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SharePoint 도입 시 고려사항 (IT 담당자편 )
2014. 7. 19김승진케이티디에스
도입 전략도입 체크리스트성숙도 모델
Agenda
왜 SharePoint 를 도입 하시나요 ?
포탈 ? 그룹웨어 ?
문서 관리 ? 지식 관리 ?
아카이빙 솔루션 ? 검색엔진 ?
소셜 ?
SharePoint
ManageBuild
DiscoverOrganize
SHAREShare
SharePoint도입 전략
도입 전략이란 ? 거버넌스 ? 변화관리 ? 교육 ?
새로운 기술 보급하고 조직을 변화시킬 목적으로 하는 기획 , 개발 , 관리하는 프로세스
도입 전략의 필요성
기술이 중요한가요 ?? 물론 중요합니다 .보다 중요한 것은 컨텐츠입니다 .
SharePoint 도입이 어려운 이유 SharePoint 가 정확히 무엇입니까 ?
정확히 설명하기 어렵다
사용자에게 반드시 필요한 것은 아니다 중요하지만 반드시는 아니다 예제 ) 급여 시스템 VS. 공유 시스템
새로운 기술 받아 들여져서 문화가 변화는 시기는 18~36 개월이 소요 된다 .
The Adoption Curve
SharePoint 도입의 ‘품질관리’가 어려운 이유 예제 : Collaboration/Document Management SharePoint 를 도입하고도 품질 관리가 되지 않는 경우
단순히 파일 공유 역할 유연하지 않음 속도가 느림
해결책 : Folders VS. Metadata
새로운 기술을 접하는 사용자 유형
Innovators
2.5%
EarlyAdopters
13.5%
EarlyMajority
34%
Late Majority
34%
Laggards
16%
Technology adoption lifecycle
차별화된 도입 전략
Early Adopters
• 홍보 활동 ( 배너 , 공지사항 등 )
• 오픈 이벤트 • 임원 메시지• 웹 기반 강의
Early Majority
• 공통 업무 시나리오 소개
• 주요 기능 소개• 집합 교육
Late Majority
• 맞춤형 업무 예제 소개• 쉽게 시작하는
방법 소개• 일대일 교육
중요 도입 계획 8 가지 커뮤니케이션 계획 교육 계획 컨텐츠 컨버젼 계획 사용자 지원 계획 인센티브와 보상 계획 임원 도입 결정 계획 Information Architecture 계획 거버넌스 계획
1, 커뮤니케이션 계획 CEO 메모 타운 홀 미팅 사내 방송 , 포스터 포커스 그룹 인터뷰 (FGI) 설문조사
양방향 커뮤니케이션 필요 지속적으로 커뮤니케이션 채널을 유지하는지 확인
2, 교육 계획 교육은 개발자와 IT 담당자를 위한 것만은 아님 대상자
파워유저 ( 사이트 관리자 ) 일반 사용자 웹 컨텐츠 참여자 워크플로우 승인자
교육은 필요에 따라 제공되어야 하며 충분히 제공 온라인 교육 사이트 운영 집합 교육
3, 컨텐츠 컨버젼 계획 새로운 시스템으로 이동하는 것이 핵심
컨버젼 시나리오 : Case 1) 마이그레이션 하지 않음 Case 2) 클린징 후 모두 마이그레이션 Case 3) 클린징 후 최근 컨텐츠만 마이그레이션
클린징하지 않는 것은 마이그레이션 하지 않음
4, 사용자 지원 계획 모든 사이트 / 페이지에 담당자 정보를 제공
담당자 사진과 연락처 정보 파워유저 또는 사이트 오너 그룹 운영
사용자 상호간 도움을 주도록 유도 온라인 IT Help Desk 운영
Q&A, FAQ 등을 통해 사용자들이 스스로 해결책을 찾을 수 있음 사용자 피드백 체계 유지 가이드 , 도움말 등
5, 인센티브와 보상 계획 그래서 나에게 무엇이 이득인가 (WIIFM)?
실제 데이터로 무엇이 유용한지 확인
컨텐츠 참여에 대한 인식 제고 금전적 보상 , 인증 제도 등
사례 – KMS 의 실패 경험
6, 임원 도입 결정 계획 ( 계속 ) SharePoint 도입은 조직 문화를 고려
만약 경영진이 확신이 없다면 어느 직원도 신뢰하지 않음 아직 경영진에게 확신을 주지 않았다면 그 프로젝트는 이미 끝난 것임
경영진이 SharePoint 거버넌스 조직에 참여 사례 : 사내의 모든 컨텐츠는 SharePoint 에만 등록해야 하는 정책
6, 임원 도입 결정 계획 ( 계속 ) 포레스터 연구 결과 ‘ 9 개월’의 긍정적인 ROI 를 보여줌
포레스터 리서치 연구 백서 다운로드 : http://tinyurl.com/sp2010roi
6, 임원 도입 결정 계획 단순한 정량적 자료만이 아니라 무형 자산을 어필
생산성 향상 커뮤니티 활성화 지식 경쟁력 확보
파일럿을 통한 사례 검증으로 더 많은 투자를 받을 수도 있음 기술 이야기가 아닌 비즈니스 성공 사례를 홍보
Information Architecture 계획 Information Architecture
생태계를 ( 사이트 ) 를 구성하는 방법 참여자와 소비자는 다름 , 소비자 입장을 고려 필요 쉽게 찾을 수 없다면 사용자는 더 이상 시도하지 않음
브랜딩 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다 . 예제 ) V 사 비쥬얼 스타일 가이드
템플릿의 단순화
거버넌스 계획 사례 :
프로젝트 : 신규 고속도로를 건설한다 .
인프라스트럭쳐에 대한 투자 좋은 도로 주유소 휴게소
하지만 “교통 법규”에 투자하지 않는다면 ,,,
교통 혼란 !! 대재앙 발생 !!
도입 체크리스트SharePoint 도입을 위한 6 가지 질문
1, 우리 회사의 문화는 어떠한가 ?
진짜 공유를 원하는가 ? 공유와 관리를 착각 하는 건 아닌가 ?
수평적으로 소통 할 수 있는가 ? 평사원이 사장님께 멘셔닝 할 수 있나 ?
스스로 해결 할 준비가 되었는가 ? Empowerment 컨텐츠를 생산하고 소비하는 주체가 누구인가 ?
2, 우리 회사의 업무 환경은 어떠한가 ?
디바이스 노트북 ? 타블릿 ? 스마트폰 ? ,,,,, 프린터 / 전자팩스 ?
유통되는 문서 MS Office? 한글 ? 설계도면 ? 이미지 ?
보안 정책 문서보안 (DRM/IRM), 내부정보유출방지 (DLP) 등 솔루션과의 기능 충돌
유사 시스템 기존에 어떤 솔루션을 쓰고 있었나 ? Notus Notes? Liferay? ECM/EDM, KMS, BPM, 통합검색 등과 역할 충돌
3, 정보 구조 (IA) 는 설계 되었는가 ?
컨텐츠 분류 체계 확립 사이트 , 문서 , 이미지 , 동영상 , 텍스트 , 사람 등
컨텐츠 타입 체계 확립 Site Content Type Hierarchy 중복성을 제거하고 재사용성 높임 컨텐츠의 연계 및 통합을 유연하게 도움
컨텐츠 메타 데이터 정의 컨텐츠 분류 및 역할에 따라 메타 데이터 정의 필요에 따라 확장
컨텐츠 명명 규칙 확립 쉽게 검색될 수 있는 명명 규칙
지나친 구조화는 사용자 편의성을 저해
4, 무엇을 얼마나 커스텀 개발 할 것인가 ?
커스텀 개발이 50% 가 넘는다면 SI 개발하는 것이 효과적
무엇을 커스텀 개발 할 것인가 ? 리본 메뉴가 싫어요 ? 조회 수가 필요해요 ? 빠른 통계를 위해 SharePoint 데이터베이스를 이용해요 ? ’15’ 편집해요 ? ISAPI Filter, HttpModule, WebService, Window Service 등을 등록해요 ?
5, 지속적으로 교육 할 수 있는가 ? 생태계는 비용 없이 유지 되지 않음 유지보수 비용보다 교육 / 변화관리 비용을 더 높음 파워유저와 일반유저를 차별화 전략 필요
6, on-premise? vs. Office 365?( 계속 )
Office 365(SaaS) 의 이해
구축 비용과 사용 비용 ? 비용 : 구축 , 유지보수 , 인프라 운영 , 업그레이드 , 이용료 이용자 수 , 기능 구현 범위
보안 사내 자산의 위치 ? 어디에 있어야 하는가 ? 무엇이 더 안전한가 ?
6, on-premise? vs. Office 365?
성숙도 모델SharePoint 도입 후 측정 방법
성숙도 모델레벨 성숙도 정의 활용 내역
500최적화
특정 영역은 최적의 상태로 운영되고 대부분의 영역이 정의하고 지표에 대한 모니터링으로 지속적으로 개선되는 단계
컨텐츠의 개인화 , 컨텐츠가 중복성 제거Page 와 Taxonomy 를 위한 피드백 매커니즘 , 자동화된 태깅
400예측 가능
특정 영역은 중앙에서 지원하고 표준화되어 있으며 전체 조직에서 사용된다 .거버넌스가 정의되고 이에 따르는 단계
컨텐츠의 모니터링 , 특정 그룹을 목표로 함분석 사용 , 하나 이상의 문서 관리 시스템이 존재 , 커버넌스의 정의 , 모바일 사용
300정의 가능
특정 영역에 활용하는 방법을 정의하고 표준화됨 , 그러나 전체 조직에 걸쳐서 사용되지 않은 단계
사이트 컬럼 , 관리되는 메타태그 , 표준화된 분류체계 , 사용자 정의 컨텐츠 타입의 생성 , 커스텀 페이지 레이아웃 , 사이트 템플릿의 구성 , 승인 프로세스 , 메일 발송 , 사이트 맵
200관리 가능
특정 영역은 중앙 그룹에 의해 관리됨 , 그러나 포커스와 정의가 기능영역에 의해 변경되는 단계
사용자 정의 메타태그 , 사이트 템플릿 표준 , 목적 중심의 거버넌스
100도입 시작
SharePoint 를 시작하는 단계 네비게이션과 분류체계가 공론화 되지 않음공유 드라이브에서 폴더 구조로 이동템플릿과 레이아웃을 사용http://www.spmaturity.com/Resources/Sharepoint_Maturity_Model_Overview.pdf
이제 도입 할 준비 되셨나요 ?
감사합니다 .
참고자료 The Total Economic Impact Of Microsoft SharePoint
Server 2010 by Forrester Consulting : www.forrester.com
The SharePoint Maturity Model : www.sharepointmaturity.com
Drive Adoption and Get Users Excited about SharePoint 2010 by Chris Bortlik, Scott Jamison
The changing face of SharePoint Adoption by Andrew Woodward
User Adoption(This Time It’s Personal) by protiviti: http://www.protiviti.com
