Liittymisvalmistelut, projektin vaiheet ja tehtävät, liittymisen tuki

Suun terveydenhuollon Potilastiedon arkistoon liittymisen

edellytykset ja toimenpiteet

STM, Helsinki 9.3.2015

Taina Jokinen, THL OPER

9.3.2015 THL / OPER 1

Potilastiedon arkiston käyttöönotto

1. Potilastietojärjestelmien hyväksyminen Kanta-kelpoisiksi

- Yhteentoimivuuden todennus Kelan koordinoimassa yhteistestauksessa

- Tietoturvasertifiointi (ent. ulkoinen auditointi)

2. Terveydenhuollon toimintayksikön/ ammatinharjoittajan valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon

3. Kansallinen tuki ja liittymisen ohjeistus

9.3.2015 2 THL / OPER

Suun terveydenhuollon yksiköiden liittyminen potilastiedon arkistoon

• Julkinen terveydenhuolto

– Liittyminen potilastiedon arkistoon toteutuu vastaavalla tavalla kuin liittyminen Reseptikeskukseen

– Valmisteluissa ja jatkotoimissa huomioitava, liitytäänkö samalla vai eri potilastietojärjestelmällä, jolla organisaatio on jo liittynyt arkistoon

• Yksityinen terveydenhuolto

1. Palvelun antaja liittyy itsenäisenä liittyjänä

• Palveluntuottajat, joiden henkilöstö on työsuhteessa

• Ammatinharjoittajat

2. Yhteisliittyminen

• Lääkäriasemat ja vastaavat toimijat, joissa yksi päävastuullinen toimija, jonka tiloissa toimii muita yrityksiä ja ammatinharjoittajia

– Päävastuullinen vastaa käytettävästä potilastietojärjestelmästä ja tekee liittymishakemuksen, muut liittyvät sen mukana

• keskinäiset sopimukset vastuista ja velvollisuuksista oltava kunnossa pääliittyjän ja mukana liittyvien välillä

9.3.2015 3 THL / OPER

9.3.2015 THL / OPER

4

Liittymisprojektin päävaiheet

• Liittymissopimukset ja hakemus Kelaan

• Käyttöönottokoe

• Yhteiset toimintamallit käytössä

• Tarvittavat lisäkoulutukset

Käynnistys ja

perehtyminen

Suunnittelu ja

toimenpiteet

Liittyminen ja

käyttöönotto

Seuranta

Jatkuvuus

• Omavalvonta

• Seuranta ja

ylläpito

• Toiminta

• häiriötilanteissa

• Muutosten

hallinta

• Tarvittavat

lisäkoulutukset

• Projektisuunnitelma

• Nykytila-analyysi

• Omavalvonta-

suunnitelma

• Koulutussuunnitelma

• Viestintäsuunnitelma

• Koulutukset

• SOTE-rekisterin/ IAH-

koodiston

tarkistaminen

• Varmenteet

• Tekninen ympäristö

• Arkistonhallinta

• Päätös liittymisestä

• Vastuuhenkilöt

• Perehtyminen

kansallisiin vaatimuksiin

• Yhteistyö järjestel-

mätoimittajan ja IT-tuen

kanssa

• Kokonaisaikataulun

suunnittelu

Liittymisprojektin kulku tiivistetysti (1)

• Varmistetaan, että käytössä on ajantasainen, dokumentoitu Omavalvontasuunnitelma

– myös suun terveydenhuollon yksiköissä toimitaan siinä sovitulla tavalla

– laadinta/ päivitys hyvissä ajoin ennen liittymistä jotta voidaan osoittaa vaatimusten täyttyminen liittymisvaiheessa

• Selvitetään ja varmistetaan tietojärjestelmän valmiudet + valmiuden aikataulu sekä vaatimustenmukaisuus

• Varmistetaan, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan potilastietojen välittämiseen Potilastiedon arkistoon, ovat vaatimusten mukaisia ja liittymisaikataulun mukaisesti käytettävissä

• liittyjä varmistaa että sen järjestelmätoimittaja ja välittäjä ovat omalta osaltaan toimittaneet liittyjälle selvityksen kansallisten sertifiointivaatimusten täyttymisestä

• Varmistetaan, että liittyjän SOTE –rekisteritiedot ovat oikein ja riittävät

3.3.2015 5 THL / OPER 9.3.2015 THL / OPER

Liittymisprojektin kulku tiivistetysti (2)

• Tehdään ajoissa hakemukset erilaisista varmenteista VRK:lle (varmennekortit sekä palvelin- ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet)

• Henkilökunta koulutetaan Potilastiedon arkiston kansallisiin toimintamalleihin. Samalla varmistetaan henkilökunnan tietoturva ja tietosuojaosaamisen taso.

– Potilasasiakirjojen käsittely, säilytys ja arkistointi

– Potilasrekisterien hallinta

– Suostumustenhallinta: Informoinnit, kiellot ja suostumukset

– Potilas- ja hoitotietojen kiinnittäminen palvelutapahtumaan

– Hoitosuhteen varmistaminen

– Rakenteinen kirjaaminen, yhtenäiset kirjaamistavat

• Tiedottaminen muutoksesta

– Omalle henkilökunnalle

– Asiakkaille/ potilaille, sidosryhmille

• Kansalaisille tietoa Omakannasta ja kanta.fi-sivuista

• Kela vastaa osaltaan kansalaisviestinnästä

3.3.2015 6 THL / OPER 9.3.2015 THL / OPER

Liittymisprojektin kulku tiivistetysti (3)

• Varmistetaan Katso-tunnisteet Kanta Extranettiin

• Varmistetaan liittyminen Potilastiedon arkistoon

– Välitetään hyvissä ajoin hakemus ja sitoumus / muutosilmoitus Kelaan

– Valmistaudutaan tekniseen käyttöönottovaiheeseen

– Tehdään käyttöönottokoe

– Otetaan käyttöön Arkistonhoitajan käyttöliittymä

• Kela vahvistaa erikseen kokeen läpimenon sekä tuotantokäytön aloituksen

• Varmistetaan tuotannon aikainen toiminta

9.3.2015 7 THL / OPER

Miksi Omavalvontasuunnitelma?

• Se parantaa ja yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveydenhuollossa tietoturvakäytäntöjä arkityössä

• Se ohjaa ja tukee tietoturvavaatimusten noudattamista

• Se huomioi arkaluonteisen tiedon salassapidon merkityksen

• Se varmistaa henkilökunnan tiedon käytön ja ylläpidon tietoturva ja -suojamielessä

• Se auttaa seuraamaan toimintaa käytännössä

• Sen avulla varmistetaan myös muiden palvelun tuottamiseen osallistuvien tahojen tietoturvallinen toiminta

• Se selkeyttää roolit ja vastuut toteutuksessa

9.3.2015 THL / OPER 8

Omavalvontasuunnitelmassa

Varmistetaan, että kaikki asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn osallistuvat palvelun antajat ja muut tahot huolehtivat käytössä olevien tietojärjestelmiä

käytettävyydestä vastaamalla

1. Henkilöstön riittävästä koulutuksesta ja kokemuksesta

2. Asianmukaisten käyttöohjeiden saatavuudesta

3. Asianmukaisesta käytöstä valmistajan ohjeiden mukaan

4. Menettelytavoista virhe- ja ongelmatilanteissa

5. Toimintamallista asennus-, ylläpito- ja päivitystilanteissa

6. Käyttöympäristön vaatimustenmukaisuudesta

7. Tietojärjestelmien vaatimustenmukaisuudesta

8. Liittymisestä valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin

9. Riittävästä käytön seuranta- ja valvontatoimenpiteistä

9.3.2015 THL / OPER 9

Miten THL tukee liittymistä?

Tuki-

materiaalit

Tukikokoukset

liittymisen

edellä

Asiantuntijat Ohjeistus ja

määräykset

yhdenmukaisiin

toimintamalleihin

Erikois-

suunnittelijoiden

tuki

Palautteen

hyödyntäminen

Koulutus

Valtionapu

hankkeille

Yhteistyöverkostojen

kokoaja

Kansalliset

työryhmät

Julkaisut

ja oppaat

Seminaarit

Työpajat Uutiskirjeet

9.3.2015 10 THL / OPER

Ammattilaisen tukimateriaalit kanta.fi sivuilla

• Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirja

– Yksityisille valmistumassa ”räätälöity” versio

– Käsikirjassa myös aiempien valtionavustushankkeiden materiaalia

• Potilastiedon arkiston verkkokoulu

• Tietosuojan ja -turvan verkkokoulu

– Tietosuojan ja turvan mallilomakkeita sähköisen lääkemääräyksen käyttöönoton käsikirjassa

• Sertifiointi/ omavalvontasuunnitelma

– Ohjeet ja suunnitelman mallipohja

• http://www.erespa.net/materiaalit/11

– eRespa -hankkeen materiaalit liittymisvalmistelujen tueksi

• http://www.earkki.net/

– eArkki: THL:n rahoittama valtionavustushanke joka tukee yksityisen th:n liittymisvalmisteluja Potilastiedon arkiston käyttöönotossa.

9.3.2015 THL / OPER 11

Kansallinen tuki ja koulutus

Potilastiedon arkiston toimintamallikoulutukset

• Aihe: Potilastiedon arkiston kansalliset toimintamallit

• Tavoite: Koulutuksen tavoitteena on perehtyä potilastiedon arkiston kansallisiin toimintamalleihin ja muutosten vaikutuksiin ammattilaisten käytännön työhön.

• Paikka: Paasitorni, Paasivuorenkatu 5 A, Helsinki

• Ajankohdat:

– ti 24.3.2015 klo 09:00 - 14:00 Paasitorni + webcast

– ti 21.4.2015 klo 09:00 - 14:00 Paasitorni + webcast

– ti 19.5.2015 klo 09:00 - 14:00 Paasitorni + webcast

Tarkemmat tiedot -> THL:n tapahtumakalenteri

9.3.2015 THL / OPER 12

9.3.2015 THL / OPER 13

Kiitos! etunimi.sukunimi@thl.fi