I. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

TÀI SẢN TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Theo cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Bộ, công tác

quản lý tài sản được thực hiện bởi Phòng Quản trị - Y tế, với nhiệm vụ chính là

quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện

làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.

Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài sản tại Phòng Quản trị

trước đây được triển khai trên phần mềm quản lý tài sản riêng nhưng do một

số hạn chế nên phần mềm này đã bị gỡ bỏ. Hiện tại việc ứng dụng quản lý tài

sản được khai thác một phần tính năng của phần mềm MISA Mimosa. NET

2012 cho nghiệp vụ kế toán của Phòng, quản lý 2 loại tài sản chính là tài sản

cố định (TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, khi tham gia

vào quá trình sản xuất, nó sẽ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch

từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật

chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng.Theo quy định hiện hành TSCĐ có giá trị từ

10 triệu trở lên, thời gian từ 1 năm trở lên, và phải trích khấu hao phải theo quy

định của bộ tài chính (203/2009/TT-BTC) như: Máy tính, máy in, Ôtô… ) và tài

sản công cụ dụng cụ (Công cụ, dụng cụ là những tư liệu tham gia vào quá trình

hoạt động của một cơ quan nhưng không đủ điều kiện để ghi nhận thành tài

sản cố định.Trước ngày 10/6/2013 công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có

nguyên giá nhỏ hơn 10 triệu đồng như: văn phòng phẩm; ấm, chén; bàn, ghế…).

Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012 là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các

đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công

tác hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá

nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên

một tệp dữ liệu kế toán.

Phần mềm quản lý tài sản MISA Mimosa.NET 2012 R89

Với tính năng:

- Theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) theo loại, bộ phận sử dụng, nguồn hình

thành và TSCĐ thanh toán qua nhiều năm.

- Đáp ứng nghiệp vụ tăng tài sản bằng hình thức tự mua sắm hoặc nhận tài sản

bằng hiện vật.

- Tự động ghi giảm Nguyên giá, Giá trị còn lại, Hao mòn lũy kế của tài sản

khi lập chứng từ ghi giảm tài sản.

- Đánh giá lại tài sản khi nâng cấp, sửa chữa lớn, đánh giá lại.

- Điều chuyển, thanh lý, kiểm kê TSCĐ

- Tự động tính hao mòn, khấu hao TSCĐ theo tháng, quý

- Cung cấp đầy đủ Sổ tài sản, Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản

Các phân hệ chính của MISA Mimosa.NET 2012 gồm: Phân hệ kho bạc;

Phân hệ tiền mặt; Phân hệ tiền gửi; Phân hệ tiền lương; Phân hệ mua hàng; Phân

hệ bán hàng; Phân hệ thuế; Phân hệ sổ cái; Phân hệ vật tư, hàng hóa; Phân hệ tài

sản cố định; công cụ, dụng cụ (CCDC);

- Đối với việc quản lý TSCĐ phần mềm đã giải quyết việc:

Theo dõi chi tiết từng TSCĐ theo từng phòng ban.

Tự động lưu nhật ký về sự điều chuyển TSCĐ từ phòng ban này sang phòng

ban khác.

Tự động tính hao mòn chi tiết đến từng TSCĐ.

Nhân tố cơ bản làm thay đổi hiện trạng TSCĐ là sự hao mòn, quá trình hao

mòn TSCĐ diễn ra đồng thời với quá trính khai thác sử dụng, nếu sử dụng

càng nhiều thì mức độ hao mòn càng tăng bấy nhiêu. Hao mòn làm thay đổi

hiện trạng tài sản cố định, trong quá trình sử dụng tài sản bị hao mòn dẫn và

đến một lúc nào đó không sử dụng được nữa hoặc ảnh hưởng lớn đến hiệu

quả công việc. Vì vậy, cần tính toán, đánh giá đúng mức TSCĐ của cơ quan,

đang sử dụng mới hay cũ, hoạt động tốt hay kém và ở mức độ nào để có biện

pháp đầu tư, sửa chữa hợp lý.

Mỗi tài sản ở các phòng, ban, bộ phận trong Bộ Khoa học và Công nghệ đều

được đánh một mã riêng để quản lý. Sau đó được nhập thông tin vào phần

mềm MISA Mimosa.NET 2012, với các thông tin cần nhập như: Mã tài sản;

tên tài sản; loại tài sản; số lượng; Phòng ban quản lý; ngày mua; năm sản

xuất; nguyên giá; giá trị hao mòn…

Cho phép truy xuất báo cáo nhanh về tài sản bất kỳ lúc nào và báo cáo kiểm

kê tài sản cố định về tình hình tài sản hàng tháng, hàng năm.

Cho phép người sử dụng lọc và kết xuất các báo cáo tổng hợp, chi tiết, công

khai TSCĐ của đơn vị như:

- Biểu công khai tài sản nhà nước

- Báo cáo phục vụ đăng ký tài sản

- Báo cáo quản trị nội bộ

Trong mỗi cơ quan, tổ chức việc kiểm kê tài sản nói chung và TSCĐ nói

riêng là công tác quan trọng trong việc quản lý sử dụng TSCĐ. Căn cứ vào tài liệu

của đợt kiểm kê để có tài liệu đối chiếu giữa số thực tế với số trên sổ sách, qua đó

xác định nguyên nhân gây ra số chênh lệch, xác định người có trách nhiệm về tình

hình mất mát, hư hỏng... cũng như phát hiện những đơn vị, cá nhân giữ gìn, sử

dụng tốt TSCĐ, đồng thời báo cáo lên cấp trên về tình hình đã phát hiện ra để có

những kiến nghị và giải quyết nhất là đối với trường hợp thừa TSCĐ.

Như vậy, thông qua công tác kiểm kê TSCĐ đã giúp cung cấp số liệu về

chủng loại của TSCĐ vừa tạo điều kiện để nắm vững tình hình chất lượng chung

trong cơ quan, tổ chức. Các cơ quan phải có kế hoạch cụ thể để tiến hành việc

kiểm kê hàng năm. Bởi vì nhiều kết quả của việc kiểm tra vào lúc này cho phép cơ

quan có tài liệu chính xác trong việc lập ra kế hoạch năm tới.

Ngoài việc kiểm kê TSCĐ, doanh nghiệp còn tiến hành việc đánh giá lại

TSCĐ. Trong quá trình sử dụng lâu dài các TSCĐ có thể sẽ làm giảm giá trị TSCĐ

hỏng hóc, cần thay thế, sửa chữa. Nội dung của việc đánh giá lại TSCĐ là việc xác

định thống nhất theo giá hiện hành của TSCĐ. Có như vậy thì mới xác định được

hợp lý mức khấu hao nhằm hạch toán và thực hiện việc mua sắm, trang bị các

TSCĐ khác cần thiết. Công tác đánh giá lại TSCĐ rất phức tạp, nó đòi hỏi trình độ

cán bộ, thời gian ... cần thiết. Vì vậy, khi tiến đánh giá lại TSCĐ cần phải thực hiện

nghiêm túc, chính xác thì mới đem lại hiệu quả cũng như tiết kiệm các khoản chi

từ ngân sách cơ quan hay các khoản tài chính của nhà nước.

Tóm lại, kiểm kê định kỳ TSCĐ và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng

trên sổ sách hạch toán kế toán và thống kê, xác định giá trị hiện còn của TSCĐ có

tác dụng quan trọng đối với vấn đề quản lý TSCĐ.

Tìm kiếm thông tin một tài sản một cách dễ dàng.

Cho phép người sử dụng tìm kiếm nhanh TSCĐ đã được đăng ký thông tin

trong CSDL chương trình như tra cứu tìm kiếm, tra cứu toàn văn, tra cứu nâng cao.

Quản lý nghiệp vụ

Phục vụ cán bộ nghiệp vụ tại đơn vị thêm mới, sửa, xóa thông tin đăng ký

TSCĐ; theo dõi khấu hao theo TT203 đối với tài sản sử dụng cho mục đích kinh

doanh theo phương pháp đường thẳng và khấu hao nhanh, hao mòn tài sản theo

QĐ32 đối với tài sản sử dụng cho mục đích Hành chính sự nghiệp; quản lý toàn bộ

các biến động tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, thanh lý, tiêu hủy tài sản.

Quản trị hệ thống

Phục vụ cán bộ quản trị của đơn vị thêm mới, sửa, xóa tài khoản người

dùng, gán quyền cho người dùng, ghi lại các thao tác của người dùng trên chương

trình, thiết lập các thông số đảm bảo cho chương trình vận hành ổn định.

- Đối với việc quản lý tài sản là CCDC: do loại tài sản này thường có giá

trị thấp và được mua sắm và trang bị ở các phòng ban là khác nhau, CCDC không

có giá trị lớn như tài sản cố định nên cách quản lý cũng đơn giản hơn. Thông

thường các CCDC có giá trị nhỏ sẽ được tính hết một lần chi phí cho lần xuất dùng

đầu tiên, với các CCDC giá trị lớn, thời gian sử dụng dài được phân bổ trong 1 kỳ

kế toán hoặc nhiều kỳ nhưng tối đa không quá 2 năm (Ngoại trừ với các công cụ

dụng cụ được chuyển từ tài sản cố định thì sẽ có thời gian phân bổ không quá 3

năm). Chính vì vậy việc quản lý chủ yếu thông qua các báo cáo hàng năm ở các

phòng ban gửi về sau đó mới được nhập thông tin vào phần mềm.

1. Đánh giá tổng quan về công tác quản lý tài sản tại Bộ Khoa học và Công

nghệ:

+ Ưu điểm:

- Trong quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cho cơ quan, Văn phòng Bộ Khoa

học và Công nghệ luôn quan tâm đến nguồn tài chính, ngân sách hàng năm được

phân bổ, để đầu tư đúng đắn, tìm hiểu kỹ các loại tài sản cần đầu tư, mua sắm phù

hợp với mục đích sử dụng và phù hợp với nguồn ngân sách của cơ quan để lựa

chọn phương án đầu tư, mua sắm một cách tối ưu nhất. Chính vì vậy đã không làm

dư thừa, lãng phí, đồng thời khai thác và sử dụng có hiệu quả tài sản được đầu tư

mua sắm.

- Trong quá trình sử dụng Văn phòng Bộ luôn xây dựng và tổ chức bàn giao

sử dụng TSCĐ cho các đơn vị một cách chặt chẽ. Việc tổ chức khai thác sử dụng

được tuân thủ đúng các quy định về bảo quản, bảo dưỡng. Bên cạnh đó là việc sửa

chữa, bảo dưỡng, thay thế TSCĐ do hư hỏng đã được thực hiện tốt do sự liên hệ

chặt chẽ giữa đơn vị khai thác sử dụng và đơn vị quản lý đầu tư mua sắm.

- Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài sản đã nâng cao hiệu quả quản lý,

giảm bớt thời gian và nguồn lực cho việc quản lý và công tác đánh giá, tính toán

khấu hao của mỗi tài sản. Qua đó đã mang lại một số ưu việt như:  

Hỗ trợ tối đa công tác tin học hóa nghiệp vụ quản lý TSCĐ của đơn vị cũng

như hệ thống quản lý TSCĐ của các đơn vị ngành dọc

Tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định của các đơn vị cấp dưới,

các bộ phận trong đơn vị

Công cụ quản lý tài sản cố định hữu hiệu cho các đơn vị Hành chính sự

nghiệp

Theo dõi dễ dàng việc đăng ký mới tài sản, đăng ký các thông tin biến động

tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, thanh lý, tiêu hủy... TSCĐ của

đơn vị

Theo dõi giá trị khấu hao, hao mòn tài sản theo từng tháng trong năm

Tạo lập, kết xuất các báo cáo kiểm kê TSCĐ theo yêu cầu

Tổng hợp dữ liệu báo cáo về hệ thống TSCĐ theo từng cấp bậc đơn vị quản

lý: Báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình tăng, giảm, hiện trạng sử dụng

TSCĐ; Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản,công khai quản lý, sử

dụng TSCĐ; công khai cho thuê TSCĐ; Công khai điều chuyển, thanh lý,

bán, chuyển nhượng, thu hồi, tiêu hủy tài sản nhà nước...

+ Nhược điểm:

Bên cạnh nhựng hiệu quả đạt được trong công tác quản lý tài sản. Ở Bộ

Khoa học và Công nghệ còn chưa chú ý đến việc nhượng bán, thanh lý các TSCĐ

đã quá cũ nát và lạc hậu để thu hồi phần giá trị tài sản còn ứ đọng.

2. Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài sản tại Bộ Khoa

học và Công nghệ

Việc quản lý tài sản cố định đang sử dụng trong các cơ quan hành chính nói

chung và đối với Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng là một hoạt

động quan trọng hàng đầu ở mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy hàng năm các cơ

quan, đều tiến hành công việc kiểm kê các tài sản này, để nắm được số lượng, chất

lượng, hiện trạng sử dụng. Từ đó đưa ra các số liệu thống kê nhằm sử dụng tài sản

cố định một cách hiệu quả, giảm thiểu các chi phí, thất thoát đồng thời có phương

án đầu tư sửa chữa, đổi mới khi cần thiết.

Nếu như thực hiện công việc này theo cách cổ điển trên giấy tờ, sổ sách thì

sẽ cần đến rất nhiều nhân lực, vật lực cho việc nhập số liệu, tính toán, lưu giữ

chứng từ. Và cho dù có đầy đủ nhân lực, vật lực, thì công việc trên sẽ tiêu tốn một

thời gian rất lớn. Khi có nhu cầu tìm kiếm, thống kê, ta không thể tìm kiếm một

cách nhanh chóng trong một đống giấy tờ. Trong khi đấy, ta vẫn không đảm bảo là

sẽ tránh được các sai sót.

Vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý tài sản là

điều tất yếu. Đặc biệt, khi Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn đồng

nghĩa với việc số lượng tài sản phục vụ cho hoạt động của cơ quan cũng rất lớn.

Phần mềm “Quản lý tài sản” ra đời sẽ khắc phục được các nhược điểm của cách

làm việc truyền thống trên sổ sách, giấy tờ. Đó là:

- Giảm thiểu nhân lực, vật lực, thời giancho việc thống kê, quản lý tài sản.

- Tránh được các do con người gây ra.

- Đưa ra các số liệu tìm kiếm, thống kê thời gian nhanh nhất.

3. Những giải pháp đề xuất nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài

sản tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Có kế hoạch đầu tư tài sản đặc biệt là TSCĐ tối ưu nhất

- Trước hết phải có kế hoạch khai thác và tạo lập nguồn tài chính thích hợp

để hình thành và duy trì quy mô TSCĐ. Đây là một nội dung hoạt động tài chính

khởi nguồn cho các hoạt động khai thác sử dụng TSCĐ. Do vậy Bộ KH&CN phải

xác định được nhu cầu và vốn đầu tư trong những năm trước mắt và lâu dài. Đồng

thời phải nắm bắt được đặc điểm và thời gian luân chuyển của từng loại TSCĐ.

Sau đó phải xác định cơ cấu nguồn vốn tài trợ TSCĐ vì mỗi nguồn vốn có những

ưu và nhược điểm riêng biệt cùng với điều kiện khai thác và chi phí sử dụng khác

nhau. Có rất nhiều nguồn vốn như quỹ khấu hao (chi phí bảo dưỡng, sử chữa hàng

năm), quỹ đầu tư phát triển, nguồn đầu tư của Chính phủ hay nguồn vốn đầu tư của

các tổ chức, Chính phủ nước ngoài…

- Xây dựng và thẩm định lựa chon phương án đầu tư TSCĐ tối ưu.

- Tổ chức thực hiện và quản lý tốt quá trình đầu tư TSCĐ để đảm bảo đúng

tiến độ đầu tư, hình thành TSCĐ và tiết kiệm chi phí trong quá trình đầu tư.

Bảo toàn và phát triển giá trị đã đầu tư vào TSCĐ

- Xác định và phản ánh nguyên giá và thời gian sử dụng dự kiến của các loại

TSCĐ.

- Đánh giá đúng giá trị của TSCĐ để tạo điều kiện xác định đúng quy mô

vốn hiện có đồng thời điều chỉnh kịp thời giá trị TSCĐ để tạo điều kiện tính đúng,

tính đủ hao mòn TSCĐ, thực hiện khấu hao nhanh để thu hồi vốn nhanh. Điều này

sẽ giúp cơ quan có điều kiện nhanh chóng đổi mới TSCĐ tránh để tụt hậu…

Quản lý tốt quá trình sử dụng TSCĐ

- Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt quy trình sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng

và sử chữa TSCĐ nhằm nâng cao năng lực phục vụ của TSCĐ và ngăn ngữa hạn

chế tình trạng TSCĐ bị hư hỏng trước thời hạn sử dụng. Phải thường xuyên đại tu,

bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ.

- Khai thác triệt để công suất, công dụng của TSCĐ, hạn chế mức thấp nhất

TSCĐ bị mất mát, và sử dụng sai mục đích…

Chính sách nhân sự

- Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt quy chế và trách nhiệm của các bộ phận

và cá nhân có liên quan trong quản lý sử dụng, bảo quản và bảo dưỡng TSCĐ. Cần

có chế độ thưởng phạt nghiêm minh đối với những sai sót trong quá trình sử dụng

TSCĐ hay những ý kiến đề đạt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ.

- Cần có lớp bồi dưỡng, đào tạo, hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị thuộc

TSCĐ, và phần mềm quản lý cho các cán bộ CNV để họ có thể vận hành sử dụng

hoặc có thể tự thay thể, sửa chữa khi cần thiết.

- Đối với cán bộ quản lý cần phải phân cấp quản lý rõ ràng để mỗi người tự

chịu trách nhiệm đối với phần việc được giao và đối với các tài sản thuộc Phòng,

đơi vị mình quản lý.

Ban hành quy chế về quản lý và sử dụng tài sản

Việc ban hành quy chế cần thực hiện theo Quyết đinh số 202/2006/QĐ-TTg

về việc ban hành quy chế quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập

Thanh lý, nhượng bán TSCĐ

Cơ quan cần có kế hoạch nhượng bán, thanh lý nhanh chóng những TSCĐ

không cần dùng và đã hư hỏng hoặc những tài sản không có khả năng sửa chữa

hay phục hồi thu hồi phần giá trị bị ứ đọng, tài sản được cho là lạc hậu cần thay thế

các loại tài sản mới hiện đại đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc.

Đầu tư mua sắm phần mềm quản lý tài sản mới

Hiện tại đã có một số công ty đã phát triển thành công phần mềm quản lý tài

sản và đã mang lại hiệu quản tốt ở một số cơ quan, mà phổ biến hiện nay là Phần

mềm Quản lý tài sản FA-BigTime - Phần mềm quản lý tài sản là công cụ giúp các

đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước quản lý được đầy đủ, chi tiết các tài sản đã

được đầu tư mua sắm theo quy định của nhà nước. Phần mềm này có ưu điểm là

được chạy hoàn toàn trên nền tảng WEB, dữ liệu được quản lý tập trung và người

dùng có thể truy cập ở bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời gian nào. Cụ thể:

Phần mềm quản lý tài sản cố định FA-BigTime được xây dựng và phát triển

theo:

- Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC vàTT203/2009/TT-BTC về quản lý, tính

hao mòn và trích khấu hao tài sản cố định.

- Thông tư 89/2010/TT-BTC hướng dẫn chế độ báo cáocông khai quản lý, sử

dụng tài sản nhà nước.

- Thông tư 09/2012/TT-BTC về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư

245/2009/TT-BTC quy định thực hiện nội dung của Nghị định 52/2009/NĐ-

CP.

- Thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 quy định về chế độ quản lý,

tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp

công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước.

- Đặc biệt, sản phẩm được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại nhất

hiện nay - Công nghệ điện toán đám mây, là giải pháp hiệu quả nhất trong công tác

quản lý thống nhất, toàn bộ khối lượng tài sản từ cấp Tỉnh đến từng đơn vị hành

chính sự nghiệp trong tỉnh.

Với các tính năng như:

- Hỗ trợ tối đa công tác tin học hóa nghiệp vụ quản lý TSCĐ của đơn vị

cũng như hệ thống quản lý TSCĐ của các đơn vị ngành dọc

- Tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định của các đơn vị cấp

dưới, các bộ phận trong đơn vị

- Công cụ quản lý tài sản cố định hữu hiệu cho các đơn vị Hành chính sự

nghiệp

- Theo dõi dễ dàng việc đăng ký mới tài sản, đăng ký các thông tin biến

động tăng/giảm nguyên giá tài sản, bán, thu hồi, thanh lý, tiêu hủy... TSCĐ

của đơn vị

- Theo dõi giá trị khấu hao, hao mòn tài sản theo từng tháng trong năm

- Tạo lập, kết xuất các báo cáo kiểm kê TSCĐ theo yêu cầu

- Tổng hợp dữ liệu báo cáo về hệ thống TSCĐ theo từng cấp bậc đơn vị

quản lý: Báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình hình tăng, giảm, hiện trạng sử

dụng TSCĐ; Báo cáo công khai kế hoạch mua sắm tài sản,công khai quản

lý, sử dụng TSCĐ; công khai cho thuê TSCĐ; Công khai điều chuyển, thanh

lý, bán, chuyển nhượng, thu hồi, tiêu hủy tài sản nhà nước... Chính vì vậy sẽ

giúp khắc phục những hạn chế ở phần mềm quản lý cũ MISA Mimosa.NET

2012.

II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT ĐỐI VỚI CÔNG TÁC BẢO VỆ AN

NINH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN

Tại Bộ Khoa học và Công nghệ công tác bảo vệ an ninh ngày càng được

quan tâm và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này, với việc đầu tư hàng

loạt các thiết bị như: Camera an ninh (Camera quan sát, camera văn phòng), thiết

bị báo cháy, báo khói, cổng barie tự động…Vì vậy, đã góp phần tích cực vào công

tác bảo vệ an ninh cơ quan, giảm bớt chi phi và nhân sự vào nhiệm vụ này.

1. Vai trò của công tác đảm bảo an ninh

Công tác bảo vệ an ninh có vai trò quan trọng trong hoạt động của một cơ

quan, tổ chức. Đảm bảo cho mọi công việc, hoạt động của cơ quan được diễn ra 1

cách an toàn – thông suốt, giúp cho cơ sở vật chất hoạt động được ổn định, tránh

được những rủi ro có thể gặp phải như cháy nổ, trộm cắp, tình trạng mất an ninh

trật tự ở môi trường công sở, kiểm soát việc ra vào ở mỗi cơ quan. Làm tốt công

tác bảo vệ an ninh còn góp phần vào việc xây dựng văn hóa công sở ở mỗi cơ

quan, tổ chức giúp cho mọi hoạt động trở nên chuyên nghiệp và hiện đại hơn.

Cụ thể:

Đối với Camera an ninh:

Camera an ninh ngày nay được sử dụng rộng rãi trong các cửa hàng, xí

nghiệp, cơ quan, gia đình... Giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn trong việc quan sát,

giám sát, chống trộm... Cho phép người sử dụng quan sát hệ thống camera an ninh,

camera quan sát 24/24h ngay cả ban đêm, tại bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào có

kết nối Internet. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm khi đang ở bên ngoài, đi công tác xa

...

Ngày nay hệ thống an ninh đã trở nên hết sức phổ biến và cần thiết đối với

mọi cá nhân, tổ chức...Đặc biệt hệ thống camera an ninh ngày càng trở nên không

thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay các cơ sở thương mại từ những cửa

hàng nhỏ đến những nhà xưởng rộng lớn. Cùng với sự phát triển của xã hội kèm

theo đó là những tệ nạn trộm cắp, cướp giật, thì nhu cầu an ninh càng trở lên cấp

thiết, đòi hỏi cần phải có một giải pháp để góp phần đảm bảo sự bình yên cho cuộc

sống của chúng ta.

Hệ thống camera an ninh giúp chúng ta có thể đi bất kỳ đâu, ở bất cứ nơi

nào mà vẫn có thể theo dõi được tất cả các hoạt động xung quanh mà bạn muốn

quan sát tại nơi bạn đã lắp đặt camera qua đó chúng ta có thể quản lý, giám sát việc

ra vào của mọi người. Từ đó giúp chúng ta có những biện pháp ngăn chặn kịp thời

để bảo vệ tài sản của mình.

Sơ đồ logic mô hình kết nối camera với các thiết bị

Lợi ích camera an ninh mang lại:

+ Tính năng quan sát, giám sát, chống trộm

Giúp cho nhân viên bảo vệ có thể dễ dàng quan sát mọi hoạt động tại nơi

camera được lắp chỉ với việc ngồi trước màn hình quan sát, từ đó dễ dàng phát

hiện các sự cố, tình huống bất ngờ và có các biện pháp xử lý kịp thời. Đặc biệt là

các tình huống do người ngoài đột nhập, tình huống mất an ninh trật tự hay do sự

cố cháy nổ gây ra.

+ Nhanh chóng thu thập thông tin từ đầu: Giảm thất thoát, ít thời gian dành

cho điều tra sự cố nghi ngờ, giảm trong tuyên bố trách nhiệm, và tối ưu dành cho

nhân viên .Giải pháp camera được dựa trên các tiêu chuẩn mở, cho bạn sự linh hoạt

tối đa khi lựa chọn thiết bị xung quanh. Các giải pháp hoàn toàn khả năng mở rộng

và cho phép bạn tận dụng lợi thế của các công nghệ mới nhất và các tính năng tốt

nhất.

+ Nâng cao hiệu quả công việc: Giúp cho những nhà quản lí vừa kiểm soát

công việc một cách chặt chẽ hơn, vừa tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên bảo vệ.

Khi xảy ra bất cứ một vấn đề hay sự cố gì đều được hệ thống an ninh ghi lại, từ đó

làm tư liệu bằng chứng để tìm ra được nguyên nhân xẩy ra vấn đề đó.

+ Quản lý an ninh từ xa : Với hệ thống camera an ninh chúng ta sẽ có được

một hệ thống giám sát cho phép truy cập từ xa ở bất kỳ mọi nơi chỉ từ một địa

điểm duy nhất. Hệ thống hoàn chỉnh có thể dễ dàng kết nối với cơ sở hạ tầng, do

đó cài đặt và chi phí bảo trì thấp. Các loại camera internet, đầu ghi hình, cho phép

người quản lý các cán bộ, công chức có thể quan sát trực tiếp, ghi hình, phát lại,

thông báo bằng âm thanh, kích hoạt báo động, tự động nhận tín hiệu cảnh báo an

ninh bị xâm phạm,..v.v...

+ Mang tới sự yên tâm: Hệ thống camera an ninh mang lại cho người sử

dụng hình ảnh tinh tế rõ ràng, trong từng thời gian, giúp cho mọi hoạt động trong

cơ quan được kiểm soát, giúp cho các cán bộ, công chức an tâm khi làm việc.

+ Tính năng lưu trữ lại dữ liệu từ 1 tuần đến 3 tháng, bạn có thể xem lại bất

cứ khi nào cần thiết.

+ Giúp phát hiện xâm nhập

Đây là một chức năng cần thiết giúp phát hiện những truy nhập trái phép,

những vấn đề cảnh báo sai, phát hiện chủ yếu bằng Email, thường dựa vào việc so

sách một loạt các hình ảnh chụp bởi camera

2. Đánh giá tổng quan về việc ứng dụng CNTT vào công tác bảo vệ an ninh tại

bộ Khoa học và Công nghệ:

+ Ưu điểm:

Nhìn chung công tác bảo vệ an ninh tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong

những năm qua đã được quan tâm đúng mức. Chính vì vậy mà thành tích đạt được

ở công tác này là đã đảm bảo an toàn cho mọi hoạt đông của cơ quan được diễn ra

an toàn, chưa để say ra các sự cố nghiệp trọng như mất trật tự an ninh, tình trạng

cháy nổ, đặc biệt đã kiểm soát tốt việc ra vào cơ quan không để tình trạng lộn xộn,

tự do ra vào. Việc ứng dụng các thiết bị CNTT như Camera, thiết bị báo cháy…

bước đầu đã mang lại những hiệu quả tích cực, góp phần đẩy nhanh việc hiện đại

hóa công tác này, đồng thời tiết kiệm thời gian, mở rộng không gian cho việc quan

sát kiểm soát các hoạt động giúp khắc phục nhanh chóng các sự cố có thể sảy ra.

Qua đó cũng giúp giảm số lượng nhân viên làm công tác bảo vệ, tiết kiệm các chi

phí.

+ Nhược điểm:

Bên cạnh những thành tích đã đạt được của công tác bảo vệ an ninh, công

tác này còn bộc lộ một số hạn chế cần được khắc phục sớm để đưa mọi hoạt động

của cơ quan đi vào nề nếp, ổn định. Đó là việc kiểm soát việc ra vào cơ quan chưa

thực sự tốt; các cán bộ, nhân viên ra vào cơ quan chưa thực hiện nghiêm chỉnh việc

đeo thẻ.

3. Những giải pháp đề xuất nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của

công tác bảo vệ an ninh tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Trên cơ sở quan sát và trao đổi thực tế với các cán bộ, nhân viên đang làm

việc tại Bộ Khoa học và Công nghệ nhóm em xin được đề xuất một số giải pháp

nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác bảo vệ an ninh, cụ thể như sau:

Ứng dụng kiểm soát ra vào cơ quan

Ngày nay, vấn đề bảo đảm an ninh và tự động hoá ngày càng được các

doanh nghiệp, cơ quan coi trọng và “Hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ cảm ứng,

vân tay và mật khẩu....” phục vụ các mục đích như kiểm soát ra/vào phòng thiết bị,

kĩ thuật…, kiểm soát thời gian làm việc và kiểm soát thời gian làm việc của nhân

viên một cách nhanh chóng, hiệu quả và hoàn toàn tự động.

- Giới thiệu các thành phần của hệ thống kiểm soát ra vào cửa cơ quan bằng

hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ cảm ứng, vân tay và mật khẩu:

1. Đầu đọc kiểm soát vào ra : Là nơi kiểm tra tính hợp lệ, cho phép hay

không cho phép một người nào đó ra hay vào khu vực kiểm soát (phòng thiết bị,

phòng làm việc….)

2. Hệ thống chốt cửa : Ngăn chặn ra vào cửa tự do.

3. Thẻ cảm ứng ( nếu sử dụng vân tay thì không cần thẻ)

4. Hệ thống quản lý trên máy tính : Quản lý vào ra, chấm công, thao tác từ

xa vào các đầu đọc kiểm soát vào ra.

Ở trạng thái bình thường hệ thống chốt cửa ngăn chặn việc có người tự do

đi qua cửa kiểm soát. Mỗi người làm việc tại khu vực kiểm soát cần đăng kí vào hệ

thống kiểm soát vào ra qua đó được người quản lý cấp một quyền truy cập duy

nhất (thẻ vào ra, mã số, vân tay….). Khi muốn vào hoặc ra khu vực kiểm soát họ

bắt buộc phải sử dụng quyền này. Đầu đọc kiểm soát vào ra được kết nối với máy

tính (PC) qua đó thông tin vào ra của người truy nhập vào khu vực được quản lý

chặt chẽ. Các thông tin này giúp người quản lý có thể biết được quá trình làm việc

của một người bất kỳ và qua đó kết hợp đánh giá - chấm công.

- Giới thiệu về nguyên lý hoạt động:

- Mỗi cửa ra/vào của phòng thiết bị, phòng làm việc sẽ được gắn một hệ

thống khoá điện từ (electromagnetic) và hai đầu đọc thẻ thẻ cảm ứng (một đầu đọc

vào, một đầu đọc ra) dùng để điều khiển khoá điện từ.

- Các đầu đọc tại các cửa ra/vào sẽ được kết nối với nhau và dữ liệu từ đầu

đọc được truyền về phần mềm kiểm soát trên máy tính của người quản lý.

- Mỗi nhân viên sẽ sở hữu một chiếc thẻ ID cảm ứng (proximity) có in tên

tuổi, hình ảnh, lô-gô, và có mã số tương ứng với nhân viên đó. Chiếc thẻ sẽ đóng

vai trò như chiếc thẻ nhân viên thông thường và dùng để mở, đóng cửa phòng làm

việc, thiết bị.

- Để có thể ra vào phòng thiết bị/phòng làm việc nhân viên sẽ phải quét thẻ

trước đầu đọc thẻ (khoảng cách từ 5-15cm). Đầu đọc sẽ nhận dạng mã số hợp lệ

trên thẻ và ra lệnh cho cửa mở tự động. Cửa sẽ tự động đóng lại sau khi nhân viên

vào/ra.

- Dữ liệu gồm số thẻ, thời gian ra/vào sẽ được lưu lại trong đầu đọc thẻ hoặc

truyền trực tiếp về phần mềm kiểm soát trên máy tính của bảo vệ hoặc nhà quản lý.

Dữ liệu trên máy sẽ là căn cứ để chấm công nhân viên

Ứng dụng tăng cường thông tin liên lạc trong công tác bảo vệ an ninh

Bộ đàm liên lạc

Trang bị bộ đàm cho nhân viên bảo vệ: Việc trang bị bộ đàm cho nhân viên

bảo vệ sẽ đảm bảo cho việc thông tin được thực hiện nhanh chóng, giúp liên kết

chặt chẽ giữa các nhân viên bảo vệ với nhau nhất là trong những sự cố do cháy nổ

gây ra có thể gây ảnh hưởng đến các đường dây điện thoại cố định thông thường vì

vậy việc trang bị bộ đàm sẽ giúp cho cuộc đàm thoại không bị gián đoạn, hay việc

đột nhập của người lạ vào khu vực cơ quan.

Đồng thời giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiện đại hóa công tác bảo vệ an ninh cơ

quan.