1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %
For mange oppgaver, for lite tid?
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
Stress
tanken på uløsteoppgaver
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
Hvor tar du vare på dine uløste oppgaver?
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv
Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes
Nyhets-strøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem
Til innboks
Nyhets-strøm
To kanaltyper – to tilnærminger
Innboks -
Sikrere oppgavehåndtering
Nyhetsstrøm –
Når over mer
- Hvor finner du oppgaver i NAV? Hvilke av plattformene gir deg oppgavene i en innboks? Hvilke gir deg oppgaven i en nyhetsstrøm?
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv
Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes
To kanaltyper – to tilnærminger
Innboks -
Sikrere oppgavehåndtering
Nyhetsstrøm –
Når over mer
Nyhets-strøm
Arkiv
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
Hvorfor innbokskontroll?
- mer etterrettelig - mindre stress -mindre tid på
e-post
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke
Har du glippet på oppgaver på grunn av at e-post har kommet ut av syne i innboksen?
Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?
Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga. e-post ikke er håndtert ordentlig i tide av deg eller andre?
skille uløst fra løst
Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste(= den er jeg ferdig med)
Ulest
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
To kanaltyper – to tilnærminger
Innboks -
Fjerne løste
Nyhetsstrøm -
Fiske uløste
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Hver e-post er en oppgave
Handlingeller
Referanse?
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
MAIL
Referanse / Handling
Referanse
Handling
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks= handling
Arkiv = referanse
Referanse / Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Avgjørende øyeblikk – goldenmoments!
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Varsel eller originalinformasjon?
Kreves handling?
Info jeg får bruk for?
Orginalinfoeller varsel?
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner oppgaven?
Blir oppgaven lettere med tiden?
Neste skritt
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost-varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00@
@@@@@@
@
@@@
@@
@
@
@
@@
@
@
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
Ta med hjem- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Dele eller sende?
Vær raus med hvem dusetter på kopi. Du vet aldrihvem du kan få behov for å
skylde på.
Your inbox is your castle!
I N B O X
Your inbox is your castle!
I N B O X
sende dele
1:1-teknologisosial
delingsteknologi
prosjekt
DULT
Prosjekt
• Som regel mange oppgaver
• Er i utvikling, og kan endre status underveis, både mhp. målsetting, virkemidler og personer som er involvert
• Kan ha lange dvalefaser
• Ofte tidsfrister
• Ofte flere personer involvert
sende
Arbeidsplattform – dele med andre
• Tre ting å passe på
– Versjon
–Versjon
–VERSJON!!!!
sende dele
Sende
Informasjon lokalt lagret hos enkeltmedlem i organisasjonen. Dupliseres og sendes så til spesifikke mottagere som selv må lagre info. Hvem som mottar er låst ved hver sending. Ved endring må informasjonen lagres på nytt hos mottager.
Dele
Plassere originalinformasjon i én versjon på kontekstuelt plassert delingsplattform tilgjengelig for alle som antas å være relevante. Faktisk endring i informasjonen skjer i originalutgaven, men varsel om endring kan sendes til relevante personer.