Sak/arkiv og KostraMuligheter og begrensninger

Ragnar Sturtzel2011-11-01

EDB Sak og Arkiv (ESA)

• Noark 5 arkiv• Generelle saksbehandling

– Sakstyper, saksgang/milepæler, frister• Moduler for tekniske saksarter (bygg, plan og deling)

– Metadata tilpasset disse• Integrert med kart, matrikkel, tekstbehandlere, scanning, …• Alle funksjoner tilgjengelige via grensesnitt• Geolok 1, Geolok 2, GeoIntegrasjon• …

Saksart

• De enkelte saksartene har utvidede metadata i forhold til Noark:– Byggesak med eiendom, bygning, tilsyn, dispensasjoner m.m.,

bl.a. ut i fra ByggSøk– Delingssak (kartforretninger etc.) med eiendomslister– Plansak med data bl.a. ut i fra datamodell digitalt planregister– m.fl.

Sakstyper

• Sakstyper kan defineres fritt• Knyttet opp mot en saksgangsmal (saksprosess)• Søkbare metadata, kan ta ut statistikk pr. sakstype

Saksgang

• Milepæler– Kan arve fra verktøykasse– Kan da finne alle saker med aktuell milepæl

• Frister• Skille mellom interne og eksterne aktiviteter

– Ekstern aktivitet er f.eks. vente på svar, mer dokumentasjon• Kan ta ut statistikkdata om behandlingstid fra saksgang• Kan bruke milepæler for å angi om det har vært nødvendig med

tilleggsdokumentasjon, har vært nye runder etc.• Benyttes bl.a. av Plandialog

Korrespondanse

• Sendt til/fra• Dokumenter

– Dokumentkategori– Dokumentmal (bruk av mal

for pålegg indikerer dette)• I kombinasjon med sakstype

Utvalgsbehandling

• Delegerte eller politiske vedtak• Metadata for resultat

– Godkjent– Ikke godkjent (avslag)

Skjema 20 Bygg

• C1, C2 (mottatte søknader, fattede vedtak)– Sakstyper (men vi skiller ikke lenger mellom de fire siden

prosessen er svært lik (en eller to milepæler settes heller som «uaktuell»))

– Milepæler• C3 (typer)

– a til d (klager til fylkesmann, tillatelser)via milepæler

– e til f (dispensasjoner) via metadata, mendigitalt planregister legger ikke opp åregistrere e (byggesaksbestemmelser)

Skjema 20 Bygg 2

• C5 saksbehandlingstid– Data fra saksgang– Men reglene for utregning kan medføre mye manuelt arbeid

• C6 mangelfulle søknader– Sakstype, milepæler eller dokumenter

• C7 overskredet saksbehandlingstid– Som for C5

Skjema 20 Bygg 3

• C8 bygging i LNFR– Metadata registreres ikke– Ikke i ByggSøk– Ikke i datamodell for digitalt planregister

• C9 bygging i 100-metersbeltet langs saltvann– Som for C8

• C10, C11 dispensasjoner– Kan tas fra dispensasjon i ESA– Avslag ikke i datamodell for digitalt planregister

Skjema 20 Bygg 4

• C12 eldre og fredede bygg– Manuelt, gjelder få, evt. tilleggsinfo

• C13, 14 tilsyn– Tilsyn registreres– Men ikke fordelt ut i fra Kostraklassene

Skjema 20 Bygg 5

• D2 saksbehandlingstid– Som for byggesaker – sakstype og saksgang

• F motorferdsel i utmark– ESA har foreløpig ikke egen saksart for dette, derfor ikke egne

metadata – fagapplikasjon gir best mulighet for datauttrekk– Sakstype gir mulighet for å skille ut– Dokumentkategorier eller maler i sakene gir indikasjon på

resultat, kan også registrere resultat på delegert vedtak

Skjema 20 Plan

• B2 antall planer– Sakstyper og saksgang

• B4 saksbehandlingstid– Som for byggesaker

• B5 antall planer på høring– Saksgang– Innsigelse fra korrespondanse, digitalt planregister

(hovedsakelig vedtatt med innsigelse i dette)

Skjema 20 Plan 2

• B6, B7 innsigelser– Fra korrespondanse– Avsender matcher ikke Noark– Hensyn registreres ikke, kan være flere pr. innsigelse, må tolke

teksten – burde avsender rapportert disse i stedet?

Skjema 20 Plan 3

• B8, B9, B10, B11, B12 vern og særlige hensyn– Må tas manuelt, ikke støttet av datamodell digitalt planregister– Tas evt. ut av kartet når det gjelder «gjeldende», kartet har

generelt ikke historikk og da heller ikke «i år»

Saksbehandlingstid byggesak

Starttidspunkt: Antall kalenderdager regnes fra den dato søknaden er registrert mottatt.Sluttidspunkt: Når vedtak er sendt. For saker som behandles i flere trinn, skal sluttidspunkt settes når rammetillatelse eller avslag er gitt.Dersom en søknad som er registrert mottatt viser seg å være ufullstendig, skal den tid som kommunen bruker til meddele søker dette, regnes med. Tid som deretter går med til nødvendig feilretting eller supplering av opplysninger skal ikke inkluderes i gjennomsnittsberegningen.Dersom en søknad som er registrert mottatt, viser seg å ha så store feil og mangler at saken må sendes tilbake til ansvarlig søker, vil starttidspunktet være når ny fullstendig søknad blir mottatt av kommunen.

Saksbehandlingstid grunneiendom

Det spørres etter hvor mange saker som har saksbehandlingstid lengre enn 16 uker, og hvor den forlengede saksbehandlingstiden ikke skyldes følgende årsaker:• Saksbehandlingstiden begynner ikke å løpe før forskuddspliktige gebyr er betalt.• Når det er nødvendig med tillatelse etter plan- og bygningsloven eller seksjoneringsvedtak for å få saken

matrikkelført, løper ikke saksbehandlingstiden før tillatelsen eller vedtaket foreligger.• Fristen forlenges for den tiden som går med til tinglysing og supplering av opplysninger fra rekvirenten.• Saksbehandlingstiden løper ikke når føringen blir påklaget eller når føringen er avhengig av avgjørelse i

klagesak.• Fristen forlenges for den tiden som går med til utsettelse med hjemmel i § 39 andre ledd.• Kommunen kan dessuten forlenge fristen med ytterligere fire uker dersom dette er nødvendig for å få

parter til å møte til oppmålingsforretningen.• Kommunestyret selv kan i forskrift vedta at saksbehandlingstiden ikke løper i en bestemt tid om

vinteren.

Saksbehandlingstid regulering

For beregning av saksbehandlingstid skal reglene i § 1 i "Forskrift om tidsfrister, og sanksjoner ved overskridelse av fristene, for private forslag til detaljregulering etter § 12-11 i plan- og bygningsloven« legges til grunn (http://www.lovdata.no/for/sf/md/md-20100611-0815.html ). Planforslag som ikke omfattes av reglene som gjelder for private planforslag, skal ikke regnes med.• Starttidspunkt: Antall kalenderdager skal beregnes fra det tidspunkt et planforslag har kommet inn

(dato for journalføring). Et planforslag skal oppfylle definisjonen av reguleringsplan, og eventuelt utfyllende krav fra kommunen. Dersom kommunen finner at materialet ikke tilfredsstiller kravene, medregnes den tiden som har gått inntil kommunen meddeler forslagsstiller dette. Tid som deretter går med til å skaffe nødvendig materiale skal ikke inkluderes.

• Sluttidspunkt: Sluttvedtak i kommunestyret, jf. PBL-08, § 12-12. Eventuell behandling av planene etter sluttvedtaket i kommunen skal tas ikke med i saksbehandlingstida.

• Gjennomsnittlig saksbehandlingstid beregnes på grunnlag av alle forslagene som det er gjort sluttvedtak på i løpet av rapporteringsåret, også saker hvor det har vært innsigelser. Planer med mindre vesentlige endringer skal ikke regnes med.

Tidsperspektiv (TTT)

• Det kommer nye krav i Kostra• Leverandørene informeres (!)• Kravene legges inn i planene for ny versjon• Utvikling, test

– Ny versjon ca. en gang i året (revisjoner oftere)• Kommunene får ny versjon installert

– Mange gjør dette annet hvert år eller sjeldnere• Først året efter får man data inn som kan avleveres automatisk• Da har det kanskje gått 4 år…

Anbefalinger

• Alle rapportkrav må kunne tas maskinelt:– Se på hvordan de er definert:

• Er OK? Bør omformuleres? Bør fjernes?– Hva er mulig i forhold til Noark (ref. innsigelser m.m.)– Hva er mulig i forhold til planregister (bl.a. se på datamodell

for dispensasjoner – tas ut herfra og gjøres generell også for byggesak)

– Saksbehandlingstid – ikke så mye hvis såfremt i fall• Kanskje god nok statistikk selv om sære unntak

«ignoreres»

Anbefalinger 2

• Alle rapportkrav må kunne tas maskinelt, forts:– SSB bør se på GeoIntegrasjonsprosjektet, sette seg ned med

leverandører, KS og utvalgte kommuner– Hva skal hentes ut av systemene (tjenestesnitt)?– Hva skal da registreres inn i systemene?– Gjøre noe med ByggSøk og andre inn-systemer?– Bør innsigelser rapporteres fra de som sender innsigelsene?

Anbefalinger 3

• Alle rapportkrav må kunne tas maskinelt, forts:– Utvide fasetyper fra GI (høring, klage) med f.eks.:

• Venter på dokumentasjon• Venter på ny søknad (f.eks. søknad om midlertidig

brukstillatelse)– Standard saksgang?

• Gjelder milepæler som skal rapporteres / gis innsyn i• Ønske også i forbindelse med planinnsyn, byggesaksinnsyn• Mye, men ikke alt gitt av lover og forskrifter

Anbefalinger 4

• Alle rapportkrav må kunne tas maskinelt, forts:– Det hjelper ikke om fagsystemet kan registrere data hvis ikke

saksbehandlerne ser poenget av å registrere!

– Stabilitet i rapporteringen over tid!