stili

Nella sezione precedente abbiamo visto come un testo possa essere abbellito applicando la formattazione di carattere e di paragrafo. Ma Word offre ancora di più. E' possibile, con un unico click

del mouse applicare a un testo o all'intero paragrafo formattazioni di carattere e di paragrafo. L'insieme

delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile del paragrafo. Word offre già

molti stili preconfezionati, ma l'utente può crearne di propri.

Per attribuire uno stile a un paragrafo o a un insieme di paragrafi è sufficiente selezionarli, aprire la

casella Stili e scegliere quello voluto; al paragrafo selezionato verranno attribuiti tutti gli elementi di

formattazione di quello stile.

Facendo click sulla freccia della casella Stili, si apre la lista degli stili principali disponibili disponibili.

Ricordiamo che per vedere o stile applicato a un paragrafo si può aprire il menu ?/Guida rapida e

cliccare col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.


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Per avere l'elenco completo e la possibilità di modificare o creare stili, aprire il menu Formato/Stli... Si

apre la finestra di dialogo seguente:

Per applicare lo stile è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare click sul pulsante Applica.

Fare attenzione! Uno stile Titolo1 (p.e.) definito su un computer può essere diverso dallo stile Titolo1

di un altro computer, se questo stile è stato modificato dall'utente. Ciò non vuol dire che il documento

scritto col primo apparirà alterato sul secondo, in quanto word definisce sempre il formato carattere e

paragrafo elemento per elemento.

Le caratteristiche dello stile appaiono nella descrizione.

Gli stili Titolo già definiti in word possono essere utili quando si vuole creare un testo strutturato a

diversi livelli e si ha intenzione di fare automaticamente un sommario alla fine del documento.


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SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE I

NFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Per modificare uno stile secondo le proprie esigenze, per esempio se il tipo di carattere dello stile

Normale non è di proprio gradimento, basta scegliere lo stile e fare click su pulsante Modifica. Si apre

una finestra di dialologo in cui è possibile eseguire le modifiche.

Per modificare per esempio il tipo di carattere o la numerazione, fare click sul pulsante Formato. Fatte

le scelte, fare click su OK per attivare le nuove impostazioni.

Per utilizzare lo stile modificato con i nuovi documenti basati sullo stesso modello bisogna selezionare

la casella di controllo Aggiungi al modello. Lo stile verrà aggiunto al modello applicato al documento

attivo.

Se si fa click sul pulsante Nuovo.. invece che Modifica..., si attivano nella finestra di dialogo

precedente anche le voci Tipo e In Base a:. Si opera poi allo stesso modo della modifica. Si può

accoppiare allo stile creato anche un tasto di scelta rapida cliccando sul pulsante relativo. In questo

modo si può creare un archivio di stili personali.

Ricordiamo che per copiare uno stile (cioè il formato carattere e paragrafo) da un testo ad un altro si

può far uso del pulsante copia formato . Se si deve ripetere più volte la copia formato, fare doppio

click e al termine cliccare ancora per disattivare il pulsante.

6.1.2 Inserire il numero di pagina

I numeri di pagina diventano importanti quando il documento prende più pagine. Word numera

automaticamente le pagine, quando si cambiano le impostazioni di margini o di foglio o di altro.

Per inserire i numeri di pagina nel documento fare click sul menu Inserisci/Numeri di Pagina. Si apre

la finestra di dialogo che permette di impostare i parametri.


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Si può decidere di mettere il numero di pagina in alto o in basso, a

sinistra al centro o a destra e di inserirlo sulla prima pagina o no. Il

numero di pagina viene inserito nell'intestazione o nel piè di pagina

e può convivere con altri elementi.

Cliccando sul pulsante formato si può impostare il formato dei

numeri.

Nella casella Formato si può scegliere il formato. Si può includere,

insieme al numero di pagina, il numero del capitolo in funzione dello stile assegnato, ossia, se si è

impostato allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo, questi vengono numerati automaticamente e il

numero può apparire, separato da un separatore a scelta, dal numero di pagina.

Si può infine specificare da dove iniziare la numerazione. Questa opzione ritorna utile quando un

documento molto lungo è spezzettato in più file. In questo modo la numerazione finale dopo la stampa

risulta continua.

6.2 Intestazione e piè di pagina

6.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina

Le intestazioni e il piè di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di

documenti formali, perché permettono di fornire al documento una "cornice" informativa che

caratterizza ogni pagina.

Le intestazioni, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della

pagina, mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore.

Nelle intestazioni e nei piè di pagina si possono inserire diverse informazioni: per esempio, si può

immettere la data del documento, il titolo del capitolo, il nome dell'autore o il logo dell'azienda che lo

ha redatto.

Una volta inserite, le intestazioni e i piè di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. E però

possibile scegliere di fare comparire questi elementi solo sulla prima pagina, come "copertina" di

presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine a eccezione della

copertina. È anche possibile inserire intestazioni e piè di pagina diversi per la pagine pari e le pagine

dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l'intestazione da una sezione all'altra di

uno stesso documento.

Per inserire questi elementi selezionate la voce di menu Visualizza/Intestazioni e piè di pagina.

Word inserisce all'esterno dei margini superiore e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle

quali è possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro che permette di inserire elementi

standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni.


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Passando il cursore sui pulsanti esce un fumetto che ne spiega la funzione.

6.2.2 Inserire data, ora etc.

Il pulsante Inserisci numero di pagina, per esempio, permette di inserire automaticamente nel piè di

pagina o nell'intestazione il numero della pagina corrente, il secondo pulsante, invece, inserisce il

numero di pagina relativo, indicando la posizione della pagina rispetto all'intero documento: per

esempio, pagina 3 di 24.

I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora di produzione del

documento.

Gli altri pulsanti servono per definire lo stile di intestazione e piè di pagina, inserire dei bordi, variare

l'intestazione in alcune parti del documento o spostarsi tra i diversi elementi.

Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui è possibile attingere nella creazione delle

proprie intestazioni e piè di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce

di glossario.

6.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione

Naturalmente, oltre alle possibilità offerte dai pulsanti della barra dell'intestazione, è possibile

formattare il testo inserito con tutte le modalità offerte dalla voce di menu Formato, sia per quanto

riguarda il carattere che il paragrafo.

6.3 Vocabolario e grammatica

6.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico

È tutto corretto? Una volta che si è finito di scrivere il proprio testo è necessario rileggerlo per

verificare se ci sono imprecisioni, parole ripetute o refusi, ovvero errori di digitazione.

Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l'ortografia e la grammatica del testo e a

correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento.

Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con

una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali.

Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive, soprattutto perché possono disturbare la

leggibilità del testo e confondere l'utente. È possibile iniziare a scrivere e attivare i correttori solo in

fase finale, quando si rilegge il tutto per correggerlo. Per attivare o disattivare gli strumenti di

correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni.

Word apre una finestra che permette di personalizzare le funzioni di correzione del testo o la presenza

di suggerimenti in linea.


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Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda Ortografia e grammatica e scegliete le caselle d'opzione

che desiderate attivare.

Se si mette un segno di spunta nelle caselle Controllo ortografico durante la digitazione, Ignora

parole maiuscole, Ignora parole con numeri, Ignora indirizzi Internet e percorsi di file, per

esempio, si attiva il correttore automatico durante la digitazione, ma si escludono dalla correzione

alcune categorie di parole (le parole maiuscole, le parole con numeri, gli indirizzi Internet o di file).

Gli errori individuati dal correttore possono essere rivisti "a mano", oppure si può ricorrere ai

suggerimenti di Word. Per utilizzare gli strumenti di correzione di Word selezionate la parola o la frase

sottolineata dal correttore e fate clic con il tasto destro del mouse.

Il programma apre una finestra di dialogo a lato

della parola, in cui sono presentati i suggerimenti

di Word ed eventuali sinonimi con i quali è

possibile sostituire la parola.

E' possibile anche sostituire direttamente

l'elemento sbagliato con una delle opzioni

suggerite da Word: per farlo, selezionate dalla

finestra di dialogo il suggerimento che si volete

accogliere e fate clic: il testo è corretto secondo

l'indicazione scelta.

E' possibile attivare una correzione automatica del

testo, in modo che Word modifichi

autonomamente durante la battitura i termini che


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presentano anomalie grammaticali. L'affidabilità di questo sistema non è ancora completa: a volte,

infatti, vengono 'corrette" parole esatte, ma che il computer non è in grado di comprendere o

riconoscere. Spesso, comunque, la correzione si rivela un risparmio di tempo.

Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione

automatica. Word apre una finestra dalla quale è possibile attivare la funzione di correzione durante la

digitazione e anche inserire una lista di errori che si compiono di frequente e che si vogliono

correggere in modo automatico.

Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in

basso i campi Sostituisci e Con. E' cosi possibile inserire nel campo Sostituisci le voci che si

sbagliano più di frequente e nel campo Con i termini sostitutivi degli errori.

Correggere durante la fase di scrittura aiuta a tenere sotto controllo il testo, ma può anche risultare

dispersivo e frammentare il processo creativo.

Molti preferiscono tenere separati il momento della scrittura da quello della correzione, ed effettuare le

revisioni tutte insieme nella fase finale.

Word permette anche di effettuare una lettura selettiva del documento, fermandosi solo sulle parti

ambigue dal punto di vista grammaticale o ortografico.

Per "saltare" da un errore all'altro selezionate un elemento segnalato dal correttore e fate doppio clic

sul pulsante Stato di ortografia e grammatica , posto sulla barra di stato: con un primo doppio

clic Word apre una finestra di dialogo nella quale si visualizzano i suggerimenti ortografici,

grammaticali o stilistici elaborati dal programma per quella parola; con un secondo doppio clic si passa

all'elemento successivo, "saltando" in un'altra parte del documento.

Dalla finestra di dialogo si può decidere di ignorare il suggerimento (selezionando l'opzione Ignora

frase), o di accettarlo: in questo caso si deve fare clic su una delle opzioni con cui Word consiglia di

sostituire l'errore. Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il

documento alla ricerca di errore.

Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo,

analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale è possibile visualizzare i suggerimenti,

accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quell'errore all'interno del documento.


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6.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale

Correggere un errore ortografico è semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella

memorizzata del dizionario e propone la correzione.

Più complicata è la correzione grammaticale e ancor più difficile è la correzione sintattica, in quanto

intervengono, in questo caso, elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word

avanza dei suggerimenti su costruzioni di frase che appaiono scorrette o poco usate.

Per attivare il controllo grammaticale bisogna selezionare la casella Controlla grammatica nella

finestra di controllo ortografico che si apre attivando il Controllo Ortografia e Grammatica dal

menu Strumenti, vista in precedenza.

La frase o la parola che sembra non corretta viene evidenziata in verde nella prima finestra di testo e

nella seconda appare il commento di correzione, che può essere accettato o no mediante i pulsanti a

lato.

Nel caso si voglia disattivare la correzione grammaticale, per rendere più veloce la correzione

ortografica, è sufficiente deselezionare la casella Controlla grammatica


7.1 Modificare l'impostazione della pagina

Quando si inizia a scrivere con Word, il programma mostra un' impostazione e un carattere

predefiniti. Si tratta però di impostazioni che possono essere ridefinite in base alle esigenze e ai gusti

dell'utente, che può così personalizzare l'impaginazione del documento.

Impaginare un documento con Word significa impostare tutti gli elementi che caratterizzano le pagine

del documento, la delimitazione dei margini, che permette di stabilire quanto spazio deve occupare il

testo scritto rispetto all'area del foglio, al definizione del paragrafo e altro.

Se si definiscono i criteri di impaginazione prima di iniziare a scrivere, le impostazioni si attivano per

tutto il testo, se invece si è già cominciato a scrivere ma si vuole cambiare qualcosa nell'impostazione

grafica, è necessario selezionare l'area all'interno della quale apportare le modifiche e poi introdurre i

nuovi canoni di impaginazione.

Oltre alla formattazione del carattere e del paragrafo, si deve impostare la pagina per poter avere la

giusta impaginazione. Word provvede automaticamente a distribuire il testo nelle varie pagine a

seconda delle dimensioni del foglio e di tutti gli altri elementi scelti.

Impostazione della pagina.

Per impostare la pagina fare click su File/Imposta Pagina. Si apre la finestra di dialogo, composta di

quattro schede.


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La scheda Dimensioni, permette di definire le dimensioni e l'orientamento del foglio di stampa.

La casella Dimensione foglio presenta un menu a discesa dove sono visualizzati i formati di carta più

diffusi a seconda della funzione e della nazione di utilizzo (in Italia di solito è A4). Se il tipo di foglio

che si vuole utilizzare per la stampa non è presente nell'elenco è possibile personalizzare le dimensioni

utilizzando i pulsanti di incremento e decremento presenti nella finestra per definire esattamente la

larghezza e la lunghezza del foglio. Attenzione alla stampante, però: il formato definito in Word

deve corrispondere ai fogli di carta che verranno inseriti nel cassetto della stampante.

Orientamento, permette di stabilire l'orientamento del foglio. Attraverso i pulsanti di selezione

esclusiva è possibile stabilire se esso dovrà essere posizionato in senso verticale o orizzontale.

Si utilizza il termine landscape (paesaggio) per indicare l'orientamento orizzontale del foglio e portrait

(ritratto) per definire l'orientamento verticale.

Nella scheda Layout della finestra Imposta pagina si trovano opzioni sofisticate per l'impostazione

della pagina, per esempio la possibilità di inserire numeri di riga o impaginare il documento con dei

bordi: selezionando i relativi pulsanti si apriranno le finestre di dialogo che permettono di specificare i

parametri per queste impostazioni.

7.2 Modificare i margini della pagina

La scheda Margini, permette di definire quanto spazio si vuole lasciare ai bordi del testo.


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La finestra presenta cinque campi: i primi quattro, Superiore, Inferiore, Destro e Sinistro,

forniscono le dimensioni di ciascun margine secondo l'impaginazione predefinita.

Il quinto parametro è dedicato alla rilegatura. In alcuni casi, infatti, per esempio nelle tesi di laurea o

negli appunti, i fogli stampati saranno uniti attraverso spirali o cuciture ed è quindi utile lasciare uno

spazio aggiuntivo sul lato interno o superiore del foglio, per far sì che possa essere rilegato.

Il campo Rilegatura serve per aumentare lo spazio di un margine senza modificare la simmetria del

testo rispetto alla pagina: se si aumenta il valore di un margine rispetto agli altri, infatti, la pagina

viene centrata secondo valori asimmetrici e può risultare spostata verso destra o verso sinistra.

Meglio quindi impostare lo spazio per la rilegatura, che permette di lasciare inalterata la centratura del

testo.

Nella scheda Margini si trova anche un riquadro, Distanza dal bordo, che permette di definire la

distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Piè di pagina, spazi predefiniti che si trovano nella

parte superiore o inferiore della pagina dove vengono inseriti elementi standard del documento, quali

il titolo del capitolo, il logo dell'azienda o la data di realizzazione.

Attenzione! La distanza dal bordo di intestazioni e piè di pagina deve essere sempre inferiore a quella

del margine inferiore o superiore: in caso contrario, infatti, il testo del documento viene stampato sotto

l'intestazione o il piè di pagina.

L'opzione Pagine affiancate è utile nel caso si debba stampare il documento in modalità fronte-retro:

mettendo il segno di spunta nella casella relativa i margini interni e esterni delle pagine affiancate

risulteranno uguali.

Se si seleziona la casella Due pagine per foglio è possibile stampare due pagine del documento sullo

stesso foglio, mantenendo simmetrici i margini interni ed esterni: questa opzione è molto utile quando

si realizzano depliant o biglietti di invito che devono essere piegati in due dopo essere stati stampati.

Una volta definiti i margini e gli altri criteri di impaginazione, è possibile decidere se applicare la

formattazione impostata all'intero documento o solo a una parte definita del testo.

Nella finestra Imposta pagina, infatti, è presente per tutte le schede il menu a discesa Applica a, che

permette di scegliere se applicare l'impostazione a tutto il documento oppure soltanto dal punto in cui

84




SISTEMI DI ELABO

RAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

ci si trova in poi. Se in precedenza è stata selezionata una parte di

testo compare anche l'opzione Applica alla parte selezionata.

8.0 Funzioni avanzate

8.1 Tabelle

8.1.1 Creare tabelle standard

Le tabelle vi permettono di organizzare le informazioni in righe e

colonne e possono servire non solo nella presentazione di dati, ma

anche per disporre in modo ordinato immagini e testo.

Le tabelle possono essere utili per migliorare l'impaginazione di

documenti, soprattutto nel caso di pagine da pubblicare su Internet,

e permettere l'allineamento di immagini e testo in modo da ottenere

un layout regolare e uniforme.

Le tabelle sono costituite da una serie di celle (o caselle) orizzontali e verticali: ogni fila di celle

orizzontali forma una riga, mentre una serie di celle verticali costituisce una colonna.

Si possono disegnare tabelle standard, dove la grandezza di righe e colonne mantiene un valore costante, e tabelle personalizzate, in cui alcune righe sono più grandi di altre, per mettere in maggiore

risalto i contenuti.

Per costruire una tabella standard aprite il menu Tabella e fate clic sulla voce Inserisci tabella: Word

apre una finestra di dialogo nella quale è possibile specificare il numero di righe e di colonne che

volete inserire; i bottoni di selezione esclusiva permettono di decidere se impostare una grandezza fissa

per tutte le caselle oppure stabilire una grandezza variabile a seconda dei dati contenuti alloro interno.

Il pulsante Adatta alla pagina, invece, è specifico per i documenti che devono essere utilizzati sul

Web: esso, infatti, permette di variare le dimensioni della tabella adattandole alla finestra del browser. Una

volta impostati tutti i parametri desiderati, fate clic sul pulsante OK e la tabella sarà inserita nel punto

in cui si trova il cursore. Per scrivere, inserire immagini o altri elementi in una cella è sufficiente

posizionarsi con il puntatore all'interno di una cella e fare clic. Per spostarvi da una cella all'altra

utilizzate i tasti freccia. Potete anche premere il tasto TAB per spostavi di cella in cella sulla stessa riga

e i tasti MAIUSC + TAB per spostarvi indietro (a sinistra) nella riga.

Se avete già del testo a disposizione, provate a utilizzare l'opzione Converti/Testo in tabella, che si

trova nel menu Tabella.

Selezionate il testo che volete convertire, fate clic su questo comando Tabella/Converti il testo in

Tabella, scegliete una delle Opzioni di adattamento automatico e le modalità di separazione del testo,

quindi fate clic su OK.

8.1.2 Modificare gli attributi delle celle

Una volta costruita, la tabella è facilmente modificabile e adattabile a diverse esigenze. È possibile, per

esempio, modificare la grandezza delle celle: posizionatevi sui bordi della cella in modo che il cursore

assuma la forma di una doppia freccia, fate clic e, tenendo premuto il pulsante del mouse, spostate il

margine aumentando o diminuendo la grandezza di righe e colonne.


85



NI E COMUNICAZIONI

SISTEMI DI ELABORAZIONE

DELLE INFORMAZIO

Se invece vi posizionate sul lato

orizzontale o verticale di una

cella il cursore assume la forma

di una freccia nera: facendo clic

con il pulsante destro del mouse

si seleziona l'elemento e

compare un menu a discesa.

Attraverso le opzioni contenute nel menu è possibile compiere

sull'elemento una serie di operazioni: si può tagliare la cella o

suddividerla in più parti, oppure raggruppare più celle tra loro. È

anche possibile modificare la grafica dell'elemento, definendo un bordo o uno sfondo colorato, o

disponendo il testo secondo un orientamento verticale.

Per spostare o ridimensionare l'intera tabella, invece, posizionatevi con il puntatore sulla tabella fino a

quando non compaiono agli angoli i quadratini per la modifica.

Il quadratino di spostamento, contrassegnato da una freccia a croce, permette di selezionare l'intera

tabella per spostarla, tagliarla o cancellarla dal documento. Il quadratino di ridimensionamento, invece,

posto sul lato destro della tabella, permette di ridimensionare la tabella allo stesso modo di

un'immagine o un disegno.

8.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne

Naturalmente nella tabella creata si possono anche aggiungere o eliminare righe, colonne e celle,

utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella.

Attraverso questi strumenti è quindi possibile variare gli

elementi della tabella e personalizzarli secondo le proprie

esigenze.

8.1.4 Aggiungere bordi

Nel caso di tabelle irregolari (cioè con righe e colonne di grandezze differenti) potreste però trovare

più comodo utilizzare gli strumenti di disegno a mano libera.

Se si seleziona la voce di menu Tabella/Disegna tabella, oppure si fa clic sul pulsante Tabelle e bordi

presente nella barra degli strumenti Standard, si apre la barra degli strumenti Tabelle e bordi, che

permette di disegnare direttamente con il mouse righe e colonne di grandezza diversa.

Per iniziare a disegnare selezionate il pulsante Disegna tabella , contrassegnato da una matita: il

puntatore del mouse si trasforma in una matita. Trascinando il mouse potete definire l'altezza e la

larghezza della tabella. Dopo aver definito la "cornice", passate all'interno: trascinate il mouse nel

punto in cui volete tracciare una riga o una colonna e disegnatela.

Ripetete questa operazione per il numero di volte necessario. Quando avete finito di disegnare le righe

e le colonne premete ESC. Il puntatore del mouse riprende la solita forma a I maiuscola: significa che

potete fare clic all'interno di una cella e iniziare a digitare il testo.

Oltre a migliorare la presentazione delle tabelle, Word 2000 fornisce nuovi strumenti di impaginazione

per migliorare la loro disposizione nel foglio e integrarle meglio nella pagina.

86




SI

STEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

È possibile sistemare la tabella in modo armonico con il resto del documento,

posizionandola al centro della pagina in modo che sia incorniciata dal testo. Per farlo selezionate la

tabella, premete il pulsante destro del mouse e fate clic sulla voce Proprietà tabella.

Word apre una finestra di dialogo contenente diverse schede per la formattazione avanzata.

Scegliendo la scheda Tabella è possibile osservare le impostazioni di allineamento rispetto al testo e

modificarle: se si utilizza la disposizione testo Ravvicinato è possibile posizionare il testo in modo

contiguo rispetto alla tabella.

E' possibile applicare bordi ad ogni cella o a gruppi di celle mediante i pulsanti bordi

Se si vuole scegliere anche il tipo di linea per i bordi, conviene scegliere il menu Formato/Bordi e

sfondo, dal quale, nella finestra di dialogo che si apre, oltre alla linea si può scegliere il colore e lo

sfondo.

8.1.5 Formattazione automatica

Word 2000 offre anche la possibilità di applicare automaticamente una formattazione.

Facendo click sulla voce di menu Tabella/Formattazione automatica si apre una finestra di dialogo

in cui si può scegliere fra diversi formati disponibili.

Ordinare i dati

Organizzare i dati in tabelle permette anche di trattarli con alcuni strumenti tipici dei fogli di lavoro,

cioè i documenti realizzati con Excel. È possibile, per esempio, ordinare le voci in modo alfabetico,

numerico o in base alla data, oppure calcolare la somma di una riga o di una colonna di numeri.

Per ordinare gli elementi di una colonna all'interno della tabella selezionate l'intera tabella, fate clic sul

menu Tabella e scegliete la voce Ordina. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono

evidenziati i diversi fattori che è possibile ordinare e i parametri di ordinamento. Nelle caselle Ordina

per è passibile definire le colonne che si vogliono ordinare, mentre nella casella Tipo si impostano i

parametri per l'ordinamento: è possibile scegliere se ordinare le colonne in modo alfabetico, numerico

o in base alla data.


87




Un'altra funzione importata dai fogli di lavoro è quella della somma dei valori di più righe o colonne

nella tabella. Per ottenere la somma di più righe posizionatevi sull'ultima cella della riga e scegliere la

voce Formule dal menu Tabella. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presentate le

opzioni disponibili per compiere operazioni con le celle. Nella casella Formula l'operazione di somma

(SUM) è l'opzione predefinita, identificata con la formula =SUM(LEFT): l'espressione significa che

verranno utilizzati per la somma tutti i valori posti a sinistra della cella selezionata; posizionandosi

invece sulla cella di una colonna sarebbe comparsa la formula =SUM(ABOVE): significa che la

somma avviene tra tutti i valori delle celle poste sopra quella selezionata


88




8.2 Disegni e immagini

8.2.1 Aggiungere un'immagine nel documento

Word offre diverse possibilità per abbellire un documento e renderlo perfino multimediale. Si possono

inserire tutti gli oggetti che si vuole, di cui alcuni verranno stampati, mentre altri sono utilizzabili solo

nel documento elettronico. Così possiamo inserire immagini, clip art, disegni, suoni, filmati e altri

oggetti per rendere interattivo il documento. Inserire nel testo un'immagine o un altro elemento grafico

è molto semplice. Basta sceglier la voce di menu Inserisci/immagine. Si sceglie poi l'elemento da

inserire.

Agli elementi grafici inseriti sono collegate due barre di strumenti che permettono di modificare

l'elemento: La barra di strumenti Disegno e la barra di strumenti Immagine.

Gli strumenti per disegnare

Gli strumenti per il disegno disponibili, permettono di ottenere disegni vettoriali che possono essere

anche molto complessi.

Se la barra degli strumenti Disegno non appare nella finestra di lavoro di Word aprite il menu

Visualizza, selezionate l'opzione Barre degli strumenti e fate clic sulla voce Disegno.

Word permette sia di disegnare a "mano libera" sia di utilizzare strumenti per tracciare figure e forme

predefinite, per costruire disegni più regolari.

Selezionando la voce Forme, all'interno della barra Disegno, si apre un menu a discesa dove sono

elencati i diversi tipi di forme disponibili.

Il pulsante Linee, per esempio, permette di tracciare linee e figure a mano libera; il pulsante Forme,

invece, permette di aggiungere forme già predefinite al documento. Con i pulsanti Freccia è possibile

disegnare frecce dalle forme più diverse, mentre lo strumento Callout costruisce delle cornici di testo,

come nei fumetti, per commentare illustrazioni o introdurre commenti e note.

Il menu Forme presenta anche la voce Diagrammi di flusso, che permette di costruire diagrammi e

mappe concettuali, utili nei testi di spiegazione e nelle presentazioni aziendali. Ogni voce del menu

Forme, poi, presenta a sua volta un sottomenu di opzioni.


89




Una volta scelto il tipo di forma che volete inserire, fate clic sulla corrispondente voce di menu: il

cursore del mouse si trasforma in crocetta, indicando che in quel punto è possibile iniziare a disegnare

una figura.

Per disegnare figure predefinite, per esempio, tenete premuto il pulsante sinistro e trascinate il cursore

finché la figura non ha acquistato la dimensione desiderata: a quel punto rilasciate il pulsante del

mouse e la forma risulta inserita nel testo.

Le linee a mano libera, invece, possiedono ciascuna una propria "tecnica di disegno". Per le linee e le

frecce, per esempio, fate clic sul documento e iniziate a disegnare: una volta che si rilascia il pulsante

la figura è conclusa e diviene un oggetto "chiuso".

Per le linee curve, invece, è possibile definire con una serie di clic consecutivi i punti di curvatura della

linea, per poi chiuderla con un doppio clic nel punto desiderato.

In ogni caso fare qualche prova è il modo migliore per comprendere rapidamente come utilizzare lo

strumento di disegno selezionato.

Dopo aver costruito un disegno, è possibile spostarlo, cancellarlo o copiarlo selezionandolo con il

mouse. Facendo clic su di esso, infatti, Word evidenzia i contorni del disegno: significa che può essere

cancellato premendo il tasto CANC, trascinato con il mouse in un'altra posizione del testo oppure

modificato.

Per individuare in modo più semplice le aree di grafica rispetto a quelle di testo è possibile utilizzare il

pulsante Selezione oggetti . Questo strumento trasforma il puntatore in una freccia di selezione che

consente di selezionare gli oggetti della finestra attiva. Per selezionare un solo oggetto è sufficiente

fare clic sull'oggetto desiderato, mentre per selezionare più oggetti è necessario trascinare la freccia

sugli oggetti.

Per modificare le dimensioni di un disegno selezionato, posizionate il puntatore del mouse su uno dei

vertici dell'immagine, che appaiono evidenziati: le cosiddette "maniglie". A questo punto il puntatore

cambia forma ed è possibile agire sul disegno trascinando il mouse per ingrandirlo, rimpicciolirlo o

deformarlo. Di solito tenere premuto il tasto SHIFF mentre si effettuano operazioni di selezione sulle

maniglie di un oggetto grafico permette di ingrandire o rimpicciolire l'oggetto in maniera

proporzionale, evitando deformazioni indesiderate.

È anche possibile colorare il contorno dell'immagine e riempirne la sagoma con sfondi e colori. Per

colorare il contorno del disegno, una volta selezionata l'immagine, fate clic sul pulsante Colore linea.

Word apre una tavolozza di colori dalla quale è possibile scegliere la tonalità che si vuole utilizzare per

i bordi.

Allo stesso modo, facendo clic sul pulsante Colore riempimento, è possibile riempire con un colore o

con degli sfondi particolari l'interno dell'oggetto grafico.

Il pulsante Ombreggiatura, invece, permette di aggiungere un effetto ombreggiato all'immagine,

mentre il pulsante 3D costruisce una proiezione tridimensionale dell'oggetto.

Quando si inserisce un oggetto, esso viene posto '.sopra" il testo e può coprirne delle parti. È possibile

però spostare l'oggetto "sotto" la superficie del testo, in modo che compaia come sfondo del

documento. Per farlo, selezionate l'oggetto disegnato e fate clic sul pulsante Disegno, posto sulla barra

di Disegno. Word apre un menu di opzioni che permettono di modificare il disegno, per esempio

ruotandolo, capovolgendolo o modificandone il livello di profondità nel documento. La voce Ordine,

per esempio, permette di portare il disegno in primo piano o mandarlo in secondo piano, sia rispetto ad

altri oggetti sia rispetto al testo del documento. All'interno di ogni sagoma disegnata, inoltre, è

possibile aggiungere del testo. Per farlo selezionate il disegno e fare clic con il pulsante destro: Word

apre un menu di scelta rapida. Selezionando la voce Aggiungi testo compare all'interno dell'immagine

un'area di testo nella quale è possibile iniziare a scrivere.

WordArt


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WordArt è un'applicazione che permette di inserire all'interno del documento Word elementi testuali

trattati come grafica. Wordart combina forme, colori e caratteri in un unico oggetto. Per inserire un

elemento WordArt posizionatevi con il puntatore nell'area desiderata e fate clic sull'icona WordArt,

situata sulla barra di disegno. Il programma apre una finestra di dialogo in cui si trova una griglia di

opzioni grafiche. Si possono realizzare, per esempio, testi ondulati, tridimensionali o disposti in senso

verticale.

Se selezionate una delle opzioni e fate clic su OK il programma apre la finestra Modifica testo

WordArt, che permette di inserire il testo al quale si vuole applicare la grafica Wordart, nonché il tipo

e le dimensioni di carattere che si vogliono adottare.

Una volta immessi tutti i parametri necessari fate clic su OK e Word inserisce la WordArt nel punto

selezionato.

La WordArt è a tutti gli effetti un'immagine: per selezionarla posizionatevi con il puntatore

sull'elemento in modo che la freccia si trasformi in croce e fate clic; per spostarla all'interno della

pagina trascinatela con il mouse; per modificarne il formato grafico, invece, fate clic (o doppio clic)

sull'area interessata e aprite in tal modo la barra degli strumenti WordArt.

Selezionando il pulsante Formato WordArt,

per esempio, potete modificare i colori di

riempimento del carattere, oppure potete

variare forma e ondulazione del testo attraverso il pulsante Forma del testo. Per ruotare il testo,

invece, è sufficiente fare clic sul pulsante Ruota per gradi e trascinare un angolo dell'elemento nella

direzione in cui si desidera ruotarlo. Come per le altre immagini inserite in Word, è possibile

ingrandire o deformare l'oggetto posizionandosi sui quadratini bianchi del contorno e trascinandolo

nella direzione desiderata.

Se, per esempio, ci si posiziona sul quadratino del lato inferiore dell'immagine e lo si trascina verso il

basso, l'immagine viene deformata in lunghezza secondo la direttrice del movimento.

Le ClipArt

Se selezionate la voce Immagine del menu Inserisci (oppure premete il pulsante inserisci immagine

sulla barra di Disegno) e fate clic sulla voce ClipArt, si apre la finestra ClipArt, da cui è possibile

consultare un archivio di immagini, e nelle ultime versioni di Word anche di suoni e filmati, da

aggiungere al testo.

Word 2000 ha migliorato le funzionalità ClipArt in modo da rendere più comoda la gestione e la

ricerca delle immagini e da introdurre possibilità di scambio con il Web, attingendo risorse da siti

Internet.

La finestra Inserisci ClipArt contiene tre schede che raccolgono i diversi tipi di media che si possono

inserire. Le immagini contenute nell'archivio ClipArt possono essere di tipo bitmap (per esempio gif,

.bmp, .jpg) o in formato metafile di Windows (.wmf). Le immagini bitmap sono formate da una serie

di punti che compongono forme e linee. Sono create utilizzando programmi di disegno, per esempio

Microsoft Paint, oppure acquisendo un'immagine per mezzo di uno scanner. Le immagini bitmap non

possono essere convertite in Oggetti di disegno, ma è possibile modificarne le dimensioni e il colore o

ritagliarle utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti Immagine. .

Il formato metafile di Windows, invece, indica che le immagini inserite nel testo possono essere

trattate come disegni e modificate direttamente con gli strumenti di disegno di Word: è possibile, per

esempio, scomporre tali immagini in più parti per spostarne alcuni pezzi o colorarli in modo diverso.

La scheda Immagini contiene disegni e fotografie nei formati grafici più diffusi (.bmp, .wmf, .jpg

.gif ecc.). La scheda Suoni raggruppa file audio in formato .wav, .mid o .au. La scheda Filmati, invece,

può contenere sia video e animazioni, in formato .avi .mpeg e .mov, sia immagini gif animate, cioè le


piccole animazioni che si vedono sulle pagine Web. I file di ogni scheda sono ordinati in categorie in

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base all'argomento rappresentato. Una volta selezionato il tipo di file che si vuole inserire, per esempio

attraverso la scheda Immagini, si può iniziare la ricerca sfogliando tutte le categorie presenti o

effettuare una richiesta "mirata" su specifici temi, formati o tipi di disegno.

Dopo aver individuato la categoria che vi interessa, fate clic sull'icona corrispondente: Word apre la

cartella selezionata e mostra, in formato ridotto, tutte le immagini ClipArt contenute all'interno.

Posizionandosi con il mouse su ciascuna icona è possibile visualizzare una breve descrizione

dell'immagine e verificare quanto "pesa" in termini di memoria.

Se fate clic sull'immagine, invece, si apre la barra dei pulsanti ClipArt, attraverso la quale è possibile

inserire l'immagine all'interno del testo (con il pulsante Inserisci ClipArt), spostarla in un'altra cartella

tematica o vederne un'anteprima.

Se fate clic sul pulsante Visualizza anteprima potete dare un'occhiata al file

selezionato dall'archivio. Questa funzione permette di vedere un'immagine

nelle dimensioni reali con le quali sarà inserita, ma è utile soprattutto nel

caso di suoni e animazioni: in questi casi, infatti, Word lancia l'applicazione

per far ascoltare l'audio o vedere il filmato video e permette di avere un'idea

più completa del file che si vuole inserire.

Il pulsante Aggiungi a Preferiti o a un'altra Categoria permette di

organizzare l'archivio ClipArt: facendo clic su di esso, infatti, l'immagine

selezionata viene inserita nella cartella Preferiti di ClipArt ed è resa

disponibile per accessi successivi.

È anche possibile inserire la ClipArt in altre cartelle dell'archivio, per

esempio aggiungere l'immagine di una foglia, archiviata nella cartella Natura, anche nella cartella

Stagioni, in modo da personalizzare l'archivio secondo i propri criteri di classificazione. In questo

modo si semplifica anche la ricerca di un'immagine, in quanto essa comparirà in più categorie.

Il pulsante Cerca oggetti ClipArt analoghi, infine, permette di compiere ricerche più estese in base a

parole chiave o altri parametri di ricerca: se fate clic su di esso la finestra si allarga a comprendere una

serie di opzioni con cui è possibile, per esempio, cercare file che siano simili all'originale per tipo di

disegno, oppure che presentino la stessa dimensione o gamma di colori.

8.2.2 Applicare al documento uno sfondo colorato

Una pagina Word può essere abbellita anche dandole uno sfondo colorato con o senza filigrana.

Naturalmente questa possibilità serve ad abbellire una pagina WEB e lo sfondo della pagina è visibile

solo in visualizzazione WEB. Per inserire uno sfondo scegliere il menu Formato/Sfondo/Effetti

riempimento.... Si apre Una finestra di dialogo.


92



SISTEMI DI EL

ABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Essa è costituita da tre schede, con le quali è possibile inserire, oltre che un colore di sfondo, anche una

trama o un motivo o un'immagine. Se si volesse stampare il documento word con lo sfondo occorre

salvarla come HTML, visualizzarla con un browser (p.e. Explorer) e quindi impostare la stampa con lo

sfondo.

Se proprio si vuole avere una pagina Word con uno sfondo colorato, si può inserire una casella di testo

grande a piacere e scrivere il testo all'interno di essa. Alla casella di testo può essere dato uno sfondo

colorato o una trama che verrà stampata.

Per inserire una casella di testo, visualizzare la barra degli strumenti Disegno e fare click sul pulsante

Casella di Testo e disegnare la casella tracciandola sulla pagina. Una volta tracciata, selezionarla

cliccando sul bordo e cliccare sulla freccetta a destra del pulsante Riempimento .

8.2.3 Spostare disegni e immagini in un documento

Inserito un elemento nel documento, sia esso un'immagine, una casella di testo o un disegno, occorre

stare attenti a dove si posiziona e in qual modo è legata al testo. Infatti, modificando la pagina o

inserendo o eliminando del testo, l'immagina si muove e potrebbe non apparire più dove volevamo.

Innanzitutto occorre decidere in qual modo l'immagine dovrà apparire nel testo, per esempio se il testo

deve incorniciare l'immagine, oppure stare sopra e sotto o dietro o davanti etc.. Per ottenere questa

disposizione, selezionare l'immagine cliccandoci sopra; se non si apre automaticamente la barra di

strumenti Immagine, attivarla da Visualizza/Barre degli Strumenti/Immagine. Appare la barra, dalla

quale si può impostare la disposizione del testo. In alternativa si può cliccare col destro sull'immagine

e scegliere la voce di menu Formato immagine dal menu di scelta rapida.


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Se l'immagine è in linea col testo, essa viene trattata come fosse testo e si sposta insieme al resto

durante l'impaginazione. Negli altri casi occorre vedere a quale paragrafo è collegata. Ciò è indicato da

un'ancora all'inizio del paragrafo, che compare se si seleziona l'immagine ed è attivo il pulsante Mostra

tutto .

L'ancora indica che l'immagine rimarrà

ancorata a quel paragrafo, così, se si

inserisce del testo prima dell'ancora,

l'immagine scende col testo, mentre se del

testo viene inseritodopo l'ancora,

l'immagine non si muove.

Agendo opportunamente l'elemento può

essere disposto in ogni punto della pagina ottenendo l'effetto desiserato.

8.2.4 Modificare le dimensioni di un elemento grafico Qualunque elemento inserito in una pagina word può essere ridimensionato e, volendo deformato.

Per ridimensionare un'immagine o altro è sufficiente cliccarci sopra in modo da selezionarla. Appaiono

agli angoli e ai bordi dei quadratini neri detti maniglie, trascinando i quali si può allargare o allungare

(maniglie ai bordi) o allargare e allungare contemporaneamente (maniglie agli angoli).

Per evitare la deformazione dell'immagine, fare le operazioni di ridimensionamento tenendo premuti i

tasti SHIFT e CTRL. Tenendo premuto solo SHIFT si ridimensiona dalla parte del trascinamento

allargando e allungando. Tenendo premuto anche il tasto CTRL si ridimensiona da entrambi i lati

specularmente.

L'effetto del ridimensionamento su un'immagine dipende dalla definizione con cui l'immagine è stata

prodotta; un ingrandimento eccessivo potrebbe deteriorarne la qualità.

Le dimensioni di un elemento grafico possono essere impostate con estrema precisione cliccando col

destro sull'immagine e scegliendo Formato Immagine dal menu di scelta rapida. Dalla finestra di

dialogo che appare si possono fare le varie impostazioni; tale finestra è formata da varie schede e si

adegua al tipo di elemento selezionato.


8.3.1 Importare un foglio elettronico


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Una caratteristica importante di word è la possibilità di importare in una pagina un elemento (oggetto)

esterno prodotto con un'altra applicazione e modificarlo o aggiornarlo con l'applicazione che lo ha

prodotto. Per esempio si può importare un foglio di lavoro Excell e modificarlo all'interno di word. Per

importare un oggetto si deve far click sul menu Inserisci/Oggetto. Si apre una finestra di dialogo.

La finestra è costituita da due schede, la prima permette di creare un nuovo oggetto, la seconda

permette di creare l'oggetto partendo da un file esistente.

Per esempio se vogliamo inserire un foglio Excell già esistente e avere la possibilità di modificarlo in

word, si deve scegliere il file cercandolo con Sfoglia. Se si vuole che l'originale sia collegato in modo

da essere sempre aggiornato si deve selezionare la casella Collega al file.

Per modificare l'oggetto creato fare doppio click sull'oggetto. In questo modo si apre la modalità

modifica ed è come se si lavorasse nell'applicazione propria dell'oggetto

8.3.2 Importare file di immagini, tabelle o grafici

Allo stesso modo si può inserire qualunque file che sia stato prodotto con una applicazione. Così

un'immagine prodotta con Paint può essere inserita come oggetto ed essere modificata con paint. Se

l'immagine è stata prodotta con Corel Draw, può essere inserita e modificata con Corel Draw.

Un oggetto importante che può essere inserito è, per esempio, Equation, cioè

una equazione matematica. Inserendo come oggetto Microsoft Equation, si

apre nella pagina uno spazio in cui si può scrivere l'equazione, la quale può

sempre essere modificata cliccando due volte sopra.

Scegliendo dall'elenco Microsoft Graph viene inserito un grafico. Cliccando col destro sopra al grafico

e scegliendo Grafico/Modifica dal menu di scelta rapida si apre una finestra in cui è possibile

effettuare tutte le modifiche necessarie, come scelta del tipo e molti altri parametri.


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Infine si può inserire un file, selezionando Inserisci/file... dalla barra dei menu. Si apre la finestra di

dialogo in cui è possibile scegliere il file. In genere si inserisce un file di testo, che può essere un file

word o un file di solo testo. Ciò può essere selezionato dalla casella Tipo file. Se viene selezionato un

file non di testo, questo viene aperto ugualmente ma con risultati imprevedibili, in quanto Word

considera solo file di testo.

Inserire un file può tornare utile quando si vuole inserire un testo già scritto in un punto del documento

attivo, o per accodare più file piccoli per formare un documento grande: è più facile gestire un file

piccolo che uno di grandi dimensioni.

1.0 Primi passi con il Foglio Elettronico

Foglio elettronico

1.1 Aprire un programma di Foglio Elettronico

1.2 Aprire una cartella esistente e salvarla

1.3 Aprire diverse cartelle

1.4 Creare una nuova cartella e salvarla

1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto

1.6 Chiudere una cartella



2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo

2.2 Usare lo strumento Zoom


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2.3 Modificare le barre degli strumenti

3.0 Scambiare documenti

3.1 Salvare una cartella con un altro formato

3.2 Salvare una cartella per un sito WEB


4.1 Inserire i dati

4.2 Inserire numeri in una cella

4.3 Inserire un testo in una cella

4.4 Inserire simboli, data e ora in una cella

4.5 Inserire semplici formule in una cella

4.6 Inserire serie di dati


5.1 Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti e non.

5.2 Usare le funzioni Copia Taglia e Incolla, cancellare e spostare dati.

1.0 Primi passi col Foglio Elettronico

1.1 Aprire un programma di Foglio Elettronico

Cos'è un foglio di calcolo? Quando due studenti americani nel 1979 si accorsero (per modo di dire) che

il computer poteva, fra l'altro, anche e soprattutto calcolare, pensarono di dividere lo schermo in tante

caselle, nelle quali mettere soprattutto numeri e formule ed effettuare calcoli automaticamente fra i

numeri contenuti nelle caselle. Era nato il primo foglio elettronico che si chiamava VisiCalc. Da quel

tempo molta strada è stata fatta. I moderni fogli di calcolo, pur conservando l'idea di base, sono

divenuti davvero potenti. Addirittura, oltre che fare calcoli, possono essere programmati per eseguire

procedure anche molto complesse. Il più conosciuto foglio elettronico oggi è senz'altro MICROSOFT

EXCEL 2000, ma molti altri sono stati e sono presenti attualmente sul mercato (come Lotus 123). Il

motivo per cui Excel si è imposto è da ricercare nella sua potenza, ma anche nella sua perfetta

integrazione con gli altri programmi Microsft (Word, Power Point, Access) e con il mondo di Internet.

Che cosa fa un foglio elettronico?


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Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito da una tabella in cui è

possibile disporre dati, formule e valori. La principale attrattiva del foglio di calcolo, tuttavia, non

consiste nell'ordinare i dati secondo differenti parametri, ma riguarda soprattutto la possibilità di creare

tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati.

Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere

secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per

formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali.

Questa versatilità ha portato i fogli di calcolo a essere tra le applicazioni più diffuse e utilizzate da tutte

le fasce di utenti, negli uffici come nell'home computing.

Per esempio, un foglio di calcolo può essere utilizzato per gestire le spese mensili. Le celle della

tabella non servono solo a presentare i dati ma a contenere formule che li mettono in relazione. È

possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo,

un'altra cella invece può servire a mettere in relazione tutte le spese per l'auto in modo da ricavare il

valore della spesa media mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori

all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede

automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente.

La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a

comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato, inoltre,

permette di interpretarli più facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati devono essere

basati.

Se si raccolgono in un foglio elettronico i dati relativi al budget di un'azienda, per esempio, è possibile

confrontare i valori inseriti per le Entrate e le Uscite e utilizzare le funzioni di Previsione, Tendenza e

Crescita per prevedere gli andamenti futuri.

Il programma mette a disposizione una serie di formule matematiche che possono servire a elaborare i

dati in entrata e costruire in base a essi dei modelli di previsione, definiti Scenari.

Un'altra possibilità offerta dai fogli elettronici è costruire in modo rapido moduli di vario genere basati

sui dati raccolti: i moduli possono essere utilizzati su Internet o distribuiti su carta stampata per

effettuare ordini di acquisto o richieste di informazioni.

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Per aprire un foglio di calcolo si può:

avviare il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel. Viene presentato una nuova

cartella (Cartel1) e un nuovo foglio (Foglio1).

avviare il programma cliccando sull'icona di Excel sulla Barra di Office (se presente)

facendo doppio click su un documento Excel. Si apre il programma e il documento nel

punto in cui era stato salvato. 1.2 Aprire una cartella esistente e salvarla

In Excel l'unità fondamentale di immagazzinamento dei dati è costituita dalla Cartella di Lavoro, che

viene salvata come documento Excel (Nome.xls). La cartella può contenere uno o più fogli

indipendenti o collegati fra loro. Ogni foglio è costituito da una griglia di rettangoli (celle) per un

totale di 256 colonne (nominate con le lettere dell'alfabeto) e da 65.535 righe numerate, di modo che

ogni cella ha il suo nome individuato dalla lettera della colonna e dal numero della riga, come in un

gioco di battaglia navale.

Per aprire una cartella esistente si può procedere in diversi modi:

fare doppio click sull'icona del file. Si apre il programma e la cartella relativa al file.

aprire il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel e poi dal menu scegliere

File/Apri. Cercare nella finestra di dialogo che si apre la cartella e cliccare sul pulsante Apri.

Dopo aver modificato la cartella di lavoro, essa può essere salvata in vari modi:

dal menu File/Salva o File/Salva con nome

cliccando sull'icona Salva ( ).

1.3 Aprire diverse cartelle

In Excel si possono aprire più cartelle contemporaneamente per trasferire dati o mettere in relazione

dati di cartelle diverse. Per aprire più cartelle si aprono una alla volta dal menu File/Apri. Le finestre

delle varie cartelle possono essere ridimensionate per vederle tutte nella finestra

di Excel oppure possono essere mantenute a tutto schermo e attivarle una alla

volta dalla Barra delle Applicazioni cliccando sul pulsante relativo.

1.4 Creare una nuova cartella e salvarla

All'apertura del programma, Excel presenta una cartella vuota di nome Cartell1,

il cui nome può essere cambiato quando viene salvata per la prima volta. Nel

caso si volesse aprire una nuova cartella è sufficiente cliccare su File/Nuovo. Si

apre una finestra di dialogo.

In essa è possibile scegliere fra una cartella vuota o un modello presente nella scheda Soluzioni foglio

di calcolo.

Una volta creata la cartella, è possibile salvarla dal menu File/Salva o cliccando sull'icona Salva sulla

barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere il nome e il percorso in cui salvare il file.

1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto

Nel caso si voglia salvare un file aperto in un'altra cartella dell'hard disk o sul dischetto si deve far uso

del comando di menu File/Salva con nome. In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui si

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SISTEMI DI

ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

può specificare il percorso dove salvare il file e, volendo, anche cambiare il

nome del file. Attenzione! Salvando il file in un'altra cartella o con un altro

nome, esistono a questo punto due file: quello precedente, che viene

conservato ma non aggiornato, e quello salvato, che rimane attivo e che

viene modificato con le operazioni successive.

1.6 Chiudere una cartella

Una cartella attiva può essere chiusa semplicemente dalla voce di menu File/Chiudi. Attenzione!

prima di cliccare su File/Chiudi accertarsi che sia attiva la cartella desiderata, cliccandoci dentro o

cliccando sul relativo pulsante sulla Barra delle Applicazioni (la cartella attiva è riconoscibile dalla

barra del titolo evidenziata.


Cliccando su ? sulla Barra degli Strumenti, si attiva l'help di Excel, al quale si può fare ricorso per

risolvere tutti i dubbi che si possono presentare.

Cliccando due volte su Guida in linea di Microsoft Excel o premendo il tasto funzione F1 si apre la

guida, col sommario dei contenuti fra cui anche la Guida all'uso della guida. Si possono cercare

informazioni attraverso il Sommario o attraverso una ricerca libera oppure attraverso l'indice analitico.

Naturalmente le informazioni cercate possono essere stampate col relativo pulsante.

Informazioni possono essere cercate mediante l'Assistente di Office. Ad esso si può porre la domanda

e nel caso venga trovata una occorrenza si apre la guida nel punto giusto.

La Guida rapida ( ) si attiva trascinando l'icona su una parte del foglio elettronico sensibile. Se

viene trovata una occorrenza relativa al contesto, viene aperta una finestra con le spiegazioni sulla

funzione dell'oggetto.

La voce di menu Office sul Web attiva un collegamento al sito Microsoft per gli aggiornamenti sulla

Office, naturalmente se il computer è collegato a Internet.

La voce Rileva problemi e ripristina attiva una procedura di rilevamento di errori o malfunzionamenti

dell'applicazione cercando di risolvere i problemi reinstallando parte dell'applicazione.




SIS

TEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Lo schermo di Excel può essere visualizzato in diversi modi. Attivando il menu Visualizza si apre un

menu dal quale possono essere impostati i modi di visualizzazione oltre che personalizzare le barre

degli strumenti.

Innanzitutto la visualizzazione può essere Normale e Anteprima interruzione pagina.Il primo è il

modo normale in cui si apre Excel. In esso sono presenti le barre degli strumenti e il foglio senza

indicazioni delle interruzioni di pagina. Il secondo mostra le interruzioni di pagina. Ciò è importante se

si vuole impostare il contenuto del foglio per pagina da stampare; infatti è sufficiente trascinare la linea

di interruzione di pagina per posizionarla nel punto desiderato.

Quando si vuole avere il massimo campo visivo basta cliccare sulla voce di menu Schermo Intero e

scompariranno tutte le barre di strumenti. Rimane solo la barra del menu. Fatte le operazioni a tutto

schermo, si torna alla visualizzazione in finestra cliccando di nuovo sul menu Visualizza/Schermo

Intero.

2.2 Usare lo strumento Zoom

Anche in Excel come nelle altre applicazioni Office, vi è la possibilità di adattare la visibilità del foglio

di lavoro alle proprie esigenze, mediante il comando Zoom, accessibile da Visualizza/Zoom oppure

dal pulsante Zoom ( ) se presente sulla barra degli strumenti.

Dalla finestra di dialogo si può scegliere la modalità più conveniente tenendo presente che ingrandire

molto restringe il campo visivo mentre rimpicciolire porta ad una scarsa leggibilità. Forse non è

necessario ricordare che la modalità di visualizzazione dello schermo non ha niente a che fare con la

stampa su carta.

2.3 Modificare le barre degli strumenti

Le barre degli strumenti sono diverse e possono essere attivate e disattivate, modificate e reimpostate a

piacimento. Possono essere personalizzate e se ne possono creare di nuove secondo le proprie

esigenze. Può essere modificata e personalizzata anche la barra dei menu.

101





Per attivare o disattivare una barra di strumenti cliccare sul menu Visualizza/Barre degli strumenti e

scegliere dall'elenco la barra desiderata.

Per aprire la finestra di dialogo che consente le operazioni di modifica delle barre si può attivare il

menu Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza oppure Strumenti/Personalizza. In entrambi i

casi si apre la finestra di dialogo

Questa finestra è costituita da 3 schede, una per i comandi di menu (barra dei menu), una per le barre degli strumenti (barre dei pulsanti) e una di opzioni. Per operare modifiche e personalizzazioni nei

comandi e nei pulsanti occorre tenere aperta tale finestra ed effettuare le operazioni con

trascinamenti e uso del pulsante destro del mouse. Di seguito sono riportate alcune operazione fra le tante possibili, a titolo di esempio; molte altre possibilità possono essere cercate sulla guida.

Personalizzare i menu

Per aggiungere un comando a un menu

1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu a cui si desidera aggiungere un

comando.

2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Comandi.

3. Selezionare la categoria del comando dall'elenco Categorie.

4. Trascinare il comando desiderato dall'elenco Comandi al menu a cui si desidera

aggiungerlo. Quando il menu visualizza un elenco di comandi, posizionare il puntatore del

mouse nel punto in cui si desidera che venga visualizzato il comando, quindi rilasciare il

pulsante del mouse.

Per eliminare un comando da un menu


102




1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il comando che si desidera eliminare

2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.

3. È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile

spostarla.

4. Sulla barra degli strumenti fare clic sul menu contenente il comando che si desidera

eliminare.

5. Trascinare il comando che si desidera eliminare fuori dal menu.

Per spostare i menu o i comandi di menu

È possibile spostare o copiare un menu da una barra degli strumenti a un'altra. È anche possibile

spostare un sottomenu in un punto qualsiasi dello schermo, creando così una barra degli strumenti

mobile. Se un sottomenu non dispone di un quadratino di spostamento non sarà possibile spostarlo.

Per rinominare un menu personalizzato

1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato che si desidera

rinominare.



spostarla.

4. Sulla barra degli strumenti fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu

personalizzato che si desidera rinominare, quindi digitare il nuovo nome nella casella Nome nel

menu di scelta rapida.

Per reimpostare un pulsante della barra degli strumenti o un comando di menu

1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il pulsante o il comando di cui si

desidera ripristinare le impostazioni originali.


3. È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, anche se è possibile

spostarla.

4. Effettuare una delle seguenti operazioni:

Per reimpostare un pulsante, fare clic con il pulsante destro del mouse sul

pulsante, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida.

Per reimpostare un comando, fare clic sul menu contenente il comando,

fare clic con il pulsante destro del mouse sul comando, quindi scegliere

Reimposta dal menu di scelta rapida. Note

1. Il comando Reimposta consente di ripristinare l'immagine, il nome e il comando

originali del pulsante o del comando incorporato. Se al pulsante o al comando è stata assegnata

una macro, questa non sarà più associata a quel pulsante o comando ma non verrà eliminata.


1 03




2. Il comando Reimposta non è disponibile per pulsanti che visualizzano un elenco

quando vengono scelti.

Per reimpostare una barra degli strumenti incorporata

1. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Barre degli

strumenti.

2. Selezionare la barra degli strumenti di cui si desidera ripristinare le impostazioni

originali.

3. Scegliere il pulsante Reimposta.

Nota Non è possibile reimpostare una barra degli strumenti personalizzata.

Per reimpostare un menu incorporato

1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato di cui si desidera

ripristinare le impostazioni originali.



spostarla.

4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu che si desidera reimpostare, quindi

scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida.

Nella scheda Opzioni è possibile reimpostare i menu e i pulsanti, cioè visualizzare quello che Excel

mostra alla prima apertura.


3.1 Salvare una cartella con un altro formato

Microsoft Excel permette di importare dati e salvare le cartelle in formati diversi. Ciò è

particolarmente utile quando si hanno dati provenienti da altre applicazioni o che si vogliono

trasportare in un'altra applicazione. Per importare o esportare dati è necessario che siano stati installati

i filtri necessari; se non è presente il filtro desiderato, può essere aggiunto mediante il CD di

installazione di OFFICE 2000. Quando si salva un documento per la prima volta oppure quando si

clicca su File/Salva con nome, si apre la finestra di dialogo


104




Nella casella Tipo file è possibile scegliere il formato da un elenco molto vasto. Per esempio il formato

.TXT (testo) permette di salvare i dati come un file di testo, in cui le varie righe del foglio sono

riportate in righe successive e le varie colonne sono separate da punti e virgola. Tale formato è

riconoscibile da tutte le applicazioni di database. Allo stesso modo si può salvare il foglio nei formati

dei database più diffusi, come dbase III, Access, FoxPro etc.

Allo stesso modo si può aprire in Excel, mediante il comando File/Apri, un database di altro formato

(dbase III, Access etc.). E' sufficiente cliccare su File/Apri e nella finestra di dialogo che si apre

scegliere il formato del file da importare oppure Tutti i file nella casella Tipo file e poi scegliere Apri

in Excel dal pulsante Apri ( ). All'apertura possono essere richieste delle informazioni

per gestire correttamente il file aperto.

3.2 Salvare una cartella per un sito WEB

Un formato particolarmente utile per salvare un foglio elettronico è il formato HTML. Ciò permette di

avere una pagina da utilizzare in un sito Web, e quindi utilizzabile in Internet o in una rete locale. Per

salvare una cartella Excel in formato WEB cliccare su File/Salva con nome e poi scegliere Pagine

Web nella casella Tipo file. Appare la finestra di dialogo

105





In questa finestra ci sono caselle e pulsanti con cui si può dare un titolo alla pagina Web, salvare tutta

la cartella o un solo foglio, rendere la pagina web interattiva (cioè si può lavorare con il foglio come se

ci si trovasse in Excel). Esaurite tutte le impostazioni fare click sul pulsante Salva se si vuole salvare

la pagina in una cartella per poi utilizzarla in un momento successivo, oppure fare click sul pulsante

Pubblica. In questo caso la pagina .html viene salvata nel sito scelto (o sul proprio computer o sul

computer del provider presso cui esiste il sito).


4.1 Inserire i dati

Prima di passare all'inserimento dei dati, guardiamo un attimo l'ambiente di lavoro di Microsoft Excel.

Oltre alle normali barre presenti in ogni finestra windows (barra del menu, barre degli strumenti, barra

di stato, barra del titolo etc.) sono presenti alcune caselle e barre tipiche.


106




La Casella del nome riporta il nome della cella attiva e permette di cercare subito una cella

desiderata, a cui è stato dato un nome (Selezionare una cella, cliccare sulla Casella del nome, scrivere

il nome che si vuol dare alla cella e premere INVIO. Cliccando sulla freccetta della Casella del nome

esce l'elenco dei nomi; cliccando su uno di essi viene attivata la cella di quel nome).

Nella Barra della formula viene inserito il dato o la formula che si sta scrivendo in una cella oppure

appare il dato o la formula presente nella cella attiva. Essa serve anche a modificare il contenuto di

una cella (operazione che si può fare anche direttamente nella cella cliccandoci due volte sopra).

Cliccando sulle schede del foglio si attiva l'uno o l'altro dei fogli della cartella. Coi Pulsanti di

scorrimento si rendono visibili le schede dei fogli eventualmente non visibili. Con le Barre di

scorrimento ci si può muovere in tutto il foglio.

4.2 Inserire numeri in una cella

Per digitare i dati all'interno di una cella posizionatevi con il puntatore sopra di essa e fate clic: Excel

evidenzia la cella con un bordo nero, per indicare che la cella è attiva e che potete inserire i dati.

Mentre digitate Excel visualizza quello che state scrivendo nella cella selezionata e nella barra della

formula. Per "fissare" i dati nella cella selezionata dovete eseguire una qualsiasi delle seguenti

operazioni:

premere INVIO

fare clic sul pulsante lnvio (il segno di spunta verde) accanto alla

barra della formula

premere un tasto freccia per selezionare una cella diversa

fare clic su una cella diversa per selezionarla

Se cambiate idea all'improvviso e non volete che i dati appaiano nella cella selezionata, fate clic sul

pulsante Annulla (la X rossa) accanto alla barra della formula.


107




Nelle celle si possono digitare numeri, etichette o formule. I numeri possono rappresentare valori,

lunghezze o quantità, come £ 100 o 0,05. Le etichette servono per segnalare che cosa significano i

numeri del vostro foglio di lavoro: etichette tipiche sono "Novembre", 'Vendite", "Entrate" e altre

indicazioni di questo genere. Le formule vi permettono di calcolare risultati in base ai numeri che

digitate: possono essere molto semplici, come la somma di due numeri, oppure molto complesse.

Per muovervi da una cella all'altra potete utilizzare i tasti Freccia, che permettono di spostarsi in tutte

le direzioni, una cella per volta. Il tasto TAB, invece, sposta il cursore alla cella successiva, mentre la

combinazione di tasti MAIUSC + TAB lo riporta alla cella precedente.

Anche la Casella del nome può aiutare a muoversi da una cella all'altra.

Inserire numeri in una cella è molto semplice: selezionare la cella cliccandoci sopra e scrivere il

numero; Excel capirà che quello che abbiamo scritto è un numero. Se vogliamo che un numero

(esempio un numero di telefono) venga interpretato da Excel come testo, iniziare a digitare il numero

facendolo precedere da un apostrofo.

Se vogliamo introdurre il risultato di una operazione (per esempio 3*7/25) iniziare a digitare

l'operazione col segno di uguale (=).

I numeri inseriti vengono allineati a destra. Se la cella non è capace di contenere tutte le cifre compare

una sequenza di #. Se la cella è formattata come generale, il numero viene convertito in notazione

esponenziale. Allargando la cella il numero appare nella sua interezza.

I numeri con la virgola vengono inseriti normalmente con la virgola o col punto come separatore dei

decimali a seconda di come è configurato il computer (verificare ciò da Pannello di

controllo/Impostazioni Internazionali/Numeri; in questa scheda si può scegliere quale separatore

usare).

Suggerimenti per l'immissione di numeri

Caratteri che è possibile utilizzare come numeri In Microsoft Excel i numeri possono contenere

solo i seguenti caratteri:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

I segni di addizione (+) iniziali vengono ignorati e una virgola singola (,) viene interpretata come

separatore decimale. Tutte le restanti combinazioni di numeri e caratteri non numerici vengono

interpretate come testo.

Immissione di frazioni Per evitare che le frazioni vengano interpretate come date, utilizzare uno 0

(zero) iniziale. Immettere ad esempio 0 1/2.

Immissione di numeri negativi Far precedere i numeri negativi da un segno meno (-) o racchiuderli

tra parentesi ().

Allineamento dei numeri Tutti i numeri vengono allineati al bordo destro delle celle. Per modificare

l'allineamento, selezionare la cella, scegliere Celle dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda

Allineamento e selezionare le opzioni desiderate.

Visualizzazione dei numeri Il formato numerico applicato a una cella determina il modo in cui il

numero in essa contenuto verrà visualizzato sul foglio di lavoro. Se si digita un numero in una cella a

cui è stato applicato il formato numerico Generale, è possibile che tale numero venga visualizzato con

un formato differente. Se ad esempio si digita L. 50.000 verrà applicato automaticamente un formato

di valuta. Per modificare il formato numerico, selezionare le celle contenenti i numeri. Scegliere Celle

dal menu Formato, fare clic sulla scheda Numero, quindi selezionare una categoria e un formato.

Formato numerico Generale Nelle celle a cui è stato applicato il formato numerico predefinito

Generale i numeri vengono visualizzati come interi (789), frazioni decimali (7,89) o in notazione

scientifica (7,89E+08) nel caso in cui il numero sia troppo lungo per essere visualizzato interamente

108





nella cella. Il formato Generale consente di visualizzare un massimo di 11 cifre, inclusi caratteri quali

"E" e "+" e la virgola (,). Per utilizzare numeri superiori a 11 cifre, è possibile applicare un formato

numerico scientifico incorporato, ad esempio la notazione esponenziale, oppure un formato numerico

personalizzato.

Limite di 15 cifre Indipendentemente dal numero di cifre visualizzate, è possibile memorizzare

numeri con un massimo di 15 cifre decimali. Se un numero contiene più di 15 cifre significative, verrà

arrotondato per difetto alla quindicesima cifra decimale.

Immissione di numeri come testo

I numeri vengono memorizzati come dati numerici anche se si utilizza il comando Celle per applicare

il formato testo alle celle che li contengono. Affinché alcuni numeri, ad esempio dei numeri di serie,

vengano interpretati come testo, occorre digitarli solo dopo aver applicato il formato testo alle celle

vuote. Se si sono già digitati i numeri, applicare il formato testo alle celle, fare clic su ciascuna cella,

quindi premere F2 e poi INVIO per immettere di nuovo i dati.

Impostazioni internazionali I caratteri che vengono riconosciuti come numeri variano in base alle

opzioni selezionate utilizzando l'icona Impostazioni internazionali nel Pannello di controllo. Tali

opzioni determinano anche il formato predefinito per i numeri. In base alle impostazioni italiane ad

esempio la virgola (,) viene utilizzata come separatore.

4.3 Inserire un testo in una cella

Anche inserire un testo in una cella è molto semplice. E' sufficiente selezionare la cella e scrivere. Il

testo digitato appare nella cella e nella barra della formula. Finito di digitare il testo premere invio o

usare uno degli altri modi descritti sopra.

Se si vuol modificare il testo scritto selezionare la cella e modificare il testo nella Barra della formula

oppure fare doppio click sulla cella e modificare il testo direttamente; terminata la modifica premere

INVIO.

Se il testo è lungo e nella cella accanto non sono presenti dati, esso appare tutto invadendo le celle

vuote, altrimenti appare troncato. Per visualizzarlo tutto vedremo come fare quando parleremo della

formattazione.

4.4 Inserire simboli, data e ora in una cella

I simboli presenti in ogni font di caratteri sono accessibili attivando il tasto Bloc Num e digitando il

loro codice dal tastierino numerico tenendo premuto il tasto ALT.

In una cella può essere immessa anche una data e l'ora. Questi dati vengono trattati da Excel in modo

diverso dai numeri e dal testo. Per separare le varie parti di una data, utilizzare il segno di divisione (/)

o il trattino (-), ad esempio 9/5/2002 o 5-set-2002.

Per immettere un'ora utilizzando il sistema a 12 ore, digitare l'ora seguita da uno spazio e quindi da

una a o una p, ad esempio 9.00 p In caso contrario, l'ora verrà immessa come AM.

Suggerimenti

Per immettere la data corrente, premere CTRL+; (punto e virgola).

Per immettere l'ora corrente, premere CTRL+: (due punti).

4.5 Inserire semplici formule in una cella

109





Una formula è un'insieme di operazioni su numeri, funzioni e contenuti numerici di celle e fornisce in

uscita un valore numerico. Ad esempio =35*A3/A5 è una formula che significa moltiplicare 35 per il

contenuto della cella A3 e dividere per il contenuto della cella A5. Una formula è sempre preceduta

dal segno di uguale.

Per inserire una formula in una cella:

1. Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula.

2. Digitare = (segno di uguale).

3. Se si fa clic sul pulsante Modifica formula oppure sul pulsante Incolla funzione

, il segno di uguale verrà inserito automaticamente.

4. Immettere la formula.

5. Premere INVIO.

Suggerimenti

È possibile immettere la stessa formula in un intervallo di celle. Selezionare l'intervallo,

digitare la formula, quindi premere CTRL+INVIO.

È anche possibile immettere una formula in un intervallo di celle copiandola da un'altra

cella. Vedremo in seguito come fare.

4.6 Inserire serie di dati

Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette di riempire

le celle successive continuando la sequenza progressiva.

Se, per esempio, una cella contiene il valore 1, è possibile continuare a riempire le successive celle

della riga seguendo la sequenza numerica crescente. Se invece si inserisce in una cella il valore

Lunedì, la sequenza riempita da Excel è quella dei giorni della settimana, ma si può provare anche con

i mesi, e così via.

Per riempire una serie di celle in base a una sequenza selezionate una cella e immettete il primo valore

della serie, per esempio un giorno o un mese. Nell'angolo inferiore destro della cella in cui avete

digitato i dati vedrete apparire un quadratino nero di riempimento. Posizionate il cursore del mouse

direttamente sul quadratino in modo che il cursore si trasformi in una croce nera. Tenendo premuto il

pulsante sinistro, trascinate il mouse sulle celle che volete riempire con la serie. Mentre spostate il

mouse, Excel visualizza il mese o il giorno in ogni cella che evidenziata.

Se volete creare una serie crescente dovete trascinare la selezione verso destra o verso il basso, mentre

se volete stabilire un ordine decrescente a partire dalla cella iniziale la selezione va trascinata verso

sinistra o verso l'alto.

Oltre a sequenze numeriche, è possibile produrre delle serie complesse e utilizzare giorni, mesi e altri

intervalli temporali insieme. In questi casi bisogna però specificare il tipo di sequenza che si vuole

inserire. Se il vostro primo dato è 'maggio '96", per esempio, dovete specificare se volete continuare la

serie in base al mese, introducendo quindi giugno, luglio '96 e così via, o se volete invece procedere in

base all'anno, continuando con maggio '97, maggio '98 ecc.

Per specificare il tipo di serie inserite il primo dato della sequenza, quindi effettuate il trascinamento

sulle altre celle tenendo premuto il tasto destro del mouse. Alla fine della selezione compare un menu

di scelta rapida, dove sono elencate tutte le opzioni in base alle quali si può continuare la serie.

La voce Serie, in particolare, apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo di serie

numeriche che si vogliono utilizzare -per esempio lineari o progressive - il valore di incremento con il


110




quale si vuole proseguire la serie e, nel caso di intervalli temporali, le unità di data - come giorno,

mese, anno - in base alle quali continuare la serie.

Una volta selezionate le opzioni da utilizzare è sufficiente premere il pulsante OK perché Excel

inserisca la serie desiderata nell'intervallo di celle.


5.1 Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti e non.

Le operazioni che vengono effettuate in Excel si ripercuotono sulla cella o sulle celle selezionate. In

Excel è possibile selezionare una sola cella, più celle adiacenti e non, una sola riga o una sola colonna,

più righe e più colonne adiacenti e non. Le celle selezionate (adiacenti o non) costituiscono un "intervallo".

Per selezionare Operazione da eseguire Testo in una cella Se l'impostazione di modifica diretta nella cella è attivata,

selezionare la cella, fare doppio clic al suo interno, quindi

selezionare il testo.

Se l'impostazione di modifica diretta nella cella è disattivata,

selezionare la cella, quindi il testo sulla barra della formula.

Una singola cella Fare clic sulla cella oppure spostarsi su quella desiderata utilizzando i tasti di direzione.

Un intervallo di celle Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi trascinare la selezione fino all'ultima cella.

Tutte le celle di un foglio di lavoro Fare clic sul pulsante Seleziona tutto.

Celle non adiacenti o intervalli di

celle

Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi

selezionare le altre celle o gli altri intervalli tenendo premuto

CTRL.

Un intervallo di celle esteso Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi sull'ultima tenendo premuto MAIUSC. Per visualizzare l'ultima cella è

possibile scorrere il foglio.

Un'intera riga

Fare clic sull'intestazione di riga.

Un'intera colonna

Fare clic sull'intestazione di colonna.

Righe o colonne adiacenti Trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi

selezionare l'ultima riga o l'ultima colonna tenendo premuto

MAIUSC.

Righe o colonne non adiacenti Selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare le altre righe o le altre colonne tenendo premuto CTRL.

Un numero maggiore o minore di celle rispetto alla selezione corrente

Fare clic sull'ultima cella che si desidera includere nella selezione tenendo premuto MAIUSC. La nuova selezione sarà


111



1.

2.

3.

4.

copiare

5.

incollare

6.

7. n Note

dalla ,

a

e

Spostare o copiare caratteri

all'interno di una cella

1. Fare doppio clic sulla cella da modificare. 2. Selezionare i caratteri da spostare o copiare.

3. Per spostare i caratteri, fare clic sul pulsante Taglia. Per

copiare i caratteri, fare clic sul pulsante Copia.

4. Fare clic nel punto all'interno della cella in cui si desidera

incollare i caratteri.

5. Fare clic sul pulsante Incolla .

6. Premere INVIO.

Spostare o copiare parte del

contenuto di una cella i

un'altra cella

Fare doppio clic sulla cella da spostare o copiare. Selezionare i caratteri da spostare o copiare.

Per spostare la selezione, fare clic sul pulsante Taglia.Per

copiare la selezione, fare clic sul pulsante Copia.

Fare doppio clic sulla cella in cui si desidera spostare o

i dati.

Fare clic nel punto all'interno della cella in cui si desidera

i caratteri.

Fare clic sul pulsante Incolla.

Premere INVIO.

Per copiare tutta una formula o parte di essa, selezionare la

parte desiderata, fare clic sul pulsante Copia e premere ESC per uscire

cella. Fare doppio clic sulla cella in cui si desidera incollare i dati

posizionare il punto di inserimento dove desiderato, quindi fare clic sul

pulsante Incolla.

Quando si fa doppio clic su una cella o si preme F2 per

modificarla, i tasti di direzione possono essere utilizzati solo per

spostarsi all'interno della cella. Per passare a un'altra cella, occorre

prima premere INVIO per rendere effettive le modifiche apportate all

cella attiva.

Spostare o copiare cell

intere

1. Selezionare le celle da spostare o copiare. 2. Posizionare il puntatore sul bordo della selezione.


rappresentata dall'intervallo rettangolare che racchiude tutte le

celle comprese tra quella attiva e l'ultima selezionata.

5.2 Usare le funzioni Copia Taglia e Incolla, cancellare e spostare dati.

Copiare, spostare, cancellare dati di una cella sono operazioni fondamentali. In generale esse possono

essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarità, data la distribuzione

dei dati in un reticolo di celle.

Copiare e spostare dati si può fare:

usando i pulsanti Taglia ( ), Copia ( ), Incolla ( )

usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati.

Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul

pulsante Incolla, verrà copiata l'intera cella, inclusi i formati, la formula con il relativo risultato e le

note.

Nella tabella seguente sono riportate diverse modalità di spostamento o copia di dati.


112



i

a

e

i

e

i

à

n

i

ù


3. Per spostare le celle, trascinare la selezione sulla cella superiore sinistra dell'area di incollamento. I dati esistenti nell'area d

incollamento verranno sostituiti. Per copiare le celle, trascinare l

selezione tenendo premuto CTRL. Per inserire le celle tra quelle

esistenti, trascinare la selezione tenendo premuto MAIUSC o

MAIUSC+CTRL a seconda che si desideri spostare o copiare le celle.

Per spostare la selezione su un foglio differente, trascinarla sulla scheda

del foglio tenendo premuto ALT.

Suggerimento Per spostare o copiare le celle in una diversa cartella di

lavoro o in posizioni distanti da quella di origine, selezionare le celle e

fare clic sul pulsante Taglia per spostarle o sul pulsante Copia per

copiarle. Passare all'altro foglio o all'altra cartella di lavoro, selezionar

la cella superiore sinistra dell'area di incollamento e fare clic sul

pulsante Incolla.

1. Selezionare le celle contenenti i dati da copiare.

2. Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle da

riempire, quindi rilasciare il pulsante del mouse. Le formule o i valor

esistenti nelle celle verranno sostituiti e verrà copiata la formattazione.

Note

Per inserire rapidamente nella cella attiva il contenuto

della cella superiore, premere CTRL+D. Per inserire il contenuto della

Copiare celle all'interno di cella a sinistra, premere CTRL+R.

una riga o di una colonna Se si trascina il quadratino di riempimento in alto o a

sinistra di una selezione rimanendo all'interno delle celle selezionat

senza oltrepassare la prima colonna o la prima riga, i dati contenut

nell'area selezionata verranno eliminati ma la formattazione verr

mantenuta.

Se valori quali numeri o date vengono incrementati

anziché copiati nell'intervallo selezionato, selezionare di nuovo i valori

originari e trascinare il quadratino di riempimento tenendo premuto

CTRL.

1. Selezionare le celle da spostare o copiare.

2. Fare clic sul pulsante Copia.

3. Selezionare la cella superiore sinistra di ciascuna area di

Copiare una selezione i incollamento tenendo premuto CTRL.

diverse posizioni

Raccogliere e incollare pi

elementi

4. Fare clic sul pulsante Incolla. Per incollare di nuovo la stessa area di copia su un foglio di lavoro differente, passare a tale foglio e ripetere i passaggi 3 e 4.

Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione d

copia, premere ESC.

Selezionare il primo elemento che si desidera copiare.

Scegliere il pulsante Copia sulla barra strumenti degli

Appunti.

Se l'elemento successivo che si desidera copiare si trova

113




.

i


in un altro programma, passare al programma in questione.

Selezionare l'elemento successivo.

Scegliere il pulsante Copia sulla barra strumenti degli

Appunti. Se la barra strumenti degli Appunti non è disponibile,

scegliere Copia dal menu Modifica.

Ripetere i passaggi da 3 a 5 finché tutti gli elementi

desiderati non saranno stati copiati, fino a un massimo di 12

elementi.

Fare clic sul punto del documento in cui si desidera

incollare gli elementi.

Per incollare tutti gli elementi copiati, scegliere il

pulsante Incolla tutto sulla barra strumenti degli Appunti. Se

non si desidera incollare tutti gli elementi copiati, è possibile

incollare elementi specifici.

Note

Se la barra strumenti degli Appunti non è disponibile, significa che il

programma o il tipo di visualizzazione con cui si sta lavorando non

consentono di mostrare o incollare più elementi dagli Appunti di Office

Se tuttavia Appunti di Office viene visualizzato in uno dei programmi d

Office, qualsiasi elemento tagliato o copiato verrà raccolto

automaticamente.

Quando si utilizzano gli Appunti di Office per copiare e

incollare una formula in Microsoft Excel, verrà incollato solo il

valore ma non la formula.

Se si copiano più intervalli in Excel e poi si sceglie il

pulsante Incolla tutto, questi verranno incollati all'interno di

una colonna, dall'alto verso il basso.

In Excel il pulsante Incolla tutto non è disponibile se tra

gli elementi raccolti vi è un oggetto disegno o un'immagine.

Inserire celle spostate o

copiate tra le celle esistenti

Selezionare le celle contenenti dati da spostare o copiare.

Per spostare la selezione, fare clic sul pulsante Taglia.

Per copiare la selezione, fare clic sul pulsante Copia.

Selezionare la cella in alto a sinistra dell'area in cui si

desidera inserire le celle tagliate o copiate.

Scegliere Celle tagliate o Celle copiate dal menu

Inserisci.

Fare clic nella direzione in cui si desidera spostare le

celle circostanti.

Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione di

copia, premere ESC.


114



e

a

,

Aprire


Se si copia un intervallo che include celle vuote, attenersi alla procedur

indicata di seguito per evitare di incollare le celle vuote sovrascrivendo

dati già esistenti.

Impedire di sovrascriver

dati esistenti con celle vuote

Copiare solo le celle visibili

ad esempio da una struttura

Copiare o spostare dati da

una cartella ad un'altra.

Selezionare le celle da copiare.

Fare clic sul pulsante Copia.

Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento.

Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica.

Selezionare la casella di controllo Salta celle vuote.

Se il foglio di lavoro contiene celle, righe o colonne nascoste, è anche

possibile copiare solo le celle visibili. È ad esempio possibile copiare

solo i dati di riepilogo visualizzati in una struttura.


Scegliere Vai a dal menu Modifica.

Scegliere il pulsante Speciale.

Selezionare il pulsante di opzione Solo celle visibili, quindi

scegliere OK.

Fare clic sul pulsante Copia.

Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento.


Nota I dati copiati verranno incollati in righe e colonne consecutive. Se

l'area di incollamento contiene righe o colonne nascoste, sarà necessario

scoprirla per visualizzare tutte le celle copiate.

le cartelle e selezionare i fogli da e in cui copiare i dati.


Fare clic sul pulsante Copia o sul pulsante Taglia.

Selezionare la cella del foglio della cartella in cui copiare.


Per cancellare dati contenuti nelle celle selezionare le celle e premere il tasto CANC. Ricordarsi che è sempre possibile rimediare ad un errore di cancellazione cliccando su Modifica/Annulla nella barra del

menu oppure sul pulsante Annulla ( ) sulla barra degli strumenti

foglio

elettronico

Parte seconda


1.1 Usare il comando trova


115




1.2 Usare il comando Sostituisci

2.0 Righe e colonne

2.1 Inserire righe e colonne

2.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe

2.3 Cancellare righe e colonne

3.0 Ordinare i dati

3.1 Disporre in ordine numerico crescente o decrescente i dati selezionati

3.2 Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente i dati selezionati

4.0 Funzioni aritmetiche e logiche

4.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche

4.2 Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule

4.3 Usare il riempimento automatico per copiare o incrementare dati

4.4 Capire e usare i riferimenti relativi e assoluti nelle formule e funzioni

4.5 Usare la funzione di somma

4.6 Usare la funzione di media.


1.1 Usare il comando Trova

Come nelle altre applicazioni Office, è possibile cercare e trovare dati. Il comando è Modifica/Trova:

si apre la finestra di dialogo in cui è possibile specificare gli elementi da cercare.

È possibile cercare testo o numeri specifici che si desidera controllare o modificare e quindi sostituire

automaticamente i dati trovati. È anche possibile selezionare tutte le celle contenenti lo stesso tipo di

dati della cella attiva, ad esempio delle formule, oppure le celle con contenuto diverso dalla cella

attiva.

Trovare testo o numeri

1. Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la

ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi.

2. Scegliere Trova dal menu Modifica.

3. Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.


116




4. Dalla casella Cerca in selezionare il tipo di informazioni da cercare.

5. Scegliere il pulsante Trova successivo.

Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC.

1.2 Usare il comando Sostituisci

Nella finestra di dialogo Trova è presente il pulsante Sostituisci.... Premendo tale pulsante la finestra si modifica

In questo modo è possibile sostituire un dato con un altro.

1. Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca.

Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi.

2. Scegliere Sostituisci dal menu Modifica.

3. Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.

4. Nella casella Sostituisci con immettere i caratteri da sostituire a quelli

esistenti. Per eliminare i caratteri indicati nella casella Trova, lasciare vuota la casella

Sostituisci con.

5. Scegliere il pulsante Trova successivo.

6. Per sostituire solo le occorrenze evidenziate dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci.

Per sostituire tutte le occorrenze dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci tutto.

Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC.

2.0 Righe e colonne

2.1 Inserire righe e colonne

Se si rende necessario ampliare la struttura del foglio, introducendo nuovi elementi tra le righe e le

colonne presenti, potete aggiungere con facilità nuove celle, righe o colonne.

Per inserire una cella o un intervallo di celle posizionatevi sulla cella dove volete che siano inserite le

nuove unità e selezionate un numero di righe corrispondente a quello delle nuove unità che volete

inserire: se, per esempio, volete introdurre tre nuove celle, selezionate tre righe.

Dopo aver selezionato l'intervallo di celle, aprite il menu lnserisci e fate clic sulla voce Celle. Excel

apre una finestra di dialogo che permette di decidere se spostare le altre celle del foglio a destra o in

basso rispetto al punto di inserimento.

Una volta scelta una delle opzioni della finestra di dialogo, il programma completa l'operazione

aggiungendo le celle nel punto indicato.

117





Si può aprire la finestra di dialogo Inserisci celle anche con la tastiera, premendo la combinazione di

tasti Ctrl e +.

Per inserire una nuova colonna fra due colonne esistenti la procedura è analoga. Posizionatevi su una

cella qualsiasi della colonna dove volete introdurre la nuova unità, aprite il menu Inserisci e scegliete

la voce Colonna: Excel provvede a inserire una colonna vuota nella posizione selezionata. Se, per

esempio, ci si trova sulla colonna D, essa viene spostata a destra di una posizione e al suo posto è

inserita una nuova colonna vuota.

Per inserire nuove righe, scegliete la voce Righe dal menu Inserisci. La nuova riga farà spostare le

altre righe di una posizione.

2.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe

La larghezza delle righe e l'altezza delle colonne può essere impostata a piacere in due modi:

Il primo modo consiste nel portare il cursore sulle intestazioni nel punto di divisione delle colonne e

delle righe: esso si trasforma in una riga con una freccia a doppia punta. Ciò indica che trascinando a

destra o a sinistra per le colonne o sopra e sotto per le righe si modifica la larghezza e l'altezza.

Per modificare l'altezza delle righe:

Trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di riga fino ad assegnare alla riga l'altezza desiderata

Suggerimenti

Adattare la riga al contenuto Per adattare l'altezza della riga al contenuto delle celle,

fare doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione di riga.

Modificare l'altezza di più righe Per modificare l'altezza di più righe, selezionarle,

quindi trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di una delle righe selezionate. Per

modificare l'altezza di tutte le righe del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e

trascinare il bordo inferiore di una delle righe.

Per modificare la larghezza delle colonne:

Trascinare il bordo destro dell'intestazione di colonna fino ad assegnare alla colonna la larghezza

desiderata.

La larghezza di colonna visualizzata corrisponde al numero medio di cifre del tipo di carattere

standard presenti in una cella.

Suggerimenti

Adattare la larghezza al contenuto Per adattare la larghezza della colonna al

contenuto, fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione di colonna. Per applicare questa

118





operazione a tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto, quindi

fare doppio clic sul bordo destro di una delle intestazioni di colonna.

Modificare la larghezza di più colonne Per modificare la larghezza di più colonne,

selezionarle, quindi trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne selezionate.

Per modificare la larghezza di tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante

Seleziona tutto e trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne.

Copiare la larghezza Per copiare la larghezza da una colonna a un'altra, selezionare

una cella nella colonna, fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti Standard,

quindi selezionare la colonna di destinazione. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica e

selezionare il pulsante di opzione Larghezza colonne.

Il secondo modo si ottiene cliccando sulla voce di menu Formato/Colonne e Formato/Righe: in

questo modo si apre un menu a discesa

La voce Adatta permette di adattare la larghezza e l'altezza della cella al contenuto. Nascondi e

Scopri permettono di nascondere righe e colonne selezionate e scoprire righe e colonne nascoste. Le

voci Altezza... e Larghezza... fanno aprire una finestra di dialogo in cui immettere il valore

desiderato. Questo valore rappresenta:

il numero di caratteri contenuti nella larghezza della colonna secondo il carattere

standard attivo

l'altezza della riga in punti carattere .

Naturalmente i valori impostati vengono applicati alle righe e alle colonne selezionate.

2.3 Cancellare righe e colonne

Quando si elimina una cella, questa viene rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti vengono

spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Quando si cancella una cella, ne vengono rimossi il

contenuto (ovvero la formula e i dati), i formati (inclusi quelli numerici e condizionali nonché i bordi)

e le note, ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro.

Cancellare il contenuto, i formati o le note delle celle

1. Selezionare le celle, le righe o le colonne da cancellare.

2. Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati o

Note.

Note

Se si fa clic su una cella e si preme CANC o BACKSPACE, verrà rimosso il contenuto

della cella ma non le note o i formati.


119




Se si cancella una cella, verranno rimossi i formati, il contenuto, le note o tutte e tre

queste informazioni. Il valore di una cella cancellata è 0 (zero) e una formula che contiene un

riferimento a una cella cancellata riceve il valore 0.

Suggerimento Per rimuovere tutte le note da un foglio di lavoro, scegliere Vai a dal menu

Modifica, scegliere il pulsante Speciale e selezionare Note, quindi scegliere Cancella dal menu

Modifica e infine Note.

Eliminare celle, righe o colonne

1. Selezionare le celle, le righe o le colone da eliminare.

2. Scegliere Elimina dal menu Modifica.

Le celle circostanti verranno spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto.

Nota I riferimenti assoluti alle celle spostate vengono aggiornati automaticamente in modo da

rifletterne la nuova posizione e tenere aggiornate le formule. Le formule del foglio di lavoro

contenenti un riferimento a una cella eliminata visualizzeranno tuttavia il valore di errore #RIF!.

3.0 Ordinare i dati

3.1 Disporre in ordine numerico crescente o decrescente i dati selezionati

Quando si ordina un elenco, le righe vengono ridisposte in base al contenuto di una colonna. Per

disporre un elenco in ordine alfanumerico utilizzando i dati contenuti in una colonna, è possibile

specificare un tipo di ordinamento crescente (da 0 a 9, spazi iniziali, punteggiatura e da A a Z).

Ordinare le righe in ordine crescente in base al contenuto di una colonna

A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno

utilizzate anche per gli ordinamenti successivi.

1. Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento.

2. Fare clic su Ordinamento crescente ( ).

Ordinare le righe in base al contenuto di due o più colonne

Per un risultato ottimale, è preferibile assegnare delle etichette di colonna all'elenco che si desidera

ordinare.

1. Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare.

2. Scegliere Ordina dal menu Dati. Si apre la finestra di dialogo

3. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le colonne di cui si desidera effettuare

l'ordinamento.


120




Se occorre effettuare l'ordinamento in base a più di tre colonne, ordinare l'elenco in base a quelle meno

significative. Se ad esempio l'elenco contiene delle informazioni sugli impiegati che si desidera

ordinare per Ufficio, Titolo, Cognome e Nome, sarà necessario ordinare l'elenco due volte. La prima

volta, selezionare Nome dalla casella Ordina per e ordinare l'elenco. La seconda volta, selezionare

Ufficio dalla casella Ordina per, quindi Titolo dalla prima casella Quindi per e infine Cognome

dalla seconda casella Quindi per e ordinare di nuovo l'elenco.

4. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK.

Se necessario, ripetere i passaggi da 2 a 4 utilizzando le colonne in ordine di importanza.

Note

Se la colonna specificata nella casella Ordina per contiene delle voci duplicate, è possibile

effettuare un ulteriore ordinamento specificando un'altra colonna nella prima casella Quindi

per. Se anche questa colonna contiene degli elementi duplicati, è possibile specificare una terza

colonna di ordinamento nella seconda casella Quindi per.

Quando si ordinano delle righe appartenenti a una struttura del foglio di lavoro, verranno

ordinati i gruppi di livello più alto (di livello 1) in modo che le righe e le colonne di dettaglio

restino unite anche nel caso in cui siano nascoste.

Ordinare le colonne in base al contenuto delle righe

1. Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare.

2. Scegliere Ordina dal menu Dati.

3. Scegliere il pulsante Opzioni.

4. Nella casella Orientamento, selezionare Ordina da sinistra a destra, quindi scegliere OK.

5. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le righe di cui si desidera effettuare

l'ordinamento.

Ordinare gli elenchi di mesi, di giorni della settimana o gli elenchi personalizzati

1. Selezionare una cella o un intervallo dell'elenco che si desidera ordinare.

2. Scegliere Ordina dal menu Dati.

3. Scegliere il pulsante Opzioni.


121




4. Nella casella Prima chiave di ordinamento selezionare l'ordinamento personalizzato

desiderato, quindi scegliere OK.

5. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK.

Note

L'ordinamento personalizzato viene applicato solo per la colonna specificata nella casella

Ordina per. Per ordinare in base a più colonne utilizzando un criterio personalizzato, è

necessario eseguire i singoli ordinamenti separatamente. Per ordinare ad esempio le colonne A

e B in quest'ordine di importanza, ordinare l'elenco prima in base alla colonna B e specificare il

tipo di ordinamento personalizzato nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, quindi

ordinare l'elenco in base alla colonna A.

Se si desidera disporre le voci di un elenco secondo un ordine specifico, ad esempio nel caso di

dati organizzativi, è possibile utilizzare un elenco personalizzato.

Tipi di ordinamento predefiniti

I tipi di ordinamento utilizzati in Microsoft Excel consentono di ordinare i dati in base al valore di

questi ultimi anziché in base al formato.

Di seguito vengono riportati i criteri seguiti per l'ordinamento crescente. Per l'ordinamento decrescente

tale ordine va invertito, fatta eccezione per le celle vuote che vengono sempre poste alla fine.

Numeri I numeri vengono ordinati a partire dal più piccolo numero negativo al più grande numero

positivo.

Ordinamento alfanumerico Quando si ordina un testo alfanumerico, questo viene disposto da

sinistra verso destra e carattere per carattere. Una cella contenente il testo "A100" ad esempio verrà

posta dopo una cella contenente la voce "A1", ma prima di una cella contenente la voce "A11".

Il testo e le combinazioni di testo e numeri vengono ordinati nel modo seguente:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spazio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K

L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Gli apostrofi (') e i trattini (-) vengono ignorati. Nel caso in cui l'unica differenza tra due stringhe di

testo è determinata dalla presenza del trattino, il testo che lo include viene ordinato per ultimo.

Valori logici Il valore logico FALSO viene posto prima del valore logico VERO.

Valori di errore Tutti i valori di errore hanno la stessa priorità di ordinamento.

Celle vuote Le celle vuote vengono sempre poste alla fine.

3.2 Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente i dati selezionati

Ordinare le righe in ordine decrescente in base al contenuto di una colonna

A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno

utilizzate anche per gli ordinamenti successivi.

1. Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento.

2. Fare clic su Ordinamento decrescente ( ).

Per tutte le altre modalità di ordinamento vale ciò che è stato detto nel paragrafo precedente riguardo

all'ordinamento crescente.


122




Strutturare un foglio elettronico come un database

Excel non solo è utile per organizzare e manipolare numeri, ma può costituire un pratico strumento per

costruire in modo semplice archivi di dati. Strutturando un foglio come un database è possibile mettere

in relazione i dati in base a determinati criteri di ricerca, cercare informazioni e riorganizzarle secondo

nuovi criteri di ordinamento.

Se si vuole rendere più efficiente la propria agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile trasferirla

su un foglio elettronico. In questo modo si possono ordinare tutti i nomi dei propri conoscenti in base

alla città di residenza, oppure è possibile effettuare una ricerca per scoprire in tempo utile la data di un

compleanno.

Per strutturare un foglio elettronico come un database è necessario creare delle categorie di ordinamento in base alle quali organizzare i dati, per esempio, nel caso di un'agenda con indirizzi,

nome, numero di telefono, data del compleanno ecc, in modo che ogni categoria costituisca l'etichetta

di una colonna.

Un foglio elettronico di questo tipo contiene la stessa categoria di dati in ciascuna colonna, e i dati di

ciascuna riga sono correlati tra loro. Continuando con l'esempio dell'agenda, mentre le colonne

dovrebbero contenere i dati dello stesso tipo (nome, indirizzo, ecc.) in ogni riga andrebbero i dati

riferiti alla stessa persona.

Nell'inserire i dati è importante non lasciare alcuna riga vuota e dare alle informazioni

un'impostazione omogenea, per esempio scrivendo date e indirizzi sempre allo stesso modo.

Dopo aver creato una lista di dati omogenei è possibile ordinarli secondo diversi parametri, in modo da

disporre le righe di un elenco in base al contenuto di una colonna.

Nel caso dell'agenda, per esempio, è possibile ordinare gli indirizzi secondo la città di residenza,

oppure in ordine alfabetico in base al cognome e così via.


123




Per ordinare i dati di una lista selezionate una delle celle che contengono i dati da organizzare, aprite il

menu Dati e fate clic sulla voce Ordina: Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile

scegliere uno o più parametri di ordinamento.

Una volta selezionate le colonne e il tipo di ordinamento che si vuole effettuare, fate clic sul pulsante

OK e Excel ridispone tutte le righe del foglio in base all'ordine crescente o decrescente dei valori

contenuti nelle colonne selezionate.

Filtrare i dati di una lista

Oltre a ordinare la lista in base a parametri stabiliti, è possibile filtrare i dati in modo da visualizzare

soltanto le righe che interessano. Dalla rubrica di indirizzi, per esempio, è possibile ottenere la lista di

tutti gli amici residenti in una certa città.

Il filtro permette non solo di visualizzare i dati che interessano, ma anche di modificarli o produrre

grafici a partire da essi. A differenza dell'ordinamento, lo strumento del filtro non sposta le righe della

lista, ma nasconde le righe che non soddisfano i criteri di selezione.

Per individuare rapidamente gli elementi che volete visualizzare in un elenco, selezionate una cella del

foglio o una voce di campo, aprite il menu e fate clic sulla voce Filtro, quindi scegliete la voce Filtro

automatico dal menu a discesa: Excel inserisce un pulsante di selezione per il filtro automatico a lato

di ogni etichetta di colonna.

Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di selezione per il filtro è possibile visualizzare un menu

con tutte le voci presenti nella colonna e scegliere la voce in base alla quale filtrare i dati. Per tornare a

vedere tutte le righe del foglio selezionate dal menu la voce Tutto.

124




SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE I

NFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Filtri personalizzati

È anche possibile raffinare la ricerca e

applicare dei filtri personalizzati, cioè filtri che

possono essere utilizzati per visualizzare righe

in grado di soddisfare più condizioni in una

stessa colonna.

In questo modo, per esempio, nella lista degli

indirizzi si possono selezionare le righe che

fanno riferimento a più nomi di città. Se scegliete la voce Personalizza dal menu per il filtro che

compare a lato di ogni colonna, Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile indicare i

criteri di selezione.

Nella casella Mostra righe selezionate l'operatore di confronto in base al quale filtrare i dati: gli

operatori possono essere Uguale, Maggiore o Minore di, oppure, nel caso di valori testuali, Inizia con,

Finisce, Contiene, ecc.

Una volta inserito l'operatore di confronto, inserite il valore da utilizzare come termine di confronto

nella casella del valore alla sua destra.

In un foglio per la contabilità, per esempio, potrebbe essere necessario selezionare tutte le voci di spesa

che superano £ 200.000.

Nella finestra Personalizza è possibile utilizzare anche due criteri di filtro per la stessa colonna, per

esempio cercare le righe che contengono valori compresi fra £200.000 e £400.000.

Dopo aver selezionato il primo operatore di confronto , si deve fare clic sul pulsante AND e introdurre

un secondo operatore di confronto.

4.0 Funzioni aritmetiche e logiche

Prima di passare all'uso di formule e funzioni è bene chiarire meglio i riferimenti alle celle e agli

intervalli, in quanto essi sono di norma usati nelle formule e nelle funzioni.

Un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro e viene utilizzato per

la ricerca dei valori che si desidera includere in una formula. Grazie ai riferimenti in una sola formula

è possibile utilizzare i dati contenuti in diverse parti di un foglio di lavoro oppure il valore di un'unica

cella in più formule. È inoltre possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di

lavoro, ad altre cartelle di lavoro e a dati presenti in altri programmi. I riferimenti a celle in altre

cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni e i riferimenti ai dati di altri programmi sono

denominati riferimenti remoti.

In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento A1, in cui le

colonne sono identificate da lettere (da A a IV, per un totale di 256 colonne) e le righe sono

identificate da numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri costituiscono le intestazioni di riga e di

colonna. Per fare riferimento a una cella, immettere la lettera della colonna seguita dal numero di riga.

D50 si riferisce ad esempio alla cella posizionata all'intersezione tra la colonna D e la riga 50. Per fare

riferimento a un intervallo di celle, immettere il riferimento della cella nell'angolo superiore

sinistro dell'intervallo, i due punti (:), quindi il riferimento della cella nell'angolo inferiore

destro. Di seguito sono riportati esempi di riferimenti.

Per fare riferimento a Utilizzare Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 A10

Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle righe da 10 a 20

A10:A20

Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle colonne da B a E

B15:E15


125




Tutte le celle della riga 5 5:5

Tutte le celle delle righe da 5 a 10 5:10

Tutte le celle della colonna H H:H

Tutte le celle delle colonne da H a J H:J

Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e

dalle righe da 10 a 20

A10:E20

Lo Stile di riferimento R1C1 viene usato maggiormente nelle macro e nelle routines Visual Basic. In questo riferimento si inseriscono dopo R il numero di riga e dopo C il numero di colonna ad

esempio R10C2 indica la cella B10.

I riferimenti possono essere assoluti e relativi.

Se in una formula scriviamo per esempio =somma(A1:D1) e la formula viene inserita nella cella E1, in

questa cella comparirà la somma dei contenuti delle celle da A1 a D1. Se ora copiamo la formula nella

cella E2 Excell intende che il riferimento alle celle è relativo, cioè, poichè la formula si trova in E2,

l'intervallo della formula diventa A2:D2 e la formula copiata sarà =somma(A2:D2); e cos' via se

copiamo la formula in altre celle. Questo tipo di riferimento si chiama relativo.

Se, al contrario, in una formula vogliamo che il riferimento ad una cella o ad un intervallo sia assoluto,

e cioè che la cella o l'intervallo rimanga sempre lo stesso copiando la formula, allora dobbiamo far

precedere i nomi di cella dal simbolo $. Così, se scriviamo =somma($A$1:$D$1), anche se copiamo la

formula, viene sempre riportata la somma relativa alle celle da A1 a D1. E' da osservare che possiamo

rendere assoluti o relativi riga e colonna, oppure l'una o l'altra. Così, se scriviamo $A1 intendiamo dire

che la colonna è relativa e cambierà nelle formule copiate, mentre la riga rimane fissa la 1. Possiamo

avere perciò per una cella le scritte A1, $A1, A$1, $A$1 rendendo relative riga e colonna, solo

colonna, solo riga, entrambe.

Etichette e nomi È possibile utilizzare le etichette delle righe e delle colonne di un foglio di lavoro

per fare riferimento alle celle delimitate da tali righe e colonne. "Prezzo", "Quantità" e "Totale" sono

esempi di etichette utilizzabili. In alternativa, è possibile assegnare nomi descrittivi che rappresentino

celle, intervalli di celle, formule o valori costanti.

Riferimenti 3D Se si desidera analizzare dati presenti in una cella o un intervallo di celle in più fogli

all'interno della cartella di lavoro, utilizzare i riferimenti 3D. Un riferimento 3D include il riferimento

di cella o di intervallo preceduto da un intervallo di nomi di fogli di lavoro. È possibile utilizzare

qualunque nome memorizzato tra il primo e l'ultimo nome del riferimento.

=SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) ad esempio consente di addizionare i valori contenuti nella cella B5

in tutti i fogli compresi tra il Foglio 2 e il Foglio 13 inclusi.

Non è inutile, a questo punto, dare una definizione di formula e funzione.

Una formula è un'insieme di costanti e riferimenti uniti da operatori matematici. Una formula in Excel

inizia con = (uguale). Ad esempio =(A1*235*B3+C5) è una formula che inserisce nella cella il

risultato delle operazioni contenute in essa. Gli operatori matematici riconosciuti da Excel sono + Somma

- Sottrazione

* Moltiplicazione

/ Divisione

% Percentuale

^ Elevamento a potenza

= Uguale a

> Maggiore di < Minore di


126




>= Maggiore di o uguale a

<= Minore di o uguale a

<> Diverso da

& Concatenamento di testo

Essi sono chiamati anche funzioni in quanto effettuano un calcolo fra dati o fra funzioni.

Una funzione è una ruotine che Excel richiama ogni volta che la incontra e che fornisce un valore

(numerico o di stringa) calcolato dalla routine. Ad esempio somma(intervallo) è una funzione che

calcola la somma dei contenuti dell'intervallo di celle specificato, Adesso() calcola la data odierna.

Excel contiene moltissime funzioni per tutte le esigenze di calcolo. Cercare nella guida alle voci

Funzioni matematiche e trigonometriche, Funzioni statistiche, funzioni del database, funzioni data e

ora etc.. Una funzione termina sempre con aperta e chiusa parentesi () anche se fra di esse non vi sono

parametri.

4.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche

Le funzioni più importanti sono senza dubbio gli operatori aritmetici (+ - * /) di somma, differenza,

prodotto e quoziente, che permettono di costruire formule per tutte le esigenze insieme all'operatore

elevamento a potenza (^). Ricordiamo ancora che una formula comincia sempre con =(uguale) e può

contenere costanti, riferimenti di celle e di intervalli, funzioni.

Se in una formula sono presenti diversi operatori, l'ordine di esecuzione delle operazioni sarà quello

illustrato nella tabella che segue. Se una formula contiene operatori dotati della stessa precedenza,

come quelli di moltiplicazione e divisione, essi verranno calcolati da sinistra a destra. Per modificare

l'ordine del calcolo, racchiudere tra parentesi la parte della formula che si desidera calcolare prima.

Operatore Descrizione : (due punti) (spazio singolo)

; (punto e virgola)

Operatori di riferimento

– Negazione (–1)

% Percentuale

^ Elevamento a potenza

* e / Moltiplicazione e divisione

+ e – Addizione e sottrazione

& Concatenazione di stringhe

= < > <= >= <> Confronto

Quando in una cella viene introdotta una formula che contiene riferimenti, se qualche valore contenuto nei riferimenti cambia, Excel ricalcola le formule e aggiorna i valori nelle celle contenenti le formule.


127




Per accedere a tutte le funzioni disponibili in Excel si può attivare il comando Inserisci/Funzione...

dalla barra del menu. Si apre la finestra di dialogo Incolla Funzione che presenta l'elenco di tutte le

funzioni.

In basso è riportata una spiegazione e la sintassi della funzione. Per ulteriori informazioni si può

cliccare sulla guida (?) in basso a sinistra.

Scelta la funzione è sufficiente fare click su di essa. Si apre un'altra finestra in cui è possibile scegliere

le celle o gli intervalli interessati

Nelle funzioni e nelle formule sono contenuti, in genere, celle e intervalli. Per individuare l'intervallo

contenuto in una formula è sufficiente fare doppio click sulla cella che contiene la formula. Excel

evidenzia con un contorno azzurro l'intervallo. Per cambiare il riferimento si può trascinare il contorno

in un'altra posizione oppure modificarlo trascinando col sinistro il quadratino di riempimento della

selezione. Fatte le modifiche è sufficiente premere INVIO.

4.2 Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule

Se non è possibile calcolare il risultato di una formula, verrà visualizzato un valore di errore. È

possibile ad esempio che si verifichi un errore se si utilizza del testo laddove la formula richiede un

valore numerico, se si elimina una cella a cui fa riferimento una formula oppure se si utilizza una cella

non sufficientemente ampia da consentire la visualizzazione del risultato.


128



Errore

Un

una

form

,

a

o

a

o

a

o

,

e

a

#####

valore di errore ##### si verifica quando la cella contiene un numero

data o un'ora che non rientra nella cella oppure quando contiene un

ula di data e/o di ora che genera un risultato negativo.

Errore #VALORE!

Il valore di errore #VALORE! viene visualizzato quando viene utilizzat un tipo di argomento o di operando errato oppure se la caratteristic

Correzione automatica formula non è in grado di correggere la formula.

Errore #DIV/0! Il valore di errore #DIV/0! viene visualizzato quando il divisore di una formula è uguale a 0 (zero).

Errore #NOME? Il valore di errore #NOME? viene visualizzato quando il testo contenut in una formula non viene riconosciuto.

Errore #N/D

Il valore di errore #N/D viene visualizzato quando il valore che occorre una funzione o a una formula non è disponibile. Se certe celle del fogli

di lavoro sono destinate a contenere dati non ancora disponibili

immettere il valore #N/D in queste celle. In tal modo le formule ch

fanno riferimento a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno

semplicemente il valore #N/D.

Errore #RIF! Il valore di errore #RIF! viene visualizzato quando un riferimento di cella non è valido.

Errore #NUM! Il valore di errore #NUM! viene visualizzato quando si verifica un problema con un numero contenuto in una formula o in una funzione.

Errore #NULLO! Il valore di errore #NULLO! viene visualizzato quando si specific un'intersezione di due aree che non si intersecano.


Altri valori di errore possono dipendere da ragioni esterne alla formula stessa. Se ad esempio una

formula visualizza #N/D oppure #VALORE!, è possibile che l'errore risieda in una cella a cui la

formula fa riferimento. È possibile individuare le celle che forniscono valori di errore alle formule

tramite gli strumenti di controllo nel modo seguente

1. Visualizzare la barra degli strumenti Controllo scegliendo Controllo dal menu Strumenti,

quindi Barra degli strumenti Controllo.

Prima di utilizzare la barra degli strumenti Controllo, scegliere Opzioni dal menu Visualizza e assicurarsi che nella scheda Visualizza sia selezionato il pulsante di opzione Mostra tutto o Mostra

segnaposti.

2. Fare clic sulla cella in cui è visualizzato l'errore.

3. Fare clic sul pulsante Individua errore ( ).

Nota Per selezionare la cella all'estremità opposta di una freccia di controllo, fare doppio clic sulla

freccia stessa.

Gli errori più ricorrenti, che compaiono in una cella che contiene una formula errata sono:

4.3 Usare lo strumento riempimento automatico per copiare o incrementare dati

Nella seconda sezione si è già parlato di copiare e incollare dati e come ottenere automaticamente serie

di dati. Ricordiamo in questo paragrafo che per copiare o spostare i dati (valori o formule) contenuti in


129



l

o o

e e

o o

l l

o

Trascina

m

e e

Trascina la selezione col pulsante sinistro de mouse

Sposta la selezione nel punto desiderato. Verranno chieste informazioni se sono presenti altri dati

CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistr del mouse

Copia la selezione nel punto desiderato. Verrann chieste informazioni se sono presenti altri dati

Trascina la selezione col pulsante destro del mous con o senza il tasto CTRL

Si apre un menu di scelta rapida per effettuar diverse azioni


una selezione, oltre che operare con i comandi Taglia, Copia e Incolla, possono essere usati i pulsanti

sinistro e destro del mouse e il tasto CTRL una volta posizionato il cursore sul bordo della selezione o

sul quadratino di riempimento automatico. I risultati che si ottengono trascinando con le varie

combinazioni di tasti sono:

Trascinando dal bordo della selezione

Trascinando dal quadratino di riempimento della selezione

la selezione col pulsante sinistro de

ouse

Riempie le celle contigue con serie dipendenti da tipo di dati, come numeri, mesi, giorni etc.,

crescenti o decrescenti a seconda dell

spostamento.

CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistr del mouse

Copia la selezione nelle caselle ricoperte nell spostamento del mouse.

Trascina la selezione col pulsante destro del mous con o senza il tasto CTRL

Si apre un menu di scelta rapida per effettuar diverse azioni

Trascinando col destro del mouse il quadratino di riempimento, in particolare, si apre il menu di scelta rapida. Se si fa click sulla voce Serie... si apre una finestra di dialogo in cui si può decidere con che

tipo di serie si devono riempire le celle.

4.4 Capire e usare i riferimenti relativi e assoluti nelle formule e funzioni.

Abbiamo spiegato nell'introduzione che cos'è un riferimento relativo e assoluto. Aggiungiamo qui

qualche approfondimento.

La potenza del foglio elettronico sta nel fatto che esso calcola proprio facendo riferimento alle celle del

foglio o addirittura di altri fogli o di altre cartelle, di modo che, se vengono modificati i dati dei

riferimenti, vengono ricalcolate tutte le formule e nelle relative caselle appaiono i dati aggiornati. Nelle

tabelle, molto spesso si ha bisogno di totali parziali e complessivi oppure di formule che calcolino un

valore in base ai dati contenuti in righe o colonne. In questi casi sarebbe noioso riscrivere per ogni riga

o colonna la stessa formula con i riferimenti cambiati. Ecco allora che Excel intende, per default, che il

riferimento è relativo, per cui, copiando la formula nella riga successiva, automaticamente i riferimenti


130




vengono fatti ai dati della riga successiva, a meno che gli indici di riga e colonna non vengano fatti

precedere dal simbolo $; in tal caso Excel intende il riferimento come assoluto.

Prendiamo ad esempio una formula che calcola la forza di attrazione newtoniana, date le masse di due

corpi e la distanza ( F=k*M*m/d2). I dati siano disposti nel seguente modo:

in A1 sia presente la costante k nell'intervallo A2:C2 siano presenti M, m, e d. Altri valori di M, m e d siano presenti nelle righe

successive negli intervalli A3:C3, A4:C4 etc.

Nella cella D2 scriviamo la formula, che risulterà

=$A$1*A2*B2/(C2^2)

La cella A1 deve essere un riferimento assoluto perchè nella formula il valore è sempre lo stesso. Le

celle A2, B2 e C2 sono riferimenti relativi, perchè nelle diverse righe i valori di M, m e d cambiano.

Copiando la formula nelle celle D3, D4 etc. essa per ogni riga sarà cambiata automaticamente

rispettando il riferimento. Così in D3 la formula diventa =$A$1*A3*B3/(C3^2) , in D4 diventa

=$A$1*A4*B4/(C4^2) etc.. Se non avessimo messo il simbolo di riferimento assoluto, $, davanti alla

cella A1 le formule sarebbero diventate in D3 =A2*A3*B3/(C3^2), in D4 =A3*A4*B4/(C4^2),

chiaramente errate perchè in A2, A3 etc. sono contenuti valori di M.

4.5 Usare la funzione di somma.

Tutte le funzioni matematiche, con la loro sintassi e spiegazioni, si possono trovare nella guida di

Excel cercando "Funzioni matematiche e trigonometriche". Allo stesso modo si possono cercare le

"Funzioni statistiche", le "Funzioni di database" etc. In questo paragrafo trattiamo soltanto la funzione

somma() e nel successivo la funzione media(), semplicemente per fare un esempio ed essendo esse

molto usate.

Funzione SOMMA Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle.

Sintassi SOMMA(num1;num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma.

I numeri, i valori logici e la rappresentazioni di numeri in formato testo digitati

direttamente nell'elenco degli argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere i primi due esempi che

seguono.

Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i

numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici, il testo o i valori

di errore verranno ignorati. Vedere il terzo degli esempi che seguono.

Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri

determinano degli errori.

Esempi SOMMA(3; 2) è uguale a 5 SOMMA("3"; 2; VERO) è uguale a 6 in quanto i valori in formato testo vengono convertiti in numeri

e il valore logico VERO viene considerato uguale a 1.

A differenza di quanto illustrato nell'esempio precedente, se A1 contiene "3" e B1 contiene VERO:

SOMMA(A1; B1; 2) è uguale a 2 in quanto i riferimenti a valori non numerici presenti nei riferimenti

non vengono convertiti.

Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono i valori 5, 15, 30, 40 e 50:

SOMMA(A2:C2) è uguale a 50

SOMMA(B2:E2; 15) è uguale a 150

131





La funzione somma è la funzione più comunemente usata. Se essa serve solo a verificare la somma di

un certo intervallo di celle, ricordare che quando viene selezionata una zona del foglio, appare

automaticamente la somma dei valori numerici sulla barra di stato.

Naturalmente la funzione somma (come tutte le altre funzioni) possono entrare a far parte di una

formula. Per esempio =A3*135/somma(A5:D10) effettua il prodotto fra il contenuto della cella A3 per

135 e divide per la somma dei valori dell'intervallo A4:D10.

4.6 Usare la funzione di media.

La funzione media() fa parte delle "Funzioni statistiche" il cui elenco completo si può trovare nella

guida di Excel

Funzione MEDIA Essa restituisce la media aritmetica degli argomenti.

Sintassi MEDIA(num1; num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la media.

Osservazioni

numeri.

Gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che contengono

Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori

verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel calcolo.

Suggerimento Quando si calcola la media delle celle, tenere presente la differenza esistente tra celle

vuote e celle che contengono il valore zero, soprattutto nel caso in cui sia stata deselezionata la casella

di controllo Zeri nella scheda Visualizza, che è possibile visualizzare scegliendo Opzioni dal menu

Strumenti. Le celle vuote non vengono conteggiate, al contrario degli zeri.

Esempi Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2: MEDIA(A1:A5) è uguale a 11

MEDIA(Punteggi) è uguale a 11

MEDIA(A1:A5; 5) è uguale a 10

MEDIA(A1:A5) è uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5) è uguale a 11

Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi e contiene i numeri 4, 18 e 7:

MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) è uguale a 10,5

Oltre la media aritmetica esistono le funzioni matematiche di altre medie:

MEDIA.DEV Restituisce la media delle deviazioni assolute dei valori rispetto alla loro media

MEDIA Restituisce la media degli argomenti

MEDIA.VALORI Restituisce la media degli argomenti, inclusi i numeri, il testo e i valori logici

MEDIA.GEOMETRICA Restituisce la media geometrica

MEDIA.ARMONICA Restituisce la media armonica

MEDIANA Restituisce la mediana dei numeri specificati

MEDIA.TRONCATA Restituisce la media della parte interna di un insieme di dati

132





Foglio elettronico

Parte terza

1.0 Formattazione

1.1 Formattare le celle: numeri

1.1.1 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali

1.1.2 Formattare le celle per inserire una data

1.1.3 Formattare le celle per differenti valute

1.1.4 Formattare le celle per valori percentuali

1.2 Formattare le celle: testo

1.2.1 Modificare le dimensioni del testo e formattare il contenuto

delle celle

1.2.2 Modificare l'orientamento del testo

1.3 Formattare le celle: insieme di celle

1.3.1 Raggruppare le celle

1.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di celle

1.3.3 Formattazione condizionale

1.4 Controllo ortografico

1.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico


1.5.1 Modificare i margini

1.5.2 Aggiustare il documento 1.5.3 Aggiungere intestazione e piè di pagina

1.5.4 Cambiare l'orientamento del documento

2.0 Stampa

2.1 Stampare semplici fogli elettronici

2.1.1 Usare le opzioni di base della stampa. Anteprima

2.1.2 Vedere un documento in anteprima

2.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella

2.1.4 Stampare una parte del foglio

1.0 Formattazione

1.1 Formattare le celle: numeri

1.1.1 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali

Formattare un foglio di lavoro significa non solo dare ad esso un aspetto esteticamente migliore e più

gradevole, ma soprattutto renderlo più leggibile mettendo in evidenza gli elementi importanti.

Excel offre una gamma vastissima di opzioni di formattazione: potete modificare i caratteri, i bordi,

lo stile dei numeri e l'allineamento per rendere più gradevole l'aspetto dei fogli di lavoro.


133




La procedura per modificare i caratteri nelle celle non è molto diversa da quella di Word: evidenziate

i caratteri che volete formattare, quindi selezionate un carattere dall'elenco a discesa Tipo di

carattere sulla barra degli strumenti Formattazione e una dimensione per il carattere. Per applicare

uno stile particolare fate clic sul pulsante Grassetto, Corsivo o Sottolineato.

Ma Excel offre di più, in quanto una cella contiene dati. In questo senso essa può essere formattata, o

predisposta, per contenere tipi di dati particolari. Per formattare una cella in base al tipo di dati fare

click su Formato/Celle della barra dei menu; si apre la finestra di dialogo, costituita da diverse

schede.

Innanzi tutto esaminiamo la scheda Numero. In essa è possibile scegliere da un lungo elenco come

vogliamo che appaia un numero nella cella. Attenzione! anche se un numero apparirà, per esempio,

senza cifre decimali, esso è sempre memorizzato con la precisione con cui è stato immesso (se

abbiamo inserito 12,5 e scegliamo come visualizzazione di cella numero intero, nella cella apparirà

12, ma rimane memorizzato 12,5. Se si cambia il formato numerico di cella apparirà 12,5).

Selezionando Numero dall'elenco delle categorie appare la casella in cui si può immettere il numero

di cifre decimali da visualizzare, eventualmente il separatore delle migliaia e come appaiono i numeri

negativi. Se inseriamo un numero con 2 cifre decimali e abbiamo scelto come formato cella 4 cifre

decimali, verranno aggiunti due zeri in modo che le cifre decimali siano 4. In alcuni campi scientifici

non è indifferente scrivere 12,53 e 12,5300, per cui bisogna stare attenti alle proprie esigenze.

Scegliendo dall'elenco delle categorie Generale, il numero sarà visualizzato con le cifre decimali

immesse senza gli zeri finali dopo la virgola. Se si vuole immettere i numeri con le cifre decimali

volute occorre scegliere la categoria Personalizzato.

1. Selezionare le celle che si desidera formattare.

2. Scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Numero.

3. Dall'elenco Categoria selezionare una categoria, quindi un formato incorporato simile a quello

desiderato. 4. Dall'elenco Categoria selezionare Personalizzato. 5. Per creare il formato desiderato, modificare i codici del formato numerico nella casella Tipo.


134




La modifica di un formato incorporato non ne comporta la rimozione.

È possibile specificare un massimo di quattro sezioni di codici di formato. Le sezioni, separate da un

punto e virgola, definiscono i formati relativi ai numeri positivi e negativi, ai valori zero e al testo, in

tale ordine. Se si specificano solo due sezioni, la prima viene utilizzata per i numeri positivi e gli zeri

e la seconda per i numeri negativi. Se si specifica una sezione, tutti i numeri ne utilizzano il formato.

Se si salta una sezione, includere il punto e virgola finale relativo a tale sezione.

Il simbolo # una posizione di una cifra. Introducendo come maschera nel formato personalizzato

#.###### significherà che verranno visualizzate tutte le cifre intere e tutte le decimali fino sei senza

aggiungere zeri finali. In ogni caso conviene prendere confidenza scegliendo formati stabiliti o

sperimentando maschere personalizzate e vedere come verrà visualizzato il numero.

1.1.2 Formattare le celle per inserire una data

Una funzione importante in Excel è la funzione data. Una cella può essere formattata per contenere

date scegliendo Data dall'elenco delle categorie della scheda Numero. E' possibile scegliere fra

numerosi formati data a seconda delle proprie esigenze.

Attenzione, però! Excel ha il suo modo di interpretare le date.

Poiché le regole che determinano il modo in cui i programmi di calcolo interpretano le date sono

complesse, quando si immettono date è necessario utilizzare il massimo della precisione. Ciò

garantirà un alto livello di precisione nei calcoli delle date.

Modalità con cui Excel interpreta le date ambigue Quando interpreta date ambigue, Excel procede per supposizioni. Ad esempio, quando si inserisce

una data che include solo il mese e una o due cifre, Excel assume che da 1 a 31 sia il giorno e che

l'anno sia l'anno corrente. Excel assume che 01 dicembre sia 1 dicembre dell'anno corrente, non

dicembre dell'anno 2001 oppure che dicembre 32 sia 1 dicembre 1932.

Modalità secondo cui Excel interpreta gli anni a due cifre Per impostazione predefinita, quando si inserisce un valore di anno a due cifre, Excel lo interpreta nel

seguente modo:

da 00 a 29 Excel interpreta i valori di anno a due cifre da 00 a 29 come gli anni

che vanno dal 2000 al 2029. Ad esempio, se si digita la data 28/5/19, Excel assume che la data sia 28

maggio, 2019.

da 30 a 99 Excel interpreta i valori anno a due cifre da 30 a 99 come gli anni che

vanno dal 1930 al 1999. Ad esempio, se si digita la data 28/5/98, Excel assume che la data sia 28

maggio, 1998.

Utilizzare anni a quattro cifre Per assicurarsi che Excel interpreti i valori anno nel modo

desiderato, è possibile digitare i valori anno a quattro cifre (ad esempio, 2001, piuttosto che 01).

Excel tratta le date come un numero seriale.

La funzione che restituisce tale numero è DATA(anno;mese;giorno).

Anno può avere da una a quattro cifre. L'anno viene interpretato a seconda del sistema di data

utilizzato. In base all'impostazione predefinita, Excel per Windows utilizza il sistema di data 1900 .

Se anno è compreso tra lo 0 (zero) ed il 1899 (incluso), tale valore viene aggiunto al 1900 per

calcolare l'anno. Ad esempio, DATA(100;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000 (1900+100).


135




Se anno è compreso tra 1900 e 9999 (incluso), tale valore viene utilizzato come anno.

Ad esempio, DATA(2000;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000.

Se anno è minore di 0 o maggiore di 10000, verrà restituito il valore di errore #NUM!.

Mese è un numero che rappresenta il mese dell'anno. Se mese è maggiore di 12, quel numero di

mesi verrà aggiunto al primo mese dell'anno specificato. Ad esempio, DATA(1998;14;2) restituirà il

numero seriale che rappresenta il 2 febbraio 1999.

Giorno è un numero che rappresenta il giorno del mese. Se giorno è maggiore del numero di giorni

del mese specificato, quel numero di giorni verrà aggiunto al primo giorno del mese. Ad esempio,

DATA(1998;1;35) restituirà il numero seriale che rappresenta il 4 febbraio 1998.

Osservazioni

In Excel, le date vengono memorizzate come numeri seriali in sequenza in modo da potervi eseguire

dei calcoli. Se la cartella di lavoro utilizza il sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1900 viene

memorizzata come numero seriale 1. Ad esempio, nel sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1998

viene memorizzata come numero seriale 35796 perché sono passati 35.795 giorni dal 1 gennaio 1900.

Vedere. L'orario viene memorizzato come numero decimale frazione del giorno aggiunto alla data. La

funzione ORARIO(ora;minuto;secondo) restituisce tale numero. In definitiva scrivendo in una cella

formattata data "12/03/2003 13:47" Excel memorizza il numero 37692,57. Le funzioni

ANNO(numero), Mese(numero), Giorno(numero), ora(numero), minuto(numero), secondo(numero)

restituiscono l'anno, il mese, il giorno, l'ora, i minuti e i secondi di un numero seriale. Se si vuole

trasformare un numero seriale in data e ora basta formattare la cella in data in una delle forme proposte dalla finestra di dialogo. La funzione DATA risulta particolarmente utile nelle formule in cui anno, mese e giorni sono

formule e non costanti.

1.1.3 Formattare le celle per differenti valute

Esaminiamo ora la formattazione Valuta e Contabilità di una cella. Esse permettono di rappresentare i

numeri nelle varie modalità usate nel mondo finanziario.


136




La finestra di dialogo permette di scegliere, nella categoria Valuta, il simbolo di valuta e il numero di

cifre decimali. Il formato contabilità permette, inoltre, di avere incolonnati il simbolo di valuta e le

cifre decimali. Ricordare che dalle Impostazioni Internazionali, accessibili da Pannello di controllo, è

possibile impostare il separatore delle migliaia e il separatore decimale.

1.1.4 Formattare le celle per valori percentuali

Un altro tipo di formattazione di cella molto usato è il formato numero percentuale. Anche questo è

selezionabile dall'elenco Categorie della Scheda Numero della finestra di dialogo che si apre

cliccando su Formato Celle... accessibile dal menu Formato oppure cliccando due volte sulla

selezione di celle in modo da attivare il menu di scelta rapida.

Se la cella è formattata come numero percentuale, immettendo il valore 0.35 verrà visualizzato 35%.

In pratica questo formato moltiplica per cento il valore immesso e aggiunge il simbolo %.

Attenzione! Ricordare sempre che la formattazione di cella è solo un modo per visualizzare in

un certo modo il numero immesso; nei calcoli viene sempre usato il numero così come è stato

immesso. Anche se nella cella appare 35%, nei calcoli viene usato il valore 0,35.


137




1.2 Formattare le celle: testo

1.2.1 Modificare le dimensioni del testo e formattare il contenuto delle celle

Dalla scheda Formato Numero, una cella può essere formattata anche come testo. Ciò significa che

anche se inseriamo in una cella un numero, esso verrà interpretato come se fosse un testo (in altri

termini come se in una cella generica avessimo inserito " '1423 ").

Formattare il testo contenuto nelle celle è cosa diversa. Dalla finestra di dialogo Formato celle si può

scegliere la scheda Carattere.

In essa è possibile scegliere il font, le dimensioni, lo stile, il colore e altre caratteristiche. Il formato

scelto verrà applicato a tutte le celle della selezione su cui si sta operando. E' chiaro che se una cella è

formattata come numero, tale formattazione permane e il formato carattere verrà applicato ai numeri

presenti nelle celle.

Le varie opzioni di formattazione del testo sono accessibili anche dalla barra degli strumenti

Formattazione, attraverso i pulsanti relativi.

Il formato carattere scelto può essere applicato a tutto il contenuto di una cella o di una selezione

oppure ad una parte del contenuto di una cella. Per far ciò bisogna attivare la modalità modifica nella

cella cliccandoci due volte. A questo punto si può selezionare col mouse la parte di testo desiderato e

applicare colore, e formato testo desiderato.

Le modifiche di formattazione di una parte di testo possono essere eseguite anche nella barra della

formula; la formattazione applicata comparirà nella cella.

1.2.2 Modificare l'orientamento del testo

Scegliendo la scheda Allineamento della finestra di dialogo Formato celle si può impostare la

disposizione del testo all'interno di una cella


138




Il testo può essere allineato orizzontalmente a sinistra, a destra o centrato, e verticalmente in alto, in

basso e al centro. Nella casella Rientro si può impostare il valore del rientro rispetto al bordo della

cella.

Spuntando la casella Testo a capo, se il testo immesso è troppo lungo per essere contenuto nella

cella, essa si allunga in modo che esso va a capo. Naturalmente se la cella venisse allungata

orizzontalmente il testo si ridispone fino a riempirla tutta. Le celle vicine a destra e a sinistra,

naturalmente, si adegueranno alla nuova larghezza di riga.

Spuntando la casella Riduci e adatta il testo immesso viene adattato alla cella rimpicciolendolo.

Spuntando la cella Unione celle, tutte le celle della selezione vengono unite a formare un'unica cella;

le celle intorno conservano la loro dimensione. L'unione celle permette di creare tabelle complesse,

moduli e altro.

La casella Orientamento, insieme alla casella Gradi, permette di impostare l'orientamento del testo,

verticale o inclinato che sia. Per orientare il testo si può immettere il valore nella casella Gradi,

oppure trascinare col mouse il piccolo rombo rosso.

L'allineamento orizzontale del testo di una selezione di celle si può fare anche direttamente coi

pulsanti relativi della barra Formattazione.

1.3 Formattare le celle: insieme di celle

1.3.1 Raggruppare le celle

Come accennato sopra, più celle possono essere raggruppate per formare un'unica cella. Ciò permette

di ottenere tabelle molto articolate e incolonnate in modo da formare veri e propri modelli.

Per raggruppare più celle, effettuare la selezione e aprire la finestra di dialogo Formato Cella

cliccando col destro del mouse sulla selezione oppure dal menu Formato/Celle.

Spuntare la casella Unisci celle. Per eliminare il raggruppamento da una selezione, togliere il segno di

spunta.


139




Per unire celle si può far uso del pulsante Unisci celle ( ) della barra di Formattazione. Le celle

unite possono essere formattate come tutte le altre celle.

1.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di celle

Un'altra delle schede della finestra di dialogo Formato celle è la scheda Bordo

In essa si possono impostare i bordi della cella o di una selezione scegliendo il tipo di linea, il colore

e dove inserire i bordi. Ciascun bordo può essere impostato separatamente mediante i pulsanti che

funzionano in modo on-off e cioè cliccando si inserisce il bordo e cliccando ancora si disinserisce. Il

tutto può essere controllato in anteprima nella casella. Nella figura si vede come ciascuna cella può

avere i suoi bordi e i suoi sfondi.

Nella scheda Motivo si può scegliere sia un colore di sfondo che un motivo di sfondo per far risaltare

i dati contenuti nelle celle e rendere più leggibile la tabella.

Infine la scheda Protezione permette di proteggere i dati.


140




Le celle possono essere bloccate e nascoste. Perchè la protezione possa funzionare è necessario, dopo

aver spuntato le caselle Bloccata e Nascosta, proteggere il foglio di lavoro usando la voce di menu

Strumenti/Protezione... (eventualmente usando una password). Spuntando Bloccata, Excel impedirà

che il contenuto della cella possa essere modificato; spuntando Nascosta, non verrà visualizzata nella

barra della formula la eventuale formula in essa contenuta, ma solo il suo valore.

Formattazione automatica. Alla fine di questo paragrafo, ma sarebbe bene provarla prima, parliamo

della formattazione automatica, che ci permetterà di vedere cosa può fare Excel con la formattazione

delle celle e del testo.

Per attivare la formattazione automatica, selezionare la zona da formattare fare click su

Formato/Formattazione automatica. Si apre la finestra di dialogo, dalla quale si può scegliere un

modello di formattazione:

Naturalmente, una volta scelto il modello, la formattazione può essere modificata a piacere.

Cliccando sul pulsante Opzioni..., vengono visualizzate le caselle di selezione in basso, con le quali si

può attivare o disattivare ogni tipo di formattazione.

1.3.3 Formattazione condizionale

Se una cella contiene i risultati delle formule o altri valori che si desidera controllare, è possibile

identificare le celle tramite l'applicazione di formati condizionali. Sarà possibile, ad esempio,

applicare alle celle uno sfondo verde, ovvero l'evidenziazione, per valori di vendita effettiva superiori

ai valori di vendita prevista e uno sfondo rosso per il caso contrario.

Quando cambiano le condizioni, se il valore delle celle cambia e non corrisponde più alle condizioni

specificate, il formato condizionale previsto per tali celle verrà temporaneamente eliminato. I formati

condizionali rimangono applicati alle celle fino a quando non vengono rimossi, anche se nessuna

delle condizioni specificate è presente e i formati non sono visualizzati.

Per attivare la formattazione condizionale, dopo aver selezionato la zona, cliccare su

Formato/Formattazione condizionale. Si apre una finestra di dialogo in cui può essere immessa la

formula di condizionamento.


141




Il pulsante Aggiungi permette di inserire una seconda condizione e anche una terza. Nelle prime due

caselle si sceglie la condizione e nelle altre due si possono inserire o valori costanti, oppure

riferimenti a celle, selezionabili direttamente sul foglio, cliccando sul quadratino a destra.

1.4 Controllo ortografico

1.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico

Excel dispone, naturalmente, anche di un controllo ortografico, che può essere attivato dal menu

Strumenti/Controllo ortografico, oppure cliccando sul pulsante relativo ( )

Come si vede dalla finestra di dialogo, si può scegliere il dizionario e, attraverso i pulsanti, si possono

effettuare tutte le operazioni di correzione.

Cliccando su Strumenti/Correzione automatica si apre una finestra di dialogo in cui è possibile

attivare la correzione durante la digitazione e impostare gli errori ricorrenti da correggere

automaticamente.

Nella casella di testo Sostituisci può essere inserito un errore che facciamo di frequente e correggerlo

col contenuto della casella Con. In questo modo si può personalizzare la correzione durante la

digitazione.


142





1.5.1 Modificare i margini

Per stampare correttamente il proprio lavoro è importante imparare a regolare l'aspetto del foglio, in

modo che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo.

Anteprima di stampa

Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalità Anteprima di stampa, che permette di verificare

l'aspetto che il foglio assumerà una volta stampato, impaginazione inclusa: aprite il menu File e

selezionate il comando Anteprima di stampa, oppure fate clic sul pulsante Anteprima di stampa (

) sulla barra degli strumenti Standard.

Excel apre la finestra dell'Anteprima di stampa, in cui appare il vostro foglio di lavoro a pagina

intera e un cursore a forma di lente di ingrandimento.

Se volete vedere una parte del foglio più da vicino, fate clic con il mouse e ne ingrandirete la

visualizzazione, quindi fate clic per tornare alla visualizzazione in modalità foglio intero.

Per uscire dall'Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro attivo fate clic sul pulsante Chiudi.

Definire i margini. I margini delimitano l'area di stampa e permettono di dimensionare lo spazio

bianco tra il bordo del foglio e i dati stampati sulla pagina. Per impostare i margini scegliete il

comando Imposta pagina dal menu File e fate clic sulla scheda Margini,


143




Inserite le dimensioni desiderate nelle caselle Superiore, Interiore, Sinistro e Destro.

Se dovete stampare un foglio di lavoro di piccole dimensioni rispetto all'area di stampa, potete

centrarlo tra i margini orizzontale e verticale selezionando una delle opzioni Centra nella pagina.

Una volta definito le impostazioni, fate clic su Anteprima di stampa per verificare l'effetto dei

margini sul documento stampato. Se sono necessarie modifiche potete compierle direttamente in

anteprima di stampa, facendo clic sul pulsante Margini e trascinando i quadratini che appariranno sul

foglio.

1.5.2 Aggiustare il documento

Excel di solito riempie una pagina intera con i dati di un foglio di lavoro, poi inizia a stampare su una

seconda pagina. Per assicurarvi che la suddivisione delle pagine sia ordinata e abbia un senso logico

potete inserire le interruzioni di pagina.

Per creare un'interruzione selezionate Visualizza/Anteprima interruzione di pagina: Excel mostra

il foglio di lavoro con delle linee tratteggiate, che indicano le interruzioni di pagina predefinite,

dettate dalle dimensioni della carta. Fate clic nella cella in cui volete inserire un'interruzione di pagina

verticale o orizzontale e selezionate Inserisci/Interruzione di pagina: Excel traccia un'interruzione

di pagina verticale e orizzontale, visualizzando una linea continua, a sinistra e in cima alla cella

selezionata. Per tornare alla modalità di visualizzazione precedente selezionate Visualizza/Normale.

Se avete selezionato la modalità di visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina, potete regolare

la posizione delle interruzioni di pagina anche facendo clic con il mouse e trascinandole.

Se non siete soddisfatti delle interruzioni di pagina che avete aggiunto potete eliminarle facilmente:

dopo averle visualizzate, posizionate il puntatore del mouse sulla linea blu continua dell'interruzione

di pagina che volete cancellare, in modo che il puntatore si trasformi in una doppia freccia, e tenendo

premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse verso il lato superiore o sinistro del foglio di lavoro,

quindi rilasciate il pulsante.

1.5.3 Aggiungere intestazione e piè di pagina


144




Quando si devono stampare più fogli relativi agli stessi dati è utile inserire intestazioni e piè di pagina

che ne facilitino la lettura, indicando, per esempio, il titolo o il numero di pagina.

Per aggiungere un'intestazione o un piè di pagina aprite il menu File e selezionate il comando

Imposta pagina, quindi fate clic sulla scheda Intestazione e piè di pagina della finestra di dialogo

Imposta pagina.

Si può aprire direttamente la scheda anche selezionando il comando Visualizza/lntestazione e piè di

pagina....

La scheda permette di stabilire il tipo di intestazioni e piè di pagina da inserire nel foglio. È possibile scegliere uno dei modelli predefiniti che si trovano nelle caselle Intestazione e Piè di pagina (come

il nome del foglio, la data e l'ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell'autore) oppure

fare clic sui pulsanti Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina per modificare la

formattazione o aggiungere nuovi elementi alla propria intestazione o al piè di pagina.

Dopo aver scelto le impostazioni che preferite fate clic su OK e intestazioni e piè di pagina saranno

inseriti in tutte le pagine del foglio.


145




1.5.4 Cambiare l'orientamento del documento

Spesso i fogli di lavoro sono più larghi che lunghi: in questi casi potete modificare l'orientamento del

foglio di lavoro (di solito l'orientamento predefinito è quello verticale) e selezionare l'orientamento

orizzontale: nella finestra Imposta pagina, selezionare la scheda Pagina e, nel riquadro Orientamento,

fate clic sul pulsante Orizzontale.

Questa scheda permette di impostare anche il rapporto fra le dimensioni di stampa. Interessante è la

scelta Adatta a: che permette di contenere la selezione in una sola o più pagine a piacere. Excel


146




calcola la grandezza dei caratteri e comprime la selezione o il foglio fino a contenerla nelle pagine

impostate nelle caselle di testo. Fatte le scelte desiderate si può controllare ciò che verrà stampato

cliccando sul pulsante Anteprima di stampa.

L'ultima scheda della finestra di dialogo Imposta pagina è la scheda Foglio:

In questa scheda si possono impostare l'area di stampa e le righe e colonne che si desidera siano

ripetute in ciascuna pagina. Gli intervalli possono essere scritti direttamente nelle caselle di testo,

oppure selezionarli sul foglio cliccando sull'icona a destra della casella di testo: viene presentato il

foglio sul quale si può effettuare la selezione; fatto ciò cliccare di nuovo sull'icona della casella di

testo che è rimasta visibile sul foglio.

Si può decidere, infine, mediante le caselle di selezione se stampare la griglia o no, se stampare in

nero e con qualità bozza e la sequenza delle pagine da stampare, che può essere orizzontale o

verticale.

Fatte queste operazioni si è pronti per passare alla stampa.

2.0 Stampa

2.1 Stampare semplici fogli elettronici

2.1.1 Usare le opzioni di base della stampa. Anteprima

Stampare un foglio elettronico non è la stessa cosa che stampare un documento .doc. Il fatto è che un

testo si estende solo in verticale, mentre un foglio elettronico si estende sia in orizzontale che in

verticale, in modo che nessun formato di carta o di stampante riuscirebbe a contenerlo tutto.

Nei paragrafi precedenti si è già parlato di molte impostazioni ed anche dell'anteprima di stampa. Se

in Word l'anteprima di stampa non è praticamente necessaria in quanto il programma è wyswyg, cioè

vediamo direttamente sullo schermo come il documento verrà stampato, in Excel non è così, proprio

perchè un foglio di lavoro non è un testo in prosa. Allora il miglior modo di procedere alla stampa del

documento è quello di controllarlo con l'anteprima.

Cominciamo con l'esaminare la finestra di dialogo che si apre cliccando su File/Stampa.

La finestra è simile a quella di Word; in più offre la possibilità di stampare, oltre ad una selezione,

anche i fogli attivi e tutta la cartella. Offre anche la possibilità di stampare le pagine da... a... .

Andiamo con ordine.


147




Stampa tutto. Excel suddivide il foglio in pagine a seconda della grandezza delle celle e alla

formattazione. Vi sono due modi per vedere il contenuto delle pagine:

usare la visualizzazione/Anteprima interruzione di pagina. In questo caso sul foglio

appaiono in azzurro le linee di separazione di pagina orizzontali e verticali e, stampato in grigio, il

numero di pagina. Trascinando col mouse le linee di interruzione, si possono reimpostare le pagine.

Naturalmente non è una modalità wyswyg, per cui non sono visibili margini, intestazioni etc.

usare l'anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima. Nella finestra che si apre,

si possono scorrere e visionare le pagine una ad una con la possibilità di reimpostare margini,

intestazioni etc. Una lente di ingrandimento per cursore permette di ingrandire punti particolari. Fare

di nuovo click per ritornare alla visione totale.

Stampa pagine da... a... Per scegliere le pagine da stampare occorre sapere i numeri di pagine. Essi

si possono trovare o in visualizzazione Anteprima interruzione di pagina oppure in Anteprima di

stampa. Individuate le pagine, si può scegliere l'intervallo da stampare.

2.1.2 Vedere un documento in anteprima

Come detto prima, l'anteprima di stampa in Excel è necessaria per avere l'idea precisa di ciò che verrà

stampato.

Per attivare l'anteprima di stampa si può agire in diversi modi:

cliccare sul pulsante Anteprima di stampa della barra degli strumenti standard ( )

usare il comando File/Anteprima di stampa cliccare sul pulsante della finestra di dialogo che si apre col comando File/Stampa

Facendo riferimento alla figura del paragrafo precedente, i pulsanti "succ." e "prec." permettono di

scorrere avanti e indietro le pagine, il pulsante "Stampa.." apre la finestra di dialogo di stampa, il

pulsante "Imposta.." apre la finestra di dialogo Imposta pagina già esaminata in altro paragrafo, il

pulsante "Margini.." visualizza sul foglio le linee dei margini, le quali possono essere trascinate

direttamente allo scopo di inserire nella pagina qualche riga o qualche colonna del foglio. Il pulsante

"Anteprima di interruzione di pagina" chiude la finestra Anteprima di stampa e apre il foglio

elettronico in visualizzazione anteprima interruzione di pagina

2.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella

Tornando alla finestra di dialogo Stampa, nell'area "Stampa" si può selezionare mediante le caselle di

scelta esclusiva se stampare l'intero foglio di lavoro o l'intera cartella oppure soltanto la selezione.

Stampare l'intero foglio di lavoro. Innanzi tutto si può stampare uno o più fogli di lavoro a scelta. Per

selezionare più fogli di lavoro, cliccare, tenendo premuto il tasto CTRL, sull'etichetta del foglio in basso (

) (ricliccare tenendo premuto CTRL per deselezionare). Excel valuta le

zone del foglio in cui sono presenti dati e propone come stampa solo quella parte. Naturalmente

se si vogliono includere nella stampa righe e colonne vuote o con i semplici bordi, si

può allargare l'area di stampa, impostandola da File/Area di stampa, dopo averla selezionata.


148




Stampare tutta la cartella. Stampare tutta la cartella equivale a selezionare tutti i fogli in cui sono

presenti dati. Anche in questo caso, se si vogliono includere o escludere dalla stampa zone, occorre

impostarle come area di stampa.

2.1.4 Stampare una parte del foglio

L'ultima voce del riquadro Stampa è "Selezione". Questa opzione permette di stampare solo la zona

selezionata del foglio attivo. Talvolta si ha necessità di comprimere in un unico foglio stampato la

selezione. In questo caso, come già detto in altro paragrafo, si può decidere il rapporto di stampa della

selezione. Cliccando su File/Imposta pagina oppure cliccando sul pulsante Imposta.. della

visualizzazione Anteprima di stampa, si apre la finestra di dialogo Imposta pagina, che abbiamo

esaminato in altro paragrafo. Nella scheda "Pagina" si può impostare il rapporto o adattare alla

pagina.

Ciò fatto, non dimenticare di rivedere l'anteprima per esser sicuri che tutto sia a posto.

Si può cliccare, alla fine, sul pulsante Stampa.


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Foglio elettronico

Parte quarta


1.1 Importare oggetti come immagini, grafici, testi

1.2 Spostare e modificare le dimensioni di oggetti importati

2.0 Generare differenti tipi di diagrammi e grafici

2.1 Costruire un grafico con la Creazione Guidata

2.2 Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette

2.3 La barra degli strumenti Grafico

2.4 Cambiare il tipo di grafico

2.5 Spostare e cancellare grafici


1.1 Importare oggetti come immagini, grafici, testi

Come in Word anche in Excel è possibile inserire in un foglio elettronico elementi e oggetti

provenienti da file o da altre applicazioni, come immagini, grafici, testi, suoni e filmati. Il

procedimento è sostanzialmente analogo. Cliccando sulla voce di menu Inserisci, si apre l'elenco delle

opzioni, fra cui, in particolare Immagine e Oggetto...


150




Cliccando sulla voce Immagine si apre l'elenco, da cui, come si può vedere, si può scegliere fra una

clipart o un'immagine da file (in questo caso si apre la finestra di dialogo solita per la ricerca e

l'apertura dei file) o un wordart o forme varie o prelevare direttamente l'immagine da uno scanner o

fotocamera collegata.

Interessante è la voce Organigramma, la quale permette di inserire simboli per realizzare strutture

gerarchiche e organigrammi. Cliccando sulla voce si apre la finestra Organization Chart che permette

di costruire carte gerarchiche anche molto complesse.

A questo si deve aggiungere che la barra degli strumenti "Disegno", attivabile da Visualizza/Barre

degli strumenti, ha molti pulsanti che permettono di inserire caselle di testo, disegni, wordart etc.. Il

tutto può essere raggruppato per formare un'unica immagine spostabile e ridimensionabile.

Inserisci/Oggetti.. permette, invece di inserire elementi creati con altre applicazioni e modificabili

attraverso di esse. Cliccando su Oggetti.. si apre la finestra di dialogo seguente:

Nella prima scheda si può scegliere dall'elenco l'oggetto da creare. Cliccando, per esempio, su Audio

Wave, si apre il registratore di suoni, col quale si può registrare un pezzo che verrà indicato sul foglio

con un piccolo altoparlante. Facendo doppio click col mouse si apre un menu di scelta rapida con le

voci per suonare il pezzo o modificarlo mediante il Registratore di suoni.

Per inserire un testo complesso e formattato si può inserire l'oggetto Documento di Microsoft Word.

Si apre una finestra di word nelle quale è possibile scrivere direttamente e formattare oppure,

mediante il menu Inserisci/File..., importare un file word esistente. Il testo apparirà in una casella

spostabile e ridimensionabile.

1.2 Spostare e modificare le dimensioni di oggetti importati

Gli oggetti inseriti sul foglio possono essere spostati e ridimensionati a piacere.

Facendo click sull'oggetto, sia essa immagine o altro, esso viene selezionato e compaiono i quadratini

di ridimensionamento ai bordi e agli angoli del riquadro, sui quali il cursore del mouse acquista

l'aspetto di doppia freccia indicando che si può trascinare per ingrandirlo o rimpicciolirlo; passando il

cursore sul riquadro esso acquista l'aspetto di freccia a quattro punte, indicando che può essere

spostato sul foglio.

Cliccando col destro del mouse sull'oggetto, si apre un menu di scelta rapida, col quale si possono

effettuare diverse operazioni.

Facendo doppio click sull'oggetto viene aperto per la modifica all'interno dell'applicazione con cui è

stato creato. Una volta effettuate le modifiche, dal menu File si può scegliere di tornare a Excel.


151




2.0 Generare differenti tipi di diagrammi e grafici

Un discorso a parte meritano i grafici, in quanto Excel di per sé configura serie di dati che possono

essere trasformati in grafico.

Office offre la possibilità di creare grafici all'interno di tutte le sue applicazioni (Word, Power Point

etc.), fornendo la griglia per inserire i dati e poi offrendo gli strumenti per creare il grafico desiderato

e per modificarlo.

Un grafico può essere inserito in una applicazione anche come oggetto da Inserisci/Oggetto.., se con

Office è stato installato Grafico di Microsoft Graph 2000, che comparirà nell'elenco degli oggetti

inseribili.

Quando si costruisce un grafico, i valori di ogni riga o colonna del foglio di lavoro diventano una serie

di dati. In un foglio relativo alle spese mensili di un'azienda, per esempio, le singole colonne del

foglio, come Trasporti, Affitto, Personale ecc, costituiscono ciascuna una serie di dati che può essere

visualizzata sotto forma di curva o barra nel grafico e viene contraddistinta da un colore o motivo

diverso.

Si chiama serie di dati un gruppo di dati correlati tracciati in un grafico. A ogni serie di dati è

associato un colore o motivo unico. In un grafico è possibile tracciare una o più serie di dati,

rappresentati nella legenda del grafico.

Ogni valore di una singola cella costituisce un punto dati che va a formare la serie: l'andamento della

serie è dato dai diversi valori, o punti dati, contenuti all'interno della colonna e descrive la variazione

nel tempo per quella categoria di spesa. In questo modo è possibile osservare l'andamento di una

variabile del foglio non più sotto forma di unità distinte e isolate tra loro (i valori delle singole celle),

ma in forma analogica come flusso o curva di dati.

I grafici di Excel sono composti da diversi elementi: nell'asse delle ascisse sono contenute le

categorie del foglio che si vogliono utilizzare come serie del grafico, per esempio le voci di spesa

dell'azienda; l'asse delle ordinate, invece, di solito contiene i valori in base ai quali variano le

categorie. È comunque possibile invertire tale impostazione in modo da ottenere un grafico con le

categorie disposte in senso orizzontale. Nell'area fra l'asse delle ascisse e delle ordinate si trova il

tracciato dei dati, che descrive l'andamento delle categorie rispetto ai parametri stabiliti.

Corredano poi il grafico elementi testuali, quali legende e titoli, che permettono di interpretare il

disegno. Le intestazioni di riga e colonna sono utilizzate come etichette di categoria e legenda. Se

l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excel genera delle intestazioni implicite.

In Excel è possibile includere il grafico nel foglio di lavoro che contiene i dati oppure crearlo su un

foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico è collegato ai dati di origine e sarà aggiornato

automaticamente in caso di variazione.

Excel permette di realizzare vari tipi di grafici, ognuno dei quali può mettere in evidenza diverse

caratteristiche dei dati, grafici a linee, a istogrammi, a torte etc..

2.1 Costruire un grafico con la Creazione Guidata

Excel è dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di grafici anche

agli utenti meno esperti. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la

realizzazione del grafico, fate clic sul pulsante Creazione guidata Grafico ( ), posto sulla barra

degli strumenti (in alternativa potete scegliere il comando Grafico del menu Inserisci): il programma

apre una serie di finestre di dialogo attraverso le quali è possibile scegliere il tipo di grafico che si

vuole inserire, i dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato e la posizione del grafico

all'interno della cartella di lavoro.


152




La prima finestra della Creazione guidata permette di scegliere tra i diversi tipi di grafico disponibili.

Nel menu Tipi di grafico sono elencati i diversi formati che si possono dare ai dati, mentre nel

riquadro Scelte disponibili sono visualizzate le diverse versioni, per esempio piatte o tridimensionali,

del grafico scelto. Selezionando un tipo di grafico dal menu è possibile leggere una breve descrizione

della sua struttura; inoltre, è possibile vedere un'applicazione del modello scelto selezionando il

pulsante Tenere premuto per visualizzare l'esempio.

Una volta scelto il tipo di grafico che volete utilizzare, premete il pulsante Avanti per passare alla

finestra Dati di origine, in cui sarà visualizzato l'aspetto del vostro grafico.


153




Fate clic su uno dei pulsanti di selezione esclusiva Serie in: per modificare il modo in cui Excel

utilizza i dati per organizzare il grafico. Se si seleziona il pulsante Righe Excel utilizza le eventuali

etichette di riga sull'asse y del grafico, mentre facendo clic sul pulsante Colonne saranno le etichette

di colonna ad essere impiegate sull'asse x.

Fate clic su Avanti per fare apparire la finestra Opzioni del grafico.


154




Questa finestra contiene diverse schede che permettono di attribuire un nome agli elementi del

grafico, come gli assi delle categorie e le legende, di personalizzare il disegno della griglia o spostare

la posizione della legenda rispetto al grafico. Per inserire il titolo, per esempio, selezionate la scheda

Titoli, fate clic nella casella Titolo del grafico e digitate il nome scelto.

Dopo aver inserito le opzioni desiderate, fate clic su Avanti: si arriva al quarto passaggio, che

permette di decidere dove collocare il grafico.

La finestra Posizione foglio, infatti, consente di scegliere se collocare il grafico sullo stesso foglio di

lavoro che contiene i dati (fate clic su Come oggetto in e selezionate il foglio di lavoro in cui va

inserito) oppure su un altro foglio all'interno della cartella di lavoro (fate clic su Crea nuovo foglio).

Dopo aver definito la collocazione del grafico premete il pulsante Fine e Excel disegnerà il grafico.

2.2 Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette

Anche dopo essere stato costruito un grafico può essere facilmente modificato: è possibile correggere i

titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e così via. Gli elementi del grafico che

possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito riepiloghiamo gli oggetti principali che si

trovano in un grafico:

Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi.

Area del tracciato: l'area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a linee...)

Asse delle categorie <asse X>: l'asse che contiene le categorie del tracciato, di solito è l'asse

orizzontale o della x.

Asse dei valori <asse y>: l'asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della

verticale o della y.

Legenda: un piccolo riquadro che descrive la serie dei dati del tracciato e spiega che cosa

rappresenta ogni elemento del grafico.

Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte

superiore dell'area del grafico

Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre,

punti su una linea, fetta di una torta ecc.

Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura

dei valori delle serie.


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Gli oggetti sono identificati dalle etichette degli oggetti, che ne visualizzano il nome. È possibile far

apparire le etichette semplicemente posizionando il cursore del mouse sopra l'oggetto di cui si vuole

vedere il nome. Se le etichette non fossero visibili aprite il menu Strumenti, selezionate Opzioni e

fate clic sulla casella Mostra nomi della scheda Grafico.

Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che appaia contornato da un bordo,

quindi fate clic in un punto qualunque all'interno del titolo per visualizzare il cursore a barra e digitate

le modifiche. Se volete cambiare lo stile di formattazione applicato al titolo o alle voci della legenda,

invece, selezionateli in modo che appaiano i bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del

mouse. Si aprirà un menu di scelta rapida, in cui dovete scegliere il comando Formato titolo grafico

(o Formato legenda): Excel mostra la finestra di dialogo relativa, che permette di scegliere il tipo di

carattere, lo stile, le dimensioni, il colore e le altre opzioni di formattazione da applicare agli elementi

selezionati. La finestra per modificare la formattazione si può far apparire anche facendo doppio clic sulla voce su cui si vuole intervenire.

2.3 La barra degli strumenti Grafico

Per lavorare su un grafico più agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico, che

contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico. Aprite il menu

Visualizza e selezionate Barre degli strumenti/Grafico.

Nella barra degli strumenti si trovano i seguenti comandi:

Oggetti grafico: utilizzando questo elenco è possibile selezionare uno degli elementi del

grafico senza dover fare clic su di esso.

Formato oggetto selezionato: permette di modificare la formattazione dell'elemento

selezionato nell'elenco Oggetti grafico. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono

dall'oggetto selezionato. Se l'oggetto è l'area del grafico, per esempio, si può modificare il

motivo, il tipo carattere e le proprietà, mentre se si tratta dell'asse delle categorie si può

cambiare il motivo, la scala, il tipo carattere, il tipo di numero e l'allineamento.

Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione dei

dati

Legenda: facendo clic sul questo pulsante si può aggiungere una legenda a destra dell'area del

tracciato, oppure, se il grafico la contiene già, rimuoverla.

Tabella dati: visualizza sotto il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo,

oppure, se la tabella è già presente, permette di cancellarla.

Per riga: traccia la serie di dati del grafico in base alle righe dei dati.

Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne dei dati.

Inclina il testo in basso: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano

inclinate verso il basso.

Inclina il testo in alto: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano

inclinate verso l'alto.

È possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna della barra degli strumenti Grafico per

cambiare la direzione della serie dei dati che generano il tracciato. Lo strumento Per riga organizza il


156




grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle righe, mentre lo strumento Per colonna permette di

derivare i valori delle serie dei dati dalle colonne

L'intervallo dei dati

Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona l'area del

grafico appare un bordo colorato attorno alle etichette e ai dati utilizzati per creano. È possibile

spostare il bordo in modo da ridefinire l'intervallo dei dati rappresentati nel grafico, per esempio per

aggiungere una serie di dati. La procedura da seguire è molto semplice: digitate i dati e le etichette che

volete aggiungere nelle celle adiacenti ai dati esistenti. Selezionate l'area del grafico facendo clic

sull'area vuota tra il bordo del grafico e l'area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell'angolo

in basso a destra del bordo di delimitazione fino a includere i nuovi dati nella selezione: quando

rilasciate il pulsante del mouse Excel visualizza il grafico che rappresenta il nuovo intervallo di dati.

Formattare i grafici

Una volta definiti i contenuti del grafico, ci si può sbizzarrire a modificarne l'aspetto "estetico",

operando su colori, bordi e opzioni di formattazione varie. Excel crea i grafici a colori. Se la vostra

stampante è in bianco e nero, i colori saranno riprodotti con diverse tonalità di grigio. Può

quindi essere utile, per esempio, scegliere uno sfondo bianco e motivi molto diversi per le serie

adiacenti, in modo da distinguerle facilmente. Se il grafico sarà stampato a colori, invece, si possono

utilizzare differenti motivi e colori per dare maggiore enfasi ai vari dati.

Per formattare una serie di dati fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse e selezionate il

comando Formato serie dati. Si aprirà la finestra di dialogo Formato serie dati, con la scheda

Motivo in primo piano.

Le opzioni all'interno della scheda sono diverse a seconda del grafico su cui state lavorando. Se si

tratta di un istogramma, per esempio, potete selezionare un colore per la colonna dalla tavolozza nel

riquadro Area. Per sfumare il colore fate clic su Riempimento e selezionate una sfumatura.

Se volete mettere in risalto elementi particolari del grafico potete provare ad applicare un bordo. Per

esempio, potete mettere un bordo attorno all'area del grafico in modo da creare un riquadro, oppure

incorniciare il titolo per evidenziarlo. Si può scegliere lo stile, il colore, lo spessore e l'eventuale

ombreggiatura del bordo e dargli un effetto tridimensionale. Per applicare un bordo fate clic con il

pulsante destro del mouse in un'area vuota del grafico e selezionate il comando Formato area

grafico. Si aprirà la scheda Motivo della finestra Formato area grafico:

nell'area Bordo fate clic sul pulsante di selezione esclusiva Personalizzato e quindi su Stile per

selezionare uno stile fra quelli disponibili. Con il pulsante Colore potete scegliere un colore per la

linea, mentre la casella Spessore visualizza l'elenco delle opzioni disponibili per le dimensioni della

linea. Dopo aver impostato le vostre opzioni fate clic su OK.

Nella scheda Motivo si trovano anche i comandi per applicare uno sfondo al grafico: selezionate un

colore dalla tavolozza nel riquadro Area e fate clic su Riempimento se invece di uno sfondo

omogeneo volete applicare una sfumatura, un motivo, una trama o un'immagine.

Per incorniciare un titolo, invece, fate clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliete

Formato titolo grafico: attivate il pulsante Bordo Personalizzato e scegliete le opzioni per definire il

vostro bordo.

L'ordine delle serie di dati

È possibile modificare l'ordine delle serie di dati in un grafico per facilitarne la lettura oppure per

raggrupparle secondo uno schema che si ritiene più logico. Per cambiare l'ordine delle serie di dati

fate clic su una serie con il pulsante destro del mouse e scegliete il comando Formato serie dati.


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Selezionate la scheda Ordine delle serie della finestra di dialogo Formato serie dati, scegliete una

serie nella casella Ordine delle serie e quindi fate clic sul pulsante Sposta in alto o Sposta in basso

per modificare la posizione della serie nel grafico. I cambiamenti sono visualizzati nell'anteprima

disponibile all'interno della finestra. Quando siete soddisfatti dei risultati raggiunti fate clic su OK. La

finestra di dialogo sarà chiusa e il grafico sarà aggiornato col nuovo ordine delle serie di dati.

La formattazione degli assi

Anche la formattazione dell'asse X o dell'asse Y può essere modificata per meglio rispondere alle

caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la formattazione dell'asse Y dal formato

Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante destro del mouse sull'asse Y e scegliete il comando

Formato asse. Si aprirà la finestra di dialogo Formato asse, in cui deve essere selezionata la scheda

Numero. Scegliete l'opzione Valuta nella casella Categoria: la casella Esempio mostra come le celle

selezionate appariranno dopo l'applicazione della nuova formattazione; fate clic su OK in modo che il

grafico sia aggiornato con le nuove opzioni.

Quando si crea un grafico Excel definisce automaticamente le scale dei valori degli assi derivandole

dai valori utilizzati per creare il grafico. È comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se

le serie dati risultano troppo vicine e la scala automatica non riesce a evidenziare le differenze.

Selezionate la scheda Scala della finestra Formato asse: le opzioni che si trovano sotto le

Impostazioni automatiche sono quelle predefinite dal programma. Le opzioni Valore minimo e Valore

massimo definiscono il valore iniziale e quello finale su cui è impostato l'asse, mentre Unità di base e

Unità principale specificano l'unità di suddivisione dell'asse tra i due estremi. Per modificare la scala

dell'asse selezionate le caselle e digitate i valori di riferimento, quindi fate clic su OK. lì grafico sarà

aggiornato con la nuova scala dell'asse.

Grafici 3D

Se avete scelto di rappresentare i vostri dati attraverso un grafico 3D, potete intervenire sulla

visualizzazione tridimensionale modificandone l'elevazione e la rotazione. L'elevazione crea un effetto

visivo simile a quello che si avrebbe osservando il grafico da punti di vista a diverse altezze, mentre la

rotazione muove il grafico intorno all'asse verticale.

Per regolare la visualizzazione di un grafico 3D fate clic con il pulsante destro del mouse su un'area

vuota del grafico e selezionate il comando Visualizzazione 3D dal menu di scelta rapida.

Excel apre la finestra Visualizzazione 3D: digitate i valori nelle caselle Elevazione e Rotazione

oppure premete i pulsanti relativi.

L'effetto ottenuto con l'applicazione delle nuove impostazioni viene mostrato dal grafico di esempio

che si trova nella finestra di dialogo. Fate clic su OK e il grafico sarà aggiornato con le nuove

modalità di visualizzazione.

2.4 Cambiare il tipo di grafico

Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati, provate con un

tipo diverso. Fate clic sull'area del tracciato e premete il pulsante destro del mouse.

Scegliete la voce Tipo di grafico dal menu di scelta rapida : si aprirà la finestra di dialogo Tipo di

grafico, che permette di scegliere una nuova modalità di rappresentazione per i dati oppure una nuova

scelta disponibile per lo stesso grafico.

Nello stesso menu si trovano altri comandi che permettono di modificare gli elementi del grafico e

richiamano delle finestre di dialogo del tutto simili a quelle che fanno parte della procedura di

Creazione guidata Grafico. La voce Opzioni grafico permette di cambiare le opzioni standard del


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grafico selezionato, per esempio aggiungere il titolo e la griglia per rendere più facile la comprensione

dei dati. Facendo clic su questa voce si apre la finestra di dialogo Opzioni grafico, che contiene tutte le

opzioni disponibili per il tipo di grafico scelto.

Per visualizzare la griglia del grafico, per esempio, scegliete la scheda Griglia e quindi selezionate le

caselle di controllo corrispondenti alla griglia che volete aggiungere. Nella finestra apparirà

un'anteprima delle opzioni scelte. Se invece avete bisogno di spostare la legenda, che di solito viene

posizionata alla destra del grafico, scegliete la scheda Legenda e quindi selezionate la posizione che

preferite.

Con il comando Dati di Origine è possibile cambiare l'origine dei dati su cui si basa il grafico: si

possono aggiungere o eliminare dei dati aggiungendo o escludendo una o più serie di dati. I

cambiamenti operati sono visualizzati nell'anteprima della finestra, che può servire per decidere se

accettare o rielaborare le variazioni. Per eliminare una serie di dati per esempio, fate clic sul comando

Dati di Origine, scegliete la scheda Serie e selezionate il nome della serie che cercate, quindi fate clic

su Elimina e poi su OK: la serie di dati sarà tolta dal grafico.

La voce Posizione, infine, permette di aprire la finestra di dialogo Posione grafico, con cui si può

assegnare una nuova posizione al grafico. Per spostare in un foglio dedicato un grafico incorporato

nello stesso foglio di lavoro dei dati, per esempio, selezionate questo comando, fate clic su Crea

nuovo foglio e quindi su OK. La finestra di dialogo verrà chiusa e il grafico sarà posizionato su un

foglio nuovo di nome Grafico1. Questo foglio fa parte della stessa cartella di lavoro e viene inserito

alla sinistra del foglio contenente i dati rappresentati nel grafico. Il grafico resta comunque collegato

con i dati del foglio di lavoro e sarà aggiornato automaticamente al variare dei dati.

2.5 Spostare e cancellare grafici

Terminata la Creazione guidata il grafico è inserito nel foglio di lavoro scelto; se sono necessarie

modifiche è comunque possibile spostarlo in un'altra posizione, ridimensionarlo o migliorarne le

caratteristiche grafiche.

Prima di tutto fate clic sul mouse in modo da selezionarlo: appariranno alcuni rettangoli neri, le

maniglie, agli angoli e ai lati del bordo del grafico. Per spostare il grafico in una nuova posizione

senza modificarne le dimensioni posizionate il cursore del mouse all'interno del grafico e, tenendo

premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinatelo in modo che il cursore si trasformi in una freccia

quadrupla. Quando siete arrivati nella posizione voluta rilasciate il pulsante sinistro del mouse.

Per ingrandire o ridurre il grafico, invece, posizionate il cursore del mouse sopra una maniglia e tenete

premuto il pulsante sinistro in modo che il cursore si trasformi in una doppia freccia. Trascinate il

mouse (Excel visualizza un contorno della dimensione del grafico che segna il movimento del

puntatore) e rilasciatelo quando siete soddisfatti delle dimensioni raggiunte.

Utilizzando le maniglie centrali è possibile modificare la posizione di un solo lato per volta, con le

maniglie d'angolo si possono controllare due lati contemporaneamente. Se trascinate la maniglia

centrale inferiore, per esempio, potete spostare il lato inferiore del grafico per allungarlo o accorciarlo,

mentre con la maniglia nell'angolo inferiore sinistro sposterete contemporaneamente sia il lato

inferiore sia quello sinistro.

Il grafico può essere spostato o ridimensionato solo se lo avete inserito come oggetto grafico nel

foglio di lavoro in cui sono contenuti anche i dati.

Se premete il tasto MAIUSC mentre agite su una delle maniglie ai vertici, il ridimensionamento sarà

proporzionale, rispetterà cioè il rapporto tra altezza e larghezza della finestra.

Per eliminare un grafico è sufficiente fare clic sull'area del grafico per selezionarlo e premere il tasto

CANC. I dati che lo hanno originato restano invariati nel foglio di lavoro.


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Foglio elettronico

Parte quinta

1.0 Tabelle Pivot

1.1 Introduzione

1.2 Creazione di una tabella Pivot

1.3 Analisi ed interpretazione dei dati

1.4 Viste mirate

1.5 I campi calcolati

1.6 I formati

1.7 Le opzioni

1.8 Operazioni sulle tabelle pivot

1.9 I grafici pivot

1.0 Tabelle Pivot

1.1 Introduzione

Uno degli utilizzi più gettonati dei fogli elettronici in generale è quello relativo all'impostazione di

tabelle.

Tuttavia siamo talmente abituati a lavorare con queste ultime che molte volte non ci rendiamo conto che

con opportune manipolazioni è possibile ottenere da esse una grande quantità informazioni, il cui

numero ed utilità va ben al di la di quanto non possano dire, così come sono tradizionalmente

presentati, i dati che vi sono ospitati.

Il segreto per rendere eloquente una qualsiasi tabella sta nell'interpretarla non semplicemente come un

insieme di numeri ordinati in righe e colonne ma come un vero e proprio data base, per la precisione

come un "archivio tabellare".

Nelle celle della prima riga si trovano i nomi dei campi, mentre le righe sottostanti corrispondono ai

singoli record. A questo punto, se interroghiamo il nostro archivio con gli strumenti opportuni,


161




possiamo spremere da esso tutte le informazioni che custodisce potenzialmente, ma che altrimenti non

si sarebbero mai palesate.

Facciamo subito un esempio pratico riferendoci al file mostrato in figura.

In essa sono riportati i dati relativi agli ordini pervenuti nei primi tre messi dell'anno dai venditori di

una azienda che opera nel campo delle periferiche per computer. Così come si presenta, la nostra tabella non dice moltissimo e si limita a fotografare le situazioni relative ai singoli periodi temporali, ma se la esploriamo con lo strumento adatto, possiamo trasformarla in una miniera di informazioni. Si

può andare dal fatturato globale per venditore a quello per venditore e prodotto, e dal giro di affari

realizzato per un articolo a quello relativo ad uno solo di questi.

Inoltre, è possibile conteggiare quante stampanti ha piazzato un venditore nell'arco del trimestre, le

vendite che si riferiscono ad un certo mese, e così via. Si noti che la struttura di tale tabella è

volutamente semplice, al fine di consentirne una lettura immediata e di propiziare la comprensione

degli esempi pratici che su di essa si basano. Ovviamente si può lavorare con grandi quantità dati

strutturati in modo anche molto articolato, ed è proprio in queste condizioni che si apprezzano meglio

le potenzialità delle tabelle pivot.

1.2 Creazione di una tabella Pivot

162





Considerando le loro caratteristiche molto variegate non è facile darne una sintetica descrizione. In

linea di massima, possiamo dire che prendono origine da una tabella che ospita i dati da analizzare (o

meglio, da un data base tabellare), e che sono in grado di trasformare successivamente la loro architettura per interpretare le informazioni originali sotto diverse ottiche.

La procedura, peraltro molto semplice, prevede che si crei dapprima una struttura vuota, e che

successivamente si costruisca in tempo reale lo schema secondo il quale devono essere presentati i

risultati dell'analisi, posizionando semplicemente nel suo ambito i riferimenti alle informazioni da

analizzare.

Tutto risulterà più chiaro con un esempio pratico. Vediamo come si deve operare per ottenere dalla

nostra tabella un report che sintetizzi per ogni mese e per ogni venditore, il fatturato totale conseguito sui tre articoli venduti. Il tutto, ovviamente corredato con gli opportuni totali generali.

Posizionare il cursore su una qualsiasi tabella da analizzare. Con questa semplice mossa si indica ad

Excel quale sarà la zona su cui deve operare. Vale la pena di osservare che la tabella non deve

presentare soluzioni di continuità, nel senso che non possono essere presenti righe o colonne vuote.

Apriamo il menu Dati e selezioniamo la voce Rapporto tabella pivot e grafico pivot. Così facendo

viene visualizzata la prima maschera in cui si articola la procedura, in cui si deve indicare la tipologia

dei dati da analizzare, e se si vuole procedere ad una analisi numerica o grafica. Per quanto ci riguarda

selezioniamo i bottoni rispettivamente corrispondenti alle voci Elenco o data base Microsoft Excel e

Tabella pivot.

Nota - L'analisi può essere condotta anche su dati residenti all'esterno del foglio di lavoro corrente, su

più zone differentemente posizionate, o partendo da un'altra tabella pivot. In ogni caso le procedure

sono abbastanza analoghe e differiscono solo per alcuni dettagli, in particolare quelli relativi alla

dichiarazione della posizione dei dati.

Clicchiamo sul pulsante Avanti ed accediamo così ad una nuova maschera. Dal momento che abbiamo

già posizionato il cursore all'interno della tabella, Excel ci propone come zona di analisi le coordinate di quella occupata dalla tabella stessa. Fare clic sul pulsante Avanti per accettarle e proseguire. Così

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facendo si accede alla maschera in cui si deve indicare la posizione in cui devono essere visualizzati i

risultati

Per quanto riguarda la loro posizione si può scegliere fra il foglio di lavoro in cui si trova la tabella

originale o un altro foglio. Scegliamo la seconda proposta. Si può così operare più agevolmente.

Premere il pulsante Fine.

A questo punto si determina l'apertura di un nuovo foglio di lavoro nel cui angolo superiore sinistro (in

corrispondenza della cella A1, tanto per intenderci), è visualizzata la struttura vuota di una tabella a due entrate.


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Contemporaneamente, nell'area di lavoro si apre un box che ospita un menu operativo e i riferimenti ai

nomi dei campi del nostro archivio tabellare originale. Quando si porta il cursore su di essi si trasformano in pulsanti. L'area dei risultati è suddivisa in quattro zone ben distinte, e precisamente:

1. L'area riservata ai riferimenti di riga in cui si trascineranno i pulsanti corrispondenti ai campi

che devono figurare come righe della tabella

2. L'area riservata ai riferimenti di colonna in cui si trascineranno i pulsanti corrispondenti ai

campi che devono figurare come colonne della tabella

3. L'area Dati in cui si trascina con il mouse il riferimento al pulsante corrispondente al campo

che deve essere oggetto delle elaborazioni.

4. L'area di Pagina in cui si trascina il pulsante corrispondente al campo al quale si deve riferire il

contenuto della tabella quando se ne richiede la visualizzazione in modalità ridotta. Per

esempio, se i dati originali si riferiscono ai dodici mesi dell'anno, portando il campo Mesi

nell'area di pagina si possono attivare dodici viste singole ciascuna relativa ad un mese,

diminuendo di conseguenza la zona occupata dai risultati dell'analisi.

A questo punto, sulla scorta di queste informazioni, si può impostare la struttura della tabella dei

risultati.


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Trasciniamo nella zona Righe i pulsanti Venditore e Mese. Quest'ultimo si affiancherà al primo.

L'ordine in cui si inseriscono i pulsanti è molto importante perché determina come vengono visualizzati i dati. In questo caso verranno esibiti i fatturati conseguiti da ogni venditore nei tre mesi del trimestre

Trasciniamo nella zona delle Colonne il pulsante corrispondente al campo Categoria

Trasciniamo nell'area Dati il pulsante Fatturato, sul quale verranno eseguite le elaborazioni previste.

Quella standard è la Somma (quella che ci interessa), ma è possibile condurre, come vedremo, altri tipi

di elaborazione. Qui si conclude la procedura, dal momento che in questa occasione non abbiamo

previsto l'utilizzo dell'area di pagina. Non appena si rilascia il pulsante Fatturato nell'area Dati viene

creata la tabella con i risultati dell'analisi che, se abbiamo operato correttamente, si dovrebbe presentare nel modo seguente:

1.3 Analisi ed interpretazione dei dati

Quella che abbiamo appena creato è una tabella a due entrate che esprime l'analisi specificata tramite il

posizionamento dei pulsanti.

La cosa stupefacente è che non si tratta di una analisi statica ma dinamica, nel senso che si può

procedere a nuove interpretazioni dei dati, agendo semplicemente sui pulsanti che compaiono nella

tabella stessa e, che per la precisione, sono i tre che abbiamo trascinato nell'area delle righe e delle

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colonne, più uno, posizionato in alto a sinistra, che indica il tipo di elaborazione che è stata condotta

sui dati relativi al campo Fatturato (la somma) rispettando le condizioni che abbiamo stabilito

impostando la tabella.

Se abbiamo dei ripensamenti sullo schema di presentazione dei dati possiamo sempre intervenire

creando nuove situazioni: basta togliere o aggiungere pulsanti.

Ad esempio, aggiungendo il campo Pagato nella zona Colonne otterremo il seguente risultato:

In questo caso la tabella si presenta articolata in due sezioni, ognuna delle quali riporta rispettivamente

i dati delle transazioni andate a buon fine o ancora inevase.

Se, invece, tanto per continuare con gli esempi, eliminiamo il campo Mesi, semplicemente

trascinandolo fuori dalla zona Righe, la struttura si autodimensiona per interpretare i dati solo

relativamente ai tre venditori, consolidandoli nell'arco del trimestre.


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Una volta impostata la struttura definitiva, se ne possono ricreare altre agendo semplicemente sui

pulsanti a disposizione.

Innanzitutto è possibile procedere ad una diverso tipo di elaborazione dei dati. Ecco come operare.

Fare doppio clic sul pulsante con sopra impresso la scritta Somma di Fatturato. Così facendo viene

aperto un box di in cui , nella finestra Riepiloga per, si sceglie il tipo di elaborazione desiderata fra quelle proposte (Conteggio, Media, Massimo, Minimo, e così via)

Nel box sono presenti due pulsanti, Numero e Opzioni. Facendo clic sul primo si accede alla

maschera per l'assegnazione dei formati numerici


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Tramite il secondo pulsante, invece, si determina l'estensione del box ed è possibile stabilire come

deve essere interpretato il risultato dell'elaborazione dei dati, selezionando la corrispondente modalità

nell'elenco a discesa associato alla casella Mostra dati. I valori possono essere espressi in percentuale

di riga, di colonna, o del totale generale, oppure si può richiedere che vengano calcolati i delta rispetto

ad un riferimento da specificare. E si potrebbe continuare a lungo. Chi vuole documentarsi su tutti i

tipi di interpretazione possibili può accedere alla guida in linea di Excel, aprire la scheda di ricerca

libera e digitare nella casella dedicata il termine Tabelle pivot.


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Se optiamo per la modalità di visualizzazione dei dati Discordanza da, e nelle finestre Campo base e

Elemento base selezioniamo rispettivamente Mese e Precedente, i nostri risultati verranno interpretati

non più in senso assoluto ma come la differenza (positiva o negativa) rispetto al dato

precedentee

Provate ad immaginare una tabella di origine con centinaia di righe e pensate all'utilità di questo

strumento!

1.4 Viste mirate

Se la tabella pivot interpreta l'analisi di un grande insieme di dati le sue dimensioni possono essere

anche molto estese, e potrebbe essere difficile mettere nella dovuta evidenza quelle informazioni che ci

interessano particolarmente.

Aprendo gli elenchi a discesa associati ai pulsanti di campo si può stabilire quali dati devono essere

visualizzati. Se, per esempio, vogliamo vedere solo quelli relativi al venditore Verdi e al mese di

Gennaio, aprendo gli elenchi a discesa associati ai pulsanti Venditore e Mese vengono

rispettivamente aperti l'elenco dei nomi dei venditori e dei mesi.


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A questo punto, basta deselezionare quelli che non devono comparire nel rapporto, e il gioco è fatto.

Ovviamente, si può ripercorrere il cammino a ritroso per ristabilire la situazione originale. Quando si

analizzano archivi di grandi dimensioni si rivela preziosa anche la possibilità di visualizzare i risultati

suddividendoli in pagine, ognuna delle quali è relativa a una determinata tipologia di informazioni.

Così, se i dati sorgenti si riferiscono a più periodi temporali (anni, mesi, trimestri, settimane o giorni)

si può creare una pagina riservata ad ogni periodo, e visualizzare solo quella desiderata selezionandola

nell'elenco a discesa associato pulsante che la rappresenta nell'area Pagina.

Per fare un esempio pratico, rifacendoci sempre alla nostra tabella esemplificativa, potremmo creare

tre pagine corrispondenti ai tre mesi cui si riferiscono i dati. In tal caso, quando si imposta la tabella

pivot, anziché trascinare il campo Mese nell'area delle righe, lo si posiziona direttamente nell'Area di

pagina.

1.5 I campi calcolati

I dati ospitati nella omonima area della tabella possono essere elaborati, come si è visto, solo secondo

ben determinate tipologie di calcolo.

Se, però, fosse necessario manipolarli in modo personalizzato si può ricorrere ai cosiddetti campi

calcolati. In pratica, è possibile aggiungere alla tabella pivot nuovi campi in cui sono ospitate le

formule responsabili dei calcoli desiderati.

Come al solito, conviene fare un esempio pratico. Immaginiano che dopo aver consolidato i dati della

tabella originale si vogliano calcolare le provvigioni da riconoscere ai venditori valorizzandole nella

misura del 5 percento del giro d'affari conseguito.

Per risolvere il problema possiamo aggiungere un campo calcolato che valorizzi tale percentuale .

Portare il cursore su una qualunque cella della tabella pivot, e fare clic con il pulsante destro

del mouse. Con questa operazione si determina l'esibizione di un menu in cui si opta per la

voce Formule, e nel corrispondete sottomenu si seleziona Campo calcolato

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Nella maschera che viene visualizzata inserire nella casella di testo Nome, quello da assegnare

al campo calcolato (Provvigioni 5%, per esempio). Nella casella di testo sottostante, invece,

impostare la formula di calcolo facendo riferimento ai nomi di campo elencati nella finestra

Campi. La formula è la seguente: = Fatturato*5/100

Fare clic sul pulsante Aggiungi per inserire il nuovo campo nell'elenco, quindi premere il

pulsante Ok per visualizzare i risultati seguenti


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1.6 I formati

Le tabelle che abbiamo creato sono una vera e propria miniera di informazioni, ma non si può proprio

dire che siano belle a vedersi.

Fortunatamente, dal momento che l'occhio vuole la sua parte, abbiamo la possibilità di presentarle in

modo piacevole applicando uno dei 22 formati contenuti nella galleria dedicata. Ecco come operare.

Posizionare il cursore su una qualsiasi cella della tabella. Fare clic destro, e nel menu che si

apre contestualmente optare per la voce Formato. Così facendo si accede alla galleria dei

formati

Selezionare quello desiderato, quindi premere applicarlo alla nostra spartana tabella pivot, che

si presenta ora nel modo seguente


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1.7 Le opzioni

La creazione di una tabella pivot ha luogo secondo i parametri che sono raccolti in una speciale

maschera cui si accede dal menu contestuale al clic destro sulla tabella, selezionando la voce Opzioni

tabella.


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Per attivare o disattivare un parametro togliere o mettere la spunta alla casella associata alla corrispondente voce.

La maggior parte delle voci della maschera sono autoesplicative, ma qualora ci fossero problemi di interpretazione

c'è sempre a disposizione l'aiuto contestuale. Per saperne di più sulle funzioni svolte da una singola opzione, fare

clic sul punto interrogativo posizionato in alto a destra della maschera, portare il cursore (che si è trasformato

nello stesso simbolo) sulla voce

relativamente alla quale si vogliono lumi e fare clic. Così facendo viene visualizzato un riquadrino con

le informazioni desiderate.

1.8 Operazioni sulle tabelle pivot

Di seguito illustriamo sinteticamente le procedure per portare a termine alcune operazioni di routine che

coinvolgono le tabelle pivot.

Aggiornamento dei dati - Una tabella pivot è legata ai dati sorgenti e ne riflette le modifiche che vengono

ad essi eventualmente apportate. L'aggiornamento può essere eseguito in ogni momento facendo clic destro

sulla tabella e selezionando la voce Aggiorna. Si può anche richiedere che la

tabella venga aggiornata automaticamente tutte le volte che viene aperta la cartella che la ospita. In tal caso,

accedere ala maschera delle opzioni, e nella sezione Opzioni dati spuntare la casella corrispondente alla voce

Aggiorna all'apertura.

Visualizzare o nascondere i dettagli - Se si vuole nascondere l'esplosione di una voce, per esempio la ripartizione

del fatturato stampanti fra i vari venditori, basta evidenziare l'intestazione del gruppo o il nome di un venditore, fare

clic destro e selezionare nel menu contestuale la voce Raggruppa e

struttura. Nel corrispondente sottomenu optare Nascondi dettaglio. Seguire la procedura inversa, o annullare

l'operazione, per ritornare alla situazione di partenza. Se la procedura descritta si esegue evidenziando una cella

della zona dati, la tabella si contrae al massimo livello e può non essere più possibile ritornare all'originale.

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Eliminare una tabella - Fare clic destro sulla tabella, nel menu contestuale optare per Seleziona, e nel

corrispondente sottomenu per Intera tabella. A selezione avvenuta premere semplicemente il tasto di

cancellazione.

Copia di una tabella - Selezionare l'intera tabella con la procedura appena descritta, aprire il menu Modifica e

selezionare Copia. Posizionare il cursore dove deve avvenire la replica, riaprire il menu Modifica e selezionare

Incolla. La replica non tiene conto della larghezza delle colonne, che devono essere ridimensionate a mano. Ecco

un piccolo trucco per evitare la noiosa operazione. Una volta copiata la tabella, portarsi su una cella della colonna

che coincide con la prima colonna della tabella stessa, ma che sia esterna ad essa, riaprire il menu Modifica e

selezionare Incolla speciale. Nella maschera che viene visualizzata spuntare la casella Larghezza colonne, quindi

premere Ok, per

ottenere il desiderato assestamento delle colonne. È molto importante che il cursore sia all'esterno della tabella

perché in caso contrario il ridimensionamento non ha luogo.

1.9 I grafici pivot

Le tabelle pivot di Excel 2000 sono supportate da una opzione decisamente inedita.

Ci riferiamo agli omonimi grafici, che possono essere creati direttamente utilizzando i dati da analizzare o

basandosi su una tabella pivot.

L'enorme utilità di questi diagrammi è che possiedono le medesime caratteristiche di interattività delle tabelle da

cui prendono il nome, pertanto si possono assestare in tempo reale a seconda delle viste che vogliamo

interpretare.

Per creare un grafico da una tabella pivot esistente basta farvi sopra clic destro, e selezionare nel menu contestuale

la voce Grafico pivot. Il diagramma verrà immediatamente realizzato in un foglio di

lavoro dedicato.

Vediamo, invece, come si costruire un grafico pivot partendo dai dati originali. In pratica, lanciata la procedura per

la creazione di una tabella pivot, basta optare per Grafico pivot. Così facendo si accede al foglio in cui verrà creato il diagramma, dove è visualizzata una struttura analoga a quella che abbiamo utilizzato per impostare le tabelle. Trascinando i pulsanti nelle varie aree si crea il grafico che interpreta

esattamente il tipo di analisi che vogliamo condurre. Tutte le possibili varianti si ottengono agendo opportunamente

sugli elenchi a discesa associati ai pulsanti. Per cambiare il tipo di grafico, invece, fare clic destro su di esso e

selezionare la voce Tipo di grafico per accedere alla galleria dei modelli.


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177




.

Foglio elettronico

Parte sesta

1.0 Utilizzo dei filtri

1.1 Premessa

1.2 Un po' di teoria

1.3 Ricerche e operatori

1.4 I Filtri automatici

2.0 Automatizzare le ricerche con le macro

2.1 Registrazione della macro

2.2 Il listato della macro

2.3 Esecuzione della macro

2.4 Associare la macro ad un pulsante

2.5 Ripristino dell’archivio

3.0 Analisi statistiche di un data base

3.1 La zona criteri

1.0 Utilizzo dei filtri

1.1 Premessa


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Questa lezione, l'ultima relativa al foglio elettronico, è accompagnata da un file che si può scaricare

facendo clic qui: si tratta del file zippato di un elenco excel di 2.382 libri, con relativi autori, editore e

prezzo.

Per gestire una base dati ci vuole un programma dedicato?

In realtà lo si può fare molto bene, e in maniera decisamente semplice anche con Microsoft Excel.

Basta sfruttare a fondo, le funzionalità dedicate che operano nell‟ambito del menu Dati. E c‟è di più:

impostando opportune espressioni si possono eseguire analisi statistiche anche molto sofisticate sui

contenuti di un archivio.

Prima di cominciare, però, è importante chiarire il concetto di base dati, non solo da un punto di

generale, ma soprattutto nell‟ottica secondo la quale viene interpretato all‟interno di Excel.

1.2 Un po' di teoria

Un data base, una base dati, o più semplicemente un archivio, rappresentano in ogni caso un insieme di

dati omogenei raggruppati in unità elementari che vengono definite record.

I record, a loro volta, si articolano in un certo numero di campi, una sorta di etichette la cui funzione è

quella di classificare convenientemente i dati che vi vengono inseriti. I campi si definiscono in base ai

dati che ospitano, così si parla di campi testo, campi numerici, campi data, se rispettivamente

contengono testi, valori numerici o date.

Facciamo un esempio. Un data base Libri, raccoglie tutte le informazioni disponibili relative a questi

ultimi, e i suoi record li classificano finemente utilizzando i campi. I record, per esempio, saranno

articolati in più campi: Argomento (campo testo), Titolo (campo testo), Prezzo (campo numerico)

e così via, e ogni campo conterrà i corrispondenti dati dei libri posseduti.

Insomma, possiamo paragonare un data base ad uno schedario, e le schede cartacee in esso contenute

ai record del nostro data base, o archivio che dir si voglia.

A questo punto, come avevamo anticipato, vediamo come i dati in cui si articola un archivio vengono

interpretati in ambiente foglio elettronico: ne più ne meno come una tradizionale tabella. Nelle celle

della prima riga, quella che solitamente viene riservata alle intestazioni, si trovano i nomi dei campi,

mentre le righe sottostanti corrispondono ai singoli record.

Sotto questo punto di vista, pertanto, una qualsiasi tabella Excel che presenti la suddetta struttura può

essere assimilata ad un data base, e non a caso viene definita un archivio tabellare.

Si noti che la tabella non deve presentare soluzioni di continuità, nel senso che non devono esservi

righe o colonne interamente vuote.

1.3 Ricerche e operatori

Per estrarre da un data base le informazioni che ci interessano, possiamo interrogarlo in vari modi. Per

esempio, facendo riferimento al nostro archivio esemplificativo, è possibile individuare tutte le

registrazioni relative ai libri relativi ad un determinato argomento, o quelli scritti da uno specifico

autore.

Queste interrogazioni vengono definite semplici perché ottemperano ad un solo criterio, ma i criteri

possono anche essere combinati fra loro.

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Per esempio, si potrebbero individuare tutti i record che si riferiscono contemporaneamente ad un certo

autore e a un certo editore. Quest‟ultima tipologia di interrogazione viene definita una ricerca in And (o inclusiva), perché viene ristretto il campo della ricerca.

Infatti, nel nostro archivio, le registrazioni che si riferiscono, poniamo, all‟argomento BIOGRAFIE,

sono 55, ma quelle in cui anche il campo Autore soddisfa a un secondo vincolo (che il libro sia stato

scritto, per esempio, da Sperone Gigi) sono decisamente meno, per l‟esattezza 2.

Alle ricerche restrittive in And fanno da contrappunto quelle cosiddette estensive ( o in Or).

In questo caso il campo di ricerca si può invece estendere notevolmente. Così, se vogliamo individuare

i libri che possono essere indifferentemente una biografia o un dizionario, il numero di registrazioni

individuate è sicuramente superiore.

Gli operatori And e Or che vengono utilizzati per tali tipologie di ricerca sono definiti operatori

booleani, ma vi sono altri operatori (cosiddetti relazionali), che consentono di interrogare un archivio

utilizzando altri criteri.

Ci riferiamo agli operatori uguale a, diverso da, maggiore di, minore di, e così via che consentono di

impostare filtri anche molto sofisticati, e possono essere utilizzati, tanto per fare un esempio, per estrarre i record relativi ai libri il cui è importo è maggiore di un 30.000 lire.

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Excel mette a disposizione due procedure per eseguire una ricerca nell‟ambito di un data base

tabellare: filtri automatici e ai filtri avanzati che si attivano entrambi aprendo il menu Dati e

selezionando le omonime voci.

L‟applicazione di un filtro automatico consente di eseguire estemporaneamente semplici interrogazioni

di un archivio tabellare, mentre utilizzando un filtro avanzato si possono impostare interrogazioni

anche molto sofisticate che prevedono l‟utilizzo estensivo degli operatori booleani e relazionali.

1.4 I Filtri automatici

I risultati che si possono ottenere avvalendosi di questo tipo di filtri presentano qualche limitazione,

ma sono comunque più che sufficienti per esplorare efficacemente il contenuto di un data base. In

compenso sono estremamente facili da utilizzare e la loro risposta è immediata.

Ma ecco come procedere, per estrarre dal nostro data base esemplificativo i record relativi ai libri con

argomento BIOGRAFIE. Fare clic su una qualsiasi cella della tabella-archivio, aprire il menu Dati e

selezionare la voce Filtro automatico.

A fianco dei nomi dei campi compare un pulsantino con sopra impresso un triangolino con il vertice

orientato verso il basso. Facendovi sopra clic si apre un elenco a discesa che ospita tutti dati (unici) che

sono contenuti in quel campo dell‟archivio. In altre parole, se in un campo compare anche tre volte una

certa voce, questa verrà riportata una sola volta.

A questo punto, selezionare il nome dell'argomento che ci interessa, BIOGRAFIE, determinando

l‟immediata contrazione della tabella in modo tale che vengono mostrati solo i record che contengono nel campo Prodotto la voce che abbiamo selezionato.


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Come si vede la risposta del sistema è immediata mentre la corrispondente procedura è decisamente

semplice. In ogni caso, dal momento che sulla tabella risultante da una prima interrogazione se ne

possono condurre altre sempre nello stesso modo, ecco aperta la strada alla esecuzione di un ricerca in

And.

2.0 Automatizzare le ricerche

Di seguito svilupperemo una semplice macro per automatizzare le ricerche. Si tratta di una

esercitazione che si rivelerà molto utile se in futuro ci dovesse capitare di rendere automatica qualche

semplice applicazione. Quello che ci prefiggiamo di fare è impostare un programmino che determini

l‟esibizione di due box in cui si dichiarano rispettivamente il campo in cui effettuare la ricerca, e la

voce da individuare, dopodiché, a inserimenti avvenuti viene eseguita l‟interrogazione. La

corrispondente macro verrà poi associata ad un pulsante in modo che chiunque, anche completamente

all‟oscuro della esistenza dei filtri automatici, possa comunque condurre una ricerca. In pratica, stiamo

sviluppando una interfaccia che rende trasparente la procedura di interrogazione demandandola alla

semplice pressione di un pulsante senza dover necessariamente passare attraverso la trafila dei menu.

Tanto per strafare, è stato previsto anche un pulsante la cui pressione riporta l‟archivio alle condizioni

originali per dare modo di condurre una nuova ricerca partendo da zero Vale la pena di osservare che se dopo aver condotto una interrogazione si preme ancora il primo pulsante, è possibile eseguire un nuovo filtraggio dei risultati per eseguire una ricerca in And.

Il primo passo da compiere è registrare una semplice macro che esegua una qualsiasi ricerca,

dopodiché ne analizzeremo il listato e la modificheremo opportunamente per metterla in grado di operare a seconda dei nostri input. Di seguito descriviamo sinteticamente le procedure di registrazione e gli interventi di modifica.

2.1 Registrazione della macro

Registrare una macro significa eseguire alla tastiera la procedura da automatizzare, previa attivazione

della funzionalità di registrazione. Ecco come si procedere.

Accedere al foglio di lavoro in cui è ospitato il nostro archivio, aprire il menu Strumenti e

optare per la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Registra nuova

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macro per visualizzare la maschera che gestisce la denominazione di quella che intendiamo

registrare

Nella casella Nome macro digitarne il nome, possibilmente esplicativo delle sue

funzioni. Aprire l‟elenco a discesa associato alla casella Memorizza macro in e selezionare

Questa cartella di lavoro. Così facendo si evita che nella maschera delle macro figurino anche

quelle associate ad altri modelli Excel eventualmente aperti in memoria. Il nome che viene digitato nella casella (Ricerca, per esempio) andrà a sovrascrivere quello proposto per default (Macro1) considerando che questa, come probabile, è la prima macro che stiamo registrando.

Nota – Vale la pena di fare qualche osservazione relativa alla denominazione di una macro.

Innanzitutto, si ricordi che i nomi non possono contenere spazi, pertanto se il nome fosse composto

bisogna sostituire gli spazi con l‟underscore. I nomi devono iniziare con un carattere e la loro

lunghezza non può superare i 255 caratteri.

Premere il tasto Ok per attivare il registratore. Per indicare che il registratore è attivo, nell‟area

di lavoro viene visualizzata una barretta con due icone. La prima, quella con impresso un

quadratino, se premuta determina l’arresto del registratore. La utilizzeremo fra poco.


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A questo punto eseguire la procedura di interrogazione. Fare clic sulla cella D12 dell‟archivio

(o su una qualsiasi altra cella), aprire il menu Dati e selezionare Filtro automatico. Aprire

l‟elenco associato al campo Autore e selezionare un qualsiasi nominativo: Aristotele, per

esempio. Ottenuto il risultato, riportare il cursore in D12, e nella barretta con le due icone fare clic su quella con sopra impresso il quadrato. Così facendo si interrompe la registrazione.

La macro che abbiamo registrata può essere rieseguita indefinitamente. Ecco come provarla.

Ripristinare l‟archivio aprendo il menu Dati e selezionando la voce Mostra tutto. Quindi,

riaprire il menu Dati e deselezionare Filtro automatico.

Sempre restando nel foglio di lavoro in cui è ospitato il nostro archivio, aprire il menu

Strumenti, optare per Macro, e nel sottomenu ancora per Macro.

Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nome del nostro programmino

(Ricerca), quindi fare clic sul pulsante Esegui. Se abbiamo operato correttamente dovrebbero

comparire i risultati della interrogazione che abbiamo registrato.

Nota – La macro esegue sempre la medesima ricerca nel campo Autore, e così come è non serve a

molto. In altre parole non è interattiva. Fortunatamente, però, possiamo modificarla opportunamente per renderla più versatile. Il nostro obiettivo è quello di metterla in grado di eseguire una qualsiasi

ricerca in qualsiasi campo, ma prima di metterci all‟opera vale la pena di dare un‟occhiata al listato del

programmino che il registratore di Excel ha creato automaticamente.

2.2 Il listato della macro

Ecco come procedere per visualizzare il codice della macro che abbiamo appena registrato.

Aprire il menu Strumenti, optare per Macro e selezionare ancora Macro nel corrispondente

sottomenu. Così facendo si accede alla maschera per la gestione delle macro.

184





Evidenziare il nome del programma (Ricerca) e premere il pulsante Modifica per accedere

all‟Editor del Visual Basic, nell‟ambito del quale il listato si presenta così (ho aggiunto i

numeri di riga per poter meglio descrivere i passaggi):

01. Sub Ricerca()

02. '

03. ' Ricerca Macro

04. ' Macro registrata il 25/01/2003 da Francesco Lanorte

05. '

06. '

07. Range("D12").Select

08. Selection.AutoFilter

09. Selection.AutoFilter Field:=2, Criteria1:="ARISTOTELE"


11. End Sub

I passi che ci interessano sono quelli che vanno dallo 07 allo 09. Analizziamoli in dettaglio.

Passo 07: Seleziona una cella della tabella-archivio, in questo caso la cella D12.

Passo 08: Attiva la funzionalità di Filtro automatico

Passo 09: Specifica il campo in cui ricercare e il criterio di ricerca (Campo 2 e Aristotele). Si noti che

anziché il nome del campo viene dichiarato il suo numero d‟ordine, e che il nome dell‟autore, essendo una stringa, viene posto fra virgolette.

Passo 10: Riporta il cursore in D12.

A questo punto, si delinea la strategia per rendere interattiva la nostra macro e metterla in grado di

ricevere input dall‟esterno in modo da farle eseguire ogni volta il tipo di interrogazione desiderata.

In pratica, la dove si fa riferimento al numero del campo e al criterio di ricerca bisogna inserire un

segnaposto (una variabile, nel gergo degli addetti ai lavori) in cui verrà registrata la nostra risposta

rispettivamente all‟invito di dichiarare il numero d‟ordine del campo e il criterio di interrogazione da

utilizzare. Inoltre, bisogna aggiungere alcuni passi che si occupino di dimensionare le due variabili e di

visualizzare i messaggi di richiesta. Ecco come si presenta il precedente listato dopo le suddette

modifiche, che si digitano direttamente all‟interno del codice stesso in ambiente Editor del Visual

Basic.

01. Sub Ricerca()

02. '

03. ' Ricerca Macro

04. ' Macro registrata il 25/01/2003 da Francesco Lanorte

05. '

06. '

07. Dim Campo

08. Dim Criterio

09. Campo = InputBox("Inserire il numero del campo di ricerca")

10. Criterio = InputBox("Inserire il criterio di ricerca")


12. Selection.AutoFilter

13. Selection.AutoFilter Field:=Campo, Criteria1:=Criterio


15. End Sub

185





Commentiamo gli interventi operati:

Passi 07 e 08: Tramite l‟istruzione Dim dichiarano rispettivamente le variabili Campo e Criterio.

Passi 09 e 10: L‟istruzione InputBox determina la visualizzazione dei messaggi di richiesta, e le

nostre risposte vengono registrate nelle corrispondenti variabili. Da questo momento, ogni volta che si

farà riferimento a Campo e Criterio è come se si specificassero in chiaro i valori che sono stati assegnati alle suddette variabili.

Passo 13: Come si può vedere, i riferimenti al campo e al criterio sono stati sostituiti con il nome

delle corrispondenti variabili rendendo così interattiva la macro.

2.3 Esecuzione della macro

Torniamo ora al foglio in cui è ospitato l‟archivio, accediamo tramite menu alla maschera di gestione

delle macro (Strumenti/Macro/Macro), selezioniamo il nome del programma: se premiamo il pulsante Esegui viene così visualizzato il primo box di richiesta.

Inserire il numero d‟ordine del campo e premere il pulsante Ok nel box.

Viene così visualizzato il secondo box di richiesta: digitare il criterio e premere Ok per visualizzare il

risultato della ricerca.

Si noti che l‟inserimento del criterio non prevede il rispetto dell‟ortografia maiuscola e minuscola. In

altre parole, Aristotele, ARISTOTELE, o AriStoTelE sono esattamente la stessa cosa.

Il numero d‟ordine del campo indica la posizione che questo occupa nell‟ambito della riga di

intestazione dell‟archivio (1 per il primo posto, due per il secondo, e così via). Vale la pena di

osservare che se si riesegue la macro e si lancia una nuova interrogazione senza ripristinare

l’archivio, è come se si eseguisse una ricerca in And.

Concludiamo ricordando che quando si digita il criterio di ricerca nel box che lo richiede, è possibile

esprimerlo utilizzando le cosiddette wildard. Per chi non lo ricordasse le wildcard sono dei veri e

propri caratteri jolly (l’asterisco e il punto interrogativo) che consentono di formulare il criterio

stesso anche se non ne ricordiamo esattamente l‟ortografia, o per renderlo più generalizzato.

186





In particolare, l’asterisco sostituisce un qualsiasi gruppo di caratteri, mentre il punto interrogativo un

solo carattere. Così, per ricercare Aristotele, possiamo anche scrivere A*, perché l‟asterisco sta anche

per tutti i caratteri mancanti, oppure Aristot??e, dal momento che i due punti interrogativi interpretano

rispettivamente la e e la l. Ovviamente, se si utilizzano le wildcard, fra i risultati della ricerca potrebbero comparire anche record che non ci interessano.

Nota – Quando abbiamo modificato la macro non ci siamo preoccupati di intervenire sulle coordinate

della cella in cui viene posizionato il cursore all‟inizio della ricerca. Ne consegue che la macro deve

essere assolutamente lanciata dal foglio in cui è ospitato l‟archivio da interrogare. Se, invece, le

venisse assegnato un nome, si può operare da qualsiasi foglio della cartella. Denominare celle o zone,

soprattutto quando si lavora con le macro è una buona abitudine che si dovrebbe prendere se si vuole

rendere più spedito e a prova di errore l‟utilizzo di un foglio di lavoro. In particolare, se si lavora con

le macro, ci si mette al riparo dagli inevitabili errori che si generano nel caso in cui , dopo aver

sviluppato un programma, si aggiungono o cancellano righe o colonne. Infatti, le zone su cui la macro

deve intervenire potrebbero non essere più quelle corrette, con tutte le conseguenze del caso. Ma ecco

molto sinteticamente come si svolge la procedura di denominazione:

Selezionare la cella o la zona del foglio che si intende denominare.

Aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Nel menu contestuale che viene esibito

optare per Definisci. Così facendo si accede alla maschera per la definizione dei nomi

Nella casella di testo dedicata digitare il nome da assegnare alla zona o alla cella evidenziata.

Premere il pulsante Aggiungi, quindi Ok per rendere definitiva l‟assegnazione. La maschera

consente anche di eliminare un nome assegnato in precedenza. Basta selezionarlo nell‟elenco,

quindi premere il pulsante Elimina.

2.4 Associare la macro ad un pulsante

Chi per eseguire il programmino che abbiamo registrato non volesse passare attraverso la maschera

delle macro, può più elegantemente associarne il lancio alla pressione di un pulsante. Anche in questo

caso ci limitiamo alle informazioni essenziali.

Accedere al foglio in cui è ospitato l’archivio

187





Aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre degli strumenti e nel corrispondente

sottomenu spuntare la voce Visual Basic. Così facendo viene visualizzata nell‟area di lavoro la

barra strumenti del Vba

Fare clic sulla seconda icona (quella con sopra impresso un martello e una chiave inglese) per

visualizzare la cosiddetta Casella degli strumenti dalla quale preleveremo il pulsante da

associare alla macro

Nella suddetta casella fare clic sul simbolo del pulsante, portare il cursore nell‟area di lavoro

(dove si trasforma in un mirino a croce) e disegnare un rettangolo lungo stretto con le


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dimensioni che si vogliono dare al pulsante. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzato il

pulsante, che si presenta evidenziato.

Fare clic destro sul pulsante ancora evidenziato, e selezionare nel menu contestuale la

voce Proprietà. Così facendo viene esibita la cosiddetta Casella delle proprietà del pulsante

Cercare nella lista di sinistra il termine Caption e digitare nella cella di destra il testo

dell‟etichetta con cui si vuole contrassegnare il pulsante. Nel nostro caso digiteremo Ricerca. La scritta viene trasferita in tempo reale sulla superficie del pulsante.

Chiudere la casella delle Proprietà.

Per determinare l‟esecuzione della macro alla pressione del pulsante si procede nel seguente modo:

Fare clic destro sul pulsante e selezionare nel menu contestuale la voce Visualizza

codice. Con questa scelta si accede all‟Editor del Visual Basic.


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Il codice del pulsante è composto da due sole righe e il cursore lampeggia in mezzo ad

esse. Digitare alla posizione del cursore il nome della macro che deve essere lanciata quando si

preme il pulsante (macro Ricerca).

Ritornare in ambiente Excel facendo clic sul pulsante (in calce al video) corrispondente

al modello.

Disattivare nella barra degli strumenti del Vba l‟icona con sopra impressi la squadra e la

matita, che si era attivata automaticamente contestualmente al clic destro sul pulsante.

Se abbiamo operato correttamente, tutte le volte che si preme il pulsante viene lanciata la

macro di ricerca.

In caso di malfunzionamenti si consiglia di accertarsi che l‟icona con sopra impressi squadra e matita

non sia attivata, oppure provare a riposizionare il cursore su una qualsiasi cella del foglio di lavoro.

2.5 Ripristino dell’archivio

Se dopo avere eseguito una interrogazione se ne vuole eseguire una seconda è necessario ripristinare

l‟archivio. Per evitare di passare tramite il menu conviene registrare la corrispondente e semplicissima


190




macro, quindi associarla ad un pulsante che potremo etichettare Ripristina. Il listato della macro, che

chiameremo anch‟essa Ripristina è il seguente:

01. Sub Ripristina()

02. '

03. ' Ripristina Macro

04. ' Macro registrata il … da …

05. '


07. ActiveSheet.ShowAllData


09. End Sub

Per associarla al pulsante seguire la procedura che abbiamo appena descritta.

Nota – La macro opera correttamente solo sulle tabelle risultanti da una interrogazione. Se la si lancia

con l‟archivio già ripristinato viene visualizzato un messaggio di errore. In questi casi premere semplicemente il pulsante Fine nel box che viene visualizzato. Così facendo, dall‟editor del Vba in cui si era entrati a seguito dell‟errore si può ritornare direttamente in ambiente Excel e condurre

correttamente la ricerca. I più esperti che hanno seguito i nostri corsi sulle macro possono inserire un

controllo che, qualora il pulsante venisse premuto a sproposito, esibisce un messaggio di errore o, più

semplicemente, inibisce l‟esecuzione della macro.

3.0 Analisi statistiche di un data base

Chi non fosse soddisfatto dei risultati ottenuti interrogando l‟archivio con i filtri automatici, può

complementarli anche molto significativamente utilizzando le funzioni statistiche data base ospitate

nella libreria di Excel, che si rivelano preziose per analizzare i contenuti di archivi anche molto

importanti.

Per esempio, riferendoci alla nostra base dati campione, possiamo effettuare il conteggio di quanti libri

ci sono nella categoria saggi e determinarne, ad esempio, l‟ammontare globale.


191




Le funzioni che utilizzeremo operano sostanzialmente come le equivalenti matematiche (Somma,

Media, Max, Min, e via dicendo) ma differiscono da queste perché prevedono due nuovi argomenti

oltre a quello che indica la zona su cui condurre le elaborazioni. Ci riferiamo alla specifica del campo

dell‟archivio su cui bisogna operare e all‟indicazione dei criteri da utilizzare per individuare i dati da elaborare.

Infine, dal punto di vista sintattico, le funzioni data base sono caratterizzate dal prefisso DB (per

esempio, DB.SOMMA, DB.MEDIA, e così via…). Ma vediamo come si utilizzano, a cominciare

dalla loro sintassi che è la seguente:

NomeFunzione(zona archivio, nome campo; zona criteri)

Zona archivio è rappresentata dalle coordinate di quella che ospita la base dati, ma dopo quanto si è

detto a proposito dei nomi vale la pena di assegnargliene uno. Per quanto riguarda il nostro modello

esemplificativo l‟abbiamo denominata Archivio. Fra l‟altro, per dare modo di aggiungere nuovi record

e fare in modo che vengano ugualmente presi in considerazione, vale la pena di comprendere nella

denominazione una zona più ampia. L‟argomento Nome Campo è il nome di quello in cui deve avere

luogo l‟esplorazione. Lo si indica con il nome in chiaro (fra virgolette), oppure con un numero che ne

indica la posizione ricordando che al primo campo dell‟archivio viene assegnato il numero 1, al

secondo il 2 e così via. Se si opta per la specifica numerica le virgolette non devono essere messe. E

veniamo al terzo argomento (Zona criteri), che per l‟appunto corrisponde alle coordinate (o meglio, al

nome) del gruppo di celle che ospita i criteri di interrogazione. Tale zona va strutturata in modo

particolare. Vediamo come.

3.1 La zona criteri

In pratica, si tratta di una zona articolata in due o più righe e una o più colonne. Nelle celle della prima

riga si inseriscono i nomi dei campi coinvolti nella interrogazione, mentre nelle sottostanti i

corrispondenti criteri. Conviene fare subito un esempio pratico.

Se vogliamo operare sui record che si riferiscono alla categoria BIOGRAFIE, la zona criteri si articola

semplicemente in due celle l‟una sopra l‟altra (una riga e una colonna). Nella cella superiore si digita il

nome del campo (Argomento), e nella sottostante il criterio di interrogazione (BIOGRAFIE).

È appena il caso di ricordare che il nome del campo deve essere la copia esatta di quello dell‟archivio,

pertanto la cosa migliore da farsi e trasferirlo con un copia e incolla.

Se, invece, si utilizza una colonna aggiuntiva, e nella sua prima cella si digita il nome del campo

Autore, e in quella sottostante Aristotele, i record elaborati sono solo quelli che si riferiscono ai libri

con argomento BIOGRAFIE ed autore Aristotele.

Se nell‟impostare una espressione che prevede l‟utilizzo di una funzione data base si omette

l‟argomento criteri l‟elaborazione coinvolgerà tutto il contenuto dell‟archivio relativamente al campo

specificato.

Chi vuole saperne di più sulle procedure per la formulazione dei criteri può consultare in proposito la

guida in linea di Excel. Ecco come procedere:

Nel menu operativo fare clic sul punto interrogativo. Nel menu che viene visualizzato

optare per Guida in linea.

Accedere alla scheda di ricerca libera della guida e digitare nella casella dedicata il

termine Criteri. Fra gli argomenti che vengono individuati consultare il primo e il terzo (figura 19).

192





A questo punto dovremmo saperne abbastanza per cominciare a lavorare con le funzioni data base.

Funzione DB.SOMMA

Questa funzione somma i contenuti di un campo numerico riferendosi ai record che soddisfano i criteri

specificati nella omonima zona.

Funzione DB.MEDIA

Questa funzione media i contenuti di un campo numerico riferendosi ai record che soddisfano i criteri

specificati nella omonima zona.

Funzioni DB.MIN e DB.MAX

Operano in modo del tutto analogo alle altre ma restituiscono rispettivamente il valore minimo o

massimo di un campo numerico dei record che vengono processati in base ai criteri fissati

nell‟omonima zona.

Funzione DB.CONTA.VALORI

Effettua il conteggio il numero di celle non vuote di un certo campo di testo dei record che vengono

processati in base ai criteri specificati.

Basi di dati

Parte prima

1.0 Access e le basi di dati

1.1 Primi passi

1.2 Aprire programma di database

1.3 Aprire un database esistente con le impostazioni di default

1.4 Modificare un record in un database esistente e salvarlo

1.5 Salvare il database su hard disk o dischetto

1.6 Chiudere il database

1.7 Usare le funzioni di Help




1.0 Access e le basi di dati

1.1 Primi passi

Quando nasce la necessità di di gestire entrate e uscite di un magazzino, oppure ancora di catalogare i

libri di una biblioteca, o di gestire l'elenco docenti per ottenere consigli di classe, cattedre e quant'altro,

allora si ha bisogno di un DATABASE.


193




Gli archivi costituiscono una memoria di lavoro indispensabile per gestire quantità ingenti di

informazioni, per ordinare gli elementi utili, metterli in relazione e filtrare i dati che devono essere

utilizzati nelle varie circostanze.

Prima della diffusione dei sistemi informatici gli archivi erano gestiti ed organizzati in forma cartacea,

con schedari e registri, che permettevano di catalogare e ordinare i dati in base a un unico criterio di

ricerca e rendevano molto spesso piuttosto complesso il recupero e l'analisi dell'informazione.

L'avvento del computer nella gestione degli archivi ha notevolmente migliorato i processi di

memorizzazione e recupero dei dati: la creazione di software specifici per la gestione di banche dati,

chiamati DBMS (Data Base Management System), ha infatti permesso di unificare in un unico

programma applicativo le funzionalità di archiviazione e gestione dei dati.

All'inizio i software per la gestione di database occupavano grande spazio in memoria e risultavano

abbastanza complessi da utilizzare, ma oggi programmi come Microsoft Access uniscono sofisticate

funzioni di archiviazione, ricerca e analisi dei dati a un'interfaccia amichevole, e consentono un

utilizzo versatile, adatto alle più svariate esigenze.

Access è uno dei programmi di database più diffusi e fa parte delle edizioni Professional e Premium di

Microsoft Office 2000. Del programma è disponibile anche una versione per Macintosh. Altri database

molto utilizzati sono File Maker Pro della File Maker (molto diffuso nel mondo Mac) e Borland

Paradox della Corel.

Qualche nozione di base

Il database è un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come

tabelle, query, maschere e report, per la catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati. Prima di

capire come effettivamente si crei un database è necessario introdurre i termini più importanti che è

indispensabile conoscere per affrontare la gestione dei database.

Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti:

I campi: un campo è uno spazio nel database che contiene un'unità di informazione, come un nome, un

numero di telefono, una data. Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni

categoria di dati a cui si è interessati. Per esempio campo Città; nella colonna verranno messi ad

esempio le città di residenza.

I record: un record è costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto. In un database

che raccoglie i dati di una biblioteca, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso utente

sono registrate in un record. Per esempio cognome, nome, indirizzo, città etc. dello stesso individuo

sono tutti i campi che costituiscono un record. Il database è come una tabella in cui ogni colonna è un

campo e ogni riga è un record.

Le tabelle: una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente,

ogni riga di una tabella di un database è costituita da un record, ogni colonna un campo.

I file: un file di database contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l'estensione

MDB, che significa Microsoft data-base.

Il database può essere pensato come una serie di tabelle, ognuna delle quali contiene informazioni

omogenee. Access 2000, in particolare, è un database relazionale: questo significa che i dati non sono

memorizzati in un'unica grande tabella, ma in più tabelle tutte in relazione tra loro, tanto che le

informazioni di diverse tabelle possono essere unite ed è possibile eseguire ricerche in più tabelle

contemporaneamente.


194




Il data base relazionale, ovvero creare più tabelle per organizzare i dati, si rende necessario quando i

dati sono interdipendenti e metterli tutti insieme potrebbe essere difficile oltre che dispendioso come

memoria, poichè molti dati verrebbero ripetuti inutilmente molte volte.

Per esempio se bisogna archiviare libri ed utenti che li prendono in prestito con tutti i dati relativi,

mettendo tutto in una tabella si ripeterebbe per lo stesso utente nome, cognome etc., se invece si

costruisce una tabella libri e una utenti e nella tabella mettiamo un solo riferimento all'utente (per

esempio il numero di identificazione), i dati li mettiamo una volta sola risparmiando molta memoria,

non solo, ma potremo facilmente ricavare una serie di altri dati.

Un data base relazionale è un data base in grado di gestire più tabelle correlate ed estrarre informazioni

da più tabelle contemporaneamente. La correlazione si fa mettendo nei record di una tabella un

riferimento (un codice) ai record dell'altra. In questo modo in ogni momento si possono sapere tutti i

record della prima tabella che hanno il riferimento ad un record della seconda, cioè i record della prima

collegati a un record della seconda.

Gli elementi fondamentali del database sono le tabelle. Nella progettazione del database è essenziale

progettare opportunamente le tabelle e loro relazioni, perchè il database funzioni correttamente. Questo

è il lavoro più difficile. Dalle tabelle derivano altri elementi importanti del database, che permettono di

ottenere da esso il massimo rendimento per la immissione, ricerca e stampa dei dati. Gli altri elementi

sono:

Le maschere: La modalità di visualizzazione tabella risulta spesso poco leggibile e difficile da

gestire. Per facilitare l'aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati è possibile creare delle

maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere

un documento: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per

l'inserimento delle informazioni.

La peculiarità di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di una maschera possono

essere prelevati da più tabelle diverse.

Le query. Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una

query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati

dalle tabelle e organizzarli in modo diverso.

Se il data base rappresenta il magazzino, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quante

operazioni di carico sono state fatte il giorno tot oppure l'elenco degli articoli forniti dallo stesso

fornitore. La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in

relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che

rispondono a determinate caratteristiche.

I report. I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database,

riordinando i dati provenienti da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla

stampa: a questo scopo Access offre vari esempi (o format) preformati che possono aiutare a

impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace.

Moduli e macro. Access fornisce anche degli strumenti avanzati che permettono di automatizzare

alcune funzioni di ricerca e calcolo sui dati. Le macro, per esempio, permettono di creare e

memorizzare procedure automatiche per l'utilizzo del programma: in questo modo è possibile

semplificare le operazioni che si compiono più di frequente. I moduli, invece, costituiscono delle

maschere con funzioni avanzate.

Dobbiamo ora prendere confidenza con un data base, aprendone uno esistente, osservando l'ambiente

di lavoro, modificandolo e infine chiudendolo. Al solito, molto importante risulta l'uso della guida in

linea, la quale può guidarci nelle situazioni più o meno difficili.


195




1.2 Aprire programma di database

Per aprire Microsoft Access, come per le altre applicazioni Office, vi sono diversi modi:

fare click sul pulsante Access ( ) della barra delle applicazioni Office. Se questa non fosse visibile

si può attivarla da Start/Programmi/Esecuzione automatica/Barra degli strumenti di Office.

fare click su Avvio/Programmi/Microsoft Access

fare doppio click direttamente su un file .mdb (file di database Access). In questo caso si apre

direttamente il database all'interno dell'applicazione.

Facendo click su Start/Programmi/Microsoft Access si apre l'applicazione e compare l'ambiente di

lavoro con la prima finestra di dialogo, in cui possiamo scegliere se creare o aprire un database.

Preoccupiamoci, per ora, di aprire un database esistente in modo da poter esaminare l'ambiente di

lavoro e la struttura di un database.

1.3 Aprire un database esistente con le impostazioni di default

Per aprire un database esistente basta sceglierlo dall'elenco della finestra di dialogo oppure cliccare su

Altri file.. per aprire un database non in elenco. Ciò equivale a far click sul menu File/Apri o sul

pulsante Apri ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso si apre la solita finestra di

dialogo, simile a quella delle altre applicazioni Office, nella quale si può cercare il file da aprire. Noi

apriamo un database in dotazione con Office e cioè il Database di esempio Northwind, nel quale

possono essere esaminati tutti gli oggetti disponibili in Access, dalle tabelle alle query, alle macro, ai

moduli.

Scelto il database dall'elenco fare click su OK e siamo in ambiente Access.

196





Si può aprire solo un database alla volta. Aprendo un secondo database si chiude il primo, dopo aver

chiesto se si vogliono salvare i cambiamenti.

La finestra Access è la solita di Windows. In essa vi è la barra di menu e le barre degli strumenti,

mediante le quali si può operare nella creazione e nell'uso del database. Vedremo in seguito come

modificare o personalizzare l'ambiente.

La finestra Database contiene, invece, tutti gli oggetti del database, elencati nella parte introduttiva. In

questa finestra possono essere creati, esaminati e modificati tabelle, maschere, query, macro, report,

moduli e pagine. In alto è presente una barra degli strumenti con i pulsanti che permettono di gestire la

lettura e modifica degli oggetti o la creazione e modifica della struttura dell'oggetto. Inoltre vi sono i

pulsanti per le diverse modalità di visualizzazione degli elenchi.

Selezionando a sinistra il tipo di oggetto, a destra viene riportato l'elenco degli oggetti esistenti.

Ricordare che tutti gli oggetti del database sono contenuti nello stesso file di database .mdb (in questo

caso Northwind).

Prima di tutto apriamo una tabella, allo scopo di studiarne la struttura e fare qualche modifica ai

record. Facciamo doppio click sul nome della tabella (es. Clienti) oppure selezioniamo la tabella e

facciamo click sul pulsante Apri della barra. Appare la tabella con il suo contenuto.


197




Nella tabella appare la struttura del database, costituita da campi (ID Cliente, Nome società etc.) e i

record (le righe). Ai bordi, a destra e in basso, vi sono le barre di scorrimento che permettono di

visualizzare tutta la tabella; in basso, inoltre, vi è il sistema di navigazione fra i record.

Cliccando sulle frecce si può andare al precedente o al seguente, al primo o all'ultimo e, col pulsante

all'immissione di un nuovo record che si accoda a quelli esistenti. A destra compare anche il

numero totale di record presenti nella tabella.

Sulla sinistra di ogni riga (di ogni record) appare (se la tabella possiede relazioni con altre tabelle) un

segno +, che sta ad indicare che, cliccandoci sopra, si apre un'altra tabella contenente tutti i record

collegati al record della prima.

1.4 Modificare un record in un database esistente e salvarlo

Per modificare un record di una tabella è sufficiente cliccare all'interno di un campo. Appare il cursore

a I che indica la possibilità di digitare dalla tastiera.

Per spostarsi da un campo all'altro o da un record all'altro si possono usare, oltre al mouse, i tasti

freccia, con i quali si avanza nel testo e alla fine si passa al campo successivo o precedente o (con le

frecce su e giù) al record precedente e successivo, oppure il tasto tabulazione col quale ci si sposta di

campo in campo in avanti o indietro (tenendo premuto il tasto MAIUSC); spostandosi di campo il testo

contenuto appare evidenziato pronto per essere sostituito totalmente alla prima digitazione; per

annullare la evidenziazione senza cancellare il dato presente, cliccare col mouse.

Apportate le modifiche, esse, appena lasciato il campo, vengono registrate nel database, quindi non è

possibile annullarle se non digitando nuovamente il testo originale oppure cliccando, senza aver fatto

altre modifiche, sul tasto Annulla ( ) o sul menu Modifica/Annulla record salvato.

1.5 Salvare il database su hard disk o dischetto

Le modifiche apportate ai record di una tabella o alla sua struttura vengono salvate immediatamente

nel database, perciò quando si chiude la tabella o il database non viene fatta alcuna richiesta di

conferma o salvataggio delle modifiche.

Per salvare il database la procedura è sempre la stessa: click su File/Salva, e in questo caso non viene

fatta nessuna richiesta sul nome e sulla cartella in cui salvare (a meno che non si tratti di un database

appena creato), oppure su File/Salva con nome, e in questo caso appare la solita finestra, che ci

permette di salvare il database con un nome diverso o su un altro disco (Hard disk o dischetto). Il

database viene salvato, come detto prima, in un unico file con estensione .mdb (Microdoft Data Base).

Se i dati sono molti e il database è complesso (ricco di maschere, report, query etc.) il file può risultare


198




anche molto grande e non salvabile su dischetto. Ricordare, comunque, che gestire il database da

dischetto può risultare lento. Il dischetto serve solo a trasferire database da un computer a un altro.

1.6 Chiudere il database

Per chiudere il database basta fare click sul pulsante di chiusura solito, in alto a destra della finestra del

database, oppure sul comando File/Chiudi. Poichè le modifiche ai record o alla struttura delle tabelle,

maschere etc. vengono salvate subito, nella chiusura non viene chiesto nulla e il database viene chiuso

direttamente.

La chiusura del database non fa uscire da Access, ma si rimane nell'ambiente. Per uscire

dall'applicazione fare click su File/Esci. Ciò chiude il database e l'applicazione.

1.7 Usare le funzioni di Help

Come detto negli altri moduli, la guida in linea dell'applicazione è di fondamentale importanza per

capire e risolvere i problemi che si presentano. Se è aperto il database di esempio Northwind, oltre al

pulsante della guida ?, sulla barra del menu è presente anche il pulsante GUIDA. Cliccando su questo

si apre una spiegazione sul database di esempio, utilissima per capire come si struttura e si progetta un

database.

Per aprire la guida in linea, invece, fare click su ? e poi su Guida in linea Microsoft Access oppure

premere il tasto funzione F1. Si apre la guida in cui, come in tutte le altre applicazioni Office, si può

cercare l'argomento in diversi modi, non ultimo utilizzando l'assistente.

Sono presenti tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice. Nella scheda sommario cliccando sul

segno + accanto alle voci, si apre la lista dei sottotitoli; un sottotitolo può contenere altri sottotitoli e

così via. Facendo click su un argomento, accanto appare il suo sviluppo. Da esso, in forma

ipertestuale, si può passare agli argomenti correlati.

Se si ha a che fare con un problema, o non si sa come attuare una operazione, si può ricorrere alla

scheda Ricerca libera. In essa si immettono nella relativa casella di testo le parole chiave che

individuino l'argomento cercato; cliccando poi su Cerca vengono ricercati ed elencati in basso gli

argomenti trovati. Facendo click su uno di essi, a destra appare l'argomento, che può essere selezionato

e quindi copiato negli appunti per un uso qualsivoglia, oppure può essere stampato mediante il

pulsante stampa.

La scheda Indice fornisce l'indice analitico, mediante il quale può trovare l'argomento attraverso la

voce d'indice.


199




Volendo si può sempre chiedere all'assistente di cercare un argomento. Se l'assistente non è visibile si

può visualizzarlo mediante il comando ?/Mostra l'Assistente di Office.

Dal menu ? si accede anche alla voce Guida rapida ( ). Cliccando su di essa il cursore si trasforma

nella freccia e punto interrogativo. Facendo click sui pulsanti o su altre parti attive dello schermo

appare un fumetto di spiegazioni sull'uso o sulla funzione

dell'oggetto.



In Access non vi sono molti modi di visualizzazione sullo schermo

delle finestre. Poichè nel database sono contenute molte tabelle,

query, maschere etc., i diversi modi di visualizzazione si

riferiscono all'elenco da visualizzare o al tipo di elenco mostrato

Le voci di menu corrispondono alle voci della finestra Database,

dal quale si possono selezionare con un click del mouse.

Le modalità di visualizzazione dell'elenco sono quelle solite (

) Icone grandi, Icone piccole, Elenco e Dettagli. Queste modalità sono accessibili sia

dal menu Visualizza sia dalla finestra Database.


Data la peculiarità dell'applicazione, le barre degli strumenti di Access si adeguano alle necessità.

Cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti appare un elenco che può mancare di alcune voci se

esse non sono mai state attivate. Per vedere l'elenco completo, per altro personalizzabile con la

creazione di altre barre, di deve fare click Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza..

Come nelle altre applicazioni Office, anche qui sono presenti tre schede.

Nella scheda Barre degli strumenti si può attivare o disattivare una barra spuntando la casella di

spunta, creare una nuova barra, modificarne una esistente. Per creare una nuova barra cliccare su

Nuova.. Viene richiesto il nome e quindi viene creata la barra vuota. In questa si possono trascinare,


200




dalla scheda Comandi, i pulsanti desiderati. Se si vuole eliminare un pulsante, di questa o di altre

barre, basta trascinarlo fuori dalla barra.

Nella scheda Opzioni si possono impostare alcuni elementi sulla visualizzazione dei menu e delle

barre.

Basi di dati

Parte seconda


1.1 Impostare e pianificare un database

1.2 Creare una tabella con campi e attributi

1.3 Navigare in una tabella

1.4 Inserire dati in una tabella

2.0 Definire le chiavi

2.1 Definire una chiave primaria

2.2 Impostare un indice

3.0 Impostare una tabella

3.1 Modificare gli attributi di una tabella

3.2 Modificare gli attributi dei campi

4.0 Aggiornare un database

4.1 Modificare dati in una tabella

4.2 Cancellare dati in una tabella

4.3 Aggiungere record a un database

4.4 Cancellare record in un database


1.1 Impostare e pianificare un database

Nella creazione di un database, la parte più impostante e più difficile è senza dubbio la sua

progettazione, cioè stabilire quali devono essere le tabelle e quali le loro relazioni. In genere chi si

accosta per la prima volta a un database è portato a sottovalutare questo punto.

Anche se Access fornisce creazioni guidate di un database, è raro che possano soddisfare

completamente le esigenze personali, per cui è bene che si sappia esattamente come progettare e

realizzare il database. Esamineremo, perciò, le possibilità che offre Access per creare un database con

la creazione guidata, ma creeremo, peraltro, un database personale, semplice, per facilitarne la

comprensione, sufficientemente completo per poter esaminare tabelle, maschere, query etc.


201




Abbiamo visto che, quando si apre l'applicazione, appare una finestra di dialogo, mediante la quale si

può aprire un database esistente, o crearne uno nuovo vuoto oppure uno nuovo da modelli esistenti o

da creazione guidata.

Cliccando su Database vuoto viene richiesto solo il nome del database e viene aperto il database nel

quale occorre creare tabelle, maschere etc.. E' quello che utilizzeremo in seguito.

Se si fa click su Progetti e creazioni guidate si apre una finestra di dialogo, la stessa che si apre

facendo click sul comando File/Nuovo..., se la finestra iniziale non fosse visibile.

La finestra è costituita da due schede. Nella scheda Generale si può aprire un database vuoto, in cui

creare tabelle, maschere etc. oppure un progetto di database. Nella seconda scheda si può scegliere fra

un modello di database o seguire una creazione guidata.


202




Scelto il modello di database la creazione guida passo passo attraverso la scelta dei campi delle tabelle,

delle relazioni etc.. Alla fine viene creato un database completo, che può essere modificato a piacere in

tutti gli oggetti presenti. La creazione guidata può essere molto utile, ma per comprendere appieno le

proprietà degli oggetti del database è più utile procedere all'inizio ad una creazione di un database

personale.

Impostazione di un semplice database

Supponiamo di voler creare un semplice database per gestire un magazzino per il solo carico e scarico degli articoli. Il database deve contenere l'elenco degli articoli immagazzinati con i dettagli di nome,

prezzo, fornitore etc., l'elenco dei fornitori con i dettagli di nome, indirizzo, città etc., infine la tabella

più importante sarà quella che contiene le operazioni quotidiane di carico o scarico di una serie di

articoli con la data e tutti i riferimenti necessari.

Qui comincia il lavoro di progettazione del database: quante e quali tabelle creare? quali campi devono

contenere? quali devono essere le relazioni fra loro in modo da rendere automatica la gestione?

Ricordiamo che la relazione fra le tabelle è fondamentale e che le tabelle devono contenere i campi che

le mettono in relazione. A complicare la scelta delle tabelle vi è il fatto che una operazione di carico o

di scarico che si vuol registrare può contenere un numero variabile di articoli diversi.

Una soluzione accettabile appare quella di creare una tabella dei nomi delle operazioni (la chiameremo

Operazioni), una tabella che contiene l'elenco degli articoli relativi ad una operazione di carico o

scarico (la chiameremo Articoli dell' Operazione), una tabella degli articoli (la chiameremo Articoli) e

una tabella dei fornitori (la chiameremo Fornitori). Ciò non toglie che ognuno potrebbe trovare

soluzioni diverse.

Nelle tabelle metteremo i campi essenziali e quelli indispensabili per le relazioni, cioè i campi che

collegano l'elenco articoli di una operazione alla operazione relativa e i campi che collegano gli articoli

alle tabelle articoli e fornitori.

1.2 Creare una tabella con campi e attributi


203



SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIO

NI

Intanto, dopo

aver aperta

l'applicazione,

scegliamo

Database

vuoto dalla

finestra di

dialogo, come

detto prima, e

alla richiesta del nome del database digitare Magazzino e salvare il file sul dischetto, dove il database

sarà salvato col nome Magazino.mdb.

Viene creato il database vuoto, nel quale creeremo le tabelle.

Le possibilità offerte sono tre. Considereremo la prima, in quanto è quella che ci insegna a creare le

tabelle.

La visualizzazione di una tabella o di una maschera o degli altri oggetti del database può essere

"visualizzazione normale" e "visualizzazione struttura". Nella visualizzazione normale possiamo

inserire i dati e navigare, mentre nella visualizzazione struttura è possibile modificare struttura

dell'oggetto aperto. Un oggetto può essere aperto, come vedremo nelle due modalità con i pulsanti.

Facciamo doppio click sulla prima delle tre voci della finestra Magazzino e si apre la finestra Tabella

in visualizzazione struttura


204




In questa finestra possiamo introdurre i campi della tabella, specificarne il tipo di dati che dovrà

contenere ed eventualmente aggiungere una descrizione. Cominciamo col creare la nostra tabella

Operazioni, la quale, come ad esempio, deve contenere i campi: ID Op (contatore), data (data), carico

(sì/no), scarico (sì/no), presso (testo).

Facciamo click sulla prima casella della prima riga e digitiamo ID Op, clicchiamo poi nella casella

accanto (Tipo di dati) e apriamo la lista a discesa, dalla quale selezioniamo Contatore. Nella scheda in

basso (Proprietà del campo) si possono inserire, cliccando nelle varie caselle e scegliendo dalle liste, le

proprietà del campo. Possono andar bene quelle di default. Notare che nel riquadro a destra compare

una spiegazione della proprietà selezionata.

Nella casella descrizione non è necessario mettere niente. Il campo ID Op deve essere collegato alla

tabella Articoli dell'operazione, per cui deve essere chiave primaria: selezioniamo la riga cliccando

sulla sinistra all'esterno e poi sul pulsante Chiave primaria () della barra degli strumenti standard.

Appare sulla sinistra una chiave ad indicare che il campo è stato configurato correttamente.

Passiamo sulla seconda riga cliccando nella casella Nome e inseriamo Data; accanto selezioniamo

Data come tipo di campo. In basso nell'area Proprietà del campo alla voce Richiesto selezioniamo Sì.

Allo stesso modo, nella terza e quarta riga, come nome di campo mettiamo Carico e Scarico e come

tipo scegliamo Sì/No. Nella quinta riga, allo stesso modo inseriamo Presso e come tipo di dati

scegliamo testo. Nella zona Proprietà, come dimensione campo mettiamo 255 (per avere un campo

abbastanza lungo) e come Consenti lunghezza zero mettiamo Sì, in modo da non essere costretti, in

fase di immissione dati, a immettere obbligatoriamente un dato.

Finito di inserire i campi fare click sul pulsante di chiusura della finestra ( ) e apparirà la richiesta di

salvare e quindi il nome con cui salvare la tabella. Digitiamo "Operazioni" e clicchiamo su OK. In

alternativa fare click su File/Salva e alla richiesta del nome digitare Operazioni; per chiudere la

visualizzazione struttura cliccare sul pulsante di chiusura. Nell'elenco delle tabelle appare la tabella

Operazioni, che ancora non contiene alcun dato.

Capito il meccanismo di creazione di una tabella, possiamo creare anche le altre con i nomi, i campi e

il tipo di dati decisi nel progetto. Ciò fatto l'elenco tabelle dovrebbe contenerle tutte, ancora vuote di

dati. Vedremo ora come muoversi nelle tabelle e poi come inserire i dati.

1.3 Navigare in una tabella

Per aprire in visualizzazione normale (cioè lettura e scrittura) una tabella si deve selezionare

dall'elenco e premere INVIO, oppure fare doppio click o, in alternativa, cliccare sul pulsante Apri

della barra degli strumenti della finestra Database.

Nella barra di stato in basso vi sono i pulsanti per muoversi fra i record: primo record ( ), ultimo

record ( ), precedente e successivo. Digitando il numero nella casella di testo, viene cercato il record

corrispondente. A destra compare anche il numero totale di record inseriti. Vi è anche il pulsante di

inserimento di un nuovo record ( ). In questo caso il cursore si posiziona sul primo record vuoto alla

fine della tabella.


205




Ci si può muovere fra i record e fra i campi come per una qualsiasi tabella usando il mouse oppure i

tasti freccia e il tasto TAB.

1.4 Inserire dati in una tabella

Per inserire i dati in una tabella occorre portarsi alla fine di essa e riempire i campi. Se un dato è stato

configurato come necessario, Access non permette di andare al record successivo se il dato non viene

inserito correttamente. Allo stesso modo occorre rispettare il tipo di dato impostato nella struttura; se il

campo è numerico non si può inserire un testo. Se i dati sono corretti si può passare a un record

successivo e così via. Attenzione, il campo contatore, che è una chiave primaria, si inserisce

automaticamente, oppure può essere inserito dall'utente; in questo caso, poiché i duplicati non sono

ammessi, il numero deve essere diverso da tutti gli altri contenuti. Una chiave primaria può essere

anche testuale, ma vale sempre l'univocità della chiave.

A questo punto possiamo inserire qualche dato, cominciando dalla tabella Fornitori, la quale, nel

nostro database, è quella più indipendente, cioè i dati contenuti in essa non dipendono da altre tabelle.

Naturalmente, vedremo in seguito che l'uso delle maschere consente un inserimento dei dati e una loro

modifica molto più intuitiva come interfaccia.

La tabella potrà apparire in questo modo:

Come per le tabelle di Word o di Excel i campi possono essere allargati o ristretti a piacere

trascinandoli dal punto di divisione in modo che si possa leggere il contenuto per intero.

Dopo aver messo qualche dato nella tabella Fornitori, mettiamo qualche dato anche nella tabella

Articoli, la quale è collegata a quella fornitori. Ma qui bisogna stare attenti! Nella tabella articoli

compare un campo (ID Fornitore) che collega il record a un fornitore, e quindi bisognerebbe inserire il

numero corrispondente al fornitore. Per far ciò occorrerebbe stamparsi la tabella fornitori e avere

davanti agli occhi il dato da inserire; ma anche in questo caso gli errori possono essere frequenti.

Se effettuiamo ora il collegamento fra la tabella Articoli e la tabella Fornitori, questo inserimento si

può fare semplicemente scegliendo da un elenco.

2.0 Definire le chiavi

2.1 Definire una chiave primaria

Un database, ovvero un archivio elettronico, trova la sua importanza nel momento in cui possiamo

reperire i dati velocemente a seconda delle nostre necessità, altrimenti sarebbe sufficiente elencare i

dati su un foglio. Per facilitare la ricerca dei dati si devono impostare chiavi e indici.

Della chiave primaria abbiamo già parlato; nelle tabelle create in precedenza abbiamo impostato chiavi

primarie su un solo campo e su più campi. Si è detto che una chiave primaria serve ad individuare

univocamente un record. Nella tabella Articoli, per esempio, abbiamo impostato il campo ID Articolo,

un campo contatore, come chiave primaria selezionando il campo e cliccando sul pulsante Chiave

Primaria. Ciò vuol dire che nella tabella non vi potrà essere un record che abbia il numero ID Articolo


206




uguale ad un altro. Se vengono impostati come chiave primaria più campi contemporaneamente, vorrà

dire che nella tabella non vi potrà essere un record che abbia tutti i valori dei campi chiave

contemporaneamente uguali ad un altro record. Le chiavi primarie, che sono obbligatorie, nel senso

che occorre impostarne almeno una, servono a collegare le tabelle fra di loro per la ricerca e la

selezione dei dati. Nel momento in cui si stabilisce una relazione fra una chiave primaria di una tabella

e un campo omogeneo di un'altra, in un attimo, selezionando un record della prima, vengono

automaticamente selezionati, e all'occorrenza modificati o cancellati, tutti i record della seconda tabella

collegati alla prima. Facendo riferimento al nostro database, creiamo, nel modo seguente, un

collegamento uno a molti (cioè ad un record della prima tabella corrispondono più record della

seconda) fra ID Fornitore della tabella Fornitori e ID fornitore della tabella Articoli.

Aprire la finestra Relazioni facendo click sul menu Strumenti/Relazioni.. oppure sul pulsante relazioni

della barra degli strumenti ( ). Fare click col destro del mouse e scegliere dal menu che si apre

Mostra tabella. Aggiungere tutte e quattro le tabelle che abbiamo creato; notare che le tabelle si

possono spostare a piacere per avere la migliore visibilità.

Per creare un collegamento basta trascinare il campo chiave primaria (nel nostro caso ID Fornitore

della tabella Fornitori) sul campo relativo della tabella che si vuol collegare (nel nostro caso ID

Fornitore della tabella Articoli). Il collegamento appare come una linea che parte dal campo della

prima tabella e arriva al campo della seconda.

A questo punto possiamo creare anche altri collegamenti indicati nel piano che avevamo fatto prima.

La finestra Relazioni dovrebbe apparire così:

Chiudere la finestra Relazioni e aprire la tabella Fornitori. Si noti che accanto ad ogni record appare un

segno più (+) che sta ad indicare che a quel record appartengono molti articoli. Facendo click sul segno

+, si apre una sotto tabella nella quale vengono elencati tutti gli articoli forniti da quel fornitore. Non

solo, ma accanto ai record degli articoli appare il segno più relativo ai collegamenti fra l'articolo e le

operazioni.La sotto tabella può essere chiusa cliccando di nuovo sul segno, che nel frattempo si è

trasformato in meno (-).

2.2 Impostare un indice

Un altro elemento importante di una tabella è l'indice. L'indice serve ad ordinare i dati di una tabella

per facilitarne la ricerca. Se vogliamo, ad esempio ritrovare dati nella tabella fornitori, sarà più facile

se essa viene ordinata per nome del fornitore, o ancor meglio per nome e per città o altro. Per ottenere

un ordinamento automatico, si assegna al campo un indice. L'indice può essere assegnato anche a più

campi e in questo caso sarà chiamato indice multicampo.

Per assegnare un indice ad un campo, aprire la tabella in modalità struttura, prima selezionandola

dall'elenco e poi facendo click sul pulsante struttura.


207




Selezionare il campo al quale si vuole assegnare l'indice. Nella scheda Generale, che compare in

basso, selezionare Indicizzato e scegliere Sì (duplicati ammessi). Notare che è possibile scegliere

anche duplicati non ammessi; in questo caso Access non ammetterebbe nomi uguali in record diversi.

Si può creare anche un indice multicampo. Per far ciò occorre aprire la tabella in modalità struttura

come detto in precedenza e poi aprire la tabella degli indici facendo click sul pulsante Indici ( )

della barra degli strumenti oppure sul menu Visualizza/Indici; appare la tabella degli indici impostati.

In questa tabella si può creare un indice singolo o multicampo dandogli il nome (che può essere lo

stesso del campo) nella colonna Nome Indice, scegliendo il campo da indicizzare nella colonna Nome

Campo e impostando l'ordine nella colonna Criterio di Ordinamento. Per creare un indice

multicampo scrivere una volta sola il nome dell'indice e scegliere in righe successive e nell'ordine di

indicizzazione i campi di ordinamento (massimo 10).

Così come sono stati creati, nella stessa tabella gli indici possono essere rimossi semplicemente

selezionando la riga dell'indice e premendo il tasto CANC oppure premendo il destro del mouse e

cliccando su Elimina righe.

Nota: gli indici facilitano la ricerca e l'ordinamento dei dati rendendola più veloce ed efficace; ad

esempio se i dati di una tabella sono molto numerosi se il campo è indicizzato occorre molto meno

tempo per trovare i dati in base alle chiavi impostate nella query. Tuttavia ogni volta che si inserisce

un dato, l'indice deve essere ricostruito e ciò comporta un rallentamento che può risultare fastidioso. In

conclusione un indice deve essere impostato solo se si pensa di dover fare molte interrogazioni su quel

campo, altrimenti è meglio non indicizzarlo. I campi chiave primaria sono indicizzati

automaticamente.


208




3.0 Impostare una tabella

3.1 Modificare gli attributi di una tabella

Gli attributi di una tabella sono l'insieme di proprietà degli elementi che la costituiscono. Gli elementi

che costituiscono una tabella sono i record e i campi di cui essi sono costituiti. In termini più precisi

nel linguaggio di programmazione a oggetti, la tabella è un oggetto di un database (insieme alle

Maschere, Query etc.). Tale oggetto ha delle proprietà (attributi), che sono il nome, i campi e i record.

I campi a loro volta hanno delle proprietà (attributi), che sono il nome, il tipo etc. Gli oggetti e le

proprietà o attributi possono essere modificati.

Abbiamo già creato una tabella inserendo in essa i campi e le loro proprietà. Una volta creata essa può

essere modificata a piacimento inserendo nuovi campi, eliminando campi esistenti o modificando le

proprietà di ciascun campo.

Per modificare gli attributi di una tabella occorre selezionarla nella finestra Database e aprirla in

modalità Struttura cliccando sul pulsante Struttura ( ).

Appare la struttura della tabella con tutti i campi e le loro proprietà. Si possono selezionare uno o più

campi anche non consecutivi contemporaneamente tenendo premuto il tasto CTRL, ed eliminarli

premendo il tasto CANC o cliccando col destro del mouse sulla selezione e scegliendo Elimina dal

menu di scelta rapida, oppure scegliendo Elimina dal menu Modifica. In ogni caso Access chiede

conferma dell'operazione, la quale è irrecuperabile. Insieme ai campi vengono, naturalmente, eliminati

anche i dati di tutti i record relativi a quei campi.

3.2 Modificare gli attributi dei campi

Anche i campi hanno le loro proprietà o attributi che dipendono dal tipo di campo. Per modificare le

proprietà del campo occorre aprire la tabella in visualizzazione struttura come detto sopra. Cliccando

nella colonna Nome del campo si può modificare il nome e cliccando sulla colonna Tipo Dati si può

modificare il tipo di dato che il campo può contenere (contatore, testo, numero, data, meno Sì/No etc.).

E' evidente che cambiando il tipo di dati del campo, i dati presenti nella tabella di quel campo saranno

conservati solo se il tipo è simile (ad esempio testo e memo), altrimenti saranno cancellati e il campo

risulterà vuoto.

Scelto il tipo di dati, in basso alla finestra struttura compariranno le proprietà impostabili relative a

quel tipo di dati.

In figura è selezionato il tipo di dati numerico. Nella scheda generale vi sono le proprietà impostabili,

la cui spiegazione compare a destra quando si clicca sulla proprietà. Come si vede, in questo caso si


209




può impostare il tipo di dato numerico, le cifre decimali, una maschera di input, una etichetta che

apparirà nelle maschere, i limiti di input, cioè il numero viene accettato in fase di immissione dati solo

se corrisponde a Valido se.., etc.. Nella scheda Ricerca si può impostare l'oggetto in cui comparirà il

dato (casella di testo, casella combinata etc.). Ad esempio se scegliamo per il campo ID Fornitori come

oggetto Casella Combinata, sotto appaiono tutte le proprietà della casella combinata

Se nella proprietà Origine Riga scegliamo la tabella collegata al campo (nel nostro caso la tabella

Fornitori) quando apriamo la tabella articoli e clicchiamo sul campo ID Fornitori invece di una singola

casella di testo, appare una casella combinata, con una freccetta, cliccando sulla quale si apre l'elenco

fornitori da cui si può scegliere il fornitore senza digitarlo e senza, quindi, commettere errori di

digitazione e senza bisogno di ricordare il codice di quel fornitore.

E utile visualizzare tutti i campi collegati ad altri in una finestra collegata perchè ciò facilita

l'immissione dei dati e la loro modifica.

In caso di dubbio sul significato delle proprietà si può attivare la guida in linea premendo il tasto F1.

Terminate le modifiche ai campi si può chiudere la finestra e Access chiederà conferma delle

modifiche apportate.

4.0 Aggiornare un database

Per aggiornare un database, cioè modificare o aggiungere record, occorre aprire la tabella in

Visualizzazione Foglio Dati facendo doppio click sul suo nome nella finestra Database oppure

selezionandola e cliccando sul pulsante Apri.

Ricordiamo che per muoversi fra i dati si può usare:

il mouse

il tasto TAB

i tasti FRECCIA il tasto INVIO

I pulsanti in basso alla tabella ( ) permettono di muoversi fra i

record.

Talvolta il campo non mostra tutto il suo contenuto, soprattutto quando è un campo testo o memo. Per

facilitare l'immissione o la modifica del dato presente si può attivare la funzione zoom premendo

MAIUSC+F2.

Se la tabella è costituita da molti campi può accadere che non siano tutti contemporaneamente

visibili e di perdersi nella modifica. Può essere utile in questo caso (come avviene anche in Excel)

poter bloccare alcuni campi perchè siano sempre visibili. Per far ciò selezionare i campi facendo click

sul primo in alto sulla etichetta del campo; poi fare click sull'ultimo tenendo premuto il tasto

MAIUSC. Una volta selezionate le colonne fare click sul menu Formato/Blocca Colonne. Per


210




sbloccarle basta fare click sul menu Formato/Sblocca tutte le colonne. Notare che nel menu

Formato vi sono tutte le voci (come per Excel) per formattare la tabella, assegnare la larghezza delle

colonne in caratteri e l'altezza delle righe in punti, dare un colore di sfondo e altro.

Per adattare rapidamente la larghezza delle colonne al contenuto, fare doppio click sul bordo

destro dell'etichetta del campo.

Per cambiare l'ordine delle colonne basta trascinarle nel punto desiderato dopo averle

selezionate. Per modificare definitivamente l'ordine delle colonne occorre operare in Visualizzazione

struttura cambiando l'ordine dei campi.

4.1 Modificare dati in una tabella

Per modificare i dati della tabella cliccare nella cella ed effettuare la modifica, eventualmente

premendo MAIUSC+F2 per attivare la finestra di zoom. Fatta la modifica premere INVIO.

Se la tabelle è relazionata ad altre, appaiono i segni + al lato dei record collegati. Cliccando sul + si

apre la tabella collegata nella quale è possibile apportare eventuali modifiche. Per chiuderla fare click

sul segno -.

4.2 Cancellare dati in una tabella

Per cancellare dati presenti in una cella basta selezionarla e premere CANC oppure cliccare su

Modifica/Elimina. Muovendosi con i tasti FRECCIA il campo viene automaticamente selezionato e

può essere cancella con le solide modalità. Non è possibile cancellare i contenuti di più celle

contemporaneamente anche se è possibile selezionarle tenendo premuto il tasto MAIUSC, a meno che

non si elimini tutto il record.

4.3 Aggiungere record a un database

vuoto

Per aggiungere record alla tabella vi sono diversi modi: 1. Cliccare sul menu Inserisci/Nuovo Record

2. Cliccare sul pulsante Nuovo Record ( )

3. Portarsi alla fine della tabella cliccando sul pulsante , e poi inserire i dati nel record

4. Scorrere la tabella fino a portarsi alla fine

In ogni caso appare un record vuoto. Appena si cominciano a inserire i dati nei campi,

automaticamente viene assegnato il numero di record univoco nel campo contatore. Inserito un

record, allo stesso modo se ne possono inserire altri.

4.4 Cancellare record in un database

Anche cancellare un record dalla tabella è molto semplice. Dopo aver selezionato il record cliccando

sul pulsante a sinistra del record o selezionato più record trascinando la selezione sui pulsanti a sinistra

dei record, si può:

Cliccare sul menu Modifica/Elimina

Cliccare sul pulsante Elimina Record

Cliccare col destro del mouse nella selezione e scegliere Elimina Record dal menu di scelta

rapida

In ogni caso i record selezionati vengono eliminati, ma subito dopo appare l'informazione che i record

stanno per essere eliminati definitivamente e che l'operazione è irreversibile. Si chiede, quindi,

conferma. A questo punto si fa in tempo a ripensarci; se si risponde Sì l'eliminazione è definitiva e

irrecuperabile.


211




Prima di concludere questa sezione è bene dare uno sguardo alla stampa della tabella. Cliccando su

File/Stampa Appare la finestra di dialogo Stampa:

In questa finestra possiamo impostare i soliti parametri di stampa e decidere se stampare tutto o alcune

pagine o una selezione di record.

Più interessante è l'anteprima di stampa che si attiva cliccando sul pulsante Anteprima di stampa

oppure su File/Anteprima di stampa. Appare la finestra

nella quale, al solito, si può vedere l'aspetto delle pagine che verranno stampate, ma in particolare si

può inviare la tabella ad un documento Word. Cliccando sul pulsante si può scegliere se unire a

word la tabella come stampa unione, oppure aprire un documento word con la tabella oppure ancora

analizzare la tabella con Excel.


212




Le stesse scelte possono essere effettuate direttamente dalla finestra Database selezionando la tabella e

cliccando sul pulsante della barra degli strumenti.

Basi di dati

Parte terza

1.0 Uso di maschere

1.1 Creare una maschera

1.2 Creare una semplice maschera

1.3 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere

1.4 Modificare una maschera

1.5 Definire la formattazione del testo

1.6 Cambiare il colore di sfondo

1.7 Importare un'immagine o un file grafico

1.8 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera

1.0 Uso di maschere

1.1 Creare una maschera

Abbiamo creato le tabelle, inserito e modificato i dati, le quali permettono una visione d'insieme dei

dati, ma diventano scomode da manipolare se sono complesse o hanno molti capi. Oltre alla

visualizzazione Foglio dati, per visualizzare e immettere dati in un tabella è possibile utilizzare le

maschere. Esse sono un modo di visualizzare i dati un record per volta vedendone, però i dettagli, e

con altre possibilità che vedremo in seguito.

Le maschere di Access sono simili a moduli cartacei: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed è

previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni, detto controllo. Ad esempio una

casella di testo o una casella combinata sono controlli, ma esistono anche altri controlli, come pulsanti,

caselle di selezione e altro, che possono facilitare l'uso delle maschere. Ricordare che ad ogni controllo

corrispondono alcune proprietà (come formato del testo, posizione, colore di sfondo etc.

Quando si inseriscono dati in una maschera, i dati sono in realtà introdotti nella tabella o nelle tabelle

che supportano la maschera; se invece si utilizza una maschera per visualizzare delle informazioni,

esse vengono tratte da una o più tabelle del database. Una maschera, infatti, può essere associata a più

tabelle (e quindi riunire i campi e i dati provenienti da varie tabelle).

Access permette di creare una maschera una maschera di partenza, con cui viene aperto il database, di

modo che le maschere possono diventare una vera e propria interfaccia con cui l'utente gestisce

l'immissione, la modifica e il reperimento e stampa dei dati.

1.2 Creare una semplice maschera


213




Se il database viene creato con la creazione guidata, Access crea automaticamente anche le maschere,

ma ciò non ci aiuta a capirne il funzionamento e quindi a creare interfacce personalizzate. Perciò

procederemo alla creazione personalizzata.

Per creare una maschera occorre fare click sul pulsante Maschere della finestra Database.

Come per le tabelle anche qui possiamo creare una maschera in Visualizzazione struttura oppure

procedere ad una Creazione guidata. In ogni caso facendo click sul pulsante Nuovo ( ) appare

la finestra Nuova Maschera, nella quale sono elencate tutte le possibilità di creazione di una nuova

maschera:

Come si vede, le possibilità sono:

Visualizzazione struttura, che apre una maschera vuota nella quale dovremo inserire i vari

oggetti e controlli

Creazione guidata, nella quale attraverso varie schede si immettono le informazioni per creare

la maschera secondo le nostre esigenze Maschera standard a colonne

Maschera standard tabulare

Maschera standard foglio dati

In queste ultime tre le maschere hanno un aspetto standard in cui i campi sono in colonna. oppure in

orizzontale come in una tabella oppure come una tabella. Comunque sia stata creata, una maschera può

sempre essere modificata in seguito.

Creando una maschera in Visualizzazione struttura appare una maschera vuota e le barre degli

strumenti per inserire i controlli e quant'altro ci serve.

214





Per inserire un controllo basta selezionarlo sulla barra degli strumenti e tracciarlo nella maschera.

Verranno poi chiesti, mediante schede successive le proprietà del controllo, come tabella o query

collegata, campi o altro.

Per creare dal nulla un controllo occorre avere ben chiara l'idea della sua funzione, la qual cosa non è

sempre semplice. Per questo motivo conviene, almeno all'inizio, creare una maschera mediante la

Creazione guidata, in quanto in questa modalità vengono chieste automaticamente tutte le indicazioni

che servono. Creiamo, per il nostro database della biblioteca una maschera, che chiameremo Libri, in

cui appaiano l'autore, il titolo, l'editore e la segnatura.

Dopo aver cliccato su Nuovo, selezioniamo dall'elenco Creazione guidata maschera oppure facciamo

doppio click su Crea una Maschera mediante una creazione guidata della finestra Database-Maschere.

Appare la prima scheda:


215




Nella casella combinata Tabelle/Query scegliamo la tabella di origine dei dati, cioè Libri. Le query

sono tabelle che contengono solo dati rispondenti a determinate condizioni; di esse parleremo in

seguito. Cliccando sulla freccetta singola possiamo scegliere quali campi far vedere nella maschera;

poichè il campo ID , essendo automatico non ci interessa, selezioniamo gli altri quattro trasportandoli

nel riquadro a destra. Se vogliamo eliminarne qualcuno basta cliccare sulla freccetta a sinistra che si

attiva, ovviamente, solo quando a destra sono presenti dei campi.

Ciò fatto clicchiamo sul pulsante Avanti e appare la seconda scheda:

Si può scegliere fra quattro formati di maschera. Scegliamo il tipo a colonne: In essa i campi

appariranno incolonnati come si può vedere nell'anteprima accanto. Provare gli altri tipi per trovare

eventualmente quello più consono al proprio gusto. Possiamo cliccare ancora su Avanti. La scheda

successiva è la seguente:


216




In questa scheda possiamo impostare uno stile selezionandolo dall'elenco. L'anteprima appare a

sinistra. Scegliamo la standard. Possiamo cliccare su Avanti; apparirà l'ultima scheda.

Dopo aver immesso il titolo della maschera, che chiameremo Articoli, possiamo o aprire la maschera

per immettere o modificare dati, o aprire la maschera in Visualizzazione struttura per modificarla.

Clicchiamo su Fine.

Se tutto è stato fatto correttamente dovrebbe apparire la maschera come in figura:


217




1.3 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere

I dati nelle maschere si inseriscono come nelle tabelle. Infatti sono presenti gli stessi pulsanti di

navigazione visti in precedenza ( ) coi quali è possibile

muoversi avanti e indietro, all'ultimo o al primo record e aggiungere nuovi record. Con i tasti TAB e

INVIO ci si sposta fra i campi.

Talvolta occorre inserire più volte record simili. In questo caso conviene copiare tutto un record e

incollarlo in un nuovo record. In pratica occorre selezionare tutti i campi facendo click sulla freccia

presente in alto a sinistra della maschera e poi su Modifica/Copia. Aggiungere un nuovo record

cliccando sul pulsante Nuovo Record e quando appare il record vuoto cliccare su Modifica/Incolla. A

questo punto è sufficiente apportare le modifiche desiderate. Alla chiusura della maschera tutte le

modifiche verranno salvate nel database.

1.4 Modificare una maschera

Una volta costruita una maschera, qualunque sia stata la modalità, essa può sempre essere modificata a

piacimento sia per quanto riguarda la sua struttura che per la formattazione.

Per modificare la maschera selezionare Maschere dalla finestra Database e poi la maschera da

modificare; fare, quindi, click sul pulsante Struttura che ormai conosciamo bene. Apparirà la maschera

modificabile:


218




Cliccando su ciascun oggetto esso viene selezionato. Per selezionare più oggetti tenere premuto il tasto

MAIUSC mentre si clicca col sinistro. Per selezionare la maschera senza alcun oggetto cliccare al di

fuori degli oggetti dentro la maschera. Le operazioni di modifica si ripercuotono sull'oggetto o gli

oggetti selezionati.

1.5 Definire la formattazione del testo

Il testo delle etichette o degli oggetti presenti nella maschera può essere formattato semplicemente

utilizzando la barra della formattazione, esattamente come si fa in Word

Se si apre il menu Formato appaiono molte voci che permettono di allineare gli oggetti,

ridimensionarli, modificarli, cambiarli etc. Provare alcune voci per capirne il funzionamento.

1.6 Cambiare il colore di sfondo

Nella barra della formattazione sono presenti anche il secchiello,

il pennello e la A che servono per dare uno sfondo colorato o

colorare la linea di contorno o colorare il testo. Se si vuol colorare

lo sfondo della maschera occorre cliccare nella maschera al di

fuori degli oggetti in modo che sia selezionata solo la maschera. I

colori possono animare una maschera e renderla più efficace dal

punto di vista grafico.

1.7 Importare un'immagine o un file grafico


219




Anche le immagini possono rendere più efficaci le maschere dal punto di vista grafico. Per inserire

un'immagine, al solito, cliccare su Inserisci/Immagine... e apparirà la solita finestra di dialogo per la

ricerca dell'immagine. Naturalmente l'immagine è ridimensionabile e posizionabile a piacimento.

Aprendo il menu Inserisci si notano altre voci interessanti.

Possiamo inserire un grafico salvato con altre applicazioni o un oggetto, come un suono o un foglio

Excel o altro come si è già visto nelle altre applicazioni Office. Gli oggetti inseriti sono modificabili

con le applicazioni che li hanno prodotti.

Una voce interessante è Inserisci/Grafico... In un database vi possono essere tabelle o query che si

prestano ad essere rappresentate in grafico. Cliccando su Inserisci/Grafico il cursore diventa crocetta e

permette di disegnare nella maschera, sempre in visualizzazione struttura, il riquadro che accoglierà il

grafico; subito dopo si attiva una procedura di creazione guidata , in cui viene chiesta la tabella o query

di origine, il tipo di grafico e come disporre i dati. Creato il grafico, questo può essere modificato a

piacere cliccando col destro del mouse sui vari elementi. Si apre un menu di scelta rapida che permette

le modifiche. Come in Excel, il grafico rimane collegato ai dati e viene aggiornato automaticamente.

1.8 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera

Naturalmente è possibile cambiare totalmente la disposizione degli oggetti nella maschera.

Selezionando un oggetto cliccandoci sopra, il cursore diventa manina nera; l'oggetto può essere

trascinato nella posizione voluta.

Se l'etichetta di un campo è stata creata automaticamente con la creazione guidata della maschera,

viene selezionata e trascinata col campo, ma anche in questo caso etichetta e campo sono modificabili

e spostabili indipendentemente. Gli oggetti selezionati, al solito, sono muniti di maniglie che

permettono il loro ridimensionamento; il quadratino più grande in alto a sinistra è la presa per lo

spostamento.

Nella maschera possono essere inseriti molti altri oggetti, accessibili dalla Casella degli Strumenti:

Se essa non fosse visibile si può visualizzare da Visualizza/Casella degli Strumenti.

Da sinistra a destra abbiamo:

Selezione oggetti

Creazione guidata controlli. Permette di creare un controllo definendone tutte le proprietà.

Etichetta. Inserisce un'etichetta.

Casella di testo. Inserisce una casella di testo.

Gruppo di opzioni. Inserisce una cornice contenete più controlli che vengono raggruppati e

spostati contemporaneamente con la cornice.

Interruttore. Pulsante On/Off al quale può essere associata una routine o una macro.

Pulsante di opzione. Casella di controllo esclusiva (uno solo fra molti).

Casella di controllo. Casella di controllo (una o più fra molti).

Casella combinata. Elenco di dati a discesa fra cui si può scegliere con un click del mouse,

collegata a una tabella o indipendente.

Casella di riepilogo. Lista di dati collegata a una tabella o indipendente.

Pulsante di comando. Pulsante a cui associare eventi o una routine in Visual Basic o

attivare/disattivare maschere, etc.

Immagine. Inserisce un'immagine.

Cornice oggetto non associato. Inserisce un oggetto modificabile con l'applicazione che l'ha

prodotto. Equivale a Inserisci/Oggetto...


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Cornice oggetto associato. Inserisce una cornice associandola ad un oggetto specificato nelle

proprietà della cornice che si attivano cliccando col destro del mouse e poi su Proprietà.

Interruzione di pagina

Struttura a schede. Inserisce una finestra di dialogo a schede. Nelle proprietà si può definire

l'evento, il numero di schede, i dati e le routines in Visual Basic che si devono attivare; queste routines

possono essere scritte direttamente oppure create in modo guidato. Sottomaschera/Sottoreport. Inserisce una sottomaschera per visualizzare dati di altre tabelle. Linea. Inserisce una linea grafica.

Rettangolo. Inserisce un rettangolo grafico.

Altri controlli

I controlli inseribili dalla casella degli strumenti sono importanti per creare interfacce per gli utenti

finali anche inesperti di Access, in modo che sia semplice la gestione del database. Alcuni di questi

controlli sono semplici, ma altri prevedono la capacità di associare eventi e routines; il che richiede

una certa esperienza e fa parte di un corso Access di secondo livello.

Intanto possiamo esercitarci a inserire qualche controllo. Per esempio inseriamo nella maschera

Operazioni un pulsante il quale mostri la maschera Articoli e su quella Articoli un pulsante che attivi la

maschera Operazioni.

Cliccare su Pulsante di comando e disegnare, sempre in Visualizzazione struttura, nella maschera

Operazioni un pulsante. Si apre una creazione guidata. Nella prima scheda scegliamo

Categorie/Maschere e Azioni/Apri maschera. Cliccare su Avanti. Si apre la seconda scheda nella quale

scegliamo Articoli come maschera da aprire. Clicchiamo su Avanti e la scheda seguente chiede se mostrare tutti i record oppure solo alcuni record su condizione. Scegliamo di mostrare tutti i record.

Nella scheda successiva, dopo aver premuto Avanti, inseriamo "Articoli" come etichetta del pulsante.

Nella scheda successiva occorre inserire il nome del comando; lasciamo quello indicato e clicchiamo

su Fine.

Chiudiamo la maschera e salviamo le modifiche. La stessa cosa occorre fare nella maschera Articoli

dove il pulsante sarà "Operazioni" e la maschera che si deve aprire è Operazioni. Inseriti i due pulsanti

e chiuse le maschere dalla Visualizzazione struttura, aprire la maschera Operazioni e provare i

pulsanti.

Tutto quello che abbiamo fatto finora è stato fatto nel "corpo" della

maschera. Se clicchiamo col destro in un punto vuoto della maschera appare un menu di scelta rapida fra le cui voci c'è l'attivazione o la disattivazione

dell'Intestazione/Piè di pagina maschera e l'attivazione-disattivazione di

Intestazione/Piè di pagina pagina

Nella Intestazione e Piè di pagina possiamo collocare un titolo della

maschera o un'intestazione di pagina di stampa e informazioni che si

ripetono. Per far ciò è sufficiente inserire negli spazi appositi, modificabili

trascinando le linee di divisione, etichette o altri controlli, come mostrato

nell'esempio che stiamo sviluppando:

221





Se pensiamo che Access, come tutte le altre applicazioni di Office, è programmabile in Visual Basic, è

evidente come si può creare una vera e propria applicazione di database con tanta di interfaccia utente

e automatizzazione di procedure per una gestione anche molto complessa dei dati.

Stampa delle maschere e delle tabelle.

Naturalmente in Access è possibile stampare direttamente i dati in formato maschera o in formato

tabella o query. Alla stampa si accede da File/Stampa.

Appare la solita finestra ormai familiare. Cliccando, invece, sul pulsante Imposta... appaiono due

schede in cui si possono impostare i margini e scegliere se stampare la maschera così come appare


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oppure stampare solo i dati. Le maschere sono fatte di elementi grafici che rallentano molto la stampa,

oltre al dispendio di inchiostri.

Nella scheda Colonne si può impostare il numero di colonne su cui stampare.

Le stesse impostazioni possono essere fatte cliccando su File/Imposta pagina. In questo modo tutte le

informazioni vengono mantenute e l'anteprima ci farà vedere come effettivamente sarà la stampa.

Naturalmente quello descritto è un metodo di stampa rapido che va bene per controlli veloci dei dati.

Parleremo in seguito dei Report, che sono stampe organizzate di dati selezionati in base a tabelle o

query.

Basi di dati

Parte quarta

1.0 Reperire informazioni


1.1.1 Accedere a un database esistente

1.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati

1.1.3 Creare una semplice query

1.1.4 Creare una query con criteri multipli

1.1.5 Salvare una query

1.1.6 Applicare dei filtri a una query


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1.1.7 Rimuovere dei filtri da una query

1.2 Perfezionare una interrogazione

1.2.1 Aggiungere campi a una query

1.2.2. Eliminare campi da una query

2.0 Ricercare, selezionare e ordinare

2.1. Ricercare, selezionare e ordinare dati sulla base di criteri assegnati

2.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati mediante comuni operatori logici

1.0 Reperire Informazioni


Un archivio elettronico, per quanto molto più efficiente e veloce di un archivio cartaceo, sarebbe in

fondo poca cosa se non permettesse di reperire informazioni sui record nel modo più flessibile

possibile. E' proprio questa possibilità che rende un database potente e utile. Pensiamo ai grandi

archivi delle Amministrazioni pubbliche o all'anagrafe tributaria dello stato. Il reperimento e il

confronto delle informazioni permette di scoprire in brevissimo tempo situazioni che rimarrebbero

certamente nascoste in un archivio di carta. Per fare un esempio banale, forse, nell‟ambito della scuola,

nell‟istante in cui ho finito di inserire in un archivio Excel oppure Access i dati relativi alle cattedre dei

docenti, cinque minuti dopo sono pronti i consigli di classe stampati in bell‟ordine; una volta occorreva

una settimana per comporli.

Vi sono più modi per estrarre i dati da un database:

Ricerca: usando lo strumento Trova è possibile individuare record che corrispondono ai criteri

impostati

Filtro: applicando un filtro, cioè un insieme di criteri di selezione, è possibile eliminare

(provvisoriamente) da una tabella i dati non rispondenti al filtro. Eliminando il filtro, la tabella mostra

tutti i suoi dati.

Query: si tratta di un insieme di criteri, salvati e quindi riutilizzabili, che applicati producono una

tabella vera e propria con solo i record rispondenti ai criteri.

E' evidente che se si ha bisogno spesso di cercare dati in un database con gli stessi criteri, è bene

crearsi query, le quali vengono salvate col database e fanno parte di esso.

Vedremo in dettaglio questi modi e in particolare le query. Per vedere come una query o una ricerca

funziona, è opportuno che le tabelle che abbiamo creato contengano un certo numero di record, per cui

conviene fare esercizio di inserimento e modifica dei dati.

Ricominciamo dall'inizio con l'apertura del database e inseriamo nuovi record a piacimento.

1.1.1 Accedere a un database esistente

Abbiamo gia visto all'inizio come si accede ad un database. Non c'è nulla di nuovo rispetto alle altre

applicazioni Office, di cui Access fa parte.

Il modo più semplice e diretto è quello di fare doppio click sull'icona con cui il database viene indicato

nell'elenco dei file della cartella; in questo modo viene aperto automaticamente Access e il database

nella finestra a schede che conosciamo, a meno che non si sia impostata una apertura con maschera

iniziale.

Si può aprire Access in uno dei modi conosciuti, da AVVIO/PROGRAMMI/MICROSOFT ACCESS o

cliccando sull'icona della Barra di Office se visibile ( ). In questo caso appare la finestra seguente:

224





nella quale appare un elenco degli ultimi file utilizzati, da cui si può scegliere il database oppure

cliccare su Altri file... In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui cercare il database.

Apriamo il database Magazzino e inseriamo nelle diverse tabelle un certo numero di record.

1.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati

Il modo più semplice per trovare un dato in una tabella è quello di usare lo strumento Trova.

Per usare questo strumento aprire la tabella o la maschera nella quale cercare, posizionarsi col cursore

sul campo nel quale effettuare la ricerca e fare click sul pulsante Trova ( ) sulla barra degli

strumenti Visualizzazione maschera o tabella, oppure sul menu Modifica/Trova. Si apre la finestra di

dialogo:

Come si vede basta inserire nel campo Trova l'occorrenza da cercare e specificare nella casella Cerca

in: in quale campo cercare. Nella casella Confronta: si può decidere se cercare come parte del campo

oppure come campo intero oppure ancora come inizio del campo. Per ultimo si può decidere nella


225




casella Cerca in:, in basso, che si apre cliccando sul pulsante Altro/Standard, il quale funziona come

On/Off, la direzione in cui cercare Su, Giù oppure in tutto il campo.

Eseguite le impostazioni si può cliccare su Successivo per trovare la prima occorrenza e poi man mano

tutte le altre.

La finestra Trova e Sostituisci permette anche di sostituire i campi trovati con altri dati:

Basta inserire nella casella Sostituisci con: il dato con cui sostituire l'occorrenza trovata e decidere se

sostituire tutte le occorrenze in una volta oppure solo quella attiva.

Occorre fare attenzione nell'uso di Sostituisci tutto, in quanto può risultare pericoloso. Access non

dispone di un comando di annullamento per cui se alcune sostituzioni fossero errate o non

corrispondessero alle nostre aspettative non sarebbe più possibile recuperarle. Non dimenticare mai,

comunque, di avere sempre una copia del database aggiornato.

1.1.3 Creare una semplice query

Come abbiamo già detto una query è una interrogazione che si fa sulle tabelle esistenti per ottenere una

nuova tabella di dati rispondenti a criteri scelti. Le query vengono salvate nel database e possono,

quindi, essere utilizzate ogni volta che si apre.

Il modo più immediato per creare una query è quello di cliccare sul pulsante Nuovo ( ) nella

scheda Query della tabella Database, oppure cliccare su Inserisci/Query nella Barra dei Menu. Appare,

comunque, la finestra di creazione della nuova query


226




Nella quale si può scegliere il tipo di query da creare:

Visualizzazione struttura. Apre la query in Visualizzazione struttura come avviene per le tabelle e le

maschere per una creazione di query personalizzata

Creazione guidata query semplice. Permette di creare una query semplice, detta anche query di

selezione, cioè una semplice tabella di selezione

Creazione guidata query a campi incrociati. Permette di creare una matrice in modo da gestire in

modo semplice i dati provenienti da più tabelle in relazione fra di loro

Creazione guidata query ricerca duplicati. Permette di cercare tutti i record contenenti un campo

uguale (per esempio nel nostro database potremmo cercare nella tabella Articoli tutti i record che

hanno lo stesso prezzo

Creazione guidata query ricerca dati non corrispondenti. Cerca in una prima tabella dati a cui non

corrispondono record in una seconda tabella (per esempio fornitori a cui non corrisponde nessun

articolo, oppure articoli a cui non corrisponde nessun fornitore).

Cominciamo col creare una semplice query partendo dalla Visualizzazione struttura. E' evidente che

per creare una query bisogna aver chiaro in mente il risultato che si vuole ottenere. Per esempio, cosa

potremmo estrarre dalle nostre tabelle Libri e Prestito? Potremmo avere bisogno di una tabella che

riassuma le date di prestito di un determinato volume.

Facciamo click su Visualizzazione struttura della finestra Nuova Query. Appare la finestra Struttura

della query insieme alla finestra di selezione delle tabelle da inserire:


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Le tabelle da inserire possono essere aggiunte anche cliccando sul pulsante Aggiungi tabella ( ).

Contemporaneamente la barra dei menu si modifica e compare la voce Query. Se la apriamo appaiono

tutti i tipi di query che possiamo creare


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Query di selezione. E' quella di default e che stiamo creando.

Query a campi incrociati. E' quella già vista nella finestra Nuova query.

Query di creazione tabella... permette di creare una tabella partendo da altre tabelle o altri

database.

Query di aggiornamento. Permette di aggiornare i dati di una tabella

Query di accodamento. Permette di accodare in una tabella dati provenienti da altre tabelle o

database.

Query di eliminazione. Permette di eliminare record da una tabella, per esempio record

antecedenti ad una certa data.

Ogni volta che si seleziona un tipo di query, cambia l'elenco delle voci nella finestra Visualizzazione

struttura.

Nella finestra Mostra tabella, cliccando sul pulsante Aggiungi, aggiungiamo le tabelle Libri e Prestito e

poi clicchiamo su Chiudi. Le tabelle appariranno, con le loro relazioni, nella parte superiore della

finestra.

Nella parte inferiore appare una tabella, le cui voci, come detto, cambiano col tipo di query scelto e

che è uguale alla tabella-query che verrà creata. In essa possiamo selezionare i campi che devono

comparire, l'ordinamento e i criteri di selezione dei dati. Notare, cliccando col destro su una casella,

che la casella si può formattare nello stesso modo in cui abbiamo fatto nelle tabelle normali.

Facciamo click nella prima casella dei campi, che è una casella combinata contenente l'elenco di tutti i

campi di tutte le tabelle presenti; dall'elenco scegliamo il campo Titolo. Nella casella delle tabelle della

stessa colonna appare automaticamente il nome della tabella Libri. In realtà la riga delle tabelle non è

necessaria e può essere nascosta cliccando col destro e disattivando Mostra Tabelle dal menu di scelta

rapida. In alternativa si può scegliere prima la tabella e poi il campo.

Nella seconda colonna facciamo la stessa cosa scegliendo il campo Data prestito.

Accertiamoci che le caselle di selezione Mostra relative ai campi sia spuntata. A questo punto dobbiamo inserire i criteri e questa è la cosa più complicata. Se voglio vedere le date di prestito del volume Lingua e Grammatica sarà sufficiente scrivere nella

casella criteri =Lingua e Grammatica.

Vedremo nel prossimo paragrafo come inserire criteri multipli di selezione.

Abbiamo per ora completato la nostra semplice query. Facciamo click su File/Chiudi oppure sul

pulsante di chiusura. Diamo alla query il nome "Prestito Libro" e salviamola.

Apriamo la query facendo doppio click sul suo nome oppure selezionandola e cliccando sul pulsante

Apri. La tabella-query creata dovrebbe apparire come in figura


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Creazione guidata di una query

Vediamo ora come si può creare una query con la Creazione guidata. Fare click sulla voce Crea una

query mediante una creazione guidata della finestra Database oppure su Nuovo e poi Creazione

Guidata Query semplice. Si apre la prima scheda, identica a quella vista per la creazione di una tabella, in cui viene richiesto di inserire i campi di una o più tabelle che devono comparire nella query. Cliccando su Avanti si apre la

seconda scheda

nella quale si può scegliere se creare una query Dettaglio, cioè nella query compaiono tutti i campi

scelti, oppure di riepilogo, cioè una tabella in cui compare anche un campo di riepilogo. Per esempio

nel nostro caso potremmo volere la somma dei prezzi degli articoli presenti in una operazione di carico


230




e scarico; selezionando Riepilogo e cliccando su Opzioni riepilogo... si apre una finestra nella quale si

seleziona Somma fra le operazioni possibili. Naturalmente le opzioni di riepilogo dipendono dal tipo di

campo scelto.

La scheda successiva è quella di chiusura; viene creata la query senza criteri di selezione. Aprendo la

query in Visualizzazione struttura possiamo inserire, come abbiamo fatto sopra, tutti i criteri che

vogliamo.

1.1.4 Creare una query con criteri multipli

La ricerca dei dati su un solo campo è interessante ma sarebbe limitata se si potesse fare solo questo.

Infatti se i record fossero migliaia, la selezione ottenuta dalla query sarebbe troppo vasta per essere

utilizzabile con efficacia. Per esempio se cercassimo i fornitori per città la lista sarebbe lunga, se

invece li cerchiamo per città e per nome, otterremo una lista molto più facilmente consultabile. Una

query con più criteri di selezione si chiama Query con criteri multipli. Possono essere inseriti un

criterio per ogni campo presente nella tabella-query.

I criteri di selezione possono essere impostati su testo, numeri e date.

Ogni tipo criterio ha i propri operatori, che sono poi quelli che permettono di impostare i filtri.

Operatori di testo. Se il campo è un campo di testo il tipo di criterio sarà di testo. Uno degli operatori

di testo più importanti è Like insieme ai caratteri jolly (* = qualunque gruppo di lettere e ? =

qualunque lettera). Se si scrive nella casella del campo criteri Like "*geografia*" si intende cercare

tutti i libri il cui titolo contiene geografia e può cominciare e finire con qualunque raggruppamento di

lettere. E' evidente che togliendo l'asterisco iniziale o finale si cercheranno i nomi che terminano o

iniziano con un gruppo di lettere. I punti interrogativi possono sostituire singole lettere che diventano

variabili, cioè qualunque lettera.

Operatori numerici. Si applicano ai campi numerici e confrontano numeri. Gli operatori maggiore

(>), minore (<), uguale (=) etc. possono essere usati tutti per selezionare record numerici.

Operatori data. Le date sono numeri speciali per cui il loro confronto avviene con alcuni degli

operatori numerici.

Se vogliamo conoscere tutti gli operatori, il modo migliore è quello di utilizzare il Generatore di

espressioni, che è uno strumento che ci permette di comporre, senza bisogno di scrivere, criteri anche

molto complessi.

Per attivare il generatore di espressioni occorre aprire la query in Visualizzazione struttura. Appare la

finestra struttura della query. Posizionare il cursore in una casella di criteri qualunque. Il generatore di

espressione si può attivare cliccando sul pulsante Genera ( ) oppure cliccando col destro nella

casella e scegliendo Genera... dal menu di scelta rapida.


231




Come si vede vi sono vari pulsanti mediante i quali vengono inseriti direttamente nella formula gli

operatori. Col pulsante Incolla si inserisce nel criterio che si sta scrivendo un campo o un valore

selezionato nelle colonne in basso. Nella prima colonna sono elencate tutte le risorse del database; il

segno + indica che la voce contiene altre voci, che si aprono cliccando due volte; il + diventa - in modo

che si possa richiudere la voce ricliccandoci sopra.

Nella seconda colonna appaiono i contenuti della voce della prima. In figura, essendo selezionata la

query da noi costruita, appaiono i campi della query.

Nella terza colonna vengono elencate le voci contenute nella voce selezionata nella seconda.

Interessante è selezionare Funzioni predefinite della voce Funzioni; vengono elencate tutte le funzioni

matematiche, numeriche e di stringa che possono essere utilizzate nel criterio.

1.1.5 Salvare una query

Quando si chiude la Visualizzazione struttura viene chiesto (se sono state apportate modifiche) se si

vuol salvare la query. Basta rispondere Sì. La query viene salvata e appare nell'elenco delle query,

utilizzabile tutte le volte che si vuole.

Ogni volta che la query viene aperta essa viene aggiornata automaticamente ai cambiamenti che sono

stati apportati alle tabelle. Costruendo query adeguate si può tenere sotto controllo tutto il database e

reperire le informazioni in un batter d'occhio.

1.1.6 Applicare dei filtri a una query

Una volta ottenute le tabelle, le maschere e le query, ad esse è possibile applicare i filtri allo scopo di

far apparire in elenco solo i record che vogliamo in base a criteri stabiliti. I filtri, in definitiva, sono

solo criteri di selezione che possono essere applicati e rimossi da una tabella, maschera o query per

facilitarne la consultazione e che, a differenza delle query, vanno persi quando la tabella viene chiusa. Per

applicare un filtro occorre, innanzi tutto, aprire la tabella, maschera o query a cui si vuole applicare

e poi fare click su uno dei due pulsanti


232




Come si vede dalla figura, i filtri disponibili sono due: Filtro in base a selezione. Selezionato in un campo una parte di testo o un numero o una data,

verranno mostrati, una volta applicato il filtro, solo i record contenenti la selezione.

Filtro in base a maschera. Si può scrivere, come fatto per le query, un criterio di selezione anche

complesso e ottenere l'elenco dei record rispondenti al criterio.

Per creare un filtro in base a selezione:

1. In un campo di una maschera, di una sottomaschera, di un foglio dati o di un foglio dati

secondario, trovare la parte di testo o il valore che i record devono contenere per essere inclusi nei

risultati del filtraggio.

2. Selezionare il valore, quindi scegliere il pulsante Filtro in base a selezione sulla barra degli

strumenti. La selezione del valore definisce i record che verranno restituiti dal filtro.

Quando si salva una tabella o una maschera, vengono salvati anche i filtri creati. È possibile applicare

di nuovo i filtri, se necessario, alla successiva apertura della tabella o della maschera.

Quando si salva una query, vengono salvati anche i filtri creati, ma non vengono aggiunti i criteri del

filtro alla griglia di struttura della query. È possibile applicare di nuovo i filtri dopo aver eseguito la

query, alla successiva apertura della stessa.

Se è stato creato un filtro in un foglio dati secondario o in una sottomaschera, questo filtro sarà

disponibile anche quando si apre in modo indipendente la tabella o la maschera per il foglio dati

secondario o per la sottomaschera.

È possibile inoltre filtrare record che non hanno un determinato valore. Dopo aver selezionato un

valore, fare clic su di esso con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Filtro ad esclusione

selezione. Per creare un filtro in base a maschera: 1. Aprire una tabella, una query o una maschera.

2. Fare clic sul pulsante Filtro in base a maschera sulla barra degli strumenti per passare alla

finestra Filtro in base a maschera.

È possibile specificare dei criteri per la maschera, la sottomaschera, il foglio dati principale o qualsiasi

foglio dati secondario visualizzato. Ciascun foglio dati secondario o sottomaschera ha le proprie

schede Cerca e Oppure.

3. Scegliere il campo in cui si desidera specificare i criteri che i record devono soddisfare per

essere inclusi nel set di record filtrati.

4. Immettere i criteri selezionando il valore desiderato dall'elenco del campo, se l'elenco

comprende valori di campo, oppure digitando il valore nel campo stesso. Per trovare i record in cui un

determinato campo è vuoto o non vuoto, digitare Is Null o Is Not Null nel campo. Per trovare i record

tramite un'espressione criterio, digitare l'espressione nel campo corrispondente oppure immettere

233





un'espressione utilizzando il Generatore di espressioni. Se vengono specificati valori in più campi, il

filtro restituisce i record solo se contengono gli stessi valori specificati in tutti i campi.

5. Per specificare valori alternativi che i record possono avere per essere inclusi nei risultati del

filtraggio, fare clic sulla scheda Oppure per il foglio dati, il foglio dati secondario, la maschera o la

sottomaschera che si sta filtrando e immettere ulteriori criteri. Il filtro restituisce i record se

contengono tutti i valori specificati nella scheda Cerca o tutti i valori specificati nella prima scheda

Oppure o tutti i valori specificati nella seconda scheda Oppure, e così via.

6. Fare clic sul pulsante Applica filtro sulla barra degli strumenti.

1.1.7 Rimuovere dei filtri da una query

I filtri creati, come detto sopra, possono essere salvati con la query o la tabella e riutilizzati alla

prossima apertura. Naturalmente essi possono essere rimossi.

Il pulsante Applica filtro della barra degli strumenti ( ) funziona in Acceso/Spento, cioè cliccando

una prima volta viene applicato il filtro, cliccando una seconda volta viene rimosso e la tabella appare

con tutti i suoi record. La stessa funzione si ottiene dal menu Record/Applica filtro/ordina e

Rimuovi/Filtro/ordina.

Per eliminare qualsiasi tipo di filtro, indipendentemente dal metodo utilizzato per crearlo. Aprire,

prima di tutto la tabella e poi aprire dal menu Record/Filtro/Ordinamento/filtro avanzato.. la finestra

Ordinamento/Filtro avanzato

Si tratta della tabella già esaminata nella creazione di query, nella quale possono essere inseriti ed

eliminati tutti i criteri che si vuole. In questa tabella appaiono tutti i filtri creati nei vari campi.

Se si vuole eliminare completamente il filtro scegliere il menu Modifica/Cancella griglia e poi cliccare

sul menu Filtro/ Applica filtro della barra del menu e infine chiudere la finestra Ordinamento/filtro

avanzato. Se il filtro è stato eliminato, il pulsante Applica/Filtro appare disattivato.

Eliminiamo ora il filtro applicato alla tabella Articoli nel paragrafo precedente.

Aprire la tabella Articoli e poi, scegliendo il menu Record/Filtro/ordinamento avanzato... la finestra

Filtro/ordinamento avanzato. Dal menu Modifica scegliere Cancella griglia e poi fare click sul pulsante

Applica/Filtro se è visibile la barra degli strumenti oppure scegliere il menu Filtro/Applica filtro dalla

barra dei menu.

1.2 Perfezionare una interrogazione

1.2.1 Aggiungere campi a una query

La Visualizzazione struttura della query permette di modificare a piacimento una query creata. Si

possono inserire nuovi campi e nuovi criteri, oppure eliminare campi superflui o criteri.

Se per esempio nella query da noi creata oltre alla data del prestito volessimo visualizzare anche

l'eventuale data della restituzione, potremmo procedere nel modo seguente.

234





Dalla finestra Database scegliamo la scheda Query e poi la query Prestito libro e poi clicchiamo sul

pulsante Struttura. Appare la finestra che conosciamo già

Il nuovo campo può essere inserito trascinandolo dalla zona tabelle in una casella vuota oppure

scegliendolo dall'elenco che si apre cliccando sulla freccetta della casella combinata. Naturalmente a

questo punto possiamo inserire anche criteri.

1.2.2. Eliminare campi da una query

L'eliminazione di un campo della query può essere logico, nel senso che esso non comparirà nella

tabella-query ma esiste comunque nella sua struttura oppure eliminare completamente il campo dalla

struttura.

Nel primo caso è sufficiente eliminare la spunta dalla casella Mostra nel secondo caso occorre

selezionare la colonna relativa al campo cliccando nella barra in cima alla colonna quando il cursore

diventa freccetta rivolta in basso.

A questo punto si può premere il tasto CANC oppure scegliere Modifica/Elimina colonne. Niente vieta

di cancellare casella per casella.

Terminate le operazioni di modifica chiudere la query e salvare.

2.0 Ricercare, selezionare e ordinare

Come si vede, le query offrono una vasta gamma di modalità per la ricerca e la manutenzione dei dati.

Come vedremo in seguito, esse insieme con i Report consentono di presentare i dati nelle forme più

svariate e complesse.

Occorre sottolineare che i concetti fin qui espressi hanno una validità molto più vasta di quello che si

pensa; basti pensare che la Società dell'Informazione si basa totalmente sull'informazione e sulla

archiviazione dei dati, la cui ricerca diventa essenziale; spesso applichiamo nella vita di ogni giorno

criteri di ricerca senza accorgercene: inserendo il bancomat nell'apposita fessura viene cercato


235




nell'archivio della banca il nostro nome e il numero di codice, usando un motore di ricerca in Internet

inseriamo criteri per estrarre le pagine dal database Internet, anche timbrando il cartellino d'ingresso e

uscita dal lavoro aggiorniamo un database.

2.1. Ricercare, selezionare e ordinare dati sulla base di criteri assegnati

Da ciò che è stato detto fino ad ora risulta chiaro che è di fondamentale importanza comprendere cos'è

un criterio di ricerca dei dati. Il criterio di ricerca è un concetto generale che bisogna saper applicare,

sia che si tratti di una query, che di un filtro avanzato che di una interrogazione ad un database

qualunque.

Il criterio di ricerca è un insieme di condizioni alle quali devono soddisfare i record perché possano

essere inseriti nella selezione. In definitiva il motore del database analizza uno alla volta tutti i record

del database e li confronta con le condizioni del criterio; se il record soddisfa a tutte le condizioni esso

viene inserito nella selezione. Importante è quindi comprendere il criterio; la sintassi con cui scriverlo,

pur seguendo modalità logiche comuni, dipende dal programma del database e dal linguaggio adottato.

E' facile, ad esempio, capire e scrivere in una query il criterio di selezione se diciamo "voglio tutti i

Libri che nel titolo abbiano la parola Geografia"; infatti se esiste un campo Titolo, basta inserire in

questo campo il criterio [Titolo]="Geografia" e otterremo il risultato voluto. Ma è molto meno

intuitivo cosa fare se vogliamo "il titolo contenga la parola geografia e sia stato pubblicato da

Mondadori". In questo caso sono coinvolte tutte le tabelle e il criterio diventa molto più complesso dal

punto di vista sintattico.

In senso generale, ricordiamo che il criterio di un campo contiene sempre il nome del campo e

operatori logico-matematici che ne specificano l'occorrenza e i criteri dei diversi campi sono collegati

da operatori logici.

2.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati mediante comuni operatori logici

Gli operatori logici permettono di unire criteri relativi a più tabelle o più criteri relativi alla stessa

tabella.

Ricordiamo che utilizzando il Generatore di espressioni, in esso vengono elencati tutti gli operatori

disponibili.

Gli operatori disponibili in Access sono di tre tipi

Aritmetici

Di confronto

Logici

Gli operatori aritmetici sono: -, +, * (moltiplicato), / (divisione), \ (divisione intera), mod (modulo).

Gli operatori di confronto sono: < (minore), > (maggiore), = (uguale), <= (minore o uguale), >=

(maggiore o uguale), <> (diverso), between (compreso).

Gli operatori logici sono: AND (entrambe vere), OR (basta una vera), NOT (non vera), XOR (solo

una vera), EQV (una equivalente all'altra, IMP (una implica l'altra).

L'operatore AND può essere scritto direttamente in un criterio oppure è sottinteso quando vengono

inseriti più criteri in campi diversi in una query. Ad esempio, volendo cercare gli articoli il cui nome

contiene gomma o gomme e il cui prezzo sia inferiore a 1500 lire, possiamo scrivere in una query

relativa alla tabella Articoli, nel campo prezzo "<1500" e nel campo nome "LIKE '*gomm*'"; fra i due

campi esiste l'operatore AND. Oppure possiamo scrivere solo nel campo Prezzo "[Prezzo]<1500 AND

[Nome] LIKE '*gomm*'" o "[Articoli]![Prezzo]<1500 AND [Articoli]![Nome] LIKE '*gomm*'".

Otterremo comunque il risultato voluto.

Anche l'operatore OR può essere scritto direttamente oppure essere sottinteso se i diversi criteri

vengono scritti in una query nelle righe successive Oppure. Ad esempio se vogliamo cercare gli

articoli di prezzo inferiore a 1000 oppure superiore a 5000 possiamo scrivere nel criterio del campo


236




Prezzo di una query "<1000" e nella casella Oppure ">5000". In alternativa possiamo scrivere nella

casella criterio del campo prezzo "[Prezzo]<1000 OR [Prezzo]>5000". Otterremo lo stesso risultato.

L'operatore NOT deve essere scritto nel criterio. Per esempio volendo cercare gli articoli che non

contengono gomma o gomme potremo scrivere nella casella criterio del campo Nome "NOT LIKE

'*gomm*'".

L'ordinamento dei dati può facilitare la ricerca. Esso può essere impostato nella griglia

dell'interrogazione delle tabelle, in quanto è sempre presente in ogni campo la possibilità

dell'ordinamento crescente o decrescente. Naturalmente impostando l'ordinamento in più campi,

l'elenco dei record apparirà ordinato prima secondo il primo campo, a parità del primo campo secondo

il secondo campo e così via.

Una volta ottenuta la tabella come risultato dell'interrogazione, se non è stato fatto prima, è sempre

possibile applicare un ordinamento semplice aprendola in visualizzazione dati, posizionandosi in un

campo e cliccando su uno dei pulsanti Ordinamento ( ) oppure cliccando sul menu

Record/Ordina. E' possibile selezionare più campi contigui e applicare l'ordinamento a tutti.

Quando si chiude la tabella viene chiesto se salvare le modifiche oppure no. Se si risponde Sì le

modifiche vengono apportate nella query, dalla quale possono, comunque, essere modificate.

Solo in Visualizzazione struttura della query è possibile applicare tipi di ordinamento diverso a ciascun

campo e a campi anche non contigui.

Basi di dati

Parte quinta

1.0 Rapporti

1.1 Generare rapporti

1.1.1 Presentare i dati in una particolare sequenza

1.1.2 Modificare un rapporto

1.1.3 Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina

1.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.)

1.0 Rapporti

Fino ad ora abbiamo visto tabelle, maschere e query e abbiamo imparato a stamparle. Access offre

un'altra possibilità di visualizzare i dati contenuti nelle tabelle o query sia su schermo sia in stampa: i

Report o Rapporti.

I rapporti sono modi di presentare i dati in forma personalizzata e graficamente piacevole, ottenibile

con creazioni guidate o modificabili a piacere in visualizzazione struttura per inserire tutti gli elementi

che si ritiene opportuno. I Rapporti o Report possono essere basati su una o più tabelle o query e

possono contenere tutti i campi correlati in modo da avere una visione critica dei dati presenti nel

database.

1.1 Generare rapporti


237




La finestra Database di Access contiene la voce Report. Cliccando su tale voce si attiva la scheda

Report nella quale è possibile creare i rapporti, i quali saranno salvati nel database e aggiornati, con le

tabelle e query presenti, ogni volta che vengono aperti per essere visualizzati o stampati.

Vi sono tre modi per creare un Report dalla scheda Report:

1. Pulsante Nuovo

2. Crea un Report in Visualizzazione struttura

3. Crea un Report mediante una creazione guidata

I modi 2 e 3 sono contenuti nell'elenco che si apre cliccando sul pulsante Nuovo.

Esamineremo nei prossimi paragrafi alcuni modi per creare un report.

1.1.1 Presentare i dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza

Cliccando sul pulsante Nuovo della scheda Report ( ) si apre la finestra Nuovo Report, nella

quale sono elencati tutti i modi per generare una presentazione a schermo o in stampa dei dati

simile a quella esaminata per le tabelle e le query. Innanzi tutto vediamo che vi sono due modi

standard per presentare i dati:

Report standard a colonne

Report standard tabulare

Nel primo i dati vengono presentati con i campi messi in colonna uno sotto l'altro e una linea separa un

record dal successivo. Nel secondo i campi vengono messi uno accanto all'altro come in una tabella e

permettono un confronto diretto fra campi.

Come esempio creiamo un Report a colonne e uno tabulare, basandoci sulle tabelle e query create nel

nostro database di esempio.

Clicchiamo su Report standard: a colonne per selezionare la voce e poi dalla casella combinata di

scelta della tabella o query d'origine scegliamo la tabella Libri. Facciamo click su OK.

Viene creato immediatamente il rapporto, il quale appare in Visualizzazione dati.


238




Cliccando sul pulsante di chiusura viene chiesto se si vuol salvare il Report e se si risponde Sì viene

chiesto il nome da assegnargli. Chiamiamo questo report "Libri". Lo utilizzeremo in seguito per

apportare modifiche.

Creiamo ora il report standard tabulare cliccando ancora sul pulsante Nuovo e scegliendo dall'elenco

Report standard: tabulare. Nella casella combinata delle tabelle e query scegliamo non una tabella,

bensì una query, ovvero la query Libri di Geografia, con la quale abbiamo selezionato solo i libri con

argomento geografia. Clicchiamo su OK e anche qui viene presentato il report in visualizzazione dati

Chiudendo il report viene chiesto il nome da assegnare. Lasciamo il nome suggerito da Access.


239




Creando report standard a colonne o tabulari non è possibile scegliere campi da più tabelle o query,

anche se, naturalmente è possibile inserirli successivamente in visualizzazione struttura.

Se vogliamo creare rapporti più complessi e con raggruppamento di dati (database permettendo)

dobbiamo ricorrere alla creazione guidata o crearla ex novo nella Visualizzazione struttura.

La creazione guidata, al solito, presenta, come per le maschere, una serie di schede nelle quali occorre

specificare di volta in volta le informazioni necessarie alla creazione.

Seguiamo passo passo la creazione di un report "Prestito_Libri" contenente la situazione del prestito

libri per utente.

Facciamo doppio click sulla voce "Crea un report mediante una creazione guidata", il che equivale a

fare click su Nuovo e poi scegliere dall'elenco "Creazione guidata report". Appare la prima finestra

nella quale viene chiesto di inserire i campi che devono comparire nel report. Selezionando una tabella

alla volta possono essere inseriti tutti i campi che, naturalmente, siano correlati fra loro, esattamente

come è stato fatto per le maschere.

Scegliamo la tabella "Utenti" e inseriamo i campi Nome, Cognome. Scegliamo poi la tabella "Prestito"

e inseriamo i campi Data Prestito, Data Reso. Scegliamo infine la tabella "Libri" e inseriamo i campi

Autore e Titolo.

La scheda seguente permette di inserire livelli di gruppo, ovvero rientri per alcuni campi che ne

evidenzino l'appartenenza allo stesso gruppo di informazioni.


240




Cliccando su Avanti appare la scheda seguente

nella quale è possibile scegliere come ordinare i dati. Occorre tener presente che Access analizza

automaticamente le relazioni esistenti fra le tabelle e in funzione di questo permette poi di raggruppare

i dati in tutte le forme possibili. Scegliamo di ordinare il report in ordine di cognome dell'utente e poi

clicchiamo su Avanti.

Nella scheda successiva possiamo scegliere il layout, ovvero la disposizione sul foglio dei campi


241




Come si vede si può scegliere un layout verticale, tabulare o giustificato; accanto appare l'anteprima.

Si può scegliere, inoltre, l'orientamento del foglio.

Nella scheda successiva è possibile scegliere uno stile di formattazione della stampa; tener presente,

comunque, che tutto è modificabile in Visualizzazione struttura. Infine viene chiesto il nome da dare al

Report. Cliccando su Fine viene creato il rapporto, che verrà aggiornato tutte le volte che le tabelle

cambiano.

Alla fine della creazione guidata, il report potrebbe apparire come in figura


242




A questo punto è possibile apportare tutte le correzioni desiderate modificando il report.

1.1.2 Modificare un rapporto

Come per le maschere, anche per i report è possibile modificarli a piacere. Selezioniamo dalla finestra

Database il Report appena creato con la creazione guidata e facciamo click su Visualizzazione

struttura.

Appare la finestra nella quale possiamo fare le modifiche.

L'ambiente è molto simile a quello delle maschere; abbiamo molti strumenti che ci permettono di

inserire nuovi campi, introdurre criteri di selezione dei record, inserire immagini, pulsanti e altro

ancora.

Possiamo ad esempio cambiare l'etichetta da Prestito_Libri in Elenco libri in prestito, allargando anche

il campo verso il basso.


243




1.1.3 Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina

Nella Visualizzazione struttura è possibile vedere che il foglio è costituito da più zone, in ciascuna

delle quali è collocata una informazione:

Intestazione Report

Intestazione pagina

Corpo

Piè di pagina pagina

Piè di pagina report

L'Intestazione report contiene un titolo che appare nella prima pagina soltanto.

Nell'Intestazione pagina sono contenute etichette o informazioni che appariranno in tutte le pagine

del report nella stessa posizione.

Nel Corpo sono contenuti i dati.

Nel Piè di pagina pagina possono essere presenti dati (numero di pagina, orario di stampa etc.) che si

ripeteranno in ogni pagina, mentre nel Piè di pagina report si possono mettere informazioni che

appariranno solo alla fine di tutti i dati del rapporto.

Naturalmente tutte queste zone possono essere dimensionate semplicemente trascinando la barra di

separazione in alto o in basso.

Già abbiamo modificato l'Intestazione report cambiando il nome, ma è possibile inserire molti altri

elementi. Se clicchiamo sulla voce di menu Inserisci appare il menu .


244




Accanto è visibile la Casella degli strumenti attivabile, se non è già visibile, da Visualizza/Casella

degli strumenti.

Proviamo a inserire un'immagine-logo accanto al titolo. Cliccare all'interno della zona del titolo e poi

su Inserisci/Immagine. Al solito appare la finestra di ricerca dell'immagine. Scegliamo una clipart e

dimensioniamola. Oltre ad un'immagine si può inserire un grafico, un oggetto creato con un'altra

applicazione, un collegamento ipertestuale e altro.

Mediante la Casella degli strumenti si possono inserire dei controlli, come etichette, caselle di testo,

caselle combinate, pulsanti e altro, che possono risultare utili per la gestione del report a video.

1.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.)

Un report è utile e importante in quanto i dati possono essere presentati non solo come un semplice

elenco, ma anche raggruppati. Per ogni gruppo possono essere inseriti calcoli o altro in base al tipo di

dati. Ciò permette di mettere in evidenza alcuni aspetti dei dati che possono risultare utili per la

comprensione degli eventi. Per esempio, per un agente di vendita potrebbe essere utile alla fine della

giornata o della settimana avere l'elenco degli ordini, raggruppati per cliente e per ciascun gruppo

cliente avere il totale in euro degli ordini fatti.

È possibile raggruppare al massimo 10 campi o espressioni in un report. Espressione è qualsiasi

combinazione di operatori, costanti, valori letterali, funzioni e nomi di campi (colonne), controlli e

proprietà che danno come risultato un singolo valore.

Per raggruppare i record in un report occorre prima di tutto aprire il report in Visualizzazione struttura,

quindi fare click sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento ( ) oppure sul menu

Visualizza/Ordinamento e Raggruppamento. Appare la finestra Ordinamento e Raggruppamento


245




Nella prima riga della colonna Campo o espressione si possono selezionare i campi in base ai quali

fare il raggruppamento e l'ordinamento. Il campo può essere scelto dall'elenco della casella combinata,

una espressione può essere scritta direttamente oppure composta col Generatore di espressioni

accessibile mediante il pulsante relativo ( ).

Il campo o l'espressione nella prima riga rappresenta il primo livello (o livello zero) di ordinamento,

vale a dire il set più grande. La seconda riga rappresenta il secondo livello di ordinamento, e così via.

Dopo aver immesso le impostazioni nella colonna Campo o espressione, il Criterio di ordinamento

verrà impostato a Crescente, che consente di eseguire l'ordinamento dalla A alla Z oppure da zero a 9.

Per cambiare il criterio di ordinamento, selezionare Decrescente dall'elenco. Con Decrescente

l'ordinamento viene eseguito dalla Z alla A oppure da 9 a zero.

Una volta scelto il campo occorre impostare le proprietà di gruppo delle voci scritte sotto.

Il raggruppamento può avvenire a diversi livelli, nidificati (massimo 10). Per creare un livello di

gruppo è necessario impostare le proprietà Intestazione (gruppo) o Piè di pagina (gruppo) a Sì e

impostare le altre proprietà di raggruppamento.

Impostando a Sì l'Intestazione di gruppo o il Piè di pagina di gruppo, nella struttura del report appare la

zona relativa, nella quale si possono inserire etichette, campi calcolati e tutto quello che vogliamo. Per

eliminare queste zone è sufficiente impostare a No Intestazione o Piè di pagina.

Raggruppa secondo. In questa casella occorre specificare il modo in cui si desidera raggruppare i

valori. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di dati del campo in base al quale si esegue il

raggruppamento. Se si esegue il raggruppamento in base a un'espressione, saranno visibili tutte le

opzioni per tutti i tipi di dati.

Intervallo raggruppamento. In questa casella occorre specificare un intervallo valido per i valori del

campo o per l'espressione in base alla quale si sta eseguendo il raggruppamento.

Stampa sezione unita. In questa casella si può specificare se un gruppo verrà stampato sulla stessa

pagina per intero o solo in parte.

Modificare l'aspetto di un report

Un report è a tutti gli effetti una tabella. Access offre la possibilità di editarla sia in Word che in Excel

in modo da sfruttare le caratteristiche delle due applicazioni per dargli un aspetto particolare.

Per inviare a Word un report aprirlo in visualizzazione dati. Compare nella barra dei pulsanti il

pulsante Collegamenti Office


246




Cliccando sulla voce Pubblica con MS Word, il report viene aperto in Word in formato .RTF. In Word

il file può essere modificato a piacere, salvato e stampato.

Cliccando sulla voce Analizza con MS Excel viene creata in Excel una tabella con i dati presenti nel

report. I dati possono, poi, essere analizzati con gli strumenti di Excel.

Ricordiamo che anche tabelle e query possono essere pubblicate in Word e analizzate in Excel.

Strumenti di

presentazione

Parte prima

1.0 Per iniziare

1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione

1.1.1 Aprire un programma di presentazione

1.1.2 Aprire diversi documenti

1.1.3 Salvare una presentazione su Hard disk o su dischetto

1.1.4 Chiudere il documento di presentazione

1.1.5 Usare le funzioni di Help


1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo

1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina

1.2.3 Modificare la barra degli strumenti


1.3.1 Salvare una presentazione con un altro formato

1.3.2 Salvare una presentazione in formato WEB


2.1 Creare una presentazione

2.1.1 Creare una nuova presentazione

2.1.2 Scegliere un layout automatico per una diapositiva

2.1.3 Modificare il layout di una diapositiva

2.1.4 Aggiungere testo

2.1.5 Aggiungere un'immagine da una raccolta

2.2 Copiare, spostare, cancellare testo

2.2.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un testo

2.2.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un testo

2.2.3 Cancellare un testo selezionato

2.3 Copiare, spostare, cancellare immagini


247




2.3.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un'immagine

2.3.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un'immagine

2.3.3 Cancellare un'immagine

2.4 Copiare, spostare, cancellare diapositive

2.4.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare una diapositiva

2.4.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare una diapositiva

2.4.3 Cambiare l'ordine delle diapositive

2.4.4 Cancellare una diapositiva 1.0 Per iniziare

1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione

1.1.1 Aprire un programma di presentazione

L'esigenza di presentare agli altri i propri dati o le proprie informazioni, di qualunque genere esse

siano, sia a livello aziendale, che didattico o per altri scopi, è stata sempre sentita. Le applicazioni

capaci di creare presentazioni efficaci e di grande impatto, sono divenute sempre più sofisticate e con

l'avvento dei computer multimediali, sono divenite capaci di produrre con facilità documenti di

presentazione di livello professionale.

Un documento di presentazione è un documento che integra diversi elementi di comunicazione, testo,

immagini, suoni, filmati, che rendono efficace la comunicazione del messaggio. Esso è formato da

diapositive (slider), che possono essere proiettate, viste sul monitor o stampate, in sequenza oppure in

forma reticolare con salti ipertestuali e contengono tutti gli elementi multimediali, attivabili

automaticamente o manualmente con un click del mouse.

Come per tutte le altre applicazioni di Office, anche Power Point può essere aperto in diversi modi:

da Start/Programmi/Microsoft Power Point

facendo doppio click col pulsante sinistro del mouse su un documento .ppt (un documento di

Power Point)

facendo click col pulsante sinistro del mouse sull'icona Aperta l'applicazione si presenta l'ambiente di lavoro simile alle altre applicazioni di Office, con la

barra del menu, le barre degli strumenti etc.

248





Appena aperto, Power Point presenta una finestra di dialogo con la quale si può aprire una

presentazione esistente oppure seguire un percorso guidato per creare una presentazione

personalizzata. Una diapositiva deve contenere gli elementi della comunicazione distribuiti

opportunamente per avere un impatto efficace; perciò in questo caso è di particolare importanza

sfruttare dei modelli preconfezionati, che possono comunque essere personalizzati.

Mediante i pulsanti di scelta a esclusione si può aprire, innanzi tutto, una presentazione esistente. Le

ultime presentazioni aperte compaiono nell'elenco. Se si vuole aprire un'altra presentazione, facciamo

click su Altri file.. e si aprirà la solita finestra di dialogo, nella quale possiamo cercare il file e aprirlo.

La finestra di dialogo iniziale si apre all'apertura di Power Point automaticamente, se la casella di

scelta della scheda Visualizzazione del menu Strumenti/Opzioni è spuntata. Durante il lavoro tale

finestra non è accessibile, ma si può aprire l'equivalente cliccando su File/Nuovo.

Aperta la presentazione si entra nell'ambiente di lavoro per modificarla o presentarla.


249




L'ambiente di lavoro, come si vede, mostra, oltre alle solite barre di strumenti e del menu, una zona a sinistra

con l'indice delle diapositive con gli elenchi in esse contenuti in modo che sia facile la selezione per la

modifica. Infatti cliccando sull'icona della diapositiva o sull'elenco viene visualizzata nella finestra a lato la

diapositiva. In basso vi è una casella per le note o gli appunti relativi a quella diapositiva.

Vedremo in seguito quali sono le altre modalità di visualizzazione.

1.1.2 Aprire diversi documenti

Naturalmente Power Point permette di aprire più presentazioni contemporaneamente in modo da copiare o

trasportare elementi dall'una all'altra. In questo modo è possibile sfruttare diapositive già confezionate e

snellire così il lavoro.

Per aprire un'altra presentazione fare click sul pulsante Apri ( ) oppure su File/Apri, cercare il file e aprirlo.

1.1.3 Salvare una presentazione su Hard disk o su dischetto

Ciascuna presentazione aperta può essere salvata su disco fisso o su dischetto cliccando sul pulsante

Salva ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso, se la presentazione viene salvata per

la prima volta si apre la finestra di dialogo solita in cui inserire il nome e scegliere la cartella, altrimenti

il file viene salvato direttamente senza ulteriori richieste. Questo pulsante equivale al comando File/Salva.

Se si vuol dare un altro nome alla presentazione, oppure se si vuole salvarla in un'altra cartella, allora occorre

cliccare sul menu File/Salva con nome. In questo caso si apre sempre la finestra di dialogo in

cui si può scegliere un altro nome o un'altra cartella. Ricordarsi, comunque, che il file col nome

precedente non viene cancellato, ma viene chiuso automaticamente e lasciato nella sua cartella;

nell'applicazione rimane aperto e attivo il nome dell'ultimo salvataggio.

250




Per trasferire una presentazione su dischetto è preferibile copiarlo con le solite modalità. Ciò permette

di controllare la grandezza del file e prendere le precauzioni necessarie. Bisogna ricordare che nelle

presentazioni spesso sono presenti diverse immagini o suoni o altri elementi che occupano molto spazio,

per cui il file .ppt potrebbe non entrare in un solo dischetto. Occorre ricorrere, in questi casi, alla copia su CD,

se si ha il masterizzatore, oppure al Backup o al Winzip, che permettono di spezzare

il file su più dischetti.

1.1.4 Chiudere il documento di presentazione

Quando sono stati aperti più file, è possibile chiuderli uno alla volta cliccando sul pulsante di chiusura della

relativa finestra ( ) oppure sul menu File/Chiudi. In questo modo rimane aperta l'applicazione. Chiudendo

l'applicazione dal pulsante di chiusura della finestra oppure dal menu File/Esci, viene chiesto se salvare le

ultime modifiche apportate ai vari file e poi vengono chiuse tutte le presentazioni

e l'applicazione.


Spesso la guida in linea viene sottovalutata. Al contrario essa è di primaria importanza per imparare a sfruttare al

meglio l'applicazione e per superare eventuali problemi che si presentano. Tutto ciò che si può fare con

l'applicazione, certamente è presente nella guida. Trovare l'argomento relativo è semplice. Cliccando sulla voce di

menu si apre il menu da cui si può attivare la guida o l'assistente di Office o

la guida rapida. Cliccando su Guida in linea di Microsoft Power Point, oppure premendo il tasto funzione F1 si apre la guida.

Nella finestra sono presenti tre schede, Sommario, Ricerca libera e Indice. Nella scheda Sommario sono contenuti tutti i titoli del contenuto della guida in modo da poterla consultare

per argomento, sfruttando sempre i collegamenti ipertestuali presenti.

La scheda Indice, invece contiene l'indice analitico in modo da poter cercare un argomento mediante una parola in

esso contenuta.

251





La scheda Ricerca libera è la più interessante in quanto permette di cercare argomenti attraverso

parole chiave ponendo direttamente il quesito. Tale quesito può essere posto anche direttamente

all'assistente di Office digitandolo nella casella del quesito.

Nella casella di testo viene inserita la domanda o l'argomento cercato. Si clicca poi sul pulsante Cerca

e inizia la ricerca. I titoli degli argomenti trovati vengono elencati nella casella elenco in basso, dove si

può scegliere un argomento attinente al proprio problema. Sulla destra viene sviluppato l'argomento in

forma ipertestuale, in modo da poter navigare in tutti gli argomenti collegati.

Il testo può essere stampato oppure copiato e incollato in un'altra applicazione dopo averlo selezionato

col mouse.



All'apertura di una presentazione di Power Point, l'interfaccia che si presenta è quella vista in un

paragrafo precedente, cioè, oltre tutte le barre di strumenti e di stao caratteristiche di tutte le

applicazioni windows, lo schermo risulta diviso in tre riquadri. Il riquadro struttura, nella quale

compare l'elenco delle diapositive con i relativi contenuti, i quali possono essere compressi o espansi

con un doppio click col pulsante sinistro del mouse oppure scegliendo Comprimi o Espandi dal menu

di scelta rapida che si apre cliccando col pulsante destro del mouse sull'icona della diapositiva.

Nel riquadro diapositiva appare la diapositiva, che può essere modificata in tutte le sue parti.

Cliccando col pulsante sinistro del mouse vengono selezionate le varie parti di cui essa è composta in

modo da poter apportare le modifiche. Cliccando col pulsante destro del mouse si apre un menu di

scelta rapida che consente di effettuare diverse operazioni.

In basso compare il riquadro note, in cui è possibile inserire osservazioni e note, le quali possono, in

seguito, essere stampate o visualizzate insieme alla diapositiva.

Si può cambiare modo di visualizzare la diapositiva sullo schermo cliccando sulla voce di menu Visualizza.


252




Quella descritta è la modalità Visualizzazione normale ed è quella in cui si effettua la creazione e la

modifica delle diapositive. La visualizzazione Sequenza diapositive presenta tutte le diapositive in

formato ridotto in modo da poter controllare la sequenza ed eventualmente cambiarne l'ordine.

Una diapositiva può essere spostata semplicemente trascinandola, tenendo premuto il pulsante sinistro

del mouse, nel punto desiderato.

La modalità Pagina note visualizza la casella di testo note, in modo da poterla modificare a piacimento.


253




Infine, l'ultima modalità di visualizzazione è Presentazione che equivale alla pressione del tasto

funzione F5. Con essa viene avviata la presentazione a partire dalla diapositiva selezionata.

La voce Schema permette di accedere agli schemi della diapositiva, delle note etc. in modo da poterli

modificare più agevolmente.

Le diverse modalità di visualizzazione sono accessibili, in modo più rapido, mediante i pulsanti

relativi presenti in basso a sinistra nel riquadro struttura . Da sinistra a destra si hanno

le visualizzazioni Normale, Struttura, Diapositiva, Sequenza, Presentazione.

1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina

I vari riquadri dello schermo sono ingrandibili a piacimento per poter visualizzare i dettagli. Sulla

barra degli strumenti standard è presente il pulsante Zoom, e nella voce di menu Visualizza è presente

la voce Zoom, che permette di impostare il fattore di ingrandimento.

Il fattore di ingrandimento impostato si riferisce la riquadro selezionato. In altri termini, ogni riquadro

(struttura, diapositiva e note) può essere ingrandito o rimpicciolito semplicemente cliccandoci sopra per selezionarlo e poi impostando lo zoom. Così, uno alla volta, possono essere ingranditi tutti e tre i

riquadri.

Al solito, occorre ricordare che la visualizzazione sullo schermo non ha niente a che fare con ciò che

verrà stampato.


Anche in Power Point, come nelle altre applicazioni Office, le barre degli strumenti possono essere

visualizzate o nascoste e personalizzate inserendo i pulsanti più usati e nascondendone altri.

Per visualizzare o nascondere una barra degli strumenti fare click sulla voce di Menu Visualizza/Barre

degli strumenti. Appare l'elenco delle barre disponibili.


254




Per visualizzare o nascondere una barra basta selezionare la casella di spunta relativa. Per modificare

una barra fare click sulla voce Personalizza...

Nella scheda Comandi scegliere la categoria e sulla destra appariranno le icone dei pulsanti disponibili.

Per inserire un pulsante in una barra presente sullo schermo basta trascinarla al suo interno

prendendola dalla finestra personalizza. Per eliminare un pulsante basta prenderlo dalla barra e

rilasciarlo nella finestra Personalizza.

Nella scheda Barre degli strumenti si possono visualizzare, nascondere o eliminare le barre o crearne

di nuove inserendoci i pulsanti che si desidera. Per creare una nuova barra fare click su Nuova. Viene

richiesto il nome da dare alla barra. Dopo aver cliccato su OK, appare la barra ancora vuota di pulsanti.

Selezionare la scheda Comandi e prelevare i pulsanti desiderati trascinandoli sulla barra creata.


1.3.1 Salvare una presentazione con un altro formato


255




Quando si salva un documento Power Point, il suo formato standard è quello Presentazione (estensione

.ppt). Ma le informazioni contenute in una diapositiva possono essere salvate in diversi altri modi, data

la peculiare sua struttura. Per esempio si possono salvare le informazioni testuali di tutte le diapositive

in un formato riconoscibile da Word, oppure si può salvare la diapositiva come se fosse un'immagine

(sia essa bmp oppure gif o Jpg o wmf). La presentazione può essere salvata in formato Power Point di

una precedente edizione. Si può infine salvare in un formato da mandare in rete come pagina web.

Se si fa click su File/Salva con nome si apre la finestra di dialogo del salvataggio in cui si può

scegliere il Tipo di file.

Scegliendo, per esempio, il formato immagine File Jpeg viene chiesto se salvare tutte le diapositive

oppure solo quella corrente. Tale immagine potrà essere usata come tutte le altre immagini. Se si

sceglie, invece, Struttura/RTF vengono salvate tutte le parti testuali in un documento apribile con un

editor di testo. Per avere un'idea precisa dei diversi formati è consigliabile provarli.

1.3.2 Salvare una presentazione in formato WEB

Un formato particolare e particolarmente utile data la diffusione delle reti, è il formato WEB. Per

salvare in formato web fare click sul menu File/Salva come pagina web...

Nella solita finestra di dialogo compare un pulsante Pubblica, cliccando sul quale si apre una serie di

finestre di dialogo in cui si possono impostare diversi parametri per la pubblicazione del file Html

prodotto.

Cliccando su Salva la presentazione viene salvata in formato html visionabile con Microsoft Explorer

5 o seguenti. Se si apre questo file con Explorer si può godere della presentazione come se si fosse

nell'ambiente Power Point.

Internet è divenuto un palcoscenico mondiale in cui tutti possiamo diventare visibili a tutti. Con i siti

gratuitamente offerti da molte società possiamo davvero, se abbiamo qualcosa da dire, farci sentire in

tutto il mondo. Una presentazione messa in rete può essere goduta da un numero teoricamente molto

elevato di persone di tutti i livelli sociali, di tutti i livelli culturali. E questa è una conquista di libertà

unica nella storia e ormai irrinunciabile.


2.1 Creare una presentazione

2.1.1 Creare una nuova presentazione

Quando si avvia Power Point, all'interno della finestra principale appare, come detto nella prima

sezione, una finestra di dialogo che presenta tre opzioni: Creazione guidata Contenuto, Modello

struttura e Presentazione vuota, oltre all'opzione di apertura di una presentazione esistente.

PowerPoint si presenta mostrando i diversi metodi disponibili per creare presentazioni. Vediamoli un

po' più da vicino.

La Creazione guidata Contenuto è lo strumento più veloce per creare una presentazione. Facendo

clic su questa voce si avvia una procedura guidata che, attraverso semplici passaggi, permette di

scegliere, tra i modelli in memoria, il tipo di presentazione che più corrisponde alle proprie esigenze.


256




Cliccando su Avanti, oppure sui quadrati colorati si procede nella creazione guidata.

Nella prima fase, Tipo di presentazione, PowerPoint presenta una serie di pulsanti (Tutte, Generale,

Società, Progetti, Vendite e marketing, Corso Carnegie...), a ognuno dei quali corrisponde una lista di modelli tra cui si può scegliere il tipo più vicino alla presentazione che si intende creare. Se si seleziona il pulsante Società, per esempio, appaiono i modelli Piano commerciale, Riunione

della società, Risultati finanziari, Incontro con i nuovi dipendenti, etc.

Per scegliere un modello selezionatelo con il mouse e quindi fate clic su Avanti. Il programma avvia la seconda fase, Stile presentazione, in cui potete scegliere il tipo di output, cioè di utilizzo, previsto per

la presentazione. le opzioni sono varie: presentazione su schermo, presentazione sul Web, lucidi,

diapositive 35mm. L'ultima fase, Opzioni presentazione, richiede di inserire il titolo e gli altri

elementi quali il piè di pagina, la data dell'ultimo aggiornamento e il numero di diapositiva.

Dopo aver impostato tutti i dati fate clic su Fine, in modo che Power Point cerchi il modello di

presentazione più vicino alle vostre esigenze: il programma visualizza la prima diapositiva, con una

struttura per l'intera presentazione, e con i riquadri di testo da riempire con i propri dati.


257




L'autocomposizione risulta di grande aiuto nella maggior parte dei casi. Ma può accadere che si voglia

creare una presentazione che non si trova nella lista dell'autocomposizione. In questi casi è

consigliabile preparare la propria presentazione utilizzando i modelli predefiniti che si trovano nella

libreria, cioè nella raccolta, del programma.

Si può scegliere Presentazione vuota e poi procedere a definirne, diapositiva per diapositiva, la

struttura, oppure scegliere Modello Struttura. I modelli di struttura sono pagine in cui sono già stati

preimpostati il fondino e i colori da utilizzare per i testi; questo permette di scegliere il layout

d'impaginazione delle diapositive una dopo l'altra.

2.1.2 Scegliere un layout automatico per una diapositiva (titolo, organigramma etc.)

Per scegliere un modello di impaginazione selezionate l'opzione Modello struttura all'apertura di

PowerPoint. Selezionando il modello con il mouse si può vederne un'anteprima nel riquadro destro

della finestra. PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permettere di scegliere, tra una lista

di layout, lo schema da assegnare alla prima diapositiva.


258




Di solito la prima diapositiva si imposta come diapositiva titolo.

Dopo aver scelto il layout, la prima diapositiva appare nella finestra di lavoro di PowerPoint: è

sufficiente fare clic sulle aree predefinite per inserire il testo, che sarà automaticamente colorato e

formattato secondo le impostazioni predefinite del modello.

Se invece fate clic sulla scheda Presentazioni avrete a disposizione una lista di presentazioni:

selezionatene una e il programma ne mostrerà l'intera struttura, molto simile a quella della creazione

guidata, che potete modificare e personalizzare in base alle vostre esigenze.

Se all'avvio del programma fate clic su Presentazione vuota, infine, PowerPoint apre la finestra

Nuova diapositiva, che permette di scegliere un layout automatico per la diapositiva, nel quale però

dovrete impostare lo sfondo e i colori.

2.1.3 Modificare il layout di una diapositiva


259




Scegliendo un modello di diapositiva non vuol dire che il suo layout non possa essere modificato. Ogni

elemento della diapositiva, testo, immagini e altro, può essere modificato, eliminato, inserito, spostato,

copiato; il testo può essere riformattato.

Per far ciò occorre selezionare l'elemento cliccandoci sopra e dopo procedere alle operazioni di

modifica.Gli elementi più impostanti di una diapositiva sono senz'altro il testo e le immagini. Il testo

viene inserito sempre in una casella di testo e le immagini occupano la loro cornice. In questo modo

testo e immagini possono essere distribuiti sulla diapositiva in posizioni libere.

2.1.4 Aggiungere testo

Il testo è un elemento molto importante delle diapositive, perché permette di evidenziare gli elementi

più importanti della presentazioni e i contenuti su cui si vuole attirare l'attenzione dei destinatari. È

bene utilizzarlo in modo moderato, privilegiando frasi chiare ed essenziali, poiché una presentazione

con molto testo comporta uno sforzo maggiore da parte di chi deve recepirla. Se non si può fare a

meno di utilizzare testi lunghi è sempre consigliabile suddividerli all'interno di più diapositive.

Nelle prossime pagine vedremo come inserire il testo nelle diapositive, lavorando con il riquadro

diapositiva.

Come detto prima, il testo delle diapositive è contenuto nelle caselle di testo. Se avete creato una

nuova presentazione con la Creazione guidata o attraverso un Modello struttura, le caselle di testo sono

già state inserite dal programma, vuote ma posizionate e formattate secondo lo stile di layout prescelto.

Per inserire il testo posizionatevi nel riquadro diapositiva, fate clic nella casella di testo, in modo che il

bordo appaia evidenziato, e digitate. Le lettere appaiono con la formattazione di default del box di

testo, che può essere successivamente modificata con gli strumenti della barra di Formattazione.

Per modificare velocemente la formattazione di un testo, selezionatelo e scegliete la voce Carattere dal

menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Se volete spostare la casella di testo posizionate il cursore del mouse sul bordo della casella, in modo

che si trasformi in una freccia quadrupla e, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinatela nel punto

desiderato. Per ridimensionare la forma della casella fate clic, posizionatevi con il mouse su una delle

maniglie bianche e, sempre tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate fino a raggiungere la

dimensione voluta.

È importante accertarsi sempre che il testo non ecceda rispetto alle dimensioni del box. A differenza di

altri programmi di videoscrittura, infatti, PowerPoint non consente di far scorrere il testo all'interno di

più campi (o tra diapositive diverse): se il testo è troppo lungo è necessario tagliano oppure

ridimensionare la casella che lo contiene. Per modificare il testo fate clic nella casella e digitate le

correzioni come fareste con qualsiasi editor di testo.

È anche possibile creare nuove caselle di testo: selezionate il comando del menu Inserisci/Casella di

testo, oppure l'icona Casella di testo ( ) sulla barra degli strumenti Disegno, spostate il cursore nel

punto in cui volete inserire la casella, fate clic sulla diapositiva e trascinate il mouse in modo da

dimensionarla.Se vi capita di compiere un errore, si può rimediare utilizzando il comando Annulla.

Finito di digitare i testi, ricordarsi di verificare l'ortografia con il controllo automatico, che si attiva

premendo il tasto F7 o selezionando il comando Controllo ortografia sulla barra degli strumenti.

È possibile modificare il titolo o il testo della diapositiva anche lavorando nel Riquadro struttura. In

questo caso è sufficiente posizionarsi con il mouse nel punto in cui si vuole inserire il testo, fare clic in

modo che appaia un cursore a barra e digitare. Mentre si digita il testo PowerPoint visualizza la dia

positiva su cui si sta lavorando nel Riquadro diapositiva e mostra le modifiche che si stanno

compiendo passo dopo passo.

Per quanto riguarda la struttura e i contenuti della presentazione. di solito si segue uno schema molto

semplice: introduzione, trattazione degli argomenti, conclusioni. Le prime slide, infatti, dovrebbero

rappresentare una sorta di indice, che informa sui contenuti trattati, quelle successive dovrebbero


260




essere dedicate alla presentazione dei vari argomenti e quelle finali "tirare le somme". La regola base,

comunque, vuole che a ogni dia positiva corrisponda l'illustrazione di un concetto.

Il rapporto tra diapositive grafiche e diapositive testuali dipende dagli scopi della presentazione: di

solito quelle testuali prevalgono nelle presentazioni didattiche, quelle grafiche nelle presentazioni

commerciali. È importante, però, che nelle diapositive testuali non si vada oltre le cinque, sei righe e si

utilizzino frasi brevi o elenchi. Questi ultimi, infatti, oltre a permettere di presentare un concetto

articolato in più punti, hanno maggiore immediatezza.

2.1.5 Aggiungere un'immagine da una raccolta

Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti

disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano

libera e le Wordart e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti

utilizzando la barra degli strumenti Disegno, del tutto simile a quella di Word. Di ciò ci occuperemo in

altra sezione.

A differenza degli oggetti disegno le immagini sono oggetti grafici che vengono copiati da un altro file

e includono bitmap, ClipArt, immagini catturate con uno scanner o una fotocamera digitale oppure

fotografie digitali scaricate da Internet. le immagini possono essere ridimensionate, ricolorate e

decorate con gli strumenti posti sulla barra degli strumenti Immagine.

In PowerPoint è disponibile un'ampia raccolta di immagini ClipArt. Per inserire una ClipArt in una

presentazione potete creare una nuova diapositiva utilizzando un layout di tipo ClipArt e Testo: in

questo caso è sufficiente fare doppio clic nel segnaposto appropriato e PowerPoint apre la finestra

Raccolta ClipArt Microsoft, del tutto simile a quella vista in Excel e in Word.

Se volete inserire un'immagine ClipArt in una diapositiva già esistente, invece, utilizzate il pulsante

Inserisci ClipArt ( ) sulla barra degli strumenti Standard oppure il comando ClipArt del menu

Inserisci. Dopo che è stato avviato l'inserimento di un'immagine ClipArt compare una finestra di

dialogo che permette di selezionare, nelle categorie in cui è organizzato l'archivio di PowerPoint,

l'immagine da inserire nella diapositiva.

Per inserire una qualunque altra immagine, invece, selezionate il comando Immagine del menu

Inserisci e quindi fare clic sulla voce Da file del menu a discesa. Una volta che l'immagine è stata

inserita in una diapositiva, PowerPoint visualizza la barra degli strumenti Immagine, che può essere

impiegata per modificare il contrasto, la luminosità e la colorazione dell'oggetto. Per utilizzare un

comando è sufficiente fare clic sull'immagine, per selezionarla, e poi fare clic sul comando.

Se la barra degli strumenti Immagine non viene visualizzata automaticamente, fate clic con il pulsante

destro del mouse sull'immagine, quindi scegliete Mostra barra degli strumenti Immagine dal menu

di scelta rapida.

2.2 Copiare, spostare, cancellare testo


261




2.2.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un testo

Le funzioni di taglia copia e incolla in Power Point sono simili a quelle delle altre applicazioni Office.

In realtà tali funzioni sono proprie del sistema operativo, più che delle singole applicazioni.

Ricordiamo qui che tali funzioni possono essere configurate in diversi modi:

Dal menu Modifica e poi Taglia, Copia, Incolla e Incolla speciale

Mediante i tasti di scelta rapida CTRL+X per tagliare, CTRL+C per copiare, CTRL+V per

incollare un testo selezionato.

Mediante il mouse trascinando una selezione per tagliare e incollare oppure trascinando

tenendo premuto il tasto CTRL per copiare e incollare una selezione

Più in dettaglio, un testo già scritto in una casella di testo per essere copiato in un'altra casella o in

un'altra diapositiva, o in un'altra presentazione, deve essere selezionato con le solite tecniche (con i

tasti SHIFT e frecce oppure col mouse), poi attivare, con una delle modalità dette prima, la funzione

Copia ( in questo modo il testo viene copiato negli appunti di Windows) e infine posizionare il cursore

a I oppure il cursore del mouse, se la selezione viene trascinata, nel punto in cui si vuole inserire il

testo, e rilasciare il pulsante del mouse oppure attivare la funzione Incolla con una delle modalità dette

prima (il contenuto degli appunti viene inserito senza che il testo selezionato venga cancellato).

2.2.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un testo

Naturalmente il testo selezionato può essere copiato in altro punto e contemporaneamente cancellato.

In questo caso occorre attivare, invece della funzione Copia, la funzione Taglia. In questo modo il

testo viene copiato negli appunti di Windows e cancellato dalla posizione corrente.

2.2.3 Cancellare un testo selezionato

Nel caso la selezione voglia essere semplicemente cancellata senza essere copiata in altra parte, è

sufficiente premere il tasto CANC.

Ricordare, comunque, che se si è commesso un errore è sempre possibile rimediare premendo il

pulsante Annulla ( ).

2.3 Copiare, spostare, cancellare immagini

2.3.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un'immagine

Gli Appunti di windows, cioè la memoria in cui vanno a finire i Taglia e Copia, non fanno distinzione

fra testo e immagini. Essi riconoscono se si tratta di testo o di immagini o di altri oggetti, per cui le

operazioni necessarie per copiare e incollare immagini è esattamente lo stesso che per un testo.

Occorre innanzi tutto selezionare l'immagine da copiare cliccandoci sopra una volta col mouse, quindi

attivare la funzione di Copia con una delle modalità dette sopra. Spostarsi in un punto vuoto della

stessa diapositiva oppure in un'altra diapositiva della stessa presentazione o di un'altra e incollare il

contenuto degli appunti.

La funzione Incolla speciale.. permette di incollare il contenuto degli appunti in diversi modi.

Cliccando sulla voce di menu si apre una finestra di dialogo, in cui è possibile effettuare una scelta su

come incollare il contenuto degli appunti:


262




2.3.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un'immagine

Se invece della funzione Copia viene attivata la funzione Taglia, l'immagine selezionata viene

cancellata, ma viene sempre memorizzata negli appunti da cui può essere incollata in altro punto.

2.3.3 Cancellare un'immagine

L'immagine selezionata può essere cancellata semplicemente premendo il tasto CANC. Anche qui,

eventuali errori sono rimediabili premendo il tasto annulla oppure la voce di menu Modifica/Annulla.

2.4 Copiare, spostare, cancellare diapositive

2.4.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare una diapositiva

Talvolta alcune diapositive di una presentazione cambiano solo per qualche elemento. In questi casi

può essere utile duplicare una diapositiva e apportare poi le eventuali modifiche.

Per le diapositive si opera come per un'immagine o un testo; in altri termini viene copiata negli appunti

di windows e poi inserita nella struttura della stessa presentazione o di altre. Ciò che cambia è il modo

di procedere a seconda della visualizzazione.

Se si è in Visualizzazione Normale, l'azione di Copia e Incolla deve essere fatta nel riquadro struttura.

In questo riquadro selezionare la diapositiva che si vuol copiare con un click del mouse sopra l'icona

dell'elenco. A questo punto attivare la funzione Copia in uno dei modi soliti. Spostarsi infine sulla

diapositiva, prima della quale si vuole inserire il contenuto degli appunti e attivare la funzione Incolla.

Se si è in Visualizzazione Sequenza diapositive sono visibili, miniaturizzate, tutte le diapositive della

presentazione, per cui è sufficiente selezionare la diapositiva che si desidera copiare cliccandoci sopra,

attivare la funzione Copia, cliccare sulla diapositiva prima della quale si vuole inserire e attivare la

funzione incolla.

2.4.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare una diapositiva

Ciò che è stato detto sopra vale pari pari per la funzione Taglia. In questo caso la diapositiva viene

cancellata, ma esiste sempre negli appunti di windows, da cui può essere incollata in qualunque altra

presentazione come diapositiva e nelle altre applicazioni come immagine.

2.4.3 Cambiare l'ordine delle diapositive


263




Talvolta risulta necessario cambiare l'ordine delle diapositive. Questa operazione può essere eseguita

sia in visualizzazione normale all'interno del riquadro struttura, che in visualizzazione Sequenza

diapositive. In entrambi i casi occorre spostare le diapositive cliccandoci sopra col mouse e

trascinandole nel punto di inserimento, rilasciando alla fine il pulsante. Si può ricorrere anche al Taglia

la diapositiva e Incolla nel punto desiderato. Ciò è utile quando si devono spostare più diapositive

contemporaneamente.

2.4.4 Cancellare una diapositiva

Al solito, una diapositiva selezionata si può eliminare semplicemente premendo il tasto CANC.

Molte delle operazioni descritte in questi paragrafi possono essere fatte anche cliccando col pulsante

destro del mouse e scegliendo il comando opportuno dal menu di scelta rapida che si apre.


Parte seconda

1.0 Formattazione

1.1 Formattare i testi

1.1.1 Cambiare tipo e dimensione dei caratteri

1.1.2 Usare neretto, corsivo, sottolineatura, Maiuscole/Minuscole

1.1.3 Applicare ombreggiatura, usare apici e pedici

1.1.4 Usare caratteri di differenti colori

1.1.5 Centrare il testo o allinearlo 1.1.6 Modificare l'interlinea

1.1.7 Usare gli elenchi puntati e numerati

1.2 Modificare il riquadro di testo

1.2.1 Modificare le dimensioni del riquadro di testo e spostarlo

1.2.2 Definire spessore, stile e colore di un riquadro

2.0 Grafici e diagrammi

2.1 Disegnare oggetti

2.1.1 Usare differenti stili di linee

2.1.2 Spostare le linea di una diapositiva

2.1.3 Modificare il colore delle linee e degli oggetti

2.1.4 Usare varie forme geometriche

2.1.5 Ruotare o traslare un oggetto

2.1.6 Modificare gli attributi di un disegno

2.1.7 Applicare l'ombreggiatura a un disegno

2.2 Creare un organigramma

2.2.1 Creare un organigramma

2.2.2 Modificare la struttura di un organigramma

2.2.3 Creare differenti tipi di diagrammi

2.3 Immagini e altri oggetti

2.3.1 Importare immagini da altri file

2.3.2 Cambiare le dimensioni di un'immagine e spostarla


264




2.3.3 Importare altri oggetti

2.3.4 Copiare un oggetto importato nel documento principale

2.3.5 Aggiungere effetti ai bordi di un oggetto

1.0 Formattazione

1.1 Formattare testi

1.1.1 Cambiare tipo e dimensione dei caratteri

La formattazione in Power Point non presenta particolari difficoltà essendo del tutto simile a quella di

Word.

Anche in Power Point si può formattare la pagina, i paragrafi e i caratteri. Trattandosi di diapositive da

proiettare, oltre che di pagine da stampare, vi sono alcune particolarità che metteremo in evidenza.

L'impostazione della pagina permette di impostare l'orientamento e la grandezza della diapositiva. Per

impostare la pagina fare click sulla voce di menu File/Imposta pagina... Si apre la finestra di dialogo

leggermente diversa da quella che si apre in Word.

Nella casella Formato diapositive si può scegliere fra diverse possibilità, come formato schermo e

formato lucidi. Naturalmente la scelta dipende dalla destinazione della presentazione. Se si intende

stampare la presentazione su carta, conviene scegliere il formato A4, mentre se si intende proiettare la

presentazione con proiettore diapositive 35 mm, conviene scegliere il formato adatto da stampare su

lucido. Normalmente la presentazione dovrà essere proiettata col computer tramite un videoproiettore,

per cui il formato impostato per default è il formato schermo di 24x18 cm.

Nella casella Orientamento si può scegliere l'orientamento del foglio, orizzontale o verticale, ed

anche l'orientamento del foglio note e struttura. Per vedere il risultato delle scelte si può far click su

Visualizza/Pagina note. In fase di stampa possono essere impostati molti parametri per avere su carta il

risultato del lavoro (vedere la sezione Stampa).

Nella casella Numero di diapositive da: si può impostare l'inizio della numerazione delle diapositive. In figura non sono visibili le caselle delle dimensioni orizzontale e verticale della diapositiva, coperte

dalla casella combinata, che possono essere impostati se si sceglie il formato Personalizzato.

Abbiamo già detto che il testo di una diapositiva è contenuto sempre in una casella di testo, e questo

per poterlo distribuire a piacimento. La formattazione del carattere in una casella di testo si può fare in

due modi:

1. cliccando sulla casella di testo si entra in modalità modifica (appare il cursore a I sul testo).

Se si seleziona il testo desiderato la formattazione sarà applicata solo su di esso.

2. cliccando ancora sul bordo della casella, si esce dalla modalità modifica e viene

selezionata la casella. In questo caso la formattazione verrà applicata a tutto il testo della casella.


265




Per cambiare il tipo o le dimensioni dei caratteri fare click su

Formato/Carattere oppure su Carattere del menu di scelta rapida

che si apre cliccando col destro del mouse sul testo. Si apre la

solita finestra di dialogo in cui si può scegliere il font, le

dimensioni e altro. Per quanto riguarda il font, ricordare che la

chiarezza e la leggibilità sono fondamentali se si vuol fare arrivare

a destinazione il messaggio. Non scegliere, quindi, font poco

leggibili. Le dimensioni del carattere sono da rapportare

all'importanza del testo; i dettagli esplicativi di un titolo o un sottotitolo vanno scritti con caratteri più

piccoli perché sono meno importanti rispetto al concetto fondamentale.

1.1.2 Usare neretto, corsivo, sottolineatura, Maiuscole/Minuscole Naturalmente anche in power Point è possibile impostare uno stile di testo.

Anche se la finestra di dialogo è leggermente diversa da quella Word, presenta le stesse caratteristiche:

nella casella Stile è possibile scegliere fra normale, grassetto, corsivo e grassetto corsivo. Con le

caselle di selezione si può impostare il sottolineato. Per trasformare il testo in maiuscolo o minuscolo

occorre fare click su Formato/Maiuscole/Minuscole.. e scegliere dalla finestra di dialogo che si apre se

trasformare tutta la selezione in maiuscolo o minuscolo o normale o altro.

1.1.3 Applicare ombreggiatura, usare apici e pedici

Le caselle di selezione della finestra di dialogo Carattere

permettono di scegliere altri tipi di effetti:

Per esempio il testo può apparire in rilievo oppure

ombreggiato. Due effetti molto utili nelle formule chimiche

o matematiche sono l'apice e il pedice. L'apice è un carattere in alto a destra della parola (p.e. una

potenza) e il pedice è un carattere in basso a destra della parola (p.e. H2O). L'effetto apice si può

dimensionare a piacere impostando la variazione percentuale rispetto alla grandezza del testo base.

1.1.4 Usare caratteri di differenti colori


266




Infine dalla finestra di dialogo si può scegliere il

colore del testo:

Facendo click su Colore e poi su Altri colori si

apre la finestra Colore da cui si può scegliere fra

un gran numero di colori dipendente dalla scheda

video.

La stessa cosa si può fare selezionando il testo e

facendo click sul pulsante Colore carattere (

) della barra di Disegno. Se tale barra non fosse

visibile, si può visualizzarla da Visualizza/Barre

degli strumenti.

1.1.5 Centrare il testo o allinearlo

Oltre al carattere si può formattare anche il paragrafo. Anche in questo caso si può formattare tutta la

casella contemporaneamente selezionandola senza essere in modalità modifica (non deve comparire il

cursore a I lampeggiante), oppure ogni paragrafo del testo separatamente posizionando il cursore a I

(perciò bisogna essere in modalità modifica) all'interno del paragrafo desiderato e applicando la

formattazione.

Sulla barra degli strumenti standard sono presenti i pulsanti di allineamento del testo ( ).

Altri pulsanti possono essere aggiunti secondo quanto detto nella prima sezione. In alternativa si può far click su Formato.

L'allineamento del testo, al solito, può essere a sinistra, a destra, centrato e giustificato.

1.1.6 Modificare l'interlinea

Dall'elenco del menu Formato si può scegliere anche Interlinea per stabilire la distanza fra una riga e

l'altra. Cliccando su interlinea appare la finestra di dialogo Interlinea...


267



SISTEMI D

I ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Si può scegliere l'interlinea fra le righe del paragrafo e la distanza prima e

dopo del paragrafo. La misura dell'interlinea può essere scelta nella casella

accanto ai valori e può essere in righe o in punti carattere. Per esempio 12

punti significa una distanza pari a un carattere 12, 24 punti sarà il doppio.

In genere in una diapositiva la grandezza dei caratteri è maggiore che non in

word, perché le diapositive vanno proiettate e quindi i caratteri devono

essere grandi per attirare l'attenzione. Per questo motivo l'interlinea può

essere anche minore di una riga per non disperdere il testo. Impostata

l'interlinea, l'effetto può essere controllato mediante il pulsante Anteprima.

1.1.7 Usare gli elenchi puntati e numerati

Un formato paragrafo particolarmente importante in Power Point è l'elenco puntato o numerato, in

quanto molto spesso si ha necessità di presentare serie di alternative o liste, anzi in una buona

presentazione non dovrebbero esserci testi lunghi, ma solo spot che fissino le idee portanti.

Dall'elenco menu Formato si fa click su Elenchi puntati e numerati.. e si apre la finestra di dialogo

La finestra di dialogo che si apre è leggermente diversa da quella di Word. Al solito è possibile

scegliere in ciascuna delle due schede o un segno per l'elenco puntato oppure numeri e lettere per un

elenco numerato.

I pulsanti posti in basso nella scheda permettono innanzi tutto di scegliere, oltre ai simboli standard di

punti per i quali si può scegliere il colore col pulsante Colore, fra un'immagine o un carattere.

Se si fa click su Immagine si apre una finestra da cui si può scegliere un'immagine da un archivio di

clipart, oppure, cliccando sul pulsante Importa clipart, importare un'immagine qualunque, che può

essere aggiunta all'archivio.

Se si fa click su Carattere si può, invece, scegliere un carattere come punti elenco o un simbolo. Si apre

la finestra di dialogo Punto elenco da cui si può scegliere il font e il carattere. Scelto il tipo di punti elenco, sia esso carattere o immagine, si può stabilire, mediante la casella

Dimensione, la grandezza del punto elenco espressa in percentuale del testo puntato. Il risultato può

essere questo:


268




1.2 Modificare il riquadro di testo

1.2.1 Modificare le dimensioni del riquadro di testo e spostarlo

Formattato il testo all'interno della casella, si può ridimensionare la casella in modo da disporre il testo

all'interno nel modo più conveniente.

Il testo, all'interno della casella, si dispone a seconda della dimensione adattandosi alla

larghezza e dimensionando automaticamente la lunghezza. Se il testo non è contenuto tutto per

lunghezza e sporge fuori dalla diapositiva, non viene continuato nella diapositiva seguente, ma viene

troncato. In questo caso occorre rimpicciolire il testo scegliendo un carattere più piccolo.

Il ridimensionamento della casella avviene al solito trascinando le maniglie laterali o d'angolo, quando

il cursore del mouse assume la forma a doppia freccia.

Per spostare la casella all'interno della diapositiva occorre posizionarsi col puntatore del mouse su un

bordo. Il cursore assume la forma a freccia quadrupla, indicando che si può trascinare. Per spostare,

invece, una casella da una diapositiva ad un'altra occorre usare le varie modalità del Taglia Incolla.

1.2.2 Definire spessore, stile e colore di un riquadro

Una volta posizionata la casella si può farne risaltare l'importanza aggiungendo bordi e sfondi, ombre

etc.. Il miglior modo per impostare le caratteristiche della casella è quello di cliccare sulla voce di


269




menu Formato/Casella di testo.. oppure cliccando col destro del mouse sulla casella e scegliere

Formato Casella di testo.. dal menu di scelta rapida. In ogni caso si apre la finestra di dialogo Formato

casella di testo, la quale è costituita da diverse schede.

Innanzi tutto la scheda Colori e linee permette di scegliere un colore di sfondo e un tipo di linea e il

suo colore per il contorno. Cliccando su Colore della zona Riempimento si accede a diverse finestre di

dialogo in cui si può scegliere un colore, una trama e degli effetti di sfumatura per lo sfondo. Nella

zona Linea si può scegliere il tipo di linea, lo spessore e il tratteggio.

Nella scheda Casella di testo è possibile impostare la posizione del testo all'interno della casella, p.e.

al centro, in alto o in basso, i margini, cioè la distanza del testo dai margini della casella, e con le

caselle di selezione se adattare la casella al testo o lasciarla grande a piacere, se il testo deve andare a

capo automaticamente o no, e infine se il testo deve essere ruotato di 90° o meno. E' presente il

pulsante Anteprima che permette di vedere l'effetto delle scelte senza uscire dalla finestra di dialogo.

Nella scheda Dimensioni interessante, oltre alle possibilità di dimensionamento della casella, è la

possibilità di ruotare la casella di un angolo a piacere, per dare un certo movimento alla diapositiva.

La scheda Posizione, infine, permette di posizionare esattamente la casella all'interno della

diapositiva.

La maggior parte degli effetti visti possono essere applicati anche mediante la barra degli strumenti

Disegno, che esamineremo in dettaglio nella sezione seguente e nella quale sono presenti pulsanti che

permettono di dare ombre o effetti tridimensionali alla casella.

2.0 Grafici e diagrammi

2.1 Disegnare oggetti

Le diapositive di PowerPoint possono contenere due tipi principali di oggetti grafici: gli oggetti

disegno e le immagini. Gli oggetti disegno includono le forme, le curve, le linee, le figure a mano


270




libera e le Wordart e possono essere modificati e decorati con colori, motivi, bordi e altri effetti

utilizzando la barra degli strumenti Disegno, del tutto simile a quella di Word.

Con l'aiuto di tale barra si possono realizzare disegni anche molto complessi. Dal menu Inserisci si

possono inserire in una diapositiva sia le immagini che altri oggetti, come si vedrà in seguito.

Parliamo innanzi tutto del disegno. Se la barra degli strumenti non fosse visibile, si può visualizzarla

cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Disegno.

Sostando col mouse per qualche istante sui pulsanti appare il fumetto che ne spiega la funzione.

Ricordiamo ancora che la barra può essere personalizzata, aggiungendo o eliminando pulsanti,

cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza.. e scegliendo dalla finestra di dialogo la

categoria e, infine, trascinando i pulsanti dentro o fuori dalla barra del disegno.

2.1.1 Usare differenti stili di linee

Il pulsante Linea ( ) permette di disegnare sulla diapositiva linee rette. Cliccare sul pulsante per

attivarlo, puntare nel punto desiderato sulla diapositiva e trascinare fino a ottenere la linea desiderata.

Rilasciare il pulsante e la linea verrà disegnata.

Oltre alle linee rette è possibile disegnare linee spezzate e a mano libera. Per far ciò fare click sul

pulsante Forme e quindi scegliere Linee dal menu.

Per disegnare linee spezzate selezionare il pulsante Figura a mano libera ( ) e poi fare click

consecutivamente nei vari punti; per terminare la spezzata fare doppio click nell'ultimo punto oppure

premere ESC. Se la spezzata viene chiusa, può essere riempita con trame, colori ed effetti.

Disegnata la linea, si possono cambiare gli attributi, come spessore, colore etc., cliccando sui pulsanti

di stile ( ) con cui si può scegliere lo spessore, il tratteggio e il tipo di freccia

2.1.2 Spostare le linea di una diapositiva

In base all'impostazione predefinita, ogni volta che si disegna, ridimensiona o sposta una forma o un

altro oggetto, questo viene bloccato alle linee di una griglia invisibile. La griglia, definita da linee a

spaziatura regolare, consente di allineare gli oggetti in modo più accurato. È anche possibile allineare o

bloccare gli oggetti alle forme esistenti selezionando l'opzione Disegno/Blocca/Sulle forme. Utilizzare

ad esempio questa opzione quando si desidera disporre in pila delle forme sovrapponendole

esattamente l'una sull'altra oppure quando si desidera fare in modo che alcune linee tocchino il bordo

di un'altra forma.

Per ignorare temporaneamente le impostazioni della griglia e quindi trascinare con

continuità punto punto , premere ALT mentre si trascina o si disegna l'oggetto.

Per fare in modo che la linea venga tracciata seguendo angoli di 15 gradi dal punto d'inizio,

trascinare tenendo premuto MAIUSC.

Per estendere la linea retta in direzioni opposte a partire dal primo punto di interruzione,

trascinare tenendo premuto CTRL.

Disegnata la linea, essa può essere spostata e ridimensionata come per tutti gli oggetti di una

diapositiva. Basta selezionare la linea cliccandoci sopra e poi trascinare o ridimensionare trascinando i

quadratini di ridimensionamento.

2.1.3 Modificare il colore delle linee e degli oggetti


271




Le linee, come tutte le altre forme e oggetti, possono essere colorate

mediante i pulsanti colore ( ).

Il pulsante Riempimento, il primo dei tre, permette di dare un colore ad una zona chiusa, sia essa una forma o una linea spezzata. Cliccando su di esso si apre la tavolozza dei colori; in questa si può

scegliere anche un effetto di riempimento sfumato a uno o due colori.

Con gli effetti di riempimento si può dare una sfumatura, una trama, un motivo o un'immagine come

sfondo all'oggetto.

Il secondo pulsante, il pulsante Colore linea, dà un colore alla linea di contorno dell'oggetto

Cliccando su Linee con motivi si apre una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere un motivo e i

colori di primo e secondo piano del motivo. Naturalmente il motivo diventa visibile se lo spessore

della linea o del contorno dell'oggetto è sufficientemente grande.

Il terzo pulsante è stato già esaminato qiando abbiamo parlato delle caselle di testo. Esso serve a dare

un colore al testo.

2.1.4 Usare varie forme geometriche

Cliccando sulla voce di menu Forme si apre un sottomenu in cui, oltre alle linee, si possono scegliere

molti tipi di forme, cioè oggetti disegno già impostati.


272




Aprendo il menu Connettori si può scegliere fra una vasta tipologia di connettori. Un connettore è una

linea retta o spezzata che collega due o più riquadri o oggetti in modo che, se viene spostato uno degli

oggetti, la linea rimane ancorata ad essi.

Quando si è scelta la forma del connettore, il cursore del mouse

diventa croce e quando si passa su un oggetto della diapositiva,

esso viene contornato con una

cornice e i punti di ancoraggio

ai lati e ai vertici. Fare click

sul primo oggetto, poi sul secondo nei punti che si

desidera collegare.

I connettori risultano utili per costruire diagrammi di flusso e

organigrammi.

La voce Forme permette di scegliere fra diverse forme,

alle quali è possibile applicare colori ed effetti come per tutti

gli altri oggetti.

Poichè per tutti gli oggetti si può applicare un collegamento ipertestuale con un click del mouse, tali forme possono essere utili per navigare fra le diapositive o

collegarsi alla rete internet.

La voce Frecce contiene diverse forme di frecce a una o più punte e di diversa forma.

La voce Diagrammi di flusso contiene diverse forme simboliche che si usano nel disegno dei

diagrammi di flusso. Unendo queste forme con i connettori è possibile costruire diagrammi anche

complessi e modificarli con facilità.

La voce Stelle e decorazioni contiene diverse forme di stella a più punte.

La voce Callout contiene diverse forme di fumetti nei quali è possibile inserire un testo da collegare a

un oggetto o per creare delle vere strisce.

Il testo all'interno del callout può essere formattato a piacimento. Se si è sbagliata forma del callout, o

dell'oggetto che si è disegnato, si può sempre cambiare dal menu Disegno/Trasforma Oggetto

Selezionato.

La voce Pulsanti di azione contiene diverse forme di pulsante

relative ad azioni che si possono compiere cliccando col mouse

o passandoci sopra.

Per disegnare un pulsante, sceglierlo dall'elenco cliccandoci

sopra e poi disegnarlo sulla diapositiva trascinando fino alla

grandezza desiderata. Quando si rilascia il pulsante del mouse si apre una finestra di dialogo in cui è

possibile configurare l'azione al click del mouse o al passaggio, come passare ad un'altra diapositiva,

eseguire una macro o un programma etc., contemporaneamente si può attivare un suono.

Con la voce Altre Forme è possibile caricare da file una clipart o un'immagine .wmf creata

precedentemente o presente in archivio.


273




2.1.5 Ruotare o traslare un oggetto

L'oggetto disegnato può, naturalmente, essere spostato a piacimento semplicemente agganciandolo e

trascinandolo in una nuova posizione. Alla fine dello spostamento, rilasciare il pulsante del mouse.

L'oggetto può essere anche ruotato. Sulla barra del Disegno è presente il pulsante Rotazione ( );

cliccando su di esso il cursore si trasforma nell'immagine del pulsante e intorno all'oggetto selezionato

compaiono i punti di aggancio per la rotazione. Per ruotare l'oggetto, basta agganciare un punto e

trascinare il mouse fino alla rotazione desiderata. Per terminare cliccare in punto qualunque della

diapositiva oppure premere ESC.

Oltre che ruotare, un oggetto si può anche ribaltare. Cliccando su Disegno/Ruota e capovolgi, si apre

un sottomenu con le voci necessarie per compiere capovolgimento orizzontale o verticale, rotazione di

90° a destra o a sinistra oltre alla rotazione generica vista prima.

2.1.6 Modificare gli attributi di un disegno

Terminato il disegno si potrebbe non essere soddisfatti del lavoro. E' sempre possibile modificare gli

attributi del disegno. Ciò può essere fatto direttamente coi pulsanti colori e linee della barra del

disegno dopo aver selezionato l'oggetto cliccandoci sopra. Cliccando su Disegno/Trasforma oggetto

selezionato si può modificare la forma dell'oggetto.

Altri attributi si possono modificare cliccando su Formato/Forme.. oppure cliccando col destro del

mouse e scegliendo Formato Forme.. dal menu di scelta rapida. In entrambi i casi si apre la finestra di

dialogo Formato Forme:

in essa fra gli altri attributi, si può impostare anche la trasparenza in modo che si possa vedere al di

sotto.

2.1.7 Applicare l'ombreggiatura a un disegno


274



S

ISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Per aumentare l'effetto tridimensionale dell'oggetto disegnato, si può

applicare anche un'ombra, oppure dare un effetto a tre dimensioni

mediante i pulsanti ombre e 3D ( ).

Cliccando sul pulsante Ombreggiatura si apre il menu delle ombre:

dare un colore diverso all'ombra.

Scelto il tipo di ombra da applicare si può cliccare su Impostazione ombreggiatura. Si apre la barra

dell'ombreggiatura mediante la quale, cliccando ripetutamente su un

pulsante si può regolare la profondità. Con l'ultimo pulsante si può

L'effetto 3D dà un aspetto solido all'oggetto. Anche in questo caso si può scegliere il tipo di effetto

dall'elenco e poi regolare la direzione della luce, il tipo di proiezione etc. mediante la barra 3d:

2.2 Creare un organigramma

Un organigramma è una struttura ad albero, in cui vengono messe in evidenza le relazioni e le

dipendenze delle varie parti costituenti una realtà. Per esempio, in un'azienda, l'organigramma può

rappresentare le relazioni e le dipendenze fra i vari reparti, con i nomi dei dirigenti e con le funzioni.

Un organigramma è costituito da rettangoli o altre forme, nelle quali vengono inseriti i dati, e da linee

che li collegano. Tanto per intenderci un organigramma può essere costruito semplicemente usando

caselle di testo e Collegamenti.

Power Point, dato l'uso frequente che di esso si fa, mette a disposizione una guida automatica, un vero

e proprio programma, per la costruzione di un organigramma.

2.2.1 Creare un organigramma

Cliccando su Inserisci/Immagine/Organigramma si avvia il programma che consente di creare

l'organigramma. Il programma è indipendente e permette di creare un file che si può salvare e

utilizzare come oggetto Organization Chart. In altri termini si possono creare diversi organigrammi e

inserirli, come vedremo dopo, come oggetto.


275




Nella finestra Organization Chart è presente la solita barra del menu, mediante la quale è possibile

aprire, salvare, creare un file e scegliere tipo, stile, colori, linee etc.

Oltre alla barra del menu è presente la barra degli oggetti e del disegno

Cliccando su un pulsante si possono aggiungere all'organigramma degli altri rettangoli collegandoli

direttamente a quelli esistenti.

Cliccando col destro del mouse su un riquadro si apre un menu di scelta rapida col quale si possono

cambiare alcuni attributi.

Cliccando all'interno di un riquadro si può cambiare o scrivere il testo, il quale può essere formattato

mediante la voce di menu Testo.

I riquadri possono essere spostati, semplicemente trascinandoli sopra un altro riquadro; in questo modo

si sposta anche il collegamento; a seconda della forma che assume il cursore passandolo sopra al

riquadro, si può collegare in parallelo o in dipendenza.

Per ogni ulteriore spiegazione ricordarsi che la Guida in linea, a cui si accede premendo F1, fornisce

tutti i chiarimenti di cui si ha bisogno.

Creato l'organigramma si può tornare a Power Point ed esso viene inserito nella diapositiva, oppure si

può salvare come file.

2.2.2 Modificare la struttura di un organigramma

Per modificare un organigramma, selezionarlo e cliccare su Modifica/Oggetto Organigramma. Si apre

un sottomenu con due voci.

La voce Converti.. permette di convertire il file in un'altra edizione di Organization Chart, mentre la

voce Modifica apre il programma nel quale il file può essere modificato a piacere e salvato.

2.2.3 Creare differenti tipi di diagrammi

Anche in Power Point, come in Excel e in Word, è possibile creare diagrammi, o meglio grafici, di

diverse forme. Essi sono oggetti prodotti da una applicazione, come Microsoft Graph 2000 o Microsoft

Excel, che viene avviata automaticamente quando si clicca su Inserisci/Grafico oppure sul pulsante

Inserisci grafico della barra degli strumenti standard.

All'avvio del programma viene proposta la tabella dei dati e il tipo di grafico a istogrammi, che

possono essere modificati a piacimento, inserendo altre serie di dati, modificando quelle esistenti e

formattando il grafico disegnato.


276




Prima di tutto occorre inserire i dati nella tabella che è del tutto simile a un foglio Excel. Man mano

che vengono inserirti i dati il grafico si modifica. Quando si è terminato basta fare click sulla

diapositiva e scompare la tabella.

Per modificare il grafico nei suoi elementi fare doppio click su di esso. Il grafico rimane contornato da

una linea spessa che indica che è aperto in modalità Modifica.

La barra del menu si adegua alle esigenze di impostazioni del grafico e compaiono altre voci di menu,

mediante le quali si possono eseguire le diverse operazioni di formattazione.

Per modificare i vari elementi si può fare click col destro del mouse sull'elemento. Si apre un menu di

scelta rapida, diverso per ciascun elemento, dal quale si può procedere alla modifica. Ad esempio

cliccando sugli istogrammi si può modificare il tipo di grafico, cliccando sulla griglia si può

modificare la griglia. Allo stesso modo si possono impostare le legende, i colori dello sfondo e tutto

ciò che è necessario per dare al grafico un aspetto professionale.

Sulla barra del menu compaiono, in particolare, due pulsanti, Dati e Grafico. Cliccando sul primo si

può scambiare le serie fra righe e colonne della tabella; cliccando, invece, su grafico si può scegliere il

tipo di grafico e altro.

2.3 Immagini e altri oggetti

2.3.1 Importare immagini da altri file

La voce di menu Inserisci permette di inserire in una diapositiva molti tipi di oggetti. E' conveniente,

per esercizio, provare tutte le voci di menu per rendersi conto delle possibilità che si hanno di rendere

efficace una diapositiva.


277




Cliccando su Inserisci/Immagine si apre il menu a discesa da cui si può inserire una clipart o

un'immagine da un file esistente, forme o un organigramma o un WordArt, un'immagine direttamente

da scanner o una tabella Word.

In ogni caso si apre una finestra mediante la quale è possibile configurare le azioni per inserire

l'oggetto.

Per esempio se si clicca su Immagine da scanner, si apre l'interfaccia di acquisizione da scanner, se

questo è collegato al computer. Se si clicca su Da file.. si apre la solita finestra per la ricerca del file

immagine. L'immagine scelta apparirà sulla diapositiva. Contemporaneamente si apre la barra degli

strumenti Immagine. Se ciò non avvenisse, si può sempre aprire da Visualizza/Barre degli

strumenti/Immagine, che permette di tagliarla, aumentare o diminuire contrasto e luminosità etc., come

visto in altra parte di questo modulo.

2.3.2 Cambiare le dimensioni di un'immagine e spostarla

Passando il cursore del mouse sull'immagine selezionata, esso acquista la forma a freccia quadrupla

che suggerisce che si può trascinare per spostarla in altra parte della diapositiva. Ricordare che,

tenendo premuto il tasto ALT si sgancia lo spostamento dalla griglia per permettere un posizionamento

più accurato.

Le maniglie intorno all'immagine, ai lati e agli angoli, servono per ridimensionare l'immagine

rispettandone le proporzioni (trascinando dagli angoli) o deformandola (trascinando dai lati).

Cliccando col destro del mouse all'interno dell'immagine, si apre un menu di scelta rapida, mediante il

quale si possono configurare diverse e importanti azioni, come si vedrà in seguito. Facendo click su

Formato immagine si apre una finestra di dialogo, mediante la quale è possibile impostare alcuni

elementi, come posizione e grandezza, colori, bordi etc. Ricordare che molte di queste operazioni

possono essere fatte direttamente mediante i pulsanti della barra del disegno.

2.3.3 Importare altri oggetti

Aprendo il menu Inserisci si vede che, oltre ad immagini, si possono importare e inserire nella

diapositiva grafici, tabelle e altri oggetti.

Cliccando su grafici, come già detto e visto prima, si apre la procedura per la creazione di un grafico

mediante Microsoft Graph 2000.

Cliccando, invece, su Tabella, si attiva la procedura automatica per creare una tabella. Si apre una

finestra di dialogo in cui si richiede di specificare il numero di righe e di colonne. Ciò fatto viene

disegnata la tabella, in cui inserire i dati. Naturalmente, come in word, si può visualizzare la barra

degli strumenti Tabella e Bordi da menu Visualizza/Barre degli strumenti. Con essa è possibile

modificare a piacere la tabella, inserendo e togliendo righe e colonne, colorando lo sfondo e

formattando il testo.

Cliccando su Oggetto.., così come avviene in tutte le altre applicazioni Office, si ha la possibilità di

inserire un oggetto, cioè un file creato e modificabile con altra applicazione, per esempio un foglio

Excel, un documento Word, un'immagine Photo Editor, un suono o un video etc..

Al click del mouse, vengono cercate le applicazioni installate e compare l'elenco degli oggetti

inseribili.


278




L'oggetto può essere creato mediante l'applicazione, che si apre quando si clicca su un oggetto dell'elenco, oppure può essere inserito da un file esistente, se si selezione Crea da file. In basso

compare una spiegazione sulla funzione dell'oggetto scelto.

Ad esempio se si inserisce un foglio di lavoro Excel, appare il foglio, che può essere modificato a

piacimento secondo le regole Excel, usando formule, riferimenti etc. Appare la barra degli strumenti

propria dell'oggetto inserito, che permette di modificarlo. Finite le modifiche si può uscire cliccando

fuori dall'area dell'oggetto; scompare anche la barra di modifica dell'oggetto. Per ritornare in modalità

modifica occorre cliccare due volte sull'oggetto, mentre cliccando una volta sola, l'ggetto viene

selezionato per le operazioni di spostamento o di copia e incolla.

2.3.4 Copiare un oggetto importato nel documento principale

L'oggetto inserito può, naturalmente essere esportato in un'altra applicazione o nell'applicazione che

l'ha creato con la tecnica del copia e incolla. Rimane però sempre un oggetto indipendente inserito

nell'applicazione. Se copiamo l'oggetto Foglio di lavoro Excel, creato all'interno di Power Point, in un

foglio di lavoro Excel all'interno dell'applicazione, il foglio copiato, pur rimanendo modificabile

cliccandoci due volte sopra, rimane come oggetto inserito nel foglio attivo e non come un nuovo foglio

di lavoro.

2.3.5 Aggiungere effetti ai bordi di un oggetto

L'oggetto inserito è una parte della diapositiva, che può essere abbellita aggiungendo ad essa effetti e

bordi.

Al solito, dopo aver selezionato l'oggetto cliccandoci sopra, si può cliccare col destro del mouse e poi

su Formato oggetto.. del menu di scelta rapida che si apre, oppure usare direttamente i pulsanti della

barra degli strumenti Disegno.

Vedremo in seguito che si possono aggiungere anche effetti di movimento e di collegamento

ipertestuale a tutti gli elementi della diapositiva.

279






Parte terza

1.0 Stampa e distribuzione

1.1 Impostazione delle diapositive

1.1.1 Selezionare un formato d'uscita appropriato per la

presentazione: lavagna luminosa, volantino etc.

1.1.2 Cambiare l'orientazione delle diapositive: orizzontale o

verticale 1.2 Preparazione per la distribuzione

1.2.1 Aggiungere note per chi presenta le diapositive

1.2.2 Numerare le diapositive

1.2.3 Usare uno strumento di controllo ortografico

1.3 Stampa

1.3.1 Visualizzare in anteprima il documento

1.3.2 Cambiare la visualizzazione: diapositiva singola, sequenza,

note

1.3.3 Stampare le diapositive in varie viste e formati d'uscita 2.0 Effetti speciali

2.1 Animazioni

2.1.1 Aggiungere alle diapositive delle animazioni di repertorio

2.1.2 Modificare le animazioni predefinite

2.2 Suoni

2.2.1 Usare effetti sonori

2.3 Dissolvenze

2.3.1 Aggiungere effetti di dissolvenza 3.0 Supporti operativi

3.1 Fare una presentazione

3.1.1 Iniziare una presentazione da una qualsiasi diapositiva

3.1.2 Usare strumenti di navigazione sullo schermo

3.1.3 Nascondere delle diapositive

1.0 Stampa e distribuzione

Una volta completate le diapositive, per così dire statiche, si può pensare già alla stampa e alla

distribuzione del documento senza l'uso del computer. Il documento può essere stampato oppure

trasformato in diapositive da 35 mm da proiettare col proiettore. E' chiaro che in questi casi sono inutili

effetti di animazione o sonori, in quanto non riproducibili. Il modo più interessante di presentare il

documento è di proiettarlo con videoproiettore mediante il computer. In questo caso sono possibili

molti effetti, sonori, di animazione, interattivi, dimostrativi e di navigazione, che rendono la

presentazione senza dubbio molto più interessante, oltre che efficace. Ci occuperemo ora della

diffusione del documento via stampa. Nelle prossime sezioni saranno esaminati effetti diversi con cui

arricchire la presentazione via computer.

1.1 Impostazione delle diapositive

1.1.1 Selezionare un formato d'uscita appropriato per la presentazione: lavagna luminosa,

volantino etc.

I modi per distribuire, e quindi presentare, il documento in modo statico possono essere diversi:

280





come lucidi per lavagna luminosa

come volantino

come diapositiva 35 mm destinata alla proiezione su schermo

come stampa su formati diversi

E' bene avere chiara fin dall'inizio la destinazione del documento, poiché, in questo modo, si possono

sfruttare meglio gli spazi della diapositiva. Per esempio, se è previsto di distribuire il documento in

stampa formato A4 (foglio 21x29 cm circa) lo spazio disponibile è diverso che se il documento è

destinato alla proiezione o visualizzazione con computer in cui lo schermo. D'altro canto se si deve

fare un volantino o una locandina di formato grande, è evidente che all'interno possiamo posizionare

molto più testo.

Tuttavia, se la presentazione è complessa, non bisogna trascurare di prevedere una presentazione con

computer animata, anche se nell'immediato essa deve essere solo stampata.

Per impostare il formato della diapositiva fare click su File/Imposta pagina.., si apre la finestra di

dialogo Imposta pagina:

Nella casella combinata Formato diapositiva si può scegliere la destinazione del documento:

A Presentazione su schermo corrisponde un formato 24x18 cm, a Lettera USA corrisponde un formato

21,6x27,9 cm, a Formato A4 corrisponde il formato standard 21x29,7 cm, a Diapositiva 35 mm

corrisponde un formato 35x27 mm, a Lucidi corrisponde il formato Lettera USA 31,6x27,9 cm, a

Striscione corrisponde un formato 2,4x19,2 cm e infine a Personalizzato corrisponde un formato a

piacere. Notare che selezionando uno dei formati, nelle caselle delle dimensioni in basso vengono

visualizzate le dimensioni proporzionali con cui le diapositiva verranno visualizzate sullo schermo. E'

in fase di stampa che le dimensioni vengono riportate a quelle standard oppure ridotte

proporzionalmente per adattarle alla pagina.

1.1.2 Cambiare l'orientazione delle diapositive: orizzontale o verticale

Accanto alla casella combinata della finestra di dialogo Imposta pagina si può scegliere l'orientamento

verticale o orizzontale sia della diapositiva che delle note. Si potrà scegliere se stampare sullo stesso

foglio o in fogli diversi diapositiva e note, nella finestra di dialogo Stampa, come vedremo in seguito.

1.2 Preparazione per la distribuzione

1.2.1 Aggiungere note per chi presenta le diapositive

L'inserimento di note in una presentazione può essere molto utile, se non indispensabile, perché il

lavoro risulti chiaro non solo a chi utilizzasse presentazione, ma allo stesso autore. Infatti i dettagli e i

riferimenti si dimenticano facilmente; inoltre nelle note si possono riportare suggerimenti utili.

Inserire note, lunghe quanto si vuole, e formattate come si vuole, è molto semplice.


281



tico- [email protected]


Nella Visualizzazione Normale dell'interfaccia di Power Point, il riquadro in basso a destra è riservato

alle note relative alla diapositiva corrente. Basta cliccare nel riquadro e appare il cursore a I che indica

l'inserimento del testo.

Al testo scritto si possono applicare alcuni elementi di formattazione, sia di paragrafo che di carattere,

l'essenziale per rendere chiaro il testo.

1.2.2 Numerare le diapositive

In basso nella finestra di dialogo Imposta pagina vi è la casella Numero di diapositive da.. in cui si può

inserire l'inizio della numerazione delle diapositive, nel caso occorre seguire la numerazione di una

presentazione precedente o occorra inserire le diapositive in un documento word.

1.2.3 Usare uno strumento di controllo ortografico

Scritti tutti i testi sia delle diapositive che delle note, si può procedere ad un controllo ortografico

premendo il tasto funzione F7 oppure attivandolo da Strumenti/Controllo ortografico.

Si apre una finestra di dialogo in cui viene evidenziato il termine ritenuto errato o non conosciuto e i

suggerimenti per la correzione. A destra sono presenti i pulsanti necessari a effettuare le sostituzioni e

a continuare nella correzione.

1.3 Stampa

1.3.1 Visualizzare in anteprima il documento

La stampa di una presentazione è diversa dalla stampa di un documento word o di un foglio Excel, in

quanto le diapositive, in genere, sono ricche di colori e di sfondi e risultano più grafiche che testuali.

Inoltre la struttura e le note possono essere stampate sullo stesso foglio o a parte.

Ciò implica una possibilità di molteplici arrangiamenti oltre alla possibilità di inserire nel foglio

intestazioni e piè di pagina diversi da quelli presenti nella diapositiva.

La diapositiva può essere stampata anche in sfumature di grigio al posto dei colori, o addirittura in

bianco e nero. Ciò allo scopo di risparmiare nella stampa, laddove non siano necessari i colori, per

esempio quando la stampa serve solo come promemoria.

Se si fa click su Visualizza/Schema appare l'elenco degli schemi che si possono stampare e modificare:

Schema diapositiva Permette di controllare determinate caratteristiche

del testo, quali il tipo, la dimensione e il colore del

carattere, lo sfondo o gli effetti speciali applicati.


282

Michele Tomasicchio -Bioinforma


SISTEMI DI E

LABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Quando si vuole modificare l'aspetto di tutte le diapositive, non è

necessario intervenire in ogni singola diapositiva: se si seleziona

Visualizza/Schema diapositiva e si ritocca una slide, le modifiche saranno

applicate automaticamente a tutte le diapositive della presentazione. Lo

stesso avviene se si deve inserire su ogni diapositiva un'immagine o un

testo particolare, per esempio il nome o il logo della società. Selezionando

Visualizza/Schema diapositiva appare un'immagine come quella mostrata

dalla figura, in cui sono evidenziati una serie di segnaposti che indicano

l'area titolo del layout automatico, l'area oggetto del layout automatico e

un'area per le informazioni da inserire come piè di pagina, quali la data,

l'ora e il numero di diapositiva.

Fare clic nel punto in cui si vuole inserire l'oggetto e selezionare la voce relativa del menu Inserisci:

per esempio, per inserire il nome della società, selezionate Inserisci/Casella di testo e digitate il

vostro testo, quindi fate di nuovo clic. Il testo sarà inserito in tutte le diapositive, nella stessa posizione

in cui si trova sullo Schema diapositiva, come potrete verificare selezionando Visualizza/Sequenza

diapositive

Attenzione! Non digitare nei segnaposti di testo dello schema diapositiva. I segna posti, infatti, permettono soltanto di controllare la formattazione del testo, non i contenuti. Per aggiungere del nuovo

testo è necessario inserire una casella di testo.

Lo Schema titolo, invece, disponibile selezionando Visualizza/Schema titolo, permette di controllare

solo le diapositive che utilizzano il layout Diapositiva titolo. Se volete che le diapositive titolo abbiano

un aspetto diverso dalle altre diapositive della presentazione, per esempio una formattazione che metta

in maggior risalto il testo, potete modificarle rapidamente lavorando con lo Schema titolo.Fare click

nel segnaposto del titolo (che conterrà la voce "fare clic per modificare lo stile del titolo dello

schema"), definire i nuovi attributi di formattazione utilizzando il comando Carattere del menu di

scelta rapida e le modifiche saranno applicate a tutte le diapositive impostate come diapositive titolo.

Schema Stampati permette di organizzare sul foglio i vari elementi e inserire una Intestazione e Piè di

pagina relativi al foglio. A seconda dell'impostazione dell'orientazione del foglio scelto nella finestra

di dialogo Stampa (orizzontale o verticale) e numero di diapositive da disporre sulfoglio, nello schema

appare la disposizione delle diapositive oltre alle caselle contenenti informazioni. Anche in questa

visualizzazione si possono inserire oggetti che verranno stampati in ogni foglio.


L'ultimo schema e lo Schema Note. Cliccando su questa voce appare lo schema:

283




Al solito, l'orientazione della pagina (orizzontale o verticale) può essere scelta dalla finestra di dialogo

Imposta pagina attivabile cliccando su File/Imposta pagina. Anche in questo schema si può modificare

la formattazione e inserire oggetti che verranno stampati in ogni foglio.

Per vedere l'anteprima della diapositiva in grigio o in bianco

e nero occorre fare click sul pulsante Anteprima gradazione

di grigio ( ) della barra degli strumenti standard (se non

fosse visibile si può sempre inserire cliccando su

Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza e trascinando

il pulsante sulla barra). In alternativa si può cliccare sulla

voce di menu Visualizza/Bianco e nero. La diapositiva

apparirà in sfumature di grigio. Se mentre si clicca si tiene

premuto il tasto MAIUSCOLE la diapositiva appare in

bianco e nero.

Contemporaneamente si attiva (se presente sulla barra degli

strumenti standard. Se ciò non fosse si può inserirlo con le modalità dette prima) il pulsante Modalità

Bianco e Nero ( ). Cliccando su di esso si apre il menu a discesa mediante il quale si ha la

possibilità di scegliere fra molte alternative.

1.3.2 Cambiare la visualizzazione: diapositiva singola, sequenza, note La visualizzazione degli schemi permette di controllare ciò che verrà stampato. Per poter effettuare

altre operazioni, come modifica della diapositiva, modifica dell'ordine e delle note si hanno altre

modalità di visualizzazione a cui si può accedere mediante i pulsanti posti in basso a sinistra dello

schermo o mediante le voci del menu Visualizza.

Ad esempio cliccando sul pulsante Visualizzazione Diapositive( ) oppure cliccando sul menu

Visualizza/Diapositiva (ricordare che se le voci non sono presenti in elenco si possono inserire come si fa con i pulsanti delle barre degli strumenti). In questa modalità appare una sola diapositiva che può

occupare tutto lo schermo per una maggior facilità di modifica.

Cliccando invece su Visualizza/Sequenza diapositive oppure sul pulsante Sequenza diapositive ( ).

In questo modo appare sullo schermo la sequenza delle diapositive con i numeri d'ordine e con le

impostazioni di ognuna. In questa modalità si può cambiare l'ordine delle diapositive semplicemente

trascinandole nella posizione corretta. Si possono selezionare anche più diapositive (cliccando su di

esse tenendo premuto il tasto MAIUSCOLE). Su di esse si possono fare tutte le operazioni di

trascinamento e modifica.

Infine cliccando sul menu Visualizza/Pagina Note (non è disponibile il relativo pulsante) viene

mostrata la diapositiva con il campo note nel quale si possono effettuare tutte le modifiche necessarie.

Completate tutte le operazioni sui vari schemi si può procedere alla stampa.

1.3.3 Stampare le diapositive in varie viste e formati d'uscita

Cliccando su File/Stampa.. appare la finestra di dialogo Stampa.


284




Innanzi tutto scegliamo dal riquadro Stampa di: che cosa stampare. L'opzione Diapositive permette di

stampare una diapositiva per pagina.

Se si seleziona Stampati è possibile creare degli stampati conformi allo schema Stampati visto prima.

Per creare gli stampati selezionare questa opzione e indicate il numero di diapositive da stampare in

ogni pagina nel riquadro stampati (apparirà un'anteprima che visualizza la disposizione delle

diapositive sul foglio), quindi fate clic nelle caselle di controllo situate nella parte inferiore della

finestra per indicare l'aspetto delle diapositive:

Gradazioni di grigio: i colori sono convertiti in gradazioni di grigio

Solo bianco e nero: le immagini sono stampate in bianco e nero, senza gradazioni di grigio.

Adatta alla pagina: aumenta o riduce le dimensioni per adattarle al formato della pagina

Cornice diapositive: traccia una linea sottile attorno ai bordi delle diapositive.

Se si vuole stampare anche le note inserite nelle diapositive scegliere Pagina note. PowerPoint

stampa una copia delle diapositive nella parte superiore della pagina e le note del relatore nella parte

inferiore secondo lo schema visto nei paragrafi precedenti


285




Se invece serve una stampa che mostri la struttura della presentazione, così come appare nel riquadro

struttura della finestra di lavoro, selezionate Visualizzazione struttura.

È possibile stampare soltanto alcune diapositive facendo clic sull'opzione Diapositiva corrente oppure

inserendo nella casella di testo Diapositive del riquadro Intervallo di stampa i numeri delle diapositive

che si vogliono stampare.

Abbiamo visto nell'esame degli schemi che in essi si possono modificare intestazione e piè di pagina.

Per modificarli o inserirli in fase di stampa selezionare Visualizza/Intestazione e piè di pagina in

modo da aprire la finestra omonima.

La scheda Diapositiva della finestra permette di includere nelle diapositive la data e l'ora (che possono

essere aggiornate automaticamente oppure fisse, a seconda dei pulsanti di selezione esclusiva su cui si

fa click, il numero di diapositiva e un eventuale piè di pagina.

Attraverso la scheda Note e stampati, invece, è possibile aggiungere la data e l'ora, il numero di

pagina, intestazioni e piè di pagina alle pagine note e agli stampati.

Spesso le diapositive sono stampate su lucidi, che vengono poi mostrati tramite un proiettore. Per

stampare su lucidi inserite i lucidi nel vassoio della stampante predisposta a questo tipo di stampe,

quindi selezionate File/Imposta pagina: si aprirà la finestra Imposta pagina, in cui dovete selezionare

l'opzione Lucidi nella casella Formato diapositive. Se necessario, modificate i valori delle impostazioni

Larghezza, Altezza e Numero diapositive da, quindi fate clic su OK e seguite la procedura solita per

stampare.

2.0 Effetti speciali

Se la presentazione viene stampata o proiettata staticamente su uno schermo, non ha bisogno di effetti particolari per attirare l'attenzione se non quelli di rendere accattivante alla vista le parti interessanti

che devono passare nella comunicazione mediante il colore, la presenza di un'immagine, la grandezza

del testo.

Se la presentazione deve essere mostrata mediante il computer, allora può essere resa molto più

interessante e comunicativa con l'aggiunta di effetti di animazione di immagini, di testi e di diapositive

e suoni di sottofondo o esplicativi che partono a comando o automaticamente. Ne risulta alla fine un

vero e proprio filmato che può essere comandato manualmente nel suo svolgimento oppure

automaticamente senza intervento del presentatore.

Non dimenticare mai, però, di non eccedere nell'uso degli effetti, i quali potrebbero diventare

preponderanti ed eccessivi a scapito della leggibilità del documento e della efficacia della comunicazione del messaggio.

2.1 Animazioni

2.1.1 Aggiungere alle diapositive delle animazioni di repertorio

Le animazioni permettono di rendere più vivaci le diapositive, facendo sì che i

contenuti si rivelino agli occhi degli spettatori in modi insoliti e sorprendenti.

Un'animazione semplice ma di effetto, per esempio, è quella che permette di

visualizzare le voci contenute in un elenco ad intervalli prestabiliti.

PowerPoint consente di applicare ai testi delle diapositive molti effetti speciali, e di

divertirsi cercando di trovare le animazioni più gradevoli ed efficaci.

Per creare un'animazione è consigliabile lavorare nella modalità di visualizzazione

Normale. Selezionare la diapositiva e fare clic nella casella che contiene il testo a cui si

vuole applicare l'effetto, in modo che la casella di testo appaia evidenziata, quindi

visualizzare la barra degli strumenti Effetti animazione e fate clic sul pulsante

dell'effetto da applicare. In alternativa fare click su Presentazione/Animazione

preimpostata e scegliere dall'elenco.


286




Con Effetto auto il testo entra nella diapositiva da destra emettendo il suono di un auto, mentre con Effetto volo entra da sinistra con il suono di una freccia. Effetto clic fa comparire il testo dal centro

con un rumore di scatto fotografico, mentre Effetto lampeggiamento lo fa lampeggiare una volta. Se

si seleziona Effetto testo laser o Effetto testo macchina da scrivere il testo si compone una lettera

alla volta, con un rumore di laser oppure di macchina da scrivere. Con Effetto testo caduta le parole

cadono dall'alto una dopo l'altra.

Se si fa clic sul pulsante Anteprima animazione ( ) si apre una piccola finestra che mostra l'effetto

applicato.

I primi due pulsanti ( ) riguardano rispettivamente la diapositiva titolo e il testo della

diapositiva. Sono effetti preimpostati per l'animazione del titolo e del testo contenuto nella diapositiva.

E' consigliabile prendere confidenza con gli effetti di animazione provandoli. Poichè il testo può

entrare nella diapositiva per paragrafo o per riga o per carattere, ricordarsi che, se i testi entrano più

lentamente di quanto l'ascoltatore legge i messaggi, ciò può provocare un senso di noia che

compromette l'efficacia della comunicazione.

2.1.2 Modificare le animazioni predefinite

Se invece le animazioni fornite da PowerPoint non soddisfano, si possono creare delle animazioni

personali. Fare clic sul pulsante Animazione personalizzata ( ) o in alternativa fare click su

Presentazione/Animazione personalizzata..: PowerPoint apre la finestra di dialogo Animazione

personalizzata.


287




Come si vede la finestra di dialogo è costituita da diverse schede. Nella prima scheda, Ordine e

intervalli, si può decidere l'ordine di ingresso dei testi presenti e se l'animazione è automatica dopo un

certo numero di secondi o viene attivata con un click del mouse. Mediante le frecce si può modificare

l'ordine, selezionando la voce e spostando su e giù con le frecce. Si può includere o escludere

dall'animazione alcune caselle di testo selezionandole o deselezionandole spuntando le caselle di

selezione.

Nella scheda Effetti si possono scegliere gli effetti da applicare alla casella di testo selezionata.

Il riquadro Immissione animazione e suono permette scegliere fra molti effetti d'entrata del testo e un

suono che l'accompagni. Il suono può essere personalizzato utilizzando un qualunque file .wav.

Nel riquadro Immissione testo si può decidere se fare entrare il testo tutto insieme o per parole e

lettere. Nel riquadro Dopo l'animazione si può decidere cosa deve accadere al termine dell'immissione

del testo.

Le altre due schede si riferiscono a effetti applicabili a oggetti inseriti nella diapositiva. La scheda

Grafico permette di animare un grafico, mentre la scheda Impostazioni multimediali permette di

impostare elementi dell'oggetto che dipendono dal tipo di oggetto.

Invece di modificare le opzioni delle finestre di dialogo Transizione diapositive e Animazione

personalizzata, si può controllare l'animazione delle diapositive dalla visualizzazione Sequenza

diapositiva: scegliere Visualizza/Sequenza diapositive, selezionare una o più diapositive e fare clic con

il pulsante destro del mouse, quindi scegliere la voce Animazione personalizzata dal menu di scelta


288




rapida. Si aprirà un sottomenu che contiene le opzioni di animazione applicabili al testo della

diapositiva: selezionarne una e si potrà vedere l'effetto direttamente nella visualizzazione Sequenza

diapositive.

2.2 Suoni

2.2.1 Usare effetti sonori

Si è già detto nel paragrafo precedente come inserire suoni nell'animazione dei testi. Alcuni suoni sono

preimpostati, altri si possono attivare da un file presente sul computer. L'abuso di suoni preimpostati fa

scadere la qualità della presentazione e talvolta risultano sgradevoli per chi li ascolta. Se proprio si

vuole attirare l'attenzione in qualche momento, è meglio usare suoni personali, che danno, comunque,

originalità al documento.

Altri suoni sono attivabili all'ingresso della prima diapositiva o durante la transizione da una

diapositiva all'altra, il che può essere utile se la presentazione deve girare da sola sul computer, magari

a ciclo continuo come uno spot pubblicitario. Altro suono può essere attivato con un click o col

passaggio del mouse su un oggetto, per esempio se si vuol far partire una spiegazione parlata in un

momento della presentazione. Questi effetti saranno trattati nel paragrafo seguente.

2.3 Dissolvenze

2.3.1 Aggiungere effetti di dissolvenza

Le transizioni sono effetti speciali che permettono di rendere più armonioso il passaggio da una

diapositiva all'altra durante la presentazione. Ve ne sono di vari tipi: uno dei più utilizzati è l'effetto

tendina, che scopre la slide successiva facendo scorrere via orizzontalmente, verticalmente oppure in

diagonale la diapositiva corrente.

Per impostare un effetto di transizione aprire il menu Presentazione e selezionare la voce Transizione

diapositiva: PowerPoint apre la finestra di dialogo Transizione diapositiva.

Si Può scegliere un effetto dall'elenco a discesa che si trova nel riquadro Effetto (per esempio

Dissolvenza, Taglio netto, A comparsa da destra) e vederne l'anteprima nel riquadro dell'immagine.

Selezionare la velocità della transizione facendo clic sul pulsante Lento, Medio o Veloce e impostare

le modalità di passaggio da una diapositiva all'altra nel riquadro Avanzamento: per controllare


289



SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFO

RMAZIONI E COMUNICAZIONI

l'avanzamento con il mouse fare clic nella

casella Con un clic del mouse, per dire al

programma di sfogliare automaticamente

le diapositive, invece, fare clic nella

casella Automaticamente dopo e inserire il

numero di secondi nella casella di testo

sottostante.

Le opzioni presenti nell'elenco Suono,

infine, permettono di riprodurre un suono

quando appare la diapositiva: questa

opzione è da utilizzare con moderatezza,

perché può risultare stucchevole e

infastidire chi assiste alla presentazione.

Dopo aver definito tutte le impostazioni,

fate clic sul pulsante Applica per applicare

la transizione alla diapositiva corrente,

oppure sul pulsante Applica a tutte, per

utilizzarla con tutte le diapositive della

presentazione.

Anche se le transizioni non influiscono in modo rilevante sull'ingombro del file della presentazione, è

consigliabile utilizzarle in modo moderato, evitando, per esempio, di inserirne molti tipi differenti

all'interno della stessa presentazione. Le transizioni, infatti, possono aiutare a richiamare l'attenzione

su un dettaglio o su una schermata, ma un uso eccessivo può creare confusione ed essere d'ostacolo

alla leggibilità delle diapositive.

I pulsanti di azione

Di solito nelle presentazioni le diapositive sono visualizzate una dopo l'altra, secondo l'ordine

prestabilito. I pulsanti d'azione possono essere utilizzati per scorrere la presentazione in modo più

libero e flessibile, creando collegamenti per il passaggio alla prima o all'ultima diapositiva, a quella

precedente o alla successiva.

Per inserire un pulsante di azione in una diapositiva visualizzare la slide e selezionare

Presentazione/Pulsanti d'azione: si vedrà apparire un menu con diversi pulsanti.

Fare clic su uno dei pulsanti e, quando il cursore del mouse si è trasformato in una croce, posizionatevi

nel punto in cui volete inserire il pulsante. Tenendo premuto il tasto sinistro, trascinate il mouse in

modo da disegnare il pulsante, quindi rilasciatelo. Vedrete apparire la finestra di dialogo Impostazioni

azione:

Fatr clic su Effettua collegamento a e selezionare una diapositiva o altro collegamento dall'elenco a

discesa.

Per modificare le dimensioni del pulsante, selezionarlo con un clic del mouse e quindi ridimensionarlo

come si fa con una forma qualsiasi. Per mantenere inalterato il rapporto tra la larghezza e l'altezza

tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si trascina

Se dopo aver creato un pulsante di azione si vuole cambiare il collegamento a cui il pulsante conduce,

selezionare il pulsante e fare clic con il tasto destro del mouse, quindi selezionate dal menu di scelta

rapida Collegamento ipertestuale/Modifica collegamento ipertestuale per richiamare la finestra di

dialogo Impostazioni azione e modificare le opzioni.

Se invece si vuole eliminare un pulsante che si era inserito in una diapositiva, selezionarlo facendo clic

con il mouse e quindi premere il tasto CANC.


290




Se i contenuti della presentazione richiedono un collegamento tra due diapositive, un rimando a

un'altra presentazione, a un documento realizzato con un programma diverso oppure a un indirizzo

Internet, si possono utilizzare i collegamenti ipertestuali.

È possibile creare un collegamento ipertestuale a partire da qualsiasi oggetto inserito nella diapositiva:

il testo, le immagini, le forme, le tabelle ecc. Per inserire un collegamento ipertestuale selezionare

l'oggetto che deve rappresentare il collegamento e fare clic sul pulsante Collegamento ipertestuale . Si

aprirà la finestra di dialogo Inserisci collegamento ipertestuale, che permette di definire le modalità e

la destinazione del collegamento.

Il testo che rappresenta un collegamento ipertestuale appare sottolineato e di un colore coordinato con

la combinazione di colori. Dopo che si è fatto clic su un collegamento ipertestuale e si è visitata la

pagina relativa, il colore del collegamento cambia in modo da indicare i collegamenti già visualizzati. I

collegamenti ipertestuali sono attivi solo durante l'esecuzione della presentazione, non durante la fase

di creazione.

3.0 Supporti operativi

Ormai, completati tutti i dettagli della presentazione non resta che provarla. Se essa è destinata al

computer, si hanno diversi supporti per renderla interattiva e per intervenire in modo che si possano

intercalare commenti, digressioni e altro. Power Point mette a disposizione molti strumenti, che a

saperli usare adeguatamente completano degnamente il documento e lo rendono altamente

professionale.

3.1 Fare una presentazione

3.1.1 Iniziare una presentazione da una qualsiasi diapositiva

Per avviare la presentazione si può selezionare Visualizza/Presentazione o Presentazione/Visualizza

presentazione oppure premere il tasto F5. L'effetto è lo stesso: PowerPoint esegue la presentazione,

partendo dalla prima diapositiva. Se si vuol partire da una diapositiva qualunque basta posizionarsi

sulla diapositiva prescelta o in Visualizzazione normale o in Visualizzazione sequenza e cliccare sul


291




pulsante Presentazione ( ) in basso a sinistra dello schermo. In questo caso viene visualizzata la

diapositiva corrente.

Per vedere la diapositiva successiva premere il tasto FRECCIA A DESTRA o FRECCIA IN ALTO,

per tornare alla diapositiva precedente utilizzare i tasti FRECCIA A SINISTRA o FRECCIA IN

BASSO. In alternativa si può fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere le opzioni del menu

di scelta rapida.

durante la presentazione.

In questo menu si trovano anche i comandi che permettono di "saltare" da

una diapositiva all'altra della presentazione: se si seleziona la voce Vai a,

peT titolo, infatti, si può scegliere la diapositiva da visualizzare.

Il menu di scelta rapida si può aprire anche facendo clic sul pulsante

che si trova nell'angolo inferiore a sinistra della diapositiva durante la

presentazione.

Per terminare la presentazione e tornare alla visualizzazione normale

premete ESC oppure il tasto con il segno meno.

In realtà ci sono altri tasti, oltre ai tasti freccia, che permettono di spostarsi

tra le diapositive durante la presentazione. Se si fa clic sul pulsante con il

punto interrogativo che si trova nel menu di scelta rapida apparirà la

Guida presentazione, che fornisce l'elenco di pulsanti e tasti da utilizzare

Se sono state inserite delle opzioni di animazione per gli elementi della diapositiva, in modo che siano

visualizzati una alla volta (per esempio un effetto di animazione del testo) la pressione dei tasti

FRECCIA IN ALTO o FRECCIA A DESTRA, e ogni altra operazione che di solito provocherebbe il

passaggio alla diapositiva successiva, provocherà invece la visualizzazione di un nuovo elemento della

diapositive corrente. Solo dopo aver visualizzato tutti gli elementi di una diapositiva sarà possibile

passare a quella successiva.

Nel corso della presentazione si può facilmente richiamare le note che erano state inserite in una

diapositiva. Quando si arriva alla diapositiva, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionate il

comando Note del relatore dal menu di scelta rapida: apparirà la finestra Note del relatore, che mostra

il testo inserito. Si possono anche aggiungere altri commenti, semplicemente digitando il testo. Per

continuare la presentazione, fare clic sul pulsante Chiudi.

E' anche possibile prendere degli appunti relativi alla presentazione e poi raccoglierli in un documento

Word: se selezionate il comando Appunti presentazione dal menu di scelta rapida si aprirà la finestra

omonima, in cui è possibile digitare il testo.

Gli appunti possono essere trasferiti in un documento Word facendo clic sul pulsante Esporta:

selezionando questo comando si visualizza una finestra di dialogo che chiede se si desidera inviare la


292




minuta e le attività a Microsoft Word. Selezionare questa casella e fare clic sul pulsante Esporta:

viene avviato Word, che visualizza un documento contenente gli appunti. A questo punto è possibile

assegnare un nome al documento e salvarlo.

Nella finestra di dialogo Appunti presentazione si trova anche la scheda Attività, che permette di

definire un elenco di attività durante la presentazione. È necessario inserire una descrizione

dell'attività, specificare la persona a cui si intende assegnarla nella casella Assegnata a e indicare la

data entro la quale deve essere conclusa nella casella Scadenza. Tutte le attività inserite nella scheda

appariranno in una diapositiva che sarà visualizzata al termine della presentazione.

Misurare la durata della presentazione

Quando si prova la presentazione è possibile misurarne la durata, in modo da sapere esattamente

quanto tempo si impiegherà per visualizzare ogni diapositiva. Per controllare la durata della

presentazione selezionare la modalità di visualizzazione Sequenza diapositive e fare clic sul pulsante

Prova intervalli ( ) oppure scegliere il comando Presentazione/Prova intervalli. Power Point

visualizza la prima diapositiva a schermo intero e la finestra di dialogo Prova, che mostra il tempo di

permanenza della diapositiva sullo schermo e la durata totale della presentazione.

Commentare la diapositiva come si farebbe durante la presentazione reale e quindi fare clic sul

pulsante Successivo per visualizzare la diapositiva seguente.

Quando avete visualizzato l'ultima diapositiva sullo schermo appare una finestra con cui PowerPoint

comunica la durata complessiva della presentazione e chiede se si desidera registrare i nuovi intervalli

e utilizzarli per l'esecuzione della presentazione. Se si risponde sì, durante la presentazione il

programma farà avanzare automaticamente le diapositive dopo un numero di secondi corrispondente al

tempo stabilito durante la prova della presentazione e non sarà necessario premere i tasti FRECCIA

per passare alle diapositive successive. Il tempo di permanenza di ogni diapositiva sullo schermo,

inoltre, apparirà sotto ogni diapositiva in modalità di visualizzazione Sequenza.

Definire l'esposizione della presentazione

La presentazione può essere impostata in modi diversi a seconda della situazione in cui sarà eseguita,

per esempio in presenza di un relatore oppure in automatico presso uno stand.

Per definire queste opzioni selezionate il comando Presentazione/Imposta presentazione: si aprirà la

finestra di dialogo Imposta Presentazione.


293




Fare clic su uno dei pulsanti che si trovano nel riquadro Tipo presentazione per impostare le modalità

con cui si vuole eseguire la presentazione:

Con relatore (schermo intero): se si sceglie questa modalità le diapositive occupano l'intero schermo ed

e possibile spostarsi tra di esse con la tastiera o il mouse. E' l'opzione da selezionare per le

presentazioni che saranno mostrate con il commento di un relatore.

Scorrimento individuale (finestra): questa opzione permette di eseguire la presentazione all'interno di

una finestra standard con i menu e le barre degli strumenti di PowerPoint visibili. Potete spostarvi tra

le diapositive con il mouse o con la tastiera.

Presentazione continua (schermo intero): con questa opzione si può eseguire la presentazione di

diapositive a schermo intero riavviandola automaticamente dopo cinque minuti di inattività. Se si

seleziona questo pulsante, infatti, sarà selezionata automaticamente anche la casella di controllo

Effettua ciclo continuo fino a ESC. In questa modalità, però, è possibile spostarsi tra le diapositive

soltanto con il mouse: è quindi necessario inserire collegamenti ipertestuali o pulsanti di azione che

permettono di muoversi tra le diapositive.

Nel riquadro Diapositive della finestra di dialogo è possibile impostare la porzione di presentazione

che si desidera visualizzare durante l'esecuzione e la modalità di scorrimento delle diapositive. Nel

riquadro Avanzamento diapositive, infine, è possibile dire al programma se utilizzare l'avanzamento

manuale oppure quello automatico, con gli intervalli salvati durante la misurazione della durata della

presentazione.

3.1.2 Usare strumenti di navigazione sullo schermo

Se nel corso della presentazione si vuole richiamare l'attenzione del pubblico su un particolare

dettaglio delle diapositive, si può scrivere o disegnare sullo schermo: fare clic con il pulsante destro

del mouse e selezionate Opzioni puntatore/Penna. Il puntatore si trasforma in una piccola penna, che

si può trascinare per disegnare linee e forme. Quando si è terminato di utilizzare la penna premere il

tasto ESC.

I segni della penna non sono permanenti: quando si passa alla diapositiva successiva vengono

cancellati automaticamente. Se si prova a tornare alla diapositiva su cui si è disegnato, infatti, si può

notare che i segni sono stati eliminati. Se invece capita di doverli cancellare mentre si sta mostrando la

diapositiva, si può farlo facilmente: fare clic con il pulsante destro del mouse, selezionare la voce

Schermo dal menu di scelta rapida e quindi l'opzione Cancella penna.


294




Il colore predefinito della penna, che corrisponde sempre al colore del testo contenuto nella

diapositiva, può essere cambiato secondo le proprie preferenze: scegliere Opzioni Puntatore dal menu

di scelta rapida, fare clic su Colori penna e selezionare un colore dal sottomenu.

Se si vogliono tracciare linee rette, tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si trascina il mouse.

Se nel corso della presentazione avete si ha bisogno di oscurare lo schermo temporaneamente,

selezionate Schermo/Schermo nero dal menu di scelta rapida. Per tornare a visualizzare la

presentazione sarà sufficiente fare clic sullo schermo.

Si può ottenere lo schermo nero anche premendo il tasto N. Se si preme il tasto B, invece, lo schermo

diventerà bianco.

3.1.3 Nascondere delle diapositive

Se si vogliono aggiungere alla presentazione alcune diapositive da tenere come riserva nel caso avanzi

tempo durante la presentazione, si possono inserire delle diapositive nascoste.

Per nascondere una o più diapositive selezionarle in modalità Sequenza diapositive e fare clic sul

pulsante Nascondi diapositive ( ) oppure selezionare il comando Presentazione/Nascondi

diapositive. Il numero delle diapositive nascoste apparirà barrato.

Una diapositive nascosta può essere la diapositiva sommario, che contiene un elenco puntato con tutti i

titoli delle diapositive selezionate. Si può crearla rapidamente selezionando tutte le diapositive, ad

eccezione della prima, in modalità Sequenza diapositive e poi facendo clic sul pulsante Diapositiva

sommario ( ). Dopo averla creata, spostarla alla fine della presentazione per utilizzarla in caso di

necessità.

Per visualizzare una diapositiva nascosta durante la presentazione selezionare il comando Vai a/Per

titolo del menu di scelta rapida: sarà visualizzato l'elenco di tutte le diapositive, comprese quelle

nascoste, identificate dal numero tra parentesi. Fare clic sulla diapositiva e Power Point la farà apparire

sullo schermo.

Per portare di nuovo in evidenza una diapositiva nascosta, selezionarla in modalità di visualizzazione

Sequenza diapositive e fare di nuovo clic sul pulsante Nascondi diapositiva.

Reti informatiche

Parte prima


295




1.0 Internet. Per iniziare

1.1 Aprire un programma di navigazione (Browser)

1.1.1 Capire come è strutturato un indirizzo web

1.1.2 Visualizzare una data pagina web

1.1.3 Cambiare la pagina iniziale di navigazione

1.1.4 Chiudere il browser


1.2. Modificare le impostazioni di base



1.2.3 Visualizzare le immagini di una pagina web

1.2.4 Caricare i testi ma non le immagini di una pagina web

2.0 Navigazione in web

2.1 Accedere a un indirizzo web

2.1.1 Aprire un URL (Uniform Resource Locator) e raccogliere i

dati

2.1.2 Aprire un link ipertestuale o un file grafico e tornare alla

pagina di origine

2.1.3 Navigare fino ad un sito specificato e raccogliere i dati

1.0 Internet. Per iniziare

L'invenzione del WWW ha fatto esplodere dal 1995 Internet. Proprio per la facilità di uso di questo

sistema, in cui non occorre conoscere linguaggi e comandi per navigare nella rete, moltissime persone,

anche senza conoscenze profonde del computer, si sono accostate a questo tipo di comunicazione. Ma

occorre ricordare che il WWW (cioè l'insieme delle pagine web e del software che le gestisce) non è

l'unico servizio offerto in rete. Altri servizi sono presenti (col loro software, col loro protocollo di

comunicazione etc.) a cui si può accedere indipendentemente dal WWW.

I servizi più conosciuti, insieme al WWW, sono la posta elettronica, con la quale è possibile ricevere

e inviare messaggi quasi in tempo reale in tutto il mondo, i newsgroup, gruppi in cui si può

partecipare a discussioni su qualunque argomento scrivendo le proprie osservazioni e leggendo quelle

degli altri, servizio FTP di trasferimento di file di qualunque genere da computer remoti al nostro,

chat, in cui ci si può scambiare chiacchiere in diretta, videoconferenza, in cui, utilizzando microfoni e

videocamere, è possibile che più persone sparse nel mondo interagiscano in tempo reale in voce e in

video.

Il rapporto di comunicazione fra i computer della rete è quello di client/server. In altri termini c'è

sempre un computer che interroga per ricevere informazioni (client) e uno che deve fornire le risposte

(server). A turno i computer possono comportarsi da client o da server. Per client e server, quindi, non

bisogna intendere tanto il computer fisico, ma i programmi (i protocolli) che permettono al computer

di capire cosa deve fare dell'informazione che sta ricevendo.


296




Per svolgere questa funzione i computer hanno bisogno dei protocolli di comunicazione, che non sono

altro che i software che gestiscono i vari servizi. In definitiva se a un server (il computer del provider

che mi permette di inserirmi in rete) arriva un messaggio per me, esso deve capire se si tratta di un

messaggio di posta elettronica, oppure di un file, oppure di una pagina web che io ho richiesto. Bene,

può farlo grazie ai protocolli. Il protocollo di posta in arrivo, per esempio, dirà al computer che ciò che

sta arrivando è un messaggio destinato a me, e, quindi, lo riporrà nella mia cartella fino a quando io

non vado a cercarlo col mio computer. Se si trattasse, invece, di una pagina web da me richiesta, me la

invierebbe, mediante la linea telefonica sul mio computer (client), il quale deve avere il software

capace di visualizzala sullo schermo (il browser). I protocolli sono quindi la base software che gestisce

tutti i tipi di informazioni che viaggiano sulla rete ( e non solo sulla rete, ma anche sui telefonini, che

coi computer e fra loro dialogano ormai perfettamente).

I protocolli più diffusi sono:

HTTP. (Hyper Text Transfer Protocol) Protocollo di trasferimento ipertestuale. E' quello che permette

la comunicazione ipertestuale, ovvero le pagine web.

HTTPS. (Hyper Text Transfer Protocol Secure) Trasferimento HTTP sicuro, cioè in grado di

mantenere la riservatezza di dati importanti come numeri di carte di credito o altro.

FTP. (File Transfer Protocol) Protocollo di trasferimento file. Permette di trasferire file di qualunque

genere da un computer remoto ad un altro.

IMAP. (Internet Message Access Protocol) Protocollo di accesso ai messaggi internet, addetto alla

ricezione dei messaggi di posta elettronica.

NNTP. (Network News Transfer Protocol) Protocollo addetto alla gestione dei messaggi dei

newsgroup su un server news.

POP3. (Post Office Protocol) Protocollo di ufficio postale. E' il protocollo più diffuso per la ricezione

di messaggi di posta elettronica.

SMTP. (Simple Mail Transfer Protocol) Protocollo per il semplice trasferimento di posta. E' il più

diffuso protocollo per l'invio di messaggi di posta elettronica.

Telnet. Protocollo dotato di una interfaccia grafica che permette di dialogare con computer remoti per

ottenere risposte, dare comandi o invio di file. Per questa caratteristica, ne fanno uso gli hacker per

aggirare i controlli sullo scambio delle informazioni.

Come ci si collega a Internet?

Per terminare questa introduzione, necessaria per comprendere i principi basilari della rete, vediamo

cosa occorre per collegarsi a Internet.

Innanzi tutto occorre la linea telefonica e il contratto col fornitore di servizi (Telecom e altri). La linea

telefonica può essere PSTN (la tradizionale linea analogica), oppure ISDN (la moderna linea telefonica

digitale ad alta velocità), oppure ADSL che può trasportare oltre 9 MB di dati al secondo. Essa ci

permette di collegarci al provider, cioè al fornitore del servizio (per esempio TIN, Telecom Italia Net,

Libero Infostrada, Kataweb etc.). Oggi sono disponibili anche servizi internet satellitari, per i quali

occorre naturalmente una attrezzatura hardware appropriata.

Collegato alla linea telefonica da una parte e al computer dall'altra vi è il MODEM (specifico per il

tipo di linea telefonica a disposizione), il dispositivo che modula e demodula il segnale che viaggia

sulla linea.

Sul computer devono essere presenti i software client, cioè tutti quei programmi che permettono di

interrogare il server del provider. Il più importante programma client è il browser (Explorer della

Microsoft o Netscape che sono i più diffusi).

Una volta installato il modem, il quale permette collegamenti telefonici gestiti dal sistema operativo

indipendentemente dal browser e da internet (si può per esempio chiamare direttamente un numero

telefonico, si può spedire un fax etc.), occorre configurare il collegamento a internet secondo le


297




specifiche date dal provider e configurare il servizio di posta elettronica mediante un altro software

client come Outlook o Outlook Express.

Oggi esistono molti provider che offrono l'accesso a internet gratuito e diffondono un CD-ROM che

permette un collegamento guidato, cioè forniscono un primo numero telefonico, mediante il quale ci si

collega la server del provider, e poi una serie di richieste che terminano con la fornitura di tutti i dati

occorrenti per i successivi collegamenti.

Avendo già questi dati, windows offre una configurazione guidata che permette di configurare il

computer.

I dati occorrenti che vengono forniti dal provider sono:

Per l'accesso al server: UserID (Identificazione personale) che è un nome dato da noi

utenti e confermato dal provider (es. lanorte) e password (parola d'ordine) scelta da noi e strettamente

personale. UserID e password vengono richiesti dal provider ogni volta che ci colleghiamo per entrare

in internet.

Anche per la posta elettronica vengono forniti dal provider: l'indirizzo che è sempre

composto da un nome seguito dalla chiocciola (@) e poi dal dominio del server (mediacom.it); per

esempio [email protected] e la password per poter entrare nella casella della posta (che

naturalmente è riservata), per esempio 070666 o qualunque altro gruppo di caratteri alfanumerici.

Per configurare il collegamento occorre: il numero telefonico del provider (es.

035236480 che è il numero per Bergamo del provider Mediacom); il DNS primario e secondario,

cioè i numeri riservati ai provider per l'accesso. Essi possono essere dinamici, nel senso che

automaticamente vengono assegnati dal provider al momento del collegamento, oppure fissi (per

esempio il DNS primario di TIN è 212.216.112.222 e il DNS secondario è 212.216.172.162).

Per il servizio newsgruop occorre l'indirizzo dell'NNTP server (per esempio, sempre

per Mediacom esso è news.mediacom.it).

Per il servizio di posta in arrivo occorre l'indirizzo dell POP3 server (per Mediacom

esso è pop.mediacom.it ).

Per il servizio di posta in partenza occorre l'indirizzo dell'SMTP server (per

l'abbonamento a Mediacom è smtp.mediacom.it).

Richiesto e ottenuto da un provider un accesso a internet e un account di posta elettronica, si avranno i

dati detti sopra con i quali è possibile configurare sia l'Accesso Remoto, cioè la chiamata al provider, sia il programma di posta elettronica (ad esempio Outlook Express). Ricordarsi di conservare sempre in un luogo sicuro questi dati, in quanto il computer può andare in avaria con molta facilità e la

memoria non è sempre pronta come si crede.

Per configurare la connessione a internet, una volta installato il modem, si può seguire la procedura

guidata di Windows oppure richiamare direttamente le schede di configurazione. Per accedere alla

connessione guidata cliccare su Avvio/ Programmi/ Accessori/ Comunicazioni/Connessione guidata

Internet. Appare la prima scheda, in cui, se non vi sono altre esigenze, si sceglie Connessione manuale.

Cliccando su Avanti appare la seconda scheda, nella quale sceglieremo Tramite linea telefonica e

modem.

Nella terza scheda


298




nella quale metteremo il numero telefonico del provider. Il resto può rimanere invariato. Nella quarta

scheda

metteremo UserID e password di accesso a internet che ci sono stati forniti dal provider. Continuando

appare la scheda nella quale occorre specificare un nome da dare alla connessione (è evidente che si

possono configurare più connessioni a provider diversi). Andando avanti appaiono diverse schede in

cui vengono richiesti, se non sono mai stati inseriti, i dati che abbiamo elencato sopra. Se tutto è

andato bene, basta accendere il modem, collegarlo alla presa telefonica e cliccando sull'icona di

Explorer o Netscape, apparirà la richiesta della UserID e della password e ci troveremo immersi nella

rete.

Se ciò non accade, qualcosa è andato storto e bisogna controllare che i dati siano corretti.


299




Cominciamo con l'Accesso Remoto. Apriamo Risorse del Computer e quindi la cartella Accesso

Remoto. Vi deve essere il file di collegamento che è stato creato con la connessione guidata. Se non ci

fosse dobbiamo crearlo cliccando su Nuova connessione, se c'è si possono controllare le proprietà

cliccando col destro del mouse sull'icona e poi su Proprietà. In ogni caso occorre controllare il numero

di telefono del provider e i DNS primario e secondario, se sono stati forniti.


300




Controllati tutti i dati riprovare la connessione.

1.1 Aprire un programma di navigazione (Browser)

All'inizio in Internet si comunicava scrivendo comandi alla consolle e aspettando le risposte testuali.

Poi furono inventate le interfacce grafiche e i primi programmi capaci di leggere le pagine WWW,

scritte in linguaggio HTML. Il primo di questi programmi (detti browser, sfogliatori) fu Mosaic da cui

discese direttamente il browser più usato agli inizi della grande diffusione di internet, Netscape. Poco

alla volta Microsoft è riuscita, nonostante l'opposizione legale di Netscape e altri, a imporsi sul

mercato con Internet Explorer, che venne inserito nel sistema operativo Windows 95 e successivi.

Oggi Microsoft Internet Explorer e Netscape sono i browser più diffusi.

E' possibile scaricare gratuitamente le ultime edizioni di questi browser collegandosi ai rispettivi siti

http://www.microsoft.com/

http://www.netscape.com/

Dal sito Netscape è possibile scaricare Navigator, cioè solo il browser vero e proprio, oppure Netscape

Communicator, che conprende, oltre al navigatore, anche i programmi per la posta elettonica, la lettura

di news e la gestione degli altri servizi disponibili in rete.

A parte qualche piccola differenza, i due browser si assomigliano molto. Ci occuperemo in dettaglio di

Microsoft Internet Explorer che in Italia è sicuramente il Browser più diffuso.

Per avviare il browser ed entrare in Internet fare doppio click sull'icona di Explorer ( ), oppure

click sull'icona Avvio veloce presente sulla barra delle applicazioni ( ), o, infine,

cliccando su Avvio/Programmi/Internet Explorer.


301




Viene avviata la richiesta di Accesso remoto, nella quale occorre specificare la UserID e la password,

le quali possono essere memorizzate per non digitarle più alle prossime aperture del browser. Altri

browser, come Netscape, prevedono l'apertura preventiva dell'accesso remoto e poi quella del browser.

Il browser è in grado di leggere, naturalmente, sia le pagine web presenti sulla rete che le pagine

HTML presenti sul proprio computer, perciò può essere aperto anche non in linea. Il pulsante

Impostazioni permette di definire alcune preferenze di cui parleremo in seguito. Facendo click su

Connetti viene avviata la chiamata telefonica al provider, quindi viene aperta la Home Page, cioè la

prima pagina, in genere quella del provider, attraverso la quale è possibile cominciare la navigazione,

oppure un'altra scelta da noi a piacimento, come vedremo i seguito. Non confondiamo la finestra del

browser con la pagina web visualizzata. Il browser è l'insieme dei comandi e delle possibilità offerte

dal programma, la pagina web, oltre le informazioni, presenta tutti i link per navigare; Internet

Explorer è un programma che risiede sul nostro computer, la pagina web può stare ovunque su uno dei

milioni di computer sparsi nel mondo.


302




1.1.1 Capire come è strutturato un indirizzo web

Ma come funziona la la navigazione in Internet? In modo simile alla posta. Se sulla busta non metto

l'indirizzo del destinatario, la lettera non arriverà mai a destinazione. Bene! Nel browser vi è sempre la

barra degli indirizzi

nella quale occorre scrivere, o appare automaticamente quando clicchiamo su un link di una pagina

web, l'indirizzo corrispondente alla pagina che vogliamo visualizzare. In altri termini, ad ognuna dei

milioni e milioni di pagine o di file o di altre risorse esistenti in tutto il mondo nei milioni di computer

della rete, corrisponde un unico indirizzo, che ci permette di andare a cercarla.

Il sistema di indirizzamento inventato per internet si chiama DNS (Domain Name System), che, come

detto nei paragrafi precedenti deve essere assegnato al provider che ci permette l'ingresso in rete e che

il provider ci comunica insieme alle altre informazioni. Il DNS è costituito da quattro serie di tre

numeri (per esempio 212.216.112.222) e ciascun DNS corrisponde ad un provider, cioè ad un

computer collegato agli altri nella rete. Se nella barra degli indirizzi scrivo 212.216.112.222 poi premo

il tasto INVIO, il browser del mio computer va a cercare la Home Page del sito corrispondente (in

questo caso TIN). Un sistema di questo genere è, però, poco trasparente per l'utente, perchè non lascia

intuire il contenuto del sito o della pagina. E' stato, perciò, inventato l'URL.

URL sta per Uniform Resource Locator ed è un indirizzo, costituito da più elementi.


303




Il protocollo, come abbiamo visto, determina il tipo di servizio offerto dal server. Ad esempio http://

sono pagine ipertestuali, ftp:// sono file trasferibili dal server al client, news:// è un servizio di

newsgroup.

Il tipo di risorsa del server può anche non esserci. Specifica il tipo di file contenuto nel server. WWW,

che sta per World Wide Web indica la pagina html.

Nome di dominio è il nome sito assegnato da appositi organismi nazionalie scelto dal proprietario.

Il tipo di dominio può essere diverso e viene creato e assegnato da organizzazioni mondiali.

Attualmente i tipi più diffusi sono: .com (siti commerciali http://www.microsoft.com/), .edu (siti

educational http://www.harvard.edu/), .gov (siti governativi americani http://www.fbi.gov/), .mil (siti

militari americani http://www.sf.mil/), .net (provider di rete http://www.pacificnet.net/), .org

(organizzazioni diverse da quelle viste prima http://www.greenpeace.org/).

Ci sono poi i siti nazionali che hanno per tipo di dominio la sigla nazionale (.it per l'Italia, .uk per

l'Inghilterra, .fr per la Francia etc.

Attenzione, l'indirizzo può essere anche la directory del proprio computer dove esiste una pagina web.

Così, scrivendo C://francesco/index.htm verrebbe caricata da browser, se esiste, la pagina di nome

Index.htm che si trova nella cartella francesco del mio disco fisso.

1.1.2 Visualizzare una data pagina web

Queste le parti essenziali dell'indirizzo, nel senso che devono essere presenti quando lo scriviamo nella

barra degli indirizzi. Digitando un indirizzo e premendo INVIO il browser si collega al server e, se

nient'altro è specificato, carica la Home page di quel server.

Dopo l'indirizzo, separate da "/", possono essere scritte tutte le cartelle e sottocartelle e infine la pagina

web della directory dove essa è situata sul server dove risiede. Il più delle volte non si conosce tutto il

percorso della pagina che cerchiamo, perciò le Home Page sono una specie di sommario ricco di link,

attraverso cui possiamo visitare tutte le pagine presenti sul sito o collegarci ad altri server per cercare

le informazioni. Se si osserva la barra degli indirizzi ogni volta che clicchiamo su un link si vede che

in essa appare l'indirizzo completo della pagina a cui il link tende e nella barra di stato il DNS

identificativo del server.

Oggi la maggior parte dei siti sono http://, cioè siti web, perciò è possibile omettere la dicitura; i

browser interpretano correttamente l'indirizzo anche se scritto senza http://.

Quando scriviamo un indirizzo nella casella combinata della barra dell'indirizzo, Explorer memorizza

il sito che appare nell'elenco, da cui può essere selezionato in seguito senza bisogno di riscriverlo e

visualizza la pagina cercata.

Nelle pagine web, come abbiamo detto, sono sempre presenti link, collegamenti ad altre pagine. Tali

collegamenti in genere sono colorati e sottolineati e quando il cursore del mouse ci passa sopra si

trasforma in manina con indice puntato. Il link può essere costituito da un testo o da un'immagine

attivi; quando ci si clicca sopra col sinistro del mouse, il browser legge l'indirizzo collegato col link e

vi si collega. Se la pagina richiesta non fosse presente sul server, viene inviato un messaggio d'errore.


304




Se si clicca col destro del mouse appare un menu di scelta rapida fra le cui voci vi è anche Apri in

un'altra finestra, che permette di aprire la pagina collegata in un nuova finestra in modo da averle

contemporaneamente presenti sullo schermo.

1.1.3 Cambiare la pagina iniziale di navigazione

Quando si apre per la prima volta Internet compare in genere la home page del produttore del

programma oppure quella del provider. Presto, però, ci si rende conto che è meglio aprire la home page

del proprio provider, che contiene link utili e servizi, come la posta elettronica, e altro.

E' possibile cambiare la pagina iniziale aprendo il browser, anche non in linea, e scegliendo il menu

Strumenti/Opzioni Internet

Si apre una finestra a schede in cui è possibile impostare non solo la pagina di apertura del browser,

ma molti altri parametri.


305




Nella scheda Generale si può impostare l'indirizzo della pagina; per esempio http://www.tin.it/ se si

vuol partire con i servizi offerti da TIN oppure con http://www.matematicamente.it/ se si vuol partire

con sito culturale scientifico.

Nella zona File Temporanei Internet è possibile eliminare, o cambiare le impostazioni, i file salvati

temporaneamente in una cartella del nostro disco fisso.

Nella cartella Cronologia vengono conservati gli indirizzi visitati per un certo numero di giorni, che

possono essere impostati nella relativa casella. Altre impostazioni di formato sono accessibili tramite i

pulsanti in basso della scheda.

Le altre schede permettono di configurare il browser secondo le nostre necessità. Esse verranno

esaminate al momento opportuno.

1.1.4 Chiudere il browser

Per chiudere il browser è sufficiente cliccare sulla X in altro a destra della finestra oppure sul menu

File/Chiudi.

Attenzione! Chiudere il browser non significa chiudere il collegamento telefonica; ciò non avviene

necessariamente automaticamente. Ricordarsi di cliccare due volte sull'icona che compare i basso a

destra sulla barra delle applicazioni e poi su Disconnetti nella finestra di dialogo che appare. Si sente il

click della disconnessione. A questo punto siamo sicuri che gli scatti telefonici sono stati interrotti.


Come tutte le applicazioni windows, anche Explorer (o gli altri browser) hanno la guida in linea che

può essere consultata per risolvere i vari dubbi o problemi che possono insorgere durante l'uso.

Alla guida si accede, al solito, premendo il tasto F1 oppure cliccando sul menu ?/Sommario e Indice


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Le tre schede Sommario, Indice, Cerca ci permettono di trovare gli argomenti a seconda della nostra

esigenza. Il pulsante Nascondi fa apparire l'argomento a tutto schermo nascondendo le schede, i

pulsanti Avanti Indietro fanno muovere fra le pagine esplorate. La procedura per cercare informazioni

è la solita. Per esempio se vogliamo memorizzare un indirizzo che ci è sembrato interessante, in modo

da ritrovarlo con facilità facciamo click su Ricerca delle pagine web desiderate e poi su Elencare le

pagine preferite; accanto compaiono le informazioni desiderate


307






Poiché la schermata del browser deve adattarsi a diverse definizioni di schermo (internet si può avere

anche su computer un po‟ vecchi) è possibile in Explorer avere diverse possibilità per ottenere la

visualizzazione più efficace, per esempio lavorando a tutto schermo oppure modificando la grandezza

dei caratteri oppure visualizzando solo il testo etc.

Visualizzazione a tutto schermo: per lavorare a tutto schermo basta premere il tasto funzione F11

oppure cliccando sul menu Visualizza/Schermo intero. La schermata occuperà tutto lo schermo con la

sola barra dei pulsanti in alto e i soliti tre pulsanti di windows in alto a destra. Per tornare alla

visualizzazione normale basta cliccare sul pulsante Ripristina ( ).

Modificare la grandezza dei caratteri dei testi: cliccando su Visualizza/Carattere appare una vasta

scelta di grandezza di caratteri, da molto piccolo ( ) a molto grande (

).

Modificare la grandezza delle icone della barra degli strumenti: La barra degli strumenti è

personalizzabile e fra le diverse possibilità vi è quella di avere le icone grandi o piccole, con o senza le

etichette, come vedremo nel paragrafo successivo.



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Cliccando su Visualizza/Barra degli strumenti è possibile attivare o disattivare le barre di strumenti

disponibili

E', inoltre possibile personalizzare la barra dei pulsanti standard, aggiungendo o rimuovendo alcuni

pulsanti. Cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza si apre la finestra di dialogo

relativa che permette, oltre che aggiungere e rimuovere pulsanti semplicemente selezionandone uno e

poi cliccando sul pulsante Aggiungi o Rimuovi, anche di impostare la grandezza dei pulsanti,

scegliendo fra grandi o piccoli, e attivando o disattivando le etichette. Il tutto per avere maggiore

leggibilità o maggiore spazio a disposizione.

E' possibile infine cambiare l'ordine dei pulsanti nella barra semplicemente cliccando sui pulsanti

Sposta su e Sposta giù dopo aver selezionato il pulsante da spostare.

1.2.3 Visualizzare le immagini di una pagina web

Come vedremo nel paragrafo successivo, la pagina web potrebbe apparire senza immagini, con un

riquadro bianco segnaposto al posto di esse. Per visualizzare l'immagine nascosta basta cliccare col

destro del mouse sul segnaposto. Si apre un menu di scelta rapida con la voce Mostra Immagine.

Cliccando su di essa, l'immagine appare.

1.2.4 Caricare i testi ma non le immagini di una pagina web

Caricare una pagina web può risultare un'operazione lunga, specialmente se essa è ricca di immagini. Per risparmiare tempo e soprattutto scatti telefonici se si è in linea, si può decidere di caricare solo i

testi. Questa è un'impostazione che Explorer mantiene e che viene applicata ad ogni apertura del

browser.


309



SISTEMI

DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Cliccando su Strumenti/Opzioni Internet.. e poi sulla scheda Avanzate della

finestra a schede che si apre, appaiono tutte le impostazioni possibili.

Nell'elenco Elementi multimediali si possono attivare o disattivare la visualizzazione delle immagini,

le animazioni, i suoni e i filmati. E' vero che una pagina web senza immagini e suoni perde molto del

suo fascino, ma non bisogna dimenticare che gli scatti telefonici corrono sul filo. Gli elementi

multimediali possono essere disattivati, al loro posto compare un segnaposto. Cliccando col destro del

mouse su di esso appare il menu di scelta rapida che permette di vedere o sentire l'elemento mancante,

salvarlo su disco, copiarlo e incollarlo.

L'elenco delle voci dipende dal tipo di elemento multimediale.


310




2.0 Navigazione in web

2.1 Accedere a un indirizzo web

E' ora di cominciare a navigare. Internet è un immenso contenitore di informazioni di qualunque

genere, scientifico, sociale, culinario, politico che si aggiorna continuamente e si trasforma grazie al

lavoro di milioni di persone che quotidianamente aggiornano, modificano, immettono pagine web sui

server sparsi sul pianeta. Questa enorme quantità di informazioni (ma anche servizi, radio, banche, e-

commerce, shopping) è alla portata di tutti, basta conoscere l'indirizzo URL, digitarlo nella casella

relativa e il browser si occuperà di mostrarci la pagina.

Il bello della rete, e ciò per cui è stato creato il termine "navigare", è, però, l'andare a vento di link in

link fra server di tutto il mondo scoprendo cose interessanti, non immaginabili. E' come un'avventura

che ci porta fra mari sconosciuti, che ci permette di conoscere gente diversa, dalle idee geniali, ma

talvolta anche stupide; a tutti è permesso creare e mettere in rete (oggi anche gratuitamente) pagine

web, informazioni, notizie, scoperte, romanzi, programmi, soluzioni, musica, film. L'umanità, o

almeno una parte di essa, diventa visibile all'umanità. Però, ma c'è un però, per conoscere una persona

internettiana (la sua pagina web) occorre conoscere il suo indirizzo, il suo URL. E questo, il più delle

volte è impossibile. E' vero che esistono sul mercato e nella stessa rete le Pagine gialle di internet, ma

in esse sono elencati soprattutto siti commerciali o culturali o di importanza sociale. Vedremo che in

rete esistono anche i motori di ricerca, una grossa risorsa.

In ogni caso, se conosciamo l'indirizzo, basta scriverlo nella casella e premere INVIO. Il browser

invierà in rete la richiesta e sul nostro computer arriverà (se vi ricordate, in forma di pacchetti di dati

che vengono messi assieme proprio dal browser) la pagina richiesta. Essa può diventare il punto di

partenza per raggiungere un'altra pagina e così via.

Ma andiamo per gradi.

2.1.1 Aprire un URL (Uniform Resource Locator) e raccogliere i dati

Supponiamo di volere comprare qualcosa di introvabile nei negozi specializzati della nostra città, ad

esempio un pocket computer. Esiste un sito http://www.adl.it/ che vende elettronica in rete.

Supponiamo, invece, di voler un algoritmo che mi permetta di calcolare il pH di una soluzione date le

concentrazioni dei sali, acidi e basi disciolte. Esiste un sito http://www.matematicamente.it/ che

contiene matematica e scienze varie.

Apriamo Microsoft Explorer in linea. Digitiamo nella casella dell'indirizzo l'URL scritto sopra (se

stiamo leggendo queste pagine in versione elettronica possiamo fare direttamente click sul

collegamanto) e premiamo il tasto INVIO.

Appare l'Home Page di marematicamente.it fra i cui link ha anche la voce "Itinerari multidisciplinari";

clicchiamo sul link. Appare l'elenco di alcuni articoli fra cui anche il Calcolo del pH... Clicchiamo


311




ancora sul link e appare l'articolo. Siamo arrivati alla informazione che volevamo. Vedremo che la

pagina web può essere salvata, ma ora possiamo anche selezionare tutto il testo, copiarlo negli appunti

di windows e incollarlo, per esempio in word, per leggerlo comodamente una volta che avremo chiuso

il collegamento telefonico. Salvando la pagina sul proprio computer, essa può essere rivisitata col

browser in modalità non in linea. Tutto ciò per risparmiare sugli scatti telefonici.

2.1.2 Aprire un link ipertestuale o un file grafico e tornare alla pagina di origine

Raggiungere un URL è, quindi, estremamente semplice, basta conoscere l'indirizzo. Ma non

necessariamente; il segreto del www è il link, un click del mouse su un testo o un'immagine, è questo il

segreto dell'esplosione di internet; non occorre scrivere niente, il link ci porterà o ad una pagina web

situata sullo stesso computer o ad un altro URL situato alla parte opposta del mondo, con un click.

Di link in link possiamo navigare per la grande rete, ma se non avessimo qualche strumento per

orientarci, davvero presto ci troveremmo dispersi. Gli strumenti ce li fornisce il browser. La barra

degli strumenti possiede alcuni pulsanti che ci permettono di andare Avanti, Indietro fra le pagine

visitate oppure tornare alla Home Page, cioè alla pagina impostata come iniziale.

Il browser, una volta trovata la pagina cercata, la memorizza sul nostro computer per averla pronta se

viene richiesta nuovamente; perciò con i pulsanti Avanti e Indietro, viene caricata rapidamente la

pagina precedente o successiva. Quando non sappiamo più dove andare a parare è ora di ritornare alla

prima pagina cliccando su Pagina Iniziale. Da qui possiamo intraprendere un altro percorso

2.1.3 Navigare fino ad un sito specificato e raccogliere i dati

In definitiva navigare è semplice. Ma per trovare in rete i dati che ci servono occorre avere un minimo

di informazioni. Facciamo due esempi, il primo perchè dovuto, il secondo perchè interessante. La ECDL, per la quale queste righe sono state scritte, per l'Italia fa capo all'AICA (Associazione

italiana per l'Informatica e il Calcolo Automatico), che è presente in internet all'indirizzo

http://www.aicanet.it/. In questo sito possiamo trovare tutte le informazioni che ci interessano riguardo

alla patente, ai contenuti, alle competenze, agli esami. In particolare possiamo trovare il Syllabus

ultima edizione, cioè l'elenco delle competenze che occorre possedere per superare gli esami. Per

esercizio apriamo il sito e scarichiamolo sul nostro computer in modo da poterlo stampare o consultare

a piacimento non in linea.

Allora apriamo il browser cliccando due volte sull'icona di Microsoft Explorer. Una volta entrati nella

pagina iniziale, digitiamo nella casella l'indirizzo scritto sopra. Appare l'Home Page di AICA. In

questa pagina vi sono i link per le pagine riguardanti la patente.


312




Clicchiamo su ECDL-Info e apparirà la pagina relativa alla patente contenente tutte le informazioni,

fra cui anche il programma di esami. Clicchiamo su Programma di esami (Syllabus) ed entreremo nella

pagina dedicata al Syllabus, compreso il link per scaricare la versione PDF, cioè leggibile con Acrobat

Reader, che è un programma che si può scaricare gratuitamente cliccando sul link relativo.


313




Raccolte le informazioni volute possiamo ritornare alla Home Page di AICA, cliccando sul link

relativo, oppure possiamo tornare alla Home Page del nostro provider (o alla pagina impostata come

iniziale) cliccando sul pulsante Pagina Iniziale della barra dei pulsanti.

Torniamo alla Pagina Iniziale.

Supponiamo ora di voler trovare su internet e-books da scaricare gratuitamente (gli e-books sono libri

elettronici che possono essere letti sul proprio computer o su un pocketPC). Esistono siti che si

prodicano in questo senso (nel senso del gratuito) e siti che vendono libri ed e-books, per esempio

http://www.ebookgratis.it/, http://www.liberliber.it/ e poi tutte le case editrici

http://www.mondadori.it/, http://www.laterza.it/, etc.

Se il browser è ancora aperto e in linea, scriviamo l'indirizzo di ebookgratis e premiamo il tasto

INVIO.

Appare la Home Page di ebookgratis con l'elenco degli e-books disponibili. Alcuni dei libri risiedono

sul sito e possono essere scaricati direttamente, altri risiedono sui siti delle relative case editrici, a cui i

link ci conducono. Con un po' di pazienza ci si può costruire una biblioteca con libri di qualunque

genere. E' interessante leggere gli e-books, soprattutto sui pocketPC, che possiamo portare dappertutto,

anche sulla spiaggia. Provare per credere.

Scaricare programmi, dati, e-books e quant'altro da internet è cosa semplice; in genere basta cliccare su

Download che è sempre presente vicino al dato da scaricare e appare una finestra di dialogo in cui

viene chiesta la cartella in cui mettere il file e poi tutto avviene automaticamente. Se il file è lungo

(megabyte) occorre un po' di pazienza e il dispendio di qualche scatto telefonico (in fondo in fondo

niente è totalmente gratis!), ma alla fine ne vale la pena se i dati che cercavamo e che abbiamo trovato

sono veramente utili.

Abbiamo imparato ad aprire un URL e a muoverci nella rete mediante i link, abbiamo cercato e trovato

informazioni. Esamineremo in seguito in dettaglio i servizi offerti dalla rete e impareremo ad

utilizzarli.

1.0 Ricerca in WEB

1.1 Usare un motore di ricerca

Reti informatiche

Parte seconda

1.1.1 Definire i requisiti della ricerca

1.1.2 Fare ricerca mediante parole chiave

1.1.3 Fare una ricerca usando i comuni operatori logici

1.2 Stampa

1.2.1 Vedere l'anteprima di stampa

1.2.2 Modificare le opzioni di stampa


314




1.2.3 Stampare una pagina web usando le opzioni di base della

stampa

1.2.4 Presentare il risultato di una ricerca in forma stampata

2.0 Segnalibri

2.1 Creare un segnalibro

2.1.1 Aprire una pagina mediante un segnalibro (bookmark)

2.1.2 Assegnare un bookmark ad una pagina web

2.1.3 Aggiungere pagine web alla cartella dei bookmark

1.0 Ricerca in web

1.1 Usare un motore di ricerca

Navigare in rete può essere affascinante. Si possono raggiungere siti inaspettati e raccogliere

informazioni di cui non avremmo sospettato l'esistenza. Ma se cerchiamo informazioni ben precise,

allora la navigazione diventa faticosa, dispersiva e dispendiosa. Che fare? E' evidente che è impossibile

conoscere neanche la minima parte dei siti esistenti nel web o della enorme quantità di pagine che li

costituiscono. Esistono le pagine gialle dei siti internet, esistono riviste specializzate che recensiscono

siti importanti o interessanti, ciò può essere d'aiuto... ma qualcuno pensò di mettere in un enorme

database le pagine presenti in web (o almeno gran parte) e di renderle disponibili agli internauti. Si sa

che in un database i dati possono essere cercati con query che ne selezionano alcuni in base a chiavi di

ricerca: il gioco è fatto, erano nati i motori di ricerca. Essi ci facilitano enormemente la ricerca dei

dati: è sufficiente immettere in una casella una o più parole chiave relative al tipo di dati cercati e il

motore si preoccupa di cercare nell'archivio le pagine che contengono riferimenti ad esse e fornircene

l'elenco con l'indirizzo completo e il link per accedervi immediatamente.

Un motore di ricerca è un programma (un software) che da una parte è in continuo contatto con i

server di tutta la rete aggiornando continuamente gli indirizzi e i contenuti, dall'altro ha un'interfaccia

con la quale interagisce con l'utente, chiedendo le chiavi della ricerca, effettuando la ricerca nel

database e presentando i risultati in una lista di link.

Un motore di ricerca è quindi uno strumento che si occupa di scandagliare continuamente la rete per

mantenere aggiornato quanto più possibile il database delle pagine esistenti nel web.

Ma come funziona più esattamente il motore di ricerca? I motori di ricerca esistenti sono tutti uguali?

I motori di ricerca possono funzionare in due modi:

ricerca per parole chiave (per esempio Altavista, WebCrawler, Lycos)

ricerca per struttura ad indice (per esempio Virgilio, Yahoo!)

La ricerca per parole chiave viene effettuata da un programma che si occupa di monitorare

continuamente la rete e le pagine dei siti alla ricerca delle parole chiave nel titolo o nel contenuto della

pagina. Alla fine fornisce l'elenco degli indirizzi delle pagine trovate. Se cerchiamo informazioni ben

precise, individuabili con uno o più termini, questa ricerca può essere molto efficace. Tuttavia può

incorrere in difficoltà se la parola chiave è troppo generica (ciò comporterà un elenco infinito di

indirizzi) o troppo specifica da non trovare occorrenze, mentre esisteranno in rete un sacco di pagine

che trattano l'argomento. Se, però, le parole chiave sono azzeccate, con una velocità notevole avremo

un elenco sufficientemente ristretto di indirizzi da visitare subito cliccando sul link.

Il motore si preoccupa anche di classificare i siti trovati in base alle occorrenze e alla rispondenza con

le parole chiave, mettendo per primi quelli hanno più occorrenze (che presumibilmente sono quelli che

noi cerchiamo) e poi man mano gli altri. Accanto viene scritta anche la percentuale di pertinenza; ma

questa si baso solo su criteri statistici e non su una selezione "intelligente" delle pagine.

Per limitare il numero di pagine nella ricerca, in questi motori si possono inserire le parole in diversi

modi:


315




Inserendo una o più parole nella casella della richiesta, la ricerca sarà condotta cercando le

pagine in cui è presente una o più delle parole digitate. Ad esempio se digitiamo Vacanze in montagna,

il motore cercherà le pagine che contengono vacanze, quelle che contengono montagna e quelle che

contengono vacanze e montagna. Il risultato sarà una lunga lista di indirizzi.

Inserendo una frase scritta fra virgolette la ricerca sarà condotta cercando nelle pagine

l'intera frase. Ad esempio scrivendo "Vacanze in montagna" saranno cercate le pagine che contengono

tutta la frase e l'elenco sarà senz'altro molto più breve e rispondente alle nostre esigenze.

Inserendo prima delle parole chiave i simboli "+" e "-" la ricerca sarà condotta cercando

nelle pagine la presenza contemporanea delle parole col + ed escludendo quelle che contengono le

parole col -. Ad esempio digitando nella casella "+vacanze -montagna" senza apici saranno cercate

informazioni sulle vacanze al mare, all'estero etc., ma non su quelle in montagna.

L'asterisco è un carattere jolly come nella funzione Trova di windows e sta per qualunque

gruppo di lettere. Ad esempio digitando come parola chiave "zoo*" saranno cercate pagine con zoo,

zoologia, zootecnia etc.

Ogni motore di ricerca può adottare soluzioni proprie per restringere la ricerca dando la

possibilità di effettuare ricerche avanzate, per esempio adoperando gli operatori logici come AND,

OR, NOT, NEAR come legami fra le parole oppure, come in Altavista, specificando se ciò che si

cerca è un link, un titolo, un URL.

Gli indirizzi di Altavista, Webcrauler e Lycos sono http://www.altavista.it/,

http://www.webcrauler.com/, http://www.lycos.it/.

I motori di ricerca strutturati a indice presentano un elenco di categorie e sottocategorie a cui può

appartenere la ricerca che vogliamo effettuare; all'interno di queste categorie viene poi effettuata la

ricerca per parole chiave. Ciò implica che le pagine web siano state prima catalogate per categorie; ciò

non può esser fatto in automatico da un software opportuno, per cui deve essere fatto da una

moltitudine di operatori che continuamente cercano e catalogano le pagine del web. Di conseguenza le

pagine catalogate sono in numero inferiore a quelle rintracciabili dagli altri motori, ma il risultato può

essere più efficace.

Per effettuare una ricerca con questi motori bisogna sfogliare le categorie, poi le sotto categorie, poi le

sotto sotto categorie fino a trovare quella che ci interessa. Alla fine viene visualizzato l'elenco delle

pagine che trattano l'argomento.

Questi motori di ricerca possono effettuare la ricerca anche per parole chiave, ma si appoggiano per

questo ad altri motori che operano in questo modo. Per esempio Yahoo! prima cerca nel proprio

database per categorie, se non vengono trovate occorrenze sposta la ricerca su Inktomi, l'immenso

database di pagine web realizzato dall'Università di Berkeley in California.

Oltre a http://www.virgilio.it/ e http://www.yahoo!.com/ altri motori di ricerca di questo tipo sono

http://www.katalogo.it/, arianna.iol.it.

Naturalmente non bisogna aspettarsi che la stessa ricerca effettuata da motori diversi produca lo stesso

elenco, perché ogni motore ha le sue caratteristiche e i suoi parametri. Per questo motivo è buona

norma eseguire una ricerca con più motori.

Per avere informazioni e consigli sui motori di ricerca esistono dei siti che lo fanno (per esempio

http://www.searchenginewatch.com/ e http://www.motoridiricerca.it/).

I motori di ricerca più diffusi sono misti, nel senso che hanno suddiviso la ricerca per categorie,

all'interno delle quali viene effettuata poi la ricerca per parole chiave.

Oltre ai motori di ricerca esistono in rete siti che forniscono raccolte ordinate di informazioni. Gli

OPAC (On-line Public Access Catalog, cataloghi on-line ad accesso pubblico) sono appunto siti che

forniscono cataloghi ad accesso pubblico. Gli indirizzi degli OPAC sono forniti dal sito dell'AIB

(Associazione Italiana Biblioteche) all'indirizzo http://www.aib.it/.


316




1.1.1 Definire i requisiti della ricerca

Ora è chiaro che definire i requisiti della ricerca è importante proprio per restringere la ricerca e

ottenere liste abbastanza brevi e possibilmente rispondenti alle nostre esigenze. Ciò non è facile; non è

facile neanche dare indicazioni precise su come comportarsi. Se invece di torta scriviamo "+torta

+limone", forse l'elenco si restringe e se scriviamo "+torta +limone +ricette" forse si restringe ancora.

Se ci venissero in mente termini ancora più pertinenti alla ricetta della torta al limone sarebbe ancora

meglio, sempre che essi siano contenuti nella pagina, quella giusta, che magari parla della ricetta della

torta al limone senza mai adoperare questi termini.

Ma poniamoci un problema reale e vediamo cosa riusciamo a fare.

Una volta ottenuti i primi elenchi, essi stessi ci possono suggerire link adatti o altre parole chiave da

adoperare.

1.1.2 Fare ricerca mediante parole chiave

Proviamo con un esempio concreto. Apriamo Internet cliccando sull'icona di Microsoft Explorer. Una

volta che appare la home Page iniziale, digitiamo nella casella degli indirizzi http://www.lycos.it/.

Appare la Home Page di Lycos


317




Nella casella Cerca scriviamo "quark" e selezioniamo Mondo nelle caselle ad esclusione, poichè è

presumibile che i migliori articoli sui quark siano in Inglese su siti americani. Ma se si vogliono

informazioni solo in Italiano possiamo cliccare la casella relativa. Clicchiamo sul pulsante Trova! e

dopo qualche attimo appare il risultato della ricerca

Come si vede sono state trovate 274128 pagine, la maggior parte delle quali non c'entra proprio niente

con quello che cercavamo. Sarà lungo e dispendioso cercare fra di esse le pagine buone.

Torniamo indietro alla prima pagina cliccando sul pulsante Indietro e nella casella cerca digitiamo

"+quark +atomi +particelle". Clicchiamo sul pulsante Trova! e questa volta i risultati sono proprio

buoni


318




Intanto le pagine trovate sono solo 249, ma si vede che quelle più pertinenti trattano proprio di ciò che

ci interessa. Apriamo la prima occorrenza, Particelle subatomiche, e vediamo di che cosa si tratta.

L'indirizzo può già orientarci sulla bontà dei contenuti. Se si tratta di una università possiamo contare

su un certo rigore scientifico. Il bello di internet è che ci costringe a essere critici e a saper discernere

fra le sciocchezze messe in rete e le cose serie.

1.1.3 Fare una ricerca usando i comuni operatori logici

Sopra alla casella Cerca vi è un link "Ricerca avanzata" che ci permette di restringere ancora di più il

campo della ricerca mettendo a disposizione varie opzioni di ricerca.

Non visibili nell'immagine vi sono molte altre opzioni. Non sempre, però, non ostante tutti questi

accorgimenti messi a disposizione dai motori di ricerca, si riesce ad arrivare allo scopo.


319




Gli operatori logici, come abbiamo visto, possono restringere il campo della ricerca, ma ogni motore di

ricerca utilizza una propria sintassi. In genere nel sito è presente una guida, ma se ciò non fosse

disponibile, conviene provare usando i diversi modi per inserire un operatore. Per esempio per la

ricerca fatta prima si poteva scrivere "quark and atomo and particelle" oppure "+quark + atomo +

particelle" oppure "quark & atomo & particelle".

E' buona norma, quando si trova un sito che risponde alle nostre aspettative, conservare il suo

indirizzo. Vedremo in seguito come fare.

Altri motori di ricerca.

Oltre ai motori di ricerca per pagine www, esistono motori per cercare altre risorse in rete, come

newsgroup, indirizzi di posta elettronica, siti ftp etc.. la maggior parte dei motori per web contengono

anche possibilità di altre ricerche, ma ci sono anche siti specifici.

Per esempio www.deja.com/usenet permette di cercare newsgroup, http://www.whowere.com/ e

http://www.bigfoot.com/ permettono di cercare indirizzi di persone fisiche.


320




1.2 Stampa Una volta trovata la pagina che ci interessa, molto probabilmente vorremo stamparla o salvare i

risultati della ricerca. La pagina web non è come una pagina di word. La pagina web si adatta allo

schermo e alla sua definizione, per cui quello che vediamo non necessariamente è quello che vedremo

sul foglio stampato. Occorre avere, quindi ben chiaro, quali sono i parametri da impostare per ottenere

i risultati voluti e quali informazioni devono comparire sulla pagina.

1.2.1 Vedere l'anteprima di stampa

Microsoft Explorer non permette di vedere l'anteprima di stampa, mentre Netscape sì. In ogni caso non

è tanto importante vedere l'anteprima, ma sapere che cosa verrà stampato. Infatti premendo il pulsante

Stampa della barra degli strumenti ( ) la pagina selezionata passa subito alla stampa e potremmo

ritrovarci nel foglio cose che non volevamo o che addirittura non comprendiamo.

Conviene passare prima per l'impostazione della pagina e poi per il comando Stampa. Ciò ci permette di impostare tutti i parametri necessari.

Prima di passare alla stampa, forse conviene salvare sul proprio computer la pagina web che ci

interessa, in modo da visitarla o stamparla non in linea. Ciò fa risparmiare tempo e scatti telefonici.

Per salvare la pagina web corrente è sufficiente cliccare su File/Salva con nome. Appare la finestra di

dialogo Salva con nome

Si può scegliere la cartella e il nome con cui salvare la pagina e anche il formato.

Per salvare tutti i file necessari per visualizzare la pagina, comprese le immagini, i frame e i fogli di

stile, fare clic su Pagina Web, completa. Questa opzione consente di salvare tutti i file nel formato

originale.

Per salvare tutte le informazioni necessarie per visualizzare questa pagina in un unico file in codifica

MIME, fare clic su Archivio Web. Questa opzione consente di salvare un'istantanea della pagina Web

corrente. Questa opzione è disponibile solo se è installato Outlook Express 5 o una versione

successiva.

321




SISTEMI DI ELABORAZIONE DELL

P D

I &

L &

&

L

i

i &

L

d

o &

L &

I &

I &

er stampare igitare

l titolo della finestra

W

'indirizzo o URL della pagina

u

La data nel formato breve, come specificato dalle impostazioni

internazionali nel Pannello di controllo

d

a data nel formato esteso, come specificato dalle impostazion nternazionali nel Pannello di controllo

D

'ora nel formato specificato dalle impostazioni internazionali nel Pannell i controllo

t

'ora nel formato a 24 ore T

l numero della pagina corrente

p

l numero complessivo delle pagine

P

E INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Per salvare solo la pagina HTML corrente, fare clic

su Pagina Web, solo HTML. Questa opzione

consente di salvare le informazioni presenti sulla

pagina Web, ma non i file di grafica, audio e altri

file.

Per salvare solo il testo della pagina Web corrente,

fare clic su Solo testo. Questa opzione consente di

salvare le informazioni presenti sulla pagina Web

in formato solo testo.

Con le opzioni Pagina Web, completata e Archivio

Web è possibile visualizzare tutta la pagina Web in

modalità non in linea, senza aggiungere la pagina

all'elenco Preferiti e senza contrassegnarla per la

visualizzazione non in linea.

Facendo clic su Pagina Web, completa verrà

salvata solo la pagina corrente.

1.2.2 Modificare le opzioni di stampa

Come detto sopra, prima di stampare conviene impostare le opzioni di stampa, in modo che sul foglio appaia ciò che vogliamo .

Innanzi tutto impostiamo la pagina cliccando su File/Imposta pagina. Appare la finestra Imposta

Pagina

Scegliamo la grandezza del foglio, che in genere è A4 e poi l'origine, cioè il cassetto dei fogli se questa

opzione è disponibile con la stampante in uso. Decidiamo poi se la stampa deve essere su foglio

orizzontale o verticale e impostiamo i margini. Ciò fatto passiamo all'Intestazione e Piè di pagina.

Teniamo presente che una pagina web non è lunga un foglio A4 ma può essere lunga anche molti fogli;

aggiungere elementi in queste zone può facilitare la letture della pagina stessa. Per inserire elementi

nell'Intestazione e/o nel Piè di pagina occorre conoscerne la sintassi, che possiamo trovare nella guida

alla voce Stampa di una pagina web. In essa sono contenuti i codici da inserire, come descritto sotto:


322



I &

I &

U &


l testo riportato dopo &b come centrato b

l testo riportato dopo &b&b come giustificato a destra b&b

na singola e commerciale (&) &

Per riportare un testo qualunque basta digitarlo. Nella intestazione della figura sopra è scritto il codice

che produrrà il seguente testo: "Titolo della pagina Pagina 1 di 3", cioè a sinistra il titolo della

pagina e al centro Pagina 1 di 3 se le pagine totali fossero tre.

Mediante il pulsante Stampante si accede alla finestra Stampante, che si attiva anche quando si clicca

sul comando File/Stampa. In questa finestra è possibile scegliere la stampante se ve ne sono disponibili

più di una e impostare anche i parametri di stampa che la stampante scelta permette di impostare

(qualità di stampa etc.)

1.2.3 Stampare una pagina web usando le opzioni di base della stampa

Impostata la pagina possiamo passare alla stampa. Clicchiamo su File/Stampa... e appare la finestra

Stampa

La finestra è simile a quella delle altre applicazioni di Office e non c'è bisogno di ritornarci sopra. E'

da notare La stampa dei Frames. Una pagina web può essere costituita da più pagine, le quali vengono

mostrate in zone diverse e adiacenti dello schermo chiamate Frame; a noi sembra di vederne una ma in

realta le pagine reali sono più di una. Cliccando col mouse dentro un frame esso viene attivato. Nella


323




finestra di stampa possiamo scegliere se stampare tutti i frame come visualizzati sullo schermo, oppure

solo il frame selezionato oppure infine tutti i frame separatamente.

Le due caselle di spunta in fondo ci danno la possibilità di stampare tutti i documenti collegati e la

tabella dei collegamenti della pagina.

A questo punto non rimane che cliccare su OK e la pagina viene inviata alla stampa.

Ricordiamo anche che Microsoft Explorer offre la possibilità di stampare anche solo il testo

selezionato. E' sufficiente selezionare il testo col mouse e poi cliccare col destro nella zona selezionata.

Appare un menu di scelta rapida con la voce Stampa

1.2.4 Presentare il risultato di una ricerca in forma stampata

Presa confidenza con tutti gli elementi impostabili della stampa e soprattutto con l'Intestazione e il Piè

di pagina, è possibile mettere ordine fra le pagine trovate e presentarle in forma stampata.

Se si tratta del risultato di una ricerca e le pagine da stampare sono diverse, è utile averle prima tutte

pronte per poterle analizzare meglio e ordinarle. Per far ciò conviene salvare in una cartella tutte le

pagine interessate alla relazione, rivederle non in linea per tutto il tempo necessario, selezionare le

pagine o le parti interessanti e infine procedere alla stampa mettendo nell'intestazione le indicazioni

utili per individuare la sequenza.

Naturalmente, una volta salvate le pagine con tutti gli elementi correlati, possiamo farne quello che

vogliamo: ricordiamo che Word è capace di aprire pagine web, le quali possono essere risalvate in

formato doc; è evidente che attraverso questi passaggi possiamo creare un nuovo documento basato su

di esse.

2.0 Segnalibri

2.1 Creare un segnalibro

Nella navigazione in Internet capiterà senz'altro di imbattersi in siti, di cui vogliamo ricordare

l'indirizzo, anzi è buona norma tener memoria degli indirizzi interessanti (magari divisi per categorie);

gli indirizzi si dimenticano con estrema facilità! Tutti i browser hanno questa funzione che si chiama

segnalibro (in Italiano) o bookmark (in Inglese) in Netscape e Preferiti in Microsoft Explorer. Il

concetto è lo stesso ed anche il modo di funzionamento. Segnalibro o Preferiti è una cartella che si

trova in C:\Windows. Essa può essere aperta direttamente, modificata e salvata o trasportata su altri

computer. Descriveremo in seguito la funzione Preferiti di Microsoft Explorer.

2.1.1 Aprire una pagina mediante un segnalibro (bookmark)

Sulla barra dei pulsanti del browser è presente il pulsante Preferiti ( ), cliccando sul quale si

apre la finestra preferiti, che occupa la parte sinistra della finestra di Explorer.


324




Come si vede, nell'elenco vi sono pagine web e cartelle, nelle quali vi sono altre pagine web. Quelle

che si vedono in figura sono state immesse, nella cartella C:\Windows\Preferiti dalla Microsoft o dal

produttore del computer. Se vogliamo collegarci ad una pagina web presente nell'elenco è sufficiente

cliccare su di essa. Automaticamente il browser chiede il collegamento telefonico e accede all'indirizzo

della pagina, se essa esiste ancora, altrimenti manda un messaggio di errore.

Poichè la finestra preferiti occupa spazio dello schermo, richiamata la pagina desiderata, può essere

chiusa cliccando sul pulsante Chiudi in alto a destra.

2.1.2 Assegnare un bookmark ad una pagina web

Ma come si fa ad aggiungere a Preferiti la pagina web desiderata . La funzione è veramente semplice e

intuitiva, anche perché è automatizzata.

Navigando in Internet ci troviamo prima o poi ad esclamare "Oh! è proprio quello che cercavo". Bene

a questo punto clicchiamo sul pulsante Preferiti e poi su Aggiungi ( ) della finestra che si

apre.

Naturalmente ciò che verrà aggiunto alla cartella sarà la pagina web corrente e l'indirizzo relativo che

compare nella casella di testo dell'indirizzo.

2.1.3 Aggiungere pagine web alla cartella dei bookmark

Possiamo salvare la pagina web attiva in una cartella qualunque all'interno della cartella Preferiti (o

altrove). Cliccando su Aggiungi si apre una finestra di dialogo in cui si può decidere dove e come

salvare la pagina.


325




Prima di tutto nella casella Nome viene suggerito un nome che in genere è il titolo della pagina, ma

che possiamo modificare a piacere per ricordare meglio il suo contenuto. Poi dobbiamo specificare

dove metterla cliccando sul pulsante Crea in <<. Cliccando su questo pulsante si apre la parte inferiore

della finestra con l'elenco delle cartelle presenti e compare il pulsante Nuova Cartella. Possiamo

scegliere di creare una nuva cartella accodata alle altre o all'interno di quelle presenti; beh! il sistema

funziona esattamente come le finestre Salva.

Ultimo punto importante è la casella di selezione Disponibile in modalità non in linea. Se questa

casella viene selezionata, si attiva il pulsante Personalizza... Ciò significa che se la casella di selezione

non è spuntata viene salvato soltanto l'indirizzo della pagina, se è selezionata viene salvata anche la

pagina web in modo che sia visitabile non in linea e, tramite il pulsante Personalizza... possiamo

definire che cosa salvare e se la pagina deve essere aggiornata periodicamente collegandosi in rete.

Ma andiamo con ordine. Spuntiamo la casella e clicchiamo su Personalizza. Appare la prima finestra

della procedura guidata. In essa viene spiegata la procedura. Clicchiamo su Avanti e appare la seconda

finestra


326




In questa finestra è possibile definire se salvare i collegamenti della pagina e fino a quale livello. E'

evidente, come spiega la nota, che se si sceglie di salvare molte pagine collegate aumenterà il tempo

per salvarle e occuperanno spazio sul disco. Cliccando su Avanti appare la terza finestra

In essa è possibile scegliere se l'aggiornamento della pagina deve avvenire manualmente, al momento

della connessione, cliccando sul comando Strumenti/Sincronizza, oppure pianificare un aggiornamento

automatico. Se si sceglie la pianificazione, andando avanti compare la scheda della pianificazione in

cui si può specificare ogni quanto tempo deve essere aggiornata la pagina e altro.


327




L'ultima scheda permette di assegnare alla pagina una password per potervi accedere.

Passando il cursore sull'elenco delle pagine di preferiti, se la pagina non è disponibile non in linea

appare accanto al cursore un segno di divieto.

Ricordiamo infine che accanto alla casella dell'indirizzo vi è la Barra dei Collegamenti nella quale si

possono inserire, semplicemente trascinando le icone relative, i collegamenti che si usano più di

frequente.

Allo stesso modo si possono rimuovere trascinandoli via dalla barra. Ovunque si abbia un'icona di una

pagina web, basta agganciarla col mouse e trascinarla sulla barra per ottenere un collegamento. In

questo modo si può anche aggiungere un collegamento a Preferiti.

Il secondo pulsante della finestra Preferiti è Organizza..., che permette di mettere ordine nella cartella

Preferiti quando questa diventa piena di indirizzi e pagine web.

Anche se questo lavoro può essere fatto manualmente lavorando direttamente nella cartella, la finestra

di dialogo che appare facilita il compito

I pulsanti presenti nella finestra sono chiari e non hanno bisogno di molte spiegazioni. Selezionando

una pagina web dall'elenco, nel riquadro in basso a sinistra appaiono le proprietà del collegamento e la

possibilità di modificarle.


328




La casella di selezione permette di impostare la disponibilità non in linea; cliccando su di essa si attiva

la stessa procedura vista precedentemente.

Le proprietà di una pagina web si possono modificare anche direttamente cliccando col destro del

mouse su di essa e scegliendo Proprietà dal menu di scelta rapida.

Per finire un consiglio; mantenendo aggiornata la cartella preferiti si risparmia tempo, molto tempo e

scatti, molti scatti.

Posta elettronica

1.0 Posta elettronica

1.1 Primi passi con la posta elettronica

1.1.1 Aprire un programma di posta elettronica

1.1.2 Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente

1.1.3 Leggere un messaggio

1.1.4 Chiudere il programma di posta elettronica



1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione


2.0 Messaggi

2.1 Inviare un messaggio

2.1.1 Creare un messaggio

2.1.2 Inserire un indirizzo nel campo "destinatario"

329




2.1.3 Inserire un titolo nel campo "oggetto"

2.1.4 Aggiungere il "biglietto da visita" in calce al messaggio

2.1.5 Usare un correttore ortografico se disponibile

2.1.6 Allegare un file al messaggio

2.1.7 Mandare un messaggio con alta/bassa priorità

2.2 Copiare, spostare, cancellare

2.2.1 Usare le funzioni "Copia" e "Incolla" per duplicare un testo

nel messaggio o in un altro messaggio attivo

2.2.2 Usare "Taglia" e "Incolla" per spostare un testo all'interno di

un messaggio o in un altro messaggio attivo

2.2.3 Usare "Taglia" e "Incolla" per inserire nel messaggio un testo

prelevato altrove

2.2.4 Cancellare parte del testo in un messaggio

2.2.5 Cancellare un file allegato ad un messaggio

2.3 Leggere un messaggio

2.3.1 Aprire la cartella della posta

2.3.2 Evidenziare un messaggio e aprirlo

2.3.3 Riporre il messaggio

2.4 Rispondere a un messaggio

2.4.1 Usare la funzione "Rispondi al mittente"

2.4.2 Usare la funzione "Rispondi a tutti"

2.4.3 Rispondere inserendo il messaggio originale

2.4.4 Rispondere senza inserire il messaggio originale

2.4.5 Spedire il messaggio

1.0 Posta Elettronica

1.1 Primi passi con la posta elettronica

La posta elettronica (e-mail ovvero electronic-mail) è uno dei più importanti servizi offerti in Internet,

è il servizio che, insieme al web, ha contribuito di più alla diffusione della rete. Ormai, con la gratuità

con cui i provider permettono l'accesso ad internet e la gratuità della casella di posta personale, questo

mezzo è usato da gran parte della popolazione mondiale (o almeno dei paesi più evoluti dal punto di

vista tecnologico), talvolta in alternativa o insieme con la posta tradizionale.

La posta elettronica offre molti vantaggi rispetto a quella tradizionale, di cui ci si rende

immediatamente conto quando la si usa. Intanto costa quanto uno scatto telefonico, può raggiungere

una infinità di destinatari contemporaneamente in tutto il mondo, può essere ricevuta anche in nostra

assenza, si possono allegare testi, immagini, suoni, può interagire con la messagistica SMS dei

telefonini, è sempre e ovunque con noi con un telefonino WAP. Nel futuro (che è cominciato già ieri) è

prevedibile che la comunicazione personale sarà sempre più integrata fra computer e dispositivi

personali di comunicazione.


330




Per comunicare con la posta elettronica occorre disporre di alcune cose: naturalmente dell'accesso a

Internet mediante un provider. Il provider offre, in genere, la casella di posta elettronica, cioè una

cartella sul proprio server in cui raccogliere e conservare i messaggi ricevuti, e naturalmente un

indirizzo personale. Occorre, infine, un programma che gestisca la posta. Quest'ultimo per la verità

non è strettamente necessario, perché della gestione della posta può incaricarsi, mediante il browser, il

provider, che nella propria Home page, permette l'accesso alla posta e lo scambio di messaggi, talvolta

anche l'invio di SMS a telefonini cellulari. Oggi i servizi e-mail offerti dai provider sono anche

abbastanza sofisticati; tuttavia se si vuol gestire la posta con razionalità ed efficienza è bene utilizzare

un programma di posta elettronica, come Eudora o Microsoft Outlook o il suo fratello minore

Microsoft Outlook Express. MIcrosoft Outlook è fornito con Office 2000, mentre Microsoft Outlook

Express viene fornito gratuitamente con Windows ed Explorer. Naturalmente esistono molti altri

programmi, ma essendo Microsoft Outlook integrato con windows e Office 2000, lo utilizzeremo nel

seguito.

L'indirizzo di posta elettronica viene fornito dal provider col contratto di accesso a Internet e, come

l'URL, è costituito da quattro parti ben definite.

Nome o nomignolo dell'utente, per esempio lanorte

Presso cioè il famoso simbolo della chiocciolina @

Nome del server, per esempio mediacom

Nome del dominio, per esempio it

In definitiva l'indirizzo è [email protected] Esso è strettamente personale ed individua la nostra

casella, alla quale si può accedere soltanto conoscendo il nome utente e la password, forniti dal

provider al momento dell'accettazione del contratto.

1.1.1 Aprire un programma di posta elettronica

Parleremo in questo paragrafo prima di Microsoft Outlook Express, il quale è presente in ogni

computer che abbia Microsoft Explorer. Questo programma è molto più semplice di Microsoft Outlook

e di esso contiene solo alcune funzionalità. Proprio per la sua semplicità viene adoperato dalla maggior

parte degli utenti di posta elettronica. Parleremo poi delle funzioni di Outlook non contenute in

Outlook Explress.

Entrambi i gestori di posta elettronica, quando vengono aperti per la prima volta devono essere

configurati, nel senso che occorre specificare almeno un account di posta elettronica (altrimenti che

gestore di posta sarebbe!) ovvero la casella, i protocolli, le password e l'indirizzo forniti dal provider.

Avendo più account si possono configurare tutti, in modo che Outlook possa scaricare dai server tutta

la posta in arrivo. Gli elementi necessari per la configurazione dell'account sono stati elencati in altro

paragrafo. Li elenchiamo anche qui per semplicità:

l'indirizzo; per esempio [email protected]

il nome utente; per esempio flanorte

la password per poter entrare nella casella della posta (che naturalmente è riservata), per

esempio 100655 o qualunque altro gruppo di caratteri alfanumerici. il numero telefonico del provider (es. 0832313257 che è il numero per Lecce del provider

TIN); il DNS primario e secondario, cioè i numeri riservati ai provider per l'accesso. Essi possono

essere dinamici, nel senso che automaticamente vengono assegnati dal provider al momento del

collegamento, oppure fissi (per esempio il DNS primario di TIN è 212.216.112.222 e il DNS

secondario è 212.216.172.162).

l'indirizzo del'NNTP server (per esempio, sempre per TIN esso è news.tin.it) per il servizio

newsgruop.

l'indirizzo del POP3 server (per TIN esso è box.clubnet.tin.it per un abbonamento gratutito a

Clubnet) per il servizio di posta in arrivo .


331



SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNI

CAZIONI

l'indirizzo

del'SMTP server

(per l'abbonamento

citato a Clubnet è

mail.clubnet.tin.it)

per il servizio di

posta in partenza.

All'apertura

del gestore

inizia la

configurazione

guidata.

E'

sufficiente

immettere i dati

nelle varie caselle.

Viene chiesto alla

fine se il gestore

che

stiamo

configurando deve

essere

il

predefinito

(ciò vuol

dire

che

quando avremo a che fare con posta elettronica verrà attivato questo gestore); rispondiamo Sì e

Outlook è pronto per essere usato.

Clicchiamo sulla icona di Outlook Express presente sulla barra dell'avvio veloce della Barra delle

Applicazioni del desktop ( ) e appare la finestra del gestore di posta elettronica.

Outlook funziona per cartelle, nel senso che tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo e in partenza,

gli appuntamenti, i contati etc. vengono conservati in cartelle, che è possibile visionare cliccando

sull'elenco presente sulla sinistra della finestra, in cui troviamo

Posta in arrivo. In essa vengono conservati tutti i messaggi ricevuti, prelevati dal

server mediante il collegamento a Internet che si attiva cliccando sul pulsante Invia/Ricevi presente

sulla barra degli strumenti ( ). Cliccando sul pulsante e selezionando poi Ricevi tutti,

viene aperto automaticamente il collegamento con Internet, senza aprire il browser, e vengono scaricati

tutti i nuovi messaggi ricevuti insieme agli eventuali allegati. Contemporaneamente vengono cancellati dal server. I messaggi sono poi esplorabili non in linea, con un risparmio notevole di scatti telefonici.

Posta in uscita. In questa cartella vengono conservati tutti i messaggi scritti e non ancora

inviati completi degli eventuali allegati. Il gestore di posta permette di scrivere non in linea tutti i

messaggi che si vuole e poi, cliccando sul pulsante Invia/Ricevi e Invia tutti, aprire Internet, senza

aprire il browser, e inviare ai server relativi tutti i messaggi.

Posta Inviata. In questa cartella vengono parcheggiati fino a che non vengono cancellati, tutti i

messaggi che sono stati inviati dalla Posta in Uscita, la cui cartella viene svuotata al momento


dell'invio.

Posta Eliminata. In questa cartella vengono conservati i messaggi ricevuti e cancellati. E' una

specie di cestino che permette di recuperare messaggi cancellati per errore fino a che non vengono

cancellati definitivamente.

Bozze. In questa cartella vengono conservati i messaggi scritti, non compiuti e non inviati, in

modo da poterli riprendere e completarli per l'invio. In altri termini, quando scriviamo un messaggio e

poi si clicca sul pulsante Salva, il messaggio viene conservato in questa cartella.

332




Nel secondo riquadro in basso compaiono i Contatti, ovvero gli indirizzi a cui inviare i

messaggi. Gli indirizzi possono essere singoli o gruppi di indirizzi, che permettono di

inviare un messaggio contemporaneamente a più destinatari con un unico click del mouse.

Naturalmente possono essere create tutte le cartelle che vogliamo per un uso più personale del gestore.

I dettagli per l'invio e la ricezione di messaggi li vedremo in seguito nei prossimi paragrafi.

Microsoft Outlook, a differenza di Microsoft Outlook Express, contiene altre funzionalità che lo

rendono più completo per la gestione totale della comunicazione.

Cliccando sull'icona di Microsoft Outlook ( ), che compare nella Barra di Office o nell'elenco

Start/Programmi se il programma è stato installato, appare l'interfaccia del programma:

Come si vede la finestra appare più ricca di cartelle, in quanto, oltre alla posta elettronica, Outlook

gestisce anche contatti, appuntamenti, diari e collegamenti ad altre applicazioni. Il funzionamento è,

però, del tutto simile ad Outlook Express, nel senso che si tratta di un insieme di cartelle nelle quali

vengono conservate le varie informazioni, naturalmente con tutti gli automatismi che consente la

gestione elettronica.

Esaminiamo brevemente le varie cartelle. I dettagli saranno presi in considerazione quando si

presenterà l'occasione.

Nel gruppo Collegamenti ad Outlook vi sono le seguenti cartelle:

Cartella Outlook Oggi la quale mostra un sommario di tutte le altre cartelle

Cartella Posta in arrivo che contiene la posta che è già stata scaricata dal provider

Cartella Calendario per programmare appuntamenti e riunioni


333




Cartella Contatti per archiviare dati relativi a persone con cui abbiamo rapporti

Cartella Attività per pianificare attività e progetti

Cartella Diario che permette di tenere memoria della giornata lavorativa o di altro

Cartella Note per prendere appunti volanti

Cartella Posta eliminata che contiene tutti i messaggi che sono stati eliminati prima di essere

eliminati definitivamente.

Nel gruppo Collegamenti vi sono le cartelle:

Cartella Bozze che contiene i messaggi da inviare e non ancora finiti. In essa vanno a finire i

messaggi che stiamo scrivendo e salviamo facendo click su Salva

Cartella Posta in uscita che contiene tutti i messaggi scritti e da inviare. Essi verranno inviati

quando si clicca su Invia tutti

Cartella Posta inviata nella quale vengono conservati i messaggi inviati quando si clicca su

Invia tutti. In questo caso i messaggi vengono cancella ti dalla cartella Posta in uscita e salvati in

questa.

Nel gruppo Altri collegamenti vi sono le cartelle:

Risorse del computer

Documenti

Preferiti

1.1.2 Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente

Abbiamo visto che per aprire la cassetta delle lettere (l'account di posta elettronica ovvero la cartella

personale presente sul server) occorre conoscere prima di tutto qual'è il server; potrebbe essere tin.it

oppure libero.it oppure tiscali.it etc.. Poi occorre conoscere il nome utente (il codice del proprietario

della cassetta) e infine la password. Se la cassetta è nostra il lavoro lo abbiamo già fatto configurando

il gestore e conosceremo senz'altro il nome utente e la password. Se la cassetta non è nostra (non

dovremmo entrare!) occorre conoscere tutti gli altri dati. Conoscendo queste informazioni come fare per vedere la posta ricevuta? Mediante Outlook Express occorre conoscere l'account completo, cioè occorre conoscere tutti gli

elementi elencati per la configurazione del gestore, creare l'account e quindi cliccare su Ricevi Tutti

del pulsante Invia/Ricevi. Tutti i messaggi vengono scaricati nella cartella Posta in Arrivo e da qui

possiamo visitarli.

Se si conoscono soltanto il nome utente, la password e il server, allora possiamo aprire la cassetta

collegandoci ad Internet mediante il browser, andare all'indirizzo del server (per esempio

http://www.libero.it/) e nella sua Home Page certamente vi sono le caselle in cui inserire nome utente e

password mediante cui accedere alla cassetta delle lettere del proprietario (naturalmente se si è

autorizzati!!).

1.1.3 Leggere un messaggio

Una volta aperta la cassetta delle lettere col gestore di posta elettronica o direttamente dal browser è

possibile leggere i messaggi.

Nel browser vengono elencati nella parte superiore dello schermo tutti i messaggi presenti in ordine di

data, dal più recente al più vecchio. Cliccando sulla barra sopra la data i messaggi possono essere

ordinati dal più vecchio al più nuovo. I messaggi non letti appaiono in grassetto, che scompare una

volta letti. Per leggere un messaggio basta cliccarci sopra; nella parte inferiore dello schermo appare il

messaggio completo con gli eventuali link ad allegati o a indirizzi.

Con Outlook Express occorre fare click sulla cartella Posta in Arrivo e nella parte destra in alto della

finestra appare l'elenco dei messaggi, anche qui in ordine di data decrescente e anche qui con i


334




messaggi non letti in grassetto. Per leggere il messaggio basta cliccarci sopra e in basso a destra

compare il messaggio.

Mediante gli strumenti presenti sia nel browser che in Outlook è possibile rispondere o cancellare il

messaggio. Cancellando i messaggi dal browser, essi verranno eliminati definitivamente, mentre

cancellandoli da Outlook essi vengono conservati nella cartella Posta eliminata fino a che non vengono

cancellati definitivamente.

I messaggi scaricati dal server mediante il pulsante Ricevi tutti di Outlook o Outlook Express,

vengono cancellati, per cui, entrando nelle propria posta da un altro computer mediante il browser si

rischia di non trovare più i messaggi ricevuti, i quali, comunque, sono salvati sul proprio computer

dove è configurato Outlook.

1.1.4 Chiudere il programma di posta elettronica

Una volta letta la posta o fatte le altre attività permesse dal programma Outlook si chiude

semplicemente cliccando sul pulsante Chiudi della finestra oppure cliccando sul menu File/Esci.

Quando si chiude il programma di posta elettronica ricordarsi sempre di controllare che il computer

non sia rimasto connesso alla rete, perchè gli scatti telefonici continuerebbero ad andare senza alcuna

utilità per noi. Quando il collegamento è attivo, sulla barra di stato, in basso a destra della barra della

applicazioni del desktop, appare l'icona del collegamento lampeggiante. Cliccando su di essa appare la

finestra di dialogo in cui sono riportati i minuti di collegamento e i pulsanti con cui disconnettersi.

Cliccando su disconnetti si sente chiaro il click del telefono che si disconnette dalla rete.


Microsoft Outlook Express è un programma semplice e intuitivo. Microsoft Outlook è più complesso.

In caso di dubbi sull'uso dei due gestori di posta esiste sempre la guida in linea pronta a dare tutte le

spiegazioni necessarie. Essa funziona come le altre guide in Windows.

Cliccando su "?" del menu e poi su Sommario e indice oppure premendo il tasto F1 appare la finestra

della guida


335




con tutti gli argomenti disponibili.


Come tutti i programmi che girano sotto windows anche Microsoft Outlook e Microsoft Outlook

Express hanno una interfaccia configurabile a piacere, in modo da adattarla alle esigenze personali. Si

possono configurare il modo di visualizzazione e le barre degli strumenti.

1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione

Cliccando sulla voce di menu Visualizza si accede al sottomenu delle visualizzazioni; posizionandosi

sulla voce Visualizzazione corrente si accede alle varie possibilità di visualizzazione

Come si vede si possono visualizzare tutti i messaggi, oppure solo quelli non letti. Cliccando su

Personalizza visualizzazione corrente... si apre una finestra nella quale è possibile configurare la

visualizzazione corrente per ogni condizione


336




Come si vede nella figura nella prima casella si può selezionare il tipo di messaggio e nella casella sottostante definire l'azione cliccando sulla voce sottolineata. Nella terza casella si può dare un nome

alla visualizzazione. Si possono creare molte visualizzazioni cliccando sulla voce Definisci

visualizzazioni... In essa si possono definire e impostare le visualizzazioni che appariranno nell'elenco

del menu Visualizza/Visualizzazione corrente. In questo modo è possibile avere pronte diverse

configurazioni e usare l'una o l'altra a seconda delle esigenze.


Naturalmente

anche in Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express, come nelle altre applicazioni Microsoft, è

possibile riconfigurare e personalizzare la barra degli strumenti o le barre degli strumenti.


337




In Microsoft Outlook Express occorre cliccare col destro del mouse sulla barra degli strumenti e

appare l'elenco delle due barre che si possono attivare

Cliccando su Personalizza... appare la finestra in cui è possibile aggiungere o rimuovere pulsanti e

configurare i pulsanti stessi come grandi o piccoli con etichetta o senza.

In Microsoft Outlook per

attivare le barre degli strumenti

occorre cliccare su Visualizza/Barre degli strumenti. Anche qui vi è la

voce Personalizza... che

permette di attivare e disattivare

le barre disponibili, creare barre

personali e aggiungere e togliere

pulsanti come nell'Express.

2.0 Messaggi

2.1 Inviare un messaggio

Per inviare un messaggio di

posta elettronica occorre innanzi tutto comporlo in tutte le sue parti e infine procedere alla spedizione.

E' bene ricordare, in questa sede, che, quando si è collegati in internet, gli scatti telefonici corrono e,

anche se non si hanno problemi di consumi, è buona norma rimanere connessi solo se è strettamente

indispensabile. Per questo motivo è bene non scrivere i messaggi durante il collegamento, ma al di

fuori con le modalità che vedremo in seguito, e, una volta pronto, attivare il collegamento e procedere

all'invio.

L'uso del gestore della posta elettronica facilita indubbiamente tutte le operazioni e di esso parleremo

nei paragrafi seguenti, ma, ad onor del vero, esso non è strettamente indispensabile. Se non si vuole

usare il gestore, si può procedere nel modo seguente:

1. Scrivere il messaggio usando Blocco note e salvare il testo per un uso successivo.

2. Selezionare tutto il messaggio e cliccare su Copia

3. Aprire internet e accedere alla propria posta

4. Cliccare su Nuovo messaggio

5. Cliccare su Incolla dopo aver posizionato il cursore nello spazio del testo

6. Scrivere gli altri elementi necessari del messaggio

7. Cliccare su Invia

8. Chiudere la connessione Internet

Quello descritto è un modo un po' spartano di inviare un messaggio. L'uso del gestore della posta

permette di comporre messaggi formattati, con immagini, collegamenti e altro, per cui è altamente

raccomandabile il suo uso.

2.1.1 Creare un messaggio

Apriamo Microsoft Outlook Express in modalità non in linea. Sulla barra degli strumenti vi è il

pulsante Nuovo messaggio ( ) con una freccetta a lato. Cliccando sul pulsante si apre la

338





finestra di composizione del nuovo messaggio senza uno stile; cliccando invece sulla freccetta si apre

un elenco di stili di messaggi già pronti o da creare. Ricordarsi sempre che siamo in internet, in

particolare siamo nel WWW, per cui i messaggi verranno visualizzati come pagine web (sed il gestore

ne è capace) e come tali possono contenere tutti gli elementi di una pagina web. Bisogna, però,

ricordare anche che non tutti i gestori di posta elettronica supportano le diverse codifiche di un

messaggio. Outlook Express è in grado di inviare messaggi in tre formati:

HTML

RTF

Testo normale

Il formato HTML può contenere tutti gli elementi di una pagina web, ma può essere letto dal

destinatario solo se il suo gestore di posta elettronica ha queste caratteristiche (in altri termini se ha

anche lui Outlook). Il formato RTF contiene solo formattazione Rich Text File. Il formato solo testo è

povero, contiene solo il testo, ma è supportato da tutti i gestori di posta elettronica. Ricevendo un

messaggio in HTML e leggendolo con un gestore solo testo si vedranno geroglifici che confondono il

messaggio.

E' buona norma inviare messaggi in solo testo specialmente quando sono indirizzati a più destinatari.

Per scegliere il formato desiderato cliccare su Strumenti/Opzioni della finestra di Outlook Express e

poi aprire la scheda Invia. In essa è possibile selezionare il formato del messaggio.

Scegliamo allora uno stile da quelli in elenco, ma possiamo provare anche a creare un nostro stile e

salvarlo per usarlo come marchio di fabbrica dei nostri messaggi.

Facciamo click su Seleziona elementi decorativi... e si apre la finestra relativa

Come si vede c'è già un lungo elenco da cui scegliere ma possiamo anche creare una nostra pagina

cliccando sul pulsante Nuovo... oppure sul pulsante Modifica. In entrambi i casi viene aperto Microsoft

Front Page, l'applicazione nella quale può essere creata la pagina da usare nel messaggio.

Scelto lo stile, se ci interessa uno stile, si apre la finestra di dialogo nella quale è possibile inserire tutti gli elementi del messaggio, alcuni necessari altri opzionali.


339




La finestra è un vero e proprio editore di testo con tutti i pulsanti necessari alla formattazione e tutti i

menu per la gestione del documento che stiamo scrivendo. Le voci di menu permettono di inserire

immagini, suoni, sfondi, organizzare il testo formattato con rientri, elenchi etc.

2.1.2 Inserire un indirizzo nel campo "destinatario"

La prima casella in alto, contraddistinta da A:, permette di inserire l'indirizzo del destinatario.

Possiamo inserirlo direttamente digitandolo (ad esempio [email protected]) oppure scegliendo

dall'elenco dei contatti (dalla rubrica) che si apre cliccando sul pulsante a sinistra della casella (

)


340




La rubrica può contenere indirizzi individuali o gruppi già preparati nella gestione dei contatti in

Outlook Express come già visto in precedenza, oppure creando nuovi contatti cliccando sul pulsante

Nuovo contatto. Se si vuole inviare il messaggio a più destinatari contemporaneamente si possono

scrivere direttamente nella casella A: tutti gli indirizzi, separati da una virgola oppure selezionando

contemporaneamente o uno alla volta dalla rubrica gli indirizzi r cliccando sul pulsante Aggiungi

accanto a sinistra delle caselle degli indirizzi.

Vi sono altre due caselle in cui si possono inserire indirizzi, la casella Cc: e la casella Ccn:.

Quest'ultima, se non presente nella finestra Nuovo, si può visualizzare cliccando su Visualizza/Tutte le

intestazioni.

In Cc: si possono inserire indirizzi "per conoscenza", cioè destinatari a cui si vuol far conoscere il

messaggio per conoscenza.

In Ccn: si possono inserire indirizzo/i di destinatari, i quali però non sono visualizzabili dagli altri

destinatari del messaggio.

2.1.3 Inserire un titolo nel campo "oggetto"

Importante, come in una lettera normale, è l'oggetto del messaggio, che è bene sempre specificare per

facilitare la comunicazione.

L'oggetto del messaggio possiamo scriverlo nella casella Oggetto:; esso non sia prolisso e sia sempre

sempre chiaro; comparirà nell'intestazione del messaggio ricevuto, di modo che il destinatario ha già

un'idea del contenuto senza aprire il messaggio.

A questo punto non resta che scrivere il contenuto del messaggio e aggiungere gli elementi che si

possono aggiungere, come il biglietto da visita e allegati (cioè file di qualunque genere).

2.1.4 Aggiungere il "biglietto da visita" in calce al messaggio


341




Un biglietto da visita è un file contenente non solo l'indirizzo e-mail di una persona, ma anche tutte le

altre indicazioni che uno ritiene necessario dare agli altri. Questo file è di tipo particolare (si chiama

vCard), in quanto può essere letto non solo dalla posta elettronica ma anche da tutti i dispositivi per lo

scambio di messaggi elettronici che usano la stessa codifica. Prima di essere aggiunto ad un

messaggio, il biglietto da visita deve essere creato, prima inserendo i dati nella rubrica di Microsoft

Outlook Express e poi esportando il contatto creato mediante il comando File/Esporta/Biglietto da

visita della rubrica. Il contatto nella rubrica può essere inserito in vari modi; eccone alcuni:

Dalla finestra principale di Outlook Express cliccando su Contatti/Nuovo contatto della

casella Contatti

Dalla finestra principale di Outlook Express cliccando su Strumenti/Rubrica e poi

cliccando sul pulsante Nuovo/Contatto

Cliccando sui pulsanti A:, Cc:, e Ccn della finestra Nuovo messaggio e poi cliccando su

Nuovo contatto

In ogni caso si apre la stessa finestra a schede Proprietà, nella quale si possono inserire tutti i dati.

Una volta creato il contatto, occorre selezionarlo nella finestra Rubrica, attivandola col comando

Strumenti/Rubrica della finestra di Outlook Express, e infine cliccare sul comando

File/Esporta/Biglietto da visita.

Creato il biglietto da visita è possibile inserirlo nel proprio messaggio semplicemente cliccando su

Inserisci/Biglietto da visita del menu della finestra Nuovo messaggio. Il biglietto da visita inviato

potrà essere inserito dal destinatario nei propri contatti. Per altri dettagli si può consultare la guida

cercando Biglietto da visita.

2.1.5 Usare un correttore ortografico se disponibile


342




Possiamo ora inserire il testo. Se abbiamo deciso di mandare il messaggio in formato HTML possiamo

sbizzarrirci a formattarlo come vogliamo, usando tutti gli elementi di formattazione di carattere e

paragrafo. Fra le varie voci Outlook Express fornisce anche il correttore ortografico che permette di

non commettere errori di ortografia. Per attivarlo basta fare click sul pulsante Correzione ortografica e

si apre la finestra di correzione in cui vengono suggeriti rimedi per i termini ritenuti errati.

2.1.6 Allegare un file al messaggio

Abbiamo visto come si possa allegare al messaggio il proprio biglietto da visita. Abbiamo detto anche

che il biglietto da visita è un file particolare. Allo stesso modo possiamo allegare al messaggio

qualunque tipo di file vogliamo. E questo è uno dei grandi vantaggi della posta elettronica rispetto alla

posta tradizionale. In teoria posso allegare al messaggio tutta l'enciclopedia britannica se la avessi in

formato elettronico. In pratica, poichè i file allegati devono essere trasmessi via cavo telefonico alla

destinazione, per file grandi occorre molto tempo per inviarli e molto tempo per scaricarli da parte del

destinatario, sempre se non sopravvengono interruzioni sulla linea telefonica. Conviene, in definitiva

allegare sempre file piccoli.

I file allegati possono essere file di testo, immagini, suoni, filmati e tutti gli altri. Allo stesso

messaggio possono essere allegati più file.

Allegare un file è molto semplice: basta cliccare sul pulsante con la clicps ( ) oppure cliccare

sul menu Inserisci/Allegato. Compare la solita finestra di ricerca del file. Una volta scelto il file basta

fare click sul pulsante Allega; si può, spuntando la relativa casella di selezione, creare anche un

collegamento al file, in modo che, ricevuto il messaggio, cliccandoci sopra esso viene aperto

nell'applicazione che lo ha prodotto.

2.1.7 Mandare un messaggio con alta/bassa priorità

La funzionalità "priorità" di un messaggio permettere di mettere in evidenza presso il destinatario

l'urgenza del messaggio in modo che esso non passi inosservato. Si tratta, in definitiva, di

contrassegnare il messaggio che apparirà nell'elenco dei messaggi del destinatario con un simbolo che

richiama l'attenzione.

La priorità può essere alta e verrà contrassegnata col simbolo del punto esclamativo (!), e bassa e verrà

contrassegnata con una freccia rivolta in giù. La priorità può essere anche normale e in questo caso il

messaggio non sarà contrassegnato da alcun simbolo.

Per default la priorità impostata è quella normale. Per impostare un'altra priorità basta cliccare sul

pulsante Priorità della finestra Nuovo messaggio

oppure sulla voce di menu Messaggio/Imposta priorità. La priorità impostata è valida solo per il

messaggio corrente. I simboli descritti appaiono nell'elenco dei messaggi del gestore della posta nella posizione a sinistra (

). Cliccando su di essi è possibile ordinare i messaggi secondo la priorità o gli allegati.

Microsoft Outlook permette anche di contrassegnare il messaggio per il completamento ( ), cioè

inviare al destinatario un promemoria. Cliccando sul menu Azioni/Contrassegna per il completamento


343




appare una finestra nella quale è possibile inserire l'azione da fare e la data entro cui deve essere fatta

(ad esempio Rispondere entro il Venerdì 25 settembre 2001).

Naturalmente queste funzionalità sono sfruttabili solo se il destinatario possiede lo stesso gestore di

posta.

2.2 Copiare, spostare, cancellare

2.2.1 Usare le funzioni "Copia" e "Incolla" per duplicare un testo nel messaggio o in un altro

messaggio attivo

Abbiamo detto che la finestra Nuovo messaggio è un vero e proprio editor di testo, con le funzionalità

più importanti. Inoltre tutte le applicazioni che operano sotto windows hanno la importante

funzionalità del taglia, copia e incolla non solo all'interno della stessa applicazione, ma anche fra

applicazioni diverse.

E' quindi molto facile copiare testo da un file word o Blocco note o Wordpad e incollarlo nel

messaggio che stiamo scrivendo.

Per far ciò, selezioniamo la parte di testo da copiare con le solite modalità (col mouse o con i tasti

freccia e il tasto Maiuscole) e poi copiamolo negli appunti di windows:

premendo i tasti CTRL+C

premendo i tasti CTRL+Ins

cliccando sulla voce di menu Modifica/Copia

Posizionarsi nel punto in cui inserire il testo memorizzato:

premendo i tasti CTRL+V

premendo i tasti SHIFT+Ins

cliccando sulla voce di menu Modifica/Incolla

2.2.2 Usare "Taglia" e "Incolla" per spostare un testo all'interno di un messaggio o in un altro

messaggio attivo Allo stesso modo si può spostare del testo all'interno del messaggio. Per far ciò, selezioniamo la parte

di testo da spostare con le solite modalità (col mouse o con i tasti freccia e il tasto Maiuscole) e poi

copiamolo negli appunti di windows, eliminandolo contemporaneamente dalla posizione corrente:

premendo i tasti CTRL+X

cliccando sulla voce di menu Modifica/Taglia

Posizionarsi nel punto in cui inserire il testo memorizzato:

premendo i tasti CTRL+V

premendo i tasti SHIFT+Ins

cliccando sulla voce di menu Modifica/Incolla

Naturalmente le stesse operazioni possiamo farle col mouse, semplicemente trascinando la parte

selezionata nel punto d'inserimento per spostarla, tenendo premuto il tasto CTRL mentre si trascina per

copiare la parte selezionata.

2.2.3 Usare "Taglia" e "Incolla" per inserire nel messaggio un testo prelevato altrove

Il testo da copiare nel messaggio può provenire da qualunque altro documento, come detto prima, in

quanto questa è una caratteristica delle applicazioni che lavorano sotto windows. Le modalità per

eseguire le operazioni sono esattamente le stesse viste sopra.

2.2.4 Cancellare parte del testo in un messaggio


344




Per cancellare parte del testo di un messaggio basta selezionarla e premere il tasto CANC. In questo

caso il testo cancellato non viene inserito negli appunti di windows e non può, quindi, essere copiato

altrove.

2.2.5 Cancellare un file allegato ad un messaggio

Abbiamo visto sopra come allegare un file ad un messaggio. Naturalmente se si commette qualche

errore, è sempre possibile ritornare sui propri passi eliminando il file o i file allegati. L'elenco dei file

allegati compaiono nella casella Allegati. Per cancellare un file allegato al messaggio occorre cliccare

col destro del mouse sul file da eliminare. Si apre un menu di scelta rapida

nel quale vi è la voce Rimuovi. Cliccandoci sopra il file viene rimosso. Naturalmente è inutile dire che

il file non viene cancellato fisicamente, ma solo rimosso dall'elenco.

Abbiamo finalmente completato il messaggio. Rimane, se vogliamo, di inserire una firma elettronica,

cioè una firma che contenga dati personali e che Outlook inserisce automaticamente alla fine del

messaggio.

Ovviamente prima di inserire la firma personale, bisogna crearla. Per far ciò clicchiamo su

Strumenti/Opzioni della finestra di Outlook Express e poi sulla scheda Firma. Si apre la finestra


345




in cui nel primo riquadro appare l'elenco delle firme create e nel secondo è possibile scrivere la firma

oppure caricare un file che contenga la firma. Questo file può essere di tipo testo (.txt) oppure di tipo

HTML; in questo caso la firma può essere molto articolata, contenere immagini e altro. Essa può

essere preparata usando un editor di pagine web, come Front Page, in dotazione a Microsoft Office

Professional o altri editor (ve ne sono in giro una infinità).

Una delle firme in elenco può essere impostata come predefinita. In questo caso essa sarà usata nei

messaggi automaticamente se è spuntata la casella Aggiungi la firma a tutti i messaggi in uscita. In

ogni caso, nella finestra Nuovo messaggio si può scegliere una delle firme della lista cliccando sulla

voce di menu Inserisci/Firma.

Ora il messaggio è completo. A questo punto possiamo:

cliccare su File/Salva. In questo caso il messaggio non viene inviato, ma solo salvato nella

cartella Bozze, dalla quale può essere prelevato per eventuali modifiche.

cliccare sul pulsante Invia oppure su File/Invia messaggio. In questo caso il messaggio non

viene inviato, ma custodito nella cartella Posta in uscita, dalla quale può essere spedito insieme ad

altri eventualmente preparati utilizzando il pulsante Invia/Ricevi della finestra di Outlook Express.

I messaggi vengono inviati realmente e scaricati solo quando il computer è in linea. Per inviare il

messaggio scritto cliccare sul pulsante Invia. In questo modo viene inviato il solo messaggio

selezionato dall'elenco o appena scritto. Cliccando, invece, sulla freccetta a lato del pulsante

Invia/Ricevi si apre un menu in cui è presente il comando Invia tutti con cui si spediscono tutti i

messaggi in elenco. Se il computer non è collegato si apre la finestra di accesso remoto in cui viene

chiesto di collegarsi: cliccando su Connetti viene aperto il collegamento telefonico e, senza aprire il

browser, vengono spediti i messaggi. Si può decidere se alla fine rimanere in linea o chiudere il

collegamento, spuntando la relativa casella nella finestra delle Operazioni che compare insieme a

quella della connessione.


346




I messaggi inviati vengono conservati nella cartella Posta inviata ed eliminati dalla cartella Posta in

uscita.

2.3 Leggere un messaggio

2.3.1 Aprire la cartella della posta

Per leggere un messaggio ricevuto, occorre cercarlo nella cartella Posta in arrivo. Ma naturalmente

per trovare il messaggio (anche non in linea) bisogna averlo prelevato (scaricato) dal server del nostro

o dei nostri provider. Abbiamo detto in altro luogo che il gestore di posta elettronica deve essere

configurato anche per gli account, cioè per i server da cui prelevare la posta.

Per scaricare tutti i messaggi che abbiamo ricevuto occorre cliccare sul pulsante Invia/Ricevi e quindi

sul comando Ricevi tutti

Se non siamo in rete, Outlook chiede, mediante l'accesso remoto, il collegamento telefonico e una

volta entrati in internet, senza aprire il browser, inizia il download dei messaggi ricevuti, che verranno

salvati nella cartella Posta in arrivo e contemporaneamente cancellati dal server. Finito il download

viene chiuso il collegamento e possiamo leggere i nostri messaggi con tranquillità non in linea.

Per aprire la cartella della posta in arrivo cliccare su Posta in arrivo della sezione Cartelle. Questa

voce appare in grassetto quando contiene messaggi non letti. Se la sezione Cartelle non compare in

Outlook Express, cliccare su Visualizza/Layout e spuntare le caselle delle zone che si vuol far

comparire nella visualizzazione.

Si può anche visualizzare il riquadro dell'anteprima. Per visualizzare il riquadro Anteprima in

Microsoft Outlook cliccare su Visualizza/Riquadro Anteprima.


347



SISTE

MI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI

Nel riquadro Elenco dei messaggi appare l'elenco dei messaggi ricevuti che può

essere ordinato in base agli elementi che si desidera, semplicemente cliccando una

prima volta sull'intestazione della colonna; cliccando un'altra volta si inverte

l'ordine.

2.3.2 Evidenziare un messaggio e aprirlo

Cliccando una volta sola sul messaggio, esso viene evidenziato e su di esso si

possono effettuare diverse operazioni, come si può vedere aprendo il menu

Messaggio. Si può anche far click col pulsante destro del mouse e si apre un menu

di scelta rapida

Come si vede si può aprire il messaggio oppure stamparlo, rispondere, spostare il file altrove e vederne

le proprietà.

Per aprire il messaggio clicchiamo su Apri oppure facciamo doppio click sul messaggio oppure

cliccare su File/Apri. In ogni caso il messaggio viene aperto in una finestra e può essere esplorato

come nel browser. Nella finestra sono presenti tutti i pulsanti e i menu per manipolare il messaggio e

spostarsi fra i messaggi precedenti e successivi per leggerli tutti.

Come abbiamo visto un messaggio può contenere degli allegati.

Per visualizzare un allegato

Nel riquadro di anteprima fare clic sull'icona a forma di graffetta ( )

nell'intestazione del messaggio, quindi sul nome del file.

In alternativa

Nella parte superiore della finestra del messaggio fare doppio clic sull'icona a forma di

graffetta nell'intestazione del messaggio. Per salvare un allegato, scegliere Salva allegati dal menu File, quindi fare clic sul nome

del file. Per salvare l'allegato dal riquadro di anteprima, fare clic sull'icona a forma di graffetta, quindi

scegliere Salva allegati.

Quando il messaggio include un allegato, viene visualizzata un'icona a forma di

graffetta accanto al messaggio nell'elenco di messaggi.

2.3.3 Riporre il messaggio

Dopo che è stato letto, il messaggio può essere riposto chiudendo semplicemente la finestra del

messaggio cliccando su File/Chiudi o sul pulsante Chiudi. Il messaggio rimarrà nella cartella fino a

quando non verrà eliminato. I messaggi eliminati rimangono ancora, per sicurezza, nella cartella Posta

eliminata fino alla eliminazione definitiva dall'hard disk.

2.4 Rispondere a un messaggio

Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express hanno, naturalmente, tutte le funzionalità per

rispondere ad un messaggio e rendere così molto facile la comunicazione.

2.4.1 Usare la funzione "Rispondi al mittente"

Il modo più semplice per rispondere ad un messaggio al solo mittente, dopo averlo letto, è quello di

cliccare sul pulsante Rispondi ( ). In questo modo viene preparato automaticamente un nuovo

messaggio con l'indirizzo del mittente già inserito nella casella A:, nella casella Oggetto viene inserito


l'oggetto del messaggio ricevuto preceduto da R: e nella zona del testo viene inserito il messaggio

348




ricevuto completo di tutte le indicazioni. Non rimane che eliminare le parti che non sono importanti al

fine della risposta, aggiungere la risposta e inviare.

Il messaggio originale appare in modo diverso a seconda del formato scelto per il messaggio; se il

formato è solo testo le righe del messaggio appaiono precedute dal segno di >, mentre il formato è

HTML appaiono in azzurro. In ogni modo possono essere modificate come si vuole, anche se non

bisogna perdere di vista che la chiarezza è fondamentale e non bisogna mai appesantire un messaggio

con fronzoli non necessari.

2.4.2 Usare la funzione "Rispondi a tutti"

Se il messaggio originale contiene anche altri destinatari (casella Cc:) si può decidere di rispondere a

tutti contemporaneamente. In questo caso più del pulsante Rispondi, è utile il pulsante Rispondi a tutti

( ). In questo caso vengono aggiunti automaticamente nel campo Cc: tutti gli indirizzi degli

altri destinatari. Completare il messaggio modificandolo a piacere e si è pronti per inoltrarlo.

2.4.3 Rispondere inserendo il messaggio originale

Come visto prima i pulsanti Rispondi e Rispondi a tutti preparano un nuovo messaggio in cui viene

inserito anche il messaggio originale. Naturalmente si può decidere di creare ex novo un nuovo

messaggio e inserire col copia-incolla il testo del messaggio ricevuto, ricordando di metterlo in

evidenza per far capire che si tratta del messaggio originale ed eliminare le parti non importanti per

non costringere il destinatario a rileggere tutto quello che sa già.

2.4.4 Rispondere senza inserire il messaggio originale

Se non si vuole inserire il messaggio originale nella risposta si può sempre usare i pulsanti Rispondi e

Rispondi a tutti e cancellare poi tutto il messaggio originale dopo averlo selezionato. In questo modo si

sfruttano tutti gli altri elementi inseriti automaticamente, ciò che evita di commettere errori nella

digitazione degli indirizzi.

Naturalmente, se non si vuole inserire nella risposta il messaggio originale e non interessano gli altri

elementi si può sempre partire da un nuovo messaggio.

E' presente in Outlook Express e in Outlook un pulsante che permette di inoltrare messaggi ricevuti ad

altri destinatari; è il pulsante Inoltra ( ). Cliccando su questo pulsante, se è stato selezionato

un messaggio ricevuto nella cartella Posta in arrivo, si apre la finestra Nuovo messaggio con dentro il

messaggio selezionato. A questo punto è sufficiente aggiungere il destinatario e inoltrare il messaggio.

Se sono stati selezionati più messaggi, essi vengono allegati, per cui, cliccando su Inoltra, si apre la

finestra Nuovo messaggio con i messaggi selezionati allegati e il campo testo vuoto; occorre perciò

compilare il messaggio in tutte le sue parti e spedire.

2.4.5 Spedire il messaggio

Pronto il messaggio, può essere spedito. Ripetiamo anche in questo paragrafo le modalità, per non

dimenticare che i messaggi in uscita vengono prima riposti nella cartella Posta in uscita.

I messaggi vengono inviati realmente e scaricati solo quando il computer è in linea. Per inviare il

messaggio scritto cliccare sul pulsante Invia. In questo modo viene inviato il solo messaggio

selezionato dall'elenco o appena scritto. Cliccando, invece, sulla freccetta a lato del pulsante

Invia/Ricevi si apre un menu in cui è presente il comando Invia tutti con cui si spediscono tutti i

messaggi in elenco. Se il computer non è collegato si apre la finestra di accesso remoto in cui viene


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chiesto di collegarsi: cliccando su Connetti viene aperto il collegamento telefonico e, senza aprire il

browser, vengono spediti i messaggi. Si può decidere se alla fine rimanere in linea o chiudere il

collegamento, spuntando la relativa casella nella finestra delle Operazioni che compare insieme a

quella della connessione.

I messaggi inviati vengono conservati nella cartella Posta inviata ed eliminati dalla cartella Posta in

uscita.


350





351


100

Education

Sistemi di Elaborazione delle Informazioni Lauree Sanitarie