Информационное сопровождение деятельности волонтерского центра Сочи-2014

ИНФОРМАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВОЛОНТЕРСКОГО ЦЕНТРА

Марина Круглова студентка 5 курса

Связи с общественностью

Кафедра общей психологии и социальных коммуникаций Социально-педагогический факультет

Сочинский государственный университет 15 ноября 2013

Мы находимся на финишной прямой подготовки Игр в Сочи:

до церемонии открытия на олимпийском стадионе «Фишт»

остается уже меньше 100 дней.

Волонтерская программа «Сочи 2014» дает новый импульс развитию

добровольческого движения в России. В Сочинском государственном

университете волонтерский центр служит не только для набора

волонтеров Игр, но также для реализации комплексной программы

волонтерской деятельности в вузе.


Волонтерский центр (ВЦ) – это структурное подразделение вуза, действующее

при поддержке Оргкомитета «Сочи 2014». На протяжении двух лет

волонтерские центры занимались привлечением, отбором и обучением

волонтеров к Играм в Сочи.

Центр подготовки волонтеров «Forward» СГУ – это один из 26 волонтерских центров, созданных в 2011 году по итогам конкурса «Волонтерские центры России». Сегодня «Forward» проводит в СГУ обучение волонтеров в форме тренингов, координирует работу волонтеров на тестовых соревнованиях в Олимпийском парке и горном кластере.

ВЦ СГУ специализируется на подготовке олимпийских волонтеров по

четырем функциям работы на Играх: Обслуживание мероприятий (Event

Services), Церемонии (Ceremonies), Управление Олимпийской деревней

(Village Management), Размещение (Accommodation).


Успех организации в значительной степени зависит от конструктивности

взаимодействия с внешней средой, с наиболее активными ее компонентами. Это,

прежде всего, контактные аудитории. Основные целевые группы ВЦ:

Оргкомитет «Сочи 2014» (департаменты ОКОИ, представители функциональных направлений, компании-поставщики Игр)

Волонтеры Игр (кандидаты, прошедшие отбор и обучение; волонтеры тестовых соревнований; студенты-волонтеры на акциях)

Вузовское сообщество (7 факультетов СГУ, профессорско-преподавательский состав, сотрудники и студенты университета)

СМИ (интернет-СМИ, телеканалы, печатные издания, информационные агентства, радиостанции)

Сотрудничество, оценка работы ВЦ в результатах мониторинга, организация совместных акций и мероприятий

Коммуникации, обратная связь, участие в акциях и обслуживании спортивных мероприятий, массовая поддержка проектов ВЦ

Лояльное отношение, к волонтерской программе и деятельности ВЦ, посещение открытых мероприятий и обучающих тренингов

Публикации, новости, репортажи с мероприятий и сессий обучения волонтеров, упоминания в статьях и видеосюжетах


С каждой из групп общественности планомерно выстраивается диалог, выбираются линии сотрудничества. Назначение PR-службы в том, чтобы достигать взаимопонимания организации с целевыми группами. Одним из средств достижения этой цели является информирование общественности.

Внутренняя Внешняя

Корпоративная газета

Выступления /презентации на вузовских конференциях

Встречи со студентами

Новостная лента на сайте СГУ

Тематические веб-ресурсы

Публикации в СМИ, интервью и комментарии для ТВ, радио, изданий

Участие во всероссийских и международных проектах, форумах

Общие для обеих категорий каналы информации:

страницы в социальных сетях, корпоративный блог, e-mail-рассылки


Информационно-коммуникативное поле

Без поддержки средств массовой коммуникации в настоящее время невозможно решать масштабные задачи. Информационное сопровождение деятельности в широком понимании является созданием «информационного шума» в СМК.

В обязанности PR-службы волонтерского центра входит отслеживание всех точек контакта с общественностью. Основная задача в рамках информационного сопровождения проекта – структурировать, направлять и исследовать потоки информации для получения необходимых эффектов.


1 690 участников

Группа «ВКонтакте»

170 подписчиков

Паблик «ВКонтакте» Forward News

260 читателей

Микроблог в Twitter

vk.com/sochi_volunteers

vk.com/forwardnews

@VolunteersSochi

forwardnews.tumblr.com

160 постов

Блог на платформе tumblr.com

Интернет-присутствие ВЦ


Корпоративная газета Forward News

Новости ВЦ, репортажи с официальных встреч и анонсы событий

Дневники и истории волонтеров о работе на соревнованиях, форумах

Освещение мероприятий олимпийского образования, подготовки к Играм

Печатная версия

Листовое издание, 4

полосы в цвете,

выходит раз в месяц

Электронная версия

Выпуски в формате PDF

в онлайн-библиотеке

issuu.com/forwardnews

Интерактив

Блог, страницы в

социальных сетях,

опросы и комментарии


Для развития отношений с масс-медиа нами составлена «Карта СМИ». В этом PR-документе фиксируются важные сведения, характеристики, контакты редакторов и журналистов, которые могут быть полезны при организации работы. Наличие актуальной медиа-карты способ-ствует эффективному распространению новостей ВЦ.

Карта СМИ

Локальные СМИ (местные)

По территориальному признаку мы относим к

целевым СМИ городские, краевые

издания, Юга России.

Тематические

В зависимости от

тематики новостей: спортивные,

олимпийские, волонтерские

Онлайн или оффлайн

Выделяем off-line (тради-

ционные): печатные, среди которых газеты, журналы,

бюллетени, научные издания; телеканалы, радиостанции. On-line: интернет-издания,

информационные агентства.


Регулярно проводится мониторинг публикаций СМИ и лент информационных

агентств по ключевым словам (волонтеры СГУ, Forward). Отслеживание сообщений,

соответствующих заданной тематике, помогает получить целостную картину по

выходам информации в печатных, онлайн-, ТВ- и радио-СМИ. Аналитика найденных

упоминаний ежеквартально оформляется в документ, содержащий все тексты и

ссылки на электронные ресурсы за каждые три месяца.

Мониторинг публикаций


Волонтерский центр СГУ выступает в качестве коммуникатора, и в

процессе применения различных коммуникационных практик

формируется модель информационного сопровождения деятельности

ВЦ. После Игр волонтерские центры как элемент наследия продолжат

работу, а значит, нынешний опыт и отлаженные механики будут

актуальны для университета в постолимпийском будущем.


Marketing

Информационное сопровождение деятельности волонтерского центра Сочи-2014