СДУ_Приоритет 4_Подготовка документа во исполнение

Система документационного управления «Приоритет»

Продукт включен в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных

2

Создание документа во исполнение и направление его на согласование Создание исходящего или внутреннего документа Прикрепление файлов документа Формирование маршрута согласования Запуск маршрута согласования

3

Создание документа во исполнение

• Исполнитель может создать исходящий или внутренний документ во исполнение из карточки документа

4

Согласование документа

• В карточке документа нужно заполнить основные реквизиты документа и прикрепить файлы

• Содержание и адресаты документа автоматически переносятся из входящего документа

5


• Для отправки документа на согласование нужно создать маршрут согласования

• Маршрут согласования можно создать вручную, указав согласующих в поле «Согласующие»

• Маршрут согласования можно создать на основе шаблона, нажав на ссылку «Выбрать шаблон»

6

Создание маршрута согласования

• При нажатии на ссылку «Выбрать шаблон» отрывается список преднастроенных шаблонов

• При выборе шаблона в карточку документа будет подставлен список согласующих с указанной в шаблоне последовательностью и сроками согласования

7


• Данные маршрута, созданного по шаблону, можно откорректировать

• Можно создать последовательный, параллельный или смешанный маршрут согласования

• Можно указать для каждого согласующего вид согласования и срок согласования

8


• Можно указать дополнительные параметры маршрута

• Можно ввести сопроводительный текст, который будет отображаться согласующим в задании на согласование

• Можно добавить сопроводительные файлы, которые могут помочь согласующим при принятии решения

9


• Для отправки документа на согласование нужно нажать на кнопку «Запустить»

• После запуска будут автоматически создаваться задания для согласующих в соответствии с последовательностью, указанной в маршруте

10


• Информация о ходе согласования будет отображаться в маршруте согласования

• При необходимости маршрут можно остановить и внести в него изменения (добавить или заменить согласующих, изменить срок согласования)

11


Просмотр документов, поступивших на согласование Внесение правок в документ Добавление замечаний Прикрепление ответного файла Принятие решения по документу (согласовать /

отклонить)

12


• Задание для согласующего лица автоматически попадает в преднастроенную папку «Согласование»

• В папке отображаются основные данные документа и текст задания на согласование (сопроводительный текст)

13


• В левой части карточки задания отображаются данные документа и прикрепленные файлы, подлежащие согласованию

• Документ можно просмотреть, нажав на названии файла

• Для открытия файла в режиме редактирования нужно нажать на значок «карандаш» напротив файла

14


В правой части карточки задания отображаются: • список согласующих и их решения, • сопроводительный текст• сопроводительные файлыЕсли в маршруте был задан срок согласования, он также будет отображаться в области задания

15


• Для принятия положительного решения нужно нажать на кнопку «Согласовать»

• Если в файл были внесены правки, документ будет согласован с замечаниями

16


• Для просмотра решений, принятых другими согласующими, можно просмотреть лист согласования в блоке «Согласование»

17


• Согласующий может внести текстовые замечания к документу и прикрепить, при необходимости, ответный файл (например, недостающее приложение или свою версию файла)

18


• Документ можно направить на согласование подчиненному сотруднику для получения дополнительных виз

• Для направления документа на подчиненное согласование нужно создать и утвердить резолюцию

19


Подчиненный сотрудник, которому было делегировано согласование, может внести свои правки в файл, добавить комментарий и ответный файл

20


• Правки подчиненного переносятся в родительское задание

• На основании результата делегированного согласования сотрудник, инициировавший его, может внести свое решение

21


• Результаты согласования можно просмотреть также в виде дерева согласования

• В дереве отображаются основные и подчиненные согласующие

• Выделив согласующего, можно просмотреть результаты его согласования в правой части экрана

22

Корректировка документа и повторное направление документа на согласование Просмотр хода согласования Внесение правок в документ Повторное направление документа на согласование

после внесения исправлений Направление документа на регистрацию

23


• Документы, по которым был завершен маршрут согласования, отображаются в преднастроенной папке «Согласование завершено» у автора документа

• Маршрут согласования завершается, если все согласующие приняли решения или документ отклонен согласующим при последовательном согласовании

24


• Инициатор может ознакомиться с результатами согласования непосредственно в области маршрута

25


• Более подробную информацию можно получить в листе согласования

26


• Результаты согласования доступны также в дереве согласования

• По каждому решению можно просмотреть дополнительную информацию (например, комментарии о причине отклонения, исправленную версию файлов или ответный документ)

27


• Автор документа может внести правки в файлы документа, удалить или добавить файлы

• При внесении изменений будет автоматически создана новая версия файлов

28


• После доработки документа инициатор может повторно отправить документ по маршруту согласования

• В качестве сопроводительного файла к новому маршруту можно прикрепить, например, лист учета замечаний

29


• Документ, требующий подписания в электроном виде, будет направлен руководителю автоматически

• После успешного согласования и подписания руководителем документ будет автоматически направлен на регистрацию

• Состояние документа изменится на «Регистрируется»

30


• Если документ требует подписания в бумажном виде, можно распечатать лист согласования для передачи его руководителю вместе с документом

• Вид листа согласования может быть настроен по согласованию с заказчиком

31


После подписания документа в бумажном виде автор документа должен: • направить регистрационную

карточку документа на регистрацию (кнопка «На регистрацию»)

• передать регистратору подписанный документ

Technology

СДУ_Приоритет 4_Подготовка документа во исполнение