Презентация Экспедирование

1

Программный комплекс«Экспедирование и грузоперевозки»

ООО «Программы для бизнеса»г.Саратов,пр.Кирова,11б,оф.21

Тел:+7 (8452) 26 – 56 – 95, 73 – 54 - 49 www.prog4b.ru

2 Экспедирование и грузоперевозки

Содержание

1. Возможности программы Экспедирование и грузоперевозки

2. Справочники

3. Управление грузоперевозками

4. Путевой лист

5. Счет на оплату, Реализация товаров и услуг и счет-фактура

6. Управление взаиморасчетами с заказчиками и перевозчиками

7. Начисление зарплаты сотрудникам

8. Учет ремонта автомобилей

9. Получение аналитической информации и составление отчетов

10. Система напоминаний

11. Обмен с 1С : Бухгалтерия 8

3 Экспедирование и грузоперевозки

Программный комплекс «Экспедирование и

грузоперевозки» позволяет решить ряд вопросов при

ведении учета в транспортно-экспедиционных компаниях,

а именно:

Автоматизация процесса оформления пакета документов

с заказчиками и перевозчиками;

Автоматизация процесса расчета стоимости услуг по

перевозке;

Отслеживание перемещения финансов;

Учет средств затраченных на ремонт автомобилей.

4

Возможности программы «Экспедирование и грузоперевозки»:

Отчетность по перевозкам, ГСМ, комиссии, оплатах,

задолженности, просрочке и прочее;

Программа позволяет вести заявки на перевозку товаров;

Оформлять заявки от различных собственных организаций;

Производить быстрый поиск заявок: по водителю, по машине;

Фильтрация заявок в журнале по любым параметрам и их

комбинациям: заказчик, перевозчик, маршрут, статус заявки,

закрыта/не закрыта/ все;

Оформление путевых листов на основании заявок;

Автоматическое оформление доверенности из заявки;

Экспедирование и грузоперевозки

5

Возможность выписки документов от имени перевозчика;

Учет денег выданных водителю в рейс;

Производить расчет з/п менеджеров и водителей;

Учет затрат на ремонт машин;

Возможность следить за состоянием шин, аккумуляторов и

прочих агрегатов автомобиля;

Возможность следить за сроками годности документов,

книжек ТИР и разрешений автомобилей;

Обмен данными с 1С:Бухгалтерия 8;

Позволяет загружать платежные документы, поступившие из

клиент-банка.


6

Справочник «Организации»

Справочник «Организации» находится на панели

функций. Справочник описывает формальную

структуру транспортного предприятия и хранит

информацию о организациях, а также

дополнительные сведения, необходимые для ведения

учета по ним в единой информационной базе.


7

Справочник «Организации»


8

Для организации проставляется префикс

документов, который будет использоваться при

оформлении документов от имени организации. Если

организация имеет несколько расчетных счетов, то

один из расчетных счетов определяется, как

основной. Кроме того, указывается основная

контактная информация организации, а также

ответственные лица, сотрудники и их контактная

информация.


9

Справочник «Контрагенты»

Каждый контрагент в информационной базе – это

отдельная сторонняя организация, которая может

быть как юридическим, так и физическим лицом. В

карточке контрагента содержится контактная

информация и реквизиты организации. Таблица

«Адреса точек погрузки / разгрузки» содержит все

адреса по которым может производиться погрузка

(для грузоотправителей) и разгрузка товаров (для

грузополучателей).


10

Справочник «Контрагенты»


11

Информация о расчетных счетах организаций

вводится в справочник «Банковские счета». Для

этого в карточке контрагента необходимо нажать на

кнопку рядом с полем «Основной банковский счет»

и с помощью кнопки «Добавить» внести

информацию о новом счете. В карточку банковского

счета заполняются следующие реквизиты: номер

счета, вид счета, валюта, БИК, корреспондентский

счет и т. д.


12

Форма «Банковский счет»


13

Форма «Банковский счет»


14

Для каждого контрагента может быть оформлено

сколько угодно договоров, все проведенные операции с

контрагентом можно разнести по разным договорам.

Программа позволяет оформить договор как с

заказчиком, так и с перевозчиком. Просмотреть

список уже оформленных договоров, а также оформить

новые можно на соответствующей закладке («Счета и

договоры») в карточке контрагента. Каждый договор

помимо основных характеристик содержит

информацию о валюте взаиморасчетов.


15

Форма «Договор контрагента»


16

Справочник «Сотрудники и контактные лица»

Справочник предназначен для хранения списка

собственных сотрудников организаций и

контактных лиц контрагентов. Информация из

справочника «Сотрудники и контактные лица»

используется при выписке документов. Кроме того, у

любого сотрудника также может быть введена

контактная информация, паспортная и

дополнительная информация.


17

Форма «Договор контрагента»


18

Справочник «Номенклатура»

В справочник «Номенклатура» заносится

информация обо всех товарах, запасных частях,

марках топлива и услугах перевозок, включаемых в

оформляемые на предприятии документы.

Редактирование и ввод новой информации об

элементе справочника (позиции номенклатуры)

производится в отдельном диалоговом окне.


19



20

Логистика развоза


21

Справочник «Автомобили»

Справочник «Автомобили» предназначен для

хранения развернутой информации по всем

автомобилям, которые осуществляют перевозки

грузов. Это могут быть как собственные автомобили

организации, так и автомобили сторонних

перевозчиков. Развернутая информация по

автомобилю представлена на панели и расположена

на соответствующих закладках: «Основная», «ПТС»,

«Лицензии», и т.д.


22

Справочник «Автомобили»


23

Управление грузоперевозками

Программа позволяет вести полный учет входящих

заявок на перевозку от клиентов, осуществлять

выписку необходимых документов, составлять гибкие

тарифные сетки перевозок для последующего

расчета стоимости заявки. Также есть возможность

печатать типовые формы документов и хранить

информацию о перевозимых грузах с привязкой к

конкретному заказчику.


24

Начало работы с программой

При начале работы с программой предусмотрен

ввод первоначальных данных (Общее меню -

Предприятие - Ввод начальных остатков ), таких

как:

Топливо в баке автомобилей на выбранную дату

вводится оформлением специального документа

«Ввод начальных остатков топлива в баке

автомобиля» ;


25

Долги контрагентов: вводится оформлением

специального документа «Ввод начальных остатков

по взаиморасчетам» .

Количество наличности в кассе и на расчетном

счету в банке: Вводятся оформлением

соответственно документами приходный-кассовый

ордер и поступление на расчетный счет;

Начальные показания спидометра автомобиля:

показания заносятся при оформлении первого

путевого листа.


26

«Ввод начальных остатков по взаиморасчетам»


27

Документ «Заявка на перевозку»

При оформлении сделок с контрагентами создается

документ «Заявка на перевозку». Ввод данных по заявке

осуществляется на различных закладках основной панели

документа. Информация о грузах, товарах, адресах

погрузки и разгрузки отображается в соответствующих

табличных частях документа. Наиболее важными

данными при составлении любой заявки на перевозку

является информация о заказчике, перевозчике, а также

адресах погрузки и разгрузки товаров.


28

На закладках «Заказчик» и «Перевозчик» указывается информация о

контрагентах.

На закладке «TIR и разрешения» можно вносить информацию по

всем нормативным документам, которые используются при

перевозке.

Закладка «Оплаты» позволяет заносить не задокументированные

оплаты поступившие от заказчика и оплаты производимые

организацией стороннему перевозчику.

Для ввода дополнительных затрат по перевозке предназначена

закладка «Затраты».

Закладка «Дополнительно» служит для внесения данных,

необходимых при расчете заработной платы водителя или

менеджера.


29

Документ «Заявка на перевозку» (верхняя часть документа)


30

Также заявка на перевозку позволяет заносить

данные по грузам, товарам и адресам погрузки /

разгрузки. Табличная часть адресов погрузки и

разгрузки заполняется на основании данных о

грузоотправителе и грузополучателе.

Соответственно, адрес погрузки выбирается из

адресов погрузки грузоотправителя, а адрес

разгрузки – из адресов грузополучателя.


31

Документ «Заявка на перевозку» (табличная часть документа)


32

Список «Заявки на перевозку»

Список документов «Заявка на перевозку»

предоставляет развернутую информацию о

состоянии каждого документа, т.е. статус его

выполнения, задолженности заказчика перед

организацией, задолженности организации перед

перевозчиком (в случае, если он сторонний),

ожидаемой и фактической комиссии и ожидаемом

проценте рентабельности документа.


33

Список «Заявки на перевозку»


34

Для информативности выведены расшифровки

цветов, которыми отображаются позиции в списке

документов, а также ряд дополнительных важных

параметров, указанных в выделенном документе.


35

Расчет стоимости заявки

При оформлении документа «Заявка на перевозку» в

конфигурации реализован механизм

автоматического расчета стоимости услуги по

перевозке. Для расчета стоимости услуги

необходимо нажать кнопку «Расчет стоимости

услуг» на закладке «Заказчик» и выбрать услугу из

справочника «Прайс-лист услуг». Базовая цена за

услугу и ставка водителю проставляются

автоматически при выборе значения.


36

Форма «Расчета стоимости услуг»


37

В таблице показателей необходимо установить

значения показателей необходимых для расчета

стоимости. После этого, нажатием кнопки

«Рассчитать» производится расчет стоимости

перевозки. В таблице расшифровки расчета

проставляются все рассчитанные параметры,

входящие в состав услуги.


38

Путевой лист

После создания документа «Заявка на перевозку»

можно оформить документ «Путевой лист». В состав

путевого листа может входить несколько заявок на

перевозку, а табличная часть документа

представляет собой подробную расшифровку

планового движения автомобиля с указанием

наименования груза, заказчика, адреса погрузки,

адреса разгрузки, пройденного расстояния и т.д.


39

Документ «Путевой лист»


40

Помимо данных о точках маршрута и адресах

погрузки / разгрузки, путевой лист позволяет

вносить как фактическую, так и рассчитывать

нормативную информацию по расходу топлива на

маршрут движения. На основании данных путевого

листа возможен вывод различных печатных форм

типового образца (ПГ-1, 4-М, 4-С, Т3), а также

печатных форм товарно-транспортных накладных на

основании заявок на перевозку, входящих в состав

путевого листа.


41

Счет на оплату, Реализация товаров и услуг

и счет-фактура

Оформление документов «Счет на оплату» и

«Реализация товаров и услуг» может

осуществляться автоматически, путем нажатия

кнопки «Оформить документы»в форме документа

«Заявка на перевозку» на закладке «Заказчик» в

разделе «Документы заказчика». При этом,

вызывается диалоговое окно автоматического

формирования документов.


42

Оформление документов по заявке


43

Установка флажка напротив каждого вида документа

означает, что будет формироваться документ

соответствующего типа. Для каждого вида документа

указывается дата его формирования. По умолчанию,

дата создания равна дате самой заявки. Документ

«Счет на оплату» можно распечатать в виде

стандартной формы счета и отправить заказчику.


44

Документ «Счет на оплату покупателю»


45

Документ «Реализация товаров и услуг»

предназначен для фиксации факта реализации услуг

по перевозке. Информация об услугах, оказываемых

организацией, заполняется на закладке «Услуги».

На основании документа «Реализация товаров и

услуг» вводится документ «Счет-фактура». Документ

«Счет-фактура» можно ввести на основании

проведенного документа нажатием кнопки «Ввести

счет-фактуру».


46

Документ «Реализация товаров и услуг»


47

Управление взаиморасчетами с заказчиками и

перевозчиками

Данная подсистема позволяет вести полный учет

взаиморасчетов организаций с контрагентами, для

которых оформляются грузоперевозки и с контрагентами

непосредственно выполняющими эти перевозки, в

случаях, если организация не является самостоятельным

перевозчиком.

Также в программе предусмотрено создание документов

«Платежное требование» и «Платежное поручение».


48

Поступление на расчетный счет, списание с расчетного счета

Для фиксирования факта оплаты от контрагента

безналичным расчетом, в программе создан документ

«Поступление на расчетный счет». Оформление

документа может происходить как вручную, так и на

основании выбранной заявки на перевозку. Для

фиксирования факта оплаты организацией контрагенту

безналичным расчетом, в программе создан документ

«Списание с расчетного счета».


49

Поступление на расчетный счет


50

Списание с расчетного счета


51

Приходный кассовый ордер, расходный кассовый

ордер.

Для фиксирования факта оплаты организации наличными в

кассу, в программе создан документ «Приходный кассовый

ордер». Оплата может производиться как контрагенту, так

и сотруднику организации, в соответствии с

проставленным флажком «Взаиморасчеты с сотрудником».

Необходимые для вывода на печать данные располагаются

на закладке «Печать». Для фиксирования факта оплаты

организацией наличными из кассы, в программе создан

документ «Расходный кассовый ордер».


52

Приходный кассовый ордер


53

Расходный кассовый ордер


54

Клиент банк

С помощью обработки «Клиент-банк пользователь может

загрузить в программу Экспедирование и

грузоперевозки информацию, об операциях

происходящих на расчетных счетах организации,

поступившую из сторонней программы Клиент банк.

Данная обработка также позволяет выгружать

платежные документы из базы конфигурации в систему

дистанционного управления лицевыми счетами. Доступ

к обработке «Клиент банк» осуществляется на панели

функций.


55

Начисление зарплаты сотрудникам

Начисление зарплаты сотруднику в программе

производится оформлением документа «Начисление

зарплаты. Зарплата в конфигурации начисляется за

период равный календарному месяцу. Основная часть

документа это табличная часть, в которую заносится

информация о сотруднике и сумма заработной платы,

назначенная сотруднику. Данная табличная часть

может заполняться автоматически, при нажатии

кнопки «Заполнить».


56

Документ «Начисление зарплаты


57

При нажатии кнопки «Заполнить...» в таблицу

документа попадают все сотрудники организации

из справочника «Сотрудники и контактные лица», у

которых стоит галочка «Участвует в расчете з/п».

Если выделить сотрудника в таблице и нажать

кнопку «Расшифровка расчета» программа покажет

отчет из каких документов была получена сумма,

рассчитанная автоматически.


58

Отчет по начислениям заработной платы


59

Сумма зарплаты для Водителя будет рассчитана,

исходя из ставки водителя и пройденных километров

с грузом и без, по всем заявкам на перевозку за

выбранный период;


60

Начисление заработной платы водителю


61

Управление и учет автотранспорта

Конфигурация обладает широким функционалом по

ведению учета автотранспорта, позволяет хранить и

информацию о прицепах, нормативных расходах

топлива автомобилей, вести учет ремонта

автотранспорта. Кроме того, в программе

реализована система напоминаний, которая

оперативно отслеживает текущее техническое

состояние каждого автомобиля и необходимость

замены тех или иных агрегатов.


62

Учет ремонта автомобилей

Программа «Экспедирование и грузоперевозки»

позволяет вести учет затрат на ремонт автомобиля,

фиксировать информацию о том кто, каким образом

производил ремонт транспорта и какие при этом

использовались запчасти. Информация о работах по

ремонту и затратах отражается в документе

«Заявка на ремонт».


63

Документ «Заявка на ремонт»(верхняя часть документа)


64

Документ «Заявка на ремонт»(нижняя часть документа)


65

Флажок «Ремонт собственными силами» определяет

чьими силами осуществляется ремонт, в программе

возможен учет ремонта собственными силами и

сторонними организациями. В соответствии с ней на

форме отображаются кнопки создания документов

«на основании» и определяется какие документы

будут созданы на основании заявки для

осуществления проводок в системе.


66

Получение аналитической информации и

составление отчетов

Для оперативного получения сводной информации

по состоянию документов, взаиморасчетов и т. д. в

системе представлен ряд типовых отчетов,

позволяющих проанализировать различные

показатели, изменяющиеся в различные периоды

ведения учета. Доступ к подобной информации

предоставлен на закладке «Аналитическая

информация» в панели функций.


67

Ведомость по денежным средствам отражает информацию по оборотам и остаткам денежных средств в кассах и на счетах;


Ведомость по расчетам с контрагентами дает информацию по состоянию взаиморасчетов с контрагентами, за определенный период;

68

Ведомость по расчетам с сотрудниками дает информацию по состоянию взаиморасчетов с сотрудниками, за определенный период;


Детальный отчет по заявкам выводит расширенную информацию по заказам на перевозку за определенный период.

69

Расчеты по затратам на ремонт Авто дает информацию по затратам на выполнение работ по ремонту, за определенный период;


70

Система напоминаний

Если в программе имеются документы с

просроченными датами, а также запчасти для

автомобилей с просроченными периодами замены, то

при запуске системы, а также каждый час на панели

функций будет отображаться сообщение: Внимание!

Сообщение системы напоминаний! При нажатии на

данное сообщение откроется отчет о напоминаниях, с

информацией о просроченных элементах.


71


Отчет по напоминаниям

72

Обмен с 1С : Бухгалтерия 8

В программу заложена возможность загружать список

контрагентов, со всей сопутствующей контактной

информации из базы данных 1С:Бухгалтерия. Также

конфигурация позволяет выгружать проведённые

учетные документы (такие как ПКО, РКО, Счет,Счет-

Фактура, Реализация ) из базы Экспедирование в базу

данных 1С Бухгалтерия 8. Следует учесть, что

выгружаться в Бухгалтерию будут только документы с

проставленным флажком Выгружать в БП.


73

ООО «Программы для бизнеса»

Контакты

г. Саратов пр. Кирова, 11б, офис 21

Тел. +7 (8452) 26 – 56 – 95, 73 – 54 – 49

www.prog4b.ru

Мобильное место водителя

Technology

Презентация Экспедирование