Diagnostico

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL SANTA FE DE ANTIOQUIA

“Antioquia, Ciudad de Oportunidades” www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co

Palacio Consistorial Mon y Velarde Carrera 9 N°9 – 22, teléfonos 8 53 25 96

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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MARCO ESTRUCTURAL MECI 1000:2014

Decreto 943 de 21 de Mayo de 2014 Adopción del Nuevo MECI

EL Gobierno Nacional, con el fin de Modernizar, adecuar y mejorar la Administración Pública, en pro del mejoramiento continuo, consideró necesario actualizar el MECI (Modelo Estándar de Control Interno). Es así como el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, expidió el Decreto 943 de mayo 21 de 2014, por medio del cual se actualiza el modelo estándar, y a su vez el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, con el propósito que se inicien a la menor brevedad posible las actividades contempladas en las fases previstas en el mencionado Decreto. En razón a lo anteriormente expuesto y la importancia que tiene para la Alcaldía de Santa Fe de Antioquia realizar la actualización del Modelo Estándar de Control Interno, se inicia la actualización del mismo, esperando que esta se vea reflejada en la práctica del buen gobierno, que conlleven a la efectividad en la inversión de sus recursos, así como la transparencia en la rendición de cuenta tanto a la ciudadanía, como a los entes de control. - Control de la Planeación y Gestión: Este módulo busca agrupar los parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas al igual que los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión dentro de los cuales se encuentran: Talento Humano, planes, programas, procesos, actividades, indicadores, procedimientos, recursos, administración de los riesgos. - Control de Evaluación y Seguimiento: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento.




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- Eje Transversal: Información y Comunicación El fortalecimiento de este Módulo de Control en la Administración Municipal de Santa Fe de Antioquia“ Antioquia, ciudad de oportunidades”, contribuirá al mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión en el uso de los recursos , la gestión y en el mejoramiento del desempeño del talento humano, orientando a la entidad al cumplimiento de los objetivos institucionales propuestos, al mejoramiento continuo y a la consecución de los fines esenciales en cumplimiento con el estado y la satisfacción de la comunidad. 2. OBJETIVO Implementar el Modelo Estándar de Control Interno dentro de la Alcaldía de Santa Fe de Antioquia como una herramienta de control, que facilite la implementación y fortalecimiento de sus sistemas de verificación y control, garantizando el cumplimiento de objetivos y metas institucionales razonablemente. 3. ALCANCE La actualización del Modelo Estándar de Control Interno va desde el conocimiento del manual técnico hasta la implementación del mismo en el municipio de Santa Fe de Antioquia. 4. FASE DE CONOCIMIENTO En esta fase se estudia el Decreto 943 de 2014 a fondo y en posterior reunión con todo el personal se socializa, con el fin que todos los empleados de la institución conozcan la existencia del mismo, para su posterior diagnóstico, documentación y evaluación del sistema estándar de control interno. En esta fase se dan a conocer algunas generalidades con respecto al Modelo Estándar de Control Interno que se dan a conocer a los funcionarios, algunas de las más representativas son las siguientes:




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QUÉ ES CONTROL INTERNO Control Interno es un Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección, propendiendo por el logro de las metas u objetivos previstos. QUE ES EL MECI MECE es “Modelo Estándar de Control Interno” modificado y actualizado por el Decreto 943 de 21 de Mayo de 2014 el mismo que determina las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 87 de 1993. El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, el cual hace parte integral del presente Decreto, y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado, el cual permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en la entidad, sirviendo como herramienta de apoyo para el seguimiento, control y evaluación de la planeación y gestión.




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EVOLUCION DEL MECI:

OBJETIVOS DEL MECI De Cumplimiento: Establecer acciones que permitan el cumplimiento de la función asignada a la alcaldía de Santa Fe de Antioquia en la Constitución, la ley y nuestros propios reglamentos. Definir las normas administrativas que nos autorregulan. Diseñar instrumentos que permitan verificar y evaluar el cumplimiento de las normas internas y externas que nos rigen

Ley 87 de 1993

Decreto 1599 de 2005

Decreto 943 de 2014




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De Control Estratégico: Fomentar la cultura de autocontrol en toda la Administración Municipal, que permita vivenciar los principios y valores. Establecer sistemas de planeación que permitan el desarrollo institucional de acuerdo a nuestro propósito. Definir estrategias que permitan optimizar el uso de los recursos y controlar los riesgos que nos afecten. De Ejecución: Determinar mecanismos que nos permitan la mejora continua. Verificar que los recursos sean utilizados apropiadamente para el cumplimiento de la misión. Establecer procedimientos que permitan la generación de información oportuna y confiable. Diseñar instrumentos que permita una comunicación permanente entre los procesos y con la comunidad en general De Control de evaluación: Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimiento a la gestión y evaluación al control interno. Garantizar la función de evaluación independiente. Fomentar el mejoramiento continuo. Disponer de mecanismos que permitan la generación de información para la toma de decisiones y la producción de reportes requeridos por los órganos de control y los diferentes grupos de interés.




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Disponer de información que garantice la rendición de cuentas públicas a los entes de control y a la comunidad en general. METODOLOGIA DEL MODELO Para adoptar y monitorear el proceso de planeación de manera efectiva, se usa el modelo P.H.V.A. (planear, hacer, verificar y actuar), siempre y cuando se constituyan en un proceso sin fin, es decir, que se planee, se tome una acción, se verifiquen si los resultados eran los esperados y se actúe sobre dichos resultados para reiniciar el proceso. La gerencia de procesos en el ciclo P.H.V.A. consiste básicamente en: • Planear: Siendo la definición de las metas y los métodos para alcanzarla. • Hacer: Consiste en ejecutar la tarea y recoger los datos, después de haber realizado un proceso de formación (educar y entrenar). • Verificar: Es la evaluación de los resultados de la tarea ejecutada, identificación de los problemas que originan el no-cumplimiento de las tareas (formación, planeación). • Actuar: Consiste en tomar medidas correctivas para lograr el cumplimiento de las metas. Durante todo este proceso, están presentes los indicadores e índices de gestión de cada área que deben estar alineados con sus respectivas dependencias para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos.




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CAMBIOS ESTRUCTURALES DEL MECI:

Como se observa el MECI 2005 estaba conformado por 3 subsistemas, 9 componentes y 29 elementos; mientras que el MECI 2014 contiene 2 módulos, 1 eje transversal, 6 componentes y 13 elementos, conformando así una estructura más práctica y fácil de entender. PRICIPIOS DEL MECI: Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.




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Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos. Este último decreto hace referencia a la nueva actualización del modelo MECI y el cual se adoptara bajo el manual técnico del modelo estándar de control interno para el estado colombiano MECI 2014. Producto de las evaluaciones realizadas a la política, y teniendo en cuenta las inquietudes y sugerencias de las Entidades con respecto a la implementación y fortalecimiento del modelo, se decide actualizar el MECI.




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CAMBIOS EN SU ESTRUCTURA El propósito del Modelo Estándar de Control Interno MECI es proporcionar una serie de pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. Estructura, que permite ser adaptada de acuerdo con la naturaleza de las mismas, organización, tamaño y particularidades, con el fin de identificar claramente los roles y responsabilidades de quienes liderarán y participarán activamente en el proceso. MECI 2005 MECI 2014




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QUÉ EVALÚA EL MECI: El Modelo Estándar de Control Interno MECI, proporciona al municipio de Santa Fe de Antioquia la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, garantizando el control y seguimiento en cada uno de los elementos esenciales que hacen parte de la estructura (dos núcleos y su eje transversal con sus respectivos componentes y elementos). ROLES Y RESPONSABILIDADES: ALTA DIRECCION:

• Responsable de la implementación y fortalecimiento. • Facilitar los recursos necesarios. • Designar el Representante de la Alta Dirección.

COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO:

• Recomendar pautas para la implementación y fortalecimiento. • Estudiar el estado del Sistema de Control Interno. • Aprobar Programa de Auditoría. • Velar por la implementación de Controles.

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION

• Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. • Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación

fortalecimiento. • Someter a consideración del Comité de Coordinación de

Control la aprobación de las actividades para el fortalecimiento del MECI.




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EQUIPO MECI:

• Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento del Modelo.

• Asesorar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento.

• Revisar, analizar y propuestas para la • consolidar la información para presentar • implementación y fortalecimiento.

OFICINA DE CONTROL INTERNO:

• Evaluación del estado de la implementación y fortalecimiento. • Seguimiento al cumplimiento y efectividad de los planes de

mejoramiento. • Sugerir que se realicen acciones de mejora. • Asesoría permanente

SERVIDORES PÚBLICOS:

• Responsables por la operatividad eficiente de los procesos,

actividades y tareas a su cargo. • Supervisión continua a la eficacia de los controles. • Autoevaluación permanente a los resultados de su labor. • Tomar acciones que permitan el ejercicio del autocontrol en

sus puestos de trabajo. DIAGNOSTICO En esta fase, se elabora una encuesta teniendo en cuenta los elementos mínimos establecidos en el anexo 4 de el manual de implementación MECI 2014, la encuesta se utiliza para identificar los principales cambios surtidos en el proceso de actualización y se realiza un análisis con respecto al estado actual del Sistema MECI en la Alcaldía de Santa Fe de Antioquia, esto con el fin de establecer las debilidades y los puntos fuertes del sistema para su posterior




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implementación, detectando lo que debe ser creado, modificado o eliminado según sea el caso. Una vez aplicada la encuesta se procede a su tabulación y posterior análisis de la misma, revisados cada uno de los productos mínimos que se solicitan en el anexo 4 del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 2014 del DAFP, se puede evidenciar que de los 63 productos mínimos exigidos para cada uno de los 13 elementos de control, el estado actual es el siguiente: Para efectos de evaluar e interpretar la encuesta numéricamente se asignaron puntajes de uno a cien con respecto a los ítems contemplados en la encuesta de la siguiente forma: NO EXISTE = 25 puntos EN PROCESO = 50 puntos DOCUMENTADO = 75 puntos EVALUADO Y REVIZADO = 100 puntos ACUERDOS COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS: Para determinar el porcentaje de avance en los acuerdos compromisos y protocolos éticos, se suma el puntaje de todas las encuestas realizadas y la sumatoria se divide en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 58,33 lo que equivale a decir que los acuerdos, compromisos y protocolos éticos se hallan en un porcentaje de avance equivalente al cincuenta y ocho (58%) por ciento. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:

El porcentaje de avance para el desarrollo del talento humano se determina de la suma el puntaje de todas las encuestas realizadas y




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el resultado se divide en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 47,18 lo que equivale a decir que el desarrollo del

talento humano se hallan en un porcentaje de avance equivalente al cuarenta y siete (47%) por ciento.

PLANES Y PROGRAMAS: Después de tabular las encuestas y analizar los resultados se puede concluir que al realizar la sumatoria de todas las encuestas realizadas, y al dividir el resultado en el número de encuestas efectuadas, se pudo concluir que el porcentaje de avance del sistema de control interno en lo concerniente a planes y programas se encuentra en un 44,5; lo que significa que a la fecha de realización

del estudio se pudo constatar que el avance es del cuarenta y cuatro por ciento (44%). MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS: Analizando la suma de los datos consignados en las encuesta y posteriormente dividiendo en el número de encuestas realizadas se obtuvo un resultado de 47,5, lo que lleva a concluir que el avance del modelo de operación por procesos en el municipio de Santa Fe de Antioquia a la fecha se encuentra en un cuarenta y siete por ciento (47%). ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Para determinar el porcentaje de avance en la estructura organizacional, se suma el puntaje de todas las encuestas realizadas y la sumatoria se divide en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención.




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Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 47,5 lo que equivale a decir que la estructura

organizacional se halla en un porcentaje de avance equivalente al cuarenta y siete por ciento (47%). INDICADORES DE GESTION:

El porcentaje de avance para los indicadores de gestión se determina de la suma del puntaje de todas las encuestas realizadas dividida en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 41,25 lo que equivale a decir que los indicadores de

gestión se hallan en un porcentaje de avance equivalente al cuarenta y uno por ciento (41%).

POLITICAS DE OPERACIÓN: Después de tabular las encuestas y analizar los resultados de la sumatoria de todas las encuestas realizadas, y al dividir el resultado en el número de encuestas efectuadas, se pudo concluir que el porcentaje de avance del Sistema de Control Interno en lo concerniente a Políticas de Operación se encuentra en un 36,25 lo que a la fecha de realización del estudio constata que el avance es de un treinta y seis por ciento (36%). ADMINISTRACION DEL RIESGO: Analizando la suma de los datos consignados en las encuestas y posteriormente dividiendo en el número de encuestas realizadas se obtuvo un resultado de 44,5 lo que lleva a concluir que el avance de la administración del riesgo en el municipio de Santa Fe de Antioquia a la fecha se encuentra en un cuarenta y cuatro por ciento (44%).




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AUTO EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: Para determinar el porcentaje de avance en la autoevaluación institucional, se suma el puntaje de todas las encuestas realizadas y la sumatoria se divide en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 40 lo que equivale a decir que la autoevaluación

institucional se halla en un porcentaje de avance equivalente al cuarenta por ciento (40%). AUDITORIA INTERNA:

El porcentaje de avance para la auditoria interna se determina de la suma el puntaje de todas las encuestas realizadas y el resultado se divide en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 45 lo que equivale a decir que la auditoría interna se

hallan en un porcentaje de avance equivalente al cuarenta y cinco por ciento (45%).

PLAN DE MEJORAMIENTO: Analizando la suma de los datos consignados en las encuestas y posteriormente dividiendo en el número de encuestas realizadas se obtuvo un resultado de 36,25 lo que lleva a concluir que el avance del plan de mejoramiento en el municipio de Santa Fe de Antioquia a la fecha se encuentra en un treinta y seis por ciento (36%). INFORMACION Y COMUNICACIÓN EXTERNA: Para determinar el porcentaje de avance en La información y comunicación externa, se suma el puntaje de todas las encuestas realizadas y la sumatoria se divide en el número de encuestas, el




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valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 55,27 lo que equivale a decir que la información y

comunicación externa se halla en un porcentaje de avance equivalente al cincuenta y cinco por ciento (55%). INFORMACION Y COMUNICACIÓN INTERNA:

El porcentaje de avance para la información y comunicación interna se determina, sumando el puntaje de todas las encuestas realizadas y el resultado se divide en el número de encuestas, el valor resultante en dicha operación es el equivalente al avance del ítem en mención. Después de efectuadas las operaciones antes descritas el resultado obtenido es de 53,125 lo que equivale a decir que la información y la

comunicación interna se hallan en un porcentaje de avance equivalente al cincuenta y tres por ciento (53%). SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN: Después de tabular las encuestas y analizar los resultados de la sumatoria de todas las encuestas, y al dividir el resultado en el número de encuestas efectuadas, se pudo concluir que el porcentaje de avance del sistema de información y comunicación se encuentra en un 52,91; lo que significa que a la fecha de realización del estudio se pudo constatar que el avance es del cincuenta y dos por ciento (52%). CONCLUSION: Todo lo anteriormente enunciado se resume en el siguiente cuadro, que muestra todos los elementos organizados de menor a mayor, de donde se puede concluir que es prioritario o urgente trabajar, o hacer un mayor esfuerzo en los ítems que presenten un menor puntaje,




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pues tener un mayor valor significa tener un superior grado de avance en a la implementación del MECI (Modelo estándar de Control Interno).

ELEMENTO DE CONTROL PUNTAJE

Políticas de Operación 36,25

Plan de Mejoramiento 36,25

Autoevaluación Institucional 40,00

Indicadores de Gestión 41,25

Planes y Programas 44,50

Administración de Riesgos 44,50

Auditoría Interna 45,00

Desarrollo del Talento Humano 47,19

Modelo de Operación por Procesos 47,50

Estructura Organizacional 47,50

Sistemas de Información y Comunicación 52,92

Información y Comunicación Interna 53,13

Información y Comunicación Externa 55,28 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 58,33

PROMEDIO GENERAL 46,40

La tabla anterior está determinando que el promedio general de avance en la implementación del MECI, es del 46,40 lo que significa que a la fecha se tiene un bajo grado de implementación, y además muestra detalladamente el porcentaje de avance por cada elemento, de donde se concluye que el elemento de menor avance es políticas de operación con un 36% (treinta y seis por ciento). Y el de mayor avance es acuerdos, compromisos y protocolos éticos con un valor de 58,33 lo que equivale a decir que este ítem se halla en un cincuenta y ocho por ciento de avance (58%).

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