MANEJO DE REUNIONES

Andrea Marín Foronda

Cristina Londoño Villegas

Margarita María Tobón Berrío

PRINCIPIOS DE PROTOCOLO

• Ser puntual: respetar el tiempo de uno mismo y de los demás

• Ser discreto: información confidencial

• Ser cortés: atento a las sugerencias

• Mostrar interés: atención que se presta

• Vestirse adecuadamente

• Lenguaje oral y escrito: buena comunicación

TIPOS DE MESAS

• Rectangular u ovalada: permite situar el anfitrión e invitado de honor en una cabecera favoreciendo el diálogo y la ubicación de este.

se necesita un comedor de amplias dimensiones.

• Mesa Redonda: la mesa redonda disimila las jerarquías y favorece la comunicación, estableciendo una actitud positiva frente a la negociación.

TIPOS DE MESASResultan funcionales en negociaciones complejas

donde es necesario resaltar la igualdad de todas las delegaciones.

Puede ser usada para comidas de gala o banquetes.

Esta se divide en:

• Sistema Francés: las personas de más jerarquía se ubican en el centro de la mesa, favoreciendo la conversación entre ellos y

TIPOS DE MESAS

Y la agrupación de los invitados, ubicados de derecha a izquierda de las cabeceras.

• Sistema Inglés: es la que más conocemos porque los anfitriones se ubican en los extremos, pero no es la más recomendada porque puede haber dificultades en la comunicación debido a la separación de los anfitriones.

ORGANIZANDO LA REUNIÓN

• Escoger el espacio adecuado

• Citar a las personas: hace un llamado

• Organizar los detalles: para mayor efectividad

• Establecer el orden de la reunión

• Organizar actas

PARA TENER EN CUENTA

• La decoración debe ser simple (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas)o algún plato con bollería, termos con café, con leche o té

• Los detalles Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión.

• Participación de todos hay que tratar de que todos los miembros de la junta o reunión tengan la posibilidad de participar y todo lo que ellos digan tiene que quedar escrito el acta.

• Lograr conclusiones

• Cumplir los objetivos.

REUNIÓN DE UNA NORMAS

Se debe acordar entre los miembros del equipo una reglas para que todos tengan un compromiso homogéneo y puedan obtener altos niveles de eficiencia.

• El tiempo: es importante para que halla una puntualidad de todos los participantes y también para que la reunión tenga un orden de los puntos a tratar y los objetivos.

REUNIÓN DE UNA NORMAS

• El moderador: debe existir una persona encargada de coordinar la actividad para que no halla desorden.

• Toma de decisiones: son todos los acuerdos que se realizan.

• Registro de la información: una persona es la encargada de guardar lo que se trató en la conversación, los comentarios, decisiones y acciones.

REUNIÓN DE UNA NORMAS

• Conclusiones: se recapitula los temas tratados, acuerdos alcanzados, tareas asignadas, temas pendientes y se evalúa la reunión para saber si se cumplieron los objetivos.

ACTAS

• Mecanismos formales para documentar la reunión.

• Codificación secuencial.• Documentadas por un secretario.• Concretas• Con fechas establecidas.• Con la firma de todos los participantes• Incluir las conclusiones.

CÓMO LLEVAR LA REUNIÓN

• Claridad de los objetivos• Claridad de la agenda: cumplir todo lo que se

había planeado con el mismo orden• Manejo del tiempo: distribución adecuada• Interrupciones: se hacen en el momento que

fueron acordadas y pueden ser al terminar un tema o al final de la reunión

• Seguimiento ordenado: tratar los puntos que previamente se acordaron para evitar el desorden y tener eficiencia en la reunión.

CÓMO LLEVAR LA REUNIÓN

• Preparación de los asistentes: si es necesario documentar a los asistentes previamente para introducirlos acerca de lo que se va a tratar durante la reunión.

• Participación de los asistentes

• Cumplimiento de los objetivos

• Pertinencia