Организация системы сокращения затрат в процессах печати

Организация системы сокращения затрат в процессах печати

Кащенко Андрей,

Директор по развитию

АРТ Дистрибьюшен

1

Киров, август 2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Процессы печати как система

2. Задачи, решаемые современными методами управления печатью

3. Об экономии вкратце

4. Как организовать систему сокращения затрат

5. Компоненты системы и их функции

6. Пример организации системы: MyQ

2

ПРОЦЕССЫ ПЕЧАТИ КАК СИСТЕМА

Для чего организовывать систему из процессов печати?

• Чтобы весь комплекс печати был эффективным. Весь, а не его фрагменты.

• Чтобы работать с комплексом печати как с целым, а не как с разрозненным набором компонентов.

• Чтобы управлять: влиять, а не только наблюдать.

3

ПРОЦЕССЫ ПЕЧАТИ КАК СИСТЕМА

Что обычно играет роль системы печати?

• Корпоративный сервер печати.

Эффективен ли он в решении основных задач печати?

• Нет.

Почему?

• Достаточно взглянуть на перечень задач, которые нужно и можно успешно решать.

4

ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ СОВРЕМЕННЫМИ МЕТОДАМИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕЧАТЬЮ

5

• Сокращается рабочее время, затрачиваемое сотрудниками на печать, логистами – на закупки, менеджерами – на управление процессами

Рост производительности

труда

• Ускорение, упрощение, рост эффективности процесса печати позволяет сократить использование низкоквалифицированного труда (например, сортировщиков документов…)

Оптимизация штата

• Средства учета и контроля позволяют вводить разнообразные политики - например, квоты на подразделение на объем печати за определенный период, ограничения на копирование или цветную печать и т.п.

Введение политик управления печатью

• Поставщик печати как услуги становится для Заказчика единым центром компетенции: часть задач решает самостоятельно , а другую часть (ремонт экзотических устройств и т.п.) – передает в субподряд.

Получение всех услуг из единого центра

компетенции

ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ СОВРЕМЕННЫМИ МЕТОДАМИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕЧАТЬЮ

6

• Средства авторизации пользователя и механизмы мониторинга печати позволяют управлять безопасностью документооборота - организовать контроль доступа к документам, устройствам и функциям печати.

Безопасность документооборота

• Применение сканирования вместо копирования, кластерная и тандемная печать, печать Follow Me, быстрая маршрутизация документов значительно упрощают и ускоряют документооборот в компании.

Ускорение документооборота

• В случае вывода парка устройств и функций управления на аутсорсинг Поставщику, Заказчик повышает свою прозрачность для инвесторов и улучшает финансовые показатели (важно, например, для выхода на IPO).

Вывод непрофильных

активов

ОБ ЭКОНОМИИ ВКРАТЦЕ

Главной задачей обычно является экономия, т.е. сокращение затрат в процессах печати.

Экономия достигается как в прямой форме (непосредственно уменьшение расходов на печать), так и в опосредованной (в рамках решения вышеперечисленных задач).

7


Как профессионалы индустрии, мы знаем, что:

• в затратах на печать до 80 процентов могут составлять скрытые издержки,

• до 50 процентов издержек являются неожиданными для Заказчика.

Система сокращения затрат поможет Вам выявлять издержки и прогнозировать их.

8


• Какой прямой и явной экономии можно добиться?

– 48-55% составляет после внедрения современных решений экономия на картриджах и тонерах, ремонте и покупке оборудования;

– на 18-27% уменьшается объем закупок бумаги;

– экономится электроэнергия;

– сокращаются издержки утилизации бумаги, тонеров, картриджей...

9

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СИСТЕМУ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ

Задача

Ограничьте использование финансово неэффективных устройств

Решение

1. Установите инструменты учета и контроля печати

2. Соберите при их помощи статистику использования устройств (в т.ч. в рублях)

3. Определите неэффективные устройства в Вашем парке

4. При помощи инструментов контроля установите аппаратное ограничение доступа к устройствам; распределите квоты на объем печати; организуйте программное перераспределение печати на более эффективные устройства

5. Для достижения дополнительной экономии обдумайте на основе собранной статистики возможность оптимизации парка устройств (перестановку, замену)

10


Задача

Управляйте дорогостоящей печатью и копированием

Решение


2. Установите средства физической авторизации сотрудников на устройствах цветной печати, копирования (МФУ), печати больших форматов

3. Установите политику доступа к устройствам; создайте возможности печати Follow Me; распределите квоты на объем печати и копирования; организуйте программное перераспределение печати на более эффективные устройства

4. Для достижения дополнительной экономии обдумайте на основе собранной статистики возможность оптимизации парка устройств (перестановку, замену)

11


Задача

Ограничьте использование устройств сотрудниками в непроизводственных целях

Решение


2. Мотивируйте сотрудников сообщением о том, что их действия теперь могут быть проконтролированы как в реальном времени, так и по отчетам за период

3. Установите мягкие или жесткие квоты на объем и стоимость печати

4. Контролируйте содержание, объемы и стоимость печати по регулярным отчетам – по сотруднику, группе сотрудников, подразделению, проектной группе; отдельно по каждому устройству или группе устройств

12


Задача

Оптимизируйте печать для «многопечатающих» подразделений или групп сотрудников

Решение


2. На основе статистики использования организуйте кластеры устройств для подразделений и групп, регулярно печатающих большие массивы документов

3. Настройте кластерную печать в интерфейсе администратора системы

13


Задача

Сократите ущерб от сбоев оборудования печати

Решение

1. Установите инструменты управления очередями печати

2. Задайте политику перераспределения печати в реальном времени (например, используйте тандемную печать для защиты от сбоев в реальном времени)

14


Задача

Централизируйте управление издержками в территориально распределенных офисах или филиалах, предприятиях холдинга

Решение

1. Организуйте систему сокращения издержек в каждом офисе

2. Установите эффективные средства репликации (обмена данными между офисами)

3. Управляйте политиками в удаленных системах из центрального офиса

15


Задача

Сокращайте издержки на закупки расходных материалов и ЗИП

Решение

1. В сотрудничестве с поставщиком установите «сервисный модуль» - инструменты удаленного мониторинга состояния устройств и запасов расходных материалов на складах

2. Задайте необходимые Вам сроки поставки комплектующих и расходных материалов

3. На основе своевременного автоматизированного информирования поставщика получайте от него сервисное обслуживание в срок и в нужном объеме, не расходуя лишние ресурсы со своей стороны

16


Задача

Сокращайте издержки на ранних стадиях планирования

Решение


2. Оптимизируйте политики, квоты, парк устройств и т.п. по ходу отчетного периода

3. На основе статистики за предыдущий отчетный период планируйте эффективный бюджет печати на предстоящие периоды

17

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ И ИХ ФУНКЦИИ

• Максимально полный учет (по персоналу, подразделениям; по устройствам; по объему и по стоимости печати)

• Максимально разнообразный контроль

• Гибкая отчетность (регулярно и в реальном времени)

Инструменты учета и

контроля печати

• Программная авторизация пользователя (в корпоративной сети)

• Аппаратная авторизация пользователя (на устройстве печати и копирования)

• Программное и физическое ограничение доступа к устройствам

Средства авторизации пользователя

18

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ И ИХ ФУНКЦИИ

• Распределение заданий по устройствам

• Перераспределение заданий по устройствам

• Тандемная печать и кластерная печать

• Печать Follow Me

• Задание политик и управление ими

Инструменты управления

очередями печати

• Консолидация данных в центральном офисе

• Удобные и эффективные интерфейсы и протоколы обмена данными

Средства репликации для территориально

распределенных структур

• Удаленный мониторинг работоспособности устройств

• Удаленный мониторинг состояния тонеров и картриджей в устройствах

• Удаленный мониторинг запаса расходных материалов на складе Заказчика

• Автоматизация обмена данными и документами

«Сервисный модуль»

19

ПРИМЕР ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ: MyQ

Программно-аппаратный комплекс MyQ:

• все необходимые для эффективной системы сокращения затрат компоненты

• все описанные выше функции

• продукт мирового класса

• надежный официальный партнер в России – APT Distribution

20

MyQ: описание продукта MyQ для печатающих устройств

Считыватель

RFID

Внешний терминал

Кабель для

передачи данных

Кабель питания

Клавиатура

Спасибо за внимание!

APT Distribution, август 2011 г.

[email protected]

22

Technology

Организация системы сокращения затрат в процессах печати