Un nostra storia di successo

L’ Azienda

La Zootecnica Group distribuisce medicinali veterinari,

prodotti ed attrezzature per zootecnia e veterinaria,

alimenti ed accessori per animali da compagnia ad

allevamenti, ambulatori, cliniche veterinarie, farmacie e

grossisti

La vendita al Pubblico viene effettuata nei Pet Shop a

marchio "Amici Pet&Co." e nei Jump&Ride STORE

distribuiti in tutte le filiali

I professionisti del settore possono contare sul

Cash&Carry della sede di San Donato Milanese,

progettato per le loro esigenze.

I numeri di La Zootecnica Group

7 sedi nel Nord Italia

80 dipendenti

3 marchi per 3 aree di business

(La Zootecnica, Amici Pet&Co e Jump&Ride STORE)

L’ Esigenza

Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di

documenti che l’azienda gestiva:

Fatture Attive

Documenti di Trasporto

Giornale Bollato

Giornale di Magazzino

Schede Contabili (Partitari)

La soluzione

Archiviazione ciclo attivo

I DDT emessi e le Fatture Attive conferiscono

automaticamente in formato pdf in ARXivar.

Tutti i documenti pdf, originati dall’ERP

Dynamics NAV, sono corredati da un file

accompagnatorio in formato .txt, che viene

utilizzato per generare il profilo documentale.

L’ERP genera il documento pdf con file accompagnatorio txt in una cartella condivisa

SPOOL RECOGNITION monitora la cartella, genera il profilo e archivia il documento in ARXivar

Dynamics

NAV

Spool

Recognition

Spool Recognition è il modulo che

permette di gestire in maniera

automatica il ciclo attivo dei documenti

aziendali, dall'archiviazione alla

spedizione, dalla fascicolazione al

reperimento di informazioni di profilo

direttamente dall'ERP

Gestione barcode DDT e fatture Attive

Dynamics

NAV

Le DDT e le Fatture Attive sono generate

dall’Erp con barcode incorporato.

Una volta firmate per accettazione, esse

vengono archiviate in ARXivar e ricollegate

automaticamente al proprio documento

originale.

Barcode connector è il modulo che

permette di identificare univocamente

un documento attraverso il codice

barcode, così da poterlo archiviare

assegnandolo ad un profilo

precedentemente creato

1.L’ERP genera il pdf con

barcode incorporato

2.Il documento cartaceo viene

firmato per accettazione e

dematerializzato

3.Barcode connettor

associa il documento al suo

profilo originale

Fatturazione PA

Il documento fattura viene trasmesso nel

sistema contabile ed inviato al modulo IX di

ARXivar già in formato XML

La fattura viene trasmessa al sistema di

interscambio

Il SdI effettua i controlli formali

La Fattura PA viene inoltrata all’ente

destinatario

L’ufficio destinatario comunica l’esito

Il SdI invia la ricevuta di notifica esito

Il modulo IX di ARXivar si

pone come intermediazione

per la gestione dei flussi da e

verso lo SdI

Firma digitale della fattura

Trasmissione della fattura e

ricezione delle notifiche dal

SDI

Conservazione Elettronica

delle fatture

Conservazione elettronica

↓ Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato

xml per le fatture PA), completi del proprio profilo

documento

↓ Firma digitale dei documenti

↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale (ove previsto dalla legge)

↓ Generazione di un pacchetto di versamento

↓ Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di

archiviazione e apposizione della firma digitale

↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale

↓ Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server

adibita a repository

Fatture attive

Fatture PA

Giornale Bollato

Schede contabili

Giornale magazzino

DDT

Il volume documentale gestito

Nei primi 10 mesi del 2016 sono stati gestiti:

77.000 Documenti di Trasporto

58.000 Fatture Clienti

I Benefici

Riduzione degli errori

Miglioramento delle procedure lavorative

Riduzione dei costi di archiviazione delle

fatture

Semplificazione del processo di gestione

documentale

Conservazione digitale a norma

Centralizzazione informazioni in un unico

sistema