Архивы в

современном формате

О компании

. MMI Group - первый системный ИТ-ИННОВАТОР, который предлагает и

внедряет лучшие мировые решения в любую ИТ-инфраструктуру с учетом

отраслевых, локальных и бизнес возможностей.

. Миссия:

. Система менеджмента качества MMI Group соответствует требованиям

международного стандарта ISO 9001.

Используя лучший мировой опыт мы применяем

инновационный подход, который обеспечивает нашим

Клиентам выход на качественно новый уровень ведения

бизнеса.

Концепции

. Обладая глубоким опытом и высоким

профессионализмом, ММI Group предлагает

ИННОВАЦИОННЫЕ КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЯ с помощью

ИТ-технологий: . Системы управления документами и другими типами

контента, их хранение, обработка и доставка в

масштабах предприятия . Система обнаружения и защиты от киберугроз нового

поколения . Кросс-платформенная архитектура в виде аналитических

систем обработки структурированных и

неструктурированных данных . Корпоративные коммуникационные платформы . Облачные сервисы и оптимизация лицензионных

моделей корпоративного ПО . ИТ право и защита прав интеллектуальной собственности

Решения и услуги по оцифровке и создания

Информационных ресурсов

Электронные архивы

большие объемы разного формата

неструктурированные ветхие

разные типы

документов

с исчезающим текстом

Проблема бумажного архива

Экспертиза архива

Сканирование

документов

Выделение

ключевых слов

документа

Поставка системы

Электронного

архива

Создание Центров

оцифровки

Полный цикл решений в сфере создания электронных архивов

● Инвентаризация накопленных документов

● Физическая сохранность ценного или часто востребованного бумажного оригинала

● Внедрение IT-технологий в архивную сферу

● Для территориально распределенных офисов (филиалов) создание централизованного

хранилища архивных документов

● Оперативное предоставление ответов на запросы населения, выдачу справок, отчетов для

вышестоящих инстанций

● Повышение уровня качества принятия решений

● Сокращение расходов на обслуживание бумажного архива (аренда площади, время на поиск

документа, штат сотрудников)

● Снижение зависимости от «человеческого фактора» при доступе к архивным материалам

● Использование ЭА как нематериального актива при продаже предприятия, слияниях и

поглощениях

Цели создания Электронного архива

Руководитель

● экономия средств

● преемственность, передача накопленного опыта;

● исключение угрозы утечки информации;

● получение объективных данных для перспективного

планирования.

Инженер, технолог,

конструктор, проектировщик

● быстрый доступ к информации

● увеличение производительности работы

Кадровое управление ● оперативная обработка запросов о персоналиях, льготах

Сотрудники удаленных

подразделений и филиалов

● доступ к актуализированным документам;

● сокращение расходов на транспортировку, пересылку,

создание копий бумажных документов.

Сотрудник архива

● сохранность бумажных оригиналов;

● снижение трудозатрат на поиск и подбор требуемых

документов.

Задачи, которые решает Электронный архив

Локальные пользователи

Удаленные

пользователи в

подразделениях и

филиалах

Поточный ввод

Текущий

ввод

Централизованный

электронный архив

Сервер базы данных

Файл-сервер

Программный

продукт

Наполнение

системы

Web-

клиент

Структура решения

● модульное построение системы;

● широта используемых СУБД: Mysql, Oracle, Firebird,

SQLight;

● кроссплатформенность.

Универсальность:

Web-ориентированность:

● доступ к информации территориально

распределенных филиалов предприятия.

● Обеспечение возможности дальнейшего развития

системы путем наращивания количества технических и

программных средств без изменения общей

информационной инфраструктуры ЭА

Масштабируемость:

Преимущества системы

● по атрибутам

● по категориям;

● за период;

● по составному фильтру (несколько критериев одновременно)

Поиск:

Формирование отчетов, статистика

Печать. Отправка по электронной почте

Выгрузка в word, exсel, xml

Добавление данных

Редактирование/Удаление

Пользовательские возможности

Интерфейс пользователя: Окно поиска

Этапы создания электронного архива

1. Выполнение пилотного проекта

2. Организация производственного участка на территории Заказчика

3. Подготовка фонда первоисточников к оцифровке:

• отбор документов и материалов;

• сшивка, расшивка;

• реставрация.

4. Оцифровка на промышленных сканерах с учетом формата и качества

материалов.

5. Обязательная проверка отсканированного материала.

6. Ввод идентификационных признаков в соответствии с техническим

заданием.

7. Создание электронного каталога: систематизация цифровых копий.

8. Загрузка электронного каталога в имеющуюся систему (при наличии).

9. Создание поисковой системы и веб-интерфейса.

Стоимость проекта

Стоимость проекта определяется такими параметрами:

● материал первоисточника;

● формат;

● ветхость;

● необходимость расшивки/сшивки/реставрации;

● технологически необходимым методом сканирования;

● требуемым разрешением сканирования;

● необходимостью дополнительной обработки образов;

● возможностью автоматического распознавания текста в документе,

необходимостью применения ручного ввода данных;

● количеством полей индексации;

● общим количеством документов;

● необходимостью разработки программного обеспечения ЭА.

● Организация произв. процесса оцифровки архивных документов больших объемов (от 1 млн.

страниц) объединением автоматических + полуавтоматических + ручных средств обработки

информации, как следствие, высокая скорость оцифровки с высоким качеством конечного

продукта (от 100 тысяч страниц в месяц).

● Одновременный запуск нескольких технологических процессов для документов разного

качества, форматов, сшитых/расшитых (работа несколькими технологическими линейками).

● Создание аналитических БД для рукописных документов/документов с рукописными

идентификационными признаками/документов, обрабатываемых по разным правилам/

документов с плавающими идентификационными признаками.

● Оцифровка в соответствии с ГОСТами и нормативными документами

Уникальность

. В госучреждениях, в коммерческом секторе, в

государственных архивах, в учреждениях

культуры: . Более 120 проектов в Украине . 1, 2 млн. страниц книг . 3 млн. страниц документов . 2,75 млн. карт каталогов и картотек . 48800 записей музейных инвентарных

книг . 9800 фотодокументов . 5430 негативов на стекле, пленке . около 1000 единиц изоматериалов . 14 виртуальных туров музеями Украины

Данное решение было внедрено:

Более 120

проектов в

Украине

Технологии . Сертифицированное ПО . Автоматизированная технология ввода данных . Многоуровневый контроль качества

Персонал . Сертифицированные специалисты. Мобильные выездные бригады . Специалисты по инвентаризации фондов и создания описей . IТ-специалисты . Сервис-инженеры по оборудованию . Технологи . Операторы оцифровки . Операторы контроля качества

Оборудование . Парк специализированных промышленных сканеров для любых

форматов.

Гарантии качества

Кейсы

Заказчик: Фонд госимущества Украины

Задача: Создание страхового фонда архивных дел (1993-1999 гг.)

Выполненные

работы:

• оцифровано 200 дел

• документы проиндексированы по 5 атрибутам (по дате, теме, типу, номеру документа)

• установлена система электронного архива Folium.

Результат:

• сократилось время на поиск информации по имущественным правам

• появилась возможность одновременной работы с архивным документом различных служб без

работы с физическим документом.

Особенности:

• проект многоэтапный, выполняется с 2011 г.

• аналитика (выявление темы документа по его содержанию)

• работа с рукописным и угасающим машинопечатным текстом.

Архив ведомства

Заказчик: ГП «Шахтоуправление «Южно-донбасское №1».

Промышленное предприятие, существует с 1973 г. В составе - 3 шахты. Штат сотрудников: 3 500-5 000

сотрудников.

Задача:

Сокращение времени на подготовку справок по заработной плате, трудовому стажу, подтверждению льгот

уволившихся сотрудников. Количество запросов в архив – около 200 ежемесячно.

Выполненные

работы:

• проведена сшивка/расшивка 2 190 дел

• оцифровано - 605 000 стр. Документации

• установлена система электронного архива Folium

Результат:

• снижены трудозатраты на поиск и подготовку информации по запросам в архив в 24 раза

• ветхие документы выведены из обращения

Особенности:

• документы периода 1973-2012 гг., 30% – очень ветхие

• рукописный и угасающий машинопечатный текст

• работа проводилась в 2 смены, на месте работала мобильная бригада

Шахтоуправление. Кадровый архив

Заказчик: Компания по закупке и реализации сельскохозяйственной продукции украинским и

иностранным заказчикам. На рынке - 8 лет.

Задача:

• организация быстрого поиска комплекта документов по контрагенту. Число контрагентов - около 600

• обеспечение безопасного хранения документов финансового управления

Выполненные

работы:

• сканирование 108 000 стр. документов А4, находящихся в папках типа «Корона»

• выделение идентификационных признаков документа (номер, дата, тип документа, контрагент, код

ЕДРПОУ)

• установлена система электронного архива Folium

Результат:

• Бухгалтерия предприятия использует в работе электронные документы с индивидуальным доступом

и фиксацией всех действий в системе

• бумажные документы вывезены из офиса компании

• время на поиск документа сокращено в 8 раз

Особенности:

В процессе выполнения работ были выявлены факты отсутствия станиц оригиналов договоров,

нарушения унификации названий контрагентов и другие нарушения в ведении бухучета

Агропредприятие. Архив бухгалтерии

Заказчик: Торгово-развлекательный комплекс в г. Киеве. Общая площадь - 70 000 м².

Задача:

Обеспечение оперативного доступа техническим службам комплекса к проектной и рабочей

документации для проведения ремонтно-технических, строительных работ.

Выполненные

работы:

• отсканированы документы форматов А4 - 3*А0

• создан реестр проектной документации комплекса

Результат:

• круглосуточный доступ к технической документации оперативным техническим службам

• проведена инвентаризация имеющейся документации

• обеспечена сохранность оригиналов документов за счет использования их электронных копий

Особенности:

разделение документов разного формата одной папки перед сканированием (по типам применяемых

сканеров) с последующим их объединением.

Торгово-развлекательный комплекс

Спасибо! MMI Group

ул. Ильинская, 8, 3-й подъезд, БЦ Ильинский»

Киев, 04070

тел.: +38 (044) 237-70-81 e-mail: info@mmigroup-it.com

www.mmigroup-it.com