Ieder zijn expertise, maar samen sterker - TOPdesk on Tour 2013

Marieke Spapens & Gökhan Tuna

Twitter mee #ontour13

Ieder zijn expertise, maar samen sterker

Twitter mee #ontour13

Twitter mee #ontour13

Klanten willen…

· Makkelijker

· Sneller

· Minder hoeven na te denken

· Minder kosten

Twitter mee #ontour13

HRM

Shared Service Management (SSM)

FM IT

Twitter mee #ontour13

Nothing shared

Shared tool

Shared Service Desk

Shared Process

Kostenbesparing

Kw

ali

teit

sbe

levi

ng

SSM-Groeimodel

Twitter mee #ontour13

Kwaliteit van dienstverlening

Tool

Proces

Mens

Twitter mee #ontour13

Stadium 0: Nothing shared

Eigen tool

Geen overlap

Focus op eigen afdeling

Twitter mee #ontour13

Uitdaging stadium 0

Veel tijd en moeite in organiseren van informatiestromen

Twitter mee #ontour13

Stadium 1: SSM-tool

Werken in één tool

Gemeenschappelijke terminologie en inrichting

Eerste tekenen van samenwerken

Twitter mee #ontour13

Uitdaging stadium 1

Inrichting van één tool moet rekening houden met meerdere voorkeuren

Twitter mee #ontour13

Praktijktip 1: Functioneel beheer

Klant Leverancier

IT FM HR

IT

Functioneel

IM

Twitter mee #ontour13

Resultaat stap 1

Kostenbesparing

Kw

ali

teit

Nothing shared

Shared tool

Twitter mee #ontour13

Twitter mee #ontour13

Stadium 2: Shared Service Desk

Inzicht in elkaars werk

Eén serviceloket, afspraken maken

Intensievere samenwerking

Twitter mee #ontour13

Uitdaging stadium 2

Ervoor zorgen dat de eindgebruikers de Shared

Service Desk weten te vinden

Twitter mee #ontour13

Praktijktip 2: Promotie

Promoot de Shared Service Desk

Is er iets mis? Zet het in FIX!

Twitter mee #ontour13

Resultaat stap 2

Kostenbesparing

Kw

ali

teit

Nothing shared

Shared tool

Shared Service Desk

Twitter mee #ontour13

Twitter mee #ontour13

Stadium 3: SSM-process

Inrichting afdelingsoverstijgend

Dezelfde procesgang en meting

Nauwe samenwerking

Twitter mee #ontour13

Uitdaging stadium 3 Verschillende niveaus van procesmatig werken bij verschillende afdelingen

Twitter mee #ontour13

In welk stadium zitten we?

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Stadium 0:nothingshared

Stadium 1:shared tool

Stadium 2:shared

service desk

Stadium 3:sharedprocess

Volgens Enquete

Volgens Enquete

Twitter mee #ontour13

In welk stadium zitten we?

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Stadium 0:nothingshared

Stadium 1:shared tool

Stadium 2:shared

service desk

Stadium 3:sharedprocess

Volgens Enquete

Volgens Enquete

Twitter mee #ontour13

Uitdaging stadium 3 Verschillende niveaus van procesmatig werken bij verschillende afdelingen

Twitter mee #ontour13

Twitter mee #ontour13

Praktijktip 3: Start waar de pijn het grootst is

Medewerker in dienst

Medewerker- mutatie

Medewerker uit dienst

Twitter mee #ontour13

Voorgrond

Twitter mee #ontour13

Achtergrond

Definiëren Realiseren Verbeteren

Livegang

Twitter mee #ontour13

Voorbeeld

Rollen Tool- en Werkinstructies Proces en procedures

Twitter mee #ontour13

Voorbeeld

Rollen Tool- en Werkinstructies Proces en procedures

Twitter mee #ontour13

Frits, facilitair Ivo, ICT Henrieke, HRM

Mark, planner

Erik, aanmelder

Rollen Tool- en Werkinstructies Proces en procedures

SD

Twitter mee #ontour13

Frits, facilitair Ivo, ICT Henrieke, HRM

Mark, planner

Erik, aanmelder

SD

Procescontrole Rollen Tool- en Werkinstructies Proces en procedures

Managen op: Tijd & Uitvoering

Twitter mee #ontour13

Frits, facilitair Ivo, ICT Henrieke, HRM

Mark, planner

Erik, aanmelder

SD

Managen op: Tijd & Uitvoering

Twitter mee #ontour13

Periodieke evaluatie & verbetering · Per kwartaal

· Proceseigenaar + verantwoordelijken

Procesverbetering Procescontrole Rollen Tool- en Werkinstructies Proces en procedures

Twitter mee #ontour13

Klanten willen... • Makkelijker

• Sneller

• Minder hoeven na te denken

• Minder kosten

Twitter mee #ontour13

Nothing shared

Shared tool

Shared service desk

Shared process

Kostenbesparing

Kw

ali

teit

Shared Department?

Twitter mee #ontour13

Achtergrond

Definiëren Realiseren Verbeteren

Twitter mee #ontour13

HRM

Shared Service Management (SSM)

FM IT

Twitter mee #ontour13

U vindt deze presentatie online op

www.slideshare.net/topdesk

Marieke Spapens

M.Spapens@topdesk.nl

Gökhan Tuna

G.Tuna@topdesk.nl