Ta kontroll over innboksen - f¥ kontroll over livet. NAV Molde 17.desember 2015

  • View
    142

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Ta kontroll over innboksen - f¥ kontroll over livet. NAV Molde 17.desember 2015

Lysbilde 1

Ta kontroll over innboksen f kontroll over livet!NAV MoldeMolde, 17.desember 2015

Jrn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjefVolda/lesund

www.innbokskontroll.no

1

FastlegeEktefelleSkiskytingLokallagsleder - HEFNettredaktrTillitsvalgtLegevaktsjef17.Mai komitSlektstreff3-barns farFor mange oppgaver?Stress???

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.1. Rekker ikke gjre en s brainnsats som jeg nsker, 57 %.

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.1. Rekker ikke gjre en s brainnsats som jeg nsker, 57 %.

11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %

Stress

tanken p ulste oppgaver

7

Hodet: Lse oppgaver, ikke huske p

- Alt du gjr er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av Making Ideas Happen)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver

Verkty

@@@!@@@@!@@@@@!@!@@@@@@@@!@@@@

Forventninger fra meg selv og verden:

For mange oppgaver, for lite tid?

Velge vekk oppgaver

16

@@@!@@@@!@@@@@!@!@@@@@@@@!@@@@

Forventninger fra meg selv og verden:

@@@!@@@@!@@@@@!@!@@@@@@@@!@@@@Det jeg faktisk fr gjort

Virkeligheten:

Det jeg ikke fr gjort

Hvordan kommer oppgavene til deg?

Hr. Oppgave

Til innboksNyhets-strmBlir liggende!Blir borte!

Innboks, definisjon:

Samling ulste oppgaver som

blir liggende,

men kan fjernes / aktivt merkes

24

Nyhets-strm, definisjon:

Samling ulste oppgaver som

blir borte

etter en tid

25

Til innboksNyhets-strmBlir liggende!Blir borte!

Til innboksNyhets-strmSikrere hndteringNr over mer

Hjemme vs. jobb?Like viktig huske p oppgaveneSamme prinsipp gjelder begge stederForpliktelse er forpliktelse

Hvor finner du oppgavene dine i NAV? Hjemme?Hvor havner oppgavene i en innboks?Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrm?Hvor kan du ta vare p en oppgave som absolutt ikke br glippe?

E-post n oppgavekanalEn kanal av mange oppgavekanalerSkiller seg ut medvolumOfte foretrukken kanal bde internt i organisasjoner og p tvers av organisasjonerTenkningen er likevel den sammeOppgaver bde i privat e-post og jobb-epost noen blander epost-adresseneHva skjer nr vi digitaliserer en oppgavekanal?

36

Nyhets-strmArkivBlir borte!

OppgaveOppgaveOppgaveOppgave

40

Enig/uenig?I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Etterrettelig, definisjon:

Gjre det du sier du skal gjreSvare nr du brAt ting ikkeglipper

45

skille ulst fra lst

skille ulest fra lest

fiske ulste ellerfjerne lste

fiske ulste(= den m jeg flge opp)ellerfjerne lste

OppgaveOppgaveOppgaveOppgave

51

UlestStjerneFlaggMappeListe

fiske ulste(= den m jeg flge opp)ellerfjerne lste(= den er jeg ferdig med)

fjerne lste

fiske ulste

fisker ulstehar fjernet lste2011

Innbokskontroll, definisjon:

- F meldinger i innboks, kontroll med de som er der

Innbokskontroll, definisjon:

- F papir p skrivebordet, kontroll med de som er der

Innbokskontroll, definisjon:

- F saker i Arena, kontroll med de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

Velge vekk oppgaverMindre tid per oppgave

60

@@@@@@@@@@ManTirOnsTorFre

ManTirOnsTorFre

For mange oppgaver, for lite tid?

Velge vekk oppgaverMindre tid per oppgave

65

fjerne lstevsfiske ulste

For mange oppgaver, for lite tid?

Velge vekk oppgaverMindre tid per oppgaveJobbe mer

67

Jobbe mer?

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

Velge vekk oppgaverMindre tid per oppgaveJobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

Skille ulste/lste oppgaver Unng at oppgaver glipper Riktigere fokus og prioriteringer

Bedre tidsbruk, Mindre tid per oppgave Unng dobbeltarbeid for deg og andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unng utsettelse- unng avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte slette eller arkivere

Hver e-post som havner i innboksen er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte slette eller arkivere

Hver e-post er en oppgave

Golden moments!

(Slide lnt fra Hans-Petter Nygrd Hansen)Golden moments!

Golden moments!

Hvor gjr jeg av informasjonen nr jeg er ferdig med den?

sletter?arkiverer?videresender?

Handlingeller Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Oppgavemestring - Flor 19.05.09Landet ditt trenge

MAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

Beholdes i innboksenBegrenset mengdeAlt synlig v/overblikkReferanseinformasjon

Fr kanskje BRUK FOR

Fjernes fra innboksenUendelig mengdeSkbar

MAIL

Referanse / HandlingReferanseHandling

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Tilfre verdi

Tilfre verdi

ARBEIDSPLATTFORMOverblikkInnboksSkArkiv

Varsel eller originalinformasjon?

I N B O X

VarselOriginal-informasjon

I N B O X

Varsel og Original-informasjon

Handling?Fr bruk for?Varsel eller originalinfo

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unng utsettelse- unng avbrudd- del

97

Forsvinner?

Lettere med tiden?

99

Neste skritt

Ny idProsjekt-platfaseEnergi og begeistringTidModifisert etter Scott Belsky, Making Ideas HappenPenguin Books, 2010Ferdig!!

Prosjekt-platfaseEnergi og begeistringTidModifisert etter Scott Belsky, Making Ideas HappenPenguin Books, 2010Ny oppgaveNy oppgave nr 2

Jamen det blir bare for mange e-poster

ikke hndtere er ogs en hndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

Sletter du noen, blir de gjenvrende mer verdifulle

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unng utsettelse- unng avbrudd- del

8:0012:0016:00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

114

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

K o n t e k s t b y t t e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Strre skrivebord = strre produksjon?

Lsning strre skrivebord?

Mange oppgaver p arbeidsflaten = mange kontekstbytter

E-post er for viktig til hndtere mens du egentlig gjr noe annet

Skap rom for jobbe med e-post og bare e-post

Steng epost- varsling nr du jobber med noe annet

8:0012:0016:00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

8:0012:0016:00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

8:0012:0016:00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

@@

8:0012:0016:00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

Respond to whatever penetrates our attention ?

Innbokskontroll

svare p alt- svare med n gang

Enig/uenig?I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?Sikrest oversikt over de ulste oppgavene, oppns ved fjerne de lste oppgavene

Tm innboksen!

Quick-fix full innboksLag mappe som heter ArkivFlytt alle meldingene fra innboksen og over til Arkiv Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil flge opp med handling

Fra n av: Kun ulste oppgaver i innboksen. Gjr oppgaver uten utsettelse

Long-fix full innboksIkke sjekk en innboks uten at du ogs er i modus til faktisk hndtere oppgavene der

Eldste frst som triks

Benytt evt. bonus-mappe

Enig/uenig?Vi kan ikke lse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgavelsning koster tid og energi

8:0012:0016:00@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unng utsettelse- unng avbrudd- del

Dele eller sende?

Kontekstuell informasjon

Kontekstuell informasjonInformasjon tilgjengeligder den trengsnr den trengsfor personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Hva har vi i midten??

Handleliste

Varsel!!

bit.ly/NAVMolde

( laget hos www.workflowy.com )

Deling, fordelerDen som deler, fr tanken ut av hodet beholder fokusDen (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst nr oppgaven skal lses. Kollega slipper sprre, du slipper bli avbruttData skrives inn bare n gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngr dobbeltarbeid

Konklusjon: Deling gir mindre sty, mer fokus

MteplanleggingNoen vil ta opp noe p det faste mte. Sende til leder som da m overta ansvaret for huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i mteagenda?

E-postModiaE-postE-postE-postArenaGoSysKalender

sendedele

1:1-teknologisosial delingsteknologi

Golden moments!

Golden moments!

Deler eller sender jeg?

Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

Ta med hjem

Identifiser dine innbokser

Fjern lste oppgaver i stedet for fiske ulste

Del informasjon kontekstuelt

Gjr oppgaver bare n gang (der det er mulig)

Ta med hjem

Identifiser dine innbokser

Fjern lste oppgaver i stedet for fiske ulste

Del informasjon kontekstuelt

Gjr oppgaver bare n gang (der det er mulig)

Vr i modus for oppgavelsning nr du sjekker en innboks

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)

fjerne lste

fiske ulste