BPM Nedir?

www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO

[Buraya yazın] [Buraya yazın] [Buraya yazın]

BPM Nedir?

İş süreçlerin her seviyede, her organizasyonda ve her yerde vardır.

“Kurumlar süreçlerini otomatikleştirerek ve düzenleyerek maliyetlerinizi azaltabilir ve süreçlerinin kalitesini artırabilirler...”

Mehmet Demirel, UNIBRAVO

http://www.unibravo.com/

www.unibravo.com | 2

© 2013 UNIBRAVO

BPM Nedir?

“BPM, birden fazla anlamı olan bir terimdir. "İş Süreçleri Yönetimi" genel olarak iş süreçleri için geçerlidir ve aşağıdakilerin tamamını veya bir kısmını içerir:

Grafiksel şema süreçleri için bir araç Taklit ve dağıtmadan önce süreçlerini optimize etmek bir araç Manuel ve otomatik faaliyetlerin süreçlerini çalıştırmak için bir sistem Gerçek zamanlı olarak süreçleri yönetmek ve izlemek için bir araç Gerçek zamanlı olarak veri işlemek ve toplamak için bir araç Kurumdaki manuel işlemler için çalışanlar ile uyumlu bir arayüz Kurumun mevcut Bilgi Sistemleri (veritabanları, veri yönetim sistemleri

vb.) ile etkileşimli ve onlara erişim için bir araç sağlar.

BPM İş Süreçleri Nedir

BPM (İş Süreçleri Yönetimi) bir organizasyondaki bir işin tüm süreçlerinin başından sonuna kadar hangi aşamalardan geçtiğini ve nasıl yönetileceğini tanımlamaya yarayan bir sistemdir.

İş süreçleri ile ilgili bazı örnekler şunlardır:

Yeni bir çalışan bir şirkette iş alınır: Bu sürecin öncesinde, işe alım sırasında ve sonrasında yapılan bir dizi işlemler vardır.

Bilgisayarında problem olan bir kullanıcı birinci seviye yardım hizmetine başvurur: Bu süreçte problem kaydedilmeli, takip edilmeli, çözülmeli ve belgelendirilmelidir.

Bir kişi veya müşteri aracını arızalı bir parçası için bir oto servisine veya garaja getiriyor: Bu süreçte sorun kaydedilir, arızalı parça stoktan temin edilir, eğer stoklarda mevcut değilse sipariş verilir, araç tamir edilir sonra da durum acenteliğe bildirilir.


3 | www.unibravo.com

© 2013 UNIBRAVO

Örnek bir “Seyahat isteği” yönetim süreci.

Bu işlem basit bir seyahat isteği ve çalışanların bir seyahat taleplerini almak için olanak sağlayan rezervasyon sistemini modeller.1. Hande hanım bu işlemi çalıştırdığında, bir iş seyahati talebinde bulunması için doldurulması gereken elektronik seyahat istek formunu açar. Bu Talep formunu doldurup göndermesi yeterlidir.2.Talep daha sonra yöneticiye gönderilir. Vildan hanım (bpm) oturum açtığında bu talebi, onaylayabilir, reddedebilir veya tekrar geri gönderebilir.3. Reddedilmesi halinde, bilgi maili çalışana gönderilir. Seyahat isteğinde ısrarlı olan Hande hanım seyahat isteğini yeniden sunmak zorundadır. Başvurunun onaylanması durumunda, mail çalışana gönderilir daha sonra ise (yönetici departmanındaki) Can beye bilet rezervasyonu yapması ve seyahat avansını düzenlemesi için bir görev oluşturulur.4. Can bey (bpm) olarak oturum açar ve her iki görevi tamamlar. Görevlerin


© 2013 UNIBRAVO

tamamlanması üzerine, hande hanıma tüm düzenlemelerin yapıldığına dair bir bilgilendirme maili gönderilir.

İş Süreçlerini Tanımlama ve Açıklama (Descriptive BPM)

Bunların hepsi açıkça tanımlanmış olmasa da iş süreçleri her yerdedir. İş süreç yönetimi (BPM), işletmelerin ne şekilde iş yaptıklarını yani iş akışlarını (workflows) tanımlayarak kurumlardaki iş süreçlerinin elektronik ortamda yaratılması, izlenmesi ve sonuçlandırılmasını sağlar. Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru zamanda doğru kişiye ulaştırılmasına yardımcı olur. Daha iyi yönetilen süreçler sonucunda kayda değer kurumsal kazançlar elde edilir.

Süreç Yönetimindeki İş Akışı Yönetiminin Görevleri İş akışının modellenmesi İş akışı işleminin yönlendirilmesi İş akışı işleminin gözetim ve kontrolü

Süreç yönetimi bir kısım çalışmaları gerektirir.

Bunlar; Kurumdaki mevcut olan durumun analizinin yapılması (İş analizi kurumda

gerçekleştirilen birbirinden farklı işlevlere yönelik bilgilerin tek tek toplanması, değerlendirilmesi ve yorumlanması sürecidir.)

İş Analizinin Kapsamı

İş analizi personellerin;

1. Fonksiyonları yani yaptığı işler ve işlevler

2. Çalışanın kullandığı yöntem ve teknikler

3. Kullandıkları makina ve cihazlar

4. Ürettikleri mal ve hizmetler

5. İşleri için gerekli olan bilgi, yetenek ve nitelikler hakkında bilgi toplamaktır.

Hedeflenen yapının tespit edilmesi, Mevcut durumla, hedeflenen yapı arasındaki farklılık analizinin çıkarılması, Tıkanıklıkların ve darboğazların tespit edilmesi, İyileştirilmiş süreçlerin tasarlanması, Görevlerin, sorumlulukların ve yetkilerin belirlenmesi

5 | www.unibravo.com

© 2013 UNIBRAVO

BPM’in Faydası NedirBir işi geliştirmek için süreç geliştirme (process improving) fikrine dayanır ilk bir anlamalı mevcut durumun daha sonra nereye ve nasıl sürecinin iyileştirilmesi, kolaylaştırılması ve işlerin daha hızlı, otomatik şekilde devam etmesini sağlar. Sürekli iyileştirme, toplam kalite yönetimi, Altı Sigma, fakir, Kaizen kapsamındaki. tüm bazı işlem tipini tanımlamalı, değişim ve değerlendirme sonuçlarının analizi ile maliyetleri düşürüp ve kaliteyi artırarak hedeflere ulaşılması.

“Süreçler uygulanmadan önce diyagramlanabillir, analiz edilebilir ve geliştirilebilir.”

BPM Süreç Yönetiminin Faydaları NelerdirSüreç yönetimi birçok konuda şirketlere fayda sağlamaktadır. Süreç yönetiminin faydaları ile ilgili maddeler aşağıda maddeler halinde verilmiştir.

İş süreç verimliliği artar. Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük maliyetlere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim olmaktadır.

Süreçler standart yapıya kavuşur

Süreç yönetimi her kullanıcıya standart bir hizmet sunduğundan ve işi daha hızlı olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini arttırmaktadır. Örneğin, bankacılık sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark edilecektedir.

Kullanıcılara başka bir şeye veya yardımcıya gerek kalmadan ilgili oldukları iş, görev veya vaka hakkındaki bilginin doğrudan iletilmesi

İşlerin veya görevlerin tanımlanan kurallara bağlı olarak kullanıcılara otomatik atanır

İşler, süreçteki akışların sırasına uygun olarak atanır

Süreç takip işlemi otomatik hale getirilir

Süreç yönetimi kurum, kuruluş veya departmanlarda yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol


© 2013 UNIBRAVO

sağlar

Süreçlerin iş akış şemaları oluşturulur ve böylece yapılan işler bir bütün halinde görülebilir.

Süreçlerin sorumluları belirlenerek hangi işin, ne zaman, kimler tarafından yapıldığı net şekilde takip edilir.

Tasarlanan süreçlerin doğru şekilde çalışması için gerekli girdiler ve çıktılar, müşteri ve tedarikçiler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir sorun yaşandığında bunun nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir.

Süreçlerde hedef ve performans göstergesi belirlendiğinden dolayı süreçlerin kendi akışı içinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilir.

Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

İş Süreçlerini Yönetmek ve Çalıştırmak (Yürütülebilir BPM)Çalıştırılabilir BPM’de, süreç çizilebilir veya BPM yazılımı ile grafiksel olarak tasarlanabilir ve daha sonra hemen yürütülebilir veya bir yazılım uygulaması olarak çalıştırılabilir. Sürece dahil edilen kişilere, bu tasarlanan süreç formları doldurulmak üzere kendilerine sunulur. Örneğin, formdaki gerekli bilgiler doldurularak kişilerin bu adımı tamamlaması gerekir. Otomasyonun olduğu yerde, yazılım otomatik görevi gerçekleştirebilir ya da özel olarak bu görev için tasarlanmış bir bilgi teknolojisi aracı (örn. Veritabanları) ile ilişkilendirilebilir.

Örneğin, 10 farklı lokasyonda fastfood işi yapan bir şirkette gerçek bir iş süreci şöyle olabilir;

Bu şirket eskiden her bir lokasyonda malzemeler tükendiğinde o lokasyondaki ilgili kişi eksik malzemelerin listesini depoya göndermek istiyor ve bunun için o kişi excelde hazırladığı “Malzeme Talep Formunu” mail ile merkez depoya gönderiyordu. Şimdi ise bu süreç web tabanlı bpm sitemine ait arayüz üzerinden merkez depodaki mevcut kullanılan ticari programlarına lokasyonlardan gelen sipariş olarak düşüyor. Artık şirket hangi restauranttan, ne kadar malzeme, ne zaman, kim tarafından istenmiş bilmektedir ve karmaşa da ortadan kalkmıştır.

Yine örneğin başka küçük bir şirkette: ön bürodaki bir personel manuel olarak kullandıkları ticari yazılıma siparişleri girer. Bu programa envanterden stoğu çekecek olan depodaki sorumlu çalışanlar tarafından erişilir, kim paketleyip ve sevkiyatı yapacaksa o kişi son olarak elle stoğu düşürür ve siparişi tamamlar. Ticari Sipariş ve Stok program bu sürecin arkasındaki mevcut bilgi teknolojisinin bir parçası durumundadır.


Bu sürecin çalıştırılabilir BPM ile nasıl yönetilebildiğine bakalım. İlk olarak, süreç tasarımcısı (bir yönetici, BPM yazılım paketi konusunda eğitim almış olan BT uzmanı gibi bir kişi) bir akış diyagramı olarak grafiksel prosesin çizimini yapıyor. Daha sonra, çalışanların hareket adımları olarak tespit (, “sipairişi sisteme girme“, “stoktan çekme“, "paketleme ve siparişi sevk etme"), süreç tasarımcısı personelin tamamlayacağı formları (sipariş formu, malzeme kontrol listesi) oluşturur.

BravoProses BPM üzerinde oluşturulan örnek bir“Seyahat Talebi Başvuru Formu”



© 2013 UNIBRAVO

Bu süreç sipariş verilerini almak için tasarlanabilir. Bu süreçteki iş akışları şöyle olabilir; otomatik olarak stok kontrolü yapılır, paketleme için ağırlık ve kargo bedelini hesaplanabilir, malzemeler lokasyona gönderilebilinir, nakliye için yükleme boyutu doğru belirlenebilir, bir kargo etiketi yazdırmak için şirketin veri tabanında bulunan müşterinin adres bilgisine erişilebilinir, malzemelerin depodan çekildiğini paketleyiciye sorulabilir, kargo bedeli yüklenir, sipariş sevk edilir gibi sürecin tüm ayrıntıları kayıt altına alınabilir ve bu iş akışları uygulanabilir.

İdeal olarak, BPM yazılım arayüzleri mevcut bilgi sistemleri ile mümkün olduğunca çalıştırılabilir - yukarıdaki örnekte, şirketin mevcut sipariş envanter programı, müşteri veritabanı ve postalama ödeme sistemi - böylece bu sistemlerin yerine özel işlevleri olan BPM yazılımı ile entegre edilmiştir. BPM Sistemi, hem bpm iş sürecine katılımcı olan kişiler ve hem de bilgi sistemler ile (özel programlar, veritabanları, dizinler, vb) web tabanlı arayüz üzerinden iş sürecini yönetmek içindir.



BRAVOPROSES BPM Entegrasyonları Var mı?

Şekil hakkında: İdeal olarak, mevcut bilgi sistemleri ile çalıştırılabilir BPM yazılım arayüzleri.

Tüm BPM süreçleri süreç içindeki her bir manuel adımda dahil olan kişiler (örneğin, bir iç ya da dış web sitesi üzerinden) süreçler ile etkileşimi mümkün olan bir ortamda konuşlanmıştır ve otomatik adımları (ve mevcut bilgi sistemleri ile arayüzleri) BPM yazılımı kendisi tarafından yönetilir.

Süreç Geliştirme ve İyileştirme için BPM uygulaması

Bir süreç otomasyonu ve entegrasyonu daha fazla verimliliğe doğrudan yol açabilir. sürecin tüm yönleriyle bu şekilde işlenmiş ve bu sürecin nasıl çalıştığı hakkında veri toplamak mümkün olur, çalışan ve çalışmayan süreçleri dahil. Şirket nerede ve nasıl süreç daha hızlı, otomatik ve benzeri yapılan, akıcı olabilir arayabilirsiniz. Bu tür bilgiler aynı zamanda toplanabilir, örneğin, İş Etkinliği İzleme (BAM), anahtar performans göstergeleri ve İş Zekası için yararlı diğer veriler için.

Iyi entegre edilmiş iş süreci yönetim çözümü ile sürecin doğrudan hem diğer kaynaklardan gelen verileri alması hem de gerçek zamanlı işlem yürütülmesi



© 2013 UNIBRAVO

sırasında mümkün olabilir, böylece, alakasız olayları filtre onunla hesaplamalar ve (İş Etkinliği İzleme), ya da daha sonra (tarihi İş Zekası verileri kullanarak).


Software

BPM Nedir?