Planificacin, Organizacin y Direccin de Reuniones de Trabajo Gerenciales

(eficientes + eficaces)

Mario Rafael Mendizabal, MBA

Agenda de Trabajo Por qu fallan las reuniones? Cundo necesita una reunin y cuando no? Las fases de una Reunin de Trabajo: Por dnde empiezo y dnde termino? La direccin de la Reunin de Trabajo: Qu requisitos se deben tener para

ser un buen conductor? El objeOvo de las reuniones y sus disOntas finalidades Para qu la reunin? La agenda y los parOcipantes de la Reunin de Trabajo: Qu objeOvos y

quines deben parOcipar? La Opologa de los parOcipantes dentro de las Reuniones de Trabajo Los resultados de la Reunin de Trabajo: Qu espero lograr? La dinmica de la Reunin de Trabajo: Seores se abre la sesin! Las herramientas de Trabajo dentro de la Reunin de Trabajo

Si no fuera por el caf y los pastelitos, esta reunin sera un verdadera prdida de Oempo

Por qu fallan las reuniones? Falta de un objeOvo concreto y claramente definido a lograr. La dispersin, los cambios de tema o salirse del mismo. La ausencia de una agenda. El no tener inters el asunto a tratar. Falta de inters de los parOcipantes. Falta de habilidad de quin dirige la reunin. Convocar la reunin a una hora inapropiada. Reuniones demasiado largas. ParOcipantes mal elegidos. Interrupciones externas Falta de acuerdos y conclusiones al final

Por la falta de preparacin previa a la reunin

por parte del responsable de la misma o de sus parOcipantes

Si necesita una reunin cuando Tiene que transmiOr informacin a muchas personas

Necesita que se decida algo y no Oene Oempo para trabajar a la organizacin

Quiere que todos los miembros de un equipo reciban informacin simultneamente, para que trabajen de manera concertada

Necesita diferentes opiniones sobre un asunto Quiere que se cree sinerga Desea que otros se comprometan a hacer algo

O cuando Los problemas son comunes al grupo La informacin se requiere en ambas direcciones... Las decisiones deben tomarse colecOvamente

Necesita diferentes opiniones sobre un asunto La responsabilidad no es clara... El grupo desea reunirse con usted

No necesita una reunin si Siempre Oene una el tercer jueves de cada mes y hoy es el tercer jueves, pero

No necesita tratar ningn asunto en especial Aparentemente no obtendr resultados que valgan la pena

Usted es el que Oene que tomar la decisin, independientemente de lo que digan los dems y ya sabe qu quiere o debe hacer...

La parOcipacin de otros no har ms que complicar el asunto...

O si Los asuntos requieren una comunicacin

individual No necesita tratar ningn asunto en especial Los problemas deben discuOrse privadamente... Es mejor otra forma de comunicarse... Ya se tom la decisin...

Reun

ione

s Efectva

s Lder

ObjeOvos

Preparacin

ParOcipantes

Organizacin

Control

Direccin de las reuniones Condicin bsica para el xito de la reunin, es la

presencia del que marcar el camino, ponga orden y esOmule la parOcipacin.

La misin es Dar el tono de la reunin marcar objeOvos, preparar la reunin, escuchar de forma acOva, dirigir las discusion y mantener el control, potenciar la eficacia y la cohesin, dinaminar al equipo, clarificar dudas, y cordinar y lograr resultados.

El moAvo de la reunin Cuando sienta la tentacin de convocar a una

reunin pregntese Qu objeOvo quiero lograr? Es la reunin, el mejor medio para lograrlo o tengo otros medios ms baratos y mejores?

Es absolutamente necesaria? Qu pasara si no se celebrase la reunin?

Si no lo sabe o no puede expresarlo, es indudable que no debe convocar la reunin, ya que ni usted ni los parOcipantes sabrn porqu estn ah.

El objeAvo de las reuniones Las reuniones pueden desempear las siguientes

funciones bsicas: Comunicar noOcias o informacin Resolver un problemas o tomar una decisin ComparOr informacin o idenOficar problemas

Entre a la reunin con una comprensin completa del propsito y de los objeOvos de la reunin; estos pueden ser para: obtener y dar informacin Aprender algo Establecer polOcas Resolver problemas Tomar decisiones

Las finalidades de reunin PRESENTACIONES

Se uOliza para anunciar una polOca nueva, explicar las razones fundamentales para tomar una determinada decisin o poner al corriente a los parOcipantes de un suceso...

Su propsito es transmiOr in formac in, no provocar debate...

La persona que presenta es el punto focal de la junta...

INTERCAMBIO DE INFORMACION Las personas comparten datos e

ideas que de alguna manera les interesan a todas...

La meta es venOlar el mayor nmero posible de ideas o problemas, pero sin resolverlos...

La parOcipacin es sumamente deseable...

SONDEO Y/O CONSULTIVO Son aquellas que el responsable

convoca con la finalidad de conocer opiniones para la posterior toma de decisiones.

Tipos de reunin RESOLUCION DE PROBLEMAS

El fundamento es que todos los parOcipantes estn de acuerdo en que hay un problema, que el meollo de ese problema es, que requiere solucin y que se necesita la colaboracin del grupo para resolverlo...

Requiere de conocimiento e informacin previa...

Problemas y sntomas no son lo mismo...

TOMA DE DECISIONES Los parOcipantes deben entender

qu se espera que decidan y por qu; en otras palabras, cul es el problema y cul es la solucin...

La diferencia radical es decisin por solucin...

Importancia de que las ideas fluyan libremente

Planeacin sobre los parAcipantes La pregunta clave:

A quin se debe convocar como parOcipante en la reunin?

La respuesta correcta: A las personas ms idneas, que

se sientan interesadas por el tema a tratar, conocen el problema a profundidad,

puedan influir en la consecucin del objeOvo Oenen autoridad o poder par su ejecucin,

son especialista en la materia, conviene su parOcipacin por razones de moOvacin PermiOr evitar problemas potenciales futuros.

3 sencillos consejos Si usted puede resolver un asunto hablando con una persona, no invite a cuatro... Los grupos pequeos se prestan a la colaboracin y la resolucin sinrgica de problemas Nadie se lanza a las juntas grandes sin antes haber dominado las pequeas...

El rol de los parAcipantes de la reunin Puntualidad Organizar sus intervenciones Hablar en el momento oportuno No salirse del tema Escuchar No formar grupos Tratar de no interrumpir Asumir como propios los acuerdos adoptados Ejecutar las acciones y lograr los compromisos

Discutidor

Tmido

Opositor

Locuaz

Obstinado

Charlatn

Pedante

Sabelotodo

Positivo

Tipologa de los parAcipantes

El Sabelotodo Se caracteriza por querer

imponer su opinin a todo. Hay que saber disAnguir entre el preparado y el charlatn

No permiAr que domine la reunin

Fortaleza a los dems a parAcipar

Preguntas de rebote

El discuOdor Se caracteriza por discuAr

por discuAr. Tiene un placer inmenso de

llevar la contraria a todos, especialmente al Jefe.

Impedir que monopolice la reunin

Mantenga el temple Tratar que el grupo lo aisle

El Opositor Pretende enfrentar al Lder

de la reunin, busca y prepara trampas. UAliza sus mejores armas para despresAgiar.

No se deje sorprender ni lo afronte directamente

Enredelo y dirija sus objeciones hacia el grupo

Casos extremos, deber hablarle parAcularmente

El Timido Son personas que Aenen

buenas ideas y a veces, muy buenas, pero les cuesta formularlas y hablar en pblico

Formule preguntas fciles Dle seguridad y confianza

El Pedante Se cree en base a sus

conocimientos, rango o posicin econmica, superior al resto del equipo, tratndoles de forma despecAva

No hiera su suscepAbilidad y no lo ataque.

Contrarrestelo Hablele en privado

El Locuaz Persona que Aene facilidad

de expresin, sabe que habla bien y le gusta orse a si mismo.

Interrumpalo con tcto Lmite su intervencin

El ObsOnado Es una persona con deas

fijas y Aene la mana de repeArlas, es suscepAble y no escucha otras opiniones contraAas.

Debe tolerarlo, sin embargo debe invitarlo a escuchar

Maneje adecuadamente su sensibilidad.

El Charlatn Persona que habla y habla

de todo de forma incontenible y con escasa contribucin al objeAvo que se busca y distrae con sus gracias al resto de parAcipantes

Limite y califique su parAcipacin

El PosiOvo Persona que coincide con

nuestros puntos de vista y est dispuesto a prestarnos ayuda y colaboracin

Permitale parAcipar Recurra a ellos cuando la

reunin lo requiera

Recuerde y tenga presente que Los grupos pequeos son ms eficientes La comunicacin es producto de la accin Las soluciones resultan de un trabajo arduo Los parAcipantes son responsables del seguimiento

Las personas interpretan las juntas de forma disAnta

Las discusin por s sola no puede llevar a la accin

La organizacin de la reunin La agenda Temas suaves Temas centrales Otros Temas

El lugar de celebracin La hora de inicio La duracin Distribucin

El control de los resultados La reunin no acaba con el cierre de la misma, sino con la comprobacin de que se han logrado o no, los OBJETIVOS establecidos. Para ello, el responsable de la reunin deber revisar sus previsiones, ver el grado de cumplimiento y establecer, en su caso, medidas correctoas. La minuta de la reunin es fundamental.

Fases d

e un

a Re

unin

Apertura

Anlisis y Discusin

Toma de Decisiones

Cierres y Acuerdos

Dinmica de las reuniones Iniciar puntualmente Breve bienvenida e introduccin de Agenda ObjeAvo, antedecentes y comprobacin

AcAva parAcipacin y comparAr informacin Moderar la discusin Mantener centrada la discusin y temAca Anlisis de opciones Sintesis de parAcipaciones Sintesis de opciones Evaluacin de opciones Toma de decisiones

Resumen y recapitulacin Centrar las conclusiones Definir responsabilidades y seguimiento

Cul es el sombrero que usted uAliza

cuando est en una reunin de trabajo?

Hechos Cifras

NegaOvo ObjeOvo

CreaOvo

Emocin Opinin

OpOmista PosiOvo

NomaOvo

ObjeOvo

Abogado Del Diablo

FerOl

EmoOvo

Sol

Director de Orquesta

Pensamiento ObjeOvo

Pensamiento NegaOvo

Pensamiento CreaOvo

Pensamiento IntuiOvo

Pensamiento OpOmista

Pensar en Pensar