Upload
ruslanrukmansyah
View
1.977
Download
19
Embed Size (px)
DESCRIPTION
inovasi
Citation preview
Inovasi Layanan Inovasi Layanan pada LPSE Provinsi Jawa Baratpada LPSE Provinsi Jawa Barat
Balai LPSE Provinsi Jawa Barat2011
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
KEPALAKEPALA
JabatanJabatanFungsionalFungsional
KasiKasiLayananLayananInformasiInformasi
KasiKasiPendayagunaanPendayagunaan dan Dukungan dan Dukungan
TIKTIK
KasubagKasubagTata UsahaTata Usaha
Admin (Sistem, Admin (Sistem, Aplikasi, dan Aplikasi, dan Jaringan) 3Jaringan) 3
HelpHelpddeskesk (5) (5)VerifikatorVerifikator (3) (3)
PrakomPrakom (0) (0)ArsiparisArsiparis (0) (0)
Pengelolaan Pengelolaan KeuanganKeuangan & & Barang (1)Barang (1)
Personil LPSE [1]Personil LPSE [1]
IKA MARDIAHDEDI KUSWANDI
3
TATA BINA UDIN
ANDHY PURWOKO
Kepala Balai LPSE
Kasubag Tata Usaha
Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK
Kasi Layanan Informasi
Personil LPSE [2]Personil LPSE [2]
helpdesk verifikator
4
Dari Darohman
Ruslan
Rachmat T.
SyariefHendra
Tanti Sulianti
Eka Zulandari
Dadang H.
Personil LPSE [3]Personil LPSE [3]
Admin Tata usaha
5
Admin Sistem
Rachmad H.
Fera Tri Hartanti
Admin Aplikasi
Asep Suryadi
Admin Jaringan
Margo Raharjo
Staf Administrasi
Peningkatan Layanan Registrasi Peningkatan Layanan Registrasi dan Verifikasi Rekanan dan Verifikasi Rekanan
Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat
6
1. 1. Perubahan ProsesPerubahan Proses
Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana pada Subbag TU serta semua pejabat struktural);
Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanan sebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan);
Menetapkan SOP Layanan;
Menanamkan semangat layanan: ikhlas;
Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari (meeting staff pagi dan sore).
7
Proses Alur Penerimaan RekananProses Alur Penerimaan Rekanan8
Pengecekan di Ruang HelpdeskPengecekan di Ruang Helpdesk9
Apakah Sudah Registrasi Online ?Apakah Sudah Registrasi Online ?
Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding.
Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report.
10
Home Pakar ReportHome Pakar Report11
Fitur Pencarian RekananFitur Pencarian Rekanan12
Hasil Pencarian RekananHasil Pencarian Rekanan13
Apakah Dokumen Sudah Apakah Dokumen Sudah Lengkap/Sesuai ?Lengkap/Sesuai ?
Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi.
Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan
14
15
Ceklist Kelengkapan DokumenCeklist Kelengkapan DokumenNo Uraian Asli Copy Keterangan
1 - Formulir Keikutsertaan
- Penunjukan Admin
2 - Surat Kuasa
- Pengangkatan Pegawai
- KTP Kuasa/Pembawa Dokumen
3 - Formulir Pendaftaran 4 KTP Direktur
5 NPWP Perusahaan
6 - SIUP
- IUJK
- SBU
- PAK - PAB
- IUI/TDI
7 TDP
8 - SITU
- DOMISILI
- HO/IG/UUG
9 - PKP 10 - Akta
- Kepmenkumham
- Map
Rekanan yang Telah DisetujuiRekanan yang Telah Disetujui
Nomor Antriannya dipanggil,
Dokumen asli dikembalikan
Mendapat kartu tanda lolos.
16
2. Dukungan Peralatan dan 2. Dukungan Peralatan dan AplikasiAplikasi
Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor,
Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikan dokumen,
Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk,
Lembar checklist,
Komputer di masing-masing verifikator (3 unit)
Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekan rekanan adalah Pakar Report
17
Banner Syarat VerifikasiBanner Syarat Verifikasi18
Banner Cara Mendaftar dan Meja Banner Cara Mendaftar dan Meja di Lobbydi Lobby
19
3. Kebutuhan Biaya3. Kebutuhan Biaya
Membuat banner 2 @ Rp. 70.000,-= Rp. 150.000,-
Membuat kartu antrian Rp. 100.000,-
Meja layanan helpdesk: Rp. 9.000.000,-
Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia)
Kertas untuk checklist persyaratan Rp. 2.500.000,- (untuk perbanyakan formulir selama 1 tahun)
Cetak kartu lolos verifikasi Rp. 2.500.000,- (untuk 2.500 rekanan/tahun).
Buku Tamu Rp. 300.000 (6 buah per tahun)
20
4. Manfaat4. Manfaat
Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan);
Meningkatkan semangat kerja;
Membangun kekompakan tim
21
5. Durasi Waktu Implementasi5. Durasi Waktu Implementasi
Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret 2011
22
6. Tantangan yang Dihadapi6. Tantangan yang Dihadapi
Jumlah rekanan yang mendaftar setiap minggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personil helpdesk (3) dan verifikator (3);
Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai;
Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e-mail, sehingga konfirmasi e-mail dari sistem ke Rekanan terlambat diterima
23
Sarana dan PrasaranaSarana dan Prasarana
24
Peralatan KerjaPeralatan Kerja25
Front OfficeFront Office26
Ruang HelpdeskRuang Helpdesk27
Ruang Tunggu dan Ruang BiddingRuang Tunggu dan Ruang Bidding28
Ruang VerifikatorRuang Verifikator29
Meja Pemeriksaan Kelengkapan Meja Pemeriksaan Kelengkapan DokumenDokumen
30
Pelayanan VerifikasiPelayanan Verifikasi31
Klarifikasi DokumenKlarifikasi Dokumen32
Ruang MeetingRuang Meeting
04/13/23 33
Terima Kasih
Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung
No. Tlpn/Fax : 022-2536093/022-82521053(022) 61114013 (mobile)
E-mail : [email protected]@lpse.jabarprov.go.id
34