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Ponencia realizada por Simona Frieiro en los V Encuentros de Centros de Documentación en ARTIUM.
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La gestión electrónica del fondo institucional La gestión electrónica del fondo institucional de la Fundación Marcelino Botín: un paso de la Fundación Marcelino Botín: un paso definitivo para su puesta en valor.definitivo para su puesta en valor.
Simone Frieiro
Responsable de Archivo y Documentación
Fundación Marcelino Botín
http://www.fundacionmbotin.org
IV Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo
ARTIUM. 22 y 23 de octubre de 2008
1
Gestión documental: de necesidad básica a Gestión documental: de necesidad básica a herramienta imprescindibleherramienta imprescindible
Filosofía de trabajo:
Una gestión documental completa, moderna, continua y consciente con las normas y demandas del usuario es la base para una explotación eficaz del conocimiento que se produce en el día a día de la entidad.◦ Es la clave para la mejora de su quehacer diario y
garantía de conservación de su memoria.
2
Fondo acumulado desde 1964 + Aumento de las actividades y de su
complejidad +Consecuente aumento de la producción
documental +Recursos aportados para realizar una gestión
electrónica integral +Apuesta por una filosofía de uso colectivo de
la información.
3
Gestión documental: antecedentesGestión documental: antecedentes
Apoyo institucional.Conocimiento de la entidad.Respeto a las formas de actuar tradicionales.Participación de los gestores en el proceso de
cambio de cultura.Introducción paulatina de normas de gestión
de documentos en el día a día de los gestores.Atención al usuario en su interactuación con la
tecnología.
4
Gestión documental: condiciones de Gestión documental: condiciones de implementaciónimplementación
Tendencia de las actividades llevadas a cabo Tendencia de las actividades llevadas a cabo por la Fundaciónpor la Fundación
5
Estructura orgánico-funcionalEstructura orgánico-funcional
6
Estado de la cuestiónEstado de la cuestión
447 proyectos activos y en vías de activarse.
50 proyectos cerrados (históricos).
Un número indefinido de proyectos cerrados, anteriores al año 2004, pendientes de identificar: se estiman en unos 800.
7
Estado de la cuestión: Programa CulturalEstado de la cuestión: Programa Cultural
68 exposiciones, talleres y proyectos de investigación en artes plásticas.
50 conciertos educativos, de jóvenes intérpretes y proyectos de apoyo a la creación en el campo de la música.
47 ciclos de conferencias de ciencias sociales y observatorio de análisis de tendencias.
8
Estado de la cuestión: ColaboracionesEstado de la cuestión: Colaboraciones
167 colaboraciones a proyectos de otras instituciones: gobiernos, ayuntamientos, centros de investigación y universidades.
30 proyectos de acción social y ayudas a instituciones benéficas.
9
Estado de la cuestión: Proyectos de Estado de la cuestión: Proyectos de Gestión PropiaGestión Propia
5 proyectos de Desarrollo Rural.
99 proyectos de Transferencia Tecnológica en el campo de la biomedicina, incluyendo la gestión de patentes.
120 acuerdos con colegios e instituciones para participación en el Programa Educación Responsable.
10
Estado de la cuestión: Estado de la cuestión: Investigación en Investigación en Biblioteconomía, Archivística y DocumentaciónBiblioteconomía, Archivística y Documentación
11 proyectos en el campo de las Bibliotecas y Archivos, entre los que se incluyen la Ontología del Patrimonio de Cantabria y el Centro de Documentación Musical, y el más reciente Libro Blanco de la Fotografía en Cantabria.
11
Estado de la cuestión: concesiones de Estado de la cuestión: concesiones de becasbecas
120 Becas de Artes Plásticas y Comisariado de Museos.
203 Becas de Música.63 Becas para estudios de Teología.248 Becas para estudios de Postgrado.4456 Becas para estudios universitarios.49 Becas extraordinarias.Total (1972-2008): 5139 becas concedidas.
12
Número de becas concedidas entre 1972 y 2008. Número de becas concedidas entre 1972 y 2008. Por modalidadPor modalidad
Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas: Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas: estudios universitarios estudios universitarios vs.vs. otras modalidades otras modalidades
(postgrado, arte, música etc.)(postgrado, arte, música etc.)
Estudios Universitarios
Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas:Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas:Posgrado, Música, Artes Plásticas/Talleres/ Comisariado, Posgrado, Música, Artes Plásticas/Talleres/ Comisariado,
Teología, ExtraordinariasTeología, Extraordinarias
¿Qué papel juega el Archivo de la ¿Qué papel juega el Archivo de la Fundación?Fundación?
16
De la acumulación a la gestión integral De la acumulación a la gestión integral de los documentosde los documentos
17
Características del sistemaCaracterísticas del sistema
18
•Integración del sistema de archivo al sistema de gestión corporativo existente.
Características del sistema: decisión por un Características del sistema: decisión por un sistema de archivo electrónicosistema de archivo electrónico
19
Preservación de metadatos.
Creación de documentos (adición de nuevos metadatos)
Mantenimiento de soportes.
Traslado y adaptación a tecnologías cambiantes a lo largo del tiempo.
Características del sistemaCaracterísticas del sistema
20
•Decisión por un sistema de archivo electrónico
Características del sistemaCaracterísticas del sistema
21
•Convivencia con sistemas de archivo tradicionales
Características del sistema: adecuación a la Características del sistema: adecuación a la normativa vigentenormativa vigente
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CIA/ ICA, Consejo Internacional de Archivos; ISAD (G) Norma Internacional de Descripción Archivística.
ISO (2001), International Standards Organisation; ISO/TR 15489-2:2001. Information and documentation - Records management. Part 2: Guidelines.
ISO (2007), International Standards Organisation; ISO/PDTS 23081-2:2007. Records management processes - Metadata for records. Part 2: Conceptual and implementation issues.
Características del sistema: control de la Características del sistema: control de la producción documental desde el comienzo de su producción documental desde el comienzo de su
ciclo vital.ciclo vital.
23
Producción
DisposiciónDocumento en cualquier
soporte
RecepciónDist
ribuc
ión
Custodia
Características del sistema: resumenCaracterísticas del sistema: resumen
24
Características del sistema: fases.Características del sistema: fases.
25
Consolidación del Módulo de TercerosConsolidación del Módulo de Terceros
¿En qué consiste?
¿Qué papel juega en la gestión de documentos?
Características y responsabilidades de mantenimiento.
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Módulo de Terceros: estructuraMódulo de Terceros: estructura
27
Módulo de Terceros: búsquedasMódulo de Terceros: búsquedas
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Diagnóstico y normalización de la Diagnóstico y normalización de la Producción Documental: GeneralProducción Documental: General
Prioridad al control de los documentos generados en el día a día.
Análisis de las herramientas informáticas del sistema de gestión corporativo que podrían ser utilizadas y perfeccionadas para la gestión documental.
Definición de las pautas básicas de producción documental, junto al gestor/ usuario.
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Normalización de la Producción Normalización de la Producción Documental: DescripciónDocumental: Descripción
30
Formularios de descripción de documentos. Proyecto Exposición Paul Klee
Normalización de la Producción Normalización de la Producción Documental: UbicaciónDocumental: Ubicación
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Normalización de la Producción Normalización de la Producción Documental: UbicaciónDocumental: Ubicación
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Proyecto de la Exposición Basquiat y documentos relacionados.
Normalización de la Producción Documental: Normalización de la Producción Documental: Registro E/SRegistro E/S
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Normalización de la Producción Normalización de la Producción Documental: Registro E/SDocumental: Registro E/S
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Solicitud de registro de salida de documentos
Implantación del Sistema Archivístico: Implantación del Sistema Archivístico: GeneralGeneral
Especificaciones de la Norma ISO 15489-2 Gestión de Documentos de Archivo.
Creación del Departamento de Archivo en la estructura orgánica.
Definición de procedimientos (reclamación, recepción, transferencias, préstamos, registro etc...)
Formación del productor/ gestor/ usuario.
Diseño del Módulo de Archivo.35
Implantación del Sistema Archivístico: Implantación del Sistema Archivístico: IdentificaciónIdentificación
Utilización del diagnóstico previo sobre la producción documental.
Estudio de las fuentes.Fotografía de la evolución orgánico-
funcional.Identificación del contexto legal,
administrativo y económico.Boceto de la estructura lógica y
jerárquica.36
Implantación del Sistema Archivístico: ClasificaciónImplantación del Sistema Archivístico: Clasificación
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Implantación del Sistema Archivístico: Implantación del Sistema Archivístico: Estudio y Valoración de seriesEstudio y Valoración de series
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Nuevas herramientas de Producción y Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. GeneralGestión Documental. General
Desarrollo de un nuevo buscador/ gestor de documentos.
Desarrollo de una herramienta de incorporación automática de correos electrónicos.
Desarrollo de una herramienta de normalización de documentos.
.........
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Nuevas herramientas de Producción y Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Buscador/ GestorGestión Documental. Buscador/ Gestor
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Buscador/ gestor de documentos. Búsqueda sencilla y avanzada
Nuevas herramientas de Producción y Gestión Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Incorporación de correos-eDocumental. Incorporación de correos-e
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Proceso de incorporación de correos electrónicos entrantes
Nuevas herramientas de Producción y Gestión Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Incorporación de correos-eDocumental. Incorporación de correos-e
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Interfaz de envíos de correos electrónicos e incorporación de correos salientes.
Nuevas herramientas de Producción y Gestión Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Modelaje de documentosDocumental. Modelaje de documentos
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Interfaz de creación de documentos normalizados
Registro de actuaciones que no generan documento físico (llamadas telefónicas, reuniones, visitas etc.)
Participación del Departamento de Archivo en la definición de los elementos funcionales y diseño del formulario de datos.
Coexistencia con los documentos físicos, pero no forman parte de la gestión documental.
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Contribución de las herramientas de Producción Contribución de las herramientas de Producción y Gestión Documental. Partes de Actividady Gestión Documental. Partes de Actividad
Primeros resultadosPrimeros resultados
Capacitación del sistema informático para automatizar procesos de gestión de documentos.
Integración de los productores de documentos (gestores de proyectos, personal de apoyo y demás miembros de la Fundación) en estos procesos.
Creación de un servicio de Registro y Archivo adaptado a las necesidades de las diferentes unidades y departamentos.
Mejora y ampliación de la información en otras bases de datos paralelas: Terceros, Proyectos, Acuerdos y Becas.
Consolidación de una red de contactos para la difusión e intercambio de experiencias en el campo de la gestión documental, utilizando la herramienta de edición de noticias en la Web: puesta en marcha del Boletín del Archivo de la Fundación.
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