Sportkongress tvm change_management_okt15

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1863

150 Jahre TVM

2013

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• Veränderungsmanagement im Sportverein

• Beispiele für Veränderungen im TV Müllheim

• Praxisbeispiel:

– Einführung hauptamtlicher Geschäftsführer

• Zusammenfassung

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Change Management-Grundlagen

• Was ist Change Management

– Führen von Menschen durch Veränderungen

– Maßgabe: Spannungen, Konflikte, Widerstände berücksichtigen

• Konsequenz:

– Gesellschaftlicher Wandel ist unabdingbar und wirkt sich auch auf den Sportverein aus

– Funktionsträger im Verein müssen mehr Aufgaben übernehmen

– Veränderungen führen häufig zu Widerstand, deshalb muss Notwendigkeit des Vorhabens von allen Beteiligten getragen werden

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Change Management im Verein

• Im Vergleich zu Angestellten in Unternehmen entfällt bei Ehrenamtlichen entfällt die „friedensstiftende Wirkung“ regelmäßiger Gehaltszahlungen

• Widerstand gegen ungeliebte Veränderungen offener und kompromissloser

• Ehrenamtliche stellen viel schneller die Grundsatzfrage, ob sie sich unter den veränderten Rahmenbedingungen überhaupt noch engagieren wollen

• Selbst bei Mehrheitsbeschlüssen besteht Gefahr, dass unterlegene Minderheit nicht einlenkt

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Phasen der Veränderung

Zeitachse verläuft

nicht linear!

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Kategorie Details Ehrenamt • Besetzung von ehrenamtlichen

Vorstandspositionen wird immer schwieriger • Langjährige Funktionsträger werden zur

Ausnahme

Mitgliedschaft Kürzere Mitgliedschaften im Verein

Vereinsumfeld Engagement des Vereins im Ganztagsschulangebot eingefordert

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• Vision: langfristige, moderne, leistungsfähige und zukunftsfähige Vereinsstruktur

• Ziel: erfolgreiche Einführung Geschäftsführer zur Entlastung des ehrenamtlichen Vorstands

– Lange Planungsphase

• Externer Input

• Kooperationen mit anderen Vereinen

– Intensive Kommunikation mit Funktionsträgern, Mitgliedern und externen „Stakeholdern“

– Identifikation und Auswahl von Kandidaten

– Solider Finanzierungsplan

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Jahr 2013 2014 2015 2016+Quartal 3/4Q 1/2Q 3/4Q 1/2Q 3/4Q 1/2Q

X X X X

Wahlen Satzungsänderung Wahlen Wahlen

1. Vorsitzender

2. Vorsitzender

Geschäftsführer

Kooperation

Mitgliederversammlung

TeilzeitanstellungKandidat

Leitungsteam (LT)

Operationelles Team (Ops)Operationelles Team (Ops)

Geschäftsführer

Kooperation mit anderen Sportvereinen

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Kategorie Details Timing Aufteilung in Vorstands-Teams

• Operationelles Team (Ops) • Team: Vorstand (ausser LT) • Leitung: 2. Vorsitzender • Operationelle Aufgaben

• Leitungsteam (LT)

• Team: geschäftsführender Vorstand • Leitung: 1. Vorsitzender • Konzeptionelle Aufgaben

• Ab 18 Monate (-18) vor Einstellung Geschäfts-führer

• Praxishinweis: • Gemeinsame Vorstandssitzungen: 2x jährlich

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Kategorie Details Timing Externer Input

• Stuttgarter Sportkongress Okt-2013: Intensiver Austausch mit Experten anderer Vereine, Besuch von Workshops, Erweiterung Netzwerk

• ab - 18 Monate

• Vortragsreihe von vereins-internen und externen Referenten zur Thematik „Einführung eines Geschäftsführers“

• Fragebögen an Referenten vorab: spezifische Fragen, um Vortrag fokussiert halten zu können

• Anmerkung: Vorstandsmitglieder anderer Vereine aus Müllheim wurden immer mit eingeladen und in Diskussion bzgl. möglicher Synergieeffekte (Stichwort: gemeinsamer Geschäftsführer für zwei Vereine) mit einbezogen

• ab - 13 Monate

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Kategorie Details Timing Finanzplan • Erstellung Finanzplan

• Erhöhung Mitgliedsbeiträge (bis zu 80%) in Abhängigkeit vom Teilzeitanstellungsgrad (zB 50%) des Geschäftsführers

• Antrag auf Anschubfinanzierung durch Stadt Müllheim

• ab - 11 Monate

• Modifikationen durch Input Mitglieder • Zweistufige Erhöhung der Beiträge (1. Jahr:

50%; 2. Jahr 20%) • Defizit im 1. Jahr der Einführung

Geschäftsführer einplanen

• ab - 4 Monate

• Praxishinweis: • Härtefallregelungen für bestimmte

Mitgliedsgruppen vorsehen

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Kategorie Details Timing

Kommuni-kation-intern

• Informationsverbreitung vereinsintern: • Elektronischer Newsletter • TVM Web

• Informationsveranstaltungen für Funktionsträger

• ab -18 Monate

• Praxishinweis: • kritische Entscheidungen kann man nicht per

E-Mail vermitteln, sie müssen persönlich erläutert werden und Raum zur Diskussion haben.

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• Mitgliederversammlung: • Reguläre Sitzung (mit Vorstandswahlen) zur

Information bzgl. Veränderungen

• - 9 Monate

• Praxishinweis: • Solche Versammlungen haben ihre eigene Dynamik,

weil dort engagierte Streiter mit Teilnehmern zusammentreffen, die die Thematik, wenn überhaupt, nur am Rande mitverfolgt haben und sich nun auf der Versammlung selbst ein Urteil darüber bilden müssen, was sie von der Sache halten und wie sie abstimmen sollen.

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• Außerordentliche Sitzung mit Vorlage der Satzungs- und Beitragsordnungs (BO)-änderung

• Ab -4 Monate

• Praxishinweis: • Abstimmung der Mitglieder zum Modus des

weiteren Verfahrens • Kombinierte Abstimmung zur Satzung/BO

Änderung selbst wenn 2/3 Mehrheit benötigt wird

• Satzung erst gültig mit Eintrag ins Vereinsregister • Enge Kooperation mit Amtsgericht/Finanzamt

essentiell

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• Außerordentliche Sitzung mit Vorlage der Satzungs- und Beitragsordnungs (BO)-änderung

• Ab -4 Monate

• Praxishinweis: • Einladung städtischer Vertreter und von potentiellen

Kandidaten zur Mitgliederversammlung • Lokale Presse zur Sitzung einladen und mit

detaillierten Informationen versorgen

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Kommuni-kation-extern

• Externe Vorträge (zB Geschäftsführer TSV Heiningen) unter Einbeziehung Vorstände weiterer lokaler Vereine

• Optionen zu gemeinsamer Geschäftsführung mit anderen lokalen Vereinen erarbeiten

• Einbeziehung städtischer Vertreter: Beantragung einer Anschubfinanzierung

• Vorlage Satzungs- und BO-Änderung bei entsprechenden Behörden

• ab - 11 Monate

• Praxishinweis: • Vorlaufzeiten für Rückmeldungen von

Behörden berücksichtigen

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Geschäfts-führer

• Interne Kandidaten • Weiterbildungsmassnahmen einleiten

• ab - 15 Monate

• Externe Kandidaten • Stellenausschreibung, Anforderungsprofil

• Bewerbungsverfahren mit Auswahl von Geschäftsführer; Bestätigung durch Vorstand

• Praxishinweis: • Vereine bis ca. 1.000 Mitgliedern: eher

interner Kandidat • Geschäftsordnung • Arbeitsvertrag

• ab - 4 Monate

Keine Vorlagen von Verbandsseite;

eigener Entwurf benötigt

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Geschäfts-führer

Aufgaben des Geschäftsführers im TV Müllheim • Konzept für Kursprogramm mit Vorstand entwerfen • Kursprogramm erweitern und attraktiv machen für

Mitglieder und Nichtmitglieder • Kursprogramm implementieren

• ab - 1 Monat

• Konzept für Qualitätsstandards der Sportangebote mit Vorstand entwerfen

• Qualitätsstandards implementieren

• ab - 1 Monat

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Kommuni-kation

• Widerstände von Funktionsträgern • Infoveranstaltungen • Einzelgespräche • Besprechung aller schriftlichen Anträge (insbesondere

vor Mitgliederversammlungen) • Enge Absprache über Vorgehensweise im Leitungsteam

• ab - 15 Monate

• Praxishinweis: • Coaching anbieten: Ein Coach wird

einem Vorstandsmitglied zB für 2-5 Monate zur Seite gestellt.

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Dokumentation

• Arbeitsaufwand des Geschäftsführers wird transparent gemacht durch monatliche Aktivitätslisten

• durchgehend

Externer Input

• Austausch mit Geschäftsführern andere Vereinen bei speziellen Fragestellungen

• durchgehend

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Akz

epta

nz

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Akz

epta

nz

Mitglieder vers. zur

Satzungs/BO-Änderung

Abänderungen • Mitgliedsbeiträge • Inhalte Satzung/BO

Ablehnende Haltung

Funktionsträger Neue

Vorstandsteams

Ankündigung von ehrenamtlichen

„Gegenkandidaten“

Implementierung • Anstellung Geschäftsführer

• Umsetzung der geplanten Aktivitäten

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Bitte Komponenten für Veränderungen in

Ihrem Vereine in Diagramm eintragen

Akz

epta

nz

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Erfolgsfaktoren Change Management

• Kreative Unruhe zulassen

– Veränderungen akzeptieren

• Konfliktfähigkeit

– Emotionale Auseinandersetzungen zulassen

• Zusammengehörigkeit

– Beziehungen helfen Unsicherheiten im Veränderungsprozess zu überwinden

• Kommunikation

– Essentiell für Verständnis aller Betroffenen und für das Umfeld (zB Presse)

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• Veränderungsmanagement im Sportverein ist unabdingbar

• Vision und langfristige Planung als wichtige Voraussetzung

• Praxisbeispiel als „Best Practice“: – Als Beispiel der Einführung eines Geschäftsführers wurde gesamten

Veränderungsmanagement-Zyklus durchlaufen

– Vorhersehbarer Widerstand und Schwierigkeiten konnten konstruktiv bearbeitet werden

– Konfliktmanagement mit einplanen

– Viele Details, Vorgehensweisen durch Austausch mit anderen Vereinen ermitteln

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back-up

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• Die Meinung des Vortragenden zu

Themengebieten des Vortrages ist

ausschliesslich seine eigene und nicht die seines

Vereins oder Arbeitgebers

• Inhalte werden präsentiert unter einer Creative

Commons Lizenz

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Vorschlag: internes Coaching

• Ein Coach wird einem Vorstandsmitglied zB für 2-5 Monate zur Seite gestellt, insofern das Vorstandsmitglied sich wiederholt und durch negativen Feedback von Anderen bestätigt, durch Verhaltensweisen und Äußerungen aufgefallen ist, die nicht mehr im allgemein anerkannten Sinne des Gesamtvereins zu interpretieren sind.

• Der Coach soll dann vor weiteren Aktionen und Äußerungen (insbesondere wenn schriftlich verfasst und verteilt) vom Vorstandsmitglied vorher beratend informiert werden.

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