Prónay Gábor 27. Összefoglaló feljegyzés - Projekt szpozor syzerepe és felelőssége-2016jan7

1

ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS 27. PM MŰHELY (2016. január 7.) MUNKÁJÁRÓL

Téma: projekt szponzor szerepe és felel őssége Időpont: 2016.január 7. 16-18 óra Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem A Műhely munkájában részt vettek (25): Baczó Tamás, Balogh István, Bátori István, Bély András, Blumenschein Máté, Csalló Miklós, Csényi Sándor, Csordás Csaba, Farkas Gábor, Gombár Balázs, Horváth György, Kardos Levente, Kerékfy Pál, Kerese István, Kesztler Viktória, Koszper Károly, Kovács Endre, Kovács Imre, Prónay Gábor, Seres Márta, Sóti Mihály, Szabó Bence, Szalay Imre, Takács Gábor, Thomán Gusztávné. Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket. Bevezetőként elmondta, hogy a téma a projektek sikere szempontjából meghatározó, mert a szpozorok a siker letéteményesei. A projekt szponzor a projekt tulajdonosa, aki a stratégiai célokból levezethető projekt célok meghatározója és a projekttel megvalósuló üzleti célok egyszemélyi felelőse. A mérhető sikertényezők meghatározásával, a kompetens projektmenedzser kiválasztásával, a projekt eredmények felhasználóinak-, a projekt stakeholderek érdekeinek képviseletével, a projekt erőforrások biztosításával, a projektben dolgozók érdekeltségi rendszerének meghatározásában a projekt szponzor meghatározó szerepet játszik a projekt sikeres megvalósításában. A szponzor feladatokat és a felelősségeket a bevezető blog (http://blog.mfor.hu/projekt) összefoglalja, ennek megfelelően a Műhely feladata a projektek szponzoraival kapcsolatos problémák kölcsönös megértése, illetve a résztvevők tapasztalatai alapján a problémák legjobb megoldásainak megosztása. A legfontosabb szponzor feladatok között erőteljes hangsúlyt kapott a projekt iránti elkötelezettség, aminek nemcsak a projekt elején, de végig fenn kell állnia, mert ez biztosíthatja a felső vezetés támogatását. Vita kerekedett abból, hogy a szponzor szerepet a szervezet legfelső vezetése betöltheti-e ? A többség egyetértett abban, hogy elképzelhető, hogy a legfelső vezető vállalja egy projekt szponzori feladatait, de ebben az esetben tudomásul kell venni, hogy ez a projekt nagyobb priritású a szervezetben mint a többi. A vezérigazgatói szponzor szerep vállalást ellenzők érvei szerint a legfelső vezető számára a stratégia szempontjából azonos prioritású projektek azonos felügyeletet kell kapjnak. Ez az elv sérül, ha a legfelső vezető bizonyos projekteket kiemel azzal, hogy a szponzorációjukat is vállalja (arra senki sem gondolt, hogy a legfeleős vezető minden stratégiai projekt szponzora lehetne, ami nem is célszerű, hiszen első számú vezetőként a vállalati felelősség akkor is az ővé, ha nem ő a szponzor). A résztvevők egyetértettek abban, hogy a projekt szponzor kiválasztása kritikus kérdés. A projekt egyediségétől, komplextásától, stratégiai jelentőségétől függően kiválasztott szponzor a hatalmi hierarchiában nem lehet sem túl magasan (amikor már elveszti a kapcsolatot a projektben érdekeltekkel), sem túl alcsonyan (amikor a projekthez szükséges forrásokat már nem tudja megszerezni). A szponzorok fontos feladat a projektjük marketingje, azaz a projekt “eladása” a felső vezetésnek, különösen akkor, ha a sok projekt versenyez a vállalati erőforrásokért. Ez a marketing ki kell terjedjen a projekt felhasználóinak, a projekben dolgozóknak és minden érdekeltnek a megnyerésére. Ezen feladatában segítséget jelent számára az érdekeltsége által vezérelt elkötelezettsége a projekt sikeres megvalósítása iránt. A szponzor feladata a projektben dolgozók és az érdekeltek motivációjának megteremtése és fenntartása, amit elsősorban pozitív visszajelzéssel és sok esetben előre meghatározott anyagi jutalmazás lehetőségek mindenki által elfogadott módon történő érvényesítével érhet el. A szponzori feladatok sok esetben nem egyértelműek, sokszor a szponzorok azt maguknak fogalmazzák meg. Sokszor előfordul, hogy úgy lesz valaki felső vezető és így szponzor,

Prónay Gábor 27. Összefoglaló feljegyzés - Projekt szpozor syzerepe és felelőssége-2016jan7

2

hogy nem rendelkezik kellő kompetenciával a projektvezetéssel kapcsolatban. Ezen a helyeten segíthet a szponzorok számára szervezett képzés, amit célszerúen konzultációnak is lehet elnevezni. A projektek indulásánál folyó erőforrás verseny meghatározó szereplője a szponzor (jelentős üzleti érdeke kapcsolódik a projekt sikerességéhez), aki számára a portfoliómenedzsmentben megjelenő tervezési munka nagy segítséget jelent. Kezdeti helyzetben a versenyző projektek, a szponzor irányításával, a közös erőforrástár elemeiért, bizonytalan peremfeltételek mellett érvelnek. A érvrendszer erősségét és kiszámíthatóságát jól felépített portfoliómenedzmenttel fokozni lehet, jóllehet így sem kerülhető el a változások megfelelő kezelése, amit a tervezési felkészültség megkönnyíthet. Ha a projektnek nincs szponzora vagy a projekt közben a projekt szponzor „eltűnik”, akkor a projektmenedzser vagy keres és helyzetbe hoz potenciális projekt szponzort vagy elhárítja a projektmenedzseri feladatot („lemond”) a sikerhez szükséges feltételek hiányára hivatkozva. A projekt szponzor túlterheltsége miatti időhiányát a projektmenedzser döntés előkészítő munkájának részletesebbé válása, az aktív projekt irodai (PMO) támogatás, valamint a szponzor által megfelelően kiválasztott szenior minőségbiztosító tanácsadói munkája csökkentheti. Előfordulhat, hogy a szponzor aktivitása túllépi a szponzori munkától elvártat és a projektmenedzseri operatív munkába is beavatkozik. Ebben az esetben a projektmenedzser négyszemközti megbeszélése és/vagy bizonyos operatív feladatok szponzornak átadása segíthet. A szponzor rendszeres projektbeli aktivitását segítheti a vállalati projekt felülvizsgálati gyakorlat, amikor a felső vezetés áttekinti a projektek helyzetét. Ezeken a közbülső vizsgálatokon a szponzor feladata a projekt helyzetének, problémáinak, azok megoldásának bemutatása Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői egyetértettek abban, hogy a projekt sikeresség meghatározója a hatalmi struktúrában a projekt stratégiai jelentőségének megfelelően kiválasztott projekt szponzor, aki kellő kompetenciával rendelkezik és a projektet létrehozó stratégiához kapcsolódó projekt sikerességében érdekelt és ezt az elkötelezettséget kommunikációjával és hatalmi eszközeivel úgy támogatja, hogy az meggyőző a projekt minden érdekeltje számára. A Műhely résztvevői a 2015 novemberi Műhelyen a téma javaslatok közül a következő, 2016. március 17-én - megrendezésre kerülő 28. PM Műhely témájának az emberi játszmák témát választották . A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a téma felvezetőjét Thománné Anikó készíti. A blog várhatóan 2016. január közepétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon. FELHÍVÁS !!!!! A 19. PM Fórum multikulturális projekteket vizsgáló szekciójának előkészítéseként, a Fórum szervező bizottsága kérdőíves felmérést végez a PM szakmában. A mindössze 10 perces munkát igénylő kérdőív a http://www.surveygizmo.com/s3/2519540/Projektmenedz sment-forum-kerdoiv oldalon található. Kérjük a kollégákat a kitöltésre és kollégáik tájékoztatására a kérdőív kitöltés lehetőségéről. A 28. Projektmenedzsment M űhelybeszélgetést 2016.március 17-én csütörtökön, 16 –18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.) Budapest, 2016.január 9

Dr. Prónay Gábor