8 risk yonetimi

Risk Yönetimi

Hazırlayan: Beka Cotur

Risk Yönetimi

Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol

KapanışBilgi Alanı

RiskYönetimi

Risk Yönetimi Planlama

Riskleri Belirleme

Risk Kontrolü

Niteliksel Risk Analizi

Niceliksel Risk Analizi

Risk Yanıtları Planlama


• Risk, gerçekleşmesi durumunda en az bir proje amacına etkisi olan, kesin olmayan olay ve durumdur

• Risk yönetim amaçları:

• Olumlu olayların (fırsatların) olma olasılığını ve etkisini artırmak

• Olumsuz olayların (tehditlerin) olma olasılığını ve etkisini düşürmek

• Terimler ve kavramlar:

• Belirsizlik: bir olayın üzerine bilgi olmamasının güveni azaltması

• Riske karşı: risk almak istemeyen kişi

• Risk toleransı: kabul edilebilir/edilemez risk alanı

• Risk sınırı: bir riskin kabul edilemez noktaya gelmesi

Risk Yönetimi


Risk Yönetimi

Risk faktörleri

1.

Meydana gelme

olasılığı

2.

Muhtemel sonuç aralığı

(etki)

3.

Proje boyunca beklenen

zamanlama

4.

Risk olayının beklenen frekansı

(ne sıklıkta)



Kapanış

Girdiler Araçlar Çıktılar

• Proje kapsam planı• Maliyet yönetim planı• Takvim yönetim planı• İletişim yönetim planı• Çevresel İşletme faktörleri • Organizasyonel süreç

varlıkları

• Analitik teknikler• Uzman görüşü• Toplantılar

• Risk yönetim planı

Risk Yönetimi Risk Yönetimi Planlama

• Risk Yönetimi Planlama: Proje için risk yönetimi aktivitelerinin nasıl yürütüleceğini planlamadır


• Risk yönetimi planlamanın önemi• Risk yönetiminin derecesi, türü ve görünürlüğünün orantılı olduğunu teyid etmek

• Risk yönetim aktiviteleri için yeterli kaynak ve zaman sağlamak

• Riski değerlendirmek için üzerinde anlaşılmış bir temel oluşturmak

• Risk Kategorileri (Risk kaynakları)• Standart risk kategorileri listesi, risk alanlarının unutulmamasını garantiler

• Şirketler ve PYO’nun riskleri belirlemek için standart risk kategorileri listesi olması gerekir

• 2 tür Ana Risk• İşletme – kazanma veya kaybetme riski

• Salt (sigortalanabilir) risk – Sadece kaybetme riski (örn: yangın, hırsızlık, kişisel zarar, vs)

Risk YönetimiAraçlar



Risk yönetim planı• Risk yönetim planı, risk yönetiminin nasıl yapılanacağını ve yürütüleceğini anlatır

• Proje yönetim planının alt kümesidir

• Aşağıdakileri içerebilir:

Metodoloji

Roller ve sorumluluklar

Bütçeleme

Zamanlama

Risk kategorileri.

Olasılık ve etki tanımı

Paydaş toleransları

Raporlama formatı

Kayıt

Olasılık ve etki matrisi

Risk YönetimiÇıktılar




Kapanış


•Risk yönetim planı•Maliyet yönetim

planı• Takvim yönetim

planı•Kalite yönetim

planı• IK yönetim planı•Kapsam dayanağı

•Paydaş listesi•Aktivite maliyet

ve zaman tahminleri• İhale dokümanları•Çevresel İşletme

faktörleri •Organizasyonel

süreç varlıkları

• Doküman gözden geçirmeleri• Bilgi toplama teknikleri• Kontrol listesi analizleri• Varsayım analizi• Şemalaştırma teknikleri• SWOT Analizi• Uzman görüşü

• Risk listesi

Riskleri BelirlemeRisk Yönetimi

• Riskleri Belirleme: Hangi risklerin projeyi etkileyebileceğini belirleme ve bunların özelliklerini belgeleme sürecidir.


Riskleri Belirleme

• Bilgi toplama teknikleri:• Beyin fırtınası

• Delphi tekniği: konu ile ilgili uzmanlar anonim olarak dağıtılmış olan anketleri doldurur ve birkaç defa anketler tekrar değerlendirilir. Veri toplamadaki önyargıları ve birbirini etkilemeyi engeller

• Görüşme: konu uzmanları, paydaşlar, proje yöneticisi ile görüşme

• Neden sebep analizi: riskleri nedenlerine göre organize etmek, daha fazla riskin tanımlanmasını sağlayabilir

• Kontrol listesi analizi: daha önceki benzer projede toplanmış olan bilgiye dayanarak geliştirilen liste

• Varsayım analizi: tutarsızlık, kararsızlık, eksikliklerden riskleri tanımlamak

• SWOT Analizi: Güçlü yanlar, Zayıf Yanlar, Fırsatlar, Tehditler Analizi

Risk Yönetimi Riskleri Belirleme


Şemalaştırma Teknikleri• Neden sonuç diyagramları (balık kılçığı şeması)

• Sistem veya süreç iş akış tabloları.

• Etki şemaları

Risk Listesi

• Riskleri belirleme sürecinden sonra listeye eklenen ilk girişler:

Tanımlanan Risklerin Listesi

Potansiyel cevap listesi

Risklerin kök nedenleri

Güncellenmiş risk kategorileri

Risk Yönetimi

Çıktılar

Riskleri Belirleme

Araçlar



Kapanış


• Risk listesi• Risk yönetim planı• Proje kapsam dayanağı• Organizasyonel süreç

varlıkları• Çevresel İşletme faktörleri

• Risk olasılık ve etki değerlendirmesi

• Olasılık ve etki matrisi• Risk veri kalitesi

değerlendirmesi• Risk kategorizasyonu• Risk aciliyet değerlendirmesi• Uzman görüşü

• Risk listesi güncellemeleri


Risk Yönetimi

• Niteliksel Risk Analizi: Risklerin meydana gelme olasılığı ve etkilerine göre daha fazla analiz için önceliklendirilmesidir



• Yüksek öncelikli risklere odaklanmayı sağlar

• Öznel bir analizdir

• Analiz için:

• İlgili olasılık ya da meydana gelme ihtimali

• Proje amaçlarına etkisi

• Ne zaman cevaplanması gerektiği

• Organizasyonun risk toleransı dikkate alınır

• Diğer kullanım alanları:

• Diğer proje risklerinin geneline kıyaslanır

• Projenin seçilip seçilmeyeceğine, devamına veya bitirilişine karar verilir

• Niceliksel risk analizine devam edilip edilmeyeceğine karar verilir




Olasılık ve Etki matrisi

• Maliyet, zaman ve kapsam için farklı matrisler kullanılabilir

• Risk cevaplarına kılavuzluk eder (öncelik aksiyonu ve cevap stratejileri)



Renkler önem seviyesini gösterir

No Kategori Risk Tanımı Etki OlasılıkRiskSeviyesi

1 Kaynak Test ortamı kullanılabilir değil 4 B SARI

2 TakvimDoküman onayları daha fazla vakit aldı

4 A KIRMIZI


Farklı şemalar kullanılabilir



PMP kitabından örnektir


Risk Listesi güncellemeleri

• Bir önceki çıktıya (Risk Listesi) ek bilgilerin konulması ya da güncellemelerin yapılmasıdır

• İlgili sıralama / öncelik

• Kategorilere göre gruplanmış riskler

• Yakın zamanda ek analiz gerektiren risklerin listesi

• Ek analiz ve cevap gerektiren risklerin listesi

• İzleme listesi (kritik olmayan ve en başta olmayan riskler)

• TrendlerRisk analiz süreci tekrarlayan bir süreç olduğu için PY riskin yükselme, alçalma ya da sabit kalma eğilimini bilmelidir

• Özel dikkat isteyen risk nedeni

Risk Yönetimi Niteliksel Risk Analizi

Çıktılar



Kapanış


• Risk listesi• Risk yönetim planı• Maliyet yönetim planı• Takvim yönetim planı• Proje kapsam dayanağı• Organizasyonel süreç varlıkları• Çevresel İşletme faktörleri

• Veri toplama ve sunum teknikleri

• Niceliksel risk analizi ve modelleme teknikleri

• Uzman görüşü

• Risk listesi güncellemeleri

Niceliksel Risk Analizi

Risk Yönetimi

• Niceliksel Risk Analizi: Niteliksel risk analizinde belirlenen risklerin sayısal olarak analizidir


Niceliksel risk analizi

• Sayısal değerlendirmedir – daha objektif

• Yapılması zorunlu değildir

• Bu sürecin amacı :• Hangi risklerin cevap gerektirdiğini belirlemek

• Tüm projenin riskini değerlendirmek (riske maruz kalma)

• Proje amaçlarını karşılamanın sayısal olasılığını belirlemek

• Maliyet ve zaman rezervlerini belirlemek

• En fazla dikkat gerektiren riskleri belirlemek

• Gerçekçi ve erişilebilir maliyet, takvim veya kapsam hedefleri belirlemek

Risk Yönetimi Niceliksel Risk Analizi

Araçlar


Sayısal olasılık ve etki analizi yapma yöntemleri:

• Görüşmeler

• Maliyet ve zaman tahminleri

• Delphi tekniği

• Önceki projelerden geçmiş kayıtların kullanımı


• Hassasiyet analizi – hortum şeması

• Beklenen finansal değer (BFD) analizi

• Karar ağacı

• Monte Carlo analizi (simülasyon)


Araçlar


Karar ağacı ve BFD (Beklenen finansal değer)

Karar ağacı ve BFD gelecekteki olayları dikkate alarak birçok seçenek arasında seçim yapmayı sağlar


Araçlar

(Etki)(Olasilik)BFD



Araçlar


Hassasiyet Analizi

• Hangi risklerin projeye en fazla potansiyel etkisinin olduğunu belirlemek

• Bir veya daha fazla eleman/değişken değiştirilir ve diğer elemanlar temel değerlere alınarak etkisi gözlenir

• Hortum şemasıyla gösterilir


Araçlar


Risk Listesi güncellemeleri

• Bir Risk Listesine ek bilgilerin konulması ya da güncellemelerin yapılmasıdır • Sayısallaştırılmış risklerin önceliklendirilmesi

• Beklenmedik durum maliyet ve takvim rezervi gereklidir

• Gerçekçi ve ulaşılabilir tamamlanma tarihleri, proje maliyeti belirlenir

• Proje amaçlarını karşılamanın sayısallaştırılmış olasılığı belirlenir

• Trendleri görmemizi sağlar


Çıktılar



Kapanış


• Risk listesi• Risk yönetim planı

• Olumlu olaylar (fırsatlar) için stratejiler

• Olumsuz olaylar (tehditler) için stratejiler

• Beklenmedik durum cevabı stratejileri


• Risk listesi güncellemeleri• Riskle ilgili kontrat kararları• Proje yönetim dokümanı

güncellemeleri• Proje dokümanı

güncellemeleri


Risk Yönetimi

• Risk Yanıtları Planlama: proje hedeflerini yakalamak amacıyla fırsatları artırmak için opsiyon ve aksiyon belirleme, tehditleri azaltmaya yönelik seçenekleri geliştirme aktivitesidir


Risk Yanıtlarını Planlama / Riski Azaltma

• Risk gerçekleşmeden önce tehdidi ortadan kaldıran aksiyon almak

• Fırsatları gerçekleştiren aksiyonları almak

• Tehditlerin olasılık ve/ya etkilerini azaltmak

• Fırsatların olasılık ve/ya etkilerini artırmak

• Kaldırılamayan, kalan tehditler için:

• Risk gerçekleşirse aksiyon almak (beklenmedik durum planı)

• Beklenmedik durumu işe yaramazsa aksiyon almak (yedek plan)




Tehditler için Stratejiler

• Kaçınma : Proje planında değişiklikler yapma, Ortaya çıkabilecek riskten uzak durma, İşi gerçekleştirmenin başka yollarını arama.

• Transfer Etme : Riski bir başka kuruma veya bireye devretme. Bu uygulamada aslında risk yokedilmiş olmayacaktır, sadece riskin sorumluluğunun başkası tarafından yüklenilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde risk yanıtlama planı hazırlanırken sigorta firmaları da projenin bir yüklenicisi konumundadır.

• Azaltma : Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı oluşturma çalışmasıdır. Örn: Proje süresinin gecikme riskine karşılık ek insan kaynağı alarak (bütçeyi artırarak) riskin gerçekleşme ihtimalini azaltmak.

• Kabullenme : Tanımlanan risklerin tümüne önlem almaya çalışmak proje bütçesini bir hayli yükseltebilir. Bu yüzden gözardı edilebilecek riskler proje taraflarınca kabul edilir. Bu tür riskler proje boyunca izlenir ve projeyi etkileme olasılığı yükseldiğinde diğer yanıtlama planları devreye girer.




Fırsatlar için Stratejiler

• Yararlanma : fırsatların gerçekleşmesini sağlamaya çalışmak [Bir binanın inşaatı sürerken ana caddeye bakan ön kısmına reklam almak]

• Paylaşım: Risk transferi ile benzer, riski o konuda uzman olan üçüncü şahısa aktarılarak fırsat oluşturması sağlanabiliyor. Farklı uzmanlıklarda şirketlerin bir araya gelerek fırsat yaratması gibi.

• Geliştirme: Ortaya çıkabilecek fırsatı geliştirmek ve bu riskin ortaya çıkması için ortamı hazırlamaya çalışmak. [Bir ürünün satışını kolaylaştırmak için yanında bir şey daha veriyor olmak…]

• Kabullenme: Oluşabilecek fırsat için herhangi bir aksiyon almamak





Kapanış


• Risk listesi• Proje yönetim planı• İş performans bilgisi• Performans raporu

• Yeniden risk değerlendirmesi

• Risk denetimleri• Varyans ve trend analizi• Teknik performans ölçümü• Rezerv analizi• Durum toplantıları

• Risk listesi güncellemeleri• Organizasyonel süreç varlıkları

güncellemeleri• Değişiklik istekleri• Proje yönetim dokümanı

güncellemeleri• Proje dokümanı

güncellemeleri

Risk KontrolüRisk Yönetimi

• Risk Kontrolü: Proje boyunca risk yanıt planlarının uygulanması, belirlenen risklerin ve artık riskierin izlenmesi, yeni riskierin belirlenmesi ve risk yönetimi etkinliğinin değerlendirilmesi sürecidir.


Risk Kontrolü

• Proje varsayımlarının hala geçerli olduğunu teyid etmek

• Riskin değişip değişmediği ya da kaldırılabileceğini tespit etmek

• Risk yönetim prosedürü ve kuralının takip edildiğini doğrulamak

• Beklenmedik durum rezervlerini mevcut risk değerlendirmesi ile dengelemek için

Riskler izlenir ve kontrol edilir


Risk Kontrolü


Risk Olasılığı ve Etkisinin Tanımlanması• Niceliksel Risk Analizi için gereklidir• Önyargıların etkisini azaltabilir


Risk Kontrolü

Ana Proje Hedeflerinde Riskin Etki Skalası

Proje Hedefi Çok düşük / .05 Düşük / .10 Orta / .20 Yüksek / .40 Çok Yüksek / .80

Maliyet

Görünmeyen maliyet artışı

<%10 maliyet artışı%10 - 20 maliyet artışı

%20 - 40 maliyet artışı

>%40 maliyet artışı

Takvim

Görünmeyen zaman artışı

<%5 zaman artışı %5 - 10 zaman artışı%10 - 20 zaman artışı

>%20 zaman artışı

Kapsam

Kapsam düşüşü zor farkedilir

Kapsamın minör alanları etkilendi

Kapsamın majör alanları etkilendi

Kapsam azaltması sponsor için kabul edilemez

Proje sonu çıktısı yararsız

Kalite

Kalite düşüşü zor farkedilir

Sadece talepkar uygulamalar etkilendi

Kalite azaltması için sponsor onayı gerekli

Kalite azaltması sponsor için kabul edilemez

Proje sonu çıktısı yararsızHazırlayan: Beka Cotur

Risk Kırılım Yapısı• Risk kategorizasyonunu gösterir

• Risklerin tutarlı bir seviyede detaylandırılmasını sağlar


Risk Kontrolü


Services

8 risk yonetimi