Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-Retail

CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM

A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến Nghé, Quận 1, TP HCM

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737

W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn

Page 1 of 106

RETAIL CRM USER GUIDE V1

MỤC LỤC

RETAIL CRM USER GUIDE V1 ............................................................................................................................................................................... 1

I.1 Ý nghĩa các phân hệ ...................................................................................................................................................................................... 4

II. QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ SALES DÀNH CHO B2C ....................................................................................................................................... 5

II.1 Quy trình tổng quan....................................................................................................................................................................................... 5

II.2 Nhập thông tin sản phẩm ............................................................................................................................................................................... 6

II.3 Tạo phiếu nhập kho ..................................................................................................................................................................................... 11

II.4 Tạo phiếu chuyển kho (Xuất kho) ............................................................................................................................................................... 17

II.5 Bán hàng ...................................................................................................................................................................................................... 23

III. QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ SALES DÀNH CHO B2B ..................................................................................................................................... 29

III.1 Sơ đồ tổng quan ........................................................................................................................................................................................... 29

III.2 Nhập thông tin khách hàng tiềm năng ......................................................................................................................................................... 30

III.3 Chăm sóc khách hàng tiềm năng ................................................................................................................. Error! Bookmark not defined.

III.4 Bán hàng ...................................................................................................................................................................................................... 35

IV. QUẢN LÝ BÁO CÁO .................................................................................................................................................................................... 54



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 2 of 106

IV.1 Báo cáo quản lý tồn kho .............................................................................................................................................................................. 55

IV.2 Báo cáo khác ............................................................................................................................................................................................... 56

V. QUẢN LÝ TÌM KIẾM ................................................................................................................................................................................... 73

V.1 Tìm kiếm nhanh .......................................................................................................................................................................................... 73

V.2 Tìm kiếm nâng cao ...................................................................................................................................................................................... 75

VI. QUẢN LÝ MÀN HÌNH LÀM VIỆC CRM ................................................................................................................................................... 78



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 3 of 106



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 4 of 106

I. Ý nghĩa các phân hệ

STT Từ ngữ, khái niệm Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú

1 Lead (KH tiềm năng) Là những KH có quan tâm đến DV-SP của cty

2 Clients (KH chính thức) Là những KH đã có ít nhất 1 lần sử dụng DV-SP của cty

3 Contacts (Người liên hệ) Là các cá nhân trong 1 Tổ chức mà nhân viên của khách hàng có quan hệ quen biết hoặc cùng

làm việc.

4 Sales Transaction Là thương vụ, cơ hội giữa công ty – khách hàng về SP-DV của cty

5 Receipt Note (Nhập kho) Là phiếu nhập hàng khi có hàng hóa mới về kho

6 Transfer Note (Xuất kho) Là thông tin chuyển hàng, xuất kho sản phẩm

7 Group Product Là nhóm các sản phẩm

8 Product Là sản phẩm của công ty

9 Báo cáo (Reports) Là báo cáo lại doanh số đạt được, quản lý tồn kho và thông kê lại những vụ việc hàng tháng,

năm…. Theo yêu cầu của quản lý.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 5 of 106

II. QUY TRÌNH BÁN HÀNG DÀNH CHO B2C (RETAIL)

II.1 Quy trình tổng quan

Thao tác: Home -> More -> Filter menu by -> Sales Management

Sản phẩm

Nhập Kho

Chuyển Kho

Bán hàng Báo cáo



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 6 of 106

II.2 Nhập thông tin sản phẩm

Bước Thao tác Hình minh họa

1 Vào Menu

Chọn

Products

Create

Products



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 7 of 106

2 Màn hình

tạo

Products

xuất hiện.

Điền đầy

đủ thông

tin và nhấn

nút

để lưu.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 8 of 106

3

Màn hình

chi tiết sau

khi tạo

Product.

Chọn để chỉnh sửa thông tin sản phẩm . Nhấp nút nếu muốn nhân bản thành 1 sản phẩm

mới (dành cho trường hợp cần tạo một sản phẩm mà có thông tin gần giống sản phẩm này)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 9 of 106



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 10 of 106

4 Xem

những

Products

(Sản phẩm)

đã tạo:

Products -

> View

Products

Thao tác 1:

Thao tac 2: Chọn sản phẩm cần xem taị danh sách sản phẩm, màn hình chi tiết sản phẩm sẻxuất hiện.

Nếu danh sách sản phầm nhiều làm khó tìm thấy sản phẩm cần thiết, hãy dùng chức năng tìm kiếm

để hệ thống lọc bớt danh sách. (Xem hướng dẫn tìm kiếm ở dưới)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 11 of 106

II.3 Tạo phiếu nhập kho (Nhập sản phẩm vào kho)


Bước 1: Vào Menu

Chọn

Receipt

Notes

Create

Receipt

Notes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 12 of 106

Bước 2: Màn hình

tạo Receipt

Notes xuất

hiện. Nhập

thông tin

và chọn

sản phẩm

nhập kho.

Chọn sản phẩm

Khi nhấn vào Cửa sổ chọn sản phẩm hiện ra.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 13 of 106

Khi nhấp các sản phẩm được chọn sẻ đổ ra giao diện.

+ Quantity: Số lượng nhập kho.

+ Price: Đơn giá

+ Amount: Tổng giá trị (= Price * Quantity)

+ Nút Del: Nếu muốn bỏ sản phẩm đó khỏi phiếu nhập.

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn để lưu thông tin nhập kho.

Lưu ý

+ Nếu nhập kho thành công, số lượng sản phẩm trong kho sẻ tăng lên.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 14 of 106

Bước 3:

Màn hình

chi tiết sau

khi tạo

Receipt

Notes

Chọn để chỉnh sửa thông tin phiếu nhập kho . Nhấp nút nếu muốn tạo một phiếu nhập

kho mới. (Trường hợp phiếu nhập mới gần giống phiếu cũ).



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 15 of 106

Bước

4

Xem

những

Phiếu nhập

kho đã tạo:

Receipt

Notes -

>View

Receipt

Note

Nhấp chọn xem chi tiết



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 16 of 106

Sử dụng chức năng tìm kiếm sẻ tìm nhanh hơn.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 17 of 106

II.4 Tạo phiếu chuyển kho (luân chuyển số lượng sản phẩm giữa các cửa hàng).


Bước 1: Vào Menu

Chọn

Transfer

Notes

Create

Transfer

Notes



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 18 of 106

Bước 2: Màn hình tạo

Transfer

Notes xuất

hiện. Nhập

các thông tin

cần thiết:

+Name: Tên phiếu chuyển

+Code: Mã phiếu

+Source Shop: Kho nguồn, kho để lấy hàng chuyển.

+Destination Shop: Kho để chuyển đến.

+Date: Ngày chuyển.

+Categories, Metal, Product Code, Serial Number: Các tiêu chí để lọc sản phẩm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 19 of 106

Khi nhấn vào Cửa sổ chọn sản phẩm hiện ra. Hệ thống sẻ lọc ra và chỉ hiện thị các sản phẩm

dựa vào các tiêu chí lọc nhập ở trên.


+ Quantity: Số lượng sản phẩm chuyển kho.

+ Price: Đơn giá



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 20 of 106


+ Nút Del: Nếu muốn bỏ sản phẩm đó khỏi phiếu chuyển.

Bước

3

Điền đầy đủ

thông tin rồi

chọn Save

Lưu ý:

+ Khi lưu phiếu thành công, số lượng sản phẩm đã chuyển đi trong kho nguồn sẻ bị trừ đi số lượng tương ứng đã

chuyển đi.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 21 of 106

+ Số lượng các sản phẩm trong kho đích sẻ được tăng lên bằng số lượng sản phẩm được nhận



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 22 of 106

Bước 4:

Xem những

Transfer

Note đã tạo:

Transfer

Notes ->

View

Transfer

Note

B1:

B2: Màn hình chi tiết xuất hiện, nhấp chọn xem chi tiết



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 23 of 106

II.5 Bán hàng


1 Chọn Menu

Sales

Transactions

Create

Retail

Transactions



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 24 of 106

2 Màn hình chi

tiết hiện ra,

Nhập thông tin

khách hàng và

chọn sản phẩm

bán




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 25 of 106


+ Quantity: Số lượng sản phẩm cần bán.

+ Price: Đơn giá


+ Nút Del: Nếu muốn bỏ sản phẩm đó khỏi giao dịch.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 26 of 106

3 Sau khi nhập

đầy đủ thông

tin như hình

bên rồi Nhấn

nút Save để lưu

lại thông tin.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 27 of 106

4 Giao diện chi

tiết phiếu giao

dịch

Các lưu ý:

+ Khi lưu thành công, số lượng sản phẩm trong kho/ (cửa hàng bán) sẻ được tự động tính lại (trừ đi số

lượng sản phẩm đã bán tương ứng).

+ Nếu thông tin của KH (Clients) chưa có, hệ thống sẻ tự động tạo mới và lưu vào Clients (hệ thống sẻ

dựa vào tiêu chí SĐT để kiểm tra bắt trùng thông tin KH).

+ Nếu thông tin KH đã có, hệ thống sẻ cập nhật lại thông tin KH có sẵn trong hệ thống.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 28 of 106

QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG B2C THÀNH

CÔNG



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 29 of 106

III. QUY TRÌNH BÁN HÀNG DÀNH CHO B2B

Thao tác:Home -> More -> Filter menu by -> Sales Management

III.1 Sơ đồ tổng quan

Lead Chăm sóc Cơ hội Chăm sócChốt cơ

hội



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 30 of 106

III.2 Nhập thông tin khách hàng tiềm năng

Bước Thao tác Hình Minh họa

1 Chọn Menu Leads

Create Lead



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 31 of 106

2 Sau khi nhập đầy đủ thông

tin như hình bên rồi Nhấn

nút Save để lưu lại thông

tin khách hàng tiềm năng.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 32 of 106

3 Màn hình chi tiết sau khi

lưu.

Ta có thể chỉnh sửa hoặc Duplicate học viên này lên tương tự những phần trước.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 33 of 106

4

Xem DS khách hàng tiềm

năng

Danh sách khách hàng tiềm năng hiện ra:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 34 of 106



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 35 of 106

III.3 Bán hàng

III.3.1 Quy trình bán hàng cho Leads (KH Tiềm năng)


1

Tạo mới KH Tiềm

năng (Leads)

Lead->Create Lead

Giả sử cần tạo một Lead là Mr. Bùi Cao Học

Trên giao diện tạo mới Lead, điền các thông tin cần thiết và lưu lại



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 36 of 106

Khi lưu thành công, hệ thống sẻ đưa đến trang thông tin chi tiết của KH vừa mới được tạo



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 37 of 106

Lưu ý

+ Trường hợp tạo KH chỉ phát sinh khi KH đó chưa được lưu trong hệ thống. Nếu KH đó đã có trong hệ



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 38 of 106

thống rồi, thì chỉ cần vào xem thông tin chi tiết của KH đó, không cần phải tạo mới nữa.

+ Để nhanh chóng tìm thấy KH cần,hãy dùng chức năng tìm kiếm của hệ thống (xem hướng dẫn tại đây)

2 Chăm sóc Lead Trong giao diện chi tiết của KH, chọn subpanel “Activities”

Nhấn nếu muốn tạo cuộc hẹn với KH, chọn nếu muốn đặt thời gian gọi điện cho

KH.

Ví dụ: cần tạo một cuộc hẹn với KH này vào khoảng 3h chiều nay tại café Nắng Tím. Nhấn vào

để hiển thị giao diện tạo cuộc hẹn với KH



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 39 of 106

-Subject: Chủ đề cuộc hẹn

-Status: Trạng thái của cuộc hẹn

+Planned: Đang lập kế hoạch

+Held: Đã gặp thành công

+Not Held: Cuộc hẹn bị hủy.

-Start Date: Thời gian hẹn.

-Location: địa điểm

Nhấn để lưu lại.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 40 of 106

Sau khi cuộc hẹn thành công, vào cập nhật trạng thái lại là Held

+Cập nhật status lại là held



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 41 of 106

+Nhập nội dung hoặc ghi chú cuộc gặp mặt tại Description

+ Nhấn “Save” để lưu lại.

Kết quả cuộc hẹn sẻ được chuyển và lưu lại trong subpanel “History” với trạng thái là Held

Chú ý:

+Với các hoạt động chăm sóc khách hàng khác cũng tương tự như trên,

+ Nếu KH liên hệ trực tiếp mua hàng, sẻ không cần thông qua bước chăm sóc này.

+Nếu KH đồng ý mua hàng, chuyển qua bước tiếp theo. Nếu vẫn chưa có nhu cầu, sẻ tiến hành chăm

sóc tiếp (hoặc bỏ qua nếu khách hàng thấy thực sự không cần mua hàng)

3

Lập phiếu bán

Nếu KH có như cầu mua hàng của công ty, hãy lập phiếu bán hàng cho KH

Trên giao diện thông tin chi tiết của KH được chọn. Trên subpanel chọn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 42 of 106

hàng cho KH để hiện thị giao diện bán hàng cho KH.

Giao diện Phiếu bán hàng hiện ra, với thông tin KH đã được điền sẵn tự động. Nhập các thông tin cần

thiết khác:

+ Shop: cửa hàng bán sản phẩm

+ Status: Tình trạng trả phí (Paid: Đã trả, UnPaid: Chưa trả)

+ Exchange Rate: tỷ giá ngoại tệ (để tính ra tiền ngoại tệ khi báo cáo).

+ Sales Stage: Tình trạng của phiếu bán hàng.

+ Lead Soucre, Campaign: Nguồn khách hàng, chiến dich mà KH này biết để đến với công ty.

+ Assigned to: Nhân viên bán hàng.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 43 of 106




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 44 of 106



+ Price: Đơn giá



Giao diện chi tiết của Phiếu bán hàng khi lưu



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 45 of 106

Trạng thái Sales Stage mặc định sẻ là “Prospesting”.

Khi lưu phiếu bán hàng, sẻ có 2 trường hợp:

+ Khách hàng đã thực sự đồng ý với phiếu bán hàng này (đồng ý mua hàng). Nhân viên cập nhật trạng

thái là Sales Stage là “Closed Won” để chốt quy trình bán hàng cho KH này. Kết thúc quy trình bán hàng cho

Leads.

+ Nếu khách hàng vẫn chưa có “biểu hiện” gì, để trạng thái Sales Stage mặc định và tiến hành bước tiếp

theo của quy trình bán hàng : Chăm sóc KH.

4 Chăm sóc KH lần

2

Bước này dành cho trường hợp đã lập phiếu bán hàng, mà KH vẫn chưa đồng ý mua hàng (chưa bán được sản

phẩm), nhân viên tiến hành các thao tác Chăm sóc KH để tìm hiểu nguyên nhân và tư vấn cho KH để KH mua

sản phẩm của công ty.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 46 of 106

Quy trình chăm sóc KH, tương tự như bước 2.

5 Kết quả quy trình

bán hàng.

Sau quá trình chăm sóc KH ở trên, có 3 trường hợp xảy ra:

+Khách hàng đồng ý mua hàng: Nhân viên vào hệ thống, chọn phiếu bán hàng đó, và cập nhật trạng thái

lại Sales Stage là Closed Won. Bán hàng cho Leads thành công. Quy trình kết thúc

+Khách hàng không đồng ý mua hàng: Nhân viên cập nhật Sales Stage lại là Closed Lost. Bán hàng thất

bại. Quy trình kết thúc.

Trong subpanel Sales Transaction tìm cơ hội bán hàng, rồi nhấn Edit

Trên giao diện cập nhật phiếu bán hàng, cập nhật trạng thái cho Sales Stage cho từng trường hợp và lưu lại



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 47 of 106

+Khách hàng chưa đưa ra ý kiến gì: Nhân viên tiếp tục quay về bước 4, tiếp tục chăm sóc cho KH

III.3.2 Quy trình bán hàng cho Clients


1

Tìm KH cần bán. .

Clients-> View

Clients

Trên giao diện danh sách Clients , chọn KH cần bán hàng.

Mách nhỏ

+ Để nhanh chóng tìm thấy KH cần,hãy dùng chức năng tìm kiếm của hệ thống (xem hướng dẫn tại đây)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 48 of 106

2

Nhấn vào

để vào giao diện tạo

phiếu bán hàng.

Điền các thông tin

cần thiết.

Giao diện thông tin chi tiết của KH được chọn sẻ hiện ra. Trên subpanel chọn

để hiện thị giao diện bán hàng cho KH.

Giao diện Phiếu bán hàng hiện ra, với thông tin KH đã được điền sẵn tự động. Nhập các thông tin cần

thiết khác:

+ Shop: cửa hàng bán sản phẩm

+ Status: Tình trạng trả phí (Paid: Đã trả, UnPaid: Chưa trả)

+ Exchange Rate: tỷ giá ngoại tệ (để tính ra tiền ngoại tệ khi báo cáo).

+ Sales Stage: Tình trạng của phiếu bán hàng.

+ Lead Soucre, Campaign: Nguồn khách hàng, chiến dich mà KH này biết để đến với công ty.

+ Assigned to: Nhân viên bán hàng.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 49 of 106




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 50 of 106

Chọn sản phẩm



+ Price: Đơn giá



Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết còn lại và lưu lại. Nhấn để lưu lại.

Khi lưu thành công, trên subpanel Sales Transactions của KH sẻ có dòng lưu phiếu bán hàng.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 51 of 106

Trạng thái Sales Stage của phiếu bán hàng mặc định sẻ là “Prospesting”.

Khi lưu phiếu bán hàng, sẻ có 2 trường hợp:

+ Khách hàng đã thực sự đồng ý với phiếu bán hàng này (đồng ý mua hàng). Nhân viên cập nhật trạng

thái là Sales Stage là “Closed Won” để chốt quy trình bán hàng cho KH này. Kết thúc quy trình bán hàng cho

Leads.

+ Nếu khách hàng vẫn chưa có “biểu hiện” gì, để trạng thái Sales Stage mặc định và tiến hành bước tiếp

theo của quy trình bán hàng : Chăm sóc KH.

3 .Chăm sóc KH Dành cho trường hợp KH đó chưa có nhu cầu mua sản phẩm trên. Nhân viên tiến hành các hoạt động chăm sóc

KH để tư vấn thêm cho KH về sản phẩm của công ty.

Quy trình chăm sóc cho KH giống như chăm sóc cho KH Tiềm năng ở trên (Leads).

4 Kết quả quy trình

bán hàng.

Sau quá trình chăm sóc KH ở trên, có 3 trường hợp xảy ra:

+Khách hàng đồng ý mua hàng: Nhân viên vào hệ thống, chọn phiếu bán hàng đó, và cập nhật trạng thái

lại Sales Stage là Closed Won. Bán hàng thành công. Quy trình kết thúc

+Khách hàng không đồng ý mua hàng: Nhân viên cập nhật Sales Stage lại là Closed Lost. Bán hàng thất



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 52 of 106

bại. Quy trình kết thúc.

Trong subpanel Sales Transaction tìm cơ hội bán hàng, rồi nhấn Edit

Trên giao diện cập nhật phiếu bán hàng, cập nhật trạng thái cho Sales Stage cho từng trường hợp và lưu lại

+Khách hàng chưa đưa ra ý kiến gì: Nhân viên tiếp tục quay về bước 3, tiếp tục chăm sóc cho KH

III.3.3 Các lưu ý của quy trình bán hàng B2B

+ Khi bán hàng cho KH Tiềm năng (Leads), nếu phiếu bán hàng có trạng thái Sales stage là Closed Won, thì Lead đó sẻ tự động được

nâng cấp lên Clients.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 53 of 106

+ Khi bán hàng thành công (Sales stage là Closed Won), số lưởng sản phẩm trong kho tương ứng sẻ bị trừ bớt đi.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 54 of 106

IV. QUẢN LÝ BÁO CÁO

Home -> More -> Filter menu by -> Report manager



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 55 of 106

IV.1 Báo cáo quản lý tồn kho


1

Vào Menu: Stock List

2

Tìm sản phẩm, cửa hàng

cần báo cáo ->Search

Product: Loại sản phẩm cần lọc

Shop Name: Chọn cửa hàng cần xem thông kê.

Year: Năm thống kê



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 56 of 106

Month: Tháng thống kê.

3 Kết quả báo cáo

Trong đó:

+ Product: Tên sản phẩm

+ Shop Name: Tên cửa hàng

+ Month: Tháng

+ Year : Năm

+ Begin Quantity: Số dư đầu kỳ

+ Import Quantity: Tổng nhập

+ Sell Export Quantity: Tống xuất bán

+ Tranfer Export Quantity: Tổng xuất chuyển

+ End Quantity:Số dư cuối kỳ

IV.2 Báo cáo khác



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 57 of 106


1 Vào Menu chọn

Other Report

2

Chọn báo cáo



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 58 of 106

3

Chọn Thông tin

cần báo cáo

4

Kết quả báo cáo

IV.3 Xem báo cáo động




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 59 of 106

1 Vào Menu chọn:

Reports ->View

Reports



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 60 of 106

2 Sau khi nhấp chọn thì

xuất hiện màn hình

danh sách các báo cáo

3 Tại màn hình danh sách

các Báo cáo (Reports)

ta nhấp chọn vào phần

Tìm kiếm nâng cao để

lọc những điều kiện tìm

kiếm theo nhu cầu sử

dụng.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 61 of 106

Chọn những tiêu chí cần lọc ra kết quả tìm kiếm.

+Title: Tiêu đề báo cáo.

+Module: Module mục tiêu của báo cáo

+Report type: Loại báo cáo

+Assigned to: Nhân viên tạo báo cáo

+Report scope: phạm vi của báo cáo



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 62 of 106

B3: Sau khi lọc ta có kết quả như sau: (Ở đây ta lọc những kết quả theo module Sales Transactions)

Chọn báo cáo cần xem

4 Chọn báo cáo cần xem

(ở đây ta chọn báo cáo:

Danh số bán hàng theo

khách hàng)

Giao diện thông tin chi tiết và bộ lọc của báo cáo xuất hiện



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 63 of 106



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 64 of 106

Các Tiêu chí lọc:

Sales Transactions >Date : Ngày giao dịch, với các tùy chọn thêm:

+ On : lọc theo ngày xác định, (người dùng chọn)

+ Before: chỉ lấy ra thông tin có ngày giao dịch trước ngày (người dùng

nhập)

+ After: chỉ lấy ra thông tin có ngày giao dịch sau ngày (người dùng nhập)

+ Is Between: lọc ra trong khoảng thời gian (do người dùng nhập)

+ Not On: lấy ra những giao dịch có ngày không phải là ngày được nhập

+ Is Empty: có ngày giao dịch rỗng

+ Is Not Empty: Không rỗng

+ Yesterday: Ngày hôm qua

+ Today: ngày hôm nay

+ Tomorrow: ngày mai

+ Last 7 Days, Next 7 days:7 ngày trước, 7 ngày sau.

+ Last Month, This Month, Next Month: Tháng trước, tháng này, tháng sau

+Last 30 Days, Next 30 Days: 30 ngày trước, 30 ngày sau.

+ Last Year, This Year, Next Year: Năm trước, năm này, năm sau.

(Chú ý: Các tùy chọn trên áp dụng cho tất cả các bộ lọc báo cáo dạng ngày tháng)

Client’s Name: Tên khách hàng, với các tùy chọn thêm:

+ Is : là KH



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 65 of 106

+ Is Not: Không là KH

+ Equals: Các KH có tên là

+ Does Not Equal: Các KH không có tên là

+ Contains: Tên KH có chưa nội dung

+ Does Not Contain: Tên KH không chưa.

+ Starts With: Tên KH bắt đầu bằng:

+ Ends With: Tên KH có kết thúc bằng:

+ Is Empty: Tên KH rỗng

+ Is Not Empty: Tên không rỗng.

(Lưu ý: Các tùy chọn trên có nghĩa tương tự cho các bộ lọc có dạng tương tự)

Clients Type: Loại KH, với các tùy chọn thêm

+ Is: Là

+ Is Not: Không là

+ Is One Of: Là một trong

+ Is Not One Of: Là một trong

+ Is empty: rỗng

+ Is Not Empty: Không rỗng

(Lưu ý: Các tùy chọn trên có nghĩa tương tự cho các bộ lọc dạng tùy chọn)

Ví dụ 1: Cần xem báo cáo Danh số bán hàng theo KH trong khoảng thời gian từ 01/01/2014, Với loại

KH là Retail hoặc Corporation



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 66 of 106

+ Ta phân tích được với bộ lọc sau:

+ Ngày giao dich trong khoảng 01/01/2014 đến 30/06/2014

+ Tên KH là không rỗng.

+ Loại khách hàng là một trong: Retail, Corporation

Ta thực hiện chọn bộ lọc như sau:

B1: Chọn Date là Is Between, điền ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

B2: Chọn Client’s Name là Is Not Empty:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 67 of 106

B3: Chon Cliens Type là Is One Of, trong tùy chọn kế bên, chọn 2 tùy chọn : Retail và Corportion

Nhấp Apply và xem kết quả:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 68 of 106

Ví dụ 2: Cần thống kê danh số bán hàng cho khách hàng trong năm này của KH “Anh Hạnh”.

+ Ta phân tích được với bộ lọc sau:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 69 of 106

+ Ngày giao dich trong năm nay

+ Tên KH là 1 KH xác đinh có tên Anh hạnh.

+ Loại khách hàng không rỗng

Ta thực hiện chọn bộ lọc như sau:

B1: Chọn Date là This Year.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 70 of 106

B2: Chọn Client’s Name là Is và nhấn Select để chọn KH:

Nhấn , hệ thống hiện ra giao diện popup, chọn KH cần xem báo cáo (ởđây là Anh Hạnh)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 71 of 106

Có thể dùng chức năng tiềm kiếm trên giaodiện này để nhanh chóng tìm ra KH cần thiết (hướng dẫn tại đây)

B3: Chon Cliens Type là Is Not Empty

Nhấp Apply và xem kết quả:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 72 of 106



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 73 of 106

V. QUẢN LÝ TÌM KIẾM

Trước khi tìm kiếm ta phải thực hiện thao tác mới bắt đầu quá trình tìm kiếm thông tin.

V.1 Tìm kiếm nhanh

Ví dụ: Tìm kiếm Lead có tên là Thơ

Bước Thao tác Hình Minh Họa

1 Vào menu bất

kì (Lead,

Clients,

Report…) -

>chọn View

2

Bước 1:Nhập thông tin tìm kiếm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 74 of 106

Bước 2: Chọn tìm kiếm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 75 of 106

3 Kết quả tìm

kiếm

V.2 Tìm kiếm nâng cao

Ví dụ : Tìm Leads có ngày tạo trong khoảng từ 01/05/2014 đến 30/06/2014 và được tạo bởi Adminstator




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 76 of 106

1 Tìm Leads.

- Vào Menu Leads

>View Leads.

- Nhập từ khóa cần

tìm:



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 77 of 106

Sau đó nhấn để hệ thống tiến hành lọc dữ liệu.

2 Kết quả tìm kiếm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 78 of 106

V.3 Tìm kiếm toàn cục


Ví dụ : Tìm kiếm các thông tin có từ khóa là “Duy”

1 Trên thanh Menu,

Nhập từ khóa cần

tìm kiếm trong ô tìm

kiếm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 79 of 106

2 Kết quả trả về, nhấp

vào từng link để

xem thông tin chi

tiết hoặc nhấn

“Show All” để vào

giao diện tìm kiếm

toàn cục nâng cao.



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 80 of 106

3 Trong giao diện tìm

kiếm toàn cục nâng

cao, hiệu chĩnh các

tùy chọn và nhấn



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 81 of 106

4 Giao diện kết quả

tìm kiếm cho từ

khóa “%Duy”



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 82 of 106

V.4 Lưu tiêu chí tìm kiếm

- Giả sử ta cần tiến hành tìm kiếm theo một tiêu chí nào đó nhiều lần, hãy tiến hành lưu tiêu chí đó lại để lần sao tìm kiếm ta sẻ không

phải mất nhiều thời gian để nhập

- Ví dụ: Cần lưu tiêu chí để lọc ra các KH được tạo trong tháng này và được tạo bởi Adminstator




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 83 of 106

1 Tại giao diện Tìm

kiếm nâng cao, nhập

vào các tiêu chí tìm

kiếm

Sau khi chọn các tiêu chí tìm kiếm xong, đánh tên vào ô “Save search as” và Nhấn “Save” để lưu tiêu

chí tìm kiếm này lại

Chọn tiêu chí tìm Sau này, chỉ cần vào giao diện tìm kiếm leads, chọn tiêu chí tìm kiếm như tên đã đanh ở trên (giả sử trương hợp này



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 84 of 106

2 kiếm là “Danh sách KH Tiềm năng trong tháng”) hệ thống sẻ tự động fill các từ khóa mà mình đã lưu ở trên

Kết quả tìm kiếm



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 85 of 106



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 86 of 106

V.5 Ẩn hiện cột hiển thị trong giao diện List View

- Nếu danh sách dòng thông tin đưa ra thiểu những thông tin cần thiết, hoặc có những thông tin không cần quan tâm, hãy dùng chức

năng ẩn hiện cột trong hệ thống.

- Ví dụ: Trong giao diện danh sách các Leads, ẩn cột Email và hiển thị cột SĐT ra ngoài


1 Trên giao diện tìm

kiếm nâng cao, Nhấn

tùy chọn “Layout

Option”



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 87 of 106

2

Thực hiện bỏ bớt

cột Email và hiển thị

cột SĐT ra ngoài

Display Columns: Các cột hiện thị

Hide Columns: Các cột ẩn

Thực hiện việc ẩn cột bằng cách chọn cột cần ẩn trong Display Columns, và nhấn vào để bỏ vào Hide Columns

Thực hiện việc hiện cột bằng cách chọn cột cần hiện trong Hide Columns, và nhấn vào để đưa vào Display

Columns



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 88 of 106

3 Kết quả

VI. QUẢN LÝ MÀN HÌNH LÀM VIỆC CRM


1 Tạo thêm trang quản

lý

Bước 1: Chọn tạo thêm trang

Bước 2: Đặt tên và giao diện làm việc



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 89 of 106

2

Add thêm các mục

quản lý vào trang



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 90 of 106

3 Kết quả



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 91 of 106

Ví dụ: Ta cần thêm một trang quản lý về ngày sinh nhật của KH, trong đó hiển thị vài bảng thông tin để thông báo ngày sinh KH trong

tháng này, tháng trước, tháng sau. Mục đích là thông báo cho người dùng biết ngày sinh của KH để tiến hành các chăm sóc KH (như

gửi thư mừng sinh nhật …)


1 Tạo thêm trang quản

lý

Bước 1: Chọn tạo thêm trang

Bước 2: Đặt tên và giao diện làm việc



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 92 of 106

+ Đặt tên cho trang tại ô Page Name

+ Chọn giao diện cho trang ở phần tùy chọn: Select the number of columns

+Nhấn Submit để tạo



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 93 of 106

2

Kết quả tạo trang

quản lý

3 Thêm bảng thông

tin báo ngày sinh

khách hàng trong

tháng trước

(Clients)

B1: Nhấn vào Add Sugar Dashlets

B2: Tại giao diện hiện lên, chon thẻ Module -> Remind Client Birthday



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 94 of 106

B3: Tại giao diện vừa được tạo ra, nhấn vào biểu tượng để vào thiểt lập lại trang thông tin



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 95 of 106

Giao diện cài đặt bảng thông tin



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 96 of 106

Title: Tiêu đề bảng (Ở đây sẻ điền là : Remind Client Bithday at last month)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 97 of 106

Dislay Rows: Số dòng hiển thị trên bảng thông tin

Auto-refech: Có tự động cập nhật trang thông tin này không

Display columns, Hide Columns: Thiết lập các cột ẩn hiện trong bảngthông tin

Only My Items: Chị chọn ra những KH do mình quản lý

Assigned to: Người quản lý KH

Birthday: Ngày sinh KH, ở đây chon Last Month, nghĩa là các KH có ngày sinh trong thảng rồi.

B4: Sau khi thiết lập xong, nhấn Save để lưu lại và xem kết quả



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 98 of 106


tin báo ngày sinh

khách hàng trong

tháng này (Clients)





T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 99 of 106





T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 100 of 106

Title: Tiêu đề bảng (Ở đây sẻ điền là : Remind Client Bithday at this month)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 101 of 106






Birthday: Ngày sinh KH, ở đây chon This Month, nghĩa là các KH có ngày sinh trong thảng này.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 102 of 106


tin báo ngày sinh

khách hàng trong

tháng sau (Clients)





T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 103 of 106





T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 104 of 106

Title: Tiêu đề bảng (Ở đây sẻ điền là : Remind Client Bithday at next month)



T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 105 of 106






Birthday: Ngày sinh KH, ở đây chon Next Month, nghĩa là các KH có ngày sinh trong thảng sau.




T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737


Page 106 of 106

6 Kết quả

Technology

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-Retail