13.11.2018

Ohjelma

Klo 13.00 Tilaisuuden avaus Minna Kälviä

Tervetuloa! SosKanta-tiimi esittäytyyPäivän ohjelma ja tilaisuuden työkäytännöt

Klo 13.10 SosKanta-matka Kantaan, Minna Kälviä

Klo 13.45 Tekninen valmistautuminen, Kaisa Pesonen

Klo 14.15 Tauko

Klo 14.30 Kansallisten määritysten, toiminnan ja ATJ:n yhteensovittaminen, Jaana Taina ja Kati Utriainen

Klo 15.15 Asiakastiedon arkiston käyttöönotto ja kokemukset tuotantokäytöstä, Kaisa Pesonen

Klo 15.45 THL:n puheenvuoro, Heidi Berglind

Klo 15.55 Tilaisuuden päätös, Minna Kälviä

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

SosKanta-matka KantaanWebcast info 13.11.2018

SosKanta-hanke, Minna Kälviä projektipäällikkö

13.11.2018

SOSKANTA-HANKE

• Eksote pilotoi THL:n valtionavulla sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen liittymisen• Asiakasasiakirjoja aloitettiin tallentamaan valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon

arkistoon kesäkuussa 2018• Vietiin lähes kaikki SosiaaliEffica-asiakastietojärjestelmään kirjattava tieto ja osa

tiedoista/prosesseista siirrettiin asiakastietojärjestelmään• Tiedot vain rekisterinpitäjän omassa käytössä

• Hankeaika 7/2016-12/2018

• Yhteistyökumppaneina THL, Kela, Tieto Oyj

• Budjetti 945 000 €, josta THL rahoittaa 52 %

• Teknisen liittymisen lisäksi kyse merkittävistä muutoksista Eksoten sosiaalihuollon toiminnassa

• Tuotetaan materiaalia ja ohjeita sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoon muille liittyville organisaatioille

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

13.11.2018

SosKanta faktaa

• Eksoten alueen väestöpohja 133 000 asukasta

• Eksoten henkilöstömäärä n. 5000, joista sosiaalipalveluiden työntekijöitä on n. 2000

• Hanke rajattiin SosiaaliEffica-asiakastietojärjestelmässä oleviin asiakastietoihin

• SosiaaliEffican käyttäjiä n. 730, jotka koulutettiin arkistointiin

• Asiakastietoja kirjataan mm. TerveysEffca-potilastietojärjestelmään (asiakas- ja sosiaalihuollon potilastiedot), TE-hallinnon Typpi—järjestelmään sekä asiakirjahallinnon järjestelmään

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

13.11.2018

SosKanta faktaa

• Hankkeessa jäi toteuttamatta osa perheoikeudellisten palveluiden asiakirjojen arkistoon siirrosta. Edellyttää järjestelmäkehitystä, jotta mm. tilastointi saadaan toteutettua

• Turvakotitiedoille odotetaan THL:n ohjetta arkistoon viemiseksi. Tekniset valmiudet olemassa

• Kotihoidon kokonaisuus jätettiin pois hankkeesta

• Hankkeen ulkopuolelle rajattuihin palveluihin otettiin kantaa ja niitä kartoitettiin. Tiedon perusteella pystyttiin toteuttamaan prosessit ja selkiyttämään jatkokehitystarpeet

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

13.11.2018

Mistä liikkeelle?

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

Kanta-palvelujen käyttöönotto, ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut

13.11.2018

2 Hankkeen organisointi ja hallinnointi 1/4

• Hankkeeseen liittyvät hallinnolliset päätökset

• Organisaatiossa tehtävät päätökset

• Kanta-palvelujen asiakkuus

• Vrk:n rekisteröintisopimus

• Suunnittele liittymisaikataulu ja ilmoittaudu THL:n käyttöönoton aaltoihin

• Hankebudjetti ja riittävät henkilöstöresurssit, asiantuntijapalveluiden tarve

• Hankehenkilöstön rekrytointi

• Tarvittavat toimijat ja yhteistyökumppanit

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

13.11.2018

Talous ja hankebudjetti 2/4

• Varaukset järjestelmäkustannuksiin

• Järjestelmätoimittajan kartoitus asiakastietojärjestelmän nykytilasta ja muutostarpeista

• Hankittavat lisäominaisuudet/tuoteversio, jossa Kanta-toiminnallisuudet (esim. suunnitelma-asiakirjat)

• Asiakastietojärjestelmään liittyvät Kanta-arkistoinnin ratkaisujen (toimikorttikirjautuminen, arkistokatselin, koodistopalvelin) hankinta ja tuki-/käyttömaksut

• Kelan Kanta-palvelun käyttömaksut

• Tekninen integraatio Kanta- ja koodistopalveluihin

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

Hankeresurssit 3/4

• Resurssit toteuman mukaan 10/18 saakka

• Eksoten asiantuntijoita: IT palvelupäällikkö (infra), arkistopäällikkö, tietosuojavastaava, asiantuntijat (esimiehet, työntekijät, kirjaamisvalmentajat)

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

Nimi Rooli hankkeessa Työaika hankkeessa Hankkeelle tehty

työpanos

Minna Kälviä

Sosionomi

projektipäällikkö 8/2016–12/2018 31 %

Anneli Arkko projektisihteeri 9/2016–12/2018 20 %

Jaana Taina

Sosiaalityöntekijä

projektityöntekijä 8/2016–11/2018 50 %

Kaisa Pesonen

Sosiaalityöntekijä

projektityöntekijä 9/2018–12/2018 77 %

Iiris Koho järjestelmäasiantuntija 7/2016–2/2017 35 %

Kati Utriainen

Sosionomi

järjestelmäasiantuntija 4/2017–12/2018 65 %

Asiantuntijapalvelut 4/4

• Tieto Oyj – asiakastietojärjestelmän muutokset ja kehittäminen

• Asiakastietojärjestelmän tarvitsemien muutosten kartoitus, toteutus

• Osallistuminen SosKanta asiantuntijatilaisuuksiin

• Saimaan talous ja tieto Oy – infra

• Palvelinten päivitykset vastaamaan A-luokan järjestelmävaatimuksia

• Kanta-yhteyksien tekeminen yhteistyössä 2M-IT ja Tieto

• 2M-IT Oy – sovellustuki, pääkäyttäjäpalvelut

• Koulutukset, käyttäjätuki, asiakastietojärjestelmä-muutokset

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

3 Viestintä

• Yhteinen hankkeen sähköposti ja logo

• SharePoint- työtila hankeasioille

• Eksoten intrassa hankesivut

• Oma Twitter-tili, Eksoten fb-sivut

• Esimies- ja henkilöstöviestintää

• THL:lle tuotettua hankemateriaalia

• Videoita

• Järjestelmäohjeita

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

4 Sidosryhmäyhteistyö

• Eksote-THL-Tieto-Kela työpajoja, osallistujien/sisällön vaihdellessa

• THL:n olemassa olevien ohjeiden tulkintaa, tarkennusta, sopimista

• Asiakasasiakirjojen ja luokitusten asiantuntijatyöryhmä, tieto- ja toimintamäärittelyt

• Verkkokoulun sisältöjen suunnitteluun osallistuminen

Työpajat – määrittelytyö ja yhteinen ymmärrys

• Kanta-palvelujen käsikirja

• Määräys käyttöoikeuksien perusteista

• Sosiaalihuollon ammattihenkilön sähköinen allekirjoitus asiakirjoissa

THL:n materiaalin aktiivista kommentointia

• Yhteistestitapaukset

• Testiraporttipohja

• Käyttöönottokokeen ohje

Kelan Kanta-testausmateriaalin kommentointia

• Organisaatiossa tulee ottaa kantaa kansallisiin määrityksiin ja niiden vaikutuksiin mm. työnjakoon, asiakastiedon prosesseihin

• Tiedonhallinnasta kiinnostuneiden vastuuttaminen

• Kirjaamisvalmennukset

Organisaation omat asiantuntijaryhmät

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

4 Asiakastiedon, tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäminen

• Nykytilan kartoitus järjestelmäsisällöistä ja toiminnasta

– Sosiaalihuoltolain soveltamisen tilanne organisaatiossa

– Voisiko jotain päivittää jo järjestelmään, esim. päätösotsikoiden yhtenäistämistä, asiakirjojen käyttöönottoa

– Vaikutukset tilastointiin ja raportointiin (THL-tilastot, organisaation omat tilastot, sisällön ja kustannusten seuranta)

– Asioita jouduttu päättämään ja ratkaisemaan, vaikka osa ohjeista ja linjauksista on muuttunut koulutusten, testausten ja arkistoon liittymisen jälkeen

• Mitä jää hankkeen ja liittymisen jälkeen tehtäväksi työksi

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

6 ja 7 THL:n määräysten toteutus ja vaikutukset toimintaympäristöön

• Käyttöoikeusmäärittelyt

• Rekisterimuutokset (ilmoitus ja asiakasrekisteri)

• Toimintakäytäntöjen muutokset ja ammattioikeus

• Järjestelmän prosessit suhteessa toimintaan ja tarvittavat asiakastietojärjestelmämuutokset

• Järjestelmän kehitystarpeiden havainnointi ja Kanta-arkistoinnin sujuvuus

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

7 ja 8 Käyttöönoton vaiheistus, prosessit ja arkistointi

13.11.2018

•19.12.2017 alkaen

• Uudet prosessit kansallisten määritysten mukaan

• Asiakirjat prosessein vaiheiden mukaisesti

• Tilastoinnin toteuttaminen

• Arkistoitavien tietojen tallentaminen

• Käyttöoikeusmääräyksen mukaiset näkyvyydet

Atj-toteutus ja arkistointitietojen

tallentaminen

•19.12.2017 alkaen asiakkuusasiakirjalle tallentuneet tiedot arkistoon 5.6.2018 jälkeen

•Väestörekisteritiedot

• Sosiaalihuollon asiakkuus

•Palvelutehtävän asiakkuus

•Palveluyksikön asiakkuus

•Asiat

Asiakkuustietojen vienti

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

7 ja 8 Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisen aikataulutus ja vaiheistus

13.11.2018

•Tehtävät välillä 1.1.-31.5.2018

•VRK:n varmennekortin rekisteröinti ennen liittymistä

•Tietohuolto

•Koulutukset

•Viestintä

• Latausjonon tyhjentäminen Atj-toimittajan toimesta 5.6.2018 jälkeen

Arkistoon liittymisen valmistelut

• Liittyminen 5.6.2018

•Työntekijän laatimat, valmiit ja liittymishetkestä alkaen lukitut asiakirjat

•Vireilletuloasiakirjat

•Palvelutarpeen arvioinnit ja suunnitelmat

•Päätökset

•Asiakaskertomukset

Asiakasasiakirjojen arkistointi

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

13 Koulutus

• Koulutusmateriaalit uusittiin kokonaan

• Arkistointitoiminnalli-suuksiin liittyvää koulutusta

• Peruskoulutukset jaoteltiin järjestämisen ja toteuttamisen sisältöihin

• Luokkaopetuksesta skype-koulutuksiin

• Itseopiskelun merkitys

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

14 Käyttäjien tuki ja jatkuva kehittäminen

• Yhteisten hallintamallien luominen – Sovellustuki käyttäjien tarpeisiin

– Sote-rekisterin hallintamalli

– Järjestelmäpäivitykset

• Toiminnan ja asiakastietojärjestelmän muutostarpeet– Käyttäjien informointitavat

– Palvelun ja prosessien sisällöllisen laadun hallinta/seuranta

– Palvelun ja prosessien teknisen laadun hallinta/seuranta

• Koulutukset– Vaatimukset järjestelmän käyttöön ja arkistointiin

– Peruskoulutukset uusille työntekijöille

13.11.2018Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

KIITOS!

13.11.2018

Minna Kälviä +358 400 235 924

etunimi.sukunimi@eksote.fi

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiriSosKanta-hanke soskanta@eksote.fi

Seuraa Twitterissä: @SosKanta

Minna Kälviä etunimi.sukunimi@eksote.fi

Hanketuotoksia julkaistaan lisää THL:n

SosKanta-hankesivustolla