Unidad 6. BPM

UNIDAD 6: BPM WORKFLOW

Autor(es): • Mtr. Luis Fernando Aguas

CONTENIDOS

• 6.1 Características básicas • 6.2 Arquitectura de un modelo BPM • 6.3 Tecnología para aplicaciones BPM

• Que las Organizaciones son tan eficientes como

lo son sus procesos

• Que la calidad de un Producto está determinada

por la calidad del Proceso que se usa para

desarrollarlo y para mantenerlo.

. . . .adaptarse y administrar los procesos de

negocio

La Mejora de los Procesos de Negocio

y el aporte del Software

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Se dice:

Un proceso es.....

• Un grupo organizado de actividades relacionadas

y realizadas en un orden especifico, con el objetivo

agregar valor a los productos de una organización.

• La secuencia asegura que las actividades serán

realizadas por los agentes designados, en el orden

debido y en plazos aceptables.

No se trata:

•De actividades aisladas ni aleatorias, sino

relacionadas y organizadas con un objetivo común



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¿Por qué el enfoque por Procesos?

Porque el enfoque por procesos cruza todas las

áreas que intervienen desde el inicio hasta la

finalización de un producto o servicio.

Dejando de lado:

• el análisis funcional tradicional,

• las visiones parciales (propias de cada área)

concentradas en si mismas,

para centrarse en la secuencia de actividades, del

principio (entradas) al fin (salidas).



gráficamente

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Visión del análisispor proceso

Área1

Área2

Área3

Área4

Visión del análisis por área funcional



. . . gráficamente

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Los Procesos de Negocio (PN) han existido desde un

principio



Por qué tiene vigencia la mejora de la

gestión por procesos?...

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. . . porque:

• Las Empresas comenzaron a darse cuenta que

la gestión es un conjunto de procesos

organizados (industria automotriz pionera, con evolución

diferente según el tipo de industria)

•Sin importar el área que se trate, toda

Organización se ha visto obligada a replantear

sus negocios y orientarlos hacia los procesos

(Nueva forma de pensar)

•Aplicar nuevos criterios de Valor de la

operación y hacia el Cliente:

Calidad, Servicio, Costo y Ciclo (desde la recepción hasta la entrega)

Medir el desempeño desde la perspectiva de procesos internos (Kaplan y Norton BS)



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Se tiene que pasar de una forma

de pensar en silos funcionales......

Fuente: Intersoft Fuego

A una organización enfocada a

procesos

Los objetivos funcionales de cada área deben

compatibilizarse con los objetivos de los procesos



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. . . porque:

Las Nuevas Tecnologías de la información

permiten que PN sean:

• Automatizados

• Monitoreados

• Gestionados

• Optimizados

Nos referimos a Sistemas de Administración

de Procesos de Negocio, tales como:

•WorkFlow

•BPM (business process management)



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Este enfoque ha permitido ser efectivo al

momento de:

•Incrementar la eficiencia

•Mejorar la calidad

•Reducir tiempos de producción y respuestas a

los clientes

•Tener clara definición de objetivos y

responsabilidades

. . . .Contribuir a las demandas de los tiempos

actuales

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Una primer síntesis

Los principios del diseño de procesos son ...

• Focalizar el qué (procesos)

• Usar el quién (las personas) para arreglar el

qué

• Usar la tecnología para mejorar en forma

sustancial el desempeño del proceso

• Procurar que el cliente ayude en el proceso.



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En consecuencia los procesos integran.....

Cliente Interno Cliente Externo



14

Personas

Tecnología y Sistemas

Procesos

E

S

T

R

A

T

E

G

I

A

Procesos

http://images.google.com.ar/imgres?imgurl=http://www.sanpetersburgo.com/imagenesprin/lupa.gif&imgrefurl=http://www.sanpetersburgo.com/&h=333&w=242&sz=4&tbnid=tzC4EQVOkCUJ:&tbnh=114&tbnw=83&start=1&prev=/images?q%3Dlupa%26hl%3Des%26lr%3D%26ie%3DUTF-8%26sa%3DG


• Visualizar la totalidad de lo que hace la

empresa en procesos

•Identificar las actividades que agregan valor y

las que sólo agregan costos

• Establecer métodos (medir la performance de

los procesos)

• Modelar distintas alternativas de procesos,

hasta llegar a la óptima o deseada.

•Qué se debe hacer

•Quién lo debe hacer

•Cómo y con qué

•.......



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El enfoque de proceso, a través del Relevamiento,

Análisis y Diseño nos permite:



En el análisis se debe:

• Poner en duda todo lo conocido,

• Cuestionar la razón de ser de cada actividad,

• No poner límites a las ideas y sugerencias,

• Pensar positivamente.

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•WF: más orientado a definir reglas para

gestionar la información, la secuencia del proceso y la intervención de las personas

•BPM: evolución natural del WF como

plataforma de integración de aplicaciones para gestionar de manera integral la organización y mejorar la carga de trabajo entre las distintas

áreas

PD: Organización de Profesionales WorkFlow Management Coallition

(WFMC), estándares de construcción

Ambas son herramientas orientadas a

soportar procesos



Volviendo a la tecnología ....

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Un WorkFlow soporta y controla la ejecución de

un proceso o subproceso en función de reglas

previamente definidas. Empuja el proceso a

través de todo el sistema.

Lleva el proceso a las personas.



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Crear pasos

Asignar

tareas

Organizar flujo

de información

Eventos de

procesoMonitorear

plazos

Sincronizar

procesos

Herraminetas de

administración

Grabar Historia

Fuente: SAP



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BPM, plataformas para la integración de la empresa

con eje en sus procesos

•Todas las empresas tienen un número de

soluciones puntuales, paquetes de aplicaciones

y sistemas legacy, cada uno de los cuales es

usado por grupos de individuos para un propósito

especifico.

•La administración de un proceso de negocio

puede involucrar ERP / sistemas legacy,

infraestructura IT y personas.

•Algunos procesos alcanzan a toda la extensión

de la organización incluyendo a terceras partes.



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Monitoreo

Legacy

DB

BPM

CRM

ERP

Son herramientas que permiten a las

empresas diseñar soluciones con la

integración de aplicaciones existentes

Fuente: Gevenue

Nuevo

Proceso



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Beneficios - Características BPM

• Herramientas de modelado de procesos con

interfaz gráfica

• Sacan la lógica de los negocios afuera de las

aplicaciones (facilita las mejoras y cambios)

• Facilitan el re-uso de procesos y/o

componentes

• Invocan a las aplicaciones integradas

• Integridad de datos

• Monitoreo del flujo de trabajo, detección de

cuellos de botella

• Crecimiento incremental



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CRM ERP SCM Legacy



BPM

Proceso de Negocio

conectores

Fuente: Pectra BPM

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24

Fuente: Intersoft Fuego

Applications

Work Portal Work PortalWeb Portal

Data Bus

Ideafix

LDAP

Data Bases

SAP

La Implementación

Crear, rediseñar e implementar nuevos procesos

es indispensable, pero no es sencillo, ni

automático, ni mágico

Factores críticos para su aplicación:

1. Tomar procesos completos (no acotados)pero no

toda la organización de golpe

2. Asignar “dueño” a los procesos a cambiar para

que tome la iniciativa

3. Equipo de diseño dedicado

4. Lograr compromiso Gerencial

5. Hacer sentir a los empleados parte de la

innovación (sensibilización). Capital Humano

6. Predisposición a la acción, enfrentar el cambio

7. La integración de : procesos tecnología, personas,

clientes y la estrategia (recordar grafico)



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Los procesos integran elementos indispensables:



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Personas

Tecnología y Sistemas

Procesos

E

S

T

R

A

T

E

G

I

A

Procesos

Cliente Interno Cliente Externo



La Industria del SOFTWARE

La industria tiene necesidad de optimizar todos

los aspectos del desarrollo de productos.

La CALIDAD del PROCESO utilizado en la

construcción impacta en la calidad final del soft

desarrollado.

Los estándares internacionales se basan en la

CALIDAD de los PROCESOS. Caso del CMMI

(modelo de Madurez de Capacidades) del SEI

• Establece 5 niveles de madurez

Un dato: Nov 2005, Guadalajara, temario 2da. SEPG Latinoamérica



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CASO Rosario – Polo Tecnológico

8 Empresas implementaron normas CMMI

6 ya fueron evaluadas satisfactoriamente

Alcanzaron nivel 2 (administrado)

Implica haber implementado mejoras prácticas y

generado evidencias para 6/7 ÁREAS de

PROCESOS, Ej.:

•Planificación de proyectos•Administración de requerimientos•Monitoreo y control•Aseguramiento de Calidad•Administración de la configuración•Medición y Análisis



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Las mejoras de procesos de negocios, ES

UN CAMINO o un enfoque metodológico cada

vez más utilizado para mejorar la gestión

apoyándose

en la evolución de las TECNOLOGÍAS de la

INFORMACIÓN que cada vez reutilizan más

componentes.



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Las organizaciones que sean capaces de

implementarlas correctamente y mantener

una mejora continua en la gestión por procesos

conseguirán:



•Mayor productividad y agregar valor

•Flexibilidad en los servicios/productos

•Mejor atención de los clientes

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Food

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