Public management 03 organization in pa

اإلدارة العامةPublic Management

: التنظيم في اإلدارة العامة03

جامعة اإلسراء – غزة

كلية العلوم المالية واإلدارية

قسم العلوم اإلدارية

د. كمال مبادئ اإلدارة العامة محمد المصري

2

الذي يقوم عليه حجر الزاوية التنظيم يعد بمثابةصرح اإلدارة في المشروعات التجارية والصناعية

في العصر الحديث، فهو األداة الالزمة لتنفيذ السياسات والمهام المختلفة،

عملية التنظيم هي الوظيفة األساسية فياإلدارة.

إن شؤون التنظيم واإلدارة في سائر دوائراألعمال في الدول المتقدمة قائمة على أساس

البحث والدراسة النظرية والمنهج سليم، دعامته ،العلمي بجانب الخبرة والتجارب العملية

تمهيد


3

تجميع المهام هو عملية إدارية تهتم بـ”واألنشطة المراد القيام بها في وظائف أو

أقسام وتحديد السلطات والصالحيات والتنسيق بين األنشطة واألقسام“

من أجل : تحقيق األهداف مع حل المشاكلوالخالفات التي تواجه كافة األنشطة

واألقسام. الشكل الذي تتعاون فيه الجهود إذن، هو

اإلنسانية ألجل تحقيق غرض عام تُمارس من .خالله الُسلطة والتنسيق والرقابة

مفهوم التنظيم


4

العمل بين أعضائه.بتقسيميهتم نمطية إلجراء مختلف أسسيعمل على إرساء

األعمال. إرساء واستقبال يهيئ الكيفية التي يتم بها

القرارات الصادرة من مراكز السلطة المختلفة.

الرسمية وغير سبل االتصاالت يكفل تهيئةالرسمية بين مختلف أجزاء الوحدة اإلدارية.

لتجريب أعضائه وتنميه يهيئ الجوَّ المالئممواهبهم.

أهمية التنظيم


5

يساعد التنظيم على تقسيم العملبين أعضائه العاملين في نطاقه.

.ينشئ إجراءات عمل قياسية ينقل القرارات إلى جميع أقسام

المنظمة..يوفر نظاًما لالتصال.يحقق التنمية للموظفين العاملين...

من فوائد التنظيم


6

هو من النشاطات التيتمارسها طبقة اإلدارة العليا،

حيث ويمارسها المدير اإلداريأن المدير يقوم بدور كبير في

بناء المنظمة، وبترجمة األهداف إلى واقع ملموس.

وذلك االستعانة بالمستشارين إلجراء الدراسات واإلداريين

التنظيمية وتقديم التوصيات والمقترحات بالتنظيم.

من الذي يقوم بالتنظيم ؟


7

1 - يجب أن يكون لكل منظمة هدف وحدة الهدف :تسعى إلى تحقيقه.

2 - إذا زاد عدد األفراد في تقسيم العمل أو التخصص :أي عمل يجب تقسيم العمل بينهم.

3 - يجب أن يتم التنظيم اإلداري ألي وحدة الرئاسة :منظمة على أساس الوظائف وليس األشخاص.

4 تعني الصالحيات السلطة والمسؤولية - تساوي :المخولة للرئيس مثل حق إعطاء األوامر، أما

المسؤولية فتعني محاسبة اآلخرين على أداء الواجبات واألعمال.

5 - يرتبط بعدد المرؤوسين الذين نطاق اإلشراف :يمكن للرئيس المباشر اإلشراف عليهم.

(1/3مبادئ التنظيم اإلداري )


8

6 - أي أن الكفاية والفاعلية ِقَصر خط السلطة :تزيد كلما قلت المستويات اإلدارية في

المنظمة.فمبدأ نطاق اإلشراف يقضى بتحديد نطاق إشراف ◦

الرئيس اإلداري وزيادة عدد المستويات اإلدارية.7 - يجب أن تفوض السلطة تفويض السلطة :

من المستويات اإلدارية العليا إلى مستويات تليها.

8 - يجب أن يكون التنظيم مرنا مرونة التنظيم :قابال للتكيف أي يسمح بمواجهة التغيرات.



9

9 -يعتبر التنظيم ذا الكفاية : كفاءة عندما يتمكن من الوصول

إلى األهداف بأقصر وقت.10 - مبادئ العالقات اإلنسانية :

وتتضمن العمل على تنمية الموظفين ومشاركة الموظفين

في تحديد الهدف، واإلشادة بالعمل الجيد للموظف.

هناك مبادئ أخرى ... سيتمالتطرق إليها الحًقا ...



10

1 -هو مدى ودور تحديد ورسم دور الموظف بشكل الرسمية : رسمي.

2 -هو الدرجة التي يتم فيها تقسيم المهام التنظيمية التخصص : إلى أنشطة متشابهة متخصصة.

3 -( التسلسل الهرمي للسلطةHierarchy ) والتي تمثل من :هو المسئول وكم عدد األفراد الذي يجب أن يشرف عليهم

)نطاق اإلشراف(المدير؟ 4 -وتمثل نسبة الوظائف التي يمارسها العاملون.المركزية : 5 - وتمثل مستوى التدريب والثقافة االحتراف أو المهنية :

الرسمية التي يملكها العاملون.6 - وتمثل األفراد الذين يحتلون نسبة األفراد الموظفين :

وظائف مختلفة.7 -ويشير إلى درجة االختالف والتمايز الموجود في التعقيد :

المنظمة.

األبعاد الخاصة بـ هيكل للمنظمة


11

تنقسم عملية التنظيم إلى عنصرينرئيسيين هما :

: يقصد بها تقسيم األعمال التجميع- 1◦وتجميعها في وحدات إدارية وتجمع األعمال

حسب الغرض الرئيسي للمنظمة وحسب المهنة والموقع الجغرافي وحسب الجمهور

المنتفعين من خدمات المنظمة.: يقصد به تحديد التأثير )عالقات السلطة(- 2◦

درجة السلطة الممنوحة للقيام بهذه األعمال وتحديد نوع وطبيعة هذه السلطة.

التجميع والتأثير في التنظيم


12

( التنظيم الرسميFormal ) هو :لألنشطة الواعي والمقصود التنظيم

وكذلك العالقات فيما بينها بغرض تحقيق هدف سبق تحديده.

( التنظيم غير الرسميInformal ) هو :عبارة عن تنظيمات تنشأ وتنمو داخل

التنظيم الرسمي نظرا لكِبَر حجم التنظيم، وهذه التنظيمات تنشأ بشكل

.غير مقصود أو تكون عفوية

التنظيم الرسمي وغير الرسمي


13

1.سهولة اتصال األفراد ببعضهم البعض -2 وجود عالقة جيدة تجعل األفراد يستقبلون األفراد برحابة -

صدر واهتمام.3.توفير اإلمكانيات الالزمة والتسهيالت التي يتطلبها العمل -4.تحقيق أهداف المنظمة بأقل تكلفة وجهد ووقت -5 تصنيف وجمع األعمال ذات الصبغة الواحدة في مكان -

واحد.6 تحقيق مبدأ التكافؤ بين السلطة والمسؤولية عند محاسبة -

كل فرد.7 الموازنة والتوافق بين أعمال االستشاريين والتنفيذيين -

يترتب على ذلك أن يكون هناك عمل لالستشاريين.8 سهولة التنظيم ومرونته وذلك يحدث في حالة التغيير -

والتنظيم عند حدوث ما يوجب ذلك من ظروف...

يتحقق بالتنظيم الرسمي ما يلي :


14

هو التنظيم الذي يهتم بالدوافع واالعتبارات الخاصة باألفراد

ال يمكن اإلفصاح عنها والتي مخططة، وتنبع بطريقة رسمية

من احتياجات األفراد العاملين في المؤسسة.

يسمى أحيانًا ”جماعةالمصلحة“ أو ”جماعة الصداقة“، أو ”جماعة

الرياضة“، ...

التنظيم غير الرسمي


15

1 وطريقة معينة يتبعها األفراد في سلوكًا غير رسمي - يتبعتصرفهم.

2 بالضرورة مع المخطط الرسمي.ال يتفق - قد3 هو كائن ال كما يجب أن يكون.- يهتم بالتنظيم كما4 من أعلى ألسفل في وقواعده غير الرسمية - ال يأخذ قوانينه

العملية خالل التجربة صورة أوامر تعسفية بقدر ما تنمو واالحتكاك والتفاعل المستمر الحادث في المؤسسة من أسفل

إلى أعلى.يؤثر العاـملون واألفراد على أي هيكـل تنظيمي وتلتقي أهداف وتأثير ◦

كل من الفرد والمنظمة وينتج عن ذلك وجود تنظيم غير رسمي.5 تخطي الرؤساء والمديرين - قد تقتضي الظروف والضرورة

والتعويض عنها خطوط العالقات الرسمية في المنظمة خصوًصا في حالة قلة الكفاءة بخطوط اتصال غير رسمية

الرسمية )جمود، المعقولية، ـ...(.

خصائص التنظيم غير الرسمي


16

1 - إشباع الحاجات النفسية : بفضلوجود فرق وجماعات في شكل لقاءات

إشباع هذه غير رسمية مما ينتج عنه الحاجات.

2 نوع من المرونة في إصدار - إيجادمما يساعد على انجاز العمل.القرارات

3 وتقويتها بحيث - دعم وسائل االتصالتكون أكثر سرعة في مستويات التنظيم

غير الرسمي.

فوائد التنظيم غير الرسمي


17

1 - اتخاذ وإصدار التشعب وإطالة الوقت : القرارات في التنظيم غير الرسمي يؤدي إلى

.زيادة الوقت المخصص إلنهاء العمل2 غير رسمية- في طرق بديلة - بروز -

التنظيم ...3 الشائعات- ظهور...،4 -مقاومة التغيير... ، : يجب على اإلدارة أن تفهم طبيعة مهم

التنظيم الغير رسمي وتحسن توجيهه وإال فإنها ستواجه مشاكل جّمة ...

عيوب التنظيم غير الرسمي


18

1 - عدم قدرة التنظيم الرسمي على تلبية حاجاتاألعضاء داخل التنظيم )مادية أو اجتماعية أو نفسية(.

2 - نظرا للعزلة وعدم كِبر حجم التنظيم الرسميوإبراز شخصية الموظفين أمام اآلخرين.

3 - حيث طبيعة العمل السائد داخل التنظيم الرسمييجتمع الرؤساء مع بعضهم فقط والمدراء مع بعضهم

على نفس المستوى اإلداري حيث يساعد هذا على خلق الروابط االجتماعية والثقافية بين أفراد التنظيم.

4 - كالرياضة والنوادي االهتمامات الخارجية بالهواياتالثقافية

حيث يجتمع أفرد التنظيم خارج مقر العمل ليخففوا من ◦المشاكل النفسية الناتجة عن العمل.

أسـباب تكويـن التنظيـم غيـر الرسـمي داخل التنظيم الرسمي


19

( مصطلح Organization and Methods: O&M عملية وصف وتوصيف للنشاطات“( هو”

أو( تفّحص منتظمsystematic ـلهيكلية المنظمة وإجراءاتها )وإدارتها وأساليب الرقابة، ...

وذلك بهدف زيادة الكفاية في العمل الذي يشرف ◦عليه اإلداري.

ويقوم به مجموعة من الناس يعملون فياألجهزة الحكومية أو في القطاع الخاص

ويطلب منهم تقديم اإلرشادات والمشورة لإلداريين في مسائل التنظيم وطرق العمل

)اإلجراءات(.

مفهوم التنظيم واألساليب


20

ــة ــ ــن دول ــ ــميات م ــ اختالف التسألخرى

الدولة التسمية

بريطانيا التنظيم واألساليب

أمريكا التنظيم واإلدارة - األنظمة واإلجراءات - التحليل اإلداري

بعض الدول العربية

التنظيم واألساليب – الخدمات اإلدارية -التنظيم

وطرق العمل- التنظيم واإلدارة

المملكة العربية السعودية

الجهاز المركزي يسمى اإلدارة المركزية للتنظيم

واإلدارة والوحدات وحدات التنظيم واإلدارة


21

هو تحسين وتطوير وسائل وطرق قيامالمنظمات بأعمالها،

بغرـض تحقيق أكبر استفادة من الموارد الطبيعية ◦واإلنسانية والمالية المتوفرة لدى المنظمة.

: ويتم تحقيق الهدف من خاللدراسة التنظيم واإلجراءات وطرق العمل في ◦

المؤسسات لمعرفة مدى فعاليتها وتحسينها. كذلك يتم دراسة الهيكل التنظيمي وتقسيم ◦

العمل، ووضع خرائط تنظيمية، إعادة التنظيم بشكل عام .

الهدف األســــــاسي للتنظيــــــم واألساليب


22

1 يركز على طرق العمل في -المنظمات.

2 دراسة تخطيط البرامج وشؤون -الموظفين والميزانية.

3 دراسة إمكانية إدخال اآلالت المعقدة -إلى األجهزة الحكومية.

4 دراسة المشاكل العامة التي تواجه -البالد تقديم المشورة في جميع هذه

المجاالت.

م ز عليهـا التنظـي ي يرـك األمور الـتواألساليب


23

انشغال باألمور الهامة ذات الطابع : ضيق الوقتالعام كرسم السياسة العامة والتخطيط واالتصاالت الخارجية واإلشراف على أعمال الموظفين والقيام

بأعمالهم اليومية، كل ذلك يتطلب دراسات قلة الخبرة التخصصية :

( ال تتوفر لدى نواحي فنية دقيقةوخبرات خاصة )بعض الرؤساء اإلداريين.

لهذا أصبح من الضروري إنشاء أجهزة متفرغةومنها وحدات للتنظيم واألساليب ومتخصصة،

لتقديم الرأي والمشورة للرئيس اإلداري في كل ما يعرض له من أمور تنظيمية وإدارية.

ــم ــ ــباب إنشاء وحدات التنظي ــ أسواألساليب


24

.1.إجراء الدراسات المتعلقة بالتنظيم اإلداري .2.تصميم األساليب وطرق العمل الالزمة للقيام أي عمل جديد .3.دراسة طرق القيام بالعمل ألجل تبسيطها وتحسينها .4.إنشاء وسائل الرقابة الالزمة لمراقبة القيام باألعمال .5.تحضير دليل لطرق العمل المتبعة في المنظمة .6.دراسة مدى إمكانية االستفادة من األجهزة المكتبية .7.دراسة طلبات إحداث الوظائف .8.دراسة تصميم المكتب .9.إدارة النماذج والتقارير والسجالت .10 تقديم الخدمات االستشارية لجميع المستويات اإلدارية في

المنظمة..11.خلق الوعي بين الرؤساء والموظفين .12 متابعة البحوث والتطورات الحديثة في مجال التنظيم

واألساليب.

اختصـــــاصات وحدات التنظيـــــم واألساليب


25

توجد إدارة مركزية تشرف على هذا النشاط تتبنىنشره في الجهاز الحكومي بإنشاء وحدات فيها.

: الوضع يختلف من بلد إلى آخر.في فلسطين : وزارة التخطيط والتنمية اإلدارية.في األردن : ترتبط بوزارة تطوير القطاع العام الجهاز المركزي للتنظيم واإلدارةفي مصر هناك.: في بريطانيا وفرنسا والسعودية

اإلدارة المركزية للتنظيم واألساليب أو اإلدارة المركزية للتنظيم ◦واإلدارة.

.وحدات التنظيم واألساليب أو وحدات التنظيم واإلدارة

ارتباط أجهزة التنظـيم واألـساليب ...


26

1.أن يكون ودودا، ولديه ميل إلنشاء العالقات مع اآلخرين .2 أن يكون تفكيره منظما وعقله بارعا في تحليل .

وتصنيف األشياء.3 أن يكون لديه ميل طبيعي لالستفسار عن كل ما يحيط .

به..4 أن يكون لديه القدرة على االستفادة مما يجمعه من

معلومات..5.أن تتصف أحكامه باألمانة والنضج والموضوعية .6.أن تكون لديه المقدرة على التعبير عن نفسه .7.أن تكون لديه رغبة في البحث عن الحقائق .8.أن يكون لديه شعور بأهمية الوقت ...

ــائي ــل اإلداري )أخصـ ــائص المحلـ خصـالتنظيم وطرق العمل(

Government & Nonprofit

Public management 03 organization in pa