Smau Torino 2013 Sistemi H.S

Gestione efficiente della stampa: il caso M.T.M.

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Matteo Broglio – Sistemi H.S. S.p.A.

Gestione efficiente della

stampa: il caso M.T.M.


• La gestione del parco stampanti rientra fra i costi meno efficacemente controllati di un’azienda.

• Secondo uno studio di Gartner i costi annuali di stampa per ogni dipendente variano dai € 400 ai € 1.200, ed Il volume di stampa è in costante aumento perché il quantitativo di informazioni da elaborare raddoppia in un arco di tempo dai 3 ai 5 anni.

• Come coniugare le necessità di stampa degli utenti e le necessità di risparmio delle Imprese?

• I contratti “costo copia” sono realmente la soluzione giusta per indirizzare queste problematiche?

• Come posso gestire le necessità di riservatezza dell’informazione con la volontà di riorganizzare il parco stampanti?

La situazione nel mondo reale delle imprese


Queste sono alcune domande che tutti i clienti si pongono quotidianamente,e come loro se le sono poste la direzione acquisti ed il Dott. Piero Rolfi -Responsabile dei Sistemi Informativi della M.T.M.

In collaborazione con la Sistemi H.S. S.p.A. e con il supporto della HewlettPackard Italiana, M.T.M. è stata in grado di avviare un progetto UNOprint,prima in modalità pilota e quindi esteso all’interno dell’azienda, conl’obbiettivo di “controllare” ed semplificare i processi legati agli ambientidi stampa.

…. e quindi?


• Azienda fra i leader mondiali nella produzione e commercializzazione di componenti ed impianti di conversione a gas metano e GPL per autotrazione.

• Nata nel 1977, la M.T.M. - BRC Gas Equipment ha saputo svilupparsi con particolare dinamismo, divenendo, nell’arco di pochi anni, una delle principali aziende di produzione di sistemi per l’utilizzo di carburanti alternativi in autotrazione. Dopo una prima fase di crescita legata principalmente alla fabbricazione di multivalvole, la M.T.M. - BRC Gas Equipment ha avviato negli anni’80 la produzione di una gamma completa di componenti GPL e metano, collocandosi in una posizione di avanguardia tecnologica che le ha consentito di commercializzare, nel 1991, il suo primo sistema elettronico di controllo della carburazione e, nel 1996, il primo sistema italiano di iniezione gassosa di GPL e metano. L’organico è aumentato progressivamente fino ad arrivare agli oltre 500 dipendenti che operano in 10 stabilimenti, su un’area coperta complessiva di 40.000 m2, mentre la presenza del marchio BRC ha assunto, sui mercati italiano ed estero, sempre maggiore rilievo, grazie ad una capillare rete distributiva costituita da oltre 100 fra agenti e distributori, attivi in oltre 60 paesi.

Un profilo della M.T.M.


Sistemi H.S. S.p.A. è una società operante sul territorio Nazionale, (focalizzata su quello piemontese) facente parte del gruppo Sistemi Torino (nato negli anni ’80) e che si avvale di circa 130 collaboratori dedicati all’esigenze dei clienti al fine di fornire:

• Analisi delle esigenze e progettazione; • Consegna installazione ed avviamento delle soluzioni;• Assistenza sistemistica (on site e/o remota, entrambe proattive);• Manutenzione Hardware e software ;• Gestione parco stampanti e soluzioni correlate.

Con base presso la sede principale a Collegno (TO) ed una sede operativa a Milano, Sistemi H.S. ha sviluppato nel corso del tempo importanti partnership con vendor quali Microsoft, VMWare ed in particolare Hewlett Packard, di cui è uno dei principali Partner Italiani, ottenendo numerose certificazioni sistemistiche che le hanno reso possibile porsi come partner ideale anche per organizzazioni di dimensioni Enterprise.

La certificazione Iso 9001 recentemente acquisita ha reso questo approccio al mercato meglio definito in termini di processi e monitoraggio degli SLA rivolti ai clienti.

sistemihs

Il partner: Sistemi H.S. S.p.A.


• Circa 91 devices H.P., Lexmark, Brother ed Oki

• Acquisto dei materiali di consumo su richieste degli utenti

• Nessuna suddivisione dei costi per le stampanti condivise

• Utilizzo di devices inadeguati in alcune aree (ad es ufficio spedizioni)

La situazione iniziale


• Analisi e razionalizzazione del posizionamento dei devices

• Aumento del rapporto utente-stampante: riduzione della stampa da parte di singoli utenti, utilizzo di stampanti per team di lavoro, ecc.

• Armonizzazione del parco stampa

• Riduzione di macchine obsolete e costose

• Limitazione del numero di modelli e tecnologia

• Implementazioni di soluzioni Sw di controllo e gestione

Obbiettivi del progetto UNOprint


• Standardizzazione e centralizzazione del processo di fornitura per garantire una politica di acquisto omogenea

• Gestione automatizzata per migliorare le operazioni di supporto e manutenzione e di approvvigionamento dei consumabili

• Esternalizzazione della gestione dei materiali di consumo per migliorare la produttività interna e facilitarne la gestione

Obbiettivi del progetto UNOprint


• Sostituzione dei devices più obsoleti

• Rilocalizzazione dei devices

• Implementazione del sw Jetadvice per il monitoring dello stato dei devicese la situazione dei consumabili

• Implementazione del sw Safecom/Access control, per la gestione delle stampe sicure e la ripartizione dei costi sui devices condivisi

• Implementazione dei lettori di badge per l’autenticazione sui device

Implementazione del progetto


• Aggiornamento ed omogeneità del parco stampanti

• Riduzione dei costi legati ai consumi elettrici

• Riduzione dei costi di approvvigionamento dei consumabili

• Controllo sull’utilizzo dei devices

Vediamo alcuni numeri del dettaglio….

Risultati ottenuti


Parco devices

Inizialmente 81 devices (25 modelli)

Eliminati 21

Mantenuti 32Ricollocati 15Mantenuti per backup 01Nuovi inserimenti 01Sostituiti con New 11

Numero modelli 17


Ufficio Spedizioni – analisi su 12 mesi

€0.00

€500.00

€1,000.00

€1,500.00

€2,000.00

€2,500.00

€3,000.00

Totale Noleggio (New Device Hw e Toner) Totale con acquisto Toner Rigenerato - Old devices

Totale con acquisto Toner Originale - Old Devices

Prima: 4 devices piccoli (P2015 e P2055)New: 1 M603 con multi bin

Risparmio Vs Compatibile 8,18% - € 135,39Risparmio Vs Originale 46,45% € 1.318,46


Risparmio GlobaleSenza contratto (toner originali):€ 46.804,00 anno comprensivo di:8 devices nuovi (con manutenzione On Site NBD)Toner per l’intero parco macchine

Contratto UNOprint:€ 36.852 anno comprensivo di:12 devices nuovi (con manutenzione On Site NBD)Toner per l’intero parco macchineSw per la gestione e controllo del parcoSw per Secure Pull Print per 10 devicesManutenzione On Site NBD sui devices mantenuti/ricollocati

Risparmio del 21,6% ovvero 9.952,00€/anno


• Il contratto in modalità LevelPay di UNOPrint si differenzia da qualsiasi soluzione proposta dai competitor in quanto è basato sulla fornitura dei materiali di consumo necessari a stampare le pagine indicate con copertura al 5% (normativa ISO/IEC 19798), i vantaggi per il cliente sono:

• Pagamento di quanto realmente utilizzato, esattamente come se acquistasse i materiali di consumo; ad esempio, in caso di stampa di una pagina con solo una riga, il cliente non paga una pagina, ma paga il toner necessario a stampare quella riga.

• In caso di stampa di una pagina con una parola a colori, non paga una pagina a colori, ma paga il toner necessario a stampare quella pagina.

• In caso di errore di stampa con multiple pagine bianche non paga la pagina come stampata.

• In caso di utilizzo superiore al previsto dei materiali di consumo, gli stessi verranno addebitati alle condizioni di favore stabilite

• In caso di utilizzo inferiore al previsto dei materiali di consumo, verranno restituiti i soldi per i materiali non utilizzati.

• Il contratto prevede di rendere disponibile una quantità dei toner utilizzabili il magazzino del cliente al fine di permettere la continuità di servizio

I contratti costo copia sono equi? UNOprint si!!


Il mondo della stampa in generale


Nel corso degli ultimi anni, e sempre maggiormente in futuro, l’utilizzo e le esigenze di gestione dei devices di stampa cambia costantemente.

• Sicurezza

• Controllo

• Gestione

• Integrazione

• Mobilità

Sono alcuni degli elementi chiave delle soluzioni di stampa odierne e dei prossimi anni.

I cambiamenti in corso


• Esplosione dell'informazione

• Digitalizzazione dell'informazione

• Decentralizzazione dell'informazione

• Preferenza dell'utente finale per la

condivisione dell'informazione e per

la produzione dei documenti su richiesta

• I clienti richiedono soluzioni innovative

• L'accesso all'informazione diventa digitale e la quantità d'informazione va alle stelle

• I documenti supportano i processi aziendali

ed hanno un impatto finanziario notevole sulle organizzazioni

Cattura digitaleed invio

Grafici erelazioni

Supporti

www

Autenticazione

E-Mail

Ingresso/uscitaPC

Gestionea distanza

Stampa digitale

Gestionedello storage

Come sono cambiate le esigenze


Da “Stampa e distribuisci“

-> a “ Distribuisci e stampa“

• Circa il 70% dell'informazionesarà digitale

• I documenti digitali e cartaceivengono utilizzati in rete

• I dispositivi di produzionediventano componenti dei sistemidi diffusione ininterrotta dell'informazione

• I dispositivi isolati spariranno, passodopo passo!

Come sono cambiate le esigenze

0

200

400

600

800

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1400

1600

1800

2006 20007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Stampante

Fotocopiatrice


• Stampe riservate

• User permission

• Autenticazione degli utenti

• Pull printing

• Proteggere le informazioni

• Protezione dei device

• Permessi di stampa remoti

• Cancellazione dei dati

I requisiti di sicurezza cambiano costantemente


per utente

per divisione

per applicazione

per

dispositivo

reporting

tracking dell’utilizzo del

colore

gestire l’accesso

al colore

per utente

/divisione

Cresce la necessità del controllo dei devices

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Fondamentale la gestione centralizzata dei devices


• Trasformare documenti cartacei in testi elettronici

• Convertire documenti provenienti da file immagine nei formati più diffusi tra cui PDF, Microsoft® Word, TXT e HTML.

• Convertire documenti in formato XML e integrarli nelle applicazioni.

Email

Fax

Cartella personale

Cartella di rete/controllata – Un altro sistema può prelevare i documenti da questa cartella per elaborarli ulteriormente

SharePoint

Cresce la necessità di integrazione dei documenti


Office PDF Web email JPEG

EMAIL

ACCESSO

Il mio cellulare

Il tuo palmare

Il suo tablet

Il tuo laptop

Veloce come se fosse in locale

Cresce l’esigenza di stampa in mobilità


ServizioCosti informatici

• Centralizzazione e omogenizzazione degli acquisti• Riduzione dei costi di acquisto• Ottimizzazione dei costioperativi

• Migliore controllo dell’infrastruttura • Miglioramento della produttività dell’utente

Produttività

• Aumento della produttività del settore IT• Semplificazione del supporto e della manutenzione• Ridistribuzione delle risorse una volta esternalizzati i compiti a basso valore aggiunto

Conclusioni

Attraverso le soluzioni UNOprint potrete avere il nostro supporto per il raggiungimento dei Vs obbiettivi aziendali dei prossimi anni.


Domande e risposte


SistemiHS e…grazie per l’attenzione!

Matteo [email protected]

335/7302203

Per approfondimenti e demo live: Stand B5

mailto:[email protected]

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