Anna Kärkkäinen Liittymisen edellyttämät toimenpiteet 20130425

Valmistautuminen potilastiedon arkiston käyttöönottoon

Liittymisen edellyttämät toimenpiteet

KanTa-yhteistyöseminaari 25.4.2013

Sisältö

• Käyttöönottojen organisointi

-

• Liittymisen edellyttämät tehtävät liittyjiltä

25.4.2013 projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER

Käyttöönottojen organisointi

• Vastuu liittymisestä valtakunnallisiin terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluihin on liittyjällä eli terveydenhuollon toimintayksiköllä = paikallinen/ toimintayksikön käyttöönottoprojekti

• Sairaanhoitopiiri koordinoi alueellaan julkisen terveydenhuollon toimintayksiköiden käyttöönottoa

• Oper koordinoi, ohjaa ja tukee käyttöönottoja valtakunnallisesti

– Alueelliset erikoissuunnittelijat aluehankkeiden tukena

• Varjo-työryhmä = Valtakunnallinen työryhmä, seuraa ja ohjaa käyttöönottoja mm. aikataulut

• Lisäksi erva-alueilla aluehankepäälliköiden omaehtoinen yhteistyö Operin tukemana


Käyttöönottojen organisoinnin tasot


Vastuut eri toimintatasoilla

projektipäällikkö Anna Kärkkäinen/ THL, OPER

Kansallinen taso/ OPER Kansallinen taso/

KELA

Alueellinen taso Paikallinen taso

Kansallisen kokonaisuuden

koordinointi ja

aikatauluttaminen

KanTa-palveluihin

liittymisen

hakemusprosessi

Alueellisten

käyttöottosuunnitelmien

laatiminen

Käyttöönottojen suunnittelu

ja valmistelu

Alueellisten hankkeiden

tukeminen ja seuranta

Käyttöönottokokeen

ohjeistaminen

Tarvittaessa hankintojen

koordinointi

Resursointi ja budjetointi

Koulutusmateriaalin ja

arkiston käyttöön liittyvien

toiminnallisten ohjeiden

tuottaminen

Tekninen tuki

liittymiselle

Alueellinen tiedotus ja

koulutus

Käyttöönoton edellyttämien

tehtävien organisointi

Kansallinen

viestintäsuunnitelma ja

tiedotusmateriaalin

tuottaminen

Kansalaisviestinnän

suunnittelu ja toteutus

Paikallisten projektien

koordinointi käyttöönottojen

tukeminen, seuranta ja

raportointi

KanTa-palveluihin

liittymisen hallinnolliset

toimenpiteet (hakemus)

Konkreettisten ”työohjeiden”

tuottaminen alue- ja

paikallisprojektien tueksi

Potilastietojärjestelmien

yhteistestaus

KanTa-palveluihin

liittyminen (jos tehdään

alueellisesti)

Potilastietojärjestelmän

päivittäminen

Kansallisten toimijoiden

toimenpiteiden

yhteensovittaminen

Tekninen liittyminen (jos ei

tehdä alueellisesti)

Tiedottaminen ja koulutus

paikallisesti

25.4.2013

Vastuut valmisteluvaiheessa ja käytön aikana


Käyttöönoton edellyttämät tehtävät

Käyttöönoton edellyttämät tehtävät (liittyjät)


Käyttöönottoprojektin hallinnointi

• Hallinnolliset päätökset: asettamispäätös ym.

• Ohjaus- ja projektiryhmät

• Projektisuunnitelman laatiminen

• Rahoitus ja resursointi

• Projektin talousseuranta

• Projektihenkilöstön rekrytointi


Auditointi

• Terveydenhuollon toimintayksikön auditointivaatimuksien läpikäynti

• Iso osa työstä tehty liityttäessä eReseptin käyttäjäksi

• Varmistettava, että kriteerit täyttyvät myös muutoin kuin reseptin osalta esim.

– Potilasasiakirjojen käsittely (sis. Sanelujen ja opiskelijoiden merkintöjen hyväksyminen)

– Käyttövaltuudet

– Lokiseuranta

• Nykytilan ja tarvittavien/ tehtyjen toimenpiteiden kuvaaminen

• Tarvittava materiaali päivitetään käyttöönoton käsikirjaan, kun stm vahvistaa vaatimukset


Teknisen ympäristön toteutus

• Liittymispiste KanTa-palveluihin ja tietoliikenneyhteydet

– Voi olla sama kuin eReseptissä

– Varmistettava kapasiteetin riittävyys

• Potilastietojärjestelmän päivittäminen

– Auditoidun version hankinta ja asennuksista sopiminen

– Yhteistyö potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa

– Tarvittavat palvelin- ja tietokantaratkaisut (hankinnat)

– Tiedot tarvittavista hankinnoista potilastietojärjestelmän toimittajalta

• Erillisjärjestelmät – organisaation päätettävä, halutaanko arkistointi toteuttaa ptj:n kautta vai suoraan erillisjärjestelmästä

• Kortinlukijat?


Varmenteiden hankinta ja jakelu

• Henkilövarmenteiden hankinta ja jakelu

– Potilastiedon arkiston käyttäjämäärä suurempi kuin reseptillä

– Henkilövarmenteen tarvitsee jokainen, joka käyttää potilastiedon arkistoa

– Kortitus kannattaa aloittaa heti, jos kaikilla ei vielä varmennetta ole

• Palvelin- ja järjestelmäallekirjoitusvarmenteet

– Uutena järjestelmäallekirjoitusvarmenne

– Allekirjoittaa arkistoon lähetettävät asiakirjat

• Varmenteisiin liittyvät ohjeet VRK:n fineid-sivuilla

– Linkit ohjeisiin käyttöönoton käsikirjassa

• Tulossa: yhteinen sote-kortti


Rekisteritiedot koodistopalveluun

• SOTE-organisaatiorekisteri päivitettävä

• Uutena rekisterinpitäjärekisteri:

– ”yksilöidään ja kuvataan terveydenhuollon potilasasiakirjojen rekisterinpitäjät ja arkistonmuodostajat ja yhdistetään ne niihin terveydenhuollon organisaatioihin, joissa asiakirjoja ja asiakirjojen merkintöjä tuotetaan. Kukin rekisterinpitäjä tai arkistonmuodostaja yhdistetään myös siihen sairaanhoitopiirin, jonka alueella se toimii ja muodostaa aluerekisterin.”

• Ohjeet käyttöönoton käsikirjaan


Toimintamallien jatkotyöstäminen ja jalkautus

• Valtakunnalliset potilastiedon arkiston käyttöön liittyvät toimintamallit kuvataan Operin toimesta

– Kts. Iltapäivän esitys

• Toimintayksiköissä käytävä toimintamallit läpi ja sovittava, miten toimintamallit otetaan käyttöön omassa organisaatiossa

– Varmistettava potilasasiakirjojen käsittelyprosessit

• Sanelujen kirjoittaminen ja hyväksyminen huomioiden aikarajat

• Opiskelijoiden tekemien merkintöjen hyväksyminen

– Selvitettävä kirjaamiskäytäntöjen nykytila ja tarvittavat toimenpiteet

• Paikallisten näkymien mäppäys kansallisiin

– Työnjako ja vastuut informointien, suostumusten ja kieltojen kirjaamisessa


Henkilöstön koulutus

• Koulutuksen suunnittelu, tarvekartoitus ja resursointi

– Eri kohderyhmät: ammattilaiset, pääkäyttäjät, kouluttajat, atk-tukihenkilöt

• Koulutuksen eri osa-alueet: tietoturva ja tietosuoja, potilasasiakirjojen käsittelyn yleiset periaatteet, rakenteinen kirjaaminen, toimintamallit, järjestelmäkoulutus

– Toimintamallikoulutuksen tueksi verkkokoulu ja alueellinen toimintamallikoulutus

– Myös tietoturvasta ja –suojasta oma verkkokouluosio

– Rakenteisen kirjaamisen koulutusvastuu toimintayksiköillä

– Järjestelmäkoulutuksen suunnittelu potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa

• Potilastiedon arkiston käyttö koskee koko henkilökuntaa => koulutettavia paljon => koulutuksen aikatauluttaminen


Arkistonhallinta

• Organisaation arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen

– Valtakunnallinen tehtäväluokitus terveydenhuoltoon

– Yhtenevät säilytysajat

– Huomioitava myös ne asiakirjat, joita ei arkistoida valtakunnalliseen arkistoon (potilashallinnon asiakirjat esim. laskutus)

• Arkistonhoitajien tehtävien hoitamista varten tulossa Kelan toteuttama Arkistonhoitajan käyttöliittymä

– Ko. käyttöliittymän kautta hoidetaan kaikki arkistonhoitajan tehtävät

• Hävityslistojen tarkastelu

• Kuvailutietojen muuttaminen tarvittaessa


Viestintä

• Viestinnällä keskeinen rooli käyttöönoton onnistumisessa

• Kansallinen viestintäsuunnitelma sekä THL:n ja Kelan viestinnän tuki alueelliseen ja paikalliseen viestintään

– Tiedotusmateriaalit

– Kela: kansalaisviestinnän vastuu

• Suunniteltava viestintä käyttöönoton eri vaiheissa

– Sidosryhmien tunnistaminen

– Viestinnän kanavat alueellisesti ja paikallisesti

– Esim. alueelliset kick-off –tilaisuudet, muut esittelytilaisuudet

– Tiedottaminen valmistelujen etenemisestä

– Tiedottaminen käyttöönotosta

– Kansalaisviestinnästä helpotusta myös henkilökohtaisten informointien toteutukseen


Liittymissopimukset ja käyttöönottokoe

• Kelan ohjeistama liittymisprosessi

– Kts. Antti Lehtisen materiaali 12.2.2013

• http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/68

– Liittymishakemus

– Käyttöönottokoe ja sen organisointi


http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/68

http://www.kanta.fi/web/ammattilaisille/68

Mistä tehtävistä valmistelut kannattaa aloittaa?

• Henkilövarmenteiden hankinta

• Rakenteinen kirjaaminen –nykytilan selvittäminen, koulutustarpeiden kartoitus ja koulutuksen järjestäminen

• Potilasasiakirjojen käsittelyyn liittyvät toimintamallit – nykytilan kartoittaminen, ohjeistuksien päivittäminen ja jalkauttaminen

• Koulutussuunnittelun aloittaminen – toimintamalli- ja järjestelmäkoulutuksien suunnittelun käynnistäminen

• Teknisen ympäristön muutostarpeiden selvittäminen - Yhteistyö potilastietojärjestelmätoimittajan kanssa

– Erillisjärjestelmien arkistoinnista päättäminen

• Viestinnän suunnittelu ja viestiminen projektien käynnistymisestä


Health & Medicine

Anna Kärkkäinen Liittymisen edellyttämät toimenpiteet 20130425