20151009 Технический анализ продаж

Технический анализ данных отдела

продаж

http://www.fastbusinesshelp.biz/

Павел Милосердов

http://www. fastbusinesshelp.biz

Содержание• Зачем нужен анализ данных?• Что мы хотим получить в результате?• А что мы обычно получаем в

результате?• А что нам на самом деле необходимо?• Какой должна быть форма

представления итогов и выводов?• Какие выводы мы хотим сделать?


Содержание• Почему зачастую невозможно получить

корректные данные из учетной системы?• Какие исходные данные нам необходимы?• Как выкачать данные из учетной системы?• В каком формате?• Какой программой пользоваться для

анализа данных?• Как загрузить данные для обработки и

проверить корректность загруженных данных?


Содержание• Как получить основные

аналитические срезы?• Как не потеряться в запросах к

базе?• Как проверить полученные

результаты?• Как визуализировать полученные

результаты?


Содержание• Методика построения прогноза

закупок/продаж с использованием полученных данных

• Методика определения выгодных и невыгодных SKU

• Методика определения привлекательности клиентов

• Методика расчета неликвидов• Методика управления складскими

запасами через ценообразование


Зачем нужен анализ данных?

Ответы на четыре вопроса:• Где мы находимся?• Что у нас есть из ресурсов?• Что помогает нам не утонуть?• А хватит ли у нас сил, чтобы доплыть до

тихой гавани?Мы говорим только о данных отдела продаж из учетной системы, а не о данных вообче …Мы не говорим о данных из CRM-системы или о законтрактованных намерениях, а тем более об обзорах рынка


Зачем нужен анализ данных?

Чего мы не узнаем из анализа данных учетной системы:• О чем думают наши клиенты?• У кого еще они покупают товары и

услуги?• В чем наши конкурентные

преимущества?• Что еще гарантированно можно

продать нашим покупателям?


Что мы хотим получить в результате?

• Ответы на простые вопросы:– Что нас кормит на самом деле?– Сколько мы на этом зарабатываем?– Кто нас кормит на самом деле? – Что они у нас покупают?– Как мы зависим от времени года?– Каков наш фокусный ассортимент?– Куда на самом деле вложены оборотные

средства?– А нужен ли нам широкий ассортимент или …


А что мы обычно получаем?

• Стандартные или немного доработанные отчеты 1С

• Мы можем:– Увидеть основные тенденции– Увидеть данные за период в

различных разрезах– Попросить программиста настроить

нам какой-нибудь хитрый отчет



• Что мы не можем:– Делать перекрестный анализ данных

с использованием взаимосвязей между таблицами

– Использовать первичные данные для построения самостоятельных запросов и отчетов

– Использовать данные за несколько отчетных периодов



• Что мы вынуждены делать:– Чистить полученные данные руками– Исхитряться и строить графики

самостоятельно– Вручную сопоставлять данные для

анализа и визуализации результатов


А что нам на самом деле необходимо?

• Объем отгрузок• Возвраты• Себестоимость• Торговая наценка• В разрезах:– Всего– По клиентам– По группам товаров– По брендам– По SKU



• Оплаты по клиентам• Отгрузки vs. Оплаты по клиентам• Отгрузки vs. Торговая наценка– По клиентам– По группам товаров– По брендам– По SKU



• Закупки vs. Остатки vs. Отгрузки vs. Возвраты– По группам товаров, $$$– По брендам, $$$– По SKU, шт. и $$$

• Накладные (комплекты документов)– Количество за период– Количество на клиента– Время ввода накладной–Физический объем и средний чек


Какой должна быть форма предоставления итогов и

выводов?• Отчет PDF/WORD– Выводы кратко– График к каждому тезису–Формальное описание того, что

сделано:• Что за данные?• Как мы их получили?• Как мы их закачали в систему?• Как мы их увязали между собой?• Какое проблемы были при

преобразовании данных?



выводов?• Отчет PDF/WORD. Основные

аналитические разрезы:– Отгрузки– Оплаты– Торговая наценка– Отгрузки vs. Оплаты по клиентам– Отгрузки vs. Торговая наценка– Закупки vs. Остатки vs. Отгрузки vs.

Возвраты



выводов?• Приложения к отчету:– Данные. Excel– Графики. Excel– База данных и запросы. Access


Какие выводы мы хотим сделать?

• Управленческие решения, которые следуют из «Ответов на простые вопросы»

• Кто мне их напомнит?


Почему зачастую невозможно получить корректные данные из

учетной системы?• В учетной системе 1С есть информационная

единица, называемая «документ»• С точки зрения всех бизнес-процессов отдела

продаж и закупок каждое действие крутится вокруг этого «документа»

• Аналитика является следствием обработки информационных единиц типа «документ»

• Неграмотный начальник отдела учета может сделать так, что с точки зрения целостности учетной системы все будет хорошо. Но аналитика будет 100% неверной. А программисту 1С на это в общем … ну вы поняли



учетной системы?• Не вы контролируете обработку

данных в рамках запросов для построения отчетов

• Не вы определяете структуру данных и правила их обработки

• Не вы заполняете классификаторы, описания и другую информацию



учетной системы?• Данные могут быть внесены

неверно• Товарные классификаторы могут

быть некорректными• Классификатор

контрагентов/клиентов может быть неполным

• Данные об оплатах могут быть внесены не совсем правильно с точки зрения аналитики


Какие исходные данные нам необходимы?

• Отгрузки– Дата– Номер накладной– Идентификатор

юрлица– Название юрлица– {Название склада}– Артикул– Название товара– Количество– Себестоимость– Сумма отгрузки

• Возвраты– Дата– Номер накладной– Идентификатор

юрлица– Название юрлица– Артикул– Название товара– Количество– Себестоимость



• Оплаты – Дата– Номер

документа– Идентификатор

юрлица– Название

юрлица– Сумма– Вид оплаты

• Складские остатки– Дата– Артикул– Название товара– Количество на начало

месяца– Количество на конец

месяца– Оприходовано, шт.– Оприходовано, $$$– Сумма на начало

месяца– Сумма на конец месяца



• Классификатор клиентов– Идентификатор

юрлица– Название юрлица– Идентификатор

клиента– Название клиента– Сегмент/тип

клиента– Адрес/регион– Адрес доставки

• Классификатор товаров– Артикул– Название товара– Группа товаров– Подгруппа товаров– Бренд– Количество в

упаковке– Количество в поддоне– Вес нетто– Вес брутто– Объем


Как выкачать данные из учетной системы?

• С помощью программиста 1С• Отчеты не помогут


В каком формате выкачать данные из учетной системы?

• CSV – comma separated value - текстовой формат с разделителями

• В качестве разделителя используем символ «|»

• В качестве кодировки используем UTF-8• НЕ ИСПОЛЬЗУЕМ ФОРМАТ С РАЗДЕЛИТЕЛЯМИ В

ВИДЕ ТАБУЛЯЦИИ• НЕ ИСПОЛЬЗУЕМ ФОРМАТ С ФИКСИРОВАННОЙ

ШИРИНОЙ ПОЛЕЙ• НЕ ИСПОЛЬЗУЕМ ФОРМАТ EXCEL• НЕ ИСПОЛЬЗУЕМ КОДИРОВКУ CP1251


В каком формате выкачать данные из учетной системы?


Какой программой пользоваться для анализа данных?

• Excel– Плюсы

• Удобная корректировка данных• Удобно пользоваться формулами для обработки и

конверсии данных• Быстрый анализ небольшого количества данных

– Минусы• Ограничения по объему данных – 1048576 строк• Ограничения по быстродействию• Ограничения по увязке таблиц между собой в

рамках сложных запросов• Неочевидная система построения запросов



• Статистические пакеты– Плюсы• Встроенные функции обработки данных• Работа с большими объемами данных

–Минусы• Свой встроенный язык описания запросов• Необходимость конвертации данных• Есть не у всех – стоит денег, неудобная

групповая работа



• Access– Плюсы

• Входит в стандартный пакет MS Office• Приемлемая цена• Органическая увязка с Excel и Word• Возможность групповой работы• Высокая скорость разработки стандартизированных методов

обработки данных• Возможность сжатия баз• Возможность работы с большими сетевыми хранилищами данных и

локальными данными одновременно– Минусы

• Необходимость понимания того, что необходимо сделать – последовательность загрузки, обработки и проверки данных

• Необходимость точно знать как это сделать – другие формулы, понимание структуры данных и увязки между собой

• Ограничения по объему данных в локальной базе – 1Гб.


Как загрузить данные для обработки и проверить корректность загруженных

данных?• В Excel:


















данных?• В Excel:– Нюансы: есть пробел,

а есть неразрывный пробел. Это разные символы. Всего в кодировке Unicode (UTF-8, UTF-7) существует 13 видов пробелов






данных?• В Excel:– Если не провести преобразование

корректным образом, вы будете получать примерно следующее сообщение в формуле:



данных?• В Excel:– Как отловить ошибки преобразования

величин?



данных?• В Access:



данных?



данных?



данных?



данных?



данных?



данных?



данных?



данных?



данных?



данных?


Как загрузить данные для обработки и проверить корректность загруженных данных?










Как получить основные аналитические срезы?

• Отгрузки & Возвраты– Запрос – Возвраты со знаком минус– Запрос – Создание таблицы

Отгрузки_и_Возвраты из таблицы Отгрузки

– Запрос – Дополнение таблицы Отгрузки_и_Возвраты данными из таблицы Возвраты_Минус

– Сводная таблица Отгрузки



• Отгрузки & Возвраты– Отгрузки по клиентам – сводная таблица из

таблицы Отгрузки_и_Возвраты + таблица Классификатор клиентов

– Отгрузки по группам товаров – сводная таблица из таблицы Отгрузки_и_Возвраты + таблица Классификатор товаров

– Отгрузки по брендам – сводная таблица из таблицы Отгрузки_и_Возвраты + таблица Классификатор товаров

– Отгрузки по SKU – сводная таблица из таблицы Отгрузки_и_Возвраты



• Отгрузки & Возвраты– Сводная таблица Отгрузки –> Сезонность– Отгрузки по клиентам –> ABC по отгрузкам– Отгрузки по группам товаров –> ABC по

отгрузкам– Отгрузки по брендам –> ABC по отгрузкам– Отгрузки по SKU –> ABC по отгрузкам



• Торговая наценка– Запрос – таблица Отгрузки_и_Возвраты –

Поле Торговая наценка = Сумма отгрузок – Сумма себестоимости

– Запрос – Торговая наценка сводная– Запрос – Торговая наценка по клиентам ->

ABC– Запрос – Торговая наценка по группам

товаров -> ABC– Запрос – Торговая наценка по брендам -> ABC– Запрос – Торговая наценка по SKU -> ABC



• Отгрузки vs. Торговая наценка– Отгрузки vs. Торговая наценка –

рентабельность/маржинальность– По клиентам – ABC торговая наценка vs ABC

отгрузки– По группам товаров – ABC торговая наценка

vs ABC отгрузки– По брендам – ABC торговая наценка vs ABC

отгрузки– По SKU – ABC торговая наценка vs ABC

отгрузки



• Оплаты– Сводная таблица Оплаты по месяцам– Дебиторская задолженность – Начальный

баланс + Оплаты – Отгрузки– Дебиторская задолженность по клиентам –

Начальный баланс + Оплаты – Отгрузки

Что обычно вылезает тут: если есть нарушения учета, то в целом цифры совпадут, но в рамках конкретных клиентов будут перекосы по расчетам с контрагентами



• Накладные (комплекты документов)– Количество за период– Количество на клиента– Время ввода накладной–Физический объем и средний чек


Как не потеряться в запросах к базе?

• Нумерация!!!• Планирование!!!• Все технические запросы и преобразования

данных именуйте 000_название запроса• Распишите для себя последовательность

разделов, например 001_Отгрузки и т.д.Запросы именуйте в соответствии с названиями разделов отчета

• Промежуточные запросы именуйте в соответствии с названиями подразделов 001_Отгрузки_01_ABC


Как проверить полученные результаты?

• Данные учета• Здравый смысл• Дополнительные интервью с

сотрудниками• Наблюдение


Как визуализировать полученные результаты?

• Excel– Данные расчетов выгружаем в

таблицы– К таблицам делаем графики

• Готовый отчет собираем в Word


Построение технического прогноза продаж/закупок

• Рейтинг товаров в разрезе Оборот/Торговая наценка + регулярность– ABC/XYZ– На складе: от 6 до 12 месяцев, до 3

до 6 месяцев, менее 3-х месяцев– Средний объем продаж в

штуках/упаковках– Сезонность– Средний складской остаток на конец

периода


Построение технического прогноза продаж/закупок

• Расчет– Объем отгрузок

расчетный/прогнозный по клиентам с учетом вероятности отгрузки

–Минимально необходимый запас на складе с учетом норматива оборачиваемости товара

– Прогноз отгрузок – 4 месяца. Прогноз закупок – 3 месяца


Методика определения выгодных и не выгодных SKU

% наценки

Общий объем торговой наценки

Высокий (Группа X)

Средний (Группа Y)

Низкий (Группа Z)

Высокий (Группа A - >50%)

наиболее выгодные продукты

локомотивы продаж большие продажи с низкой наценкой

Средний (Группа B – 50-80%)

продукты с высокой наценкой и средним

уровнем продаж

крепкие середнячки

Низкий (Группа C – 80-100%)

продукты с высокой наценкой и

недостаточным уровнем продаж

ассортиментные продукты

невыгодные продукты


Методика определения выгодных и не выгодных SKU


Методика определения привлекательности клиентов

• ABC торговая наценка vs ABC отгрузки

• Учет стоимости доставки• Учет стоимости процессинга


Методика расчета неликвидов• Средний запас товара в днях vs.

Количество месяцев храненияКоличество

месяцев хранения

Средний запас товара, дней

A (до 2-х)

B (от 2-х до 6-ти)

C (больше 6-ти)

A (до 40)

Тестовые продажи для расчета оптимальных

запасов

ВОСПОЛНЕНИЕ ТОВАРНОГО ЗАПАСА

ВОСПОЛНЕНИЕ ТОВАРНОГО ЗАПАСА

B (от 40 до 180)

распродажа распродажа распродажа

C (>180)

РАСПРОДАЖА!!! переоценка и слив переоценка и слив


Методика управления складскими запасами через ценообразование• Основной принцип – найти точку

ценового равновесия – максимизация торговой наценки

• Ступенчатое изменение цен на основе двух показателей: объема продаж за неделю и цен конкурентов

Искренне Ваш:Павел Милосердов

[email protected]


+7(926)217-90-90

Marketing

20151009 Технический анализ продаж