Embed Size (px)
Citation preview
PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓMPDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓM
WELCOME TEAM LEADERSWELCOME TEAM LEADERS
ĐÁNH GIÁ ViỆC LẬP KHCL CỦA CBN
STT NHẬN XÉT SỐ LƯỢNG (17)
SL %
1 Chưa phân tích tình trạng 1 5.88
2 Không đưa ra nguyên nhân 4 23.53
3 Nguyên nhân đưa ra không cụ thể 1 5.88
4 Không đưa ra giải pháp 5 29.41
5 Giải pháp đưa ra không phù hợp với nguyên nhân 5 29.41
6 Giải pháp đưa ra không cụ thể 1 5.88
7 Không đưa ra mục tiêu tổng thể 5 29.41
8 Không đưa ra mục tiêu của từng giai đoạn 4 23.53
9 Trình bày không rõ ràng, mạch lạc 1 5.88
10 Lạc đề ( cách XD kế hoạch, XD kế hoạch tổng thể) 2 11.76
MỤC TIÊU
• Nắm được các bước trong chu trình PDCA
• Thực hành phân tích và lập KHCL theo PDCA
•Vận dụng 1 số kỹ thuật sơ đồ xương cá, bản đồ tư duy, phương pháp 20/80
1
Giới thiệuCác bước của chu
trình
2
Giải thích các bướcP-D-C-A
3
Bài tập thực hành
NỘI DUNGNỘI DUNG
PDCA là công cụ hữu hiệu, phương pháp luận khoa học để giải quyết vấn đề
Được thiết kế để áp dụng liên tục, nhiều lần
Bao gồm các hoạt động theo vòng khép kín
Nâng cao kiến thức cá nhân khi đánh giá nguyên nhân của vấn đề
Mục đích cuối cùng của chu trình PDCA là cải tiến liên tục làm cho khách hàng hài lòng
Khi thực hiện cần: Dữ liệu Bằng chứng về việc dữ liệu và số liệu liên quan đến vấn đề Phân tích khách quan và tư duy phê phán xung quanh vấn đề
Giới thiệu
P – Plan - Lập kế hoạch
D – Do - Thực hiện
C – Check - Kiểm tra
A – Act - Hành động
Prof. Edwards Deming (1900 – 1993)
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu P: Xác định nguyên nhânP: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc
rễ của vấn đềP: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành
độngD: Thực hiện kế hoạch hành độngC: Xác định hiệu quả của kế hoạchA: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực
hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan
KHÁI NIỆM: Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được
những mục tiêu đó
VAI TRÒ: “Không lập kế hoạch
là lập kế hoạch cho thất bại” Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các nhà quản lý
1
Xác đinh, Đo lường
vấn đề
2 4
Xác định mục tiêu cho giải
pháp
3
Đề xuất giải pháp Phân tích
nguyên nhân
Khi gặp bất cứ vấn đề gì, chúng ta thường đặtra các câu hỏi:
What: Vấn đề là gì? Where: Nguyên nhân ở đâu?Why : Tại sao nảy sinh vấn đềHow : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nào…
DODOCHECK
CHECK
ACTACT
PLANPLAN
Bài tập 1
Trong thời gian qua nhóm bạn có 1 số vấn đề cần giải quyết. Trong thời gian 2 tháng tới bạn ưu tiên giải quyết vấn đề số 1 ( handout1). Là cán bộ nhóm các bạn hãy phân tích các nguyên nhân và đánh giá, xác định nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn.
Hỗ trợ từ cơ quan
Xây dựng chương trình giảng dạy
Thiết kế khóa học
Hỗ trợ tài năng
Hỗ trợ sinh viên (đào tạo kỹ thuật)
Môi trường vật chất
Sự thỏa mãn cao hơn
Hiểu biết rộng hơn
Tỉ lệ tiêu hao thấp
PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE)
People/Man/Con người: Bất cứ ai tham gia quá trình phục vụ
Methods/ Phương pháp: Quá trình thực hiện và những yêu cầu đặc biệt để tiến hành quá trình đó như các chính sách, qui trình, luật, lệ, qui định
Machines/ Máy móc: Any equipment, computers, tools etc. required to accomplish the job (Bất cứ công cụ, máy tính, dụng cụ,v.v… nào cần thiết để hoàn thành công việc)
Materials/ Vật liệu: Vật liệu thô, các bộ phận, bút, giấy,v.v.. được sử dụng để tạo nên thành phẩm cuối cùng
Measurements/ Đo lường: Dữ liệu được thu thập từ quá trình được dùng để đánh giá chất lượng của quá trình đó
Environment/ Môi trường: Các điều kiện, như địa điểm, thời gian, nhiệt độ và văn hóa nơi mà quá trình diễn ra
Bài tập 2
Với các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn, bạn hãy đề xuất
các giải pháp khắc phục.
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP )
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)
Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất nhanh .
Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất hiện.
Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó.
Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn
Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn.
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)
Làm thế nào để mind map?!?- Tư duy hai chiều (phản biện)Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung tổng quất của toàn bộ mind map.- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi chú.- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết.- Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang nhánh khác- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.- Hãy sáng tạo.- Bắt tay vào và HAVE FUN.
Bài tập 3
Với tất cả các giải pháp đã đề ra bạn hãy lựa chọn những giải pháp chính cho
phù hợp với điều kiện nguồn lực, khả năng của nhóm bạn và đặt mục tiêu cho
các giải pháp đó.
LỰA CHỌN GiẢI PHÁP ( PHƯƠNG PHÁP 20/80)
Richard Kock, người sáng lập ra Bain & Co và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuôi cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”.
SSpecific - cụ thể, dễ hiểu
MMeasurable - đo lường được
AAchievable - vừa sức, có thể đạt được
RRealistics - thực tế
TTimebound - có thời hạn.
Xác định mục tiêu
Phương pháp xác định 5W - 1H
1. Why
2. What
3. Where
4. When
5. Who
6. How
Bài tập 4
TT
Nội dung công việc
MTThời gian thực hiện ( theo
tháng/tuần/ngày) Nguồn lực
T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7
1 Căn cứ mô tả, HDCV
2
3
Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm bạn hãy lập bản KHCL bạn hãy lập bản KHCL
TH
Tại mỗi khâu Plan – Do – Check - Act đều lần lượt đi qua các quy trình con với đầy đủ các bước P – D – C – A
DO - THỰC HIỆN
DO: Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề raMục đích: - Truyền thông tới toàn bộ những người có
liên quan trong kế hoạch - Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những
nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục tiêu chung của tổ chức
Vai trò:- Thử nghiệm các giải pháp- Xem xét, đo lường, phân tích kết quả- Đánh giá các giải pháp
CHECK
CHECK
ACTACT
DODO
PLANPLAN
DO - THỰC HIỆN
Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi
người trong tổ chức:
Nắm được kế hoạch
Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình
Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả
công việc của từng cá nhân đối với kết quả của
chung
DO - THỰC HIỆN
Để làm tốt khâu DO phải: Plan: Làm gì trước, sau (When)
Làm như thế nào, cách thức (How)Do: Triển khai thực hiện theo Plan
Check:Kiểm tra, giám sát các bước DO đã làm đúng?Act: Tự khắc phục những sai sót trong quá
trình DO để hoàn thiện
DO
Bài tập 5
Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản KHCL ở bài tập 4 các kế hoạch/công việc liên KHCL ở bài tập 4 các kế hoạch/công việc liên
quan đến phần tổ chức thực hiệnquan đến phần tổ chức thực hiện
CHECK - KIỂM TRA
CHECK - Kiểm tra lại những việc đã làm xem đã đúng chưa, có phù
hợp không và có sai sót gì không?
Vai trò: - Giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời
điều chỉnh
DD OO
ACTACT
PLANPLAN
CHECKCHECK
CHECK - KIỂM TRA
- Đo lường để hợp thức hoá và thẩm định những thay đổi
- So sánh kết quả với yêu cầu
- Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do
- Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều hướng tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy.
CHECK - KIỂM TRA
Cần thiết phải có 1 chu trình con để chuẩn bị về phương pháp và công cụ
Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả
kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng
Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn thiện
CHECK - KIỂM TRA
CHECK - KIỂM TRA
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA
Kiểm tra chéo
Đánh giá thực tế
Kiểm tra trong suốt quá trình
Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ
…
Bài tập 6
Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản KHCL ở bài tập 5 các kế hoạch/công việc liên KHCL ở bài tập 5 các kế hoạch/công việc liên
quan đến phần kiểm tra thực hiệnquan đến phần kiểm tra thực hiện
Áp dụng các tiêu chuẩn mới, đã cải tiến
Huấn luyện mọi người các phương pháp
Cập nhật các số liệu, qui trình cải tiến theo yêu cầu
Chia sẻ các tiêu chuẩn mới
Tiếp tục áp dụng PDCA
ACT – HÀNH ĐỘNG
CHECK
CHECK DODO
PLANPLANACTACT
ACT – HÀNH ĐỘNG
Khắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp cần: Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục Khắc phục theo đúng Plan Kiểm tra lại kết quả khắc phục Tiếp tục khắc phục để cải tiến
Nếu kết quả không tốt thực hiện lại PLAN
Nếu đạt kết quả tốt cần huấn luyện mọi người các phương pháp mới, qui trình chuẩn
ACT – HÀNH ĐỘNG
ACT – HÀNH ĐỘNG
Trước khi đưa ra một hành động, một mục tiêu mới cần :
- Cân nhắc, xem xét và phân tích các số liệu.
- Đảm bảo các số liệu, kết quả thu được là số liệu thực, chính xác
Bài tập 7
Giả sử trong quá trình thực hiện kế hoạch đã đề ra khi đánh giá kết quả không được như mục tiêu, bạn sẽ làm gì?
Bài tập 8
Hoàn thiện kế hoạch CL tổng thể của nhóm bạn cho cả quá trình P-D-C-A để giải quyết vấn đề
của nhóm bạn (tiếp bài tập 6)
Yêu cầu:
Xác định vấn đề: nguyên nhân và các giải pháp cho vấn đề trên
Thiết lập mục tiêu cho từng giải phápLập bảng kế hoạch chi tiết cho từng bước
P-D-C-A
Thực hiện theo chu trình PDCA
Bạn phải :
- Được cấp trên đồng ý
- Có nhóm trưởng
- Có điều kiện, nguồn lực để thực hiện
- Có các thành viên trong nhóm
BÀI TẬP VỀ NHÀ – DÀNH CHO NHÓM THỰC TÊ
Áp dụng kiến thức đã được trao đổi, bạn hãy lập kế hoạch chất lượng cho nhóm của mình để giải quyết vấn đề quan trọng nhất mà nhóm bạn đã xác định.
Thời gian: 30/9Phương thức: Làm trên máy và gửi mail đến địa
chỉ: [email protected]
